¿Qué es una descripción de puestos de una empresa?

Es una herramienta utilizada en el área de recursos humanos que

consiste en enumerar y definir las funciones y responsabilidades que
componen cada uno de los puestos de trabajo incluidos en la estructura
de una organización.
Ésta debe ser clara, concisa y detallada para que pueda ayudar mejor a los
empleadores a determinar qué candidato es la mejor opción para un
puesto.

Las descripciones de puestos de trabajo aportan beneficios clave tanto a

los empleadores como a los empleados.

Beneficios de una descripciones de puestos

Algunos beneficios que puedes obtener de realizar una descripción de

puestos correcta son:

• Brinda claridad al colaborador para desempeñar sus funciones al

saber las expectativas que se tiene de su trabajo
• Sirve de guía para el reclutamiento y selección de personal de
manera efectiva
• Permite definir sueldos y salarios de forma justa y equilibrada
• Ayuda con la identificación de necesidades de capacitación y
aprendizaje que puede requerir la persona en el puesto
• Funciona como base para medir el desempeño del colaborador de
forma objetiva y transparente
• Permite contar con una estructura organizacional clara y definida,
enfocando esfuerzos de manera efectiva
• Por medio de este se pueden diseñar planes de compensaciones e
incentivos para los empleados.

Guía para realizar una descripción de puestos

Paso 1. Identifica los puestos de trabajo en tu organización

Lo primero para describir los puestos es tener a la mano y como guía, el

organigrama de tu organización. El organigrama debe ser funcional, es
decir, deben estar plasmados los puestos que ocupan las personas en la
organización.

Los puestos que aparecen en dicho organigrama son los que se deben
describir.
Ten en cuenta que al describir un puesto de trabajo no debes considerar
a la persona que ocupa dicho puesto, si no más bien las tareas que realiza
y las competencias que deben cubrirse, pregúntate ¿Qué tareas debería
de realizar y qué competencias debe tener?

Paso 2. Selecciona el puesto a describir

Una vez identificados los puestos que conforman la estructura de la

organización se debe seleccionar porque puesto comenzar.

Para esto determina un puesto clave, es decir aquel puesto que si no existe
dentro de la organización esta no podría operar de manera correcta.

Paso 3. Recolecta la información

Esta actividad se realiza a partir de la interacción de tres actores: el titular

del cargo, el jefe directo y el facilitador. Este último, suele ser el profesional
de RR.HH.

A partir de esta interacción se recolecta el material necesario para realizar

una descripción de puesto de forma escrita.

Generalmente, la recolección de información se da a través de alguno de

estos métodos: entrevista, observación y la revisión de documentos que
previamente haya elaborado la empresa sobre la descripción de procesos.

De manera general la información a recolectar es:

•
o Datos generales
o Objetivo
o Principales funciones
o Ubicación en la estructura organizacional
o Principales relaciones
o Requerimientos del puesto

Paso 4. Define un formato de descripción de los puestos

Posterior a la recolección de la información ésta se deberá vaciar en algún

lugar, en softgrade te proponemos un formato que cumple con
estándares como la norma ISO 9001. El cual te servirá para hacer la
descripción del puesto de trabajo clara, concisa y detallada.

Descarga la plantilla aquí.

Información general del puesto

Encabezado

En la parte superior del documento se encuentran los siguientes datos:

•
o Logo de la empresa
o Nombre del puesto: define el trabajo y tiene la característica
de contener no más de una o dos palabras.
o Código: indica el código del documento.
o Versión del documento: indica la versión en la que se
encuentra el documento.

Datos Generales. Dentro de esta sección se localizan los datos del puesto
a describir cómo son:

•
o Área: Indica el área al cual pertenece el puesto de trabajo
o Departamento: describe el departamento al que pertenece el
puesto de trabajo
o Título del puesto
o Reporta a: indica el puesto al cual le reporta de manera directa
o Fecha de elaboración: es la fecha en la cual se elaboró el
documento
o Nivel: indica la posición que ocupa un puesto en la estructura
jerárquica de una organización
o Jornada laboral: (horarios, turnos y vacaciones)

Estos datos se pueden obtener del organigrama de la empresa

Datos generales de una descripción de puestos en una empresa.

