TEMA Nº 4

DEPARTAMENTALIZACIÓN Y ORGANIGRAMAS

La Departamentalización
Es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permiten al menos en
teoría que las organizaciones crezcan en un grado intermedio.
Estructurar una empresa implica la creación de departamentos puesto que a medida que va
creciendo aumenta la complejidad de una organización y se agota la posibilidad de que todos
los procesos sean abarcados por un único director, por lo tanto, se hace necesaria la
departamentalización, cabe subrayar que no existe modelo único de departamentalización
aplicable a todas las organizaciones o situaciones.

Departamentalización por nº simple

Este tipo de departamentalización fué un importante método de organización en tribus,
clanes y ejército el cual consiste en contadas persones que habrán de desempeñar los
mismos deberes y disponerlo bajo la supervisión de un administrador. Lo esencial no es en
que trabajan, o los materiales que se van a emplear si no el hecho de que el éxito de sus
empeños depende únicamente del nº de personas involucradas.

Departamentalización por tiempo

Es una de las modalidades más antigua de departamentalización empleada por lo general en
los niveles inferiores de la organización. Es la agrupación de las actividades con base en el
tiempo, la existencia en turno de trabajo el común en muchas empresas en que, por razones
económicas, tecnológicas o de otra índole, no sería suficiente la jornada laboral normal, este
tipo de departamentalización, se utiliza en hospitales donde es esencial la atención a los
pacientes durante todo el día.

Departamentalización por función empresarial

Se basa en las funciones empresariales básicas de una empresa, llamada también
departamentalización funcional, es decir que se adopta las funciones como ser: venta,
financiamiento, producción, comercialización, finanzas, etc. Este tipo de
departamentalización es el más común en las empresas puesto que se halla presente en casi
todos los niveles de la estructura organizacional de una empresa.

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Ventajas. -
 Hay una correspondencia lógica entre funciones
 Se cumple con el principio de especialización funcional.
 Simplifica el entrenamiento del personal.

Desventajas. -
 La responsabilidad por los resultados financieros y no financieros descansa solo en
los niveles más altos de la organización.
 La exagerada especialización y limitación de los puntos de vista a los del personal
clave.
 La dificultad en la preparación de gerentes generales.

Departamentalización territorial o geográfica

Este tipo de departamentalización se basa en aspectos territoriales y es común en empresas
que opera en las regiones geográficas extensas, en este caso puede ser importante que las
actividades que se realizan en un área o territorio determinado se agrupen y se asignen a un
administrador, mejorando la coordinación en la región, la comunicación es directa y se
aprovechan las economías de las operaciones locales.

Ventajas. -
 Existe participación local en la toma de decisiones.
 Obtención de economías diversas durante la gestión.
 Mejor uso y orientación en las campas publicitarias.

Desventajas. -
 Se requiere mayor personal con talento administrativo.
 Dificulta el control a los niveles más altos.

Departamentalización por tipo de clientes

Se basa en las características de los clientes, es decir que responde a los intereses o
necesidades, deseos y carencias que tienen los clientes, para lo cual se ponen bajo la
supervisión y responsabilidad de un jefe de departamento, este tipo es común en diversas
empresas en la que los clientes construyen la base sobre la cual se agrupan las actividades.

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Ventajas
 Estimula la concentración sobre las necesidades de los clientes.
 Atención personalizada.
 Mayor aceptación de la imagen de la organización social.

Desventajas.
 Alto costo.
 Posibilidad de subutilización de instalaciones y personas.

Departamentalización por productos

Habitualmente las compañías que adoptan ésta modalidad de departamentalización se halla
organizada sobre la base de la división de los productos, esta estructura permite a la división
general delegar a un ejecutivo divisional amplia autoridad sobre las funciones de
manufactura venta, servicios ingeniería relativa a productos o línea de productos.

Ventajas
 Concentra la atención y esfuerzos en una sola línea de productos y/o servicios.
 La responsabilidad general está a nivel de división.
 Es un medio cuantificable para la preparación de administradores.

Desventajas
 Se requiere mayor cantidad de personal con talento administrativo.
 Dificulta el control al más alto nivel.

Departamentalización por procesos o equipos

Se aplica fundamentalmente en los procesos de manufactura de un departamento.

La instalación de un sistema de procesamiento de datos, por ejemplo; la

departamentalización de procesamiento electrónico de datos, puesto que son cada vez más
costosas y complejas las labores de procesamiento de datos se necesita la adjudicación de
estas labores a un departamento específico existente en la mayoría de las empresas grandes
y medianas.

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Ventajas.
 Logra ventajas económicas.
 Usa tecnologías especializadas.
 Simplifica la capacitación.

Desventajas.
 Es difícil la coordinación de los departamentos o unidades.
 La responsabilidad recae en la alta dirección por las utilidades.
 Es inadecuado para formar directivos.

Departamentalización matricial.
Denominada también de rejilla o de administración por proyecto o producto, y consiste en
la combinación de departamentalización funcional y por productos o proyectos en una
misma estructura organizacional.

Esta clase de departamentalización, se encuentra con frecuencia en la construcción, por

ejemplo: de una carretera; la industria aeroespacial, a partir del diseño y lanzamiento de un
satélite de comunicaciones; en mercadotecnia, en la planificación, organización y ejecución
de una campaña publicitaria, en la instalación de un sistema de procesamiento electrónico
de datos o en organizaciones sociales de consultoría administrativa en las cuales numerosos
especialistas trabajan juntos en consultorías diferentes.

Ventajas.
 Puede lograr economías de escala.
 Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.
 Proporciona un campo de capacitación amplio para directivos.

Desventajas.
 Requiere mayor personal con habilidades gerenciales.
 Presenta problemas de control para los altos directivos.
 Rompe la unidad de mando.

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La estructura organizacional
Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo,
requieren un marco de actuación para funcionar, ese marco está constituido por la
estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de
acuerdo con el objeto de su creación.

Organigramas
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la
componen.

Finalidades
Un organigrama cumple las siguientes finalidades:
a) Establece la división de funciones y niveles jerárquicos.
b) Fija las líneas de autoridad y responsabilidad.
c) Señala las líneas de comunicación.
d) Permite identificar a los jefes de cada área y/o unidad organizacional.
e) Señala las relaciones entre áreas y unidades organizacionales.

Ventajas
Entre las ventajas de un organigrama tenemos las siguientes:
a) Proporciona una imagen formal de la organización.
b) Facilita el conocimiento tanto de la organización como de sus relaciones de jerarquía
y coordinación.
c) Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
d) Constituye una fuente autorizada de consulta.

Análisis organizacional
Es el proceso mediante el cual se evalúa si la estructura organizacional de una entidad
pública ha contribuido de manera eficaz y eficiente al logro de sus objetivos institucionales,
establecidos en su plan estratégico institucional y programas de operaciones anual.

Este proceso se realiza como parte del análisis de situación regulado en las normas básicas
del sistema de programación de operaciones y cuando las circunstancias, así lo justifiquen.

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Diseño organizacional
Es el proceso a través del cual se define o ajusta la estructura de la entidad, en base a los
resultados del análisis organizacional.

El proceso de diseño o rediseño organizacional es un medio que va a posibilitar que la

estructura organizacional facilite el logro de los objetivos estratégicos y de gestión
propuestos por una entidad pública.

Criterios para la confección del organigrama

a) Precisión. - En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades

administrativas y sus interrelaciones.

b) Sencillez. - Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente, por ello se
recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o
poco clara.

c) Uniformidad. - Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y

figuras que se utilicen en su diseño.

d) Presentación.- Su funcionalidad depende en gran medida de su formato y

estructura, por ello, en su presentación deben considerarse criterios técnicos y de
servicio, en función de su objetivo.

e) Vigencia.- Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado.

Tipos y clasificación de organigramas

Los organigramas pueden clasificarse en 4 grandes grupos:

1.- Por su naturaleza

a) Micro administrativo
Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o
mencionar alguna de las áreas que la conforman.

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b) Macro administrativos
Involucran a más de una organización.

c) Meso administrativos
Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada
normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

2.- Por su ámbito

a) Generales
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel
jerárquico, según su magnitud y características.

DIRECCIÓN

GENERAL

Dirección Dirección Dirección

Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto.

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b) Específicos

Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

GERENCIA

Depto. Depto. Depto.

Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina

3) Por su contenido

a) Integrales

Son representaciones graficas de todas las unidades administrativas de una organización

y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

b) Funcionales

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus
interrelaciones.

Este tipo de organigramas es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la

organización en forma general.

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c) De puestos, plazas y unidades

Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias

para cada unidad consignada. Tambión se incluyen los nombres de las personas que
ocupan las plazas

4.- Por su presentación

a) Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular; en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de
uso más generalizado en la administración, por lo cual los manuales de organización
recomiendan su empleo.

Organigrama vertical.

b) Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo

izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las
relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

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Organigrama horizontal

c) Mixtos

Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de

graficación.

Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades

en la base.

d) De bloque

Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número
de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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