6.
Organización
¿Qué es organización?
En administración, la organización se refiere al proceso de
diseñar y establecer una estructura formal y sistemática de
relaciones entre las personas, tareas y recursos de una empresa
u organización con el fin de lograr los objetivos y metas
establecidos.
La organización implica la identificación de las diferentes
funciones y responsabilidades dentro de la empresa, la
definición de los niveles de autoridad y responsabilidad, la
asignación de tareas y la creación de canales de comunicación
efectivos.
Además, también se refiere a la creación de políticas y
procedimientos estandarizados para la toma de decisiones, la
gestión de los recursos humanos, financieros y materiales, y la
implementación de sistemas de control y seguimiento para
garantizar la eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos de
la organización.
La organización es un proceso fundamental en la
administración que permite a las empresas y organizaciones
trabajar de manera más eficiente y efectiva al establecer una
estructura clara y bien definida para la toma de decisiones, la
asignación de tareas y la gestión de recursos.
Importancia, características
Radica que el hecho de organizar da como resultado una
estructura de organización. La marcha de todo negocio depende
de su organización, esta debe saber para qué o porque existe.
Ayuda a suministrar los medios para que el nivel gerencial de
la compañía desempeñe de una mejor manera sus funciones. La
organización recoge, complementa y lleva a cabo hasta sus
últimos detalles todo lo que se determinó en la planeación.
La organización es importante ya que desplaza la improvisación
y ayuda a obtener resultados deseados.
Las características más importantes de la organización son:
División del trabajo: Se asignan tareas y responsabilidades
específicas a cada empleado para aprovechar su especialización
y experiencia. Evita la duplicidad de esfuerzos.
Estructuración jerárquica: Existe una cadena de mando con
diferente nivel de autoridad, desde los directivos hasta los
empleados de nivel operativo. Aporta claridad y canaliza la
toma de decisiones.
Objetivos comunes: Todos los departamentos y empleados
trabajan hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Aporta cohesión y orientación a la organización.
Coordinación: Se establecen mecanismos para integrar el
trabajo de los departamentos y sus empleados, como reuniones,
comités, procedimientos, flujos de información, etc.
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Especialización: Los departamentos y puestos se especializan
en actividades concretas relacionadas con sus funciones y
responsabilidades. Aporta eficiencia en el uso de recursos.
Autoridad formal: Se concede autoridad a cada puesto en la
jerarquía empresarial para dirigir el trabajo de las personas a su
cargo y tomar decisiones de acuerdo con su ámbito de
responsabilidad.
Flexibilidad: La organización debe ser capaz de adaptarse de
manera ágil a los cambios en el entorno, mediante ajustes en la
estructura, procesos, personal, tecnología, etc.
Criterios de departamentalización
Los criterios de departamentalización son los factores que se
utilizan para agrupar las actividades y funciones de una
organización en departamentos o unidades organizativas
separadas. Estos criterios pueden variar según el tipo de
organización y su estructura, pero algunos de los más comunes
son:
• Función: la departamentalización por función implica
agrupar las actividades según su naturaleza o función,
por ejemplo, finanzas, marketing, operaciones,
recursos humanos, etc.
• Producto: la departamentalización por producto
implica agrupar las actividades según los productos o
servicios que ofrece la organización, por ejemplo, una
empresa de tecnología puede tener departamentos
separados para hardware y software.
• Territorio: la departamentalización por territorio
implica agrupar las actividades según la ubicación
geográfica de la organización, por ejemplo, una
empresa puede tener departamentos para cada región
en la que opera.
• Cliente: la departamentalización por cliente implica
agrupar las actividades según el tipo de cliente al que
se dirige la organización, por ejemplo, un hospital
puede tener departamentos separados para pacientes
pediátricos y adultos.
• Proceso: la departamentalización por proceso implica
agrupar las actividades según el flujo de trabajo o los
procesos de la organización, por ejemplo, una empresa
de fabricación puede tener departamentos para la
producción, el control de calidad y la logística.
Cada criterio tiene sus ventajas y desventajas, y la elección del
criterio de departamentalización adecuado dependerá de las
necesidades y objetivos específicos de la organización.
Sistemas de organización
Los sistemas de organización son las estructuras sobre las que
se configuran las organizaciones. Este tipo de estructuras
definen cómo está conformada cada división de una empresa, la
jerarquía de quién reporta a quién y cómo fluye la comunicación
en los diferentes niveles de la organización. Con un sistema de
organización bien definido todos los trabajadores conocen qué
se espera de ellos y a quién deben informar puesto que está la
jerarquía está bien delimitada y hay fluidez en la comunicación
de los diferentes niveles.
