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Gestion Alcance (3ra Sesion Curso PMI)
Gestion Alcance (3ra Sesion Curso PMI)
Agenda
Objetivos de la sesión
Conceptos
Conclusiones y Recomendaciones
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PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Áreas de GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMBOK® 6TA EDITION
Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Cierre
Control
Gestión de ✓Desarroll ✓Desarrollar el Plan para la ✓Dirigir y ✓Monitorear y ✓Cerrar el
Integración ar el Acta Dirección del Proyecto. gestionar el controlar el trabajo proyecto o
de Trabajo del del proyecto. fase.
Constitució proyecto. ✓Realizar el
n del ✓Gestionar el control integrado
Proyecto. conocimiento del de cambios.
Proyecto (N).
Gestión de ✓Planificar la Gestión del Alcance ✓Validar el alcance
Alcance ✓Recopilar Requisitos ✓Controlar el
✓Definir el alcance alcance
✓Crear el EDT
Gestión de ✓Planificar la Gestión del ✓Controlar el
Cronograma Cronograma cronograma
✓Definir las actividades
✓Secuenciar las actividades
✓Estimar los recursos de las
actividades. (E-C).
✓Estimar la duración de las
actividades
✓Desarrollar el cronograma
Gestión de ✓Planificar la Gestión de los ✓Controlar los
Costos Costos costos
✓Estimar los costos
✓Determinar el presupuesto
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Áreas de GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMBOK® 5TA EDITION
Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Cierre
Control
Gestión de la ✓Planificar la Gestión de ✓Gestionar la Calidad ✓Controlar la
Calidad Calidad. (C). Calidad.
Gestión de ✓Planificar la Gestión de ✓Adquirir los ✓Controlar los
Recursos Recursos (C). Recursos (C). Recursos (N).
✓Estimar los Recursos de las ✓Desarrollar el
Actividades (C). Equipo
✓Dirigir el Equipo
Gestión de ✓Planificar la Gestión de las ✓Gestionar las ✓Monitorear las
Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones
(C).
Gestión de ✓Planificar la Gestión de ✓Implementar las ✓Monitorear los
Riesgos Riesgos Respuestas a los Riesgos (C).
✓Identificar los riesgos Riesgos (N).
✓Análisis cualitativo de riesgos
✓Análisis cuantitativo de
riesgos
✓Plan de respuesta a riesgos
Gestión de ✓Planificar la Gestión de las ✓Efectuar las ✓Controlar las ✓Cerrar las
Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisicione
s (E).
Gestión de ✓Identificar ✓Planificar la Participación de ✓Gestionar la ✓Monitorear la
Interesados a los los Interesados (C). participación de los participación de los
Interesados Interesados Interesados (C).
Gestión del Alcance del Proyecto
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Objetivos de la Sesión:
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El alcance
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Requerimientos vs Requisitos
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El alcance del producto se refiere a las
Alcancey funciones
características del proyecto vs.oAlcance
del producto del
producto
servicio. Por ejemplo, queremos producir una
computadora portátil que pese menos de 500
gramos, con 1000 Tbyte de disco, 40 Tbyte de
memoria y batería con autonomía para un año.
Por su parte, el alcance del proyecto consiste
en definir todos los procesos y el trabajo
necesario para que el producto sea provisto
con todas las características y funciones
requeridas. Por ejemplo, definir todo el trabajo
y los procesos para tener esa computadora en
tiempo y forma.
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5. Gestión del Alcance del Proyecto
Incluye los procesos necesarios para garantizar
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y
sólo el trabajo requerido, para completarlo con
éxito
Alcance del Producto: Propiedades y funciones
que caracterizan a un producto, servicio o
resultado.
Alcance del Proyecto: Trabajo que se necesita
realizar para entregar un producto, servicio o
resultado con las propiedades y funciones
especificadas.
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5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance
que documenta cómo se definirá el alcance del
proyecto, validado y controlado.
La principal ventaja de este proceso es que
proporciona orientación y dirección en la forma en
que se gestiona el alcance en todo el proyecto.
El plan de gestión del alcance es un componente del
plan de gestión del proyecto o programa que
describe cómo se define el ámbito de aplicación, se
desarrolla, supervisa, controla y verifica.
Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupción del
alcance del proyecto.
Si no lo planificas, ¡no lo podrás hacer!
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5.1 Planificar la Gestión del Alcance
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5.1 Salidas
Plan de Gestión del Alcance
El plan de gestión del alcance es un documento donde se
definen los procedimientos que se llevarán a cabo para:
Preparar el enunciado o declaración del alcance
Crear y aprobar la EDT
Realizar la verificación del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcance
Plan de Gestión de Requerimientos
El plan de gestión de requisitos es un componente del plan de
gestión del proyecto que describe cómo se analizarán los
requisitos, documentados, y administrados.
¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?; ¿Cómo
será el proceso de monitoreo y control de los requisitos?,
¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?, ¿Cómo se
priorizarán los requisitos?
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5.2 Recopilar Requisitos
Proceso que consiste en definir y documentar las
necesidades de los interesados para lograr los
objetivos del proyecto.
El éxito del proyecto depende directamente del
cuidado que se tenga en obtener y gestionar los
requisitos del proyecto y del producto.
Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y
expectativas cuantificadas y documentadas del
patrocinador, del cliente y de otros interesados.
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5.2 Recopilar los Requisitos
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5.2 Entradas
Plan de Gestión de Interesados
Se utiliza para comprender las necesidades de comunicación y
el nivel de participación de los interesados, a fin de evaluar y
adaptar su participación en las actividades de los requisitos.
Registro de Interesados
El registro de interesados se utiliza para identificar a los
interesados que pueden proporcionar información sobre los
requisitos.
El registro de interesados también captura las principales
necesidades y expectativas de los principales grupos de interés
puede tener para el proyecto.
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5.2 Herramientas y Técnicas
Entrevistas
Se obtiene información de los interesados a través de un
diálogo directo
Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneas
y registrando las respuestas
Puede ayudar a identificar y definir las características y
funciones de los entregables esperados del proyecto
Grupos de Opinión
Reúnen a los interesados y expertos para conocer su
expectativas con respecto al producto o resultado
propuesto
Un moderador guía al grupo a través de un discusión
interactiva diseñada para ser más conversacional que una
entrevista individual
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5.2 Herramientas y Técnicas
Talleres Facilitados
Sesiones donde se reúne a los interesados
interfuncionales clave para definir los requisitos del
producto
Técnica primordial para definir rápidamente los requisitos
de funcionalidad compartida y conciliar las diferencias
entre los interesados
Permite desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y
mejorar las comunicaciones entre los interesados
Dependiendo de la industria se denominan:
Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint
Application Development)
Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality Function
Deployment)
Cliente: Opinión del cliente (Voice of Client VOC)
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5.2 Herramientas y Técnicas
Técnicas grupales de creatividad
Lluvia de ideas
Técnicas de grupo nominal Proceso de votación → Jerarquizar
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5.2 Herramientas y Técnicas
Técnicas grupales de toma de decisiones
Proceso de evaluación de múltiples alternativas con
relación a un resultado esperado, en forma de acuerdo
para acciones futuras
Utilizadas para clasificar y dar prioridades a los requisitos
del producto
Los métodos para llegar a una decisión:
Unanimidad
Mayoría
Pluralidad
Dictadura
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5.2 Herramientas y Técnicas
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5.2 Herramientas y Técnicas
Prototipos
Método para obtener retroalimentación rápida de los
requisitos, generando un modelo operativo del producto
esperado antes de construirlo realmente.
Permiten a los interesados experimentar con un modelo
de su producto final
Sustentan el concepto de elaboración gradual debido a
que se usan en ciclos iterativos para construir maquetas
modelos.
Estudios comparativos (benchmarking): comparar los
resultados o planes de nuestra empresa contra otras
empresas del mercado.
Diagramas de contexto: gráfico que representa los
interesados fuera del sistema y su interrelación con el
mismo.
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5.2 Salidas
Documentación de Requisitos
Describe cómo satisfacer las necesidades individuales de
la necesidad de la empresa para el proyecto.
Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y ser
progresivamente más detallada información sobre los
requisitos que se conoce. Antes de formar la línea base,
los requisitos deben ser claros (medibles y
comprobables), rastreables, completos, coherentes y
aceptables para los interesados clave.
Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
Es una red que vincula los requisitos del producto desde
su origen hasta que los productos que las satisfagan. La
aplicación de una matriz de trazabilidad requisitos
contribuye a garantizar que cada requisito agrega valor
para el negocio mediante la vinculación a los objetivos de
la empresa y del proyecto.
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Ejemplo Matriz de Trazabilidad
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Pregunta tipo examen PMP
Durante una reunión del equipo del proyecto, un miembro del
equipo sugiere una mejora para el alcance que va más allá del
alcance del acta de constitución del proyecto. El director del
proyecto señala que el equipo necesita concentrarse en finalizar
todo el trabajo y sólo el trabajo solicitado. Este es un ejemplo de:
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5.3 Definir el Alcance
Proceso que consiste en desarrollar
una descripción detallada del
proyecto y del producto.
Preparar el enunciado detallado del
alcance del proyecto es fundamental
para su éxito.
Durante el proceso de planificación,
el alcance del proyecto se define y se
analizan los riesgos, supuestos y
restricciones existentes.
