Dir y Ger de Bienes Patrimoniales M

Incorporación física y contable de bienes al patrimonio del Estado
CONTENIDO
Página
o Competencias……………………………………………………………………….………….…….. 05
1. INCORPORACIÓN FÍSICA Y CONTABLE DE BIENES AL PATRIMONIO INSTITUCONAL. 07
1.1. Incorporación física y contable de bienes patrimoniales……………………………………..... 07

1.2. Resumen de movimiento de almacén (RMA)………………….……………….………………… 10
1.3. Póliza de entrada y póliza de salida de bienes………………..………………………..………........ 11
1.4. Registro de los bienes estatales…………………………….…..………………………….......... 13
1.5. Tarjeta de control unitario y depreciación……..……………………………………………….. 16
1.6. Control de bienes estatales……………………………………………………………………… 24
2. INVENTARIO FÍSICO…………………………………………….…..……….…………………. 31
2.1. Aspectos generales sobre el inventario físico….…………………………………..……........... 31

2.2. Presentación del inventario físico para fines contables..…………………..………..…………. 32
2.3. Presentación del inventario físico para su remisión a la SBN………………………………… 32
2.4. Bienes patrimoniales que comprende en inventario físico…………..……….………….......... 33
2.5. Toma del inventario físico de bienes estatales………………………………………………… 34
2.6. Contenido del informe final de la comisión de inventario…….………………………………. 38
2.7. Procedimiento cuando va a ser tomado para terceras personas (Outsourcing)……..………… 40
2.8. Procedimiento simplificado para la toma interna o externa del inventario físico de bienes
estatales………………………………………………………………………………………… 41
2.9. Finalidad de la verificación física……………………………………………………………… 45
2.10. Forma o modalidades de realizar por verificación física………………………………………. 46
2.11. La relación de los trabajadores responsables de la verificación física y del informe final……. 51
2.12. Valorización de bienes patrimoniales…………………………………………………………. 58
2.13. Actualización del valor monetario de los bienes estatales……………………………………...60
2.14. Depreciación…………………………………………………………………………………… 62
ANEXO : Examen…………………………………………………………………………………..……… 65
FUENTES: MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

ESTATALES
Victoriano Castañeda Santos
INFORMACIÓN RECOPILADA POR EL ING. HERNÁN MORENO VALVERDE
3


COMPETENCIAS

Al concluir el estudio del presente módulo el participante
deberá ser capaz de:

o Comentar el sistema de incorporación física y contable de bienes al patrimonio del Estado.

o Señalar los métodos de valuación de las existencias físicas del almacén.

o
Destacar la implantación de Pólizas de entrada y salida de bienes.

o Comentar las acciones específicas, de carácter técnico y administrativo del Registro de los
Bienes Estatales.
o Mencionar la valorización monetaria determinada mediante la tasación comercial.
o Citar el procedimiento para llenar las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación de

bienes.
o Señalar los tipos y clases de control de las existencias del Estado.
o Indicar el procedimiento para llenar el Estado Mensual de Cuentas del Activo Fijo.
o Explicar los aspectos relacionados con el sistema de inventario físico en las entidades del
Estado.
o Analizar las diferencias entre el inventario físico para fines contables y los que se remiten a
la SBN.
o Exponer el procedimiento en la toma de inventario físico de bienes estatales.
o Referir el procedimiento simplificado para la toma interna o externa de inventario físico de

bienes estatales.
o Mencionar la finalidad de la verificación física de los bienes del Estado.
o Comentar la valorización de bienes patrimoniales y los métodos de depreciación.
5
1. INCORPORACIÓN FÍSICA Y CONTABLE DE BIENES AL

PATRIMONIO INSTITUCIONAL
1.1. INCORPORACIÓN FÍSICA Y CONTABLE DE BIENES PATRIMONIALES
Relacionada con las acciones específicas de carácter técnico y administrativo e incluso legal y, documentos
de gestión administrativa o formatos que debe realizar el personal técnico de la Oficina de Control
Patrimonial de cada entidad, en coordinación con el personal de la Oficina de Contabilidad, para incorporar
física y contablemente al patrimonio institucional, los bienes patrimoniales adquiridos, necesarios para el
logro de sus objetivos y alcance de sus metas institucionales, concordantes con su disponibilidad
presupuestaria. Entre éstos, se señala los siguientes:
1.1.1. Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén (TEVA)
Conocidas también como Kárdex, diseñadas y aprobadas oportunamente por el Sistema de Abastecimiento.
En estas Tarjetas se registra, en tanto la entidad competente no disponga lo contrario, separadamente por
Grupos Genéricos del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (CNBME) de la SBN y sus
respectivos Fascículos aprobados a la fecha o, supletoriamente, del Catálogo Nacional de Bienes y Servicios
(CNB/S) del ex INAP, todos los bienes patrimoniales que entran o salen al/del Almacén Institucional de la
entidad, sustentados por los respectivos documentos - fuente de entrada (O/C - GI o NEA) o de salida
(PECOSA), ambos y, en todos los casos sin excepción, debidamente valorizados, a cuyo importe monetario
se debe agregar todos los gastos adicionales efectuados por la entidad hasta que el bien es puesto en uso.
a) Documentos utilizados para llenar las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén (TEVA)
 Orden de Compra - Guía de Internamiento (O/C - GI).

 Nota de Entrada a Almacén (NEA).
 Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA).
b) Métodos de Valuación de las Existencias Físicas de Almacén
Costo Promedio
Método cuyo uso y aplicación fue dispuesto oportunamente por las Normas Básicas del Sistema de
Contabilidad Gubernamental Integrada y posteriormente por el propio Sistema de Abastecimiento, el cual, en
forma resumida, consiste en:
 Sumar la cantidad total de artículos recibidos, a la cantidad total de artículos en existencia.

