Teoría Archivística

Unidad N° 2
Documento y Archivo
Programa Ciencia de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y
Archivística
 Unidad N° 2
INTRODUCCIÓN

La evolución de los documentos y los documentos de archivo ha estado estrechamente

relacionada al desarrollo de la escritura, la comunicación, la tecnología y la sociedad en
general. En las sociedades prehistóricas, la transmisión de información era principalmente
oral, con la evolución de las habilidades de comunicación, las sociedades comenzaron a
utilizar símbolos y marcas para representar ideas en superficies como piedra y arcilla,
marcando los primeros pasos hacia la escritura. En la antigüedad, los documentos se
creaban en rollos de papiro o pergaminos, estos documentos eran valiosos y requerían un
proceso de producción meticuloso.

La invención del papel y la posterior invención de la imprenta permitieron una producción

más rápida y accesible de documentos, esto llevó a la proliferación de libros y documentos
impresos. Con la llegada de la era digital, los documentos electrónicos, como archivos de
texto, imágenes y videos, se propagaron, la comunicación y el almacenamiento de
información se volvieron más eficientes y rápidos. La tecnología moderna ha llevado a la
creación de almacenamiento en la nube y bases de datos en línea, lo que permite el acceso
y la colaboración en documentos desde cualquier lugar del mundo.

Los profesionales de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística tienen un papel crucial en la gestión, organización y preservación de la
información en diversas formas, así como asegurar que los documentos, documentos de
archivo y archivos se gestionen, conserven y utilicen de manera efectiva para preservar la
información y facilitar su acceso y uso adecuados.

Por lo anterior, en esta unidad se ofrece una aproximación sobre el documento, documento
de archivo, características, tipología documental, archivos, sus funciones y clases,
conceptos importantes a tener claros como estudiantes y futuros profesionales CIDBA.

Los contenidos de la segunda unidad de la asignatura denominada: “Documentos y Archivo”

se desarrollarán a partir de los siguientes contenidos:
Documento y Documento de Archivo
•Definición, características
•Clasificación y tipología documental

Archivo
•Concepto de archivo
•Funciones del Archivo
•Clases de Archivo

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A. DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO

El término documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere, que
significa enseñar, instruir. La evolución de esta palabra finalizó con el sentido
de evidencia y testimonio. Con la intención de precisar el concepto, veamos algunas de sus
definiciones:

 “Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado” (Archivo

General de la nación, 2006).

 “Información creada o recibida, conservada como prueba, por una organización o

individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales”
(UNE-ISO 15489-1 num. 3.15).

 “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga
carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares” (Artículo 251 Código de Procedimiento Civil).

Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal forma
que tanto una escultura como una tablilla de arcilla o un disco compacto constituyen
documentos. Ahora bien, desde el punto de vista de la Archivística y con el fin de establecer
qué documentación será enviada a los archivos, no basta con reconocer al documento como
elemento asociado o relacionado con un soporte que contiene información testimonial y
puede ser utilizado con fines probatorios. Los archivos conservan documentos, pero éstos
tienen características diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o
nacimiento, por lo que sus elementos deben ser claramente delimitados.

A continuación, se brinda la definición de documento de archivo, documento electrónico y

documento electrónico de archivo, conceptos de interés en la presente unidad, que
permiten comprender la diferencia entre documento y estas otras clases de documentos:

 Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones (NTC ISO 15489
Numeral 3.8).

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 Documento electrónico: información generada, enviada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares (Guía para la gestión de
documentos y expedientes electrónicos, 2018).

 Documento electrónico de archivo: registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos
medios durante su ciclo vital. Es producida por una persona o entidad en razón de
sus actividades o funciones y que debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos (Acuerdo 027 de 2006).

De acuerdo con lo anterior, se puede determinar que el concepto de documento en

términos generales abarca cualquier tipo de información, mientras que el documento de
archivo se limita o abarca solo la información producida o recibida por una entidad pública
o privada, en razón de sus actividades o funciones. El documento de archivo registra una
actividad administrativa, deja testimonio de su realización y es memoria de ella: puede ser
usado para la planeación, la asignación de recursos, la toma de decisiones, el control
administrativo y en general, todo lo que tiene que ver con la agilidad, economía y eficiencia
de la gestión administrativa.

Importancia de los documentos de archivo:

El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene información que

puede ser requerida posteriormente, debido a la necesidad que tiene la empresa para el
desarrollo de su gestión, objetivos y, sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo,
ya que la información que contienen los documentos permite tomar decisiones basadas en
antecedentes. Por lo anterior, resulta oportuno mencionar los aspectos más significativos
sobre su importancia:

- Preservación de la información histórica: Los documentos de archivo registran eventos,

decisiones y actividades a lo largo del tiempo, lo que permite a las generaciones futuras
entender y aprender de la historia.
- Evidencia documental: Los documentos de archivo proporcionan pruebas tangibles de
transacciones, acuerdos y acciones pasadas, lo que puede ser esencial en litigios,
auditorías y procesos legales.
- Apoyo a la toma de decisiones: La información contenida en los documentos de
archivo puede ser crucial para tomar decisiones informadas y evitar errores
pasados.
- Rendición de cuentas y transparencia: Los documentos de archivo son una
herramienta esencial para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en
las instituciones públicas y privadas. Permiten a las personas verificar la veracidad
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de las declaraciones y las acciones tomadas por diferentes entidades a lo largo del
tiempo.
- Cumplimiento legal y regulador: En muchas jurisdicciones, existen requisitos
legales y regulaciones que exigen la conservación y el mantenimiento adecuado de
ciertos documentos. Esto puede ser especialmente relevante en el ámbito legal,
fiscal y de cumplimiento normativo.

B. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y TIPOLOGÌA DOCUMENTAL

Entre las tantas clasificaciones que se establecen para los documentos de archivo, Vázquez
en su libro “Introducción a la archivología. Guía de estudio”, considera una clasificación
para los documentos según diferentes puntos de vista. Señala que pueden establecerse
ocho tipos de clasificaciones para los mismos:

a. Por el tipo documental

b. Por la tradición documental
c. Por el tipo de función a la que sirven los documentos
d. Por el grado de accesibilidad a los usuarios
e. Por el ámbito jurídico al que pertenecen
f. Por la relación temporal entre el hecho y el documento
g. Por el soporte texto
h. Por el medio que se percibe el mensaje

En el siguiente recurso interactivo podrá ampliar sobre cada una de estas clasificaciones:

https://view.genial.ly/64de74210bcbc700187ab493

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A continuación, se describen las clasificaciones de los documentos más comunes:

Según el soporte:

Según su origen o productor:

Se refiere a la empresa o persona que elabora el documento y la función a la cual se

destina. Se clasifican en:

• Documento público:

El código del procedimiento civil, en su artículo 251 define al documento público de la

siguiente manera:

Es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de su

cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito
autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es
instrumento público. Cuando es otorgado por un notario o
quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo
protocolo, se denomina escritura pública.

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Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario público,
o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como
público.

• Documento privado

Según el Código Civil, artículo 251. Es aquel documento que no cumple con los requisitos
de documento público, no ha habido intervención de este para su elaboración. Los
documentos privados son aquellos que elaboran los
particulares en ejercicio de sus actividades.
No obstante, un documento privado puede adquirir
connotación de documento público cuando ese
documento es presentado ante notario público.

Según su Finalidad
Cuando los documentos tienen una función con un
objetivo que deben cumplir, pero que considera la circunstancia que hace que se
genere la información que esté soportando. Su correspondiente clasificación.

Documentos dispositivos: aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento:

Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.

Documentos informativos: aquellos

que conforman la generalidad de los
documentos dentro de la función
administrativa de una empresa, como
son: cartas, memorando, circulares,
presupuestos.

Documentos testimoniales: aquellos

que sirven como prueba o testimonio,
un ejemplo es como los documentos
contables, contratos, etc.

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CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS

Con el propósito de orientar la descripción que caracteriza como tal a un documento de

archivo, se deben considerar aspectos de su naturaleza intrínseca, que no son otros que
los referidos a características que los agrupa según su aspecto formal, de contenido
estructural y persona o entidad que las produce.

Características de orden externo e interno.

A. Características Internas: aquellas que hacen parte de la esencia del documento

y que están implícitas en él. Las más comunes son:

Entidad Productora: hace referencia a la persona —autor— o empresa

que expide el documento, registrado, por lo general, en el membrete o
como remitente de éste. Esta característica se hace presente tanto en el
sector público como en el privado.
Orígenes Funcionales: se refiere a su función, cargo o trámite que motiva
la elaboración y producción del documento. También se le denomina función facilitativa,
ya que, apoya la ejecución de una actividad y sirve de soporte a una respuesta o
inquietud. En caso que se requiera su descripción detallada se denomina: Función
sustantiva.
Fecha y Lugar de Producción: señala con precisión el origen del documento en tiempo y
espacio, es decir: día, mes y año; así como, la ubicación de su origen o realización.
Contenido sustantivo o substancial: se refiere específicamente al cuerpo o contenido del
documento de una manera amplia y detallada.

B. Características Externas: son aquellas características que no

dependen del cuerpo del documento, sino que son parámetros que
hacen que éste se realice de determinada manera, y se pueden clasificar
de la siguiente forma:
Clase: se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el
documento, por ejemplo, el contenido textual y no textual.
Textual: sus contenidos están escritos en el papel.
No Textuales: en algunas ocasiones pueden contener escritos, pero la diferencia radica
en que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente; por
ejemplo: los documentos informáticos, fotográficos, gráficos, sonoros, mapas y planos.
Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento y la entidad misma que
lo emite; por ejemplo: cartas, memorandos, circulares, informes y destinación. Se
requiere aplicación de las normas técnicas.
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Forma: señala específicamente su contenido en original y copia. Se debe identificar el
original con alguna clase de marquilla, en algunos casos se emplea la mención N/A, que
significa no aplicable, con el ánimo de que no sea empleado para el trámite, sino que lo
conserve el primer interesado.
Formato: refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase, por
ejemplo: Los textuales se organizan por legajos, cajas, libros, entre otros; los no textuales,
como son las imágenes y los sonoros, se organizan en cintas, microfilms, Cds, etc.
Cantidad: hace referencia al número de ejemplares del documento.

Caracteres de los Documentos de Archivo:

Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte de la
legalidad, importancia y veracidad que los identifica.

Carácter Seriado: se conoce por este término a la generación del documento uno a uno,
y como producto de acciones repetitivas; por ejemplo: las actas, los acuerdos y
resoluciones, los cuales están encaminados a funciones específicas.

Carácter de Unicidad: este indica que cada documento en su producción es único y no

hay más ejemplares idénticos, ni publicaciones. Las copias deben ser tenidas en cuenta
como un documento más que cumple con las condiciones necesarias para trámites
determinados, por esta razón no rompe este carácter.

Carácter de Objetividad: como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con el

“objeto” o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseñado, no debiendo
dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido. Como muestra de esto, en la
mayoría de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en algunos, como en el
caso de los contratos, el mismo título indica la descripción precisa y orienta su contenido
específicamente a lo que persigue.

Integridad: el documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su forma

interna ni externa, por esta razón es necesario que sus especificaciones sean lo
suficientemente precisas y claras, para que, de esta manera, se proteja de
modificaciones.

Interrelación: de ninguna manera un documento con carácter archivístico cumple una

función aislado de actividades registradas en otros documentos; todo lo contrario, actúa
como una pieza de un conjunto, e interactúa con los demás. Por ejemplo: si en las
bodegas de un almacén se genera una devolución, se afecta otra área con estos
documentos; es decir, si contabilidad registra en documentos las acciones, pero a su vez,
determina que la situación se presentó por negligencia de un funcionario en el
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desempeño de su cargo, puede realizarse una notificación hacia la gerencia y repercute
el área de Talento Humano, que seguramente tomará medidas y se manifestará
mediante la expedición de un memorando.

Elementos de un Documento de Archivo

Se definen como aquellas características que hacen posible la clasificación de un
documento para que éste pueda ser archivado según sus especificaciones, por ejemplo.

Soporte: considera el material a través del cual se realiza la transmisión de conocimiento,

pudiendo ser por medios electrónicos, magnéticos o evidencias físicas, entre otros.
Técnica: se refiere a los medios normalmente utilizados para la transmisión del contenido
documental.
Estructura: constituye los datos específicos que conforman el documento y que lo hacen
diferente de los otros; por ejemplo: fecha, destinatario, saludo, cláusulas, despedida,
contenidos, anexos y firmas.
Contenido: se puede describir como el mensaje interno o la actividad específica que
desea expresar y transmitir la institución o persona.

Atributos de Seguridad Jurídica de los Documentos

 Integridad

La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e inalterado.

Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las
políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben
especificar qué adiciones o anotaciones puede realizarse en un
documento después de su creación, en qué circunstancias pueden
autorizarse dichas adiciones o anotaciones y quién está
autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotación o supresión
autorizada que se realice en el documento debe indicarse de
forma explícita y dejar evidencia.

 Autenticidad
Un documento auténtico es aquel del que se puede probar lo siguiente:

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 Que es lo que afirma ser.
 Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual
se afirma que lo ha creado o enviado.
 Que ha sido creado o enviado en el momento en que
se afirma.

Para garantizar la autenticidad de los documentos, las

organizaciones deben implantar y documentar políticas y
procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y
disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos
estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier
adición o supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

 Fiabilidad
Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación
completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio
y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones
o actividades. Los documentos deben ser creados en el momento,
o poco después, en que tiene lugar la operación o actividad que
reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo
de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se
usen habitualmente para realizar operaciones.

 Disponibilidad
Es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado o interpretado. Su presentación
debe mostrar la actividad u operación que lo produjo.

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Tipología Documental

La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad

administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa. Un
ejemplo de tipo documental es: resoluciones, memorandos, informes, entre otros.

La tipología documental expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones por

parte de la administración, decisiones que se ven reflejadas en un determinado soporte
—papel, microfilm, medio electrónico, entre otros.

Generalmente, los tipos documentales de un mismo soporte, acude por estructura, a

caracteres internos específicos a cada uno de ellos determinando su contenido. Es
importante considerar, que los tipos documentales se derivan propiamente de cada una
de las instancias o dependencias que los generan dentro de cada institución, lo que
implica de manera práctica, que cada función produce uno o varios tipos de documentos.

Vázquez1 establece que “el tipo documental es el carácter o atributo de un documento

que, originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una
diagramación, formato y contenido distintivos y sirve como elemento para clasificarlo,
describirlo y asignarle categoría diplomática.”
A su vez, indica que, por el tipo documental, los documentos de archivo conforman tres
grandes categorías:

 Documentos dispositivos o imperativos: son aquellos en los que la autoridad

dicta su voluntad para que sea obedecida: ej. Leyes, decretos, ordenanzas,
sentencias; en las iglesias las bulas, etcétera.
 Documentos testimoniales o probatorios: aquellos en que la autoridad asienta
o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal. Ej. Los
registros: del Estado Civil, de la propiedad, de graduados de la universidad, las
actas de reuniones, contratos celebrados.
 Documento informativo o noticioso: (transmiten una información) aquellos
que asientan una información o noticia relacionada con una tramitación.

1
VAZQUEZ, Manuel. “Reflexiones sobre el término tipo documental”. Trabajo preparado para el concurso docente
de la cátedra de “Archivología General” de la Escuela de Archivología de la Universidad Nacional de Córdoba. 1987.
Pág. 7.

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C. CONCEPTO DE ARCHIVO:

El concepto de Archivo es estudiado por diferentes autores entre los cuales podemos citar:

Manuel Vázquez (1997): Define al archivo como la institución o la dependencia de una

institución que procesa documentos de archivo con el fin de utilizarlos como recursos y
patrimonio al servicio de sus creadores, de los ciudadanos y de la comunidad donde se
encuentran.
Antonia Heredia Herrera (1986): Nos dice que archivo es uno o más conjuntos de
documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la
persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de
historia.
Cruz Mundet José Ramón, analiza las diferentes definiciones, y concluye que todas
coinciden en que los archivos lo componen documentos, que es producido por cualquier
persona natural o jurídica y que se forma durante el ejercicio de la actividad de una
institución, la tramitación se materializa en forma de documento para seguir su proceso
natural hasta llegar a ser parte de archivo.

Resulta importante retomar las definiciones para “Archivo” tratadas en la unidad anterior.
Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres
acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores
o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de
archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio
de los documentos.
3.Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una
persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
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En nuestro contexto, el Archivo General de la Nación lo define como: " Conjunto de

documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura”. (Acuerdo 027 de 2006)

D. FUNCIONES DEL ARCHIVO:

Aurelio Tanodi nos muestra como objetivos del Archivo: reunir, conservar, ordenar,
describir, administrar y utilizar los documentos; pero analizaremos las funciones de los
Archivos o sea las tareas que están encomendadas al personal del Archivo:

Imagen tomada de: https://pixabay.com/es/images/search/documentos%20de%20archivo/

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E. TIPO DE ARCHIVOS

F. LAS TRES EDADES DEL ARCHIVO:

El ciclo vital de los documentos determina las fases de los Archivos de

la siguiente manera:

- Archivos de Gestión: También conocidos como archivos activos. Inicia desde el momento de
la creación del documento los cuales, por su relevancia y relación con los trámites propios de
las empresas, se mantienen en constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse
al interior de la empresa en la que los documentos se mantienen en un periodo entre 1 a 15
años. Hay que tener en cuenta que el ciclo vital de los documentos que se mantienen en este
archivo, se conforman en las siguientes etapas:

• Producción.
• Recepción.
• Distribución.

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• Trámite.
• Organización.
• Consulta.
• Conservación.
• Disposición final.

- Archivo Central:
También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por conservar
documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen manteniendo su vigencia
y utilidad. Dentro del ciclo de vida de estos documentos, encontramos las siguientes
etapas:

• Organización.
• Consulta.
• Conservación.
• Disposición final.

- Archivo Histórico:

Enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. Los documentos que se

encuentran aquí, son provenientes del archivo central y de gestión, ya que han perdido
utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se conservan por su valor añadido
a la investigación y a la solidificación de la cultura. Es decir, en el archivo histórico se
almacenan los documentos que, aunque no sean consultados, su contenido funciona
como base investigativa y de soporte. En su ciclo de vida, se encuentran:

• Organización.
• Consulta.
• Conservación.
• Disposición final.

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 Unidad N° 2

Para más ilustración, les sugiero observar el vídeo titulado ¿Qué es el

ciclo vital de los documentos”

CONSULTAR LINK

https://www.youtube.com/watch?v=OG72rrCBIfQ&feature=youtu.be

Valores primarios y secundarios del Archivo

Los documentos de archivo adquieren en primera instancia, como producto de su trámite,

una serie de valores como:

Valor primario es “el valor que tiene un documento mientras se halla en las fases activa y
semiactiva de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora como
instrumento y referencia para el desarrollo de la gestión institucional” (Roig Alvarado,
2008, p. 6). Esta valoración está estrechamente vinculada con la finalidad por la cual fue
generado el documento; así, los valores primarios pueden ser administrativos, jurídicos,
legales, fiscales, contables, técnicos, etc.

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Clasificación de documentos primarios

- Administrativa. Se relaciona con el documento producido y recibido que responde a

los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes de
casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para
sustentar el derecho y la obligación de la actividad administrativa hasta que se
produzca un nuevo documento.

-Jurídico o Legal. Documento que sustente un derecho para el Estado o la persona.

Sirve como testimonio ante la ley. Es un documento dispositivo producido por el
Estado o un escribano que afecta el orden general. Algunos documentos que pueden
prescribir por un término o cambio de ley.

-Fiscal. Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y

los de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de haberse examinado
por un tribunal de cuentas (auditoría) o haber caducado por una normativa (ley o
reglamento). Estos valores hacen del documento un instrumento de importancia para
la toma de decisiones y para servir de fuente testimonial de la misión propia de una
entidad o la persona que los genero. Así los documentos son la materia prima de los
archivos, dan lugar a la existencia de ellos y exigen el concurso de personal
especializado para su manejo.

-Técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en

virtud de sus funciones misionales.

Valor Permanente o Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por

su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Clasificación de documentos secundarios

Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran información

relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor Cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,

entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores,
modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o
estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su
identidad.
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- Patrimonio Digital: Consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la
expresión de los seres humanos. Comprende todos recursos de carácter
cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica,
jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en formato
digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente. Los
objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en
movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas
informáticos o páginas Web, entre otros muchos formatos posibles dentro
de un vasto repertorio de diversidad creciente. A menudo son efímeros, y
su conservación requiere un trabajo específico en este sentido en los
procesos de producción, mantenimiento y gestión.

Muchos de esos recursos revisten valor e importancia duraderos, y

constituyen por ello un patrimonio digno de protección y conservación en
beneficio de las generaciones actuales y futuras.

Este legado en constante aumento puede existir en cualquier lengua,

cualquier lugar del mundo y cualquier campo de la expresión o el saber
humanos.
- Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su
valor histórico o cultural.

Valor Histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben

conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,
útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Ejemplo de valoración en un archivo.

Tomado de : http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/valoracion-y-seleccion-de-documentos-
de-archivo/la-valoracion-documental/valores-primarios-ysecundarios/#gallery-

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Transferencias Documentales:

Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo

histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) vigentes:

Transferencias Primarias:
Consiste en la remisión de los documentos de los archivos de gestión o de oficina, al
archivo central, de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD), las
cuales se adoptaron e implementaron mediante Resolución Rectoral.

Transferencias Secundarias: Remisión de documentos del archivo central al archivo

histórico para su conservación permanente.

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BIBLIOGRAFÍA

Cruz, Mundet, José Ramón (2014). Archivística: gestión de documentos y

administración de archivos, Difusora Larousse - Alianza Editorial. Pág. 17-53

Cruz Mundet, José Ramón (1994) . "Manual de Archivística”. Fundación Germán

Sánchez Ruipérez. Madrid

Heredia Herrera, Antonia (1993) Archivística general: teoría y práctica. Edición 6 ed.--
Sevilla (España): Diputación Provincial de Sevilla.

Rufeli, Marta Z. (2009) Manual de teoría archivística y glosario / Martha Z. Rufeli; con
colaboración de Aurora Ludueña. —1 ed.—Córdoba: Brujas

Roig Alvarado P. (2008) Valoración Documental: Teoría y Metodología práctica del

Archivo General de la Nación, Año LXX, Vol. XXXIII, Num. 120. [en línea] Puerto Rico:
2008, disponible en
https://tutoriasgaby.files.wordpress.com/2010/09/valraciondocumental.pdf

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