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5.3 Definir el Alcance
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5.3 Herramientas y Técnicas
Análisis del
producto
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5.3 Herramientas y Técnicas
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5.3 Salidas
PROYECTO
Enunciado del Supuestos del
alcance del proyecto proyecto
Entregables
PRODUCTO del proyecto
Restricciones
Descripción del del proyecto
alcance del
producto
Criterios de Exclusiones del
aceptación proyecto
del producto
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Definir el alcance
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Pregunta tipo examen PMP
Cada vez que finaliza un entregable del proyecto, formaliza la
aceptación con el cliente y patrocinador. ¿Qué herramienta será de
MAYOR utilidad para esta aceptación de los entregables?
a) Observación.
b) Análisis de la variación.
c) Juicio de expertos.
d) Inspección.
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El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes
de la EDT, denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,
controlado y su costo puede ser estimado
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Ejemplo1 de EDT/WBS
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Ejemplo2 de EDT/WBS
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Ejemplo3 de EDT/WBS
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5.4 Crear la EDT/WBS
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5.4 Herramientas y Técnicas
Descomposición
Es la subdivisión del proyecto en componentes más
pequeños y manejables.
Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos a
nivel de Paquetes de Trabajo
El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo de la
EDT y aquí el costo y duración de las actividades puede
estimarse
El todo Las partes
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5.4 Salidas
El enunciado del alcance del proyecto, así
como su EDT y el diccionario de la EDT, una Declaración del alcance
vez aprobados constituyen la Línea Base del del proyecto
alcance del proyecto.
Diccionario de la EDT
La línea base del alcance puede cambiarse sólo a través EDT
de los procedimientos de control de cambios formales
y que se utiliza como base para la comparación.
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Línea Base del Alcance
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5.4 Salidas
Personal
Cronograma
Control del Proyecto
EDT
Presupuesto
Diagrama de red
Gestión de Riesgos
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5.4 Salidas
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5.5 Validar el Alcance
Es el proceso que formaliza la aceptación de los
entregables del proyecto que se han completado.
Incluye revisar los entregables con el cliente o
patrocinador para asegurarse que se han
completado satisfactoriamente y obtener su
aceptación formal.
Por lo general el control de calidad se lleva a cabo
antes de la verificación del alcance, sin embargo
ambos pueden ejecutarse en paralelo.
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5.5 Validar el Alcance
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5.5 Entradas
Entregables Verificados.- Son los resultados del
proyecto que se han completado y verificado su corrección
a través del proceso de Control de Calidad.
Datos de desempeño del trabajo: Grado de
cumplimiento del entregable en relación a la métricas de
calidad, cantidad y severidad de no conformidades, etc.
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5.5 Herramientas y Técnicas
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5.6 Controlar el Alcance
Proceso que monitorea el estado del alcance del
proyecto y el producto y gestiona cambios a la Línea
Base del Alcance.
Asegura que todos los cambios solicitados o las
acciones preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a través Realizar el control integrado de
cambios.
También se utiliza para gestionar los cambios reales
cuando suceden y se integra a los otros procesos de
control
Los cambios no controlados se denominan
Corrupción del Alcance
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A diferencia de validar el alcance donde se revisa
que se estén completando los entregables
¡Recordar!
satisfaciendo al cliente, el proceso de controlar el
alcance consiste en revisar que se estén
realizando los entregables definidos en el
proyecto, ni más ni menos.
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5.6 Controlar el Alcance
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5.6 Herramientas y Técnicas
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Procesos de gestión del alcance
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Pregunta tipo examen PMP
El sistema de numeración de una estructura de desglose del
trabajo permite al personal del proyecto:
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Pregunta tipo examen PMP
La estructura de desglose de trabajo puede considerarse MEJOR
como una ayuda efectiva para las comunicaciones del _________
a) Equipo
b) Director de proyecto
c) Cliente
d) Interesado
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 1: Eres el director del proyecto para la organización de un congreso internacional médico.
Vendrán expertos de diferentes disciplinas. El alcance no se limita a la organización técnica del evento
(conferencias, talleres de trabajo, expositores comerciales,...) sino también a la organización de actividades
de ocio y tiempo libre tanto para los acompañantes como para los propios asistentes y conferenciantes. Vais
a proceder a elaborar la estructura de desglose del trabajo. Para ello, analizarás la información procedente
de los siguientes procesos
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 1: Eres el director del proyecto para la organización de un congreso internacional médico.