Existen varios tipos de sistemas de organización que, si bien
hay quienes opinan que unos son mejores que otros, lo cierto es
que en el ámbito laboral cada uno se adapta mejor a la
organización en función de las actividades que se realicen en
ella, su tamaño y otros factores.
Tener un sistema de organización bien definido aporta muchos
beneficios, entre ellos una mejor eficiencia, mayor
productividad y una toma de decisiones fluida, motivo por el
cual es necesario conocer y escoger el sistema de organización
más adecuado para cada caso.
Tipos y características de los sistemas de organización
Como decíamos, existen distintos tipos de sistemas de
organización, unos más adecuados que otros en función de las
características de la organización. Aquí vemos los principales
tipos que existen, además de poner algunos ejemplos de la vida
real.
1. Sistema funcional
En el sistema funcional se encuentran varios departamentos
especializados, como ventas, finanzas y operaciones. En la cima
de la jerarquía departamental hay un gerente que supervisa a
todos los departamentos.
El flujo de comunicación es bastante claro y básico, puesto que
cada empleado se encarga de informar o reportar de sus
actividades a su jefe. A su vez, los jefes de cada departamento
reportan a la alta gerencia, es decir, el gerente que supervisa
toda la estructura.
Como la organización está segmentada en departamentos
especializados sus trabajadores también se especializan, lo cual
contribuye a que haya una ruta muy bien establecida hacia su
crecimiento. Como cada empleado tiene muy claro lo que tiene
que hacer y no se sale de su ámbito de intervención no hay lugar
para ambigüedades.
Sin embargo, de la misma manera que esta estructura tiene estas
ventajas tiene como inconveniente principal que la
comunicación interdepartamental es complicada, en muchos
casos inexistente puesto que todos reportan hacia arriba. Como
consecuencia negativa de ello es que la puesta común de ideas
es poco frecuente, a excepción de cuándo la alta gerencia
interviene.
2. Sistema divisional
En el sistema divisional la organización se encuentra dividida
en equipos de trabajo, cada uno trabajando en proyectos
diferentes. En este tipo de sistema de organización se pueden
incluir muchos tipos diferentes de equipos.
Los equipos son creados a propósito, pensando en abordar
proyectos específicos y significativos para el desempeño y
progreso de la empresa. Por ejemplo, una compañía
automovilística podría tener diferentes equipos separados, cada
uno dedicado en el desarrollo de un modelo de coche distinto.
Cada equipo de proyecto recibe la supervisión de un director,
pero teniendo también autonomía dentro de la organización.
Gracias a que cada equipo de trabajo se dedica en exclusiva a
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su proyecto los empleados pueden familiarizarse
profundamente con el trabajo de su equipo.
Sin embargo, el punto débil de este tipo de organización se
asemeja mucho al de la del sistema funcional. Las divisiones de
la organización conocen plenamente el trabajo de sus
compañeros dentro del equipo de proyecto, pero no conocen lo
que hacen los demás equipos ni tampoco suele haber una
comunicación entre ellos.
3. Sistema matricial
El sistema matricial es una combinación de los dos sistemas
anteriores. El sistema de negocio se configura como uno de tipo
funcional desde arriba, esto es, teniendo una jerarquía
tradicional y con departamentos especializados.
Sin embargo, al poner la lupa en los departamentos podemos
observar que cada uno de ellos se organiza divisionalmente,
habiendo diferentes equipos encargados de llevar adelante
diferentes proyectos.
Este sistema es complejo, con lo cual requiere bastante
planificación además de desarrollar una comunicación interna
fluida y rápida para evitar cualquier malentendido, pero gracias
a su complejidad se eliminan muchos problemas asociados a las
modalidades divisional y la funcional.
Este tipo de organización permite que la comunicación llegue a
las personas adecuadas y en el momento idóneo. Los
trabajadores reciben la información rápidamente, aumentando
así la productividad, además de que al estar todas las partes de
la empresa comunicadas entre sí permite el pensamiento
holístico gracias a que todos los equipos conocen lo que los
demás hacen. Añadido a esto, se fomenta la colaboración
cruzada.
Sin embargo, puede surgir un problema asociado a este tipo de
estructura. Si bien hay una cierta estructura jerárquica, de abajo
hacia arriba, el hecho de que todos los implicados estén
intercomunicados puede traer consigo el inconveniente de que
no se sabe muy bien a quien se tiene que reportar cuando se
realiza una determinada tarea.
