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LA IMPORTANCIA DEL ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DE TRABAJO

Analizando el estudio El futuro de la gestin del talento, realizado por Mercer en 290 multinacionales de Europa, Oriente Medio y frica, en el que ms de la mitad de las empresas que han participado en l afirman que sus organizaciones han salido o estn saliendo de la recesin, y de ellas, el 80 por ciento reconoce que ello les est llevando a redefinir sus polticas en el mbito de la gestin del talento, y que en los prximo aos ser una de las primera palancas que las organizaciones utilizarn para competir con xito, me pregunto si al mismo tiempo, las empresas valoran la importancia que tiene contar con una adecuada herramienta de Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo. Parece que sta es una de las reas que aunque parezca de las ms bsicas dentro de la funcin de RRHH, es crtica y muy importante. Puesto que en dicho estudio las compaas consultadas son conscientes de que en los prximos tres a cinco aos aumentar notablemente la competencia a la hora de atraer profesionales de alto valor e identifican a los planes de sucesin, a la formacin y el desarrollo para el liderazgo y a la identificacin y retencin del talento clave como las prioridades a abordar, considero importante que para competir con xito las empresas deben contar con una herramienta para definir en cada puesto de trabajo que es lo que se persigue, cual es la misin y el objetivo a conseguir. Y esto se necesita para todos los puestos de la organizacin. En las empresas estamos preocupados por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin embargo olvidamos o dejamos en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo. Cuando las empresas hablan de aplicar anlisis cuantitativos para calcular las inversiones en talento y el retorno de dicha inversin, se olvidan por tener definido la premisa bsica que comento. De esa manera, surgen numerosas preguntas encaminadas a resolver esta cuestin: qu es lo que tiene que hacer/conseguir una persona en un puesto de trabajo? Cmo debe relacionarse con su rea y restantes reas de la empresa? Cmo deben ser los flujos en las relaciones de trabajo en la empresa? Cuntas veces hemos visto la desorientacin de muchos trabajadores porque no saben, cuales son exactamente sus tareas y sus funciones? Cuntas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organizacin y nos damos cuenta de que esa persona no era la idnea? Cuntas veces nos hemos preguntado por nuestra situacin o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa? Cuntas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones? Cuntas veces no se sabe quin es el responsable de algn error en la empresa, debido a la nebulosa existente por la indefinicin de quin tiene que hacer qu? . Estas cuestiones ponen de relieve la importancia que tiene contar con un sistema de descripcin y anlisis de puestos y las repercusiones que a largo plazo puede tener para una organizacin l ignorarlo o, en su caso no otorgarle dicha importancia. Todo empresario, todo Directivo y todo departamento de Recursos Humanos deberan promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de descripcin y anlisis de puestos. Y entre sus funciones debera destacar la de concienciar al resto de la organizacin de la importancia y utilidad de dicho sistema. Eso s, la organizacin debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables ms relevantes para su organizacin para llevarlas a cabo con xito. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fcil utilizacin. Tal es su importancia, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo an seguimos viendo como es considerado como un procedimiento no importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas. Y las empresas siguen sin utilizarlo correctamente. El establecimiento de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo sentar las bases, y en cierta medida, determinar el xito o el fracaso de muchos de los procesos de una organizacin. As, hablamos de que tener una herramienta clara y sencilla determinar: - Los procesos de seleccin: Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempear de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa informacin desarrollar todo el proceso de seleccin propia mente dicho (plantearnos qu tcnicas vamos a utilizar, qu pruebas vamos a pasar, cmo vamos a enfocar la entrevista, etc.) As pues, los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un

determinado puesto va a imponer a quien lo desempee. En este sentido la utilizacin de este sistema es indispensable. De aqu, podemos deducir tambin su importancia para el reclutamiento, pues en l especificamos las caractersticas o exigencias que debe tener un candidato para desempear ese puesto de manera eficaz. Y la pregunta que cabe plantarnos aqu es Cmo reclutamos al personal, cmo realizamos un proceso de seleccin si ni tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone a su ocupante?. - Planes de carrera y promocin. A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra organizacin es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compaa y, qu requisitos son necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades. En este sentido es necesario saber qu puestos tengo, qu puestos voy a crear, por que los considero necesarios y, qu caractersticas han de tener aquellas personas que ocupen estos puestos. - Valoracin de puestos de trabajo. La valoracin de puestos es un procedimiento que proporciona informacin acerca del valor o el peso especfico que un determinado puesto tiene, cuestin fundamental a la hora de establecer retribuciones. Para hacer una valoracin de puestos es necesario la informacin aportada por el ADP. Si no sabemos cules son las tareas de un puesto de trabajo, cmo podremos determinar su valor?. - Evaluacin del desempeo. Para evaluar o medir el desempeo de un trabajador es necesario conocer con exactitud cules son las tareas que hace, cules son sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta informacin, qu variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?. - Formacin. Para planificar la formacin necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cmo lo hace y dnde lo hace, para as determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cules muestra carencia y, en funcin de ello proporcionarle la formacin necesaria. - Determinacin de la responsabilidad. Un Anlisis y Descripcin de puestos nos dar informacin acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc., lo que reducir la incertidumbre que, en muchas ocasiones, tenemos al respecto y evitar el desempeo de un rol distinto al que realmente tenemos. - Clasificacin y ordenacin de puestos. Como anteriormente mencionamos, la informacin obtenida en el Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo servir para clasificar y ordenar todos los puestos de nuestra organizacin y sobre la base de ello establecer la estructura retributiva. Como podemos observar por mi planteamiento, hay muchos aspectos y procesos de nuestra organizacin que requieren la implantacin de un sistema o modelo como ste. Todos deberamos reflexionar acerca de los beneficios que tendra para nosotros el implantar dicho sistema, que en mi opinin son muchos, y de las repercusiones negativas que para nuestra organizacin y, sobre todo para nuestros trabajadores, tiene el ignorar este aspecto fundamental de la gestin empresarial. Incluso en la situacin actual, en la que muchas empresas han encogido, conozco casos en las que han dejado de ser operativas por desconocer lo que hacan algunas personas que han sido despedidas o que han dejado de trabajar porque no tenan recogidas las funciones en ningn documento o no se saba lo que desempeaban de manera concreta. Es como si se quisiera que la empresa trabajara por ciencia infusa.