 Sumar el valor total de los artículos recibidos, al valor total de los artículos que haya en existencia y,
 Dividir el valor total de los artículos existentes, entre la cantidad total de los mismos.
Costo Promedio = Saldo monetario / Saldo de existencias físicas
El importe obtenido luego de aplicar dicha fórmula, constituye el valor monetario de cada uno de los
artículos registrados en el Kárdex, el cual será utilizado para valorizar unitariamente los bienes descritos en
dicho documento - fuente.
El saldo de cada artículo en stock, que en cantidades físicas y en moneda nacional figure en el Kárdex,
obligatoriamente debe conciliar con la cantidad que de ese mismo artículo exista físicamente en el Almacén
Institucional. De igual forma, debe conciliar con la cantidad que figure en la respectiva Tarjeta de Control
Visible de Almacén o Bind Card y, agrupadas éstas por Grupos Genéricos del Catálogo Nacional vigente,
con el saldo que figure en el correspondiente Resumen del Movimiento de Almacén.
Ventajas sobre la aplicación del método del Costo Promedio. El uso y aplicación de este método, para la
7
valorización, específicamente de los bienes de uso o consumo inmediato, más no para los activos filos,
bienes no depreciables o equipo auxiliar, tiene la ventaja que el resultado que se obtenga al final de la
operación que se realice, va a ser el más aproximado a la realidad, ya que la diferencia mayor (por exceso) o
menor (por defecto), será sólo de milésimos y, ello, no como consecuencia de haber ejecutado mal la
operación, sino por haber trabajado con cifras decimales (mínimo 04), más el producto del redondeo que de
todas maneras hay que hacer en el cuarto decimal, en aplicación de las disposiciones legales existentes sobre
la materia, de conocimiento en el ámbito de las Oficinas de Contabilidad; Control Patrimonial, etc.
Desventajas sobre la aplicación del método del Costo Promedio. La única desventaja en el uso y
aplicación de este método, consiste en que éste resulta muy laborioso, tedioso y cansado para el personal de
las Oficinas de Control Patrimonial o de Contabilidad, en razón a que se tiene que trabajar, como mínimo,
hasta con cuatro (04) cifras decimales, requiriendo mucha concentración y dedicación.
Esta aparente desventaja puede ser superada ampliamente hoy en día con el uso y aplicación de las
computadoras y del uso de programas computarizados que, para el efecto existen en el mercado nacional o
en todo caso, ser éstos diseñados por la Oficina de Sistemas u homólogas de cada entidad, de acuerdo a sus
propias necesidades. Solamente habría que seleccionar el más apropiado al interés institucional.
Recomendación sobre el método del Costo Promedio. En el caso que la entidad se decida por el uso y
aplicación de este método, se recomienda sea utilizado para valorizar la salida de bienes distintos a los
activos fijos, bienes no depreciables o equipo auxiliar, cuyo valor monetario unitario es mínimo, pudiendo
registrarlos por cientos, millares, cajas, metros, etc.
Primeras Entradas - Primeras Salidas (PEPS) (First into - first out)
Ventajas sobre la aplicación del método PEPS. El uso y aplicación de este método, para la valorización de
bienes en stock, específicamente para los activos fijos, bienes no depreciables y equipo auxiliar, tiene la
ventaja de ser sencillo y rápido, ya que la salida física de los bienes se hace en estricto orden de la fecha de
ingreso, al valor con el que, en dicha fecha, éstos ingresaron al Almacén Institucional.
Desventajas sobre la aplicación del método PEPS. La desventaja existente para el uso y aplicación de este
método, radica en que el trabajo de la Oficina de Control Patrimonial, específicamente sobre este tema, está
supeditada a la validez de la información que sobre la salida de bienes del Almacén le proporcione el
personal del Almacén Institucional que depende de otra Unidad Orgánica, distinta a la de Control
Patrimonial.
En este caso específico, si el responsable del Almacén Institucional no tiene el suficiente cuidado de
consignar claramente y por escrito, en la PECOSA: qué bienes y qué cantidad de los descritos en dicho
documento - fuente, corresponden a una determinada OIC - GI o NEA, la validez de la información que
procese la Oficina de Control Patrimonial y presente a la Oficina de Contabilidad, será puesta en duda,
pudiendo suceder lo mismo con la información que en función a ésta, elabore esta última Oficina y registre
en sus libros contables.
Otra desventaja de la aplicación de este método, es que no se uniformiza el precio de los bienes que salen del
Almacén Institucional, en el supuesto que el precio de ingreso de los mismos, en el tiempo, haya sido
distinto.
Recomendación sobre la aplicación del método PEPS. En el caso que la entidad se decida por el uso y
aplicación de este método, se recomienda sea utilizado para valorizar la salida de bienes que por su valor y
clasificación por cuentas y subcuentas contables, van a ser considerados como activos fijos, bienes no
depreciables o equipo auxiliar, debido a que el valor de compra de éstos, es sólo por "unidad".
Ejemplo diferencial de la aplicación de ambos métodos de valuación
Podría suceder que: un bien "A", haya sido comprado urgentemente el mes anterior a S/. 7.00 c/u, luego, que
8
en dicho mes se haya recibido la donación de otros bienes del mismo tipo, a razón de S/. 5.00 c/u, y que, en
ese mes haya culminado la realización de un proceso de selección para la compra, entre otros, de 1,000
unidades de bienes del mismo tipo, habiéndose logrado, por concepto de compra masiva, un precio unitario
de S/. 4.50.
En este ejemplo, si aplicamos el Método PEPS, tenemos que en Enero del 20xx, han salido bienes de un
mismo tipo, a: S/. 7.00; S/. 5.00 y, S/. 4.50; pero si aplicamos el Método del Costo Promedio, el precio
promedio de salida de dicho bien, es S/. 4.4585, que multiplicado por las 1,012 unidades del bien "A", da
como valor total, la cantidad de S/. 4,512.002, con una diferencia, por exceso, de sólo S/. 0.002, respecto al
precio total del bien, ascendente a S/. 4,512.00. La diferencia, por exceso o por defecto que al final pudiera
existir, se regulariza con la respectiva PECOSA, al retirar del Almacén Institucional, la última unidad del
referido bien.
c) Procedimiento para llenar las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén (TEVA)
La información cuantitativa sobre los bienes despachados o entregados por el Almacén Institucional a las
dependencias solicitantes de la entidad, para uso inmediato reflejada en cada PECOSA elaborada para el
efecto, será valorizada por la Oficina de Control Patrimonial, aplicando cualquiera de los métodos de
valuación señalados anteriormente, establecidos por sus respectivas normas legales vigentes, previo análisis
de sus ventajas y desventajas; pero, sólo uno de ellos, más no los dos (2) a la vez o, un mes uno y el otro mes
el otro. El llenado de dicha Tarjeta, se realiza como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar la denominación de la entidad a la que pertenece la UE que está llenando el formato.
Nº. Indicar en orden correlativo y por tipo de bienes corresponda anualmente al formato que se está llenando.
Fecha. Consignar el día, mes y año donde se registra la entrada, salida y saldo de cada uno de los artículos.
Comprobante:
Clase. Indicar el nombre abreviado del documento- fuente (O/C - GI, NEA o PECOSA), que sustenta el
ingreso o la salida de los bienes al/del Almacén Institucional.
Nº. Consignar en forma correlativa anualmente al documento-fuente sobre la entrada o salida de artículos.
Cantidad:
Entrada (E). Indica la cantidad de bienes que ingresan al Almacén Institucional con cada O/C – GI o NEA.
Salida (S). Indica la cantidad exacta de los bienes que salen del Almacén Institucional con cada PECOSA.
Saldo (S). Indica la diferencia que después de cada registro, haya entre las entradas y las salidas (S = E - S).
Unidad Ejecutora (UE). Código presupuestal que corresponda a la UE a la que pertenecen los bienes que
están ingresando o saliendo del Almacén.
Costo Unitario (CU). Indica el valor unitario de los bienes que han ingresado o salido del Almacén.
Costo Promedio (CP). Consignar el precio que unitariamente corresponda a cada uno de los bienes a los que
pertenece la Tarjeta, resultante de aplicar el Método de Valuación por el que haya optado la entidad.
Importe:
Entrada. En moneda nacional, importe total de los bienes ingresados al Almacén, con cada O/C - GI o NEA.
Salida. En moneda nacional, el valor total de los bienes que han salido del Almacén, con cada PECOSA.
Saldo. En moneda nacional, la diferencia entre las entradas y salidas, que a su vez representa el valor total de
la cantidad que de ese bien hay en stock.
Base de la Tarjeta:
Artículo. Nombre en base al Catálogos Nacionales vigentes, corresponda al bien al que pertenece la Tarjeta.
9
Marca y Serie. Consignar la especificación técnica de fábrica.

Unidad. Unidad de medida que universal o comercialmente corresponda, como: unidad, ciento, millar,
docena, gruesa, hoja, juego, etc.
Código Grupo Genérico. Indicar el Grupo Genérico de acuerdo a los Catálogos Nacionales vigentes,
corresponda al bien al que pertenece la Tarjeta.
Código Clase y Tipo. De acuerdo a los Catálogos Nacionales al que pertenece la Tarjeta del bien.
Consumo Mensual Aproximado (CMA). Consignar en números, la cantidad de bienes consumidos
mensualmente por cada UE de la entidad, para efecto de información estadística, relacionada con el uso
máximo y mínimo de cada bien. Esta información debe tener en cuenta la Oficina de Abastecimiento para la
programación propiamente dicha de los bienes y servicios de las dependencias de la UE que por razones
excepcionales no presenten oportunamente sus Cuadros de Necesidades. También se utiliza para el llenado
de los formatos: Información Estadística sobre las Adquisiciones e Información Estadística sobre la
Distribución, que forman parte integrante del Proceso Técnico de Registro y Control, utilizados por la
Oficina de Abastecimiento.
1.2. RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN (RMA)
Formato diseñado y aprobado oportunamente por el ex INAP, con la opinión favorable de la entonces
Contaduría Pública de la Nación, el cual debe ser utilizado por las entidades públicas, para registrar con la
periodicidad que se establezca en cada una de ellas, de acuerdo a la cantidad de bienes que entran o salen del
Almacén Institucional, así como a la cantidad de documentos - fuente que se tramite, sustentados por el
original de los mismos, debidamente firmados por el responsable del Almacén Institucional, tendente a su
adecuado y oportuno registro patrimonial y contable.
a. Documentos utilizados para llenar el RMA

