S14.s1 HBR Comom La IA Transformara La Gestion Produccion

Artículo
digital
Gestión de proyectos
Cómo la inteligencia
artificial transformará la
gestión de proyectos
Medidas que se pueden tomar para prepararse para el futuro.
por Antonio Nieto-Rodriguez y Ricardo Viana Vargas
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Cómo la inteligencia artifcial

transformará la gestión de
proyectos
Medidas que se pueden tomar para prepararse para el futuro.
por Antonio Nieto-Rodriguez y Ricardo Viana Vargas
Publicado en HBR.org / 2 de febrero de 2023 / Reimpresión H07H37
Sean Gladwell/Getty Images
En un futuro cercano, la CEO de una compañía grande de

telecomunicaciones usa una aplicación en su teléfono inteligente para
ver cómo avanzan las siete iniciativas estratégicas de su organización.
Con algunos toques en la pantalla, le echa un vistazo al estado de cada
proyecto y al porcentaje de los benefcios esperados que ya ha generado
cada uno. Las matrices y los indicadores clave de desempeño de los
proyectos están disponibles en un momento, al igual que el estado de
Copyright © 2023 Harvard Business School Publishing. Todos los derechos reservados. 1
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ánimo de todos los integrantes del equipo y el nivel de adhesión de los

grupos de interés esenciales.
Decide profundizar su análisis de la iniciativa de «renovación de la

marca». Unos meses antes, un competidor importante había lanzado
una nueva marca verde, lo que llevó a su empresa a acelerar su propio
proyecto de sostenibilidad. Ya se han producido muchos ajustes
impulsados por herramientas de inteligencia artifcial (IA), en base a los
parámetros elegidos por el gerente del proyecto y el equipo del proyecto
al principio de la iniciativa. La aplicación informa a la CEO sobre
cada cambio que requiere su atención, al igual que sobre los riesgos
potenciales, y prioriza las decisiones que debe tomar, para lo cual le
brinda soluciones posibles para cada caso.
Antes de tomar una decisión, la CEO llama al gerente del proyecto,

quien ahora dedica la mayor parte de su tiempo a entrenar y acompañar
al equipo, a mantener conversaciones regulares con los principales
grupos de interés y a fomentar una cultura de un alto nivel de
desempeño. Unas semanas antes, el proyecto se había retrasado un poco
y la aplicación recomendó que el equipo aplicara técnicas de desarrollo
ágil para acelerar una de las tareas del proyecto.
Durante la reunión, realizan simulaciones de las soluciones posibles

y acuerdan un camino a seguir. El plan del proyecto se actualiza
automáticamente y se envían mensajes para informar los cambios a los
integrantes del equipo y a los grupos de interés afectados. Los mensajes
también incluyen una proyección de los resultados esperados.
Gracias a las tecnologías y formas de trabajar nuevas, un proyecto

estratégico que podría haberse descarrilado —o, incluso, podría haber
fracasado— se encuentra otra vez encaminado hacia el éxito y el logro
de los resultados esperados.
En la actualidad, sin embargo, la gestión de proyectos no siempre se

desarrolla con esa facilidad, pero el futuro descripto probablemente
se convertirá en realidad en menos de una década. Para llegar a esa
instancia con mayor rapidez, los innovadores y las organizaciones
deberían invertir ahora en la tecnología de gestión de proyectos.
La gestión de proyectos en el presente y el camino hacia el futuro
Todos los años, se invierten alrededor de USD 48 billones en proyectos.

Sin embargo, según el Standish Group, solo el 35 % de los proyectos
se consideran exitosos. Los recursos malgastados y los benefcios no
obtenidos del 65 % restante resultan apabullantes.
Durante años, en nuestras investigaciones y publicaciones, hemos

promocionado la modernización de la gestión de proyectos. Una de
las razones que hemos descubierto para explicar por qué las tasas de
éxito de los proyectos resultan tan bajas radica en el escaso nivel de
madurez de las tecnologías disponibles para su gestión. La mayoría de
las organizaciones y de los líderes de proyectos todavía utilizan hojas
de cálculos, diapositivas y otras aplicaciones que no han evolucionado
mucho en las últimas décadas. Se trata de herramientas adecuadas para
medir el éxito de un proyecto en función de los materiales entregados
y el cronograma cumplido, pero no sirven en un entorno en el que los
proyectos y las iniciativas se encuentran en constante adaptación… y
modifcan continuamente las características del negocio en cuestión.
Se han producido mejoras en las aplicaciones de gestión de carteras
de proyectos, pero las capacidades de planeamiento y colaboración en
los equipos, así como las funcionalidades automáticas e «inteligentes»
todavía dejan mucho que desear.
Si la aplicación de IA y otras innovaciones tecnológicas en la gestión de

