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CAPITULO IV

DE CONTABILIDAD
DE CONTABILIDAD

1.- Envio de documentacion a contabilidad.

1.1.- Generales:

- Los cierres en sistema serán diarios al igual que el envió de información a


Contabilidad y Controller.
- El envió de la documentación será completa y no deberá quedar nada pendiente
por regularizar.
- En el caso de provincias, se enviará la documentación 2 veces a la semana, si
hubiera documentación urgente hasta 3 veces, deberán hacerlo igual a fin de
mes o sea el segundo día de cada mes regularizando todo lo pendiente.

Coordinar con Contabilidad la falta de algún documento (Factura u otro), para su


búsqueda en el local de inmediato.

1.2.- Almacén:

- Las facturas vs. Guías de remisión vs. Productos deben ser chequeados y
conciliados en momento de recepción de los productos, si existiera alguna
diferencia o errores, el proveedor deberá regularizarlo como máximo al día
siguiente, pero en ningún caso al siguiente mes.
- La lista de precios se actualiza de acuerdo a la siguiente relación:
Operaciones FFUU: Precios de verduras/Carbón/Postres/Carnes.
Operaciones Marketing Serfransac: Proveedores corporativos (Licores, envases,
cervezas, gaseosas, marketing, aceite de salsas, pollos, etc.)
Costos FFUU: Proveedores de algunos productos de abarrotes.

Paso siguiente, costos comunica a los locales la actualización de los precios según las
comunicaciones de las áreas anteriormente descritas.

- Los Jefes de Almacén deberán enviar a costos cada fin de mes después de
inventarios el reporte de stock de existencias debidamente firmado.
- No aplica facturación mensual (acumulación de guías)
- En el caso de los postres, verduras y aderezos que es por acumulación de guías
semanales deberán cerrarse por los días que quede, todo a fin de mes. No aplica
facturas emitidas en un mes distinto al de recepción de productos y al de la
fecha de guía de remisión (esto es infracción).
- Cada responsable de almacén deberá comunicar a los proveedores las nuevas
exigencias, de tal forma que no contribuyan al retrazo que será evaluado.
- Toda solicitud de auspicio, aporte extraordinario u otro a proveedor, tiene que ser
con carta firmada por el ADM y con copia a JOP. Por ningún motivo algún otro
colaborador del local puede entrar en tratos directos con el proveedor, de
infringirse esto implicaría falta grave y causal de despido inmediato.
- Todo documento debe contar con el respectivo sello, firma y fecha del Jefe de
Almacén y Administrador (Cada local cuenta con el sello proporcionado por
contabilidad).

1.3.- Servicios y Recibos por honorarios:

- En el caso de los servicios deberán ser sustentados con presupuestos o pro-formas


y con informe técnico del trabajo realizado debidamente firmado por el
proveedor.
- Los recibos de honorarios deberán ser girados por el titular del servicio y en su
debida oportunidad.
- Por un tema de declaración de impuestos, el administrador deberá solicitar al
proveedor que entregue Recibos por honorarios, su fecha de nacimiento
(correcta) y colocarla en la parte superior del recibo.

1.4.- Caja Chica:

- En el caso de Cajas Chicas, los productos que se compren por esta vía y que se
utilicen para la producción o limpieza o aquel que amerite control deberá
registrarse en almacén, colocándole el respectivo sello y la anotación del área
para la cual se destinó.
- La caja chica debe ser enviada a los Jefes Operativos, a mas tardar el día lunes de
cada semana, después de este día no se recibirán, el mismo (JOP) que deberá
aprobar (vía sistema) y revisar el físico para luego entregarlo a contabilidad para
el giro respectivo del cheque y así sea reembolsado a más tardar el miércoles o
jueves por la mañana.
- En caso de realizarse compra cuyo comprante sea Ticket, primero pasarlo al Jefe de
Compras para que lo ingrese al sistema y luego adjuntarlo a la caja chica que
corresponda. Estos comprobantes deberán tener anotado el área al cual fue
destinado como el sello de Almacén y Administración.
- De darse el caso de cambio de administrador General, Contabilidad elabora el acta
de entrega de fondo fijo donde colocarán sus respectivas firmas ambos
administradores, Gerente de operaciones y Jefe Controller.

