VOLCAN COMPAÑÍA MINERA S.A.A.

Código PRO-VOL-GMC-XX-XX
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Área Mantenimiento
Gestión de Backlogs
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1. OBJETIVO

Establecer la creación, gestión, y el reporte de gestión y reparación de

Backlogs. Al implementar este procedimiento se mejorará la disponibilidad del
equipo y reducirá costos de operación, debido a que se disminuirá y
controlará las reparaciones costosas y no planificadas.
Proveer un método de identificación, gestión y programación de las
reparaciones necesarias antes de las fallas.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplicará a todo proceso y equipo, gestionado por
Volcan o empresas especializadas.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

a. REG-VOL-GMC-02-19 Formato de Backlogs

b. Diagrama de Flujo – IW31 – Creación de Avisos
c. Plan para la vigilancia, prevención y control de COVID-19 en el trabajo de
cada unidad.
d. Decreto Supremo N° 024-2016-EM “Reglamento de Seguridad y Salud
Ocupacional en Minería”
e. Decreto Supremo N° 023-2016-EM (Modifican diversos artículos y anexos
del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería)

4. DEFINICIONES GENERALES

a. Definiciones técnicas
(1) Código Equipo: Código interno usado comúnmente.
(2) Número de Backlogs: Código usado para identificar al backlog.
(3) Número de OT: Código de la orden de trabajo asociada al Backlog.

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Gerente Corporativo de Vicepresidencia de

Gerencia Corporativa de SSO
Mantenimiento Operaciones
Fecha: 31/03/2021 Fecha: 31/03/2021 Fecha: 31/03/2021
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(4) Tipo de inspección: Fuente de obtención de dato del Backlog, por

ejemplo, monitoreo de condiciones, inspección Pre-PM. Es
importante para analizar la contribución de cada área en el proceso
de ingreso de data de los backlogs.
(5) Síntoma: Declarar el problema. Con los síntomas identificados
podremos saber las señales de advertencia que fueron detectados
que indiquen una reparación precisa que necesita ser eliminada.
(6) Acción requerida: Describe la acción solicitada para finalizar la
reparación.
(7) Sistema: identifica el sistema mayor del equipo. Este dato es
necesario Criticidad: Identifica la urgencia de tratamiento del
backlogs.
(8) Tiempos estimados para reparar: Estima las horas de mano de obra y
de parada que serán necesarios para la reparación. Esta información
será necesario para calcular cuantas horas hombre serán necesarios
para completar todas las tareas pendientes y sustentar la fuerza
laboral de mantenimiento.
(9) Repuestos requeridos: Son los repuestos requeridos para completar
el mantenimiento, debe ser llenado por un técnico especializado en el
equipo.
(10) Herramientas, insumos y equipos requeridos: Identifica que insumos,
herramientas, o equipos diversos se necesitan para realizar el
mantenimiento. Data necesaria para realizar el planeamiento.
(11) Elaborado por: Es decir, la persona, quien elaboro el reporte de
Backlog.
(12) Revisado por: El supervisor es responsable de la calidad de backlog
que se emite.

5. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR

a. Gestión del Backlogs

(1) Conceptos Generales
Si los monitoreos de condiciones no resulta en una cantidad alta de
reparaciones planeadas y programadas, los resultados de
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confiabilidad, costos y disponibilidad se veran afectados. Las rutinas

programadas y planificadas tambien se veran interrumpidos.
Los backlogs tambien son conocidos por ser carga de trabajos
pendientes en el área de mantenimiento.
Se entiende que hay tipos de fallas que no son detectables a simple
vista, que no presentan sintomas o indicadores de peligros medibles.
Pero en la mayoria de casos, las fallas pueden ser detectadas,
permitiendo que la empresa active un plan de acciones correctivas
apropiados.
Los temas que causan más tensión son: la deteccion temprana de
posibles fallas y las acciones planeadas correctivas apropiadas. Lo
más temprano se detecte la falla, mejor planeamiento se tendrá.

Tiempo para planificar las

acciones de reparación

Planificación
Síntomas Fallas Finales

Etapa de Monitoreo de Etapa de Gestión del

Condiciones:
Detección temprana del
problema.
Proveer un input preciso de
la planificación del proceso.
Problema:
Aprender de las fallas.
Etapa de Gestión del
Backlogs:
Gestionar los recursos para
prevenir fallas finales.

