Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas Del Plan de Conservación Documental

PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE CÓDIGO: SGA-SAN-A-0001

ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES VERSIÓN: 1
FÍSICAS DEL PLAN DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL FECHA: 17/09/2023
PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 1 de 24

TEAM COLOMBIA S.A.S
ELABORÓ REVISÓ APROBO
ENLACE SIG DE GESTIÓN COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL DIRECTOR GENERAL
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PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
THE-EWORLD TEAM COLOMBIA S.A.S

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1. INTRODUCCION
Es importante establecer un sistema que garantice y optimice todos los sistemas que intervienen
en el proceso de producción, ofrecer una entrega oportuna de productos de alta calidad con el fin
de satisfacer a nuestros clientes. En busca de lo planificado, THE-WORLD TEAM COLOMBIA
S.A.S, ha adoptado como política de calidad, suministrar a sus clientes productos y servicios que
satisfagan sus necesidades, a través de sus procesos normalizados según la gestión de calidad.
La implementación del Programa de Mantenimiento Preventivo en THE-WORLD TEAM
COLOMBIA S.A.S”, tiene como objetivo asegurar la continuidad del proceso productivo y
alcanzar las metas trazadas en la política de gestión de calidad. De igual forma, el programa de
mantenimiento preventivo contribuye en aumentar la disponibilidad y confiabilidad de los equipos
llevando a cabo un mantenimiento planeado, basado en las inspecciones programadas de las
posibles fallas que pueda ocasionar circunstancialmente paros en la producción o deterioro grave
de los equipos e instalaciones. Así reduciendo los costos de mantenimiento por mano de obra y
materiales debido a la optimización de las operaciones de mantenimiento y la disminución de las
reparaciones por fallo imprevisto. También se mejorará las condiciones de seguridad de los
operarios de las máquinas y los equipos
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVOS GENERALES

Generar un ambiente productivo, el cual no tenga paradas no programadas por una falla critica en
las diferentes áreas de la bodega.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Maximizar la disponibilidad de la maquinaria y equipo necesario para la actividad

productiva.
 Programar y establecer cronogramas que permitan desarrollar una efectiva planeación
para evitar una falla no programada en el área general de THE-WORLD TEAM COLOMBIA
S.A.S.

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 Realizar lista de chequeo de repuestos para la estantería y equipos de toda la bodega de

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2.3 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

 Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para
garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico
de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.
3 SIGLAS EMPLEADAS O REFERIDAS
Para facilitar el entendimiento del siguiente documento, se enlistan las principales siglas que se
encontraran en su desarrollo, los documentos vinculados y/o referenciados.
 MANT: Mantenimiento
 CM: Mantenimiento Correctivo
 MP: Mantenimiento Preventivo
 OT: Orden de Trabajo.
 MC: Mantenimiento de calibración
 FIT: Ficha técnica
 HV: Hoja de vida
 LC: Lista de Chequeo
4 DEFINICIONES
MANTENIMIENTO
Es un arte que consiste en la construcción y mantenimiento de las estanterías que se dedican a

alguna industria o empresa relacionada con la Ingeniería, que tienen como finalidad transformar
las materias primas en productos elaborados, de forma masiva.
MANTENIMIENNTO PREVENTIVO
El mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones

mediante la realización de revisión y limpieza que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad.
El mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento, por

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oposición al mantenimiento correctivo que repara o pone en condiciones de funcionamiento

aquellos que dejaron de funcionar o están dañados.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Aquel que corrige los defectos observados en los equipamientos o instalaciones, es la forma más
básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o defectos para corregirlos o repararlos.
Este mantenimiento que se realiza luego que ocurra una falla o avería en el equipo que por su
naturaleza no pueden planificarse en el tiempo, presenta costos por reparación y repuestos no
presupuestados, pues puede implicar el cambio de algunas piezas del equipo en caso de ser
necesario.
5 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
A continuación, se desarrolla el programa de mantenimiento teniendo en cuenta que este se basa

en dos tipos de mantenimiento los cuales harán que el rendimiento de la maquinaria de THE-
WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S. valla en crecimiento lo cual podrá mejorar la productividad de
esta.
5.1 OBJETIVO DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Es evitar o mitigar las consecuencias de los fallos de los equipos, logrando prevenir las
incidencias antes de que estas ocurran.
Para tal fin se estipula el cronograma de mantenimiento en el cual están las actividades que se
deben desarrollar para cada equipo o instrumento, con la periodicidad requerida para evitar fallas.
5.2 OBJETIVO DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Restaurar los equipos a su forma original cuando ocurra alguna falla, realizando el cambio de
repuestos y ajustes necesarios.
6.0 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
Estas actividades se realizan con el fin de poder tener la maquinaria de THE-WORLD TEAM
COLOMBIA S.A.S. a un punto de un 99.9% de efectividad.

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7.0 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Al momento de realizar el mantenimiento preventivo este nos sirve para poder realizar una
inspección general a la maquinaria y así poder detectar alguna falla en la maquinaria, equipo o
elemento de esta.
LUBRICACION
La lubricación es el proceso o técnica empleada para reducir el rozamiento entre dos superficies
bajo carga que se encuentran muy próximas y en movimiento, mediante la aplicación de una
película denominada lubricante.
ALINEACION
La alineación de ejes es un proceso fundamental para el buen funcionamiento de las máquinas.