4. Sistema plano
Por último, tenemos el sistema plano en el que, como su propio
nombre viene a sugerir, “aplana” gran parte de la jerarquía,
haciendo que los trabajadores gocen de una mayor autonomía.
Aunque pueden tener estructuras formales, en las empresas con
un sistema de organización plano se suele dividir el trabajo
configurando equipos de trabajo temporales.
No se debe pensar que en este sistema no hay jerarquía en
absoluto. Siguen habiendo empleadores y empleados, puesto
que siguen existiendo altos directivos quienes dirigen la
operación. No obstante, este sistema trata de evitar por
completo las estructuras jerárquicas tradicionales, las cuales
han estado asociadas muchas veces a problemas de
comunicación.
En el sistema plano se evita esto, y de hecho en ella hay un
importante incremento de la comunicación entre los equipos,
eliminando los problemas de comunicación que pueden darse
cuando los mensajes viajan por una estructura jerárquica
demasiado extensa pero confusa.
Pero a pesar de que tiene sus ventajas y que muchos lo
consideran como el sistema idóneo para toda empresa, en la
práctica el sistema plano no puede ser aplicado en grandes
organizaciones.
Este sistema es difícil de mantener cuando la empresa crece y
necesita de sistemas de comunicación más estructurados y, por
lo tanto, jerárquicos. Además, los trabajadores en este tipo de
organización pueden sentirse abrumados al tener que hacer
demasiadas tareas diferentes y no tener muchas posibilidades
de ser ascendidos.
La organización formal e informal
En el contexto de la organización empresarial, la organización
formal se refiere a la estructura oficial y planificada de la
empresa, que se establece mediante la asignación de roles y
responsabilidades específicos a cada posición dentro de la
empresa. Esta estructura formal se establece mediante la
creación de un organigrama, que representa la jerarquía y la
estructura de la empresa, con los diferentes departamentos y
posiciones.
La organización formal se basa en reglas y procedimientos que
se establecen para la realización de tareas y la toma de
decisiones, y se utiliza para coordinar y controlar las actividades
de la empresa. Los empleados se relacionan entre sí y con la
empresa mediante canales formales de comunicación y se
espera que sigan las políticas y procedimientos establecidos.
Por otro lado, la organización informal se refiere a las
relaciones sociales y las interacciones que surgen de manera
natural entre los empleados de la empresa, fuera de la estructura
formal. Estas relaciones informales pueden surgir de intereses
comunes, amistades, afinidades personales, entre otros factores.
La organización informal puede ser positiva, ya que puede
fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, y puede ser una
fuente de apoyo emocional y motivación para los empleados.
Sin embargo, también puede tener efectos negativos, como
conflictos, rumores, falta de comunicación y resistencia al
cambio.
Es importante que la empresa tenga en cuenta tanto la
organización formal como la informal para lograr un
funcionamiento óptimo. La organización formal proporciona la
estructura y el control necesarios para llevar a cabo las
actividades de la empresa, mientras que la organización
informal puede contribuir a la cohesión y motivación del
equipo.
Autoridad, poder y tramo de control
En el contexto de la organización empresarial, la autoridad, el
poder y el tramo de control son conceptos clave que se
relacionan con la estructura y el diseño de la organización.
La autoridad se refiere al derecho o la capacidad de tomar
decisiones, dar órdenes y controlar las actividades de otros en
la organización. La autoridad puede ser delegada por la gerencia
a los empleados en diferentes niveles de la organización,
dependiendo de la estructura y el diseño de la empresa.
El poder se refiere al grado en que una persona o grupo tiene la
capacidad de influir en las decisiones y acciones de otros en la
organización. El poder puede derivarse de la posición formal de
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un individuo en la jerarquía de la organización, o puede ser
resultado de habilidades personales o relaciones informales.
El tramo de control se refiere al número de empleados que un
gerente o supervisor puede supervisar y controlar de manera
efectiva. Un tramo de control estrecho significa que un gerente
o supervisor tiene un número limitado de subordinados,
mientras que un tramo de control amplio significa que un
gerente o supervisor tiene muchos subordinados.
Un tramo de control estrecho puede permitir una mayor
supervisión y control, pero puede resultar en una estructura
organizacional más jerarquizada y menos flexible. Por otro
lado, un tramo de control amplio puede permitir una mayor
flexibilidad y autonomía para los empleados, pero puede ser
más difícil de controlar y supervisar.