1.5.- Ingreso de Caja chica en Sistema


¿Cómo Ingresar una Caja Chica ?

Pulse click sobre el Menú Otros Caja ChicaListar Caja Chica.

Pulse click sobre la opción Listar Caja Chica y aparecerá la siguiente pantalla:

Dar Click en el botón con la finalidad de crear una liquidación de Caja Chica
(Fondo Fijo) apareciendo la siguiente pantalla :
Esta pantalla muestra dos TABS; 1 y 2 .

En el primer TAB se llenarán los siguientes datos:

Este dato jala por defecto el nombre de la compañía al cual pertenece el usuario
que esta conectado al módulo, sin embargo de ser necesario modificarlo, se
puede hacerlo dando click en el lado derecho del recuadro y con el puntero
del mouse seleccionar la compañía deseada.

Este dato jala por defecto el nombre de la unidad de negocio al cual pertenece el
usuario que esta conectado al módulo, sin embargo de ser necesario modificarlo,
se puede hacerlo dando click en el lado derecho del recuadro y con el
puntero del mouse seleccionar la unidad de negocio deseada.

, Este dato jala por defecto el nombre del


usuario que esta conectado al módulo, sin embargo de ser necesario modificarlo,
se puede hacerlo dando click en el lado derecho del recuadro y seleccionar
el nombre del beneficiario al cual se le dará el reembolso.

, Este recuadro se alimenta por defecto de


acuerdo a la información del recuadro anterior.

, En este recuadro se indicará la clasificación


( Caja Chica) a fin de relacionar todos los conceptos de gastos de acuerdo a la
definición realizada anteriormente en el maestro de conceptos de gastos. Para
seleccionar damos click en el lado derecho del recuadro y con el puntero del
mouse seleccionar la clasificación deseada..
, Es
necesario llenar este recuadro para indicar la Descripción o Glosa de la operación
a realizar.

, Este recuadro sirve para asignar el código


del Flujo de Caja para los reembolsos de Caja Chica, su utilización va a depender
de la forma que adopte la empresa para la asignación de tales códigos ya que en
algunos casos el código del Flujo de Caja ya esta predefinido en el maestro de
cuentas.

, Este recuadro sirve para asignar el tipo de pago


(Cheques, abono en cuenta, carta orden, etc.) con los cuales se efectúa el
reembolso de Caja Chica.

, Este recuadro indica la moneda de Pago del


reembolso.

, estos dos recuadros nos


indican la información tanto del centro de Costos, así como del campo Proyecto
que tomará el sistema por defecto para el detalle de la liquidación, el centro de
costo corresponde al código del usuario que esta conectado al módulo, no
significando esto que no pueda ser modificado al momento de registrar la
distribución contable

Al dar click en el 2do. Tab Detalle aparecerá la siguiente pantalla:


La clave para el registro de datos en esta pantalla radica en identificar Qué tipo de
documento se va a registrar, el sistema considera 3 grupos:
Registro de Compras: Referidos a aquellos documentos que identifican a un
Proveedor y que de acuerdo al tipo de documento elegido se incluirán en el
Registro de Compras como por ejemplo: Facturas, Notas de Crédito, Ticket, etc.
Ninguno: Referido a aquellos documentos que no se incluyen en el registro de
compras ni en el registro de impuestos, como por ejemplo : Vales de Movilidad,
Recibos propios, Memorándum, etc.
Renta: Referidos a aquellos documentos que identifican a un Proveedor y que de
acuerdo al tipo de impuesto elegido se incluirán en el Registro de Impuestos
como por ejemplo: Recibos por Honorarios, etc.

a. Para registrar una factura se hace de la siguiente manera :

Ubicar el tipo de régimen fiscal en la opción Registro de Compras (Círculo de color


Rojo), según se muestra en la siguiente pantalla é inmediatamente se
complementará los recuadros del segundo nivel de la primera línea.