El proceso de backlogs, ocurre entre la detección del síntoma de una

potencial falla y la ocurrencia de la falla actual por si misma.

b. Proceso de Backlogs

(1) Generar el requerimiento del Backlogs

La efectividad de la información se origina del inspector de

mantenimiento, el operador, el analista de flota, o cualquier inspector
de equipos al momento de que la reparación necesite ser
determinada.
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La función del inspector es clave para generar información de calidad.

Estos inspectores son llamados “Inspectores Elites”, por lo que es
necesario que la Compañía los capacite con lo que respecta a sus
funciones. Los inspectores deben seguir rutas de inspección para
realizar los requerimientos de backlogs necesarios. Cabe recalcar,
que los inspectores solo deberán reportar al área de confiabilidad y
antes de salir a inspeccionar, deben llevar un listado de Backlogs
generados previamente.

El primer paso es implementar una forma única para comunicar una

necesidad de reparación, diseñando un formato que tenga
concordancia con la data solicitada.

Este formato podrá ser utilizado por cualquiera que requiera reportar
un backlog.

Los formatos hechos por un técnico u operador, necesita ser filtrados

primero por un inspector.

Después de que el requerimiento de Backlogs haya sido generado

por diferentes fuentes y haya sido filtrado por un inspector, el área de
confiabilidad va a ser encargada de analizar la criticidad que se haya
detallado en cada uno de los Backlogs.

Después de que haya sido el requerimiento de Backlogs analizado y

aceptado por confiabilidad y así como planeamiento, se transformara
el requerimiento de BL en un Backlogs.

Una vez generada un Backlogs se introducirá en la base de datos y

en el proceso de evaluación general.

Input de los formatos de Backlogs:

1. Código Equipo
2. Código de Backlogs
3. Número de OT
4. Tipo de inspección
5. Síntoma
6. Acción requerida
7. Sistema
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8. Criticidad: Lo define el inspector y lo revisa el área de

confiabilidad.
9. Tiempos estimados para reparar
10. Repuestos requeridos
11. Herramientas, insumos y equipos requeridos
12. Elaborado por
13. Revisado por

(2) Etapa del proceso de planeamiento de Backlogs

Una vez que el formato (requerimiento de BL) se complete, entra a
ser analizado por el área de planeamiento.
Hay 03 fases en el proceso de gestión de backlogs:
1. Recepcion de Backlogs totales y carga de avisos (backlogs
analizados) a base de datos.
2. Backlogs planificados y a la espera de recursos, normalmente
partes.
3. Backlogs listos para ejecutar. Se deben programar, esperando a
ser ejecutado.
Para mejorar el entendimiento de estas 03 etapas, se le ha asignado
colores a cada una de ellas.
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El punto inicial del proceso de planeación es la etapa roja, donde la

solicitud de requerimiento de Backlogs entra a la base de datos. A
ese punto, el requerimiento puede estar “esperando a ser planeada” ó
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puede pasar al siguiente nivel si ya se realiza la labor de

planeamiento necesaria para desarrollar el trabajo.
Después de que el planeamiento se haya realizado, analizado, la
reparación actual requerida es establecida, y los recursos necesarios
son solicitados, el backlog pasara al siguiente nivel, a la “etapa azul”.
Todos los backlogs en “etapa azul” están esperando recursos, en
mayor frecuencia repuestos. La siguiente etapa es la “verde”, la cual,
contiene todos los backlogs que están “listos para empezar”, es decir,
tienen todos los recursos necesarios para iniciar el trabajo.
Para que los backlogs lleguen a esta ultima etapa es necesario que
se tenga todos los recursos necesarios (disponibilidad física de los
repuestos, etc.)
En este punto, el trabajo ya esta listo para que se programe para
ejecutarse o para ser desarrollado en una ventana de oportunidad u
otra situación.
(3) Evaluación del proceso
El objetivo es lograr las metas del porcentaje de trabajo programado,
y confiabilidad del equipo.
Llegar a los objetivos será necesario para evaluar constantemente el
proceso, para que se pueda valorar la contribución de las áreas
funcionales definidas y se pueda conseguir los resultados finales
deseados.
(4) Indicadores

Indicadores Formula Descripción Propósito

Cantidad de = #Cantidad El número de Evaluar la carga

Backlogs Backlogs Totales Backlogs en el de trabajo y los
proceso. La riesgos a fallas.
reparación necesita
ser identificado
primero (no
necesariamente son
los que se van a
ejecutar)
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Cantidad de = Cantidad Son lo backlogs Evaluar la

Backlogs backlogs ingresados al habilidad de
generados ingresados a base sistema, es decir, monitorear
de datos los que se condiciones para
(convertidos a convierten en detectar
avisos/OTs) avisos/OTs problemas
potenciales.