Las máquinas rotativas pueden estar desalineadas provocando que se disparen los gastos de
mantenimiento por varias causas como aumento del consumo eléctrico, desgaste de rodamientos
más rápido de lo normal, aumento de temperatura de los equipos por fricción.
CALIBRACION
La calibración es el conjunto de operaciones con las que se establece, en ciertas condiciones

específicas, la correspondencia entre los valores indicados en un instrumento, equipo o sistema
de medida, o por los valores representados por una medida materializada o material de referencia,
y los valores conocidos correspondientes a una magnitud de medida o patrón, asegurando así la
trazabilidad de las medidas a las correspondientes unidades básicas y procediendo a su ajuste o
expresando esta correspondencia por medio de tablas o curvas de corrección
7.1 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Lo más recomendable no sería llegar a este punto de un mantenimiento correctivo. Es aquel que
conlleva a una falla como puede ser leve o catastrófica a la maquina por lo cual nos generaría
pérdidas de producción en la empresa lo que en si significa pérdida de dinero.

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PROGRAMADO
El mantenimiento programado sistemático es el grupo de tareas de mantenimiento que se realizan

sobre un equipo o instalación siguiendo un programa establecido, según el tiempo de trabajo, la
cantidad producida, los kilómetros recorridos, de acuerdo con una periodicidad fija o siguiendo
algún otro tipo de ciclo que se repite de forma periódica
 Limpiezas técnicas de equipos

 Sustitución de elementos sometidos a desgaste, como rodetes, rodamientos, cojinetes,
elementos de estanqueidad, álabes, camisas, culatas, etc.
 Comprobación del estado interior de determinados elementos, cuya verificación no puede
realizarse con el equipo en servicio y para el que se requiere un desmontaje complejo
 Comprobación del buen funcionamiento de la instrumentación, y calibración de esta.
NO PROGRAMADO
Como su nombre lo dice es aquel que no planeamos que surge de momento, es cuando se
corrigen las fallas o averías que se presentan
Si se presenta una avería imprevista, se procederá a repararla en el menor tiempo posible para
que el sistema, equipo o instalación siga funcionando normalmente sin generar perjuicios; o, se
reparará aquello que por una condición imperativa requiera su arreglo.
 Limpiezas técnicas de equipos

 Sustitución de elementos sometidos a desgaste, como rodetes, rodamientos, cojinetes,
elementos de estanqueidad, álabes, camisas, culatas, etc.
 Comprobación del buen funcionamiento de la instrumentación, y calibración de esta
8.0 PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMA DE MANTENIMIENTO
EQUIPOS
Es necesario poseer toda la información de la maquinaria en la empresa (Ficha técnica, manual,

catalogo)
LISTA DE CHEQUEO
Dentro de la gestión de mantenimiento, hay que procurar el óptimo estado y funcionamiento de los
activos de una empresa, por lo que revisar con frecuencia los equipos y la edificación es vital.

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En tal sentido, permite priorizar la revisión de la maquinaria. Siendo esta, una eficiente
herramienta que minimiza los errores de trabajo en el contexto laboral (check list).
PLAN DE TRABAJO
Realizar una documentación en el cual se dará a detalle la especificación de daño o reparación de

una máquina, equipo o sistema eléctrico (orden de trabajo).
HISTORIAL DEL EQUIPO
Todo trabajo realizado debe ser realizado un debido informe del mantenimiento para así poder
obtener la información suficiente de esta (hoja de vida).
CRONOGRAMA
Es un resumen de las tareas de mantenimiento que deben cumplirse, es indispensable que los
encargados de mantenimiento sepan:
 Qué actividades se deben realizar.

 Cuando corresponde la revisión, limpieza, lubricación o reemplazo de piezas.
 Quién es el encargado específico de atender cada equipo.
 Tareas simples: pueden ser hechas por el usuario del equipo, si es entrenado para ello.
 Tareas mayoritarias: acciones de mantenimiento que se realizan en las instalaciones con
capacitación básica.
 Trabajos de mantenimiento complejo: tienen que ver con el manejo de equipos
especializados.
 también indica cada cuánto tiempo debe inspeccionarse una máquina. Esta información
viene incluida en el manual de servicio que el fabricante provee.
 Por lo general, la periodicidad en el mantenimiento de equipos suele ser:
 Semanal
 Mensual
 Trimestral
 Cuatrimestral
 Semestral

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REGISTROS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRRECTIVO
Ya sean varias personas o una única quien conforme el departamento de mantenimiento, lo más
importante es tener todos los registros que se realizan diariamente en las instalaciones
controlados, complementados y almacenados en un mismo lugar ya sean físicos o magnéticos.
Esta forma de gestión de mantenimiento puede ahorrar cantidad de horas, y de dinero en

reparaciones y compra de nueva maquinaria y utensilios. Un correcto mantenimiento de todo el
material del departamento y un registro de todas las tareas preventivas realizadas a la maquinaria
será la clave.
INFORMACION DE COSTOS
Deberá estar dotado de la capacidad de valorizar los recursos planificados o utilizados de una
orden de trabajo y además debe permitir totalizar los costos de las órdenes de trabajo realizadas
para un determinado equipo. (Análisis de Costos).
ANALISIS DE FORMATOS
Pasaremos a demostrar los documentos que tiene que realizar la empresa THE-WORLD TEAM
COLOMBIA S.A.S para con estos poder tener organización al momento de realizar un
mantenimiento o análisis de mantenimiento y gastos monetarios de la empresa.
Con estos formatos:
Inventario de equipos
Fichas técnicas de equipos
Registro o soporte técnico
Análisis de costos
Cronograma de mantenimiento y calibración
Lista o control de chequeo
9.0 INVENTARIO
Una actividad importante para este diagnóstico, consiste en la realización de un inventario de los
equipos e instrumentos que hacen parte del desarrollo de los procesos que se realizan en THE-
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Se estima que el inventario debe realizarse como mínimo una vez al año, este debe contar con
las siguientes características:

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 Descripción
 Cantidad
 Estado actual.
8.1 ALCANCE DE INVENTARIO
Se dará a conocer la maquinaria, equipos que está activa actualmente en la empresa THE-
WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S la cual está repartida en 2 áreas, con las cuales les dará a
notar la cantidad de estas y si estas están activas o inactivas en la empresa
Se realiza con el fin de saber con qué maquinaria se cuenta en el área de producción las cuales
se presentarán en el siguiente cronograma
10.0 RECURSOS HUMANOS EN EL AREA DE MANTENIMIENTO
La empresa THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S cuenta con un personal apto y capacitado
para el área de mantenimiento de maquinaria, equipos e infraestructuras en la empresa.
 Empresa externa de mantenimiento
10 ANALISIS DE COSTOS
El análisis de costo es muy importante dentro del mantenimiento, debido a que, nos ayuda a
conocer la cantidad de dinero invertida en el mantenimiento, reparación, repuesto, entre otros., a
la maquinaria y a su vez esta información, nos permite aplicar políticas y/o alternativas que
busquen la reducción de estos costos.
Es aquí donde juega un papel muy importante el programa de mantenimiento, ya que éste busca
minimizar al máximo los costos, especialmente aquellos generados por la ocurrencia de fallas en
las máquinas.
A continuación, se les mostrara los esquemas de análisis de costos los cuales conforman la mano
de obra, lubricantes y repuestos los cuales son solicitados por la empresa.

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10.1 DEPRECIACION
Con la depreciación podemos calcular cual es desgaste diario, mensual y anual de nuestra
maquinaria según lo rige la ley 1819 del 2016, la cual nos indica cuanto es la vida útil de nuestra
maquinaria y cuando es tiempo de realizar un cambio de esta.
11.0 UBICACIÓN
En este ítem, se deben evaluar los aspectos relacionados con:

 La ubicación del espacio de almacenamiento no debe ser propensa al hundimiento o a la
inundación.
 El terreno donde se encuentra el depósito no debe presentar riesgos de humedad
subterránea.
 El sistema de almacenamiento e instalaciones físicas deben estar lejos de industrias
contaminantes, peligros de atentados u objetivos bélicos.
 El espacio de almacenamiento debe estar lejos de zonas costeras, afluentes o cualquier
fuente de humedad.
 El espacio de almacenamiento no debe estar ubicado en zonas con fallas geológicas o
desplazamientos de tierra.
 El espacio de almacenamiento no debe estar ubicado en sitios donde existan riesgos de
incendios o explosiones en los lugares adyacentes.
 El espacio de almacenamiento debe estar lejos de lugares que atraigan roedores, insectos
y otras plagas.
 El espacio de almacenamiento debe estar lejos de plantas o instalaciones que emitan
gases dañinos, vapores y polvo.
 El espacio de almacenamiento debe estar lejos de áreas contaminadas.
 Se debe verificar si el espacio de almacenamiento cuenta con aislamiento térmico en los
elementos constructivos como dobles muros o áreas perimetrales de circulación, que permiten el
empleo de un muro adicional.
12.0 SEGURIDAD
Dentro de los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas de la Entidad, se deben verificar

aspectos relacionados con:

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 El espacio de almacenamiento cuenta con sistemas de alarma contra incendio, robo,

intrusos, vandalismo y/o terrorismo.
 El espacio de almacenamiento cuenta con la señalización y rutas de evacuación
necesarias.
 El espacio de almacenamiento cuenta con sistemas de seguridad para el acceso, como
llaves, lectores biométricos, entre otros.
13.0 ASPECTOS ESTRUCTURALES Y CARGA
Dentro de este ítem, se deben evaluar aspectos relacionados con:
 Las columnas, los muros de carga, las placas de entrepiso, las vigas, viguetas, entre otros,
se encuentran unidos al sistema de cimentación y refuerzos estructurales.
 Los elementos estructurales presentan fisuras, grietas o desprendimiento de materiales.
 El depósito de almacenamiento documental cumple con la capacidad de carga y cuenta
con un informe técnico que lo soporte.
 El espacio de almacenamiento está acorde con la clase de mobiliario empleado.
 El espacio de almacenamiento está dimensionado para el almacenamiento de la
documentación de la Entidad, de acuerdo con la cantidad y formatos empleados para tal fin.
 La resistencia de las placas y pisos del depósito cuando se utiliza estantería de 2,20m,
debe estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 kgf/m2.
 Para los espacios de almacenamiento que cuentan con estantería compacta, estantería
rodante o industrial, se debe verificar que la capacidad de carga, este de acuerdo con los cálculos
que realice el profesional específico (ingeniero civil o arquitecto), teniendo en cuenta la resistencia
y las dimensiones de la estantería, a través de un informe técnico.
14.0 MATERIALES CONSTRUCTIVOS

