GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

LIBRO: GUIA PARA LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS

DOCENTE: DR. RONALD RAUL ARCE COAQUIRA

Integrantes:
 Rudy Eflyn Augusto Salas Soto
 Katherine Uruchi Apaza
 Rosmery Lázaro Ayala
 La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar
o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del
proyecto.
Descripción General de la Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto

 Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto involucran acuerdos, incluidos
los contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un
vendedor.
 Un contrato de adquisición incluye términos y condiciones y puede incorporar otros
aspectos especificados por el comprador respecto a lo que el vendedor debe realizar o
proporcionar.
 Un proyecto complejo puede implicar la gestión simultánea o secuencial de múltiples
contratos o subcontratos.
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
12.1.1 Planificar la Gestión de las
Adquisiciones: Entradas

12.1.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto

 Enunciado del alcance del proyecto

 EDT/WBS
 Diccionario de la EDT/WBS
12.1.1.2 Documentación de Requisitos (Descrita en la Sección 5.2.3.1.)
12.1.1.3 Registro de Riesgos (Descritos en la Sección 11.2.3.1.)
12.1.1.4 Recursos Requeridos para las Actividades (Descritos en la Sección 6.4.3.1.)
12.1.1.5 Cronograma del Proyecto (Descrito en la Sección 6.6.3.2.)
12.1.1.6 Estimación de Costos de las Actividades (Descrita en la Sección 7.2.3.1.)
12.1.1.7 Registro de Interesados (Descrito en la Sección 13.1.3.1.)
12.1.1.8 Factores Ambientales de la Empresa (Descritos en la Sección 2.1.5.)
12.1.1.9 Activos de los Procesos de la Organización (Descritos en la Sección 2.1.4.)

 Contratos de precio fijo

 Contratos de Precio Fijo Cerrado (FFP)
 Contratos de Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF).
 Contratos de Precio Fijo con Ajuste Económico de Precio (FP-EPA).
 Contratos de costos reembolsables.
 Contrato de Costo Más Honorarios Fijos (CPFF).
 Contrato de Costo Más Honorarios con Incentivos (CPIF).
 Contrato de Costo Más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF).
 Contrato por Tiempo y Materiales (T&M).
12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
12.1.2.1 Análisis de Hacer o Comprar: Es una técnica general de gestión utilizada para determinar
si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe
ser adquirido de fuentes externas
12.1.2.2 Juicio de Expertos: se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se
aplicarán en la evaluación de las propuestas de los vendedores.
12.1.2.3 Investigación de Mercado: incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los
vendedores
específicos.
12.1.2.4 Reuniones: La investigación por sí sola puede no proporcionar la información específica
para formular una estrategia de adquisición sin recurrir a reuniones de intercambio de información
con oferentes potenciales.
12.1.3 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Salidas
12.1.3.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones

 Los tipos de contratos a utilizar

 Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos
 Determinar si se utilizarán estimaciones independientes
 Acciones que el equipo de dirección del proyecto puede implementar de forma unilateral
 Documentos de las adquisiciones estandarizados
 Gestión de múltiples proveedores
 Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto
12.1.3.2 Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones
El enunciado del trabajo (SOW) para cada adquisición se elabora a partir de la línea base del alcance y
sólo define la parte del alcance del proyecto que se incluirá dentro del contrato en cuestión. El SOW
relativo a adquisiciones describe el artículo que se planea adquirir con suficiente detalle como para
permitir que los posibles vendedores determinen si están en condiciones de proporcionar los
productos, servicios o resultados requeridos.
12.1.3.3 Documentos de las Adquisiciones
Se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Términos como licitación, oferta o
cotización generalmente se utilizan cuando la decisión de selección del vendedor se basa en el precio
(como cuando se compran artículos comerciales o de tipo estándar), mientras que el término propuesta
generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad técnica o el
enfoque técnico, son primordiales.
Los tipos de documentos de las adquisiciones pueden incluir:
 solicitud de información (RFI)
 invitación a licitación (IFB)
 solicitud de propuesta (RFP)
 solicitud de cotización (RFQ)
 aviso de oferta
 invitación a la negociación
 respuesta inicial del vendedor
12.1.3.4 Criterios de Selección de Proveedores
Los criterios de selección pueden limitarse al precio de compra si el artículo que se va a adquirir está
fácilmente disponible a través de varios vendedores aceptables.
Entre los posibles criterios:
Comprensión de la necesidad.
Costo total o del ciclo de vida.
Capacidad técnica.
Riesgo.
Enfoque de gestión.
Enfoque técnico.
Garantía.
Capacidad financiera.
Capacidad de producción e interés.
12.1.3.5 Decisiones de Hacer o Comprar
Una decisión de compra conduce a un proceso similar de alcanzar un acuerdo con un proveedor del
producto
o servicios
12.1.3.6 Solicitudes de Cambio
Se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios
12.1.3.7 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• La documentación de requisitos,
• La matriz de trazabilidad de requisitos, y
• El registro de riesgos.
 12.2 Efectuar las Adquisiciones
Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores,
seleccionarlos y adjudicarles un contrato.