Hay que tener presente la relación que existe entre los títulos marcados de color azul
(primer y segundo nivel) con cada uno de los recuadros de la parte inferior
(primer y segundo nivel) según se muestra a continuación:
El 1er nivel de los títulos marcados de color azul , se relaciona con el primer nivel de
los recuadros en blanco.
El 2do nivel de los títulos marcados de color azul , se relaciona con el segundo nivel
de los recuadros en blanco.

Para el caso del recuadro de Tipo de Servicio éste se activará al momento de elegir
el régimen legal Renta.

Con estas consideraciones se procede a llenar los recuadros mostrados:


Fecha de Operación o del documento, concepto del gasto, Descripción o glosa de la
operación, monto pagado (Se alimentará automáticamente luego de ingresar el
monto afecto) , Ruc del Proveedor , tipo de documento (El sistema muestra una
serie de documentos que ya fueron alimentados anteriormente, sin embargo de
ser necesario se pueden adicionar otros ) para el caso de facturas se utiliza el
tipo FP, número del documento, Proveedor (Este recuadro puede ser llenado de
dos formas: Seleccionando el proveedor desde el botón o de lo
contrario escribiendo el proveedor directamente en el recuadro), moneda, tipo
de cambio, Monto Afecto (Al llenar este recuadro inmediatamente se alimentará
los recuadros impuestos y monto pagado), el recuadro no afecto se llenará
siempre y cuando la operación lo exija.
La siguiente pantalla muestra el registro de la factura notándose que los recuadros
marcados con círculos de color rojo se llenan automáticamente al momento de
ingresar el monto afecto

Para verificar la distribución contable se puede consultar de la siguiente manera.


Dando doble click en cualquiera de los recuadros o click en el botón
aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla se puede apreciar los datos de la distribución contable, de ser
necesario se pueden modificar algunos datos como por ejemplo el centro de
costos, distribuir el monto, el proyecto, etc. Para ello existen los botones de
ayuda los cuales se encuentran ubicados en la parte inferior de la pantalla.
Cualquier modificación que se realice a esta pantalla se actualizará dando click en el
botón .

Para seguir registrando la caja chica dar click en el botón , aparecerá la


segunda línea del detalle y se debe seguir la misma secuencia.

b. Para registrar un recibo por Honorarios Profesionales se hace de la siguiente


manera:

Ubicar el tipo de régimen fiscal en la opción Renta (Círculo de color Rojo), según se
muestra en la siguiente pantalla é inmediatamente se complementará los
recuadros del segundo nivel de la primera línea.

Ingresar los datos relacionados al recibo por Honorarios Profesionales es decir:


Fecha el documento, concepto del gasto, Descripción o glosa de la operación, monto
pagado (Se alimentará automáticamente luego de ingresar el monto afecto) ,
Ruc del Proveedor , tipo de documento (El sistema muestra una serie de
documentos que ya fueron alimentados anteriormente, sin embargo de ser
necesario se pueden adicionar otros ) para el caso de Recibos por Honorarios se
utiliza el tipo RH, número del documento, Proveedor (Este recuadro puede ser
llenado de dos formas: Seleccionando el proveedor desde el botón o
de lo contrario escribiendo el proveedor directamente en el recuadro), moneda,
tipo de cambio, Tipo de Servicio (Se tienen los siguientes: IES = Retención del
5%, RENT4TA = Retención del 10 % y RETEN = Retención del 5 y 10 %), Monto
Afecto (Al llenar este recuadro inmediatamente se alimentará los recuadros
impuestos y monto pagado), el recuadro no afecto se llenará siempre y cuando
la operación lo exija.
La siguiente pantalla muestra el registro del Recibo por Honorarios notándose que
los recuadros marcados con círculos de color rojo se llenan automáticamente al
momento de ingresar el monto afecto (Recuadro amarillo).

Para verificar la distribución contable se puede consultar de la siguiente manera.


Dando doble click en cualquiera de los recuadros o click en el botón
aparecerá la siguiente pantalla:

Para completar la Caja Chica o grabar parcialmente se tiene que dar click en el botón

y el sistema le asignará un número de registro dejando en estado de


Preparación.