Dentro de este ítem, se deben evaluar aspectos relacionados con:
 Los pisos, muros, techos y puertas estén construidos con materiales ignífugos.
 Las pinturas empleadas en los depósitos de almacenamiento tienen propiedades ignífugas
y no desprenden sustancias nocivas para la documentación, en el tiempo de secado.
 Las películas de recubrimiento de muros en los depósitos de archivo repelen el polvo
ambiental, son altamente resistentes a la humedad y a los microorganismos, libres de compuestos
volátiles y metales pesados.
 Los materiales constructivos tienen alta capacidad térmica y alta capacidad higroscópica.

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 Los materiales constructivos deben ser durables, de alta resistencia mecánica, mínimo
mantenimiento, alta resistencia al fuego (mínimo de 2 horas), desgaste mínimo a la abrasión,
resistencia a las soluciones ácidas y alcalinas, aislamiento térmico y resistencia a la intemperie.
 Las puertas deben ser tipo contrafuego, con cierre automático y si se deben mantener
cerradas.
 Los acabados utilizados en todas las superficies internas de los depósitos o
compartimentos individuales no deben ser combustibles, ni emitir, ni atraer, ni retener el polvo.
 No se deben usar materiales porosos en los depósitos de almacenamiento, debido al
desprendimiento de partículas, así como se deben evitar los recubrimientos que puedan generar
reacciones químicas o expeler vapores. (Ejemplo: evitar materiales que contengan cloro-fluoro-
carbonos “CFC” y materiales como el PVC en cuyo ciclo de vida se emiten dioxinas y furanos
considerados como altamente contaminantes).
15.0 DISTRIBUCIÓN
Dentro de los aspectos a verificar en este punto se encuentran los siguientes:
 El espacio de almacenamiento documental debe estar debidamente separado de las zonas

de trabajo, consulta y áreas técnicas.
 Dentro de la edificación, se deben establecer salas de consulta, auditorios y/o aulas, en
caso de requerir servicios de consulta.
 Dentro de la edificación, se debe verificar, si las áreas técnicas relacionadas con la
recepción, organización, incorporación de documentos, elaboración y/o actualización de
inventarios documentales, entre otras actividades archivísticas, están separadas de las zonas de
almacenamiento.
 Dentro de la edificación, deben existir zonas de carga, descarga y alistamiento de
documentos.
 El personal no debe desarrollar el trabajo dentro de los depósitos de almacenamiento
documental de manera permanente.
 Dentro de la edificación, se deben disponer de zonas de trabajo independientes de la zona
de almacenamiento y áreas técnicas archivísticas, para adelantar los procesos de conservación
documental, relacionados con limpieza, desinfección e intervenciones menores, en caso de
requerirse. Estos espacios deben tener iluminación, ventilación, mobiliario y mesas de trabajo.
16.0 SISTEMAS DE SUMINISTRO
En este ítem, se deben verificar los siguientes aspectos:
 Los sistemas de suministro de electricidad, gas y agua deben estar fuera de los depósitos
de almacenamiento.

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 Si las áreas técnicas relacionadas con los procesos de conservación requieren de dichos
suministros, se debe procurar que no sean un riesgo para los depósitos de archivo.
 Los sistemas de filtración de aire y de ventilación deben estar conectados a una planta
central en una sala (planta para suplencia de energía). Esta sala o cuarto eléctrico no debe
instalarse en los mismos depósitos o áreas de almacenamiento y preferiblemente debe estar en
una edificación independiente.
 Las instalaciones hidráulicas y sanitarias no se deben ubicar en zonas de depósitos
de documentos, debido a que implica un alto riesgo, por la posibilidad de escapes de agua,
ruptura de tubos y filtraciones de humedad, entre otros.
 La rotulación para la identificación de tuberías (tubos, conductos eléctricos, cubiertas, entre
otros) y los colores de identificación, deben estar de acuerdo con lo estipulado en la NTC
3458:1992.
Cuadro N°.1. Sistema de rotulación de suministros en depósitos de archivo
TIPO DE TUBOS COLOR

Agua Verde
Vapor Gris-Plata
Aire Azul-Claro
Servicios eléctricos y conducto de ventilación Naranja
Aguas negras y aguas lluvias Negro
16.1 ILUMINACIÓN
En este ítem, se deben evaluar aspectos relacionados con:
 Las fuentes de iluminación existentes en los depósitos de almacenamiento se deben

identificar, ya sean de radiación visible lumínica o de radiación ultravioleta.
 Las luminarias fluorescentes con difusores deben tener filtros ultravioletas.
 La iluminación artificial y/o natural no debe incidir directamente sobre la documentación y
contenedores.
 Se deben tener interruptores independientes para la iluminación en cada una de las
secciones de los depósitos de almacenamiento.
 En el exterior del depósito de archivo, debe haber un interruptor central que indique si
todas las luces y otros circuitos eléctricos en el depósito están apagados.

