Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Ciencias de la Administración

Maestría en Gestión Estratégica del Talento Humano
Análisis y Diseños de puestos de Trabajo – Sección H
Licda. M.A. Lily Mérida

¿COMO REALIZAR UN BUEN ANÁLISIS DE PUESTO?

ENSAYO

Evaluación de
Ponderación Calificación Firmas
ensayo

Autoevaluación 2.00

Coevaluación 3.00

Heteroevaluación 15.00

Total 20.00

Georgina Marisol Méndez Mayén

Carné 1291-23-
Guatemala, 03 de septiembre de 2023
ÍNDICE Página

INTRODUCCION

I. ¿COMO REALIZAR UN BUEN ANÁLISIS DE PUESTO?

II. CONCLUSION
REFERENCIAS
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Introducción

Hoy en día, todavía existen organizaciones sin estructuras organizativas, sin

departamentos de RR.HH. sin análisis de puestos por lo que no cuentan con un perfil o
descripción de este. El propósito de este ensayo es demostrar la necesidad de contar con
herramientas de análisis de puestos dentro de la empresa, y mostrar cómo se puede lograr
la optimización del trabajo mediante una adecuada coordinación de funciones entre los
empleados.

En el siguiente ensayo crítico, realizando una recopilación de varios autores y fuentes

bibliográfica sobre análisis de puestos de trabajo, nos demuestra los beneficios, de la
necesidad de realizar un buen análisis de puestos para obtener resultados positivos dentro
de la organización.

El objetivo es conocer primero la definición de análisis de puestos , y en el apartado

explicamos en qué consiste, los objetivos para los que se realiza, los métodos que emplean
las empresas, y ver el impacto que tiene en el proceso de selección de personal desde el
momento en que se analiza y describe el puesto, hasta la selección final del/los candidato(s)
adecuado(s). Y así, poder crear y evaluar el desempeño de los empleados, al tener definidas
y estructuradas sus tareas , actividades y responsabilidades del puesto que desempeña.

Gómez-Mejía, (2015): “el análisis de puestos es un proceso sistemático de recolección

de información para tomar decisiones respecto a los puestos. El análisis de puestos
identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado puesto”.

Todo análisis comienza haciendo algunas preguntas, y para analizar los puestos de
trabajo de una empresa se deben plantear las siguientes: ¿Qué actividades se realizan en
cada puesto de trabajo de la empresa?¿Existe un plan de carrera para cada trabajador? ¿Los
trabajadores están motivados? ¿Cada persona está en el puesto adecuado? Las respuestas a
todas esas preguntas te darán una visión más amplia de tu empresa y te ayudarán a tomar
decisiones importantes respecto a los recursos humanos de la organización.

Iranzo (2017), señala que la importancia de un buen análisis beneficiara no solo a la

organización a captar personal idóneo para el puesto, sino que los trabajadores tendrán más
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información sobre sus responsabilidades y tareas a desarrollar evitando dudas sobre su rol y
participación en la empresa evitando duplicidad de funciones y sobrecarga laboral.

Además de lo anterior mencionado un buen desarrollo y análisis de puesto permite que

se pueda distribuir con mayor facilidad las tareas y responsabilidades de todos los
colaboradores de la organización, ya que se puede equilibrar la carga y evitar pérdida de
tiempo.
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¿Como realizar un buen Análisis de puesto?

Si formamos parte de Recursos Humanos, y tenemos la tarea de contratar personal para

nuestra organización, durante nuestro proceso de búsqueda debemos centrarnos en aspectos
clave para garantizarnos el éxito.

El análisis de puestos está relacionado con la productividad y competitividad de las

organizaciones, ya que lo más importante para el desarrollo de cualquier empresa son las
personas que trabajan en la misma, así como también la forma y los métodos que utilizan
para hacerlo. Si contamos con un buen análisis de puesto, la captación y retención del
talento humano será más eficiente. Se reflejará un desarrollo positivo ya que los empleados
estarán alineados a sus funciones y actividades designadas.

Este análisis de puesto es un proceso importante para determinar adecuadamente las

responsabilidades laborales. El resultado es un conocimiento profundo de las funciones,
responsabilidades y habilidades requeridas para el puesto, es vital para poder encontrar al
talento humano adecuado.

