Cómo calcular las

vacaciones en una
empresa: guía práctica
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Analizamos cómo se calculan las vacaciones no disfrutadas en diversos

escenarios: desde la incapacidad temporal, hasta los contratos temporales.
El derecho a las vacaciones en una empresa no solo es un derecho
regulado en el Estatuto de los Trabajadores, sino que se trata de una
necesidad básica imprescindible para cualquier empleado.
Es España no es posible pagar los días de vacaciones no
disfrutados mientras el trabajador forma parte de la plantilla.
El empleado, legalmente, está en su derecho de disfrutarlos como tiempo
libre o de descanso. Un factor que influye directamente sobre su
satisfacción y hasta sobre su productividad laboral.

Tabla de contenidos [_ocultar_]

 1 Cómo se calculan las vacaciones en una empresa
 2 Diferencia entre días naturales y días hábiles
 3 ¿Cuántos días de vacaciones corresponden por mes trabajado?
 4 Cómo calcular el inicio de las vacaciones en una empresa
 5 Cómo calcular las vacaciones en caso de baja temporal
 6 Cómo calcular las vacaciones en caso de contrato temporal
 7 Cómo calcular las vacaciones en una empresa: aumento de jornada
 8 ¿Pueden negar las vacaciones en una empresa?
 9 ¿Cómo se pagan los días de vacaciones?
o 9.1 Pago de vacaciones en caso de jubilación
o 9.2 Pago de vacaciones por finalización de la relación
laboral
 10 Herramientas para calcular las vacaciones en una empresa
o 10.1 Por qué dejar atrás las hojas de cálculo Excel
o 10.2 Calcular las vacaciones con un software específico
 11 Ejemplo de cómo calcular vacaciones

Cómo se calculan las

vacaciones en una
empresa
El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, es el que regula las
vacaciones por año trabajado en una empresa en España. Y establece lo
siguiente:
 1. Todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones
retribuidas.

2. Las vacaciones anuales son un derecho irrenunciable.

3. Los empleados dispondrán de un periodo de al menos 30 días de

vacaciones en una empresa por año trabajado.

4. Las vacaciones en una empresa no disfrutadas solo podrán

pagarse en dinero en caso de jubilación del trabajador tras
incapacidad laboral o en caso de terminación de contrato.
Los 30 días de vacaciones por año trabajado que fija nuestra legislación se
refieren a días naturales, es decir, con domingos y festivos incluidos. Sin
embargo, existe la posibilidad de contabilizar los días de vacaciones en una
empresa por días laborales.
El reconocimiento de 22 días laborables de vacaciones por año trabajado
únicamente implica un modo diferente de calcular vacaciones. Este tipo de
cálculo se suele utilizar simplemente para facilitar el cómputo a las
empresas. Las opciones para calcular las vacaciones en una empresa son
entonces:
1. Si nos regimos por días naturales: 30 días naturales/12 meses
del año = 2,5 días de vacaciones al mes
2. Si nos regimos por días laborales: 22 días laborales/12 meses
del año = 1,8 días de vacaciones al mes
El mínimo legal no podrá ser incumplido por ninguna empresa ni
convenio, sino que únicamente podrá ser modificado para introducir
mejoras para el trabajador.

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Diferencia entre días

naturales y días hábiles
Hay una diferencia entre los días naturales y los días hábiles o laborales
cuando se trata de calcular los días de vacaciones. Los días naturales
incluyen sábados y domingos, mientras que los laborables son todos
aquellos que no son festivos y que, de no ser por días de vacaciones o
festivos, corresponde trabajar.
Al momento de hacer la distribución, esos 30 días naturales de vacaciones
representan 22 días hábiles de vacaciones por año.
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¿Cuántos días de
vacaciones corresponden
por mes trabajado?
Para calcular los días de vacaciones por mes se recomienda hacer lo
siguiente:
 Conocer si la organización, al momento de calcular los días de
vacaciones por año, lo hace a partir basándose en días
naturales (30 días al año) o por días laborales (22 días de
vacaciones por año). Esto es clave para establecer el cálculo.