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16.2 VENTILACIÓN Y CALIDAD DE AIRE
En este punto, es importante verificar los siguientes aspectos:
 El depósito debe estar ventilado de forma tal que permita la libre circulación del aire.
 Si el depósito cuenta con ventanas, éstas deben tener sistemas de filtro UV y sistemas de
filtro para evitar la contaminación atmosférica y biológica.
 Si no se cuenta con ventilación natural, el depósito debe tener un sistema de suministro de
ventilación, mediante el cual, se garantice el ingreso de aire fresco alrededor y dentro de las
estanterías.
 Para favorecer la circulación de aire, debe existir una distancia mínima de 10cm entre el
piso y el entrepaño más bajo; una distancia mínima de 50cm entre el cerramiento superior de la
estantería y el cielo raso; y una distancia mínima de 4cm entre la parte superior de la caja (unidad
de conservación) más alta y la base del entrepaño superior.
 El espacio de almacenamiento debe tener pasillos y pasarelas que permitan la ventilación
por el lugar.
 Si en los espacios de almacenamiento se usa un sistema de filtros, éstos deben ser
sometidos a mantenimiento periódico para evitar el daño en los documentos.
16.3 MOBILIARIO
En este ítem, se deben verificar los siguientes aspectos:
 El diseño del mobiliario debe estar acorde con las dimensiones de las unidades de
conservación que va a contener.
 El mobiliario no debe tener bordes o aristas que produzcan daños en los documentos ni en
las unidades de conservación.
 Los materiales empleados para la construcción del mobiliario no deben ser combustibles,
ni emitir, atraer o retener el polvo.
 La capacidad de resistencia del mobiliario debe soportar el peso de los documentos que
son objeto de almacenamiento.
 El sistema de almacenamiento debe tener sistemas de fijación a piso, y en caso de
requerirlos a muros.

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 Se debe verificar la distancia de la balda inferior (entrepaño) del mobiliario y el piso que
debe ser mínimo de 10cm.
 Se debe verificar la distancia entre la estantería y los muros que debe ser mínimo de 20cm.
 Se debe verificar el espacio de circulación entre mobiliario, el cual debe ser mínimo de
70cm y se debe tener un corredor central de mínimo 120cm.
 Se debe verificar si los entrepaños del mobiliario se encuentran en buen estado.
 Se debe verificar que el cerramiento superior del mobiliario no es empleado para el
almacenamiento de otros materiales diferentes a los documentos.
 Se debe verificar si existe mobiliario para almacenamiento de medios ópticos, medios
flexibles, material plan métrico, fotografías, pruebas y/o muestras documentales, entre otros.
La estructura documental del programa contiene los elementos mínimos estipulados en la Guía
para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación-Componente Plan
de Conservación Documental del THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S
17.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Las actividades contempladas dentro de este programa se encuentran encaminadas a identificar y

verificar los aspectos técnicos mínimos que deben cumplir los sistemas de almacenamiento y las
instalaciones físicas donde se gestiona, custodia y se almacena la documentación de la SIC, las
cuales se agrupan en los siguientes ejes:
17.1 PLANEAR LAS ACTIVIDADES
La planeación de las inspecciones en los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas de

los espacios de archivo es una actividad que se realiza anualmente por el profesional responsable
del Sistema Integrado de Conservación asignado por el Coordinador del THE-WORLD TEAM
COLOMBIA S.A.S quien aprueba el cronograma de las inspecciones en archivos físicos de la
Entidad, a realizarse por sede y por depósito industrial de archivo, con una periodicidad de cada
tres (3) meses.
Para la elaboración del cronograma de seguimiento a las actividades de mantenimiento y arreglos

locativos para los espacios de archivo, el Coordinador de THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S trabaja
de manera articulada y con un equipo interdisciplinario conformado por los supervisores de los
contratos de arrendamiento y mantenimiento a cargo del GTSAYRF, representantes de la
Dirección de Investigaciones para el control y verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología
Legal (verificación de instalaciones eléctricas y de iluminación) y los representantes del SGSST,

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para definir y establecer la programación que debe adelantarse en cada uno de los espacios de
almacenamiento, conforme con el cronograma entregado previamente por los colaboradores y/o
proveedores externos de estos servicios.
Esta planeación está articulada con las actividades establecidas en el Programa de Gestión
Documental, en el Plan de Acción de THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S
17.2 REALIZAR INSPECCIÓN EN ARCHIVOS
El profesional responsable del Sistema Integrado de Conservación, o los profesionales del grupo
asignados por el Coordinador de THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S, realizan las inspecciones en
los espacios de almacenamiento físicos de archivo, para lo cual, se emplea el Formato de
Inspección de Archivos en Áreas Institucionales y Dependencias y el formato de Inspección de
Archivos en Depósitos Industriales. El primero, va dirigido a la verificación física de los archivos en
áreas institucionales y dependencias; y el segundo está enfocado en la verificación física de los
depósitos industriales de archivo, debido al nivel de complejidad que presenta cada una de las
instalaciones.
Estos formatos se elaboran y se ajustan conforme con lo estipulado en la normativa vigente del
THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S y dentro de éstos, se encuentran los siguientes aspectos que se
evalúan:
 Ubicación.
 Aspectos estructurales.
 Capacidad de almacenamiento.
 Distribución.
 Áreas de depósito.
 Tipo, estado y distribución del mobiliario empleado.
 Sistemas de iluminación y ventilación.
 Mantenimiento.
 Aspectos relacionados con la manipulación documental.
Así mismo, es importante evaluar los aspectos relacionados con los indicadores y factores de
deterioro, que son los responsables de diversas patologías en los elementos arquitectónicos de
los espacios de almacenamiento de archivo de la SIC, tal como se presenta a continuación:
Cuadro N°.2. Cuadro de indicadores de deterioro en elementos arquitectónicos