b. Procedimiento para llenar el RMA
El formato debe ser llenado por la Oficina de Control Patrimonial de la entidad, una vez que la información
contenida en el original de los documentos - fuente remitidos por el Almacén Institucional, en la fecha
establecida, ha sido valorizada de acuerdo al método de valuación también decidido por la entidad y,
registrada en el Kárdex, que debe depender de dicha Oficina y no del Almacén Institucional para evitar que
éste, indebidamente se convierta en "juez y parte". Para el caso, se procede como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar la denominación de la entidad a la que pertenece la UE que está llenando el formato.
Nº. En orden correlativo y con la periodicidad que establezca la entidad.
Fecha. Indicar el día, mes y año en el que se llena cada formato.
Cuerpo:
Código. Del Grupo Genérico, Clase y Subclase o Tipo, que de acuerdo a los Catálogos Nacionales
corresponda a los bienes cuya entrada o salida se está registrando.
Denominación. De acuerdo a los Catálogos Nacionales vigentes corresponda al Grupo Genérico, Clase y
Subclase o Tipo al que pertenezca el bien que está entrando o saliendo del Almacén Institucional.
Cuenta y Subcuenta Contable. De acuerdo al respectivo Plan Contable, según su naturaleza, características
propias y valor el bien que está entrando o saliendo del Almacén Institucional.
Saldo Anterior. Es el saldo inmediato anterior que de acuerdo a la columna "Saldo del Día" del formato
anterior, corresponda a cada uno de los Grupos Genéricos cuya entrada o salida se está registrando.
Movimiento (Entradas / salidas). Indicar en moneda nacional el importe monetario de las entradas o salidas
10
de bienes que durante el período al que corresponde el formato, ha tenido cada Grupo Genérico de Bienes.
Saldo del Día. En moneda nacional el importe monetario que resulte de agregar o restar, por cada Grupo
Genérico de bienes considerado en el formato, la cantidad que figure en la columna "Saldo Anterior" del
mismo. Estos saldos constituirán el "Saldo Anterior" del siguiente formato.
Totales. El importe total, sumas parciales de los Grupos Genéricos de la columna "Saldo Anterior",
procediendo de la misma forma con los importes que por Grupos Genéricos figure en las sub columnas de
Entradas y Salidas, los cuales se sumará o restará del correspondiente al "Saldo Anterior", para obtener el
importe del "Saldo del Día". El importe de las sumas horizontales, debe ser igual al de las sumas verticales.
Base: Documentos sustentatorios
De Entrada:
Expedidos. Clase y número de documentos - fuente expedidos por la Oficina de Abastecimiento, que
sustentan la entrada de bienes al Almacén Institucional.
Anulados. Indicar la clase y número de documentos - fuente expedido y luego anulados, por escrito, por
razones justificadas, por la Oficina de Abastecimiento.
De Salida:
Expedidos. Indicar la clase y número de documentos - fuente expedidos por la Oficina de Abastecimiento,
que sustentan la salida de bienes del Almacén Institucional.
Anulados. Clase y número de documentos - fuente expedido y luego anulados, por escrito, por razones
justificadas, por la Oficina de Abastecimiento.
Firmas. Consignar, mediante sello post firma, el nombre y apellidos completos y cargo del responsable de la
Unidades Orgánicas, firma del trabajador responsable de su elaboración y del Jefe de la Oficina de Control
Patrimonial, en sustitución del Jefe de Abastecimiento y del Jefe de Almacén, en razón a que dicho formato,
por función propia, debe ser llenado por la Oficina de Control Patrimonial y además, porque la referida
Oficina deberá depender jerárquica y funcionalmente de la Oficina General de Administración.
Distribución. Será elaborado en original y tantas copias como necesidad de las mismas tenga la entidad,
para el fin que persigue dicho formato.
1.3. PÓLIZA DE ENTRADA Y PÓLIZA DE SALIDA DE BIENES
Formatos que oportunamente fueron instituidos por la entonces Contaduría Pública de la Nación, como un
resumen del día de todos los bienes que han ingresado o que han salido del respectivo Almacén Institucional,
los cuales una vez llenados y firmados únicamente por el Jefe de Almacén, deberían ser remitidos a la
Oficina de Contabilidad, para los fines de su competencia, aunque la O/C - GI sustentatoria sea atendida
parcialmente por el proveedor.
Al respecto, cabe precisar que a la fecha dichos formatos no están siendo utilizados por las entidades
públicas, en razón a que aparentemente no cumplieron con el fin para el cual fueron creados; es decir,
simplificar y agilizar procedimientos y optimizar resultados, tanto en las Oficinas de Contabilidad como de
Abastecimiento.
1.3.1. Opinión sobre la Póliza de Entrada y la Póliza de Salida
Con lo que había dispuesto la entonces Contaduría Pública de la Nación (ente rector de1 Sistema de
Contabilidad) en la citada Directiva, en el sentido que el Jefe de Almacén llene, firme y presente a la Oficina
de Contabilidad, tanto la Póliza de Entrada de Bienes, como la Póliza de Salida de Bienes, se había agregado
dos (2) documentos más a los que ya utiliza la Oficina de Abastecimiento.
La Directiva disponía que las referidas Pólizas sean llenadas y firmadas únicamente por el Jefe de Almacén,
sin tener en cuenta que este trabajador pertenece y depende jerárquica y funcionalmente del Jefe de la
Oficina de Abastecimiento; es decir, de un Sistema Administrativo distinto del Sistema de Contabilidad. Los
11
registros contables que representan la historia económica - financiera de una entidad, pese a su naturaleza,
importancia, valor intrínseco, finalidad, objetivo, etc., iban a ser llenados únicamente en base a la
información contenida en las mencionadas Pólizas, suscritas sólo por el Jefe de Almacén.
Como consecuencia de la racionalización de personal dispuesta por los sucesivos gobiernos en los últimos
años, gran parte de las dependencias orgánicas de las entidades públicas, entre ellas, la Oficina de
Abastecimiento, carecen del personal mínimo necesario para su funcionamiento, habiendo casos extremos en
los que dicha Oficina sólo cuenta con dos (2) o tres (3) trabajadores, incluyendo al Jefe y Secretaria de la
misma.
Alcance sobre la problemática de aceptar entregas parciales:
Los bienes entregados "parcialmente" por los proveedores, no pueden ser incorporados física ni
contablemente al Almacén Institucional, en razón a que no cuentan con el respectivo documento - fuente
sustentatorio, ya que la O/C - GI a la que pudiera corresponder dicha entrega parcial, no puede ser
descargada en las Tarjetas de Control Visible de Almacén o Bind Card, porque aún no ha sido atendida en su
totalidad; por lo que, de hacerse cualquier anotación en ella, aunque sea con lápiz, correría el riesgo de
invalidación por la existencia de anotaciones, borrones, enmendaduras, etc.
Si dichos bienes aún no son ingresados física ni contablemente al Almacén Institucional, tampoco podrían
ser entregados a los usuarios, porque legalmente aún no han sido recibidos en forma documentada por el
Almacén Institucional, pues faltaría el original de la respectiva O/C - GI o NEA. Como quiera que el original
de la O/C - GI o NEA, aún no ha sido firmada en señal de conformidad por el Jefe del Almacén Institucional,
ésta tampoco podría ser registrada en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén o Kárdex, ni incluida
por dicha razón, en el correspondiente Resumen del Movimiento de Almacén, como paso previo a su
procesamiento contable por parte de la Oficina de Contabilidad.
Si el original de la O/C - GI o NEA, no ha sido atendido íntegramente, ni registrada la información contenida

en ella, en el Kárdex ni incluida en el Resumen del Movimiento de Almacén y en consecuencia no procesada
contablemente, tampoco podría sustentar la elaboración del respectivo Comprobante de Pago ni mucho
menos el giro de cheque alguno, cualquiera sea la fuente de financiamiento utilizada, ya que no habría
concordancia entre lo adquirido, lo entregado físicamente al Almacén Institucional, las existencias físicas, lo
registrado en el Bind Card, lo atendido a las dependencias solicitantes, etc.; hecho que se contrapone a lo
dispuesto al respecto por las normas contables, normas del Sistema de Abastecimiento, etc. Concordar esto
con lo dispuesto al respecto por el SIAF - SP en el sentido que: si bien es cierto que el documento - fuente
puede ser incluido en el SIAF - SP, éste no puede ser pagado en razón a que los bienes descritos en él aún no
han ingresado al Almacén Institucional, no teniendo la conformidad del funcionario responsable de éste.
Los bienes entregados parcialmente, al no poder ser ingresados físicamente al Almacén Institucional, por la
carencia de los documentos - fuente establecidos, ya que las Pólizas no lo son, tampoco podrían ser incluidos
en el respectivo Inventario Trimestral de Existencias Físicas de Almacén, ocasionando una diferencia mayor
entre lo que existe físicamente con lo adquirido mediante documentos - fuente.
En consecuencia, si el objetivo que se perseguía, era agilizar y simplificar acciones y procedimientos

técnicos y administrativos, etc., más bien se debe disponer que: en estricta aplicación del Proceso Técnico de
Registro y Control, del Sistema de Abastecimiento, las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos
instituidos, como: Abastecimiento, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Personal, Capacitación, etc.,
realicen, dentro de su respectivo ámbito, un minucioso SEGUIMIENTO y Monitoreo de todas y cada una de
las fases de todos y cada uno de sus procesos técnicos componentes, evaluando resultados y adoptando de
inmediato las medidas correctivas que fueren necesarias.
Propuesta de solución al problema surgido respecto al uso de las Pólizas de Entrada y de Salida
Que, al haber sido desactivado el INAP, las importantes funciones que competían a dicho organismo,
relacionadas con la administración integral del Sistema de Abastecimiento, relacionadas con la
12
determinación de necesidades; consolidación de necesidades; valorización de necesidades; determinación de