proyectos pudiera mejorar la tasa de éxito de los proyectos tan solo en
un 25 %, podría generar billones de dólares en valor y benefcios para
las organizaciones, las sociedades y las personas. Todas las tecnologías
básicas descriptas en el relato inicial ya están listas: solo falta saber

cuándo podrán aplicarse efectivamente a la gestión de proyectos.
Los estudios de investigación de Gartner indican que el cambio se

producirá pronto, ya que predicen que, en 2030, el 80 % de las tareas
de gestión de proyectos se realizará con la utilización de IA, big data,
aprendizaje automático (ML, por sus siglas en inglés) y procesamiento
del lenguaje natural. Un puñado de investigadores, tales como Paul
Boudreau en su libro titulado Applying Artifcial Intelligence Tools
to Project Management, y una cantidad creciente de compañías
emergentes ya han desarrollado algoritmos para aplicar la IA y el ML
en el mundo de la gestión de proyectos. Cuando la adopción de esta
próxima generación de herramientas se difunda, se producirán cambios
radicales.
Seis aspectos de la gestión de proyectos que cambiarán para

siempre
Consideramos que estas próximas novedades tecnológicas constituirán

una oportunidad jamás vista. Las organizaciones y los líderes de
proyectos que estén más preparados para ese momento de disrupción
obtendrán los mayores benefcios. Afectará casi todos los aspectos de
la gestión de proyectos, desde la planifcación hasta los procesos y la
gente. Echemos un vistazo a seis áreas fundamentales.
1. Mejor selección y priorización

La selección y la priorización implican una especie de predicción:
¿cuáles proyectos le aportarán más valor a la organización? Cuando
los datos correctos se encuentran disponibles, las herramientas de ML
pueden detectar patrones que no se pueden identifcar por otros medios
y pueden exceder ampliamente la precisión humana en la realización de
predicciones. La priorización impulsada por ML pronto permitirá:
• La identifcación más veloz de los proyectos listos para su lanzamiento,

con las piezas fundamentales ya en su lugar
• La selección de proyectos con mayores posibilidades de éxito y de
brindar los mayores benefcios
• Un mejor equilibrio en la cartera de proyectos y un panorama del
riesgo en la organización
• La eliminación de prejuicios humanos en la toma de decisiones
2. Apoyo para el área de gestión de proyectos

Las compañías emergentes de análisis de datos y automatización ya
están ayudando a las organizaciones a estandarizar y optimizar el rol
del área de gestión de proyectos. El caso más famoso es el uso por parte
del Presidente Emmanuel Macron de las tecnologías más modernas
para mantener actualizada la información sobre todos los proyectos
del sector público francés. Estas nuevas herramientas inteligentes
transformarán radicalmente la forma en que las áreas de gestión de
proyectos funcionan con los siguientes benefcios:
• Mejor monitoreo del grado de avance de los proyectos

• La posibilidad de anticipar problemas potenciales y encarar
automáticamente algunos de ellos que sean sencillos
• La preparación y distribución automática de informes sobre los
proyectos, así como la recolección de opiniones al respecto
• Una mayor sofsticación en la selección de la mejor metodología de
gestión para cada proyecto
• Monitoreo del cumplimiento de procedimientos y políticas
• Automatización, a través de asistentes virtuales, de funciones de
apoyo, tales como las actualizaciones de información, la evaluación de
riesgos y el análisis de grupos de interés
3. Procesos mejores y más rápidos para la defnición, planifcación y

presentación de informes sobre los proyectos
Una de las áreas más desarrolladas en la automatización de la gestión de
proyectos es la gestión de riesgos. Las aplicaciones nuevas usan big data
y ML para ayudar a los líderes y gerentes de proyectos a anticipar riesgos
que, de otra manera, podrían pasar inadvertidos. Esas herramientas ya
pueden proponer medidas para mitigar esos riesgos y pronto podrán
modifcar los planes automáticamente para evitar ciertos tipos de
riesgos.
Otros enfoques similares pronto también facilitarán la defnición,

