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SISTEMA DE
CONTABILIDAD
SIMPLIFICADA EN
EXCEL
Aplicativo desarrollado con macros vba.
ContaSimpv2011.xls es un aplicativo para contabilidad desarrollado en
Excel con la ayuda de programacin de macros, este archivo es un
utilitario y no reemplaza a un software avanzado.
INTRODUCCIN:
Se recomienda usar Microsoft Excel 2007 o en otros casos Excel 2003, Excel 2010
es muy bueno pero tiene ciertas configuraciones que quizs le causen inconvenientes.
CONCEPTOS GENERALES
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SISTEMA DE CONTABILIDAD SIMPLIFICADA EN EXCEL
COMO EMPEZAR?
Todos los archivos de Excel que tienen macros (como este) necesitan que
primero se habilite esta opcin, en Excel es llamado HABILITAR MACROS y la
forma de llegar a este MENU depende de la versin de Excel que tengas, tal
como:
EXCEL 2003
Abrir el archivo de Excel que adquirieron, luego dirjanse al men
herramientas -> Macros -> Seguridad -> elijan bajo y presionen
aceptar.
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SISTEMA DE CONTABILIDAD SIMPLIFICADA EN EXCEL
EXCEL 2007
Abrir el archivo de Excel que adquirieron, luego en primer plano vern el
men opciones, seleccionan habilitar este contenido y
presionan aceptar y listo ya pueden empezar a trabajar en Excel.
Esto tendrn que repetirlo cada vez que abran el archivo, si ustedes no
quieren hacer esto siempre puede configurarlo de la siguiente manera:
1. Clic en el botn
Office.
2. Opciones de Excel.
3. Seleccionen Mas
Frecuentes
4. Coloquen el check a
mostrar ficha
programador
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luego configuren tal y como lo ven en la imagen. Estas opciones deben estar
activadas:
Habilitar todas las macros (no recomendado)
Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos vba.
PARA LOS QUE USAN EXCEL 2010 PUEDE VER COMO SE HABILIA MACROS AQUI
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DIARIO
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ASIENTO INICIAL
ESTADOS
CUENTA POR REGISTRO EN CUENTA POR REGISTRO EN 4 FINANCIEROS
PAGAR DIARIO COBRAR DIARIO
TERMINADO EL REGISTRO DE TODO UN MES TANTO DE COMPRAS COMO DESDE EL LIBRO DIARIO
DE VENTAS SE PROCEDE A CENTRALIZAR. EN EL REGISTRO DE COMPRAS TRADICIONAL PUEDE GENERAR EL
Y VENTAS ENCONTRARAS ESA OPCION. LIBRO DIARIO SIMPLIFICADO.
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MANUAL DE USO
CLAVE DE ACCESO
COMANDOS USADOS
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PLAN CONTABLE
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VENTANA PRINCIPAL
MODULO DIARIO
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En este casillero debe ingresar la fecha, por defecto aparece la fecha del da actual,
en caso no ingrese la fecha o ingrese algn valor diferente a la fecha por defecto
1 aparecer la fecha de hoy, a fin de evitar errores.
Solo debe ingresar los dos dgitos del da, de manera automtica aparecer /,
igual pasa para el mes y ao.
Lleva el control del nmero de asientos contables registrados, esta opcin no es
2 editable, por tanto solo es un campo visual.
En este casillero coloque la glosa o descripcin del asiento, no importa si escribe
3 en minsculas o maysculas, por defecto siempre ser maysculas.
Al presionar cualquier tecla aparecer el plan de cuentas, si usted presiona numero
4 5 entonces lo llevara a las cuentas que empiezan con este digito asi para cada caso,
seleccione la cuenta con enter o doble clic.
Presione ESC si no desea escoger cuenta alguna.
En este casillero debe ingresar el importe a cargar o abonar, tenga en cuenta que
5 solo son validos valores numricos.
Si usted desea abonar de manera automtica el monto faltante para cuadrar el
asiento puede presionar la tecla +.
Seleccione entre cargar y abonar, usted puede cargar o abonar primero, no
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importa el orden, solo importa que el asiento este cuadrado.
Una vez ingresada la cuenta contable, el importe y haber seleccionado entre cargar
7 y abonar usted debe registrar este dato hacia la venta del formulario (tem 10)
Imaginemos que tuvimos un error al ingresar un datos a la ventana del formulario,
8 lo que debemos hacer para corregir eso es: seleccionar en la venta del formulario
la lnea que queremos corregir, luego presionar sobre este botn EDITAR,
corregimos el error y presionamos sobre MODIFICAR.
En algunos casos desear eliminar en ves de editar, para este caso, selecciona la
9 lnea a eliminar desde la venta del formulario y presiona sobre este botn
ElIMINAR.
Es la ventana del formulario y aqu se concentra toda la informacin, siempre
10 debemos seleccionar la lnea a corregir o eliminar; es una vista preliminar de los
datos a registrar.
Este detalle lo tendr informado de los importes cargados y abonados as tambin
le indicara el monto que falta para cuadrar el asiento, si usted desde el casillero
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necesita el importe a abonar para cuadrar el asiento puede presionar la tecla +.
Con este botn ingresamos la informacin registrada en el formulario hacia la hoja
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de Excel, recuerden que si el asiento no esta cuadrado no se podr registrar.
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Para salir del formulario presione este botn.
TIPS: Cuando registre un gasto aparecer ventanitas para asignar el gasto a los
departamentos correspondientes tal como se muestra en la imagen.
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La suma de ambos
casilleros es el gasto a
distribuir. 19
Para distribuir el gasto en los casilleros G.A., G.V., G.F., C.P.; debe escribir el importe siempre y
cuando el gasto sea distribuido a mas de un departamento, si usted desea distribuir todo a un
departamento basta con hacer doble clic sobre el respectivo recuadro.
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En este casillero debe ingresar la fecha, por defecto aparece la fecha del da actual,
en caso no ingrese la fecha o ingrese algn valor diferente a la fecha por defecto
1 aparecer la fecha de hoy, a fin de evitar errores.
Solo debe ingresar los dos dgitos del da, de manera automtica aparecer /,
igual pasa para el mes y ao.
Seleccione el tipo de comprobante, desplegu la lista, contamos con los
2 documentos mas utilizados, en caso no encuentres el que necesites debes
ingresarlo de manera manual desde la hoja compras en Excel.
Aqu ingrese la serie del documento, solo basta ingresar los nmeros sin ceros por
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ejemplo; 12 y aparecer 0012 para mantener uniformidad.
Aqu ingrese la nmero del documento, solo basta ingresar los nmeros sin ceros
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por ejemplo; 12 y aparecer 0000012 para mantener uniformidad.
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Coloque el tipo de cambio si es que lo necesita en este casillero, los importes se
colocan en dlares.
6
Seleccione el tipo de Adquisicin, esto depender del rubro de su empresa.
Ingrese solo datos numricos, pulse ENTER para desplazarse al casillero siguiente.
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Ingrese solo datos numricos, pulse ENTER para desplazarse al casillero siguiente.
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Este Casillero es solamente para el ISC, pulse ENTER para desplazarse al casillero
siguiente.
Este Casillero es solamente para el IGV, pulse ENTER para desplazarse al casillero
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siguiente.
Este casillero se usa para fines como: Percepciones, retenciones, detracciones e
15 impuesto a la renta 4ta categora; cuando hablamos de percepciones sabemos que
esto aumenta el importe a pagar, las retenciones lo disminuyen etc.
Este es el casillero del total del comprobante a pagar, aqu aparecer el resultado
16 luego de ingresarle datos a los casilleros anteriores,pulse ENTER para desplazarse
al casillero siguiente, si usted registro un gasto (osea presion el botn 6) entonces
tambin necesitara ingresar el destino del gasto. (ver Item 19)
Forma de Pago: Usted elegir si la operacin fue al contado y con que medio de
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pago se realiz; o si la operacin fue al crdito usted debe consignar a cuantos das
de crdito para generar una cuenta pendiente de pago y mantener su registros.
Aqu aparecern el cdigo y nombre de la cuenta usada cuando la operacin fue al
18 contado, en caso que la operacin sea al crdito quedar en blanco. (Solo son
datos de referencia).
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En el registro de compras
tenemos unas columnas
adicionales que he agregado para
poder controlar de forma
contable ciertos aspectos para
que sea fcil centralizar.
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En este casillero debe ingresar la fecha, por defecto aparece la fecha del da actual,
en caso no ingrese la fecha o ingrese algn valor diferente a la fecha por defecto
1 aparecer la fecha de hoy, a fin de evitar errores.
Solo debe ingresar los dos dgitos del da, de manera automtica aparecer /,
igual pasa para el mes y ao.
Seleccione el tipo de comprobante, desplegu la lista, contamos con los
2 documentos mas utilizados, en caso no encuentres el que necesites debes
ingresarlo de manera manual desde la hoja ventas en Excel.
Aqu ingrese la serie del documento, solo basta ingresar los nmeros sin ceros por
3
ejemplo; 12 y aparecer 0012 para mantener uniformidad.
Aqu ingrese la nmero del documento, solo basta ingresar los nmeros sin ceros
4
por ejemplo; 12 y aparecer 0000012 para mantener uniformidad.
5
Coloque el tipo de cambio si es que lo necesita en este casillero, los importes se
colocan en dlares.
6
Seleccione el tipo de Adquisicin, esto depender del rubro de su empresa.
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Aqu aparecer la razn social o nombre en caso ya este en la base de datos, caso
8 contrario usted ingresar por primera vez un nuevo registro, ingresndolo de esta
forma a la base de datos. (Todo esto es automtico)
Consta de dos botones uno se llama cargar y el otro abonar sirve para provisonar
9 la venta por ejemplo 12 70 etc.
Ingrese solo datos numricos, pulse ENTER para desplazarse al casillero siguiente.
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Este Casillero es solamente para el ISC, pulse ENTER para desplazarse al casillero
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siguiente.
Este Casillero es solamente para el IGV, pulse ENTER para desplazarse al casillero
12
siguiente.
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Este Casillero es solamente para otros tributos que no forman parte de la base
imponible, pulse ENTER para desplazarse al casillero siguiente.
Este es el casillero del total del comprobante a pagar, aqu aparecer el resultado
14
luego de ingresarle datos a los casilleros anteriores, pulse ENTER para determinar
si el pago ser al contad o crdito.
Forma de Pago: Usted elegir si la operacin fue al contado y con que medio de
15 pago se realiz; o si la operacin fue al crdito usted debe consignar a cuantos das
de crdito para generar una cuenta pendiente de pago y mantener su registros.
Aqu aparecern el cdigo y nombre de la cuenta usada cuando la operacin fue al
16 contado, en caso que la operacin sea al crdito quedar en blanco. (Solo son
datos de referencia).
Con este botn registramos el comprobante al registro de ventas, les hago
recordar que si la operacin fue al contado entonces tambin se registrara en el
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libro diario, ya que este libro diario simplificado reemplaza al libro caja y mayor.
Cuando la operaciones es al crdito no se registra en el diario, pero si se genera
una cuenta pendiente de cobro en la hoja llamada OP. CREDITO desde donde
podr controlarla.
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Este botn se usa para salir de la ventana.
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En este casillero debe ingresar la fecha, por defecto aparece la fecha del da actual,
en caso no ingrese la fecha o ingrese algn valor diferente a la fecha por defecto
1 aparecer la fecha de hoy, a fin de evitar errores.
Solo debe ingresar los dos dgitos del da, de manera automtica aparecer /,
igual pasa para el mes y ao.
Seleccione si se trata de un cobro y de un pago en el tem 3 aparecer los
2 comprobantes a cobrar o pagar.
Muestra la lista de comprobantes que fueron registrados al crdito, si usted
3 seleccin cobrar aparecer solo los comprobantes al crdito de ventas, si usted
selecciona pagar aparecer solo los comprobantes al crdito de compras.
Para seleccionar de la lista algn comprobante debe hacer doble clic.
Coloque en esta casillero el importe a pagar o cobrar segn depende.
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5
Seleccione la cuenta contable usada para cobrar o pagar.
6 Presione este botn para registrar, como se sabe esta operacin registrara un
asiento en el libro diario ya que implica caja ya sea por el cobro o pago.
Presione este botn para salir del formulario.
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HOJA DE TRABAJO
Cuando tenga todos sus asientos registrados en el diario (Asiento inicial, asientos por cobros y
pagos de documentos, centralizaciones de compras y ventas, otros) usted puede ejecutar la
hoja de trabajo haciendo clic en el botn procesar que se encuentra en la hoja HT.
ESTADOS FINANCIEROS
Inicialmente este mdulo no lo tenia el sistema pero a pedido de varios tuve que agregarlo,
esto sale de la hoja de trabajo cuando presionamos procesar.
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