los procesos de selección; determinación de la periodicidad de ejecución; ejecución propiamente dicha de los
procesos de selección; ingreso al Almacén Institucional; recepción, verificación, registro y control físico
dentro del almacén, conservación, etc.; distribución y entrega de las dependencias solicitantes para su uso
inmediato, etc.; de no ser posible la reactivación inmediata del ex INAP o ente similar, sean transferidas a la
Superintendencia de Bienes Estatales, entidad que por ley le corresponde la administración integral de la
propiedad fiscal, en resguardo de su propiedad y en estricta aplicación de los dispositivos legales expedidos
sobre el tema.
Sobre la utilización de las Pólizas de Entrada y de Salida de Bienes, la actual Dirección Nacional de
Contabilidad pública, ente rector del Sistema de Contabilidad, haga una revisión y estudio de la utilización
de las mismas, las que, en lugar de agilizar o simplificar procedimientos administrativos dentro del Sistema
de Abastecimiento, le ha creado más problemas a los que ya tenía, máxime cuando hoy en día la mayor parte
de entidades públicas sólo cuentan con el personal mínimo necesario.
Se evitaría, entre otros: demora en la atención de las O/C - GI por parte de los proveedores y por ende, en su
contabilización, debiendo adoptar de inmediato las medidas correctivas que el caso requiera, de presentarse
esta anomalía; demora en la realización del pago de los compromisos contraídos, evitando el comentario
común que: "el Estado es buen comprador; pero, definitivamente un mal pagador", que desdice de la
administración pública en general, demora en la tramitación, por parte del Almacén Institucional y del
Kárdex, de los documentos - fuente generados por la entrada o salida de bienes a través del Almacén
Institucional y de su contabilización oportuna, etc.
La entidad competente de la administración pública, en sustitución del ex INAP, o en todo caso que cada una
de las entidades públicas revise y adecúe el contenido del formato Resumen del Movimiento de Almacén, el
cual, para optimizar el registro y Control de los bienes estatales y consecuentemente la labor de la Oficina de
Control Patrimonial, debe incluir información de tipo contable: es decir, sobre las Cuentas y Subcuentas a las
que se afectará el ingreso o salida de bienes habido a través del Almacén Institucional. Dicho formato deberá
ser llenado obligatoriamente una vez al mes o con la periodicidad que establezca cada entidad en función a la
cantidad de bienes que en promedio entran o salen, así como a la cantidad de documentos - fuente que en
promedio se procesa diariamente, etc.
La entidad competente de la administración pública, en sustitución del ex INAP, o en todo caso que cada una
de las entidades públicas revise, el cual incluye información ya contenida en otros documentos, el que,
además, por su tamaño, no es apropiado a sus fines, etc. Se debe compatibilizar la información contenida en
este formato con el del medio de identificación que utilice la entidad y que colocará a cada uno de los activos
fijos o bienes no depreciables con los que cuenta.
1.4. REGISTRO DE LOS BIENES ESTATALES
Relacionada con las acciones específicas, de carácter técnico y administrativo e incluso legal, que debe
realizar el personal técnico que labora en la Oficina de Control Patrimonial de cada entidad pública, en
coordinación con el personal de la Oficina de Contabilidad con el fin de registrar adecuada y oportunamente,
los bienes patrimoniales adquiridos u obtenidos por cualquiera de las formas establecidas en este libro.
El registro en sí, consiste en inscribir en los formatos diseñados para el efecto, la información de cada bien
incorporado al patrimonio institucional, relacionada con el código de cada bien de acuerdo a los catálogos
nacionales vigentes; la naturaleza y características propias de cada bien; la procedencia; el destino; la
ubicación física; los documentos - fuente sustentatorios, el precio unitario o de conjunto; etc., previa su
clasificación en activos fijos y bienes no depreciables.
Dicha información será utilizada posteriormente por la Oficina de Control Patrimonial, como elemento de
verificación, comparación o comprobación, dentro del respectivo proceso administrativo o productivo, según
el caso. Para el efecto, deberá utilizar cada uno de los formatos que se describe a continuación.
13
1.4.1. Registro de Control Patrimonial
Conjunto de hojas especialmente diseñadas e impresas para el efecto o, mecanizadas o computarizadas, en

las cuales la Oficina de Control Patrimonial, obligatoriamente debe inscribir en forma cronológica y
debidamente separados por Cuentas y Subcuentas del respectivo Plan Contable; es decir, clasificados por
activos y por bienes no depreciables, todos y cada uno de los bienes incorporados al patrimonio institucional,
previa sustentación a través de los correspondientes documentos - fuente.
Es necesario que cada entidad pública lleve un Registro de los bienes patrimoniales asignados en uso, el cual
tendrá como sustento fehaciente el Inventario Físico General Valorizado de todos los bienes con los que
cuente, independientemente del motivo que originó su incorporación al patrimonio institucional. Se llevará
este Registro institucional, compete llevar a la SBN, en base a la información que oportunamente le
presenten las entidades públicas.
La información necesaria para su llenado la extraerá del contenido de los documentos - fuente de entrada:
O/C - GI o NEA y de salida: PECOSA, remitidos por el Almacén Institucional en la fecha que establezca la
entidad, una vez que ésta ha sido registrada en el Kárdex e incluida en el respectivo Resumen del
Movimiento de Almacén.
Dada la utilidad que tiene este Registro, se llevará sólo a nivel de UE o de menor nivel, siempre que así lo
autorice, mediante Resolución, el Director General de Administración, cuando la circunstancias lo amerite.
De optarse por esta posibilidad, será necesario que posteriormente se consolide a nivel de UE, la información
correspondiente, para proporcionarla en forma adecuada y oportuna a la Oficina de Control Patrimonial.
a. Documentos utilizados para llenar el Registro de Control Patrimonial:

b. Procedimiento para llenar el Registro de Control Patrimonial
La inscripción cronológica, de los bienes patrimoniales adquiridos por la entidad, lo hará la Oficina de
Control Patrimonial, que para el caso abrirá un (1) libro (conjunto de hojas individualizadas) para los Activos
Fijos y un (1) libro (conjunto de hojas individualizadas) para los Bienes No Depreciables; cada uno de ellos,
por las respectivas cuentas y subcuentas contables que le son propias.
De acuerdo a lo señalado, primeramente se abrirá tantas hojas de este libro, como cuentas y subcuentas
contables a través de las cuales se registrará los bienes de activo fijo y separadamente de ellos, los bienes no
depreciables, tomando para el caso, la información contenida en los documentos – fuente procesada a través
del correspondiente Resumen del Movimiento de Almacén.
Antes de proceder a la inscripción de los bienes patrimoniales en dicho libro, es necesario que éstos sean
codificados de acuerdo a los Catálogos Nacionales vigentes; numerados correlativamente de acuerdo a la
cantidad de bienes que de un mismo tipo haya en la entidad; colocado su respectivo medio de identificación;
clasificados de acuerdo a su naturaleza, características propias y valor monetario, en activos fijos o en bienes
no depreciables.
La información que debe considerarse en cada una de las hojas de estos libros, previa separación por activos
fijos y por bienes no depreciables, es la siguiente:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar la denominación de la entidad a la que pertenece la UE que está llenado el formato.
Unidad Ejecutora (UE). Indicar el código presupuestal que corresponde a la UE o dependencia de menor
14
nivel estructural a la que pertenece la hoja del Registro de Control Patrimonial que se está llenando.
Cuenta. Indicar el código y denominación de la cuenta contable a la que de acuerdo al respectivo Plan
Contable y a su naturaleza, características propias y valor, correspondan os bienes que se está inscribiendo.
Subcuenta. Es el código y denominación de la subcuenta contable.
Cuerpo:
Número de Orden. Es el correlativo y en orden cronológico, el número que corresponda a cada uno de los
bienes que se está inscribiendo.
Fecha del Registro. El día, mes y año en el que, en cada hoja del Registro, se hace la inscripción, según sean
activos fijos o bienes no depreciables.
Inventario Nº. El código y número correlativo de inventario que por cada tipo de bienes existente, de
acuerdo a los respectivos Catálogos Nacionales, corresponda a los bienes que se está inscribiendo.
Denominación y características del bien a inscribir. Detallar de cada uno de los bienes que se está
inscribiendo en la respectiva hoja del Registro, de tal forma que posteriormente permita una identificación
clara y definida de los mismos.
Procedencia. Indicar el nombre o razón social de la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, de la
cual procede el bien que se está inscribiendo.
Destino. Indicar el nombre de la dependencia de la UE a la cual ha sido asignado el bien inscrito.
Ubicación. Indicar el lugar geográfico en el cual se encuentra ubicada físicamente la dependencia de la UE,
a la cual ha sido asignado el bien inscrito.
Resumen del Movimiento de Almacén Nº. Es el número correlativo que dentro de cada año calendario o
ejercicio fiscal corresponda al Resumen del Movimiento de Almacén a través del cual se ha contabilizado el
bien objeto de la inscripción.
Orden de Compra - Guía de Internamiento (O/C - GI) Nº. Indicar el número de la OIC - GI girada por la
Oficina de Abastecimiento, por la compra del bien que se está inscribiendo.
Nota de Entrada a Almacén (NEA) Nº. Elaborada para incorporar al patrimonio institucional, a través del
respectivo Almacén Institucional, los bienes obtenidos por conceptos distintos al de compra.
Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA) Nº. Número y fecha de la PECOSA elaborada por la
dependencia solicitante, para retirar del Almacén Institucional, el bien asignado en uso a un determinado
trabajador de la misma, el cual deberá firmar en la parte correspondiente, en señal de conformidad,
convirtiéndose éste, en un cargo de su recepción.
Debe (S/.). El importe que represente el valor monetario, unitario o de conjunto del bien cuyo ingreso se está
inscribiendo, se obtiene de los respectivos documentos - fuente elaborados por la Oficina de Abastecimiento.
Haber (S/.). El importe que represente el valor monetario, unitario o de conjunto del bien cuya salida se está
registrando, información que se obtiene de los documentos - fuente elaborados para el efecto.
Saldo (S/.). Importe que represente el valor monetario total de los bienes asignados en uso a cada UE de la
entidad. Este se obtiene restando del Debe, el importe del Haber, cuyo saldo debe conciliar mensual y
anualmente con el de los demás Registros Patrimoniales y Libros Contables.
c. Cierre mensual de hojas del Registro de Control Patrimonial
Se sugiere que el saldo que mensualmente presente estas hojas, por cada subcuenta contable, tanto de activos
fijos o de bienes no depreciables, sea cerrado con una línea horizontal, precedida de la inscripción "Saldo al
__ de________ del 20_" y, a renglón seguido, continuar haciendo las inscripciones del siguiente mes, a que
hubiere lugar, de acuerdo a la entrada y salida de bienes que se presente en la UE.
Igual sugerencia se hace para el cierre de cada año presupuestal, en cuyo caso sí se cerrará con doble línea
horizontal y, a renglón seguido se podrá continuar con las inscripciones del siguiente año, a que hubiere
lugar, previa anotación de la siguiente inscripción: "Saldo Inicial al 01 de Enero del 20_".
d. Decisión sobre cierre anual de hojas del Registro de Control Patrimonial
También se puede optar por cerrar anualmente cada hoja de este registro y para el siguiente ejercicio fiscal
abrir nuevas hojas, consignando como Saldo Inicial, el Saldo Final correspondiente al 31 de diciembre del
15
ejercicio fiscal inmediato anterior. La decisión por la que opte la entidad, debe contar con la conformidad del
Director General de Administración, así como con el conocimiento del Contador Institucional.
1.5. TARJETA DE CONTROL UNITARIO Y DEPRECIACIÓN
Tarjeta especialmente diseñada e impresa que la Oficina de Control Patrimonial de cada entidad pública,
debe abrir, separadamente por cada uno de los activos fijos o bienes no depreciables incorporados al
patrimonio institucional, una vez que éstos han sido inscritos en el respectivo Registro de Control
Patrimonial.
Estas Tarjetas tienen por finalidad demostrar en cualquier momento y circunstancia el historial del bien al
que correspondan, desde el momento de su incorporación al patrimonio institucional, hasta su transferencia,
donación o baja y posterior venta directa o en subasta pública, incineración o destrucción, según el caso, con
estricta sujeción a las normas legales vigentes.
El reverso de las Tarjetas, siempre y cuando correspondan a activos fijos, será utilizado por la Oficina de
Control Patrimonial para registrar y controlar el importe de las Adiciones o Mejoras efectuadas, siempre que
cumplan con las condiciones señaladas en las Directivas.
Sobre la depreciación de los activos fijos, es necesario señalar, coincidiendo con profesionales en la materia,
que: el importe de la depreciación anual ni el de la acumulada se rebaja del precio de inventario de los
mismos, como es idea de muchas personas dentro del sector público, ya que de ser así, el Sistema de
Contabilidad, conducido por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, no hubiera previsto dentro de la
estructura del respectivo Plan Contable, la Cuenta: 5801 - Estimaciones del Ejercicio, ni la Cuenta: 1508 -
Depreciación, Amortización y Agotamiento (CR), cada una de ellas con sus respectivas subcuentas, para el
registro de la depreciación anual y acumulada de los activos fijos, según su naturaleza y características
propias.
Desde el punto de vista expuesto, si alguna persona natural o jurídica de la entidad o particular, tiene
necesidad de conocer en un momento dado, a cuánto asciende el valor real de los activos fijos que conforman
las Cuentas contables: 1501 - Edificios y Estructura, 1503 - Vehículos, Maquinarias y Equipos y, 1507 -
Otros activos, de una entidad, le bastará con restar de estas el importe total de éstas, el importe total de la
Cuenta 1508- Depreciación, Amortización y Agotamiento (CR).
Para la mejor conservación de estas Tarjetas, dado su constante uso, se recomienda que sean llevadas y
conservadas por la Oficina de Control Patrimonial de la entidad, en Ficheros o Tarjeteros de metal o de
madera, especialmente fabricados, más no en cajones o cajas de cartón como se hace actualmente en
"algunas" entidades públicas, para evitar su deterioro y quizás hasta la pérdida de las mismas.
a) Documentos utilizados para llenar las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación

 Resumen del Movimiento de Almacén (RMA).
 Registro de Control Patrimonial de Activos Fijos y,
 Registro de Control Patrimonial de Bienes no Depreciables.
b) Imposibilidad de conseguir los documentos - fuente probatorios del valor monetario para llenar
las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación
De no ser conocido el valor monetario o que resultara imposible conseguir los documentos - fuente
probatorios, éste podrá ser fijado mediante tasación comercial efectuada por personal técnico en la materia,
de la propia entidad, de otra entidad pública, incluso de la SBN o, de cualquier otro ente especializado, según
lo amerite la naturaleza, características especiales, sofisticación, valor, etc., de los bienes a valorizar y así lo
16
autorice el Director General de Administración, previa confirmación de la disponibilidad presupuestaria para

dicho servicio.
c) Valorización monetaria determinada mediante tasación comercial
Sobre este particular y, concordando con lo dispuesto oportunamente por la SBN, respecto a la tasación
comercial de bienes muebles, es de aplicación, el contenido del Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú
(RENATA), según los siguientes conceptos:
1) Valuación de predios urbanos.

2) Valuación del terreno.
3) Valuación de las edificaciones principales, obras complementarias e Instalaciones fijas y permanentes.
4) Valuación total del predio.
5) Valuación de edificaciones bajo el régimen de unidades inmobiliarias de propiedad exclusiva y de propiedad común.
6) Valuación de predios rústicos y otros bienes agropecuarios
7) Memoria descriptiva.
8) Valuación de terrenos rústicos.
9) Valuación de terrenos eriazos.
10) Valuación de factores ecológicos (E).
11) Valuación de edificaciones y servicios.
12) Valuación de maquinarias y equipos agropecuarios.
13) Valuación de cultivo y productos agropecuarios en almacén.
14) Valuación de ganado, aves, peces y otros animales.
15) Valuación de terrenos rústicos en zonas de expansión urbana e islas rústicas.
16) Valuación de servidumbres y usufructos.
17) Valuación de propiedades empresariales.
18) Valuación de inmuebles.
19) Valuación de instalaciones.
20) Valuación de sistemas, instalaciones móviles, maquinaria y equipos.
En todos los casos mencionados, dada la complejidad de estas operaciones, se sugiere que el trabajo a
realizar sea efectuado por una Comisión Especial Técnica -Administrativa (CETA) de la propia entidad, de
otras entidades o, particulares, de permitirlo su disponibilidad presupuestaria, conformada por: Ingenieros
Civiles o Arquitectos Colegiados, en la condición de hábiles en sus respectivos Colegios Profesionales,
según la naturaleza del inmueble, Contadores Públicos Colegiados y Abogados, en la condición de hábiles en
su respectivo Colegio Profesional y, personal de la Oficina de Control Patrimonial, designados
nominalmente por Resolución del Titular de la entidad o de la Oficina General de Administración, que se
desintegrará una vez culminada la misión encomendada y presentado el respectivo Informe Final de la labor
encomendada, al funcionario que la designó.
Sobre este particular, merece especial atención el contenido de los siguientes artículos relacionados
directamente con la función que compete a la Oficina de Control Patrimonial de toda entidad pública:
El concepto de depreciación se refiere a la forma gradual en que el sistema, instalación industrial,

maquinarias o equipos, sufren una reducción de su valor equivalente nuevo conforme se acerca al final de su
período de uso productivo. Las mejoras efectuadas se refieren a las incorporaciones acreditadas de elementos
complementarios al bien para aumentar su eficiencia o elevar su rendimiento.
La depreciación será calculada de acuerdo a la siguiente fórmula:
D = (Vsn – R) x (E/T)
En donde:
D = Monto calculado de la depreciación

Vsn = Valor similar nuevo
R = Valor residual o valor del equipo al final de su período de vida útil, en el momento de dársele de baja
E = Edad del equipo al momento de la valuación (para más de 06 meses se considera un año)
17
P = Expectativa de vida útil que tiene el equipo a partir de su edad y estado de conservación
T = Sumatoria de la edad del equipo y la expectativa de vida útil (T = E + P)
En caso de no ser aplicable la fórmula de depreciación precitada, ésta podrá calcularse por otro método, para
lo cual el Perito sustentará obligatoriamente la procedencia de su aplicación.
La expectativa de vida útil del equipo (P) será calculada a base de las Tablas de vida media útil y
depreciación existentes para los sectores de la industria eléctrica, minera, petrolera y activos fijos en general.
El valor residual (R) de un equipo, será el que se pueda obtener por él, al ponérsele fuera de uso, al término
de su período de vida útil. El Perito podrá considerar como valor residual, un porcentaje no mayor del 10%
del valor similar nuevo, fundamentando el mismo.
El valor comercial (VC) del sistema, instalación industrial, maquinarias o equipos, serán igual al valor
similar nuevo (Vsn), menos la depreciación (D) calculada, afectada por un coeficiente o grado de
operatividad (Go), tal como sigue:
VC = (Vsn - D) Go
Dónde:
Vsn = Valor de bien similar nuevo

D = Depreciación
Go = Grado de operatividad
Adicionalmente se podrá aplicar factores de mercado u otros, los cuales deben ser sustentados por el Perito.
El grado de operatividad (Go) es un coeficiente que será aplicado al valor actual o valor de tasación (VT),
obtenido para un sistema, instalación industrial, maquinaria o equipo, a partir de los 2/3 de su periodo de uso
productivo (T) o cuando, a criterio del Perito, el sistema, instalación industrial, maquinarias o equipos, no
cumplen con los requisitos de: facilidad, obtención de repuestos y accesorios, capacidad de ampliación o
modernización y confiabilidad, debiéndose tener en cuenta la siguiente escala de grados de operatividad del
equipo o sistema (Go), a través de los factores de accesibilidad al sistema de repuestos, accesorios, capacidad
de ampliación y confiabilidad.
GRADO DE OPERATIVIDAD DEL EQUIPO O SISTEMA (Go)
FACTORES B (BUENO) R (REGULAR) D (DEFICIENTE)

· Repuestos 0.00 a 0.05 0.06 a 0.11 0.12 a 0.18
· Accesorios 0.00 a 0.05 0.06 a 0.11 0.12 a 0.18
· Capacidad de ampliación 0.00 a 0.05 0.06 a 0.11 0.12 a 0.18
· Confiabilidad 0.00 a 0.05 0.06 a 0.11 0.12 a 0.18
La aplicación del grado de operatividad (Go) es una atribución del Perito, para reajustar el valor de tasación
(VT) del sistema, instalación industrial, maquinarias o equipos y, en su informe deberá indicar los criterios y
conceptos considerados, que fundamentan el uso de este coeficiente.
Cuando se determina el valor de tasación de un sistema, instalación industrial, maquinaria o equipo y, a

criterio del Perito, estos bienes cumplen con todos los requisitos de repuestos, accesorios, capacidad de
ampliación o modernización y confiabilidad, el grado de efectividad (Go) será igual a la unidad (Go = 1.00).
En caso contrario, se sumará los valores obtenidos de cada uno de estos factores y el resultado de la suma se
restará de la unidad. Cuando el valor de tasación de un sistema, instalación industrial, maquinaria o equipos,
sea menor que el valor residual, al aplicar el grado de operatividad (Go), se tomará como valor de tasación,
su valor residual.
Valuación de muebles, enseres, equipos de oficina y repuestos. Para los muebles, enseres, equipos de oficina
y repuestos de una industria, el valor de tasación (VT) será el producto del valor de bienes similares nuevos
18
(Vsn) por un factor de depreciación (FD) que, según el estado de conservación, tendrá los siguientes valores:
Muy Bueno = 1.00; Bueno = 0.70; Regular = 0.40; y, Malo = 0.10.
La fórmula a aplicar es la siguiente:

VT = Vsn x FD
Dónde:
VT = Valor de Tasación
Vsn = Valor de bien similar nuevo
FD = Factor de depreciación
El Perito podrá modificar los factores de depreciación, fundamentándolos de acuerdo a su experiencia y

conocimientos sobre bienes semejantes. Para mejor apreciarlo señalado precedentemente, a continuación se
incluye algunos casos prácticos:
Caso 1. Se desea valorizar mediante tasación, el Grupo electrógeno, marca ALPESA, año 1977, serie MX1
OOKL 101, que actualmente carece de motor y que además, desde hace seis (6) años se encuentra en mal
estado de conservación, por lo que ha sido considerado como "para trámite de baja", acción que requeriría el
pronunciamiento del Comité Institucional de Altas, Baja y Ventas y la aprobación del Director General de
Administración:
Vsn = S/. 80,000.00

E = 23 años
T = 20 años
Go = 0.12
R = 0.1 x 80,000.00
R = 8,000.00
D = 80,000.00 - 8,000.00 = 72,000.00 x 20 = 1'440,000.00/20
D = 72,000.00
VT = 80,000.00 - 72,000.00 = 8,000.00 x 0.3
VT = S/. 2,400.00
Caso 2. Se desea valorizar mediante tasación, el sillón giratorio de metal, con brazos, reclinable, tipo
Gerente, con garruchas metálicas, forrado en tela color concho de vino, que actualmente se encuentra en
regular estado de conservación:
Vsn = S/. 400.00

FD = 0.55
VT = 400.00 x 0.55
VT = S/. 220.00
Caso 3. Se desea valorizar mediante tasación, un lote de 500 Kg., de chatarra compuestos por repuestos
usados de metal y de aluminio, cascos de batería, ángulos ranurados, etc., cuyo precio en el mercado, es de
S/. 75/Kg. Para el caso, se aplicará la siguiente fórmula, desarrollada por la Superintendencia de Bienes
Nacionales:
VT = Precio promedio en el mercado (S/. ____/Kg.) x Peso de la chatarra (Kg.)
Dónde:
VT = S/. 1.75 x 500 Kg.

VT = S/. 875.00
Caso 4. Se desea valorizar mediante tasación, 1000 Kg., de carne de ganado vacuno, cuyo precio en el
mercado es de S/. 13.50/Kg. Para el caso, se aplicará la siguiente fórmula, desarrollada por la
Superintendencia de Bienes Nacionales:
VT = Precio promedio en el mercado (S/. ____/Kg.) x Peso vivo del animal (Kg.)
19
Donde:
VT = S/. 13.5 x 1,000 Kg.

