Seminario Nómina y prestaciones sociales

Bloque 1 - ¿Cuá les son los conceptos devengados en la nó mina?

Elementos de la nómina y su liquidación

Para liquidar correctamente la nómina, es importante en primer lugar definir el

concepto de jornada laboral.

La jornada laboral, se entiende como el tiempo de trabajo empleado que se

cumple diariamente acordado bajo un contrato entre el empleador y el empleado.

Este tiempo de trabajo, en Colombia, se clasifica en Jornada Laboral Ordinaria y

Jornada Laboral Suplementaria.

La Jornada Laboral ordinaria es el tiempo de trabajo pactado entre las partes

(empleador y Trabajador), sin exceder de la máxima legal, que en nuestro país es

de 48 horas semanales.
Ahora, generalmente la jornada ordinaria corresponde a 8 horas de trabajo diario,

48 horas de trabajo a la semana y por laborar estas 48 horas, se tiene derecho al

pago de 8 horas de descanso remunerado, lo que significa que en total se

remuneran 56 horas ordinarias semanales.

Considerando lo anterior, entonces, en una quincena se remuneran 120 horas

ordinarias y en un mes 240 horas ordinarias.

Nota: Cuando un empleado falta a su trabajo sin justificación, disfruta de una

licencia no remunerada o ha sido sancionado con una suspensión en su trabajo,

no se le pagan estas horas ordinarias y, por ende, pierde el derecho a la

remuneración de su dominical.

La jornada laboral suplementaria, está constituida por el trabajo en horas extras y

en dominicales y festivos.

La jornada laboral también se clasifica en diurna y nocturna. La jornada diurna es

la comprendida entre las 6am y las 9pm y la jornada laboral nocturna es la

laborada entre las 9pm y las 6am.

Además de la importancia de reconocer la jornada laboral para liquidar la nómina,

también es fundamental identificar adecuadamente los elementos que hacen parte

de ella. Estos elementos son: conceptos devengados, deducciones, neto a pagar

y apropiaciones.

¿Cuáles son los conceptos devengados en una nómina?

Los conceptos devengados en una nómina son todos aquellos que constituyen

salario, estos son:

✓ Salario ordinario

✓ Recargos Nocturnos

✓ Horas extras

✓ Trabajo en dominicales y festivos

✓ Comisiones, bonificaciones y viáticos habituales.

A continuación, se define cada uno de estos conceptos.

Salario ordinario: es el valor correspondiente a la jornada ordinaria. Este se

obtiene al dividir el salario básico mensual (es el pactado entre las partes en el

contrato de trabajo) y dividirlo entre 240 que son las horas de la jornada máxima

ordinaria del mes.

Recargos nocturnos: se generan cuando entre las primeras 8 horas de trabajo,

es decir, en la jornada ordinaria, se labora en el horario comprendido entre las

9pm y las 6am. Este recargo es el 35% sobre el valor de la hora ordinaria de

trabajo. Se obtiene así: valor de la hora ordinaria x el # de horas con recargo

nocturno x el 35%

Si el recargo nocturno se presenta un domingo o un festivo, entonces, se liquidará

así:

valor de la hora ordinaria x el # de horas con recargo nocturno dominical o

festivo x el 2.10

Horas extras: son horas adicionales a la jornada ordinaria de trabajo. Las horas

extras pueden ser extras diurnas y extras nocturnas.

Horas extras diurnas: son horas adicionales a la jornada ordinaria laboral, y

trabajadas entre las 6am y las 9pm. Se calculan así:

Valor hora ordinaria x # horas extras diurnas x 1.25

Horas extras nocturnas: son horas adicionales a la jornada ordinaria laboral y

trabajada entre las 9 pm y las 6 am. Se calculan así:

Valor hora ordinaria x # horas extras nocturnas x 1.75

Trabajo en dominicales: Cuando un empleado labora 3 domingos o más al mes

se denominan habituales. En este caso, el empleado tiene derecho a que se le

remuneren estas horas al 1.75 y, además, a que se le dé un día de descanso

compensatorio durante la semana siguiente al domingo laborado. Por cada

domingo trabajado, un compensatorio.