Vendrán expertos de diferentes disciplinas. El alcance no se limita a la organización técnica del evento
(conferencias, talleres de trabajo, expositores comerciales,...) sino también a la organización de actividades
de ocio y tiempo libre tanto para los acompañantes como para los propios asistentes y conferenciantes. Vais
a proceder a elaborar la estructura de desglose del trabajo. Para ello, analizarás la información procedente
de los siguientes procesos
PREGUNTA 2: Estás reunido con el equipo de dirección de proyecto, el patrocinador y dos directores
funcionales. Vais a decidir y documentar cómo se va a definir el alcance del proyecto, cómo va a ser
controlado y cómo va a ser validado durante la ejecución del mismo. Para ello, ¿Cuál de la siguiente
información necesitaréis?
❑ El acta de constitución
❑ Los entregables aceptados.
❑ Los cambios solicitados.
❑ La EDT
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 2: Estás reunido con el equipo de dirección de proyecto, el patrocinador y dos directores
funcionales. Vais a decidir y documentar cómo se va a definir el alcance del proyecto, cómo va a ser
controlado y cómo va a ser validado durante la ejecución del mismo. Para ello, ¿Cuál de la siguiente
información necesitaréis?
✓ El acta de constitución
❑ Los entregables aceptados.
❑ Los cambios solicitados.
❑ La EDT
El acta de constitución es una entrada para el proceso de elaborar el plan de gestión del
alcance. El resto son resultados o salidas de este u otros procesos, pero en ningún caso
entradas.
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 3: El plan de gestión del alcance define cómo, quién y con quién se va a definir el alcance del
producto y proyecto y cómo y quién va a controlar y validar el alcance y evaluar y aprobar o no los cambios
propuestos en el alcance. ¿Cuál de los siguientes documentos se utiliza como base para evaluar las
solicitudes de cambio en el alcance y para que sirva de guía en el proceso de ejecución del proyecto?
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 3: El plan de gestión del alcance define cómo, quién y con quién se va a definir el alcance del
producto y proyecto y cómo y quién va a controlar y validar el alcance y evaluar y aprobar o no los cambios
propuestos en el alcance. ¿Cuál de los siguientes documentos se utiliza como base para evaluar las
solicitudes de cambio en el alcance y para que sirva de guía en el proceso de ejecución del proyecto?
Es el enunciado del alcance del proyecto el que se utiliza como línea de base para
evaluar las solicitudes de cambios y para guiar el trabajo del equipo de proyecto en su
ejecución.
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 4: Has definido y documentado las necesidades y expectativas de los interesados de tu
proyecto de plataforma de gestión del conocimiento de una gran multinacional. Has traducido con la ayuda
de tu equipo todo lo anterior a requisitos medibles que al cumplirlos permitan alcanzar los objetivos del
proyecto. Una vez terminado, el técnico de calidad te recuerda que conviene elaborar una matriz de
trazabilidad ¿Qué describe mejor el objetivo de esta matriz?
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 4: Has definido y documentado las necesidades y expectativas de los interesados de tu
proyecto de plataforma de gestión del conocimiento de una gran multinacional. Has traducido con la ayuda
de tu equipo todo lo anterior a requisitos medibles que al cumplirlos permitan alcanzar los objetivos del
proyecto. Una vez terminado, el técnico de calidad te recuerda que conviene elaborar una matriz de
trazabilidad ¿Qué describe mejor el objetivo de esta matriz?
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 5: Estás ejecutando los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el
trabajo necesario, y solamente el trabajo necesario, para completar con éxito el proyecto. En relación al
alcance del producto y el alcance del proyecto, ¿Cuál de las siguientes afirmaciones NO es correcta?
❑ el alcance del proyecto es el trabajo que hay que realizar para entregar el producto
❑ el alcance del producto son las características y funciones que definen un producto
❑ el alcance del producto incluye el alcance del proyecto pero suelen coincidir
❑ la programación, diseño y pruebas de ensayo para un programa informático forman parte
del alcance del proyecto
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Preguntas de Repaso
Gestión del Alcance del Proyecto
PREGUNTA 5: Estás ejecutando los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el
trabajo necesario, y solamente el trabajo necesario, para completar con éxito el proyecto. En relación al
alcance del producto y el alcance del proyecto, ¿Cuál de las siguientes afirmaciones NO es correcta?
❑ el alcance del proyecto es el trabajo que hay que realizar para entregar el producto
❑ el alcance del producto son las características y funciones que definen un producto
✓ el alcance del producto incluye el alcance del proyecto pero suelen coincidir
❑ la programación, diseño y pruebas de ensayo para un programa informático forman parte
del alcance del proyecto
Son elementos diferentes. El alcance del producto son las características y funciones
que definen un producto (cómo será el producto). El alcance del proyecto es el trabajo
que hay que realizar para entregar el producto como es el caso de la programación,
diseño y pruebas de ensayo para un programa informático que forman parte del
alcance del proyecto (las funcionalidades, requerimientos de uso,... serán alcance del
producto).
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