 A partir de ahí, sean días naturales o días hábiles, la cantidad

debe ser dividida por 12, la cantidad de meses del año.

 Este cálculo debe hacerse con base en la cantidad de meses que

la persona trabajará. Si, previo acuerdo o por algún otro motivo,
trabajará solo seis meses, el cálculo debe hacerse a partir de ese
punto.
 En caso de que el empleado haya trabajado menos tiempo,
deberá hacerse el cálculo a partir de los meses de trabajo
teniendo en cuenta que normalmente se reconocen 2,5 días de
vacaciones por cada mes de trabajo.
Este tipo de escenarios es conveniente discutirlos directamente
con Recursos Humanos, que debe estar consciente de los apartados legales
o beneficios a partir de la estrategia de motivación empresarial que
dispongan dentro de la organización.
Cómo llevar el control de vacaciones de tus empleados sin morir en el
intento
3 Errores frecuentes en la gestión de vacaciones de tu plantilla
Cómo calcular el inicio de
las vacaciones en una
empresa
Según el Estatuto de los Trabajadores, el inicio de un periodo de
vacaciones en una empresa ha de producirse un día laborable, nunca
durante un festivo o día inhábil.
Es importante recordar que en España los sábados se consideran días
laborables, a excepción de aquellos que se declaren festivos por normativa
local, autonómica, nacional o europea. Por tanto, a menos que se recoja
otra cosa en el convenio o contrato, los sábados cuentan para el cómputo
de días laborables.

Cómo calcular las

vacaciones en caso de
baja temporal
Cuando un trabajador no haya podido disfrutar de las vacaciones por haber
estado de baja temporal, tendrá derecho a disfrutarlas una vez se
reincorpore en su puesto. Esta casuística incluye tanto las bajas por
enfermedad, como las bajas por embarazo, parto o lactancia.
Dependiendo del tipo de incapacidad temporal, variarán las fechas
permitidas para el disfrute de las vacaciones acumuladas:

1. Incapacidad temporal por embarazo, parto, lactancia

natural, maternidad, paternidad, adopción o guarda con
fines de adopción o acogimiento: el trabajador podrá recuperar
las vacaciones no disfrutadas en cualquier momento.
2. Incapacidad temporal por contingencias distintas a las
anteriores: el trabajador podrá recuperar las vacaciones no
disfrutadas al finalizar el periodo de suspensión, pero siempre
que no hayan transcurrido más de 18 meses a partir del final del
año en que se hayan originado.En circunstancias normales, el fin
 de cada año será la fecha límite para el disfrute de las
vacaciones anuales.

Cómo calcular las

vacaciones en caso de
contrato temporal
En el caso de los contratos temporales, la fecha máxima para el disfrute
de las vacaciones acumuladas no será el 31 de diciembre, sino el día de
extinción del documento.
Recuerda que en cuanto a bajas y vacaciones en una empresa los derechos
de los trabajadores temporales son los mismos que para los trabajadores
que cuentan con un contrato indefinido.

Cómo calcular las

vacaciones en una
empresa: aumento de
jornada
En caso de que se amplíe la jornada laboral de un empleado solo habrá
que volver a hacer el cálculo de vacaciones en cuanto al periodo de
trabajo correspondiente a la ampliación de su jornada laboral.
Otro factor a tener en cuenta será el incremento salarial que suele
acompañar un aumento de jornada. En este caso variará también la
compensación económica por los días de vacaciones no disfrutados, cifra
que las empresas deberán pagar únicamente en caso de jubilación tras
incapacidad laboral o de terminación de contrato.
Finalmente, recuerda que todos los trabajadores tienen los mismos
derechos. Los trabajadores a jornada parcial tienen derecho un mínimo
de 30 días de vacaciones en una empresa por año, igual que sus
compañeros contratados a jornada completa.