Antes de abordar el tema debemos tener claro que es un Análisis de puesto, básicamente
es, el proceso de estudiar un puesto para determinar las actividades y responsabilidades
asociadas con él. Definir su importancia relativa frente a otros puestos y las tareas que debe
desempeñar el candidato. Dependerá del giro del negocio de las empresa, sus objetivos y
necesidades del puesto para analizarlos, por ello los análisis de puestos no son iguales de
una empresa con otra.

Dicho análisis de puestos suministra y nos brinda un resumen de sus deberes y

responsabilidades en relación con otros puestos de la organización, los conocimientos y
habilidades necesarias que deberá poseer el candidato y las condiciones de trabajo en las
que se realiza. Puede desarrollarse en 3 escenarios, cuando la organización es nueva y se
inicia un programa de análisis de puestos por primera vez, cuando se crean nuevos puestos
de trabajo y, por último, cuando debido a los avances tecnológicos se transforman los
puestos de trabajo.
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Siempre se lleva a cabo después de realizarse un diseño de puestos y cuando se está

realizando el trabajo. El objetivo principal del análisis de puestos es aumentar la
productividad y el rendimiento. Dicho análisis también ayuda a determinar las condiciones
para el desempeño de las funciones laborales.

En general, al contrario de las descripciones de puestos, estas nos proporcionan la

información necesaria sobre las especificaciones del puesto para que la organización tenga
una buena comprensión de los requisitos (educación, experiencia, iniciativa, etc.) que debe
tener el empleado para desempeñar el puesto. Independientemente de si el desarrollo de las
descripciones está completo o no, la mejor manera de entenderlas es a través de su análisis.

La importancia de contar con un análisis de puesto en la organización nos permite la

valoración de puestos de trabajo, gracias a la definición de funciones y salarios. Agiliza y
aporta valor en planes de carrera y promoción. Mejora la productividad de los
colaboradores porque ellos tendrán bien definidas sus tareas y funciones. Al final
tendremos una visión más completa de las necesidades del puesto y establecer todos los
criterios necesarios para seleccionar al candidato potencial que más se ajuste al puesto.

Para atraer con precisión al candidato ideal, o candidato deseado, se debe analizar bien
una buena oferta presentada. Ésa es la finalidad de este análisis, simplemente estudiar las
plazas ofertadas.

Más técnicamente, es el proceso de recopilar toda la información sobre las tareas,

responsabilidades, habilidades y resultados que se esperan de un trabajo. El objetivo
principal es definir el perfil ideal del puesto.

Toda la información recopilada durante el análisis ayuda a RR.HH. a diseñar y ejecutar

la fase de selección adecuada de las ofertas de trabajo, seleccionando a los mejores
candidatos para cubrir las vacantes. Además, este tipo de análisis también se utiliza para
crear descripciones de puestos establecidas. Es una herramienta utilizada por los
departamentos de RR.HH. para enumerar y definir todas las funciones y responsabilidades
del puesto y aclarar el trabajo a realizar.
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Para determinar un análisis el puesto de trabajo antes de publicar la plaza vacante

debemos de realizar una serie de pasos que nos ayudarán y nos permitirán recolectar la
información necesaria y valiosa.

Durante la crisis sanitaria COVID-19 muchas empresas se vieron obligadas a

implementar nuevas estrategias, como home office (trabajar desde casa), debían adaptase e
innovar nuevas formar de trabajo. Al realizar estos cambios tendrían que analizar los
puestos existentes, y con cuales se llevaría a cabo estos cambios. El primer paso fue
incorporar a la planilla personas que respondieran a esas necesidades. Este análisis revela
una fuerte tendencia a demandar trabajadores enfocados al negocio online. Muy vinculados
a la transformación digital y que, independientemente del sector, cuenten con las siguientes
capacidades; Adaptación al cambio y aprendizaje, grandes habilidades comunicativas,
capacidad de escucha, empatía y compromiso, responsabilidad y trabajo en equipo.

Todos conlleva un proceso y el análisis de puestos no es la excepción, debemos realizar

una planificación de objetivos del análisis, determinar la naturaleza de los diferentes
puestos existentes dentro de la empresa, seleccionar las herramientas de análisis en función
de las características generales del puesto, para un mejor control y desempeño debemos
agrupar los datos obtenidos del análisis y verificarlos, no debemos olvidar darle un
seguimiento a la evolución de cada puesto a lo largo del tiempo.