Tiempo estimado = ∑ Tiempos Suma de todos los Evaluar la

para Reparar estimados de tiempos estimados severidad de la
reparación en el de reparación al carga de trabajo
Backlogs momento que se y la perdida
generados genera los potencial de la
Backlogs. disponibilidad

Porcentaje de = ∑ Cantidad de Medir los Backlogs Evaluar la

Backlogs que han Backlogs generados que calidad de
pasado los 60 generados que tienen más de 60 respuesta del
días tienen más de 60 días de creados sistema de
días de creados. gestión de
mantenimiento
proactivamente
para eliminar los
problemas
potenciales.

Cantidad de = ∑ Backlogs El número de Identificar el área

Backlogs en generados en backlogs más débil, donde
diferentes fases Etapa Roja / Azul / identificados que el proceso se
del proceso Verde están esperando a retrasa más.
ser planeados,
esperando por
partes, y esperando
a ser ejecutados.

Backlogs por tipo = ∑ Backlogs Backlogs generados Identificar las

de inspección generados por los por los operadores, áreas que han
operadores, inspectores, PM y contribuido en la
inspectores, PM y otros. detección de la
otros. falla.
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Backlogs por tipo =∑ Backlogs por Backlogs por Permitir la

de sistemas sistemas de sistemas de comparación
máquinas. máquinas. entre el actual y
los problemas
potenciales.

Backlogs por tipo =∑ Backlogs Backlogs generados Evaluar la

de sistemas generados por por sistemas de habilidad de
sistemas de máquinas. detectar
máquinas. problemas
críticos mediante
la rutina de
monitoreo de
condición

(5) Diagramas para entregar con el fin de realizar seguimiento a la

Gestión de Backlogs
Se debe visualizar el balance entre generación, ejecución y Backlogs
pendientes. Es importante incluir el objetivo para saber las metas de
la gestión.

(6) Tiempo estimado de reparación y mano de obra

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Tiempo estimado de reparación (horas estimadas máquina) y fuerza

laboral (mano de obra para ejecutar los backlogs) es un buen
indicador para medir la severidad de los backlogs pendientes.
El objetivo debería ser el 10% de las horas disponibles de fuerza
laboral. Es importante mantener las horas estimadas de los backlogs
por debajo del 10%.

(7) Evaluación del tiempo de respuesta

Los Backlogs con más de 30 días de creación, es una buena
indicación para evaluar el tiempo de respuesta del sistema de gestión
de mantenimiento. 30 días es el objetivo. Se debe eliminar los
backlogs que tengan más de 30 días de creación. Se debe recordar
que los backlogs mencionan las posibles fallas.
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(8) Estatus de Backlogs

Permite mencionar cuanto es el porcentaje de backlogs verde, azul y
rojo.

6. RESPONSABILIDAD
a. Vicepresidente de Operaciones
(1) Aprobar el presente documento.
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b. Gerente General de Operación de cada unidad

(1) Liderar la difusión, ejecución y cumplimiento del presente estándar.
c. Superintendente y Jefes de Área
(1) Ejecutar y hacer cumplir todas las especificaciones, herramientas de
gestión, así como la revisión y mejora continua del presente estándar.
d. Supervisores
(1) Asegurar el cumplimiento de las especificaciones establecidas en el
presente estándar.
e. Planificadores de Mantenimiento
(1) Cumplir las especificaciones del presente estándar.
f. Trabajadores Propios de Volcan y de Empresas Contratistas
(1) Cumplir las especificaciones del presente estándar.

7. REGISTROS CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

8. FRECUENCIA DE REVISIONES

a. Se debe verificar en forma anual en inspecciones cruzadas.

9. EQUIPO DE TRABAJO

a. Gerente de Mantenimiento.

b. Superintendentes de Mantenimiento.

c. Planificadores de Mantenimiento

d. Jefes y Supervisores de Mantenimiento

10. REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

La actualización y revisión del presente estándar se debe realizar, cada dos

años o cuando sea necesaria un cambio y/o modificaciones.

11. RESUMEN DE REVISIONES

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Revisión Fecha Modificaciones

00 12/10/2021 Publicación Original

12. ANEXOS