¿Pueden negar las

vacaciones en una
empresa?
Llegados a este punto cabe preguntarse si las compañías pueden negar el
periodo vacacional a los trabajadores o cómo deben compensarles si estos
no disfrutan de las vacaciones que les corresponden. Respecto a esta
primera cuestión, la negación puede realizarse por necesidades del
servicio en dos casos: cuando el convenio lo establezca y cuando los días
que se pidan coinciden con los de otros trabajadores con iguales funciones.
Si el empleado no está de acuerdo puede demandar a la empresa. No
obstante, no puede tomarse las vacaciones por su cuenta, pues esto podría
desembocar en un despido por falta disciplinaria –y sin derecho a
indemnización–.
En cualquier caso, la organización deberá justificarlo. Además, cuando se
niega la solicitud de vacaciones en una empresa es recomendable negociar
un periodo nuevo con el trabajador –al menos dos meses antes de que se
empiecen a disfrutar, según establece la legislación–.

¿Cómo se pagan los días

de vacaciones?
Legalmente, las vacaciones no pueden ser sustituidas de forma
económica ni acumularse. Es decir, año a año, el empleado debe disfrutar
de su período de vacaciones. En este escenario solo hay dos excepciones:
1. Pago de vacaciones en caso de jubilación.

2. Pago de vacaciones por finalización de la relación laboral.

En los dos escenarios las vacaciones no serán disfrutadas pero sí deben ser
pagadas como si fueran días laborales cumplidos con base en el salario de
cada trabajador.

Pago de vacaciones en caso de

jubilación
Si el empleado se jubila tras una incapacidad laboral por la que no haya
podido disfrutar de sus días de vacaciones.
En este escenario tendrá derecho a cobrar los descanso no disfrutados. El
caso opuesto se produce si el trabajador que accede a la jubilación sin
haber sufrido una enfermedad que influyera en la toma de vacaciones, caso
en el cual no podrá reclamar el pago de los descansos no tomados.

Pago de vacaciones por finalización de

la relación laboral
Si el pago de vacaciones se produce debido a la finalización del contrato,
antes de que la persona haya podido disfrutarlas, debe incluir en
el finiquito una compensación económica proporcionar el período de
descanso no disfrutado.
El monto será cotizado a la Seguridad Social debido a contingencias
comunes de jubilación, invalidez permanente, incapacidad temporal,
desempleo, entre otras.
Herramientas para
calcular las vacaciones en
una empresa
Desde Recursos Humanos se deben establecer, de acuerdo con los
trabajadores, un calendario para gestionar las vacaciones en una empresa.
Sin embargo, cuadrar las vacaciones de todo un equipo puede convertirse
en un gran reto, especialmente para las organizaciones de mayor tamaño.

Es por eso precisamente que los calendarios en papel y las hojas de cálculo
Excel –el sistema más tradicional para calcular las vacaciones en una
empresa– pueden acabar quedándose corto. Y no solo eso, sino que
emplear este tipo de cuadrante incrementa el riesgo de errores y fallos de
seguridad.

Por qué dejar atrás las hojas de cálculo

Excel
Las plantillas en excel para cálculo y control de vacaciones son la forma
más tradicional para gestionar las ausencias y vacaciones en una empresa.
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ausencias de empleados
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están en una primera etapa de digitalización.
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Sin embargo y a pesar de que Excel sea uno de los programas más
extendidos para este tipo de cálculos, utilizarlo puede conllevar varios
inconvenientes:
 Las hojas de cálculo necesitan de una actualización manual
constante. Esto supone pérdidas de tiempo y de dinero.
 Las plantillas de Excel para gestionar las vacaciones deben
contemplar muchos parámetros, así que completarlos puede
volverse lento y complicado.
 A medida que incrementan los trabajadores y aumenta la
plantilla, la tabla se complica y aumenta el riesgo de cometer
errores.
 Excel no envía correos electrónicos a los empleados de forma
automática, con lo cual necesitarás comunicarte manualmente
con cada uno de ellos. Asimismo, los empleados tendrán que
solicitar sus vacaciones por email o en persona.

 Calcular las vacaciones en una empresa con esta herramienta

puede dar lugar a errores de seguridad y de privacidad de datos.

 Tampoco es posible generar informes relacionados con la gestión

de vacaciones en una empresa.