PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Agenda

Objetivos de la sesión

Conceptos

Repaso Sesión Anterior

Capítulo XII: PMBOK: Gestión de Adquisiciones

Preguntas “Tipo Examen Certificación”

Conclusiones y Recomendaciones

2
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Rol del DP en las Adquisiciones
✓ Involucrarse durante la negociación del contrato.
✓ Identificar riesgos e incorporar planes de mitigación o
contingencia en el contrato.
✓ Hacer que el cronograma de adquisiciones calce dentro del
cronograma del proyecto.
✓ Proteger la integridad del proyecto
✓ Proteger la relación con el vendedor / comprador
✓ Administrar el contrato y sus cambios
✓ Debe ser asignado antes que el contrato sea firmado

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Contrato
 Representa un acuerdo vinculante para las partes
en el cual el vendedor provee los productos,
servicios o resultados especificados, y el
comprador se obliga a proporcionar dinero o
cualquier otra contraprestación válida.
 Un contrato de adquisición incluye términos y
condiciones, y puede incorporar otros aspectos
especificados por el comprador para establecer lo
que el vendedor debe realizar o proporcionar.
 Según el área de aplicación, los contratos también
pueden denominarse acuerdos, convenios,
subcontratos u órdenes de compra

4
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12. Gestión de las Adquisiciones
 La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los
procesos de compra o adquisición de los productos, servicios
o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del
proyecto.

 La organización puede ser la compradora o vendedora de los

productos, servicios o resultados de un proyecto.

 Incluye los procesos de gestión del contrato y de control de

cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos
u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del
equipo del proyecto.

5
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones
 Es el proceso que consiste en documentar las
decisiones de compra para el proyecto, especificar la
forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.

 Identifica qué necesidades del proyecto pueden o

deben satisfacerse de mejor manera, mediante la
adquisición de productos, servicios o resultados
fuera de la organización del proyecto, y qué
necesidades del proyecto pueden ser resueltas por
el equipo del proyecto.

6
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Entradas
 Plan de Dirección del Proyecto
 Enunciado del alcance
 EDT y Diccionario de la EDT
 Documentación de requisitos
 Requisitos del proyecto
 Requisitos con implicaciones contractuales y legales
 Registro de Riesgos
 Lista de Riesgos
 Resultado del análisis de riesgos
 Planificación de respuesta a riesgo
 Cronograma del Proyecto
 Contiene información sobre duraciones requeridas o fechas
exigida de entregables

7
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Entradas
 Factores ambientales de la empresa
 Condiciones del mercado
 Productos, servicios y resultados disponibles en el mercado
 Proveedores incluyendo el desempeño pasado y reputación
 Requisitos locales específicos
 Activos de los procesos
 Políticas, procedimientos y guías para adquisiciones
 Sistemas de gestión de contratos y relación con
proveedores
 Proveedores pre-calificados, TIPOS DE CONTRATOS

8
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Herramientas y Técnicas

9
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Herramientas y Técnicas

Incluye el estudio de las capacidades de la industria y de

los vendedores específicos.
El equipo de adquisiciones puede hacer uso de la
información obtenida en conferencias, reseñas en línea y
diversas fuentes para identificar las capacidades y precios
Investigación del mercado.
de Mercado
Reuniones con proveedores para mejorar las
especificaciones y otras condiciones de compra.
Al colaborar con los proveedores, la organización que
compra el material o servicio, se puede beneficiar, a su
vez el proveedor puede ejercer su influencia para lograr
un enfoque o producto beneficioso para ambas partes.
Reuniones

10
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Salidas

11
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Salidas

12
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Enunciado del Trabajo (SOW)

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Decisiones de Hacer o Comprar

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Salidas

15
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.1 Salidas

16
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.2 Efectuar las Adquisiciones
 Es el proceso que consiste en obtener respuestas
de los vendedores, seleccionar un vendedor y
adjudicar un contrato.
 El equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará
criterios de selección definidos a fin de seleccionar
uno o más vendedores que estén calificados para
efectuar el trabajo.
 Se puede elaborar una lista restringida de
vendedores calificados basándose en una
propuesta preliminar.

17
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.2 Entradas

Propuestas de los vendedores en respuesta a solictudes,

comprenden la información básica que será utilizada por la
unidad de la organización encargada de las compras.
Propuestas de
los Vendedores

Incluyen decisiones contractuales relativas a los riesgos,

que se obtienen en el registro de riesgos.

Documentos
del Proyecto

18
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.2 Herramientas y Técnicas
Reuniones con potenciales vendedores previas
a la preparación de una oferta o propuesta

Son útiles para asegurar que todos los

vendedores tienen un entendimiento claro y en
común de las adquisiciones

Se debe tener garantizar que ningún oferente

Conferencia reciba un trato preferencial
de oferentes
Se debe responder todas las preguntas delante
de todos los competidores, de forma verbal y
por escrito

19
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.2 Herramientas y Técnicas

Puede ser utilizado para evaluar propuestas de los

vendedores.
Esta evaluación puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario de revisión con experiencia en las áreas
cubiertas por los documentos de la adquisición
Juicio de
expertos
Anuncios en publicaciones de circulación general, como
periódicos, o en publicaciones especializadas.