VT = S/. 135,000
Desde el punto de vista práctico, se recomienda que la tasación sea realizada por personas especializadas, en
la naturaleza que tenga el bien a tasar, por ejemplo: Ing. Mecánico Colegiado hábil, para maquinarias y
equipos diversos; Carpinteros, para muebles de madera; Técnico en mecánica, para muebles de metal; Ing.
Civiles, Arquitectos, etc., Colegiados hábiles, para el caso de terrenos, edificios, infraestructura pública en
general, etc.; Médico Veterinario, Zootecnista, etc., Colegiados hábiles: para semovientes o cultivos
permanentes; Ing. Minero, etc., Colegiado hábil, para minas, canteras, etc.; Arqueólogos, etc., Colegiado
hábil, para bienes culturales etc. En todo caso, personal técnico en cada materia, pero con el aval de un
profesional colegiado hábil, en especialidad afín.
La persona natural o jurídica, nacional o extranjera que realicen la tasación, debe evacuar a final de la labor
realizada el respectivo Informe Técnico de Tasación, indicando los pormenores del caso, así como los
criterios técnicos utilizados para realizar su trabajo; por ejemplo:
 El valor que en el mercado local, nacional o internacional, pudieran tener bienes similares nuevos, a
los que se desea valorizar y,
 El importe que de acuerdo a su criterio personal, profesional y experiencia en el área, pudiera tener el
bien materia de tasación, de acuerdo a su real estado de conservación.
Dicho Informe Técnico servirá para que la Oficina de Control Patrimonial elabore y tramite, tanto la NEA
como la PECOSA que permitan su ingreso físico y contable al patrimonio institucional, documentos - fuente
que de inmediato deben ser procesados conforme a las normas establecidas.
Valuación de Aeronaves. En estos casos, al igual que los anteriores, dada la complejidad de las acciones
técnicas, legales y administrativas a realizar, se sugiere que sean efectuadas por una Comisión Especial
Técnica Administrativa (CETA), de la propia entidad, de otras entidades o, particulares, si la disponibilidad
presupuestaría lo permite, conformada por: Ingenieros Civiles o Arquitectos, según la naturaleza del
inmueble, Contadores Públicos y Abogados y, personal de la Oficina de Control Patrimonial, designados
nominalmente por Resolución del Titular de la entidad o del Director General de Administración, la que se
desintegrará una vez cumplida la misión encomendada y presentado el respectivo Informe Final, al
funcionario que la designó. Los profesionales colegiados y hábiles en sus respectivos Colegios Profesionales.
d) Procedimiento para llenar las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación
Está a cargo del personal técnico de la Oficina de Control Patrimonial de cada entidad pública, tomando
como base la información del Registro de Control Patrimonial. La forma de llenarlas, es como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar la denominación de la entidad a la que pertenece la UE que está llenando la Tarjeta.
Inventario Nº. Código que de acuerdo a los Catálogos Nacionales corresponda al bien, así como el
respectivo número de inventario que en orden correlativo, dentro de cada tipo de bien existente en la entidad,
le sea aplicable. Debajo de este número se agregará el código contable; la cuenta y subcuenta a la que, de
acuerdo a su naturaleza, características propias y valor, corresponda el bien al que pertenece la Tarjeta.
Cuerpo:
Descripción. Indicar en forma clara y precisa, la naturaleza y características propias que correspondan al
bien al que pertenece la Tarjeta, información que se extraerá de los datos anotados anteriormente en el
Registro de Control Patrimonial y consignará en ésta, previa su verificación física, in situ.
20
En el caso de vehículos, se consignará el código y número de la respectiva placa de rodaje, número del motor
y chasis, color, año de fabricación, cilindrada, número de la Tarjeta de Identificación Vehicular, etc. En el
caso de inmuebles o infraestructura pública, el número de la Ficha o Partida Electrónica asignado a cada uno
de ellos por la respectiva Zona Registral de los Registros Públicos, así como el que le hubiere asignado el
SINABIP, de la SBN.
En el caso de semovientes, se consignará el número de arete que se colocará en la parte inferior de la oreja
del lado derecho o, en todo caso, el de la marca, que se colocará en el anca del lado izquierdo del animal
(poniéndose el observador, delante del animal), que es el lugar correcto y apropiado, en lugar de hacerlo en
el espinazo o en el cuello del mismo, evitándole en lo posible sufrimientos innecesarios.
En el caso de los terrenos, edificios, infraestructura pública, semovientes, cultivos permanentes, etc., también
se indicará el nombre de cada uno, de tenerlo, la fecha de nacimiento, color, características propias, etc.
Cuenta. Código de la cuenta del respectivo Plan Contable, del bien al que se refiere la Tarjeta.
Subcuenta. Código de la subcuenta del Plan Contable, del bien al que se refiere la Tarjeta.
OC – GI Nº. Número correlativo y dentro de cada ejercicio presupuestal corresponda a la Orden de Compra-
Guía de Internamiento, a través de la cual se ha efectuado la compra del bien a que refiere la Tarjeta.
NEA Nº. Número correlativo y dentro de cada ejercicio presupuestal corresponda a la Nota de Entrada a
Almacén, a través de la cual ha ingresado al Almacén Institucional el bien a que se refiere la Tarjeta, que en
todo caso, será por cualquier concepto distinto al de compra.
RMA Nº. Número correlativo y dentro de cada ejercicio presupuestal corresponda al Resumen del
Movimiento de Almacén, a través del cual se efectuará la contabilización del bien al que pertenece la Tarjeta.
PECOSA Nº. Número correlativo y dentro de cada ejercicio presupuestal corresponda al Pedido -
Comprobante de Salida, donde el usuario del bien al que se refiere la Tarjeta, lo retira del respectivo
Almacén Institucional, convirtiéndose este documento en un "cargo" de su recepción y uso, para los fines
que compete a la Oficina de Control Patrimonial.
Procedencia. Nombre o razón social del proveedor, nacional o extranjero, de la entidad pública o privada,
del cual o de la cual procede el bien al que corresponde la Tarjeta.
Transferido a. Renglón incluido en forma preventiva para indicar en su oportunidad, el nombre y demás
datos de la UE o entidad pública o privada a la que, en algún momento de su período de utilidad, pudiera ser
transferido física y contablemente el bien, previa la autorización correspondiente y firma de los respectivos
documentos - fuente sustentatorios, conforme a lo establecido en las normas legales vigentes.
Cuando un determinado bien es transferido entre UE's, de un mismo Pliego o entre Pliegos de la
administración pública, la entidad de origen debe entregar a la de destino, la respectiva Tarjeta de Control
Unitario y Depreciación, para que esta última, conozca el historial del bien que está recibiendo y además,
para que pueda continuar efectuando el registro y control de éste en la misma Tarjeta, la cual no pierde su
vigencia por este hecho. Lo único que puede variar, es el número correlativo del mismo, el cual se asigna en
función a la cantidad de bienes que de un mismo tipo exista en cada entidad.
PECOSA Nº. Indicar el número correlativo, año y fecha del Pedido - Comprobante de Salida que, el
representante de la UE o entidad de destino, debe firmar obligatoriamente en la entidad de origen, al
momento de recibir físicamente y "conforme", el bien al que corresponde la Tarjeta.
Según. Indicar la clase, número y fecha del dispositivo legal expedido por el funcionario competente de la
entidad de origen, que autoriza la transferencia, etc., del bien al que corresponde la Tarjeta.
Importe de Adquisición. Indicar el valor monetario de adquisición del bien que se está incorporando al
patrimonio institucional, cualquiera haya sido la forma de obtención, importe al que, de acuerdo a las normas
legales vigentes, se agregará los gastos adicionales que por concepto de: fletes, seguros, gastos de despacho
de aduana, impuestos internos o derechos aduaneros, instalación, montaje, honorarios por servicios técnicos,
comisiones normales de agente y otros similares, excepto los intereses de financiación, ha efectuado la
entidad de origen, hasta ponerlo en condiciones de uso.
21
El ingreso de estos gastos adicionales al patrimonio institucional, se hará a través del Almacén, mediante
NEA, del cual serán retirados simultáneamente con PECOSA, previa coordinación con la Oficina de
Contabilidad, ya que a través de la respectiva O/S resultaría imposible hacerlo.
Mejoras efectuadas. Indicar el importe total de las Adiciones o Mejoras significativas efectuadas por la
entidad dentro de sus propios Talleres o fuera de él, a través de las formas de "a todo costo" o "sólo la mano
de obra", en el bien al que corresponde la Tarjeta.
Se considerará como una Adición o Mejora, al trabajo realizado en un determinado bien patrimonial, siempre
y cuando éste contribuya a "aumentar su capacidad de servicio" o a "prorrogar su período de utilidad" y
siempre que sea considerado como activo fijo.
Como ejemplo de lo antes expuesto: el cambio del motor de un vehículo de transporte, el cambio del chasis
o de la carrocería de un vehículo de transporte, previa autorización por Resolución del Director General de
Administración, copia autenticada de la cual, debidamente documentada, se transcribirá en el plazo máximo
de quince (15) días útiles, al Registro de Propiedad Vehicular de los Registros Públicos, SBN, Contraloría
General de la República, etc., así como a las dependencias correspondientes de la propia entidad; la
repotenciación del CPU de un equipo de cómputo; la colocación de columnas o el cercado perimétrico de un
inmueble, más no la colocación de tabiquerías removibles, pintada de un inmueble, etc.
Al igual que la tasación comercial, las Adiciones y Mejoras deben ser efectuadas por personal especializado
en la materia, que al concluir la labor encomendada, evacuarán el respectivo Informe Técnico, el cual
sustentará la NEA y la PECOSA que elaborará y tramitará la Oficina de Control Patrimonial, para su ingreso
físico y contable al patrimonio institucional, los que serán procesados conforme a las normas establecidas.
En dichos documentos – fuente se considerará sólo la diferencia entre el nuevo valor monetario total del bien
mejorado y el que éste tenía en el inventario físico correspondiente al año inmediato anterior.
Valor total. Indicar el valor total del bien al que pertenece la Tarjeta, determinado de acuerdo a lo señalado
en los rubros: Importe de Adquisición Mejoras efectuadas, de ser el caso. Cuando esas Tarjetas correspondan
a activos fijos, los renglones de las mismas, serán utilizadas para consignar el nuevo valor monetario del
bien, luego de efectuada la actualización de su valor monetario, de ser el caso.
Fecha de Adquisición. Indicar la fecha exacta; día, mes y año de la adquisición del bien al que corresponde
la Tarjeta, dato de suma importancia para la Oficina de Control Patrimonial, a efecto de determinar el valor
monetario del mismo y consecuentemente, saber si constituye un activo fijo o un bien no depreciable y
asimismo, para aplicar en forma referencial, la respectiva depreciación anual y acumulada.
Asignado a. Datos completos y el código personal del trabajador de la entidad al cual ha sido asignado el
bien al que corresponde la Tarjeta, para determinar quién es el trabajador directamente responsable de su
integridad física, permanencia, conservación, etc., toda vez que se trata de una propiedad estatal.
Ubicación. Dependencia de la UE en la cual se encuentra ubicado físicamente el bien al que corresponde la