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de la infraestructura física de archivo

Fuente: Archivo de Bogotá, 2015
INDICADOR DE DETERIORO
Manchas de humedad Incidencia de luz natural
Fisuras y grietas Ventanas abiertas en archivos
Soplado de pintura Canales tapadas
Manchas de humedad Sifones y/o alcantarillas en archivos
Cableado suelto Deformación de entrepaños
Uniones de cable con cinta
Ladeado de la estructura por exceso de peso
aislante en mal estado
Tubería a la vista Oxidación de piezas
Ruptura de tubo En estantería rodante, daño en riel y/o cadena
Cuadro N°.3. Cuadro de factores de deterioro en elementos arquitectónicos

de la infraestructura física de archivo
Fuente: Archivo de Bogotá, 2015
FACTOR DE DETERIORO
Humedad por capilaridad Deformaciones
Infiltraciones de aguas lluvias o aguas
Grietas y fisuras
dispersas
Humedad por condensación Desprendimientos
Eflorescencias Erosiones
Oxidación y corrosión Biodeterioro
17.3 SOLICITAR Y VERIFICAR LOS MANTENIMIENTOS REALIZADOS EN LOS ARCHIVOS
Las actividades de mantenimiento y arreglos locativos en los espacios de almacenamiento de

archivos son realizadas por el colaborador externo de la Entidad, previo a la socialización de los
resultados obtenidos en los informes técnicos de la evaluación de cada uno de los aspectos
relacionados con la infraestructura física de los archivos conforme con la normativa vigente, de tal

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manera, que el tercero realice las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para garantizar
la conservación documental, las cuales se deben articular a través del diligenciamiento del formato
Servicios de Mantenimiento Inspecciones del SIG y siguiendo los lineamientos estipulados en el
Procedimiento de Servicios Administrativos y en el Instructivo Mantenimiento Preventivo y/o
Correctivo de Bienes Muebles e Inmuebles.
17.4 ELABORAR INFORMES TÉCNICOS
Como resultado de la realización de las inspecciones y seguimiento a las instalaciones físicas de

archivo, se elabora un informe técnico trimestral de la (s) capacitación (es) realizada (s), de
acuerdo con los resultados de la consolidación de los datos arrojados en los formatos de
inspección de archivo, Formato de Inspección de Archivos en Áreas Institucionales y
Dependencias y el Formato de Inspección de Archivos en Depósitos Industriales.
El informe es elaborado por el profesional asignado del Sistema Integrado de Conservación y es

presentado a la Coordinación de THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S, para su revisión,
aprobación y toma de decisiones en pro de la conservación de los documentos de THE-WORLD
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18.0 TIEMPO DE EJECUCIÓN (CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES)
A continuación, se presenta el cronograma de las actividades para la realización de las

inspecciones de los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas de archivo, el cual es
ejecutado por el profesional responsable del Sistema Integrado de Conservación o por los
profesionales de THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S asignados por la Coordinación y
colaboradores externos, el cual se desarrolla en cada vigencia.
Cuadro N°.4. Actividades del programa de inspección de sistemas de almacenamiento e

instalaciones físicas de archivo
ACTIVIDADES DE INSPECCIÓN DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E
INSTALACIONES FÍSICAS DE ARCHIVO
ÍTEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD
1 Elaborar el cronograma Se elabora la programación de las Anual
de las inspecciones en inspecciones en los archivos en cada área
los archivos de las áreas institucional, dependencia y depósito
institucionales, industrial de almacenamiento documental.

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dependencias y depósitos
industriales realizado por Este cronograma se entrega a la
el profesional Coordinación de THE-WORLD TEAM
responsable del Sistema COLOMBIA S.A.S para su revisión y
Integrado de aprobación.
Conservación.
ACTIVIDADES DE INSPECCIÓN DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICAS
DE ARCHIVO
ÍITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD
Verificar el estado estructural y en general,
Realizar inspección del la presencia de grietas, fisuras, puntos de
estado de conservación humedad, accesos a los espacios de
2 de muros, paredes, pisos, almacenamiento, funcionamiento de
techos, cubiertas, puertas puertas y ventanas, marcos y vanos Trimestral
y ventanas. deben estar completos y evitar la
acumulación de suciedad.
Realizar inspección de Revisar el estado del cableado eléctrico,

3 tomas y cableado toma corrientes, interruptores de luz, cajas Trimestral
eléctrico. eléctricas o de fusibles y bombillas.
Verificar del funcionamiento de los puntos
Realizar inspección de de redes de agua potable y agua residual,
4 desagües y tuberías. que se encuentren dentro de los espacios Trimestral
de almacenamiento de archivo.
Verificar de la estabilidad estructural del
Realizar inspección del
mobiliario, de acuerdo con su
estado de conservación
5 del mobiliario de
funcionalidad y acorde con las Trimestral
dimensiones de las unidades de
archivo.
almacenamiento.
Verificar los
mantenimientos
Realizar recorridos por cada uno de los
realizados en los
archivos tanto de las oficinas como de los
sistemas de
6 almacenamiento e
depósitos industriales para verificar la Trimestral
realización de los mantenimientos
infraestructura física de
requeridos.
los archivos de la
Entidad.
7 Elaborar los informes Consolidar y analizar la información Trimestral
técnicos de las obtenida en las inspecciones de archivo
inspecciones de los realizadas, actividad realizada por el
archivos realizadas en profesional del Sistema Integrado de
la Entidad. Conservación o profesionales asignados
por la Coordinación de THE-WORLD TEAM
COLOMBIA S.A.S.