Ejercicio 10 – ¿Cómo Aprobar una Caja Chica ?

La Caja Chica creada debe estar en estado de Preparación , para visualizarla se debe
seguir la siguiente secuencia:
Luego aparecerá la siguiente pantalla:

Para su aprobación se debe seguir la siguiente secuencia:

y aparecerá la siguiente pantalla:

Dar click en la línea de la Caja Chica y luego Click en el botón aparecerá la


siguiente pantalla :
De no haber errores Dar click en el botón é inmediatamente el sistema
emitirá un mensaje de transferencia hacia la opción de Obligaciones, de la
siguiente manera:

Luego dar clic en el botón se dará por culminado la acción.

De encontrarse

1.6.- Ventas y sus Cuadres

 Comprobarse cierre de los turnos empleados para la venta, ya que esto


dependerá el descargo de información por parte del área de Sistemas y que
servirá de base para los reportes, análisis y demás en las distintas áreas
administrativas.
 Los documentos que sustentan el cuadre de caja como son tarjetas de crédito,
vouchers de depósitos, vales de consumo (no deben estar vencidos ni
dañados), balance de cajero, tickets anulado, etc. deberán enviarse de
manera completa a Controller.
 El asistente de Controller deberá exigir esta información ya que contabilidad la
exigirá de igual forma.
 Los envíos de los contómetros a contabilidad deberán realizarse con cargo. El
Dpto. no los recibirá si no existe dicho cargo indicando los días de venta y
rango de numeración. Además cada paquete por día debe señalar la fecha y la
empresa.

1.7.- Gerencia de Operaciones

Coordinar con contabilidad temas referentes a facturación, canjes publicitarios,


regalos, obsequios y/o nuevas políticas en las operaciones implantadas que en
definitiva tienen incidencia.
- Enviar a contabilidad oportunamente los nuevos acuerdos de precios y créditos con
proveedores.

1.8.- Serfransac

- Las facturas por regalías deberán ser entregadas todos los 1eros de cada mes.
- Las facturas de aderezos y otros productos tendrán el mismo tratamiento que los
demás proveedores, en todo caso deberán llegar a más tardar el 1ero de c/ mes.
- Con respecto a los vales de consumo se ceñirán en función al circuito de vales
aprobado.
1.9.- Liquidación de movilidades.-

A partir del 1ero de Agosto de 2006, entra en vigencia el nuevo formato de planilla
de movilidades, el cual entre otras particularidades está legalizado. Las
características son:

 Son 20 hojas legalizadas y foliadas que se manejaran en cada local, al término


de estas hojas se podrá solicitar su reposición al Contador de la empresa con
la debida anticipación e indicando la ultima foliación.
 Enviaremos con cargo al Administrador del local todas las hojas para se
abastezcan de ellas al momento de liquidar dinero por movilidades y hagan
firmar y llenar demás datos consignados al usuario, estas hojas deberán
figurar bajo acta de entrega cuando existan cambios de Administración.
 La planilla de movilidad en original y debidamente llenada será enviada a
contabilidad semanalmente a través de caja chica.
 Contabilidad tendrá la responsabilidad de verificar el correlativo de dichas
hojas y archivarlas de esta manera, así mismo el administrador verificará el
correlativo al momento de usar una.
 Estas hojas legalizadas SI se pueden anular, mas No destruirse.
 El uso diario de movilidad no debe exceder de S/.22.00 por persona.

1.10.- Flujo de Revisión de Cajas chicas

Administrador Jefe Contabilidad


General Operativo
1 2 3

Apoderado Controller Jefe de


Contabilidad
6 5 4
Detalle del Flujo de Revisión de Cajas Chicas

1. El Administrador General enviará su liquidación de caja chica, los días lunes de


cada semana.
2. Los documentos físicos serán revisados por el Jefe Operativo quien dará su
VºBº a todos los documentos, aprobara en el sistema y los pasará a
contabilidad.
3. Contabilidad recibirá la caja chica y revisará que no existan errores en la
Razón Social y número de RUC. De no encontrar ningún inconveniente
procederá con la emisión del cheque, el que será girado a nombre del
Administrador General, para facilitar la inmediata disponibilidad del dinero.
4. El Controller revisará nuevamente la liquidación y enviará por mail sus
comentarios a la Gerencia General, Gerencia de Operaciones, Administrador
General y otras áreas según sea el caso.
5. El Apoderado procederá a firmar el cheque.

