GESTION DE COMUNICACIONES

DEL PROYECTO
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Conceptos

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Capítulo X: PMBOK: Gestión de Comunicaciones

Preguntas “Tipo Examen Certificación”

Conclusiones y Recomendaciones
 Áreas de GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMBOK® 5TA EDITION
Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Cierre
Control
Gestión de la ✓Planificar la Gestión de ✓Gestionar la Calidad ✓Controlar la
Calidad Calidad. (C). Calidad.
Gestión de ✓Planificar la Gestión de ✓Adquirir los ✓Controlar los
Recursos Recursos (C). Recursos (C). Recursos (N).
✓Estimar los Recursos de las ✓Desarrollar el Equipo
Actividades (C). ✓Dirigir el Equipo
Gestión de ✓Planificar la Gestión de las ✓Gestionar las ✓Monitorear las
Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones (C).

Gestión de Riesgos ✓Planificar la Gestión de ✓Implementar las ✓Monitorear los

Riesgos Respuestas a los Riesgos (C).
✓Identificar los riesgos Riesgos (N).
✓Análisis cualitativo de riesgos
✓Análisis cuantitativo de
riesgos
✓Plan de respuesta a riesgos
Gestión de ✓Planificar la Gestión de las ✓Efectuar las ✓Controlar las ✓Cerrar las
Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones
(E).
Gestión de ✓Identificar ✓Planificar la Participación de ✓Gestionar la ✓Monitorear la
Interesados a los los Interesados (C). participación de los participación de los
Interesados Interesados Interesados (C).
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
10.1 Planificar las Comunicaciones
• Es el proceso utilizado para determinar las necesidades de información
de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las
comunicaciones.
• Responde a las necesidades de información y comunicación de los
interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la
necesitará, cómo le será proporcionada y por quién.

Identificar las necesidades de información de

los interesados y determinar una forma
adecuada de satisfacer dichas necesidades
constituyen factores importantes para el éxito
del proyecto

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Plan de Comunicaciones
10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
• 10.1 Entradas
– Factores Ambientales de la Empresa
• La estructura de la organización tendrá un efecto considerable
sobre los requisitos de las comunicaciones, por ello es preciso
adaptar las comunicaciones al entorno del proyecto.
– Activos de los Procesos de la Organización
• Información histórica y lecciones aprendidas proporcionan
conocimiento respecto a decisiones tomadas en las
comunicaciones y resultados de dichas decisiones.

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• 10.1 Herramientas y Técnicas

9
• 10.1 Herramientas y Técnicas

10
Métodos de Comunicación
• 10.1 Salidas

12
10.2 Gestionar las
Comunicaciones
• Permite crear, recopilar, distribuir,
almacenar, recuperar y realizar la
disposición final de la información del
proyecto de acuerdo al plan de gestión
de las comunicaciones.
• El beneficio clave es que permite un
flujo de comunicación eficaz y eficiente
entre los interesados del proyecto.
13
Gestionar las Comunicaciones del Proyecto
• 10.2 Entradas
– Informes de Desempeño del Trabajo
• Informes de rendimiento en el trabajo son un conjunto de
resultados y el estado del proyecto, información que puede
utilizarse para facilitar la discusión y para crear
comunicaciones.
• Para optimizar este proceso, es importante que los informes
sean integrales, precisos y disponibles en el momento
oportuno.

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• 10.2 Herramientas y Técnicas
– Sistema de Gestión de la Información
• La información del proyecto se gestiona y distribuye utilizando
una variedad de herramientas, incluyendo:
– Copia impresa de gestión de documentos: cartas, memorandos,
informes y comunicados de prensa
– Gestión de comunicaciones electrónicas: e-mail, fax, correo de
voz, teléfono, vídeo y conferencia web, sitios web y publicación
web
– Las herramientas de gestión de proyectos electrónicos: interfaces
web para la programación y el software de gestión de proyectos,
reunión y el software de oficina virtual de apoyo, portales y
herramientas colaborativas de gestión del trabajo.

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• 10.2 Herramientas y Técnicas
– Informes de Desempeño
• Recolección y distribución de información sobre el desempeño,
incluyendo los informes de estado, mediciones de progreso, y
las previsiones.
• La presentación de informes de rendimiento consiste en la
gestión y análisis periódico de línea de base frente a datos
reales para entender y comunicar los avances y resultados de
los proyectos, así como para predecir los resultados del
proyecto

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• 10.2 Salidas
– Comunicaciones del proyecto
• Las comunicaciones del proyecto pueden incluir:
– Informes de rendimiento, estado de los entregables, progreso
horario y el costo incurrido.
– Comunicaciones del proyecto pueden variar significativamente y
están influenciados por factores tales como,
– Urgencia y el impacto del mensaje, método de la entrega, y el
nivel de confidencialidad.

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• 10.2 Salidas
– Actualizaciones al Plan de Dirección del Proyecto
• El plan de gestión del proyecto proporciona información sobre
las líneas de base del proyecto, la gestión de las
comunicaciones y gestión de los interesados​​. Cada una de
estas áreas pueden requerir actualizaciones basadas en el
desempeño actual de la proyecto en relación con la línea base
de medición del desempeño (PMB).

• La línea base de medición del desempeño general integra

alcance, cronograma y costo parámetros de un proyecto, pero
también pueden incluir parámetros técnicos y de calidad.

19
• 10.2 Salidas
– Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
• Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se
incluyen, pero no se limitan a:
– Registro de Emisión,
– Cronograma del proyecto y las necesidades de financiación del
proyecto.

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• 10.2 Salidas
– Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización
• Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación
incluye las causas de los problemas, el razonamiento detrás de
la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones
aprendidas sobre la gestión de las comunicaciones.
• Las lecciones aprendidas deben ser documentados y
distribuidos de manera que se convierte en parte de la base de
datos históricos tanto para el proyecto y la organización
ejecutante.

21
10.3 Monitorear las Comunicaciones
• Es el proceso de seguimiento y control de las comunicaciones a
lo largo de toda la ciclo de vida del proyecto para asegurar que
las necesidades de información de los interesados ​en el
proyecto se cumplan.
• La principal ventaja de este proceso es que asegura un flujo de
información óptimo entre todos los participantes en la
comunicación, en cualquier momento en el tiempo.
• Elementos de comunicación específicos, como temas o
indicadores clave de rendimiento (por ejemplo, programación
real vs planificada, costo y calidad), pueden desencadenar una
revisión inmediata.
• El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del
proyecto deben ser cuidadosamente evaluados y controlados
para asegurar que los mensaje sean entregados al público
adecuado en el momento adecuado.
22
10.3 Monitorear las Comunicaciones
• 10.3 Entradas
– Registro de Incidentes
• se utiliza para documentar y monitorear la resolución de
problemas / conflictos. Puede ser utilizado para facilitar la
comunicación y garantizar un entendimiento común de las
discrepancias.
• Brinda ayuda para asignar responsabilidad para resolver los
problemas específicos de una fecha límite.
• Esta información es importante para el proceso de control de
las comunicaciones, ya que proporciona un registro de lo que
ya ha sucedido en el proyecto y una plataforma para
comunicaciones a futuro que deberá ser entregadas.

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• 10.3 Entradas
– Datos del Desempeño del Trabajo
• Organiza y resume la información recopilada, y presenta los
resultados de un análisis comparativo con la línea base de
medición del desempeño.

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• 10.3 Herramientas y Técnicas
– Sistema de Gestión de la Información
• Un sistema de gestión de la información proporciona un
conjunto de herramientas estándar para el director del
proyecto para capturar, almacenar, y distribuir información a
los interesados ​acerca de los costos del proyecto, el progreso y
el rendimiento.
• Ejemplos: formatos de distribución pueden incluir informes
tablas, hoja de cálculo análisis y presentaciones; gráficos
pueden ser utilizados para crear representaciones visuales de
los resultados del proyecto.

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• 10.3 Salidas
– Información sobre el desempeño del trabajo
• Información sobre el desempeño de trabajo organiza y resume
los datos de rendimiento.
• Estos datos de rendimiento normalmente proporciona el
estado y el progreso de información sobre el proyecto al nivel
de detalle requerido por los distintos grupos de interés. Esta
información se comunicará a las partes interesadas de
proyecto.

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• 10.3 Salidas
– Solicitudes de Cambio
• Las estimaciones de costos nuevos o revisados​​, secuencias de
actividades, fechas programadas, necesidades de recursos, y el
análisis de alternativas de respuesta a los riesgos:
– Las adaptaciones del plan de gestión de proyectos y documentos
– Las recomendaciones de acciones correctivas que pueden traer
los resultados esperados del proyecto a futuro
– Las recomendaciones de acciones preventivas que pueden
reducir la probabilidad de incurrir en el futuro negativo
desempeño del proyecto

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Lecciones aprendidas

• No deberíamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones

en forma eficiente es ser proactivo.

• Número de canales = (n x (n-1)) / 2 [Donde n es el número de interesados ]

• Un buen plan de comunicaciones incluye quién se comunicará con quién y quién

recibirá qué tipo de información.

• La EDT es una buena herramienta de comunicación.

• El DP debe asegurar que las personas correctas reciban la información apropiada en

tiempo y forma.

• El DP debe asegurar que el mensaje correcto llegue a tiempo a la audiencia correcta.

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Preguntas ?
En el gráfico a continuación se resumen las principales entradas, salidas e
interrelaciones de los procesos de gestión de las comunicaciones.

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Conceptos

• Pregunta tipo examen PMP

Estás trabajando como director del proyecto "Frambuesas disecadas" y
tienes cinco personas a tu cargo. Por pedido expreso del patrocinador te
agregan tres nuevas personas a tu equipo de trabajo. ¿Cuántos canales
de comunicación se han incorporado?

a) 3
b) 36
c) 18
d) 21

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• Pregunta tipo examen PMP
Cuál de las siguientes alternativas no se incluye en las habilidades de
comunicación:

a) Escuchar de manera activa y eficaz.

b) Resolver conflictos para prevenir impactos positivos.
c) Identificar y gestionar expectativas.
d) Investigar para identificar o confirmar información.

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• Pregunta tipo examen PMP
El director del Proyecto XYZ está informando a los interesados, internos y
externos, sobre el desempeño del proyecto. En el informe se presenta el
estado actual en relación a las siguientes variables de la restricción triple:
alcance, tiempo y costo. Este es un informe de:

a) Estado
b) Series de tiempo
c) Valor ganado
d) Progreso

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• Pregunta tipo examen PMP
Estamos realizando un estudio de mercado para un proyecto de
lanzamiento de un nuevo alimento. ¿Cuáles de las herramientas de
comunicación permite mantener el anonimato de los participantes?

a) Técnica Delphi
b) Tormenta de ideas
c) Distancias
d) Escucha activa

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 1: Se ha realizado la mitad de un proyecto de telecomunicaciones grande con duración de un

año cuando tú tomas el lugar del director del proyecto anterior. El proyecto implica tres diferentes
proveedores y un equipo del proyecto de 30 personas. Te gustaría ver los requisitos de comunicaciones del
proyecto un equipo del proyecto y que tecnología se está utilizando para ayudar en las comunicaciones del
proyecto. ¿Dónde vas a encontrar esta información?

❑ En el plan para la dirección del proyecto

❑ En el plan para la distribución de información.
❑ En el diagrama de barras.
❑ En el plan de gestión de las comunicaciones.

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 1: Se ha realizado la mitad de un proyecto de telecomunicaciones grande con duración de un

año cuando tú tomas el lugar del director del proyecto anterior. El proyecto implica tres diferentes
proveedores y un equipo del proyecto de 30 personas. Te gustaría ver los requisitos de comunicaciones del
proyecto un equipo del proyecto y que tecnología se está utilizando para ayudar en las comunicaciones del
proyecto. ¿Dónde vas a encontrar esta información?

❑ En el plan para la dirección del proyecto

❑ En el plan para la distribución de información.
❑ En el diagrama de barras.
✓ En el plan de gestión de las comunicaciones.

Rpta: Esta información se encuentra en el plan de gestión de las comunicaciones.

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 2: Como dirección de proyectos, tenías tres interesados con los que necesitabas comunicarte.
Por lo tanto, tenías seis canales de comunicación. Se ha agregado un nuevo interesado con el que también
necesitabas comunicarte. ¿Cuántos canales de comunicación tienes ahora?

❑ 7
❑ 10
❑ 12
❑ 16

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 2: Como dirección de proyectos, tenías tres interesados con los que necesitabas comunicarte.
Por lo tanto, tenías seis canales de comunicación. Se ha agregado un nuevo interesado con el que también
necesitabas comunicarte. ¿Cuántos canales de comunicación tienes ahora?

❑ 7
✓ 10
❑ 12
❑ 16

Rpta: ¿Te diste cuenta que el director de proyectos es parte de los canales de
comunicación?
Por consiguiente, en realidad hay cuatro interesados para comenzar y seis canales de
comunicación. Lo que se pregunta es cuantos canales de comunicación totales tienes con
un equipo de cinco personas.
La fórmula es [N x (N-1)]/2 ó (5x4)/2=10.
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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 3: Dos personas estas discutiendo sobre lo que se necesita hacer para completar un paquete
de trabajo. Además de las palabras que se están diciendo, si el director del proyecto desea saber qué
ocurre, debe prestar MÁS atención a:

❑ Lo que se está diciendo y cuándo.

❑ Lo que se está diciendo, quien lo está diciendo y la hora del día.
❑ Los gestos físicos y el momento del cronograma en el que ocurre esta discusión
❑ El timbre y tono de las voces y los gestos físicos.

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 3: Dos personas estas discutiendo sobre lo que se necesita hacer para completar un paquete
de trabajo. Además de las palabras que se están diciendo, si el director del proyecto desea saber qué
ocurre, debe prestar MÁS atención a:

❑ Lo que se está diciendo y cuándo.

❑ Lo que se está diciendo, quien lo está diciendo y la hora del día.
❑ Los gestos físicos y el momento del cronograma en el que ocurre esta discusión
✓ El timbre y tono de las voces y los gestos físicos.

Rpta: Recuerda que la comunicación no verbal representa una parte importante de toda
comunicación. La opción que incluye la comunicación paralingüística (timbre y tono), así
como los gestos físicos, es la mejor opción.

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 4: La reunión de estado del proyecto no está yendo Bien. Muchos de los presentes están
hablando al mismo tiempo, hay personas que no están participando y se están discutiendo muchos temas al
azar.

¿A cuál de las siguientes reglas para reuniones efectivas NO se están apegando?

❑ Demostrar cortesía y consideración hacia los demás, y controlar quien tiene el derecho de
hablar.
❑ Calendarizar reuniones con atención.
❑ Tener un propósito para la reunión con la asistencia de las personas adecuadas.
❑ Crear y publicar una agenda y una serie de reglas para controlar la reunión.

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 4: La reunión de estado del proyecto no está yendo Bien. Muchos de los presentes están
hablando al mismo tiempo, hay personas que no están participando y se están discutiendo muchos temas al
azar.

¿A cuál de las siguientes reglas para reuniones efectivas NO se están apegando?

❑ Demostrar cortesía y consideración hacia los demás, y controlar quien tiene el derecho de
hablar.
❑ Calendarizar reuniones con atención.
❑ Tener un propósito para la reunión con la asistencia de las personas adecuadas.
✓ Crear y publicar una agenda y una serie de reglas para controlar la reunión.

Rpta: La cortesía y la consideración no es una “regla” para lograr reuniones efectivas.

Puesto que no hay indicio de que la reunión no fue programada con anticipación o que no
existe un propósito, no pueden ser las mejores respuestas. “Discutir al azar” al azar implica
que no hay una agenda para la reunión. Si de antemano se emite una agenda de la
reunión, las personas seguirán el esquema y no necesitarán discusiones al azar.
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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 5: Si la directora de proyectos desea informar sobre los resultados reales del proyecto en
comparación con los resultados planificados, este debe utilizar un:

❑ Informe de tendencia.
❑ Informe de proyección.
❑ Informe de estado.
❑ Informe de variación.

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Preguntas de Repaso
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

PREGUNTA 5: Si la directora de proyectos desea informar sobre los resultados reales del proyecto en
comparación con los resultados planificados, este debe utilizar un:

❑ Informe de tendencia.
❑ Informe de proyección.
❑ Informe de estado.
✓ Informe de variación.

Rpta: Esta situación describe la necesidad de “comparar”. Un informe de tendencia

muestra el desempeño a lo largo del tiempo. Un informe de proyección mira solo el futuro.
Un informe de estado es generalmente estático (relacionado a un momento en el tiempo).
La única opción que compara los resultados del proyecto es un análisis de variación.

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