Es importante que la organización tenga en cuenta estos
conceptos al diseñar su estructura y tomar decisiones en cuanto
a la asignación de autoridad y poder. Una estructura
organizacional bien diseñada puede maximizar la eficiencia y
la efectividad de la empresa, mientras que una mala estructura
puede tener consecuencias negativas en la productividad y el
bienestar de los empleados.
Centralización y descentralización
administrativa
En el contexto de la organización empresarial, la centralización
y la descentralización administrativa son dos enfoques
diferentes para la toma de decisiones y la asignación de
responsabilidades dentro de la organización.
La centralización administrativa se refiere a un modelo de
gestión en el que la toma de decisiones y la autoridad se
concentran en la cima de la jerarquía organizacional, en la
dirección o en la alta gerencia. En este modelo, las decisiones
importantes se toman en la cima y se comunican a los niveles
inferiores de la organización para su implementación. La
centralización administrativa puede ser eficaz en
organizaciones más pequeñas o en situaciones en las que se
requiere una mayor uniformidad en la toma de decisiones.
Por otro lado, la descentralización administrativa implica la
delegación de autoridad y responsabilidad a los niveles
inferiores de la organización, permitiendo que los gerentes y
empleados tomen decisiones y realicen acciones importantes en
su área de responsabilidad. En este modelo, la toma de
decisiones se distribuye en toda la organización, y se espera que
los empleados trabajen juntos para lograr los objetivos de la
empresa. La descentralización administrativa puede ser eficaz
en organizaciones más grandes o complejas, ya que permite una
mayor flexibilidad y adaptación a los cambios en el entorno
empresarial.
Ambos enfoques tienen ventajas y desventajas. La
centralización puede ser más eficiente en la toma de decisiones
y en la implementación de políticas, pero puede limitar la
innovación y la creatividad de los empleados. La
descentralización puede fomentar la innovación y la
colaboración, pero puede ser más difícil de coordinar y
controlar.
Es importante que la organización encuentre un equilibrio
adecuado entre la centralización y la descentralización
administrativa, dependiendo de su tamaño, complejidad y
objetivos. Una estructura organizacional bien diseñada puede
maximizar la eficiencia y la efectividad de la empresa, mientras
que una mala estructura puede tener consecuencias negativas en
la productividad y el bienestar de los empleados.
En general, los organigramas son una herramienta útil para
cualquier empresa que busque visualizar y comunicar su
estructura organizativa de manera clara y efectiva.
Las clases de organigramas más conocidos son:

MAS CENTRALIZACIÓN MAS DESCENTRALIZACIÓN • Organigrama vertical: Cada puesto subordinado a otro
El ambiente es estable El ambiente es complejo e se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados
incierto. a aquel por líneas que representan la comunicación de
Los gerentes de niveles Los gerentes de niveles inferiores responsabilidad y autoridad.
inferiores no son tan capaces son capaces y experimentados en • Organigrama Horizontal: Los mismos elementos de
en la toma de decisiones la toma de decisiones. los anteriores, comenzando el nivel máximo jerárquico
como los gerentes de niveles
a la izquierda y haciéndose los demás niveles
superiores.
Los gerentes de niveles Los gerentes de niveles inferiores respectivamente a la derecha.
inferiores no desean tener desean tener voz y voto en las • Organigramas Circulares: El cuadro central representa
voz ni voto en las decisiones. decisiones. la autoridad máxima de la empresa, alrededor de este
Las decisiones son Las decisiones son relativamente se trazan círculos concéntricos que representan los
importantes. menos importantes. niveles jerárquicos subsiguientes y se los liga con
La organización enfrenta una La cultura corporativa está líneas que representan los canales de autoridad y
crisis o riesgo de quiebra abierta para permitir a los responsabilidad.
empresarial. gerentes opinar sobre lo que • Organigrama Escalar: Consiste en señalar con
sucede.
distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos
La empresa es grande. La empresa está dispersa
geográficamente. niveles jerárquicos.
La implementación eficaz de La implementación eficaz de las • Organigrama Semicircular: Semicírculo central
las estrategias de la empresa estrategias de las empresas representa la autoridad máxima, alrededor de este se
depende de que los gerentes depende de que los gerentes trazan semicírculos que representan los niveles
eviten opinar sobre lo que tengan participación y inferiores.
sucede. flexibilidad para tomar • Organigrama de Representación Lineal: Igual al
decisiones. organigrama vertical, pero los cargos o niveles no se
representan con rectángulos, solo se coloca el nombre
Organigramas del cargo.
