FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERÍA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA CIVIL

CURSO:

GESTIÓN DE PROYECTOS EN INGENIERÍA CIVIL

DOCENTE:

ING. MGTR. SAUL HEYSEN LAZARO DIAZ

ACTIVIDAD N°10:

TRABAJO COLABORATIVO

INTEGRANTES:

• DELGADO HUARAJARE ERICK

• GARCÍA VILLA DEYSI CINTHIA

• ROMERO MARTÍNEZ LEIVER DEIVIS

• LLAMA REVELO WILMER GIOVANI

• VILLANUEVA MORILLO ABRAHAM DAVID

 INTRODUCCIÓN

Producto de la globalización, las empresas en la actualidad se enfrentan a una fuerte

competencia de mercado, por esta razón es de vital importancia reducir costos y lograr un

desempeño eficiente y eficaz en las organizaciones.

La función de procura, compras o adquisiciones, por consiguiente, representa una gran

oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios.

La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en una estrategia para las

organizaciones y el objetivo de esta estrategia es conseguir para las empresas los mejores

proveedores que puedan abastecer los mejores productos y servicios, todo esto al mejor precio.

La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones,

dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor

de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente

pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios, así como en otras áreas de la

organización.

De lo anterior se deduce la importancia que tiene la gestión de las adquisiciones en el desarrollo

de los proyectos de la organización por lo cual presente informe tiene como finalidad presentar

de forma concisa todos los aspectos relevantes a la procura como 9na. Área del conocimiento

en la Gestión de Proyectos.
 GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DEL PROYECTO

1. CONCEPTO

La gestión de las adquisiciones del Proyecto (compras, aprovisionamiento, procuraduría, etc.)

se realiza a través de procesos de contratación. Incluye los procesos de compra o adquisición
de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.
La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados
de un proyecto.

Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas de conocimiento.
Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de un
grupo o persona.

Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos, que son
documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor.

1.1.UN CONTRATO

Representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a
proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a
proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación.

1.2.UN CONTRATO DE ADQUISICIÓN

Incluye términos y condiciones, y puede incorporar otros aspectos especificados por el

comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad
del equipo de dirección del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las
necesidades específicas del proyecto, a la vez que se respetan las políticas de la organización
en materia de adquisiciones.

La organización ejecutante del Proyecto, puede actuar como comprador, cuando desea adquirir
productos o servicios de un tercero en virtud del Proyecto, y a la vez como vendedor cuando el
proyecto es el resultado de un contrato, en ese caso:

El comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un interesado clave en el

proyecto para el vendedor.
El equipo de dirección del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos los procesos
de la dirección de proyectos, y no sólo de los de esta área de conocimiento.
 Los términos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave de muchos
de los procesos de dirección del vendedor. El contrato puede efectivamente contener
las entradas (p.ej. principales entregables, hitos clave, objetivos de costos) o limitar las
opciones del equipo del proyecto (p.ej., en proyectos de diseño, se requiere a menudo
que el comprador apruebe las decisiones relacionadas con los recursos humanos).
2. PASOS DE LA GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DEL PROYECTO
▪ Determinar qué comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo.
▪ Documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los
posibles vendedores. Obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas, según corresponda.
▪ Revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con
cada vendedor.
▪ Gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y
documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones
correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor,
gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la
relación contractual con el comprador externo del proyecto.
▪ Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de
cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto.
2.1.PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
2.2.PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Consiste en documentar las decisiones de compra para el Proyecto, especificar la forma
de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica qué necesidades del Proyecto
pueden satisfacerse mediante Adquisiciones y cuáles serán resueltas por el equipo del
Proyecto.
2.3. ENTRADAS
o Plan para la Dirección del Proyecto: La línea base del alcance, donde se describe la
necesidad, justificación, requisitos y las fronteras del Proyecto.
o Documentación de Requisitos: Donde podemos encontrar información importante
sobre los requisitos del Proyecto a considerar durante la planificación de las
Adquisiciones. Como, por ejemplo, requisitos con implicaciones legales y
contractuales.
o Registro de Riesgos: Contiene información relacionada con los riesgos, tales como los
riesgos identificados, los propietarios de dichos riesgos y las respuestas planificadas
para mitigar sus posibles efectos.
o Requisitos de Recursos de las Actividades: Información sobre necesidades específicas,
tales como personas, equipamientos y localización de los trabajos.
o Cronograma del Proyecto: Información acerca de plazos y fechas de entrega que sea
obligatorio cumplir.
o Registro de Interesados: Proporciona información sobre los interesados y/o
participantes en el Proyecto y sus intereses en el mismo.
o Activos de los procesos de la Organización: Los diferentes tipos de contratos utilizados
por la Organización influyen en las decisiones de este proceso.
3. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
✓ Análisis de Hacer o Comprar: Técnica de dirección general para determinar si
el equipo del Proyecto debe producir un producto o servicio determinado, o es
mejor que lo compre a un proveedor externo.
✓ Juicio de Expertos: Se aplica tanto a los detalles técnicos de los productos y/o
servicios a adquirir como a los diferentes aspectos del negocio de gestión de las
Adquisiciones, así como para desarrollar o modificar los criterios que se
aplicarán en la evaluación de las ofertas o propuestas de los vendedores
✓ Investigación del Mercado: Incluye el estudio de las capacidades de la industria
y de los vendedores específicos.
✓ Reuniones del Equipo de Proyecto.
3.1. SALIDAS
Plan de Gestión de las Adquisiciones:
El Plan de Gestión de las Adquisiciones describe cómo serán gestionados los procesos
de Adquisición del Proyecto.
✓ Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición (Statement Of Work
SOW): Para aquellos artículos que se van a comprar o adquirir, incluye y define
la parte del alcance del Proyecto que está incluida dentro de cada contrato.
 ✓ Documentos de la Adquisición: Se utilizan para pedir propuestas de los
potenciales vendedores. Los términos licitación, propuesta, oferta o presupuesto
generalmente varían desde cuando la decisión de selección del vendedor se basa
en el precio (presupuesto) ó en otras consideraciones adicionales (oferta).
✓ Criterios de Selección de Proveedores: Los criterios de evaluación se
desarrollan y usan para calificar o puntuar las propuestas. Pueden ser objetivos
o subjetivos.
✓ Decisión de Hacer o Comprar: Decisiones, debidamente documentadas, acerca
de qué productos o servicios serán adquiridos o desarrollados por el equipo del
Proyecto
✓ Solicitudes de Cambio
3.2.EFECTUAR LAS ADQUISICIONES
Consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar
un contrato. En este proceso, el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios
de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores.
✓ Plan de Gestión de las Adquisiciones: Describe cómo se gestionarán los
procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la
adquisición hasta el contrato.
✓ Documentos de la Adquisición: Proporcionan un registro de auditoría para
contratos y otros acuerdos.
✓ Criterios de Selección de Proveedores: Pueden incluir información sobre las
habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el
costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque con
respecto al contrato.
✓ Propuestas de los Vendedores: Preparadas como respuesta a un paquete de
documentos de adquisición, constituye el juego básico de información que será
usado en la evaluación y selección de uno ó más vendedores.
✓ Documentación del Proyecto: Se consideran muy a menudo el registro de
riesgos y los contratos relacionados con las decisiones respecto de los riesgos
✓ Declaración del Trabajo de la Adquisición: Proporcionan a los proveedores un
conjunto de objetivos, requisitos y resultados claramente definidos
4. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
• Conferencia de Ofertantes: Son reuniones con los potenciales vendedores,
previas a la preparación de una oferta o propuesta, usadas para asegurar que
todos los vendedores potenciales tengan un entendimiento claro y en común de
las Adquisiciones, son utilizadas para otorgar trato de igualdad.
• Técnicas de Evaluación de Propuestas: Podemos usar muchas técnicas
diferentes, pero todas ellas emplearán el juicio de expertos en alguna medida y
alguna forma de criterios de evaluación.
• Estimaciones Independientes: La parte compradora prepara sus propias
estimaciones de manera independiente como forma de verificar los precios
propuestos.
• Juicio de Expertos
• Publicidad: Anuncios en publicaciones de circulación general, como
periódicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de profesionales
• Negociación de las Adquisiciones: Negociación para aclarar la estructura y los
requisitos del contrato, de manera que se pueda llegar a un acuerdo mutuo antes
de firmar el contrato. La redacción del contrato final refleja todos los acuerdos
alcanzados.
4.1.SALIDAS
o Vendedores Seleccionados
o Acuerdos: Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y
puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para
establecer lo que el vendedor debe realizar o proporciona.
o Calendario de Recursos: Documentación de la cantidad de recursos
disponibles, así como las fechas en que cada recurso específico pueda estar
o no disponible.
o Solicitudes de Cambio
5. ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES
Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones
según sea necesario. Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de
adquisición con finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes
 cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos
legales se encuentren protegidos.
Los procesos de dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
▪ Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto para autorizar el trabajo del
vendedor en el momento oportuno.
▪ Informar el Desempeño para monitorear el alcance, el costo, el cronograma y el
desempeño técnico del contrato.
▪ Realizar el Control de Calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del
producto del vendedor.
▪ Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios sean
aprobados correctamente y que todas las personas que necesiten estar
informadas de dichos cambios efectivamente lo estén.
▪ Monitorear y Controlar los Riesgos para asegurar que los riesgos sean
mitigados.

6.

5.1. ENTRADAS

❖ Plan para la Dirección del Proyecto: Contiene el plan de gestión de las adquisiciones.
❖ Documentos de la Adquisición: Registros de apoyo de los procesos de administración
de las adquisiciones.
❖ Acuerdos: O contratos. Incluyen el convenio de los deberes de cada una de las partes.
❖ Solicitudes de Cambio APROBADAS: Pueden incluir modificaciones en los términos
y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo del contrato, los precios,
y la descripción de los productos, servicios o resultados que se suministrarán.
❖ Informes de Desempeño del Trabajo: Del vendedor, como por ejemplo documentación
técnica elaborada por el mismo o informes de rendimiento.

5.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

❖ Sistema de Control de Cambios del Contrato: Define el proceso por el cual el

contrato puede ser modificado y está integrado con el sistema de control integrado
de cambios.
❖ Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones: Revisión estructurada del
progreso realizado por el vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del
Proyecto, dentro del coste y del cronograma, tomando el contrato como referencia.
❖ Inspecciones y Auditorias: Pueden realizarse inspecciones y auditorias durante la
ejecución del Proyecto para identificar las debilidades en los procesos de trabajo o
en los productos entregables del vendedor.
❖ Informes de Desempeño del Proveedor: Se evalúan en función de los requisitos del
acuerdo.
❖ Sistemas de Pago: Los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas
a pagar del comprador, normalmente, después de las certificaciones satisfactorias
del trabajo por una persona autorizada del equipo de Proyecto.

5.3. SALIDAS

❖ Información de Desempeño del Trabajo: Base para la identificación de los

problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para posteriores
reclamaciones o nuevas adquisiciones.
❖ Solicitudes de Cambio.
6. CERRAR LAS ADQUISICIONES
Consiste en finalizar cada adquisición para el Proyecto. Brinda apoyo al Proceso Cerrar
el Proyecto o fase, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los
entregables son aceptables.
6.1.ENTRADAS
▪ Plan para la Dirección del Proyecto: Donde se encuentra el Plan de Gestión de
las Adquisiciones.
▪ Documentación de la Adquisición: Para cerrar el contrato, toda la
documentación de las adquisiciones es coleccionada, indexada y archivada. La
 información acerca del cronograma, alcance, calidad y rendimiento del coste
del contrato, junto con toda la referida a los cambios acordados, los registros de
pago y los resultados de inspección son catalogados.

6.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS

▪ Auditorias de la Adquisición: Una auditoria de adquisición es una revisión
estructurada del proceso de adquisición, el objetivo de una auditoria de
Adquisición es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en
la preparación o administración de otros contratos, o en otros Proyectos.
▪ Negociación de Adquisiciones: En toda relación de adquisición, el acuerdo
definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias
pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental.
6.3. SALIDAS
▪ Adquisiciones Cerradas: El comprador, generalmente a través del
administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una notificación
formal por escrito informándole que el contrato ha sido completado.
▪ Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización: Archivo del
contrato, aceptación del producto entregable o documentación sobre lecciones
aprendidas, entre otros.

7. FACTORES QUE LLEVAN A CABO EL ÉXITO DE LA GESTIÓN DE SUS

ADQUISICIONES
a. Apoyo visible desde la dirección:
Los grupos que llevan a cabo buenas prácticas tienen líderes y directores que
reconocen el valor intrínseco que existe en una adecuada gestión de
adquisiciones, y que además hacen su mejor esfuerzo por apoyar de manera
activa todos las decisiones y actividades que ésta conlleva, en todo momento y
con un mínimo de interrupciones o revisiones innecesarias. No se trata de
directivos o líderes que acepta cualquier cosa, sino que comprenden el porqué
de las decisiones tomadas y las apoyan para mantener un proceso ágil y centrado
en la adquisición de los recursos idóneos para el proyecto a desarrollarse.
B). Manejo Inteligente (comprensión) de los costos:
Muchas compañías no son capaces de gestionar sus costos y qué es lo que los
provoca. Ya sea por su tamaño, actividad o el tiempo de reacción ante los
cambios de situación, existe algo que les impide manejarlos de la manera
apropiada. Pero eso nunca debe suceder con un proyecto. Sí, existen
imponderables que pueden afectar los costos totales, pero no debe existir
incapacidad para gestionarlos. Los grupos que realizan buenas prácticas
conocen en detalle la estructura de sus costos y llevan a cabo acciones orientadas
a la reducción de estos; en tanto que aquellos que utilizan prácticas mejorables
se ciñen de manera estricta al tope de costos y no lo rebasan.
Las compañías reconocen que los proveedores aportan un valor que no está
presente en sus compañías. Un grupo de trabajo, también debe hacerlo. Cuando
estas entidades, ya sean nuestros equipos o las compañías, integran a sus
proveedores estratégicos en los pasos o tareas que requieren adquisiciones, se
crean vínculos fuertes y de mutuo beneficio
D). Cultura de mejora continua:
Puede sonar obvio pero las organizaciones que realizan buenas prácticas en la
gestión de adquisiciones no lo hacen sólo para esta área de manera aislada. Al
contrario, a todos los niveles, buscan el aprendizaje y mejora continua en sus
procesos y sus prácticas, poniendo en práctica las lecciones aprendidas durante
la gestión eficiente de sus adquisiciones.
E). Enfoque multi - función:
Para alcanzar un nivel óptimo, la gestión de adquisiciones no debe incluir
solamente al grupo de adquisiciones. Como parte de un equipo más grande,
siempre será idóneo que el grupo de adquisiciones trabaja en conjunto con otros
dentro de la organización que puedan añadir valor a través de la interacción con
proveedores, gracias sus funciones específicas en el proyecto.
F). Valoración real para el uso de tecnologías avanzadas:
Ni la tecnología más innovadora por sí sola va a hacer nada para mejorar la
gestión de adquisiciones. Muchos equipos de trabajo creen que el uso de la
tecnología en las adquisiciones es, en sí mismo, una mejor práctica. Sobra decir
que estos grupos no entienden que la tecnología no aporta valor si no forma
parte de una estrategia de adquisiciones. La tecnología sólo es una herramienta,
no una estrategia en sí misma. Cuando la tecnología no se utiliza de la manera
adecuada, puede resultar perjudicial para las operaciones de adquisiciones e
incluso llegar a afectar gravemente al todo el proyecto.
G). Inversión en gestión de adquisiciones:
Hay que hacer notar que la inversión en ciertos factores como formación,
tecnologías y comunicaciones, no conduce de forma automática al desarrollo de
mejores prácticas en la gestión de adquisiciones. Pero se debe invertir para
controlar o mejorar el control de los costos. Entre los líderes de proyecto que
tienen las mejores prácticas para llevar a cabo la gestión de adquisiciones, es
difícil encontrar uno que no muestre este interés en aras de cimentar las bases
de un proyecto exitoso.

CONCLUSIONES
El manejo de las compras de cualquier empresa es de suma importancia
ya que de ahí depende el buen funcionamiento que se le dé a todos los
factores que intervienen para la comercialización, la empresa tiene la
capacidad de proyectar muy bien las necesidades de insumos y
suministros para garantizar un excelente servicio y atención al usuario.

Cabe señalar también que el seguimiento y control es parte vital en el

proceso de compras, así como a planeación y los indicadores los cuales
hacen del área de compras un proceso más efectivo.

Asimismo, la planeación y programación de compras sirve para: evitar

demoras, optimizar costos, controlar la calidad y los inventarios.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Business Review H. Gestión de proyectos [En Línea]. Barcelona: Editorial Reverté,

2017 [consultado 17 Sep. 2022].

2. Bataller A. La gestión de proyectos [En Línea]. Barcelona: Editorial UOC, 2016

[consultado 17 Sep 2022].

3. Martínez Montes G. Organización y gestión de proyectos y obras [En Línea].

Madrid etc: McGraw-Hill España, 2007 [consultado 17 Sep 2022].