Se calculan así:

Valor hora ordinaria x # horas dominicales x 1.75

Cuando un empleado labora menos de 3 domingos al mes, se denominan

ocasionales. En este caso, puede suceder lo siguiente:

a. Si el empleado labora un domingo y no se le da descanso compensatorio,

las horas dominicales se le pagaran al 1.75. El cálculo será:

Valor hora ordinaria x # horas dominicales x 1.75

b. Si el empleado labora domingo y se le da descanso compensatorio durante

la semana siguiente, sólo se reconocerá el recargo del 75%. El cálculo

será:

Valor hora ordinaria x #horas dominicales x 75%

Este último caso aplica para los días festivos.

Las horas extras también se pueden presentar en dominicales y festivos y se

pagarán así:

Horas extras diurnas dominicales o festivas:

Valor hora ordinaria x # horas diurnas dominicales o festivas x 2.0

Horas extras nocturnas dominicales o festivas:

Valor hora ordinaria x # horas diurnas dominicales o festivas x 2.5

Otro concepto devengado para tener en cuenta en la nómina es el auxilio de

transporte.

Tiene derecho al auxilio de transporte, todo empleado que devenga hasta 2

salarios mínimos mensuales legales vigentes. Para el año 2020 el auxilio de

transporte es de $102.854 mensuales.

Nota: Cuando un empleado falta a su trabajo, independientemente de la causal, no

recibe auxilio de transporte por los días de ausencia.

2 introducció n – Deducciones en la nó mina

Deducciones de nómina

La segunda parte de la nómina recibe el nombre de DEDUCCIONES. Estas

corresponden a todos los conceptos que se le descuentan al trabajador en su

nómina. Entre estas deducciones están las de Ley, las cuales se realizan en cada

período de pago, por concepto de salud y pensión. También, es factible que se

realicen otras deducciones por otros conceptos, como embargos, préstamos,

libranzas, cuotas sindicales, cuota por servicio de alimentación, seguros de vida,

fondo de empleados, entre otros. Cabe anotar que, para realizar estas

deducciones, es necesario contar con la autorización escrita del empleado, salvo

las de salud y pensión que son automáticas o las de los embargos que se

autorizan por orden de un juez.

Deducción por salud: todo trabajador tiene derecho a estar afiliado a una EPS, la

cual es de su libre elección. Los aportes para la salud se realizan de manera

conjunta entre la empresa y el empleado, la cotización total para este concepto es

del 12.5% sobre el total devengado menos el auxilio de transporte y de este total,

se le deduce al empleado el 4%, quedando a cargo del empleador el 8.5%

restante.

Deducción por pensión: también es derecho del empleado estar afiliado a un

fondo de pensiones. El aporte total para este fondo es del 16%, y al igual que la

cotización para la salud, es responsabilidad conjunta del empleador y del

empleado.

Al empleador le corresponde aportar el 12% y al trabajador el 4%. Estos

porcentajes se calculan sobre el total devengado menos el auxilio de transporte.

Deducción por fondo de solidaridad: esta deducción se le aplica sólo a los

trabajadores que devengan 4 o más salarios mínimos mensuales legales vigentes

y corresponde al 1% sobre el total devengado menos el auxilio de transporte.

Otras deducciones

Deducciones por embargos:

Estas deducciones sólo aplican en caso de una orden expresa de un juez. Los

embargos pueden ser generales, por alimentos o cooperativas.

Embargos generales: son los ordenados por conceptos diferentes a acreencias

por alimentos o deudas con cooperativas. En los embargos generales, el

empleado debe devengar más de un salario mínimo mensual legal vigente, pues

sólo se puede embargar y deducir de la nómina una quinta parte del excedente del

salario mínimo.