Algunas jurisdicciones gubernamentales requieren la

difusión pública de los contratos gubernamentales
Publicidad

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.2 Salidas
Aquellos que como resultado de la evaluación de la
propuesta u oferta, son seleccionados para establecer un
contrato cuando se formalice la adjudicación.

Vendedores
Seleccionado
Incluye términos y condiciones y otros aspectos
s
especificados por el comprador, para establecer lo que el
vendedor debe realizar o proporcionar.

Es responsabilidad del equipo asegurar que todos los

acuerdos satisfagan las necesidades del proyecto.

Acuerdos Pueden denominarse: convenios, contratos, subcontratos u

órdenes de compra.

Un contrato es un acuerdo legal vinculante para las partes

que obliga al vendedor proporcinar los productos, servicios
o resultados especificados y al comprador a pagar por ello
al vendedor.

21
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.2 Salidas

Las solicitudes de cambio pueden afectar al Plan de

Gestión de Adquisiciones y al Plan de Dirección de
Proyecto.

Se procesan por medio del proceso Realizar el Control

Solicitude
Integrado de Cambios.
s de
Cambio

22
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.3 Controlar las Adquisiciones
 Es el proceso que consiste en gestionar las
relaciones de adquisiciones, supervisar el
desempeño del contrato y efectuar cambios y
correcciones según sea necesario.
 Debe asegurar que ambas partes cumplan con sus
respectivas obligaciones contractuales y que sus
propios derechos legales se encuentren
protegidos.
 Garantiza que el desempeño del vendedor
satisfaga los requisitos de adquisición y que el
comprador actúe de conformidad con los términos
del contrato legal.

23
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.3 Entradas
 Plan de Dirección del Proyecto
 Describe como se gestionarán los procesos de
adquisiciones, desde la elaboración de la documentación
hasta el cierre del contrato.
 Documentos de la Adquisición
 Contienen registros completos de apoyo para administrar
los procesos de adquisición; incluye adjudicaciones de
contratos de la adquisición y enunciado del trabajo.
 Acuerdos
 Son convenios entre las partes, también se denominan
contratos, subcontratos, órdenes de compra.
 Solicitudes de Cambio Aprobadas
 Pueden incluir modificaciones a los términos y √
condiciones del contrato, incluidos el enunciado del
trabajo relativo a las adquisiciones, los precios y las
descripciones de los productos, resultados o servicios a
suministrar. 24
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.3 Herramientas y Técnicas

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.3 Herramientas y Técnicas

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.3 Salidas
Proporciona una base para la identificación de problemas
actuales o potenciales que servirá de respaldo para
posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.

El informe de desempeño del vendedor ayuda a la

Información organización a mejorar el conocimiento del desempeño de
del Desempeño las adquisiciones, esto ayuda a mejorar los pronósticos, la
del Trabajo gesión de riesgos y toma de decisiones.

Puede actualizar el PDP, planes subsidiarios y otros

componentes: línea base de costos línea base del
cronograma y plan de gestión de las adquisiciones.

Cambios solicitados pero no resueltos pueden contener

Solicitude instrucciones dadas por el vendedor, que la otra parte
s de considere un cambio constructivo en el formato.
Cambio

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 12.3 Salidas
ACTUALIZACIONE
S Los documentos que pueden actualizarse son:
- Plan de Gestión de Adquisiciones
- Línea Base del Cronograma
- Línea Base de Costos

Plan de Dirección
del Proyecto
Los documentos que pueden actualizarse son:
- Documenación de la adquisición
- Cronogramas asociados
- Cambios solicitados al contrato aún no aprobados
- Solicitudes de cambio aprobadas
Documentos - Documentación técnica elaborada por el vendedor e
del Proyecto informes de desempeño del trabajo

Entre los elementos suceptibles de actualización tenemos:

- Correspondencia
- Cronogramas y solictudes de pago
Activos de los - Documentación sobre el desempeño del vendedor
Procesos de la
Organización
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Pregunta tipo examen PMP
Generalmente los contratos se dividen en tres grandes categorías,
las cuales son:

a) Contratos de precio fijo, contratos de suma global y contratos

de costos reembolsables.
b) Contratos por tiempo y materiales, contratos de precio fijo y
contrato de suma global.
c) Contratos de precio fijo, contratos de costos reembolsables y
contratos por tiempo y materiales.
d) Ninguna de las anteriores.

29
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Pregunta tipo examen PMP
¿Cuál de las siguientes no se incluye como herramienta y/o técnica
de proceso Planificar las Adquisiciones?:

a) Conferencia de oferentes.
b) Juicio de expertos.
c) Tipos de contratos.
d) Análisis de hacer o comprar.

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Pregunta tipo examen PMP
¿Cuál no pertenece a una salida del proceso Efectuar las
Adquisiciones?:

a) Enunciado del trabajo de las adquisiciones.

b) Actualizaciones de los documentos del proyecto.
c) Solicitudes de cambio.
d) Vendedores seleccionados.

31 TC08
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
 Pregunta tipo examen PMP
¿Cuál es el objetivo de una auditoría de adquisición?:

a) Verificar si hay fraude en las adquisiciones del proyecto.

b) Verificar si las adquisiciones está fuera del presupuesto del
proyecto.
c) Identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos
en la preparación o administración de otros contratos de
adquisición en el proyecto.
d) Identificar las adquisiciones cerradas en el proyecto.

32
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.