Es la representación gráfica de la estructura jerárquica de una
empresa, o de una de sus áreas o unidades. El organigrama Manuales administrativos y flujogramas
muestra los diferentes niveles de gestión, las unidades En el contexto de la organización empresarial, los manuales
organizativas y las relaciones de autoridad entre ellas. administrativos y los flujogramas son dos herramientas
importantes para la gestión y el control de los procesos y
El organigrama se utiliza para visualizar y comunicar la
procedimientos de la empresa.
estructura organizativa de la empresa, lo que puede ayudar a los
empleados a entender su papel y responsabilidades dentro de la Un manual administrativo es un documento que describe los
organización. procedimientos y políticas de la empresa de manera detallada.
Este manual puede incluir información sobre la estructura
En un organigrama típico, los niveles más altos de la
organizativa de la empresa, los procesos de producción, los
organización se representan en la parte superior del diagrama,
procedimientos de gestión de recursos humanos, la política de
con los niveles inferiores debajo de ellos. Las unidades
calidad, entre otros aspectos. Los manuales administrativos son
organizativas se representan como bloques rectangulares, con
importantes para garantizar que los empleados conozcan las
líneas que muestran las relaciones de autoridad y la
políticas y procedimientos de la empresa y sepan cómo realizar
comunicación entre ellas. Los gerentes y líderes de la empresa
sus tareas de manera efectiva.
se representan como bloques con líneas que los conectan a las
unidades organizativas que supervisan. Estos manuales según su contenido son:
Los organigramas pueden ser utilizados para diferentes • Manual de políticas: documento que establece las
propósitos, como: directrices y normas que rigen las decisiones y
acciones de la organización.
• Mostrar la estructura organizativa de la empresa.
• Manual de procedimientos: documento que describe
• Identificar la relación de autoridad y responsabilidades
paso a paso las actividades necesarias para llevar a
de los empleados.
cabo una tarea o proceso específico.
• Comunicar cambios en la estructura organizativa y los
• Manual de organización: documento que define la
roles de los empleados.
estructura organizativa de la empresa, sus funciones,
• Ayudar a los gerentes a asignar tareas y responsabilidades y relaciones jerárquicas.
responsabilidades de manera efectiva.
• Manual de funciones: documento que detalla las
• Identificar posibles problemas de comunicación y actividades, tareas y responsabilidades de cada puesto
coordinación en la empresa. o cargo dentro de la organización.

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 • Manual de calidad: documento que establece los
estándares de calidad que deben cumplir los productos
o servicios de la empresa.
Por su parte, un flujograma es un diagrama que describe el flujo
de un proceso o actividad de la empresa, desde el inicio hasta el
final. El flujograma muestra las diferentes etapas del proceso,
las decisiones tomadas y las acciones realizadas en cada etapa.
Los flujogramas son importantes para visualizar y analizar los
procesos y procedimientos de la empresa, identificar posibles
cuellos de botella y mejorar la eficiencia y calidad del proceso.
Los flujogramas son herramientas gráficas muy útiles para
representar de manera visual y clara los procesos, actividades y
decisiones que se llevan a cabo en una organización o en
cualquier otra situación que involucre una secuencia de eventos.
Algunas de las principales razones por las que se utilizan los
flujogramas son:
• Comprender y analizar los procesos: los flujogramas
permiten identificar las etapas, decisiones y
actividades involucradas en un proceso, lo que ayuda
a comprender su funcionamiento y detectar posibles
problemas o cuellos de botella.
• Mejorar la comunicación: los flujogramas son una
forma efectiva de comunicar de manera clara y concisa
los procesos y procedimientos a los empleados y otras
partes interesadas.
• Identificar oportunidades de mejora: al visualizar los
procesos en un flujograma, es más fácil identificar
áreas donde se pueden realizar mejoras en términos de
eficiencia, productividad y calidad.
• Facilitar la toma de decisiones: los flujogramas
proporcionan una visión general del proceso, lo que
ayuda a tomar decisiones informadas y a identificar
posibles consecuencias de dichas decisiones.
• Documentar los procesos: los flujogramas son una
forma efectiva de documentar los procesos y
procedimientos, lo que facilita su seguimiento y
control.
Fuentes de información:
https://psicologiaymente.com/organizaciones/tipos-sistemas-
organizacion