planifcación y presentación de informes de los proyectos. Estas
tareas ahora insumen mucho tiempo, son repetitivas y, en su mayoría,
manuales. El uso de herramientas de ML, procesamiento de lenguaje
natural y producción de textos conducirá a las siguientes mejoras:
• Mejor defnición del alcance de cada proyecto a través de la

automatización de la recolección y el análisis de las historias de los
usuarios, tarea que demanda mucho tiempo
• Herramientas para facilitar los procesos de ordenación cronológica, la
redacción de planes detallados y la estimación de requerimientos de
recursos
• La preparación automática de informes, la cual no solo requiere
menos trabajo sino que reemplazará a los informes actuales, que a
menudo tienen semanas de retraso, con datos en tiempo real. Estas
herramientas también profundizarán más que lo que ahora resulta
posible y brindarán información clara y objetiva sobre el estado
del proyecto, los benefcios logrados, las demoras potenciales y las
apreciaciones del equipo.
4. Asistentes virtuales
Casi de la noche a la mañana, ChatGPT logró que el mundo entendiera
que la IA puede analizar conjuntos enormes de datos y generar planteos
novedosos e inmediatos en texto común. En la gestión de proyectos,

herramientas como estas empoderarán a los «bots» o «asistentes
virtuales». Hace poco tiempo, Oracle anunció el lanzamiento de
un nuevo asistente digital para la gestión de proyectos, que brinda
actualizaciones instantáneas del estado de los proyectos y ayuda a
los usuarios a actualizar la información sobre las tareas y su grado de
avance por mensajes de texto o de voz o a través de un chat.
El asistente digital aprende de los datos ingresados en el pasado, de la

información sobre la planifcación del proyecto y del contexto general
para personalizar las interacciones y capturar de forma inteligente la
información crítica para el proyecto. PMOtto es un asistente virtual de
proyectos con tecnología ML que ya se encuentra en uso. Un usuario
puede indicarle a PMOtto «Coordinar con John para que pinte la pared
la semana que viene y asignarlo a esa tarea en su horario completo».
El asistente podría responder: «En función de las tareas similares
asignadas a John con anterioridad, parece que le llevará dos semanas
hacer ese trabajo y no una como usted solicitó. ¿Desea que modifque el
plazo?».
5. Sistemas y software de avanzada para la realización de pruebas

La realización de pruebas es otra tarea esencial en la mayoría de
los proyectos y los gerentes de proyectos necesitan llevar a cabo
pruebas casi desde el principio de un proyecto y con frecuencia. En la
actualidad, resulta inusual que un proyecto importante no involucre
múltiples sistemas y tipos de software que deben probarse antes de
que se active el proyecto. Pronto, los sistemas de avanzada para la
realización de pruebas que hoy solo se utilizan en ciertos megaproyectos
se encontrarán disponibles en gran escala.
La línea Elizabeth, que forma parte del proyecto Crossrail en el

Reino Unido, es una línea ferroviaria compleja con estaciones
nuevas, infraestructura nueva, vías y trenes nuevos. Por lo tanto,
era importante que todos los elementos del proyecto pasaran por un
proceso riguroso de pruebas y puesta en servicio para asegurar su
seguridad y confabilidad. Hizo falta una combinación sin precedentes
de hardware y software, por lo que, luego de una serie de retos iniciales,
el equipo del proyecto desarrolló la Estructura de Integración de
Crossrail. Esta planta de pruebas externa totalmente automatizada
ha resultado invaluable para incrementar la efciencia, la efectividad
y la resiliencia de los sistemas. La ingeniera en sistemas Alessandra
Scholl-Sternberg describe algunas de sus características: «Se ha escrito
una colección exhaustiva de archivos de automatización, que permite
lograr confguraciones complejas, realizar verifcaciones de solidez
con precisión, llevar a cabo pruebas de resistencia durante períodos
prolongados e implementar pruebas de carácter repetitivo». Se pueden
realizar auditorías rigurosas en la planta durante las 24 horas del día,
siete días a la semana, sin riesgo de sesgos por la participación de
distintos operadores.
Las soluciones avanzadas y automatizadas para la prueba de sistemas

en proyectos de software pronto permitirán la detección temprana de
defectos y la ejecución de procesos de autocorrección. De esta manera,
se reducirá de forma notable el tiempo que se destina a las arduas
actividades de prueba, disminuirá la cantidad de modifcaciones y, en
última instancia, se obtendrán soluciones fáciles de usar y sin defectos.
6. Un nuevo rol para los gerentes de proyectos