Objetivo. Describe el papel que desempeña y qué objetivos tiene en la

organización.
Objetivo del puesto descrito dentro de la organización. Sección
indispensable de una descripción de puestos

Principales funciones. En esta sección se deben describir las funciones

que debe realizar la persona que cubra el puesto descrito. esta puede estar
integrado de la siguiente manera:

1.
1. Qué hace
2. Cómo lo hace
3. Para qué lo hace

Estas preguntas se deben describir para cada una de las funciones

principales del puesto.

Descripción detallada de las principales funciones del puesto descrito en

la empresa

En puesto y la estructura organizacional

Ubicación en la estructura del organigrama.

En esta se debe presentar de manera gráfica un extracto del organigrama

en el cual se muestre el puesto al que reporta y el puesto que le
reporta. Por ejemplo:
Muestra de manera gráfica la ubicación en el organigrama del puesto
descrito. se recomienda incluir únicamente un nivel hacia arriba y uno
hacia abajo

Estructura organizacional.

Dentro de esta se debe describir puntualmente el puesto al que reporta,

el puesto descrito y los puestos que le reportan. Por ejemplo:

Esta sección indica de manera textual los puestos al cual reportará y le

reportaran al puesto descrito

Puestos subordinados.

Esta sección indica el número de puestos que le reportan y los ocupantes.

Descripción de los puestos que le reportarán al puesto descrito en el
formato de descripción de puestos

Principales relaciones.

En dicha sección se listaran los puestos con los cuales se relaciona de

manera interna, así como las principales relaciones al exterior de la
organización (en caso de existir).

Principales relaciones que el puesto descrito dentro al interior y exterior

de la empresa

Requerimientos del puesto descrito

Requerimiento del puesto.

Esta sección se compone de los requisitos que se deben cumplir para

cubrir el puesto. Existen tipos de requisitos, como son: demográficos,
competencias, habilidades, experiencia, etc…

Los cuales se pueden traducir en:

•
o Edad, el rango de edad en el cual se debe encontrar el
candidato ideal
o Género
o Formación académica, detalla el tipo de formación académica
que debe poseer el candidato ideal
o Idiomas, que el candidato debe manejar para cubrir el puesto
o Experiencia (años y área), detalla el tipo de trayectoria
profesional que debe tener el candidato ideal
o Habilidades y competencias, puntualiza las habilidades y
cualidades personales que debe poseer el candidato ideal. Es
 importante incluir: nivel de idiomas, conocimientos
informáticos, certificados y habilitaciones
o Requerimientos extra: Indica los requisitos específicos del
puesto (por ejemplo: disponibilidad de vehículo propio, edad
del candidato, características físicas, etc.)

Requerimientos obligatorios y deseables que se espera tenga la persona

que tome el puesto descrito

Firmas de autorización.

En esta sección deben ir los nombres, los puestos y las firmas de los
responsables de la realización, revisión y autorización de la descripción de
puestos.

Paso 5. Válida la descripción de puestos realizada

Posterior a vaciar la información obtenida, es el momento de validar el
documento obtenido, para esto es recomendado que lo revise el titular del
cargo y el jefe directo, de esta manera se podrán realizar las correcciones
necesarias y después autorizar dicho documento.

Paso 6. Comunica

Finalmente, comunica el documento a la persona que desempeña el

puesto descrito. Esta actividad se puede realizar mediante una reunión, en
la cual el fin sea explicar el contenido del documento y solventar las dudas
puedan surgir .

Asegúrate que dicha persona entiende todas las tareas que debe realizar,
si existe algo que esa persona no posee, es momento de realizar un plan
de capacitación y posteriormente una evaluación de capacitación.

Realiza un seguimiento para validar que efectivamente se están

realizando las actividades descritas. Esta será una base para realizar la
evaluación de desempeño.

Errores al describir puestos

Algunos de los errores comunes que las organizaciones cometen a la hora

de realizar una descripción de puestos son:

• Utilizar terminología interna, debemos evitarla por todos los

medios, ya que los candidatos no la entenderán; cuanto más amplio
y neutro sea el texto, mayor será la atracción de candidatos
• Ser realizada por una sola persona, esta actividad debe ser
conjunta entre varios departamentos, especialmente el de recursos
humanos, para expresar todos los aspectos importantes del puesto
• Ser poco realista, debe ser una representación exacta de los
antecedentes necesarios para desempeñar el rol, no una lista de
deseos imposibles de habilidades