Plan para el éxito: el plan de gestión de adquisiciones

Aprenda a planificar adquisiciones para optimizar el éxito de su proyecto.

¿Hace o compra? Esta es solo una de las muchas preguntas clave que un gerente de proyecto debe
responder al planificar adquisiciones para un proyecto. Y ahí es donde entra en juego el plan de
gestión de adquisiciones.

La Guía del PMBOK® - Sexta edición define el plan de gestión de adquisiciones como "un
componente del plan de gestión del proyecto o programa que describe cómo un equipo del
proyecto adquirirá bienes y servicios de fuera de la organización ejecutora". Antes de que se
puedan poner en marcha las relaciones con los proveedores, el director del proyecto debe revisar
y aprobar el plan de adquisiciones del proyecto, que describe el proceso de adquisiciones de un
proyecto e incluye, por ejemplo:

Tomar o comprar decisiones: qué artículos se obtendrán y cuáles se producirán "en casa".

Proceso de elección de proveedores: criterios de evaluación, scoring, exigencias legales

Posibles proveedores

Plazos de tiempo

Métodos de seguimiento de proveedores: tipo de informes, etc.

Tipos de contratos que se utilizarán en el proyecto

Lista de hitos, que los proveedores deben entregar

Dice Hagit Landman, MBA, PMI-SP, PMP; H. Landman Consulting, “Es fundamental que el gerente
de producto incluya este plan en el plan de gestión del proyecto, ya que ayuda a tomar decisiones
acertadas de hacer o comprar. El gerente de producto no tiene que inventar procedimientos y
pautas para el proceso de adquisiciones; todo está en el plan. De esta manera, el gerente de
producto conoce de antemano la forma en que se administrarán las adquisiciones, qué tipo de
contratos necesita y más ”.

Por ejemplo, cuando se trata de los criterios de evaluación para proveedores, es más fácil elegir
objetivamente al mejor proveedor en función de criterios predefinidos.

El plan de gestión de adquisiciones proporciona orientación para:

Tipo de contratos a utilizar, por ejemplo, costo fijo, tiempo y material, etc.

Criterios de evaluación de proveedores, por ejemplo, tablas, scoring, legal, etc.

Demandas de control de calidad del proveedor

Procedimientos de informes de proveedores

Procedimientos de seguimiento y control de adquisiciones

Problemas de formación
Infraestructura necesaria para instalar los productos de los proveedores

Términos y condiciones para proveedores

Algunos de los elementos críticos que un gerente de proyecto debe incluir en el plan de gestión de
adquisiciones para maximizar su valor incluyen:

Tipos de contratos que se utilizarán en el proyecto; referencia a esqueletos de contratos

Criterios de evaluación del proveedor necesarios en el proyecto

Listas de vendedores aprobados (si existen tales listas)

Información requerida sobre gestión y seguimiento de proveedores

Exigencias legales para adquisiciones en el proyecto, por ejemplo, solo proveedores que tengan
certificaciones ISO 9001

El control de calidad exige, por ejemplo, proveedores aprobados por el departamento de control
de calidad de la empresa.

Al determinar si se debe realizar una licitación internacional, nacional o local, un gerente de

proyecto basa la decisión en varios elementos. Como dice la Sra. Landman, “¿Cuál es el producto?
Si es, por ejemplo, una viga para un puente, se comprará a un proveedor local, tal vez incluso en el
sitio, ya que el costo de transferir una viga y la operación a su alrededor es muy difícil. Sin
embargo, si se trata de un paquete de desarrollo de software, la decisión se basa menos en la
ubicación; depende de la experiencia del desarrollador, del costo y de la experiencia previa con el
proveedor ”.

Otros factores que pueden afectar una decisión de compra incluyen la calidad, el tiempo de
entrega y el tipo de control sobre el proveedor. Por ejemplo, considere un producto que se
produce tanto localmente como en el extranjero. Puede ser más barato comprar el producto en el
extranjero, pero si tiene que ser supervisado de cerca, quizás sea más rentable producirlo
localmente.

La evaluación de todos estos factores de manera integral y la referencia a un plan de gestión de

adquisiciones sólido le ofrece al gerente de proyecto un camino claro hacia el éxito del proyecto.
Plan for Success: The Procurement Management Plan

Learn how to plan procurements to optimize your project’s success.

Make or buy? This is just one of the many key questions a project manager must answer when
planning procurements for a project. And that’s where the procurement management plan comes
in.

The PMBOK® Guide – Sixth Edition defines the procurement management plan as “a component of
the project or program management plan that describes how a project team will acquire goods
and services from outside of the performing organization.” Before any supplier relationships can
get underway, the project manager must review and approve the project procurement plan, which
describes the procurement process for a project and includes, for example:

Make or buy decisions: which items will be sourced out and which will be produced "in house"

Process of choosing suppliers: evaluation criteria, scoring, legal demands

Possible suppliers

Timeframes

Methods of supplier monitoring: type of reports, etc.

Types of contracts to be used in the project

Milestone list, which the suppliers are required to deliver

Says Hagit Landman, MBA, PMI-SP, PMP; H. Landman Consulting, “It is critical for the product
manager to include this plan in the project management plan, as it helps to make sound make-or-
buy decisions. The product manager does not have to invent procedures and guidelines for the
procurement process—it is all there in the plan. In this way, the product manager knows in
advance the way that procurement is going to be managed, what type of contracts they need and
more.”

For example, when it comes to the evaluation criteria for suppliers, it is easier to objectively
choose the best supplier based on predefined criteria.

The procurement management plan provides guidance for:

Type of contracts to be used, for example, fixed cost, time and material, etc.

Supplier evaluation criteria, for example, tables, scoring, legal, etc.

Supplier QA demands

Supplier reporting procedures

Procurement monitor and control procedures

Training issues

Infrastructure required to install suppliers’ products

Terms and conditions for suppliers

Some of the critical elements a project manager should include in the procurement management
plan to maximize its value include:

Types of contracts to be used in the project; reference to skeletons of contracts

Supplier's evaluation criteria needed in the project

Approved seller lists (if there are such lists)

Required information on managing and monitoring the suppliers

Legal demands for procurement in the project, for example, only suppliers who have ISO 9001
certifications

QA demands, for example, suppliers who are approved by the company's QA department

When determining whether international, national or local bidding should be done, a project
manager bases the decision on several items. As Ms. Landman offers, “What is the product? If it is,
for example, a beam for a bridge, it will be purchased from a local supplier—maybe even onsite—
as the cost of transferring a beam and the operation around it is very difficult. However, if it is a
software development package, the decision is less location-based; it depends on the experience
of the developer, on the cost and on previous experience with the supplier.”

Other factors that can affect a purchasing decision include quality, time to deliver and the type of
control over the supplier. For example, consider a product that is produced both locally and
overseas. It may be cheaper to buy the product abroad, but if it has to be supervised closely, then
maybe it will be more cost effective to produce it locally.

Evaluating all of these factors in a holistic manner, and referring to a sound procurement
management plan, offers a project manager a clear path towards project success.

Developed by PMI for PMIstandards+ with contributions from Hagit Landman, MBA, PMI-SP, PMP
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