Si contamos con un buen análisis de puesto de trabajo, el departamento de Recursos

Humanos será mucho más eficaz en la distribución de tareas y responsabilidades. También
lo es la determinación de la estructura salarial y la estructura organizacional, los
colaboradores tendrán una visión más clara de donde se encuentran ellos, cuál es su
posición dentro la organización. Además, en base a los datos recabados de las
observaciones y estudios puestos en marcha, las empresas podrán crear sistemas de
retribución, desde un punto vista financiero, podrán medir adecuadamente los costes de
mano de obra, implementar y establecer procesos de selección más modernos o agilizar los
ya existentes. Recursos Humanos podrá mejorar los sistemas de formación, que ayudan
potencialmente a la promoción profesional de los colaboradores y, por último, pero no
menos importante, valorar el puesto adecuadamente.
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Un buen análisis de puestos se puede realizar de numerosas maneras, cada empresa tiene
sus propias necesidades y recursos organizacionales para hacerlo. La selección de un
método especifico deberá basarse en la forma en cómo se utilizará la información y la que
sea más factible y conveniente para la organización.

Algunos métodos para realizar un buen análisis de puesto en una organización, es

mediante la observación directa, es uno de los métodos que las organizaciones más utilizan,
por su sencillez y eficacia, lo deberá realizarla el responsable del área. Sin embargo, para
obtener resultados más objetivos, se recomienda que un observador externo realice esta
tarea. Para una mayor precisión, las observaciones deben seguir estas pautas; esto debe
hacerse para varios empleados, no individualmente. Esto implica observar a los
trabajadores realizar sus tareas laborales de manera directa y dinámica, mientras el analista
toma notas relevantes sobre las características esenciales para las descripciones de puestos.
Es recomendable hacerlo en los trabajos fáciles y rutinarios. Como la observación no
siempre disipa todas las dudas, suele ir acompañada de otro método, como entrevistar y
analizar a los trabajadores o directivos. Una de sus ventajas es la objetividad y autenticidad
de los datos obtenidos si eres un observador externo y el hecho de que es muy útil para
consolidar información obtenida de otra fuente. Entre sus limitaciones se encuentran el alto
coste que supone para la organización, el tiempo invertido para completar el análisis y el
hecho de que no se puede aplicar a tareas que no sean ni simples ni repetitivas. Al hacerlo,
resulta más fácil captar una imagen concreto sobre el puesto de trabajo en sí mismo. Las
hojas de observación deberán cumplir con las instrucciones adjuntas. Es útil registrar todas
las actividades realizadas, su frecuencia y las incidencias más importantes. Esto le dará la
imagen de rayos X más realista del puesto o cargo.

Otra forma de analizar un puesto de trabajo consiste en la entrega de diarios o bitácoras

a un número específico de empleados. Este documento registra las actividades que realiza
el empleado en el trabajo en intervalos regulares (días, semanas) la cantidad de tiempo que
dedica a cada una de esas actividades. Sin embargo, tiene sentido que los empleados se
reúnan antes de implementar esta estrategia. Esto se hace para explicar el propósito de la
prueba para que no parezca que lo están evaluando como empleado. Se trata de evaluar el
puesto. Una ventaja es que proporciona información sobre puestos especializados que de
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otro modo serían más difíciles de analizar. Y una desventaja es que los trabajadores pueden
exagerar la importancia del puesto y el trabajo que realizan.

Otra manera es realizando entrevistas, se trata de mantener una conversación con la

persona que ocupa el puesto que se desea analizar, generalmente se suele realizar en el
mismo lugar de trabajo. Pueden ser estructurados o no estructurados. En este último caso,
se va desarrollando como lo crea conveniente el investigador (analista). En el caso de una
entrevista estructurada se preparan preguntas y si se hacen correctamente se obtendrá
información muy relevante del puesto (tareas, obligaciones, aprendizaje, experiencia,
responsabilidades, condiciones laborales, etc.). Una vez finalizada la entrevista se
comparará y verificará la información obtenida, en caso de duda se consultará al superior
inmediato. Se pueden realizar individualmente, en grupo o con un supervisor. Una de sus
ventajas es la facilidad para obtener información detallada y el hecho de que no tiene
contraindicaciones ya que se puede aplicar a cualquier nivel o tipo de cargo. Sus principales
desventajas son el tiempo que requiere preparar los cuestionarios, acercarse al lugar de
trabajo y mantenerlos con todo el personal necesario, así como el alto costo (los analizan
expertos), analizar y paralizar el trabajo de la persona que realiza el trabajar).

Sin embargo, la propia conversación puede estar distorsionando la realidad. Esto da

como resultado datos que no reflejan con precisión la situación real de cada puesto.

Si se realiza entrega de formularios y encuestas a los empleados, es posible llegar a más

empleados que realizarlo de la forma anterior. Para realizar el análisis, los trabajadores
deben responder una serie de preguntas sobre los conocimientos, habilidades, deberes y
responsabilidades del puesto. De esta forma se reduce el coste y la duración del proceso.
Por supuesto, para obtener datos valiosos, las encuestas no pueden ser simplemente
estructuras de respuesta cerrada. Debe incluir una sección abierta donde los empleados
puedan anotar sus observaciones y sugerencias. Una vez que se han analizado las
respuestas, se puede configurar un sistema de capacitación para que coincida con las
respuestas recopiladas. Esto ayuda a los empleados a realizar su trabajo con mayor calidad
y eficiencia. Su principal desventaja es que puede resultar difícil preparar y verificar el
cuestionario, además de que los informantes, debido a errores en el cuestionario, pueden
malinterpretar la información.
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Y por último tenemos, el de apoyarse con un Grupo de expertos este método reúne las
opiniones de un grupo de personas especialistas, normalmente trabajadores o supervisores
experimentados. Entre las ventajas cabe destacar que permite obtener detalles y
perspectivas que de otro modo no serían posibles. Y su principal desventaja es que es caro y
lento.

Actualmente, los sistemas clásicos, aquellos basados en criterios estandarizados o

mecánicos, están perdiendo relevancia. La razón es sencilla, en el entorno laboral dinámico
y cambiante en el que vivimos hoy, no se puede buscar la rigidez organizacional.

Para clasificar adecuadamente el trabajo desde una perspectiva organizacional, se debe

analizar cada actividad dentro de la empresa considerando los siguientes factores:

Cómo se relacionan las responsabilidades y funciones definidas en los diferentes

departamentos con los objetivos de la empresa. El impacto empresarial de cada puesto de
trabajo. Desempeño personal relacionado con competencias profesionales. Esta estrategia
ayuda a identificar los conocimientos, habilidades y actitudes que puede esperar de los
empleados de cada departamento. Además, establecer un sistemas de remuneración y
retribución para cada puesto.

Actualmente donde laboro, no se ha realizado un análisis de puestos , por lo que

tampoco cuenta con un perfil o descriptor de puestos. La empresa es familiar y pequeña en
su área administrativa. Solo cuenta con el dueño de la empresa, Gerente administrativa
(jefa) y estoy como Asistente administrativa, mi función principal es apoyar con todas las
funciones administrativas como; compras, pago a proveedores, ventas de material,
facturación, hacer cuadre de caja, retenciones, pago de planilla, descuentos y trámites de
IGSS e IRTRA, entre otras. Y en el área operativa hay 23, como mecánicos, operadores de
maquinaria pesada, jardineros, mantenimiento y seguridad. Al momento de contratarme me
indicaron algunas de estas funciones y otras que van surgiendo en el camino, y lo he
aprendido con la experiencia. Pero si hubieran realizado un análisis de puesto antes de la
contratación, se tendría definidas todas las funciones y actividades del puesto. Ayudará
también al momento que alguna de las dos nos ausentemos (jefa o yo) ambas podríamos
cubrir los puestos. Y así facilitaría la creación de un manual de procesos. Estamos
implementado paso a paso. La empresa está creciente y tenemos como objetico a corto
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plazo crear otras áreas y al realizar un análisis de los puestos nos permitirá realizar una
mejor selección de personal al conocer con más exactitud las características del puesto y las
competencias de la persona que debe cubrirlo.

En mis anteriores trabajos si contaban con análisis de puestos, y se ve la diferencia en el

desempeño de los empleados cuando se cuenta con un análisis. Se tiene mayor claridad de
las funciones y responsabilidades, se nota una estructuración organizacional más precisa,
además, sabremos qué hacer, como hacerlo y cuando hacerlo. Muchas veces, necesitamos
que todo este por escrito, que nos proporcionen nuestras funciones y tengamos claro la
dirección de la organización.

Todas las organizaciones poseen procesos, y al realizar un análisis de puesto no es la

excepción, para logran un análisis con éxito, debemos seguir un procesos que se divide en
etapas.

La primera etapa son determinar los objetivos del análisis de puesto, lo principal es
identificar la información que se desea obtener y la manera de conseguirla. La empresa
deberá repasar la información básica más importante, como los organigramas, las
descripciones de puestos anteriores, etc.

Luego, la segunda etapa es, identificación y selección de los puestos que se quieren
analizar, cuándo se realizará y quién lo realizará. Normalmente, un análisis de puestos se
realiza cuando se funda la organización, pero si el negocio realiza cambios significativos,
como la incorporación de nuevas tecnologías o sistemas de trabajo, también se debe realizar
este análisis. Respecto de los responsables de análisis, cada organización, según sus
recursos, debe tomar la decisión que más le convenga, pudiendo delegar tareas a quien
ocupa ese cargo, a los superiores de la persona o al analista. En mi opinión, esta persona
siempre debe ser el último mencionado anteriormente, porque será el más capaz y el que le
dé mayor objetividad a dicho análisis.

En la tercera etapa, que sería analizar el puesto como tal, el objetivo es reunir todas las
actividades laborales, los comportamientos requeridos por el trabajador, las condiciones de
trabajo y las características y competencias humanas necesarias. Siempre debe revisar la
información obtenida con el personal para confirmar los datos y corregir posibles errores.
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En esta etapa, se deben seleccionar uno o más métodos para obtener toda la información
necesaria para realizar el análisis de ubicación. Estos métodos son los métodos
mencionados en el punto anterior (observación directa, cuestionario, entrevista, bitácoras y
grupo de expertos). Es importante pensar en las ventajas y desventajas de cada método.

Y finalmente, en la última etapa, hay que preparar los documentos correctos para el
análisis: la descripción del puesto y las especificaciones del puesto.

Cada día más empresas ven necesario e indispensable el análisis de puestos, sin importar
su tamaño es de suma importancia implementar está serie de etapas y las distintas
herramientas para lograr un buen análisis. Garantizando así, un crecimiento positivo y
eficiencia en sus procesos, contando con el personal más idóneo que se ajusta con lo que la
empresa busca y que mejor superando así las expectativas del puesto.

La mayoría de las funciones de recursos humanos se basan en información

proporcionada por descripciones y análisis de puestos. La aplicación de los resultados del
análisis de puestos es muy amplia, desde el reclutamiento y selección de personal hasta la
planificación de la evaluación de puestos y los métodos de trabajo.

Desde mi punto de vista, los objetivos más destacados son los siguientes: Ayuda en la
preparación de anuncios, delimitación del mercado laboral donde se empleará , así como en
la contratación de personal. Determina el perfil de la persona que realizará el trabajo, de
acuerdo con lo cual se aplicarán las pruebas correspondientes como base para la selección
del personal. Proporciona los documentos necesarios según el contenido del programa de
formación como base para la capacitación del personal. Determina la escala salarial a través
de la evaluación, clasificación de puestos de trabajo, según la posición de los cargos en la
empresa y el nivel de los salarios en el mercado de laboral, como base para la gestión
salarial. Fomenta la motivación de los empleados para facilitar las evaluaciones de
desempeño y el logro funcional. Y desempeña el papel de guía del supervisor en el trabajo
con sus subordinados y guía a los empleados en el desempeño de sus funciones.

De hecho, las nuevas teorías de gestión han demostrado la ineficacia de las ideas
tradicionales que las empresa tenía equivocadamente asumidas. La productividad ya no es
sinónimo de tiempo dedicado al trabajo. La mayoría de las tendencias suponen que se
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prioriza a los individuos sobre las organizaciones, lo que permite a los empleados realizar
su trabajo de manera óptima y crea una relación entre los individuos y los puestos clave.

Una vez que se complete el análisis, se crea una descripción del puesto que contenga
información sobre las responsabilidades, deberes, habilidades y requisitos necesarios para
realizar el puesto. Es necesario realizar una revisar y aprobar la dicha descripción del
trabajo con los empleados y gerentes actuales y así garantizar que sea precisa y completa.
Es necesario actualizar periódicamente las descripciones de los puestos para mantener su
precisión y reflejar los cambios en los deberes, responsabilidades y requisitos del puesto.

La relación entre el análisis de puestos de trabajo y el resto de los recursos humanos es

muy estrecha. Por ejemplo, el análisis de puestos es esenciales para el proceso de selección
de candidatos porque proporcionan suficiente información sobre las habilidades y la
experiencia necesarias para ocupar un puesto en particular. También son esenciales en el
desarrollo de programas de formación y capacitación porque ayudan a identificar áreas
donde los empleados necesitan mejorar para desempeñar sus funciones de manera efectiva.

Cabe mencionar que el análisis de puestos es un proceso continuo y debe actualizarse

periódicamente.

Al final, después de desarrollar este ensayo tengo unos consejos que creo que son
importantes tomar en cuenta para realizar un buen análisis de puesto. Los cuales podría
implementar en donde laboro actualmente, y son los siguientes ; verificar el inventario de
los empleados. Es decir, el número de puestos que existen en la organización. Realizar un
análisis global y no fragmentado (dividir el puesto en partes importantes examinarlas y
unirlas de nuevo para su comprensión). Centrarse en el puesto, no en las personas (lo que
nos interesa es describir el puesto, no la persona que lo desempeña). Centrarse en los
hechos, no en las opiniones. Y, redactar la descripción del puesto tal como estaba en el
momento del análisis, sin referencia a funciones históricas ni aspiraciones futuras.

En definitiva, un buen análisis del puesto ayudará a la empresa a establecer criterios

claros para seleccionar candidatos y evaluar objetivamente el desempeño de los empleados.
Se convierte en una herramienta valiosa para el desarrollo profesional y la planificación de
la sucesión.
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Conclusión

En conclusión, analizar y describir adecuadamente los puestos de trabajo es muy

importante para el buen funcionamiento de una organización. Los análisis de puestos
adecuados permiten a las organizaciones identificar y definir con precisión las
responsabilidades, deberes y habilidades requeridas para cada puesto, garantizando que los
empleados estén preparados y capacitados para desempeñar sus funciones de manera
efectiva.

Como lo indica Gómez-Mejía, (2015) en su definición : “el análisis de puestos es un

proceso sistemático de recolección de información para tomar decisiones respecto a los
puestos. El análisis de puestos identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de
determinado puesto”.

Podemos concluir , que es necesario realizar un análisis exhaustivo del cargo a nombrar,
es un proceso que permite obtener la máxima información sobre el puesto de trabajo.

En mi opinión, esto suele hacerse tres veces; cuando se forma una organización, cuando
se crean nuevos puestos de trabajo y cuando el progreso tecnológico transforma puestos de
trabajo. Su objetivo es aumentar la productividad y mejorar el rendimiento.

Según la investigación realizada, y la información recopilada descrita anteriormente ,

hay numerosas formas de realizar este análisis (observación, cuestionarios, entrevistas,
métodos mixtos, diarios o bitácoras, y grupo de expertos), cada empresa, dependiendo de
las necesidades y recursos disponibles, harán uso del que crean más conveniente.

Desde mi punto de vista, lo más eficientes en relación con el tiempo invertido, la calidad
de la información obtenida y el coste sería la combinación entre el método de observación y
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el método cuestionario, ya que del primero se obtendría la veracidad y objetividad de los

datos obtenidos por el observador y del segundo, la de obtener en muy poco tiempo,
información de una gran cantidad de empleados y de diferentes puestos de trabajo con un
coste relativamente bajo. Una vez obtenida toda la información relativa a los puestos de
trabajo analizados, se especifican las tareas o funciones que se realiza y se diferencian de
los demás puestos de la organización, ejecutando una descripción detallada del puesto.

Anexos

Figura 1. Análisis de Puestos

Fuente: (Wayne Mondy, R., 2015)

Figura 2. Diseño de Análisis de Puestos

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Fuente: Blog https://nifunifol.com/2022

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