1.11.- Devolución de Mercadería en mal estado a Proveedores

Toda devolución de mercadería en mal estado o que no cumple con nuestras


exigencias debe ser a través de una Nota de crédito, por ningún motivo los
Administradores o Jefes de Compra deben recibir dinero para realizar la compra
en otro lugar.

Instancias de revisión de facturas de Proveedores

ALMACEN
 Proveedor
 Nombre y RUC
 Condiciones de Pago
 Fecha
 Precios Establecidos VV, IGV, PV Horizontal y Vertical
 Estado de la Mercadería
 VoBo en rojo
 Anotar VV Unitario con lápiz en cada ítem
 Relación de Facturas (Carátulas)
 Comentarios Generales (Carátulas), en caso de hallar un error que ingresó en
el sistema deberá señalarlo adjuntando una nota.
 omentarios Generales (Carátulas), en caso de hallar un error que ingresó en el
sistema deberá señalarlo adjuntando una nota.
 Sello (1). Si la factura tiene un lugar donde diga recibido por almacén deberá
ir en ese lugar, de lo contrario en la parte central izquierda de la factura.
 Es responsable de todo lo anterior.
 Fecha y Hora de entrega al ADM. Este deberá ser máximo el mismo día a las
5:00 p.m.
ADMINISTRADOR
 Proveedor
 Fecha
 Verificar Precio Unitario
 VoBo en azul
 Colocar comentarios en Carátula
 Sello (2) arriba del precio total
 Es responsable de todo lo anterior
 Fecha y Hora de entrega a driver (quien traerá los documentos diariamente),
máximo a las 11:00 a.m. del día siguiente de la recepción.

COSTOS
 Proveedores
 Condiciones de pago y Precios
 Sólo revisa precios unitarios, cantidades (unidad de medida) y totales del
sistema vs. Comprobante físico.
 Comentarios respecto a uniformizar los 3 locales.
 Sello (3) en la parte central izquierda del documento.
 Es responsable de todo lo anterior
 Fecha y Hora a contabilidad, máximo a 24 horas de haber recibido.

CONTABILIDAD
 Utiliza documentos para contabilizar
 Programa las fechas de pago
 Revisión de precios en forma vertical y horizontal
 Comentarios generales en carátula
 Sello (4) costado derecho del descuento.
 Giro de cheques el día jueves
 Separarlos en orden correlativo de soles y dólares
 Es responsable de todo lo anterior
 Fecha y hora de recepción

CONTROLLER
 Verifica giro de cheques
 Verifica suma y montos
 Cálculos totales de facturas
 Fecha de Pago
 Comentarios generales en la hoja anexa a relación de cheques
 VoBo de todos los cheques
 Visado de factura en lado derecho del importe de factura
 Visado de cheques el Viernes a.m.
 Es responsable de todo lo anterior.
Modelo de factura con ubicación de sellos y firmas
Ubicación de sello para las instancias de Control de Facturas

UBICACIÓN DE SELLOS Y FIRMAS EN LA FACTURA

NOMBRE PROVEEDOR RUC XXXXXXXXX


DIRECCION TELEFONO
FACTURA
N#XXXXXXX

NOMBRE O RAZON
SOCIAL…………………… RUC………………………..
1
DIRECCION……………………
…….

REF
GUIA………
CONDICIONES DE PAGO VENCIMIENTO…………… ……

DESCRIPCIO
CANTIDAD N PRECIO UNIT IMPORTE

3 4

VALOR VENTA
IGV
VB
CONTR
VV G FFUU TOTAL OLLER
1.12.- Proceso de archivo de cintas testigo para la Sunat

1.- Coordinar administración con las cajeras la hora para que puedan llenar el cuadro
de control de cintas testigo.