Es posible que muchos gerentes de proyectos se asusten ante la
automatización de una parte importante de sus tareas actuales, pero
los gerentes exitosos aprenderán a usar estas herramientas para su
provecho. Los gerentes de proyectos no desaparecerán, pero tendrán
que adaptarse a estos cambios y aprovechar las tecnologías nuevas. En
la actualidad, pensamos que los equipos interfuncionales de proyectos
son grupos de personas, pero es posible que pronto nos acostumbremos
a que sean grupos formados por seres humanos y robots.
Al alejarse del trabajo administrativo, los gerentes de proyectos del

futuro deberán desarrollar fuertes habilidades interpersonales y de
liderazgo, así como el pensamiento estratégico y sus conocimientos de
negocios. Deben concentrarse en conseguir los benefcios esperados
y alinearse con las metas estratégicas. También tendrán que entender
bien estas tecnologías. Algunas organizaciones ya incluyen la IA en
sus programas de formación y certifcación de gerentes de proyectos,
mientras que la Northeastern University incorpora la IA a sus programas
y les enseña a los gerentes de proyectos a utilizarla para automatizar y
mejorar los conjuntos de datos, así como para optimizar el valor de la
inversión de los proyectos.
Los datos y la gente convierten al futuro en realidad
Cuando estas herramientas estén listas para las organizaciones, ¿cómo

se asegurará de que su organización esté lista para ellas? Todo proceso
de adopción de la IA comienza con los datos, pero no debe dejar de
preparar también a su gente.
Entrenar a los algoritmos de IA para que gestionen proyectos requerirá

grandes cantidades de datos relacionados con proyectos. Es posible
que su organización cuente con una infnidad de datos de proyectos
anteriores, pero probablemente se encuentren almacenados en
miles de documentos en una variedad de formatos de archivos
diseminados en distintos sistemas. Podría ocurrir que la información
esté desactualizada, utilice distintos métodos de clasifcación o
contenga datos atípicos o vacíos de información. Alrededor del 80 %
del tiempo dedicado a la preparación de un algoritmo de ML para usar
se destina a la recolección y depuración de datos, tarea que consiste
en tomar los datos crudos y desestructurados y transformarlos en
datos estructurados que pueden formar un modelo de aprendizaje
automático.
Sin datos disponibles y debidamente administrados, la transformación

de la IA jamás ocurrirá en su organización, pero ninguna transformación
de IA dará frutos tampoco si usted no se prepara y no prepara a su
equipo para el cambio.
Esta nueva generación de herramientas no solo cambiará la tecnología

en cuanto a cómo gestionamos los proyectos, sino que modifcará
también cómo trabajamos en los proyectos. Los gerentes de proyectos
deben prepararse para entrenar y capacitar a sus equipos para que
puedan adaptarse y hacer esta transición. Deben acrecentar su
dedicación a las interacciones humanas, mientras detectan temprano
las carencias de habilidades tecnológicas en su gente y trabajan para
encararlas. Además de concentrarse en los productos que deben
entregar sus respectivos proyectos, deberían focalizarse en crear
equipos de alto rendimiento, en los que los integrantes reciban lo que
necesitan para lograr su mejor desempeño.
Si considera seriamente la posibilidad de aplicar la IA a sus proyectos y

a sus prácticas de gestión de proyectos, las preguntas que se detallan a
continuación le servirán para evaluar su decisión.
• ¿Está listo para destinar tiempo a realizar un inventario preciso de

todos sus proyectos, con la información más reciente?
• ¿Puede invertir varios recursos durante algunos meses para recolectar,
depurar y estructurar los datos de sus proyectos?
• ¿Ha decidido dejar atrás sus hábitos anteriores de gestión de proyectos,
como, por ejemplo, el requerimiento de informes mensuales?
• ¿Está preparado para invertir en la capacitación de su comunidad de
gestión de proyectos en la tecnología nueva?
• ¿Los integrantes de esa comunidad están dispuestos a hacer a un lado
sus costumbres y cambiar radicalmente la forma en que gestionan sus
proyectos?
• ¿Su organización está lista para aceptar y adoptar una tecnología

nueva y delegar decisiones con implicancias cada vez más
importantes?
• ¿Está preparado para que esta tecnología cometa errores mientras
aprende a funcionar mejor para su organización?
• ¿El patrocinador ejecutivo de este proyecto cuenta con la capacidad y
la credibilidad necesarias dentro de la organización para liderar este
proyecto?
• ¿Los directivos están dispuestos a esperar varios meses o incluso un
año para ver los benefcios de la automatización?
Si las respuestas a todas estas preguntas son afrmativas, entonces

está listo para embarcarse en esta transformación de vanguardia. Si ha
respondido que «no» a una o más de ellas, entonces tiene que trabajar
para llegar al «sí» antes de avanzar.
•••
Como hemos visto, la aplicación de la inteligencia artifcial en la

gestión de proyectos traerá importantes benefcios, no solo por la
automatización de tareas administrativas y de poco valor, sino también
—lo que es más importante— porque la incorporación de la IA y otras
tecnologías disruptivas a su conjunto de herramientas ayudará a su
organización, a sus líderes y a sus gerentes de proyectos a seleccionar,
defnir e implementar proyectos con más éxito.
En un momento dado, la CEO de nuestra historia se encontraba en la

misma posición en la que usted está hoy. Lo alentamos a dar ahora
el primer paso hacia esta visión positiva del futuro de la gestión de
proyectos.
El presente artículo se publicó en línea el 2 de febrero de 2023.
Antonio Nieto-Rodriguez es autor del libro Harvard Business

Review Project Management Handbook y del artículo de HBR
titulado «The Project Economy Has Arrived», así como de otros
cinco libros. Sus estudios de investigación y su impacto global
han contado con el reconocimiento de Thinkers50. Pionero y
líder en la enseñanza y el asesoramiento a ejecutivos sobre el
arte y la ciencia de la implementación estratégica y la gestión
moderna de proyectos, Antonio es profesor visitante en siete
escuelas de negocios de primer nivel. Fundó Projects&Co y el
Strategy Implementation Institute. Puede seguir a Antonio a
través de su sitio web, su gacetilla en LinkedIn, Lead Projects
Successfully, y su curso en línea, Project Management
Reinvented for Non–Project Managers.
El Dr. Ricardo Viana Vargas es el fundador y director

ejecutivo de Macrosolutions, una consultora con operaciones
internacionales en los sectores de energía, infraestructura,
tecnología informática, petróleo y fnanzas. Ha manejado más
de USD 20 millardos en proyectos internacionales durante los
últimos 25 años. Ricardo creó y lideró la Brightline Initiative
desde 2016 hasta 2020; asimismo, dirigió el área de gestión de
proyectos e infraestructura en Naciones Unidas, donde lideró
más de 1000 proyectos humanitarios y de desarrollo. Ha escrito
16 libros sobre estos temas y conduce el podcast llamado 5
Minutes Podcast, que ha llegado a 12 millones de oyentes.

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Durante la reunión, realizan simulaciones de las soluciones posibles

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En la actualidad, sin embargo, la gestión de proyectos no siempre se

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básicas descriptas en el relato inicial ya están listas: solo falta saber

Los estudios de investigación de Gartner indican que el cambio se

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Consideramos que estas próximas novedades tecnológicas constituirán

1. Mejor selección y priorización

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Otros enfoques similares pronto también facilitarán la defnición,

• Mejor defnición del alcance de cada proyecto a través de la

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5. Sistemas y software de avanzada para la realización de pruebas

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Entrenar a los algoritmos de IA para que gestionen proyectos requerirá

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• ¿Su organización está lista para aceptar y adoptar una tecnología

Si las respuestas a todas estas preguntas son afrmativas, entonces

Como hemos visto, la aplicación de la inteligencia artifcial en la

En un momento dado, la CEO de nuestra historia se encontraba en la

El presente artículo se publicó en línea el 2 de febrero de 2023.

Antonio Nieto-Rodriguez es autor del libro Harvard Business

El Dr. Ricardo Viana Vargas es el fundador y director

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