Para calcular el valor de la cuota del embargo en cada período de pago se realiza
la siguiente operación:

E= (Total devengado-auxilio de transporte) – salario mínimo del período de

pago / 5

Embargos por alimentos o cooperativas: únicamente en estos dos casos se

permite embargar a un empleado que devengue el SMMLV hasta en un 50%. El

porcentaje será asignado por un juez.

En estos casos se calcula así:

E= (Total devengado – auxilio de transporte) x % asignado

Profundización

3 Neto a pagar y apropiaciones

Neto a pagar y apropiaciones

En la liquidación de la Nómina, el neto a pagar es lo que al final de cuentas

recibirá el empleado por su trabajo en un período de pago. Este neto a pagar

resulta de tomar el total devengado y restarle el total deducciones.

Posterior a la liquidación del Neto a pagar, el empleador debe realizar la

liquidación de las apropiaciones o provisiones. Estas consisten en las reservas

que debe realizar todo empleador, ya sea persona jurídica o persona natural,

para cumplir con las obligaciones que se desprenden de una relación laboral, en

cuanto a los aportes a seguridad social, aportes parafiscales y prestaciones

sociales.

¿Cómo se liquidan estas apropiaciones?

Teniendo claro que las apropiaciones es lo que le corresponde aportar al

empleador, es necesario también, tener en cuenta que las apropiaciones para

seguridad social, aportes parafiscales y vacaciones se liquidan aplicando los

porcentajes de cada concepto al total devengado menos el auxilio de transporte, si

el empleado tuviese derecho a tal beneficio.

Veamos:

La seguridad social, está constituida por la cotización a Salud (EPS), Pensión

(AFP) y Administradora de Riesgos Laborales (ARL). Los aportes a salud y

pensión se realizan de manera conjunta entre empleador y empleado, así:

Salud (EPS)

Aporte total: 12.5%

Empleador: 8.5%: (total devengado – auxilio de transporte) x 8.5 %

Trabajador: 4% (deducción)

Pensión (AFP)

Aporte total: 16 %

Empleador: 12 %: (total devengado-auxilio de transporte) X 12 %

Trabajador: 4 % (deducción)

ARL: es responsabilidad completa del empleador. La tarifa para la ARL varía

según el riesgo de la actividad realizada por la empresa y del cargo del trabajador.

La tarifa más baja es 0.522 % y será esta la aplicada en los ejercicios de práctica

del seminario.

Se calcula así: (Total devengado – auxilio de transporte) X 0.522%

Aportes parafiscales: todo empleador, ya sea persona jurídica o persona natural,

que tenga uno o más empleados, deben realizar los aportes parafiscales con el fin

de contribuir al sosteniendo de tres entidades a saber: SENA, I.C.B.F, Caja de

compensación. Estos aportes corren en su totalidad por cuenta del empleador y la

contribución se dará en los siguientes porcentajes:

Entidad Porcentaje Cálculo

SENA 2% (Total devengado-auxilio de transporte) x 2%

I.C.B.F. 3% (Total devengado-auxilio de transporte) x 3%

Caja de

compensación

4% (Total devengado-auxilio de transporte) x 4%

Exoneración:

Toda persona jurídica está exonerada del pago de aportes a Salud, SENA e

I.C.B.F., en el caso que tenga empleados que individualmente devenguen menos

de 10 SMMLV. Esta exoneración aplica a los aportes que debe realizar el

empleador en el caso de la salud.

Igual exoneración cubre a los empleadores personas naturales, que tengan 2 o

más empleados que devenguen de forma individual menos de 10 SMMLV. (Ley

1819 de 2016)

Las apropiaciones para las prestaciones sociales se calculan así:

Concepto Porcentaje Cálculo

Cesantías 8.33% Total devengado x 8.33%

Intereses

sobre

cesantías

1% Total devengado X 1%

Primas de

servicio

8.33% Total devengado x 8.33%

Prima de

servicios

4.17% (Total devengado-auxilio de transporte) x 4.17

Nota: Las apropiaciones se calculan en cada período de pago.