El beneficio clave de este proceso es que permite alinear las expectativas de los interesados internos y externos
a través de acuerdos establecidos.

A lo largo del proceso Efectuar las Adquisiciones, el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de
selección definidos previamente para seleccionar uno o más vendedores.
 Efectuar las Adquisiciones: Entradas

Plan de Gestión de las Adquisiciones

• El plan de gestión de las adquisiciones describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de la
documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.

Documentos de las Adquisiciones

• Los documentos de las adquisiciones proporcionan un registro de auditoría para contratos y otros acuerdos.

Criterios de Selección de Proveedores

• Los criterios de selección de proveedores pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus
capacidades, las fechas de entrega, el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque con respecto al
contrato.

Propuestas de los Vendedores

• Las propuestas de los vendedores, preparadas en respuesta a un paquete de documentos de las adquisiciones, conforman la
información básica que será utilizada por un organismo de evaluación a fin de seleccionar uno o más adjudicatarios (vendedores).

Documentos del Proyecto

• Entre los documentos del proyecto que a menudo se tienen en cuenta, se incluyen las decisiones contractuales, que se recogen en
el registro de riesgos.
Decisiones de Hacer o Comprar
• Los factores que influyen en las decisiones de hacer o comprar pueden incluir:
• Las capacidades clave de la organización,
• El valor proporcionado por los proveedores que satisfacen la necesidad,
• Los riesgos asociados al cumplimiento de la necesidad de manera rentable, y
• La capacidad comparada internamente con respecto a la comunidad de proveedores.

Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones

• Los enunciados del trabajo pueden incluir, entre otros:
• Especificaciones,
• Cantidad deseada,
• Niveles de calidad,
• Datos de desempeño,
• El período de ejecución,
• Lugar de trabajo, y
• Otros requisitos.

Activos de los Procesos de la Organización

• Los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Efectuar las Adquisiciones incluyen, entre
otros:
Listados de vendedores posibles y previamente calificados,
Información relativa a experiencias pasadas relevantes con los vendedores, tanto positivas como
negativas, y
Acuerdos previos.
 Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
Conferencias de Oferentes
Se utilizan para asegurar que todos los posibles vendedores
comprendan de manera clara y uniforme los requisitos de la
adquisición, y que ningún licitador reciba trato preferente.
Técnicas de Evaluación de Propuestas
Para adquisiciones complejas, con criterios de ponderación
definidos previamente, se definirá un proceso formal de
revisión de la evaluación. El comité de evaluación realizará
su selección, que deberá ser aprobada por la dirección.
Estimaciones Independientes
La organización compradora puede elegir entre preparar su
propia estimación independiente o contratar los servicios
de un perito profesional externo para realizar una estimación
de costos, que servirá como base de comparación de las
respuestas propuestas.
Juicio de Expertos
El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores. Esto puede incluir conocimientos especializados en disciplinas
funcionales tales como la contratación, servicios legales, servicios financieros,
contabilidad, ingeniería, diseño, investigación, desarrollo, ventas y fabricación.
Publicidad
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo se pueden ampliar
mediante la colocación de anuncios en publicaciones de amplia difusión, tales
como periódicos selectos o publicaciones profesionales especializadas.
Técnicas Analíticas
Para asegurar que la necesidad pueda ser satisfecha, las técnicas analíticas
pueden ayudar a las organizaciones a identificar la preparación de un
proveedor para proporcionar el estado final deseado, a determinar el costo
esperado para la elaboración del presupuesto y a evitar sobrecostos debidos a
cambios.
 Efectuar las Adquisiciones: Salidas

Vendedores Seleccionados
• Los vendedores seleccionados son aquellos para los que, en función del resultado de la evaluación de la propuesta u oferta, se ha
establecido que se encuentran en un rango competitivo, y quienes han negociado un contrato preliminar que se convertirá en el
contrato real cuando se formalice la adjudicación. La aprobación final de todas las adquisiciones complejas, de alto valor y alto
riesgo, requiere por lo general la aprobación de los directivos de la organización antes de la adjudicación.