TEAM COLOMBIA S.A.S
DOCUMENTAL

Realizar y entregar el informe técnico
respectivo a la Coordinación para la
revisión, aprobación y toma de decisiones.
PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y CÓDIGO: SGA-SAN-A-0001
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE
FISÍCAS. FECHA: 17/09/2023
PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD
TEAM COLOMBIA S.A.S Página 1 de 24

DOCUMENTAL
Nota 1: Es importante mencionar que cuando la Entidad requiera del cambio de instalaciones
físicas de archivo o sistemas de almacenamiento documental, se debe verificar el cumplimiento de
lo estipulado en el Acuerdo 049 de 2000, Acuerdo 050 de 2000, Acuerdo 006 de 2014, Acuerdo
008 de 2014 de THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S y tener en cuenta las buenas prácticas para los
espacios de almacenamiento de archivos estipulados en las normas técnicas colombianas
existentes en esta materia.
19.0 RESPONSABLES DEL PROGRAMA

La responsabilidad en la ejecución del Programa de Inspección y Mantenimiento de
Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas de Archivo se relaciona a
continuación:
Cuadro N°.6. Responsabilidad del Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas
de Almacenamiento e Instalaciones Físicas de Archivo
RESPONSABLE NIVEL DE PARTICIPACIÓN

- Revisar y aprobar el cronograma de
inspecciones para los archivos de las oficinas y
Coordinación del depósitos industriales de archivo.
Grupo de Trabajo - Verificar el cumplimiento de las inspecciones y
de mantenimientos en los archivos de la Entidad.
Gestión Document - Realizar seguimiento al programa para
al y Archivo establecer las acciones de mejora cuando sea
necesario.
- Apoyar a THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S n
Coordinación del las actividades técnicas relacionadas con el acceso a
Grupo de Trabajo los archivos en las diferentes sedes y depósitos
de Servicios industriales de archivo.
Administrativos y - Apoyar a THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S en
Recursos Físicos las actividades relacionadas con el mantenimiento y/o
arreglos locativos de los archivos de la Entidad.
Dirección de
Investigaciones
Apoyar a THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S en las
para el control y
actividades de inspección en los archivos existentes
verificación de
en las oficinas y depósitos industriales de archivo de
Reglamentos
la Entidad, en lo relacionado con su competencia.
Técnicos y
Metrología Legal
Grupo de Trabajo Apoyar a THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S en las
de Desarrollo del actividades de inspección en los archivos existentes
Talento Humano- en las oficinas y depósitos industriales de archivo de
Sistema de Gestión la Entidad, relacionadas con seguridad y salud del
COPIA CONTROLADA

DOCUMENTAL

de Seguridad y
trabajador que adelanta actividades técnicas de
Salud en el
gestión documental.
Trabajo.
Revisar, aprobar y actualizar metodológicamente la
Oficina Asesora
documentación del programa, instructivos y formatos que lo
de Planeación componen
- Verificar el cumplimiento de los lineamientos
impartidos en el programa en cada una de las áreas
Oficina de Control institucionales y dependencias de la Superintendencia.
Interno - Verificar el cumplimiento en la ejecución de las
actividades propuestas en el programa al THE-WORLD TEAM
COLOMBIA S.A.S
Líder de gestión - Verificar permanentemente el cumplimiento y la
documental articulación de las áreas institucionales y dependencias, con
los lineamientos de gestión documental.
Gestores - Mantener articulados, actualizados y vigilados todos

documentales los temas relacionados con la gestión documental de sus
principales procesos.
- Coordinar la ejecución de las actividades de gestión
documental (conservación) en sus áreas institucionales y/o
dependencias.
- Cumplir con las actividades y fechas planteadas en
las actividades de gestión documental (conservación).
- Elaborar los informes técnicos necesarios para el
cumplimiento de la función archivística.
Gestores - Controlar el crecimiento o disminución del volumen de

documentales los documentos gestionados.
secundarios - Generar los reportes resultantes de la medición de las
condiciones ambientales del espacio de archivo.
- Aplicar los lineamientos de organización,
conservación y demás procedimientos de gestión documental.
COPIA CONTROLADA
CÓDIGO: SGA-SAN-A-0001
PLAN DE LIMPIEZA Y FUMIGACIÓN
ÁREAS DE ARCHIVO VERSIÓN: 1
FECHA: 17/09/2023