2.- Llenado
Ordenar por fecha, el número de control será el mismo del día de la fecha,
agruparlos con liga.
Poner al final del cada contómetro: Numero de ticket con que inicia y termina.
Chequear que no falte ningún número, desglosar las cintas para verificar.
Llevar el correlativo por cajas.
Si hubiera faltantes, chequear y decir el porque, con el VºBº del administrador, esto
tiene que ser diario, no se debe esperar mucho tiempo para ver las diferencias.

3.- El envío de contómetros deberá ser diario y se adjuntará el siguiente formato,


donde las cajeras detallarán la información a mano todos los días.

Ver formato de Envío de contómetros.


Empresa
Número de
RUC

Caja Nº.________

Cantidad
Hora
Número de Hora
de
de ticket de
Fecha Número Cajera Tér Faltan
Cont s Ini
min
rol emiti cio
o
dos
Del Al

VºBº
CAJERA ADMINISTRADOR
4.- Cambio de Comprobantes de Pago Mecanizado por Manual

 A solicitud del cliente podremos hacer el cambio de un comprobante


mecanizado por manual, teniendo en cuenta para ello el cliente deberá
devolver el comprobante mecanizado. Cabe señalar que el comprobante
manual podrá estar girado por consumo si el cliente así lo decidiera.
 El Administrador deberá girar una nota de crédito (donde figure el Nro. de
comprobante de pago original) por el valor del comprobante mecanizado
además de ser adjuntado a dicha nota de crédito para su posterior envió a
Contabilidad. El canje de dicho documento podrá ser solicitado con un máximo
de 5 días posteriores a la emisión, pero antes de finalizar el mes en curso.
Política para usuarios de equipos móviles para uso en sus comunicaciones internas y
externas dentro de sus actividades laborales

Sobre reposiciones de equipos móviles Claro

La política y los procedimientos de reposición de los equipos CLARO por perdida o


robo

En la oportunidad de pérdida o robo deberán llamar al número 135 para bloquear el


teléfono, esta llamada la deben hacer inmediatamente de cualquier teléfono
celular CLARO.
Luego deberán enviar un correo a Marco Mateo (mmateo@pardosffuu.com) con
copia a su jefe directo explicando lo sucedido.
El usuario responsable del equipo debe hacer la denuncia policial correspondiente en
el mismo día de ocurrido el hecho, indicando que el equipo y línea es de
propiedad de SERFRANSAC, RUC y el numero de teléfono, a la vez explicaran las
circunstancias del hecho. Los costos que demande hacer la denuncia lo asumirá
el responsable del equipo o usuario.
Esta denuncia debe ser alcanzada en original y por correo (imagen escaneada) a
Marco Mateo para que empiece a hacer los trámites de reposición.

Sobre la reposición:

Si la pérdida o robo es por primera vez el usuario asumirá el 50% del costo por un
equipo igual y chip con la misma línea, según el precio de lista de Claro
Si la pérdida o robo es por segunda vez o reincidente, el usuario asumirá el 100%
del costo del equipo y chip con la misma línea
Si la perdida o robo es solo del chip, el costo dependerá si es por primera o segunda
vez de acuerdo al punto 1 y 2
Si la perdida o robo es solo del accesorio( cable de corriente, etc. ) , el 100% del
costo lo asumirá el usuario

En caso de deterioro, caída o daño

El usuario deberá solicitarlo mediante correo a Marco Mateo , explicando las causas
del daño o las fallas del equipo, indicando además:
Número telefónico.
Modelo del equipo.
IMEI (Ubicado en la parte interna del equipo).
Marco Mateo se comunicará con Claro, solicitará la revisión técnica y les comunicará
la fecha de reposición (no más de una semana).
En ese tiempo le asignaremos un equipo provisional de un modelo menor y con otro
numero
Si el daño es por causa de manipulación o descuido, el usuario asumirá el costo; si
no fuera así la reposición es libre de costo, esto nos lo dirá servicio técnico de
CLARO.
Dudas y consultas favor lo canalizan con el señor Marco Mateo (Anexo 103)