Acuerdos
• Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para
establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto el asegurar
que todos los acuerdos satisfagan las necesidades específicas del proyecto y que a la vez respeten las políticas de la organización
en materia de adquisiciones. Según el área de aplicación, los acuerdos también pueden denominarse convenios, contratos,
subcontratos u órdenes de compra.

Calendarios de Recursos
• Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados, así como las fechas en las que cada recurso
específico o grupo de recursos puede estar activo o inactivo.
Solicitudes de Cambio
• Las solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes son
procesadas para su análisis y resolución mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• La línea base de costos,
• La línea base del alcance,
• La línea base del cronograma,
• El plan de gestión de las comunicaciones, y
• El plan de gestión de las adquisiciones.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

• Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• La documentación de requisitos,
• La documentación relativa a la trazabilidad de requisitos,
• El registro de riesgos, y
• El registro de interesados.
 12.3 Controlar las Adquisiciones

Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la

ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda. El
beneficio clave de este proceso es que garantiza que el desempeño tanto del vendedor como del
comprador satisface los requisitos de adquisición de conformidad con los términos del acuerdo legal.
 Controlar las Adquisiciones: Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto Descrito en la Sección
• El plan para la dirección del proyecto describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de la
documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.

Documentos de las Adquisiciones

• Los documentos de las adquisiciones contienen registros completos de apoyo para administrar los procesos de adquisición; esto
incluye adjudicaciones de los contratos de adquisición y el enunciado del trabajo.

Acuerdos
• Los acuerdos son convenios entre partes, que incluyen el convenio de los deberes de cada una de las partes.

Solicitudes de Cambio Aprobadas

• Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado
del trabajo relativo a adquisiciones, los precios y la descripción de los productos, servicios o resultados a suministrar.

Informes de Desempeño del Trabajo

• La documentación relacionada con el desempeño del vendedor incluye:
Documentación técnica. La documentación técnica elaborada por el vendedor y demás información sobre los entregables es
suministrada de conformidad con los términos del contrato.
Información de desempeño del trabajo. Los informes de desempeño del vendedor indican qué entregables han sido completados y
cuáles no.

Datos de Desempeño del Trabajo

• Los datos de desempeño del trabajo incluyen (1) el grado de cumplimiento de los estándares de calidad, (2) los costos
incurridos o comprometidos y (3) la identificación de las facturas del vendedor que han sido pagadas.
 Controlar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
Sistema de Control de Cambios del Contrato
• Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la adquisición puede ser modificada. Incluye los formularios, los sistemas de rastreo, los procedimientos de
resolución de disputas y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios. El sistema de control de cambios del contrato está integrado con el sistema de control
integrado de cambios.

Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones

• La revisión del desempeño de las adquisiciones es una revisión estructurada del avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y en el
plazo acordado, tomando el contrato como referencia. Puede incluir una revisión de la documentación elaborada por el vendedor y las inspecciones por parte del comprador, así como
auditorías de calidad realizadas durante la ejecución del trabajo por parte del vendedor.

Inspecciones y Auditorías
• Las inspecciones y auditorías solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor, tal y como se especifica en el contrato de adquisición, se pueden realizar durante la ejecución
del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables del vendedor. Si el contrato lo autoriza, algunos equipos de inspección y auditoría pueden incorporar personal
de adquisición del comprador.

Informes de Desempeño
• Los datos e informes de desempeño del trabajo suministrados por los vendedores se evalúan en función de los requisitos del acuerdo. La información de desempeño del trabajo
resultante de dicha evaluación se comunica luego según corresponda. Los informes de desempeño proporcionan a la dirección información sobre la eficacia del vendedor en el logro de
los objetivos contractuales.

Sistemas de Pago
• Por lo general, los pagos al vendedor se procesan a través del sistema de cuentas a pagar del comprador, tras la certificación por una persona autorizada del equipo del proyecto de que
el trabajo es satisfactorio. Todos los pagos deben ser efectuados y documentados en estricta observancia de los términos del contrato.

Administración de Reclamaciones
• Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos cambios solicitados en que comprador y vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la
compensación por el cambio, o incluso sobre si un cambio ha tenido lugar. Estos cambios impugnados se denominan también reclamaciones, conflictos o apelaciones. de resolución
alternativa de conflictos (ADR) establecidos en el contrato. El método preferido para la resolución de todas las reclamaciones y conflictos es la negociación.

Sistema de Gestión de Registros

• Para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestión de registros. Consiste en un conjunto específico
de procesos.
 Controlar las Adquisiciones: Salidas

Información de Desempeño del Trabajo

• Proporciona una base para la identificación de los problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para posteriores reclamaciones o nuevas
adquisiciones. Al informar sobre el desempeño de un vendedor, la organización incrementa el conocimiento sobre el desempeño de las adquisiciones,
lo que ayuda a mejorar los pronósticos, la gestión de riesgos y la toma de decisiones.

Solicitudes de Cambio

• El proceso Controlar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros
componentes, tales como la línea base de costos, la línea base del cronograma y el plan de gestión de las adquisiciones. Las solicitudes de cambio se
procesan para su revisión y aprobación a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
Plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las adquisiciones se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio aprobadas que afectan
la gestión de las adquisiciones, incluidos los impactos en los costos o en los cronogramas.
Línea base del cronograma. En el caso de que se produzcan retrasos que afecten el desempeño general del proyecto, puede ser necesario actualizar la
línea base del cronograma para reflejar las expectativas actuales.
Línea base de costos. En el caso de que se produzcan cambios que afecten los costos globales del proyecto, puede ser necesario actualizar la línea
base de costos para reflejar las expectativas actuales.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

• Los elementos de los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
 Correspondencia. Los términos y condiciones del contrato a menudo requieren la documentación por escrito de ciertos
aspectos de las comunicaciones entre el comprador y el vendedor.
 Cronogramas y solicitudes de pago. Todos los pagos deben efectuarse de conformidad con los términos y condiciones del
contrato de adquisición.
 Documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor.
 12.4.- CERRAR LAS ADQUISIONES.

Cerrar las Adquisiciones es

el proceso de finalizar cada
adquisición.
El beneficio clave de este
proceso es que documenta
los acuerdos y la
documentación relacionada
para futura referencia.
Cerrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y
Técnicas, y Salidas
Diagrama de Flujo de Datos de Cerrar las Adquisiciones
A.- El proceso Cerrar las Adquisiciones también implica actividades administrativas, tales
como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados
finales y archivar dicha información para su uso en el futuro.
B.- El proceso Cerrar las Adquisiciones aborda cada uno de los contratos aplicables al
proyecto o a alguna de sus fases.
C.- En proyectos de fases múltiples, puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato
sea aplicable únicamente a una fase determinada del proyecto.
D.- La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una
adquisición, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de
una de las partes o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato así lo prevea.
12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas
12.4.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto.
El plan para la dirección del proyecto contiene el plan de gestión de las adquisiciones, que
proporciona los detalles y las guías para llevar a cabo el cierre de las adquisiciones.
12.4.1.2 Documentos de las Adquisiciones.
Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentación de la
adquisición.

12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas.

12.4.2.1 Auditorías de la Adquisición.
Una auditoría de la adquisición es una revisión estructurada del proceso de adquisición,
desde el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones hasta el proceso Controlar las
Adquisiciones.
12.4.2.2 Negociación de Adquisiciones.
En toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos,
reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo
fundamental.
En los casos en que no es factible llegar a un acuerdo mediante la negociación directa, puede
examinarse el empleo de algún método alternativo para la resolución de conflictos (ADR:
Alternative Dispute Resolución. En el mundo de habla hispana se va implantando también la
abreviatura en español MASC (Métodos Alternativos de Solución de Conflictos).
Como su propio nombre indica son métodos para resolver conflictos distintos a la vía
judicial o, lo que es lo mismo, son vías para buscar soluciones evitando largos, costosos y a
menudo frustrantes litigios cargados de incertidumbre ), incluidos la mediación o el arbitraje.
12.4.2.3 Sistema de Gestión de Registros.
Para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones el director
del proyecto utiliza un sistema de gestión de registros. Mediante el sistema de gestión de
registros se archivan los documentos y la correspondencia del contrato, como parte del
proceso Cerrar las Adquisiciones.
12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas

12.4.3.1 Adquisiciones Cerradas.

Los requisitos para el cierre formal de la adquisición se definen en los términos y
condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestión de las adquisiciones.
12.4.3.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.
Los elementos de los activos de los procesos de la organización susceptibles de
actualización incluyen, entre otros:
1. Archivo de la adquisición: se prepara un juego indexado completo de la documentación
2. Aceptación de los entregables: debe exigirse que la documentación de aceptación
formal de los entregables proporcionados por el vendedor sea retenida por la organización.
3. Documentación sobre lecciones aprendidas: las lecciones aprendidas, las experiencias
vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso se deben elaborar para incluirlas
en los archivos del proyecto.

GRACIAS……..!!!