DOCUMENTAL
Participar en la aplicación e implementación de las

actividades de conservación documental del sistema,
Servidores planes y programas.
públicos y - Garantizar la conservación, uso y manipulación
colaboradores adecuada de los documentos y archivos que se deriven del
externos de la ejercicio de sus funciones.
Entidad - Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos que se
produzcan o se reciban en el ejercicio de sus funciones.
Para los mantenimientos y/o arreglos locativos referentes al sistema de almacenamiento e

instalaciones físicas de archivo, la responsabilidad es del colaborador externo contratado
por la Entidad, bajo la supervisión del profesional encargado del contrato, asignado por el
Coordinador de THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S. Esta actividad se realiza
mediante la socialización de los informes técnicos elaborados por el profesional asignado
por THE-WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S a los supervisores de los contratos y
posteriormente, se convoca una mesa técnica en la que es convocado el colaborador
externo, para la entrega formal del informe técnico.
20.0 INDICADORES
Para el control de este programa se realizan las inspecciones programadas conforme al
cronograma definido, aplicando los formatos y procedimientos diseñados para tal fin.
Los resultados obtenidos en las inspecciones son socializados al Coordinador de THE-
WORLD TEAM COLOMBIA S.A.S, a través de informes técnicos trimestrales, donde se
establecen los deterioros o patologías encontrados en la infraestructura física de los
archivos de la Entidad, con el fin establecer los mantenimientos, adecuaciones y/o arreglos
locativos que se requieran, así como para la toma de decisiones frente a la programación
de estas actividades en la siguiente vigencia. Posteriormente, es socializado con el (los)
supervisor (es) de los contratos, para solicitar la gestión de los mantenimientos y arreglos
locativos en las instalaciones físicas de archivo a los que haya lugar.
Se debe asegurar que el personal que realiza los mantenimientos, adecuaciones y/o
arreglos locativos de las instalaciones físicas de archivo, estén debidamente capacitados,
cuenten con la experiencia y sean contratados por empresas especializadas para este tipo
de actividades.
El seguimiento al programa se realiza a través de la evaluación del siguiente indicador:
COPIA CONTROLADA

DOCUMENTAL
1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Protocolo de Limpieza- THE-EWORLD TEAM COLOMBIA S.A.S

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE FUMIGACIÓN
ANEXOS
Anexo 1 Control de cambios
Versión Ítem del Cambio Motivo del Fecha del

cambio realizado cambio cambio
COPIA CONTROLADA

Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas Del Plan de Conservación Documental

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PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y

MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE CÓDIGO: SGA-SAN-A-0001

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 1 de 24

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 2 de 24

2.1 OBJETIVOS GENERALES

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Maximizar la disponibilidad de la maquinaria y equipo necesario para la actividad

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 3 de 24

 Realizar lista de chequeo de repuestos para la estantería y equipos de toda la bodega de

2.3 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

3 SIGLAS EMPLEADAS O REFERIDAS

Es un arte que consiste en la construcción y mantenimiento de las estanterías que se dedican a

El mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 4 de 24

oposición al mantenimiento correctivo que repara o pone en condiciones de funcionamiento

5 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

A continuación, se desarrolla el programa de mantenimiento teniendo en cuenta que este se basa

5.1 OBJETIVO DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO

5.2 OBJETIVO DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO

6.0 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 5 de 24

7.0 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

La alineación de ejes es un proceso fundamental para el buen funcionamiento de las máquinas.

La calibración es el conjunto de operaciones con las que se establece, en ciertas condiciones

7.1 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 6 de 24

El mantenimiento programado sistemático es el grupo de tareas de mantenimiento que se realizan

 Limpiezas técnicas de equipos

 Limpiezas técnicas de equipos

8.0 PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMA DE MANTENIMIENTO

Es necesario poseer toda la información de la maquinaria en la empresa (Ficha técnica, manual,

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 7 de 24

Realizar una documentación en el cual se dará a detalle la especificación de daño o reparación de

HISTORIAL DEL EQUIPO

 Qué actividades se deben realizar.

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 8 de 24

REGISTROS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRRECTIVO

Esta forma de gestión de mantenimiento puede ahorrar cantidad de horas, y de dinero en

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 9 de 24

8.1 ALCANCE DE INVENTARIO

10.0 RECURSOS HUMANOS EN EL AREA DE MANTENIMIENTO

 Empresa externa de mantenimiento

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 10 de 24

En este ítem, se deben evaluar los aspectos relacionados con:

Dentro de los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas de la Entidad, se deben verificar

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 11 de 24

 El espacio de almacenamiento cuenta con sistemas de alarma contra incendio, robo,

13.0 ASPECTOS ESTRUCTURALES Y CARGA

Dentro de este ítem, se deben evaluar aspectos relacionados con:

14.0 MATERIALES CONSTRUCTIVOS

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 12 de 24

 El espacio de almacenamiento documental debe estar debidamente separado de las zonas

16.0 SISTEMAS DE SUMINISTRO

En este ítem, se deben verificar los siguientes aspectos:

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 13 de 24

Cuadro N°.1. Sistema de rotulación de suministros en depósitos de archivo

TIPO DE TUBOS COLOR

 Las fuentes de iluminación existentes en los depósitos de almacenamiento se deben

PROCESO GESTION DOCUMENTAL-THE-EWORLD Página 14 de 24

16.2 VENTILACIÓN Y CALIDAD DE AIRE

En este punto, es importante verificar los siguientes aspectos:

En este ítem, se deben verificar los siguientes aspectos: