Módulo 1 Unidad 1 Normativa Inventario Documental

Curso virtual:
Metodología para la Elaboración de

Inventarios y transferencias documentales
Módulo 1: Generalidades de la Gestión

Documental
Unidad 1: Normativa Inventario Documental
Curso virtual: Metodología para la Elaboración de Inventarios y transferencias documentales
Módulo 1: Generalidades de la Gestión Documental

Constitución Política de Colombia de 1991

Artículo 7. El Estado reconoce y protege la diversidad étnica
y cultural de la Nación Colombiana.
Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas

proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques

naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las
tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la
Nación y los demás bienes que determine la ley, son
inalienables (no venderse ni cederse), imprescriptibles
(vigencia, validez) e inembargables.

Ley 4 de 1913 - Código de Régimen Político y Municipal
Artículo 289. Los jefes de las oficinas vigilarán que los

secretarios reciban los archivos por inventario y que
arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo
que funcionen. Al efecto impondrán multas sucesivas a los
secretarios que han funcionado o funcionen, para que
cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas
correccionales.

Artículo 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den

copias de los documentos que existan en las secretarías y
en los archivos de las oficinas del orden administrativo,
siempre que no tengan carácter de reserva; que el que
solicite la copia suministre el papel que debe emplearse y
pague al amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo
la inspección de un empleado de la oficina y sin embarazar
los trabajo de esta.
Ningún empleado podrá dar copia de documentos que

según la Constitución o la ley tenga carácter de reservados,
ni copia de cuales quiera otros documentos, sin orden del
jefe de la oficina de quien dependa.

Artículo 337. El gobierno, en los asuntos nacionales, y las

asambleas departamentales, en los que los departamentos y
municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo
de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los
demás detalles relativos a los mismos asuntos.
Dichas asambleas dispondrán lo conveniente para la

custodia de los reos y su conducción de un lugar a otro.

Ley 80 de 1989 - Crea el Archivo

General de la Nación
Artículo 2. El Archivo General de la Nación tendrá las

siguientes funciones:
b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para
garantizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con
los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva.
c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo

documental que integre el Archivo de la Nación, así como el
que le confíe en custodia.

Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos
Trece Títulos
Ley General Estructura

de Archivos
53 Artículos

Objetivos
• Establecer reglas y principios generales que regulan la

función archivística del Estado.

¿Para Quiénes?
• Administración Pública.
• Entidades privadas que cumplen funciones públicas.


Ley 594 de 2000

C Título III
Ley General de Archivos
Categorización de los Archivos Públicos.
A Título I
Objeto, Ámbito de Aplicación, Definiciones

D Título IV
Fundamentales y Principios Generales.
Administración de Archivos.
B Título II
E Título V
Sistema Nacional de Archivos, Órganos Asesores,
Coordinadores y Ejecutores. Gestión de Documentos.

Ley 594 de 2000 Título IX

I
Ley General de Archivos
Archivos Privados.
F Título VI
Acceso y Consulta de los Documentos. J Título X
Conservación de Documentos.
G Título VII
Salida de Documentos. K Título XI
H Título VIII Estímulos a la Salvaguarda, Difusión o Incremento del

Patrimonio Documental de la Nación.
Control y Vigilancia.

Artículo 15. Establece que los servidores públicos, al

desvincularse de las funciones titulares, entregarán los
documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar
en caso de irregularidades.

Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las

entidades de la Administración Pública elaborar inventarios
de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases.

Artículo 337. El gobierno, en los asuntos nacionales, y las

asambleas departamentales, en los que los departamentos y
municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo
de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los
demás detalles relativos a los mismos asuntos.
Dichas asambleas dispondrán lo conveniente para la

custodia de los reos y su conducción de un lugar a otro.

Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso

a la Información Pública Nacional
Por medio del cual se crea la Ley de Transparencia y del

Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se
Dictan otras disposiciones.
Artículo 1. Objeto. El objeto de la presente leyes regular el

derecho de acceso a la información pública, los
procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las
excepciones a la publicidad de información.

Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso

a la Información Pública Nacional
Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo
sujeto obligado deberá crear y mantener actualizado el
Registro de Activos de Información haciendo un lista de:
A
B a) Todas las categorías de información publicada por el
C
sujeto obligado.
b) Todo registro publicado.
c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.
Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus registros

de activos de información, cumplan con los estándares
establecidos por el Ministerio Público y con aquellos
dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a
la constitución de las Tablas de Retención Documental-TRD y
los inventarios documentales.

Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
•Derecho a la intimidad (limitado a servidores

públicos Clasificada
Información exceptuada por •Derecho a la vida, la salud o la seguridad Reserva
daño de derechos a personas •Secretos comerciales, industriales y profesionales
naturales o jurídicas Ilimitada
•Defensa y seguridad nacional

•Seguridad pública
•Relaciones internacionales
•Investigaciones y persecución de delitos y faltas
Información exceptuada por
disciplinarias, mientras no exista medida de Reservada
aseguramiento o pliego de cargos 15 años
daño a los intereses públicos •Debido proceso
•Administración efectiva de justicia
•Derechos de la infancia y la adolescencia
•Estabilidad Macroeconómica y financiera del país
•Salud pública

Decreto 103 de 2015 – Reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014

Artículo 35. Instrumentos de gestión de la información pública. Los instrumentos para la gestión de la información pública,
conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son:
Índice de
Registros de Esquema de Programa de
Información
activos de Publicación de Gestión
Clasificada y
información información Documental
Reservada
Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación.
Estos instrumentos deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo
con el régimen legal al sujeto obligado (Artículo 36).

Decreto 1080 de 2015 – Decreto Único del Sector Cultura

Artículo 2.8.2.1.3 Instancias de
Articulación del SNA:
1. A nivel nacional
• AGN
• Comité Evaluador de Documentos
• Comités Técnicos
2. A nivel territorial
• Archivos Generales departamentales, distritales,
municipales, de los territorios indígenas y de los
Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos
• Los Consejos Territoriales de Archivo
3. A nivel Institucional
• Archivos Institucionales

Artículo 2.8.2.1.4 Instancias Asesoras
a. Orden Nacional: Comité de Desarrollo Administrativo

cumple funciones de Comité Interno de Archivo.
b. Orden Territorial: Consejos Departamentales y
Distritales de Archivos creados por Admón.
Departamental y Distrital.
c. Entidades Territoriales: Comités Internos de Archivo
Entidades Públicas, Entidades Descentralizadas,
Autónomas de los municipios, distritos , departamentos
y entidades privadas que cumplan funciones públicas.
Iniciar la transición al Comité Institucional de Gestión y

Desempeño: Decreto 1499 de 2017
Circular conjunta No 100-04 del 31 de julio 2018


Artículo 2.8.2.1.15. Comité Interno de Archivo
Integrantes:
• El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto • El jefe ó responsable del área de Sistemas o de
nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata Tecnologías de la Información.
el Archivo de la entidad (Secretario General o • El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el
Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, sistema integrado de gestión.
quien lo presidirá; • El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá
• El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de voz pero no voto, o quien haga sus veces.
Archivos de la entidad, quien actuará como secretario • Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto,
técnico. funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en
• El jefe de la Oficina Jurídica; los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras
• El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia dependencias de la entidad, especialistas, historiadores
equivalente. o usuarios externos entre otros).

Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos Es

responsabilidad de las entidades del Estado a través del
Secretario General o de otro funcionario de igual o superior
jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus
veces, exigir la entrega mediante inventario, de los
documentos de archivo que se encuentren en poder de
servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus
cargos o culminen las obligaciones contractuales.
De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de

control el incumplimiento de esta obligación para las
acciones del caso.

Artículo 2.8.2.3.3. Entidades liquidadas, escindidas,

suprimidas o intervenidas. Las entidades privadas que
cumplen funciones públicas que sean liquidadas, suprimidas
o intervenidas, una vez decretada la liquidación, supresión o
intervención, deberán levantar inventario de los
documentos y archivos que se deriven de la prestación del
servicio público respectivo, el cual deberá ser entregado a
la entidad interventora o a la que se transfieren las
funciones, con el fin de mantener un control sobre los
mismos.


Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se
desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series
b) La Tabla de Retención Documental (TRD). documentales.
c) El Programa de Gestión Documental (PGD). h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). descripción de las funciones de las unidades administrativas
e) El Inventario Documental. de la entidad.
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de
electrónicos. categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso
y seguridad aplicables a los documentos.

CAPÍTULO XI a) Un inventario físico y en medio electrónico de las series

Procedimiento para realizar las transferencias de documentales y de los expedientes a transferir.
documentos de conservación permanente.
Artículo 2.8.2.11.1. Lineamientos generales. Para la

transferencia secundaria de los documentos de archivo
declarados de conservación permanente tanto al Archivo
General de la Nación como a los archivos generales
territoriales, deberán seguirse los siguientes lineamientos: 5.
La transferencia de documentos debe incluir igualmente la
entrega al Archivo General de la Nación o a los demás
Archivos Generales mencionados en el presente decreto, de
los siguientes elementos:

Decreto 1499 de 2017 – Modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión.
Decreto 1499 de 2017 El nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG
En el orden nacional,
asume funciones del 1. Archivo.
Comité Institucional de 2. Racionalización de trámites.
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 3. Capacitación y formación
Gestión y Desempeño para el trabajo.
4. Incentivos.
5. Capacitación y estímulos.
En el orden territorial, 6. Gobierno en Línea.
sustituye 6 Comités

Decreto 1499 de 2017 – Modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión.
ARTÍCULO 2.2.22.2.1. Políticas de Gestión y Desempeño
12. Seguridad Digital.
Institucional
13. Defensa jurídica.
1. Planeación Institucional. 14. Gestión del conocimiento y la innovación.
2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público. 15. Control interno.
3. Talento humano. 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.
4. Integridad.
5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha Artículo 2.2.22.3.8. Comités Institucionales de Gestión y
contra la corrupción. Desempeño
6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de
En cada una de las entidades se integrará un Comité
procesos.
Institucional de Gestión y Desempeño encargado de
7. Servicio al ciudadano.
orientar la implementación y operación del Modelo
8. Participación ciudadana en la gestión pública.
Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá
9. Racionalización de trámites.
los demás comités que tengan relación con el Modelo y que
10. Gestión documental.
no sean obligatorios por mandato legal.
11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea.

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación
mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994
«ARTICULO 6°. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales
Acuerdo No. 07 de 1994
del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las
entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos históricos
especiales»
«ARTICULO 66. Divulgación del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existirá al menos
un ejemplar del presente reglamento a disposición del público. Extractos del mismo en lo que afecta sus
derechos y obligaciones figurarán en lugar visible al público, en las Salas de Investigación y para consulta Campo de aplicación
en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad..»
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION 9
INTRODUCCION
Antecedentes
13
13 El presente reglamento se aplicará en todos los archivos
Organización del Documento 14
Consulta
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
16
17
oficiales del orden nacional, departamental, distrital,
Parte Preliminar
Disposiciones Generales
Parte I. Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría
18
19 municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las
21
Parte II. Organización y Funcionamiento de los Archivos y Servicios Archivísticos
Capítulo I. Gestión de Documentos
23
23
entidades territoriales que se creen por Ley; de las
Capítulo II. Estructura de los Fondos 25
Capítulo III. Entrada y Salida de Documentos en los Archivos
Capítulo IV. Descripción de los Documentos
25
27
divisiones administrativas y en los archivos históricos
Capítulo V. Acceso a los Documentos de Archivo
Capítulo VI. Reprografía de los Documentos
27
30 especiales.
Capítulo VII. Conservación de los Documentos 31
Capítulo VIII. Disposiciones Varias 33
Parte III. Glosario 33
BIBLIOGRAFIA 47
ANEXOS 49
ANEXOS
1. Normas Constitucionales de importancia para los archivos
2. Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones
3. Decreto 1777 de 1990 por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo de 1990 sobre adopción de los
estatutos del Archivo General de la Nación.
4. Decreto 163 de 1992 por el cual se aprueba el Acuerdo 05 de 4 de junio de 1991 sobre la adopción de
su estructura interna y se determinan las funciones de sus dependencias.

Acuerdo No. 07 de 1994
Capítulo IV Descripción de los documentos
Artículo 37. Instrumentos de control y consulta. Como

instrumentos de control, consulta y descripción, los archivos
elaborarán guías, inventarios, catálogos e índices de sus
fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos
y con las prioridades del servicio.

Acuerdo 038 de 2002 – Desarrolla el Artículo 15 de la Ley 594 de 2000
Artículo Segundo
Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o

desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el
caso, los documentos y archivos debidamente
inventariados para garantizar la continuidad de la gestión
pública.

Artículo Tercero
La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se

A
refiere el articulo anterior, se hará de conformidad con la
Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se
diligenciará el formato único de inventario, en B
concordancia con su instructivo: numerales 2, 3, 4, 5, 6, 8,
9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 18 y 19, señalados en el
presente artículo.
D
C

Instructivo Formato Único de Inventario Documental
5. OBJETOS: Se debe consignar la finalidad del inventario,

que puede ser:
✓ Transferencias Primarias
✓ Transferencias Secundarias
✓ Valoración de Fondos Acumulados
✓ Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias
✓ Inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación.

Instructivo Formato Único de Inventario Documental
Artículo Cuarto
Las entidades públicas tendrán en cuenta los

procedimientos generales que se establecen en el presente
Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por
inventario de los documentos y archivos a cargo del
servidor público que se encuentre en una de las situaciones
administrativas señaladas.

Artículo Cuarto PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR
INVENTARIO.
1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales
de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de
recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se
encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de
la notificación de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente
cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan.
2) 2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de

los archivos de la oficina a su cargo.
3) 3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la
responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin
perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
4) 4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega

y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire
total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.
5) 5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el

tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.
6) 6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o

en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en
presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.

Acuerdo 042 de 2002 – Criterios de Organización de los Archivos de Gestión

Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental
debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes
a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
Artículo Cuarto – Criterios de documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
Organización de Archivos de Gestión 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número
de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. 6Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla

de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la
metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las

dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

Acuerdo 042 de 2002 – Criterios de Organización de los Archivos de Gestión
Artículo Séptimo. Inventario documental. Las entidades de

la Administración Pública adoptarán el Formato Único de
Inventario Documental, junto con su instructivo, que a
continuación se regula.

Acuerdo 002 de 2004
Artículo Primero:
Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las

entidades del Estado en sus diferentes niveles y las
empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la
organización de sus fondos acumulados y la elaboración y
aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo 002 de 2004
Artículo Tercero. Organización de Fondos Acumulados
Segunda Etapa. Diagnóstico
...instrumentos de recuperación de la información

(inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre
otros)...

Acuerdo 002 de 2004
Artículo Tercero. Organización de Fondos Acumulados
Tercera Etapa. Elaboración y Ejecución del Plan de Trabajo

Archivístico
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato

único de inventario documental adoptado por el Archivo
General de la Nación…

ACUERDO 027 DE 2006

(Octubre 31)
"Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994“
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA en uso de sus
facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del
27 de febrero de 2001
ACUERDA:
Acuerdo 027 de 2006

ARTICULO PRIMERO: Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo
correspondiente al uso del Glosario, el cual quedará así:
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.
Artículo Primero: Actualizar el Reglamento General de Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
del Glosario. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de

archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado
su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo del orden
departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del
orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Acuerdo 027 de 2006
Inventario Documental
Instrumento de recuperación de información que describe

de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.

HOJA No: DE:

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD REMITENTE:
ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA N.º
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
OBJETO:
Nº T: Número de Transferencia
FECHAS EXTREMAS
(aaaa-mm-dd) UNIDAD DE CONSERVACIÓN
NÚMERO NOMBRE DE LA SERIE,
CÓDIGO NÚMERO DE FRECUENCIA NOTAS
DE ORDEN SUBSERIE O ASUNTOS SOPORTE
FOLIOS DE CONSULTA
Inicial Final Caja Carpeta Folio Otro
Elaborado por: Entregado por: Recibido por:

Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Lugar: Fecha: Lugar: Fecha: Lugar: Fecha:

Acuerdo 004 de 2019 – Elaboración, aprobación, evaluación y

convalidación, implementación de las TRD y TVD
Artículo 22. Eliminación de Documentos
Previo a adelantar el proceso de eliminación, la entidad deberá

publicar en su sitio web o, en su defecto, en los medios de
divulgación existentes en la entidad (boletines, gacetas,
carteleras, entre otros), por un periodo de sesenta (60) días
hábiles, el inventario de los documentos que han cumplido su
tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser
eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus
observaciones sobre este proceso a la entidad, a los Consejos
Territoriales de Archivos o al Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.

Acuerdo 004 de 2019 – Elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación de las

TRD y TVD
• Eliminación de documentos físicos como electrónicos.
• Acorde con las TRD o TVD.

• Eliminación aprobada por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño o el Comité Interno de Archivo.
(Instancia asesora conforme al Decreto 1499 de 2017)
Publicar previamente en la página web por 60 días el

Inventario.

Acuerdo 005 de 2013 – Criterios básicos para la clasificación, ordenación y

descripción de los archivos
Artículo 17º. Inventario de documentos transferidos a los

archivos generales o archivos históricos institucionales. Las
entidades que por jurisdicción o competencia transfieran
documentos de archivo a los Archivos Generales
Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben
publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de
los documentos transferidos, con el fin de informar a la
ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en
relación con la conservación y servicio de los mismos.

Acuerdo 002 de 2014 – Criterios básicos para la creación, conformación,

organización, control y consulta de los expedientes de archivo
Artículo 7°. Gestión del expediente. La gestión es la

administración interna del expediente durante su etapa
activa y se refiere a las acciones y operaciones que se
realizan durante el desarrollo de un trámite, actuación o
procedimiento que dio origen a un expediente; comprende
operaciones como la creación del expediente, el control de
los documentos, la foliación o paginación, la ordenación
interna de los documentos, el inventario y cierre.

Acuerdo 002 de 2014 – Criterios básicos para la creación, conformación,

organización, control y consulta de los expedientes de archivo
Artículo 11°. Transferencias primarias y secundarias. Las

transferencias documentales se deben realizar mediante la
aplicación de las tablas de retención documental y la
elaboración de inventarios documentales; solo podrán
transferirse los expedientes que una vez cerrados, han
cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o
fase de archivo; la transferencia se debe llevar a cabo por
series o sub-series documentales.

Acuerdo 008 de 2014 – Especificaciones técnicas y los requisitos para la

prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo
Artículo 14°. Las entidades públicas y las privadas que Parágrafo. La administración pública en sus diferentes
cumplen con terceros los servicios de custodia y funciones niveles y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, descritas en el artículo 1° del presente Acuerdo, no públicas… que contraten la administración de archivos
podrán contratar administración de documentos históricos o históricos con instituciones de reconocida solvencia
definidos de conservación total. académica e idoneidad, deberán informar al Archivo General
de la Nación dicha contratación y remitir un inventario de
los documentos cuya custodia ha sido contratada.

Acuerdo 004 de 2015 – Administración integral, control, conservación, posesión,

custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos
Humanos y el Derecho Internacional Humanitario
Artículo 5°. Inventario documental. Las Entidades obligadas

al cumplimiento del presente Acuerdo, deberán señalar
dentro de su inventario documental, aquellos documentos
producidos en ejercicio de sus funciones, relacionadas a
Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario
siguiendo los criterios establecidos en el título II del
presente Acuerdo.
Parágrafo. Este inventario deberá dar cuenta de los

documentos transferidos a otras entidades, incluidas las
transferencias realizadas por supresión, fusión, privatización
o liquidación.

Circular 004 de 2003 – Organización de Historias Laborales
…Los Secretarios Generales o funcionarios administrativos

de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades
públicas, dentro del proceso de organización de archivos,
deberán verificar que:
✓ Las oficinas responsables del manejo de Historias

Laborales elaboren el Inventario Único Documental de
los expedientes bajo su custodia.

Circular Conjunta 100-004 – 31 de Julio 2018

DE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO
PARA: ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LOS ÓRDENES NACIONAL Y TERRITORIAL DE LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO A QUIENES LES APLICA EL MODELO
INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – MIPG
ASUNTO: COMITÉ DE ARCHIVO INTEGRADO A LOS COMITÉS INSTITUCIONALES DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO
FECHA: 31 DE JULIO DE 2018
Considerando las instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos establecidas en el Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, y dadas
las instancias de coordinación y seguimiento a la gestión que crea el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, modificado por el 1499
de 2017, se hacen necesario efectuar las siguientes aclaraciones:
1. Las entidades que han conformado Comité de Archivo o Comité de Desarrollo Administrativo deberán hacer la transición al Comité Institucional de Gestión y
Desempeño. Los instrumentos y documentos de archivo que hayan sido aprobados bajo la denominación del Comité de Archivo o de Comité de Desarrollo
Administrativo, serán válidos para la entidad o trámites que se requieran ante otras instancias.
2. A partir de su conformación, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño adelantará todas las funciones relacionadas con la política de gestión
documental y archivos, que venía cumpliendo el Comité de Desarrollo Administrativo en la Rama Ejecutiva del orden nacional, y el Comité de Archivo en
la Rama Ejecutiva del orden territorial. Las funciones se encuentran establecidas en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.1.16.
3. Los Consejos Territoriales de Archivos (departamentales y distritales) y los comités técnicos de que trata el Decreto 1080 de 2015 en los artículos
2.8.2.1.7 y 2.8.2.1.12, al ser instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos, se mantienen vigentes, sin modificación y con las mismas
funciones.

Directiva Conjunta 001 del 25 de Julio 2018
DE: PROCURARÍA GENERAL DE LA NACIÓN ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN “JORGE PALACIOS

PRECIADO
PARA: REPRESENTANTES LEGALES, GERENTES, SECRETARIOS GENERALES 0 QUIENES HAGAN SUS

VECES, DIRECTORES O QUIENES HAGAN SUS VECES, JEFES DE CONTROL INTERNO DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y DEMÁS ORGANISMOS DEL ORDEN NACIONAL, ENTIDADES PRIVADAS
QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS.
ASUNTO: DIRECTRICES PARA ENTREGA DE ARCHIVOS, EN CUALQUIER .. . SOPORTE, CON

OCASIÓN DEL CAMBIO DE GOBIERNO NACIONAL Y PROCESO DE EMPALME DE CONFORMIDAD
CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY 594 DE 2000, LEY 951 DE 2005 Y LEY 1712 DE 2014.“
FECHA: 25 DE JULIO 2018

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