Tarjeta.
Fecha de Inventario. Indicar el día, mes y año en el que se está practicando la última verificación física del
bien al que corresponda la Tarjeta, debe ser firmada en señal de conformidad, al costado de la misma por la
persona que hace la verificación.
Estado de conservación, utilidad y uso actual. Indicar el estado de conservación actual del bien al que
corresponde la Tarjeta, determinado de acuerdo a la apreciación objetiva de los integrantes de la Comisión de
Inventario (CI), al ser éste verificado físicamente, así como su utilidad y uso actual.
Como es una costumbre generalizada, el estado de conservación de un determinado bien, puede ser
calificado como: Bueno (B), Regular (R), Malo (M) o, Deplorable (D), debiendo la respectiva Comisión de
Inventario, hacer en los casos mencionados, la recomendación correspondiente sobre las acciones que deberá
22
realizar la entidad, tendente a su reparación o trámite de baja, con sujeción a las normas establecidas y al
Reglamento Institucional de Altas, Bajas y Ventas de Bienes Patrimoniales.
En cuanto a los calificativos de B, R, M o D, la Comisión de Inventario no sólo debe limitarse a indicarla en

forma genérica, sino que es necesario que consigne claramente la información, precisando:
En el primer caso: (B1) si el bien está en uso, (B2) si el bien está sin uso, (B3) si el bien se encuentra como
excedente y, (B4) si el bien está sin movimiento (rotación).
En el segundo caso: (R1) si el bien está en uso, (R2) si el bien está sin uso, (R3) si el bien se encuentra
como excedente y, (R4) si el bien está reparable.
En el tercer caso: (M1) si el bien está para trámite de baja, (M2) si el bien corresponde a bajas anteriores
(no subastado en remates anteriores, no adjudicado o no retirado por sus adjudicatarios) y, (M2) si el bien,
por su naturaleza, características propias y real estado de conservación, debe ser inmediatamente incinerado
o destruido, etc.
Todo lo indicado, debe constar en el respectivo Informe Final que la Comisión de Inventario presentará a la
Oficina General de Administración, para mejor sustentar la decisión que sobre el particular tome ésta, en
cumplimiento de las funciones que le compete.
Valor monetario actualizado. Indicar el valor del bien al que se refiere la Tarjeta, en base al que figure en
el Inventario Físico correspondiente al año fiscal inmediato anterior.
Reverso de las Tarjetas (siempre y cuando ésta corresponda a activos fijos):
Fecha de Registro (1). Indicar cronológicamente y con exactitud, el día, mes y año en el que se registra en la
Tarjeta correspondiente, la información pertinente sobre las Adiciones o Mejoras, de ser el caso y, anotar
sólo en forma referencial, el importe de la depreciación anual y la acumulada, calculada conforme a las
normas vigentes.
Valor (2):
Adquisición (A). Indicar el valor de adquisición del activo fijo al que corresponda la respectiva Tarjeta.
Mejoras (B). Indicar el importe que resulte de aplicar al valor de adquisición del activo fijo, el importe de
las Adiciones o Mejoras efectuadas, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos; es decir, que
aumente su capacidad de servicio o que prorrogue su período de utilidad. El importe correspondiente a cada
activo fijo existente en la entidad, será ingresado al Almacén Institucional, a través de una NEA, afectada a
la cuenta y subcuenta. 4505.02 - Alta de Bienes (Procedencia: Adición o Mejora) y retirado del mismo, con
una PECOSA, afectada a la cuenta y subcuenta a la que, de acuerdo a su naturaleza, características propias y
valor monetario, corresponda el activo fijo al que pertenece la Tarjeta.
Total (C). Indicar el importe resultante de sumar el producto de las sub columnas A y B. (C = A + B).
Período de utilidad (3):
Inicial (A). Indicar el número de años que, de acuerdo a las Directivas o, Resolución del Titular de la
entidad, modificando los porcentajes establecidos en dichas Directivas, en aplicación de la facultad, se
estima que va a durar el activo fijo al que corresponde la Tarjeta.
Incremento (B). Número de años en el que se incrementará el período de utilidad inicial del activo fijo que
corresponde la Tarjeta, como consecuencia de las Adiciones o Mejoras significativas efectuadas en él.
Total (C). Indicar el importe resultante de sumar el producto de las sub columnas A y B. (C = A + B).
Depreciación (4). Información referencial para la Oficina de Control Patrimonial.
Porcentaje (A). Indicar en números y de acuerdo a las Directivas, modificando los porcentajes establecidos
23
en dichas Directivas en aplicación de la facultad prevista, el porcentaje anual en el que será depreciado el
activo fijo al que corresponde la Tarjeta.
Anual (B). Indicar el importe, en moneda nacional, de la depreciación anual del activo fijo al que
corresponde la Tarjeta, obtenido de aplicar a su valor de adquisición, el porcentaje establecido en las
Directivas, fijadas por la Contaduría Pública de la Nación y presenta oportunamente a la Oficina de
Contabilidad Institucional, para los fines de su competencia.
Acumulado (C). Importe acumulado de la depreciación anual del activo fijo al que corresponde la tarjeta.
Observaciones (5). En principio, esta columna fue incluida para anotar en ella aspectos no previstos en la
Tarjeta, siempre que tengan relación con la misma.
Respecto a la aplicación, registro y control anual de la depreciación anual y acumulada de cada activo fijo
asignado en uso a la entidad: es recomendable que lo haga la Oficina de Control Patrimonial, en razón a que
dicha Oficina es la que permanentemente está en contacto directo con todos y cada uno de dichos bienes, a
diferencia de la Oficina de Contabilidad que sólo lo hace a través de los saldos en el balance o del respectivo
Inventario Físico, hecho que le imposibilita conocer en forma cierta, entre otras casas si el bien existe o no, si
está en condiciones operativas o no, si está en la condición de uso o excedente, si está para reparar o para
tramitar su baja, etc.
1.6. CONTROL DE BIENES ESTATALES
Relacionado con las acciones específicas, de carácter técnico, administrativo, contable e inclusive legal, que
debe realizar el personal técnico que labora en la Oficina de Control Patrimonial de cada entidad pública, en
coordinación con el personal de la Oficina de Contabilidad, para controlar adecuada y convenientemente los
bienes patrimoniales adquiridos a través de cualquiera de las formas establecidas y asignados en uso,
necesarios para el logro de los objetivos institucionales y alcance de las metas presupuestarias, concordantes
con su disponibilidad presupuestaria.
El control en sí, se efectuará a través de los formatos especialmente diseñados para el efecto, descritos a
continuación, llenando cada uno de ellos con la información pertinente, de cada activo fijo o bien no
depreciable incorporado al patrimonio institucional, la misma que será utilizada posteriormente por la
Oficina de Control Patrimonial, como elemento de verificación, comparación o comprobación, dentro del
respectivo proceso administrativo o productivo, según el caso. El control propiamente dicho, es una acción
técnica administrativa que consiste en la medición de resultados, así como en la correcta y adecuada
ejecución de actividades establecidas en los respectivos Planes Operativos Institucionales (POI), para
detectar y señalar oportunