Guía sobre la descripción de puestos en las

empresas.
Incluye información sobre la finalidad de la descripción de
puestos, cómo redactar una y algunos otros puntos clave que
deben incluirse en ella.

Una empresa en función de su tamaño, puede encontrarse con

varios puestos de trabajo diferentes que requieren diversas
habilidades y destrezas.

Un puesto puede requerir un empleado que hable español con

fluidez, mientras que otro necesita a alguien con grandes dotes
de liderazgo.

Con tantas diferencias entre cada puesto, ¿Cómo sabe una

empresa qué persona quiere para cada función que desempeña?

La respuesta es una descripción de puestos.

¿Qué es una descripción de puestos de

una empresa?
Es una herramienta utilizada en el área de recursos humanos que
consiste en enumerar y definir las funciones y responsabilidades
que componen cada uno de los puestos de trabajo incluidos en la
estructura de una organización.
Ésta debe ser clara, concisa y detallada para que pueda ayudar
mejor a los empleadores a determinar qué candidato es la mejor
opción para un puesto.

Las descripciones de puestos de trabajo aportan beneficios clave

tanto a los empleadores como a los empleados.
Beneficios de una descripción de puestos
Algunos beneficios que puedes obtener de realizar una
descripción de puestos correcta son:

 Brinda claridad al colaborador para desempeñar sus

funciones al saber las expectativas que se tiene de su
trabajo
 Sirve de guía para el reclutamiento y selección de personal
de manera efectiva
 Permite definir sueldos y salarios de forma justa y
equilibrada
 Ayuda con la identificación de necesidades de capacitación
y aprendizaje que puede requerir la persona en el puesto
 Funciona como base para medir el desempeño del
colaborador de forma objetiva y transparente
 Permite contar con una estructura organizacional clara y
definida, enfocando esfuerzos de manera efectiva
 Por medio de este se pueden diseñar planes de
compensaciones e incentivos para los empleados.

Guía para realizar una descripción de puestos

Paso 1. Identifica los puestos de trabajo en tu organización

Lo primero para describir los puestos es tener a la mano y como

guía, el organigrama de tu organización. El organigrama debe ser
funcional, es decir, deben estar plasmados los puestos que
ocupan las personas en la organización.

Los puestos que aparecen en dicho organigrama son los que se

deben describir.

Ten en cuenta que al describir un puesto de trabajo no debes

considerar a la persona que ocupa dicho puesto, sino más bien
las tareas que realiza y las competencias que deben cubrirse,
pregúntate ¿Qué tareas debería de realizar y qué competencias
debe tener?
Paso 2. Selecciona el puesto a describir

Una vez identificados los puestos que conforman la estructura de

la organización se debe seleccionar porque puesto comenzar.

Para esto determina un puesto clave, es decir aquel puesto que si

no existe dentro de la organización esta no podría operar de
manera correcta.

Paso 3. Recolecta la información

Esta actividad se realiza a partir de la interacción de tres actores:

el titular del cargo, el jefe directo y el facilitador. Este último, suele
ser el profesional de RR.HH.  

A partir de esta interacción se recolecta el material necesario para

realizar una descripción de puesto de forma escrita.

Generalmente, la recolección de información se da a través de

alguno de estos métodos: entrevista, observación y la revisión de
documentos que previamente haya elaborado la empresa sobre la
descripción de procesos.

De manera general la información a recolectar es:


o Datos generales
o Objetivo
o Principales funciones
o Ubicación en la estructura organizacional
o Principales relaciones
o Requerimientos del puesto
Paso 4. Define un formato de descripción de los puestos 

Posterior a la recolección de la información ésta se deberá vaciar

en alguna base de datos que sirva para hacer la descripción del
puesto de trabajo clara, concisa y detallada. 
Información general del puesto

Encabezado

En la parte superior del documento se encuentran los siguientes datos: 

o Logo de la empresa
o Nombre del puesto: define el trabajo y tiene la
característica de contener no más de una o dos
palabras.  
o Código: indica el código del documento.
o Versión del documento: indica la versión en la que se
encuentra el documento.

Datos Generales. Dentro de esta sección se localizan los datos

del puesto a describir cómo son:


o Área: Indica el área al cual pertenece el puesto de
trabajo
o Departamento: describe el departamento al que
pertenece el puesto de trabajo
o Título del puesto
o Reporta a: indica el puesto al cual le reporta de manera
directa
o Fecha de elaboración: es la fecha en la cual se elaboró
el documento
o Nivel: indica la posición que ocupa un puesto en la
estructura jerárquica de una organización
o Jornada laboral: (horarios, turnos y vacaciones)

Estos datos se pueden obtener del organigrama de la empresa

 
Datos generales de una descripción de puestos en una empresa.

Objetivo. Describe el papel que desempeña y qué objetivos tiene

en la organización.

Objetivo del puesto descrito dentro de la organización. Sección

indispensable de una descripción de puestos

Principales funciones. En esta sección se deben describir las

funciones que debe realizar la persona que cubra el puesto
descrito. esta puede estar integrado de la siguiente manera:

1.
1. Qué hace
2. Cómo lo hace
3. Para qué lo hace

Estas preguntas se deben describir para cada una de las

funciones principales del puesto.

 
 Descripción detallada de las principales funciones del puesto
descrito en la empresa

En puesto y la estructura organizacional

Ubicación en la estructura del organigrama.

En esta se debe presentar de manera gráfica un extracto del

organigrama en el cual se muestre el puesto al que reporta y el
puesto que le reporta. Por ejemplo:
 Muestra de manera gráfica la ubicación en el organigrama del
puesto descrito. se recomienda incluir únicamente un nivel hacia
arriba y uno hacia abajo

Estructura organizacional.

Dentro de esta se debe describir puntualmente el puesto al que

reporta, el puesto descrito y los puestos que le reportan.  Por
ejemplo:
 Esta sección indica de manera textual los puestos al cual
reportará y le reportaran al puesto descrito

Puestos subordinados.

Esta sección indica el número de puestos que le reportan y los

ocupantes.

Descripción de los puestos que le reportarán al puesto descrito en

el formato de descripción de puestos

Principales relaciones.

En dicha sección se listarán los puestos con los cuales se

relaciona de manera interna, así como las principales relaciones
al exterior de la organización (en caso de existir).
 Principales relaciones que el puesto descrito dentro al interior y
exterior de la empresa

Requerimientos del puesto descrito

Requerimiento del puesto.

Esta sección se compone de los requisitos que se deben cumplir

para cubrir el puesto. Existen tipos de requisitos, como son:
demográficos, competencias, habilidades, experiencia, etc…

Los cuales se pueden traducir en:


o Edad, el rango de edad en el cual se debe encontrar el
candidato ideal
o Género
o Formación académica, detalla el tipo de formación
académica que debe poseer el candidato ideal
o Idiomas, que el candidato debe manejar para cubrir el
puesto
o Experiencia (años y área), detalla el tipo de trayectoria
profesional que debe tener el candidato ideal
o Habilidades y competencias, puntualiza las habilidades
y cualidades personales que debe poseer el candidato
ideal. Es importante incluir: nivel de idiomas,
conocimientos informáticos, certificados y
habilitaciones
 o Requerimientos extra: Indica los requisitos específicos
del puesto (por ejemplo: disponibilidad de vehículo
propio, edad del candidato, características físicas, etc.)

Requerimientos obligatorios y deseables que se espera tenga la

persona que tome el puesto descrito
Firmas de autorización.

En esta sección deben ir los nombres, los puestos y las firmas de

los responsables de la realización, revisión y autorización de la
descripción de puestos.

Paso 5. Válida la descripción de puestos realizada

Posterior a vaciar la información obtenida, es el momento de

validar el documento obtenido, para esto es recomendado que lo
revise el titular del cargo y el jefe directo, de esta manera se
podrán realizar las correcciones necesarias y después autorizar
dicho documento.

Paso 6. Comunica

Finalmente, comunica el documento a la persona que desempeña

el puesto descrito. Esta actividad se puede realizar mediante una
reunión, en la cual el fin sea explicar el contenido del documento
y solventar las dudas puedan surgir.

Asegúrate que dicha persona entiende todas las tareas que debe
realizar, si existe algo que esa persona no posee, es momento de
realizar un plan de capacitación y posteriormente una evaluación
de capacitación.
Realiza un seguimiento para validar que efectivamente se están
realizando las actividades descritas. Esta será una base para
realizar la evaluación de desempeño.

Errores al describir puestos

Algunos de los errores comunes que las organizaciones cometen
a la hora de realizar una descripción de puestos son:

 Utilizar terminología interna, debemos evitarla por todos

los medios, ya que los candidatos no la entenderán; cuanto
más amplio y neutro sea el texto, mayor será la atracción de
candidatos
 Ser realizada por una sola persona, esta actividad debe
ser conjunta entre varios departamentos, especialmente el
de recursos humanos, para expresar todos los aspectos
importantes del puesto
 Ser poco realista, debe ser una representación exacta de
los antecedentes necesarios para desempeñar el rol, no una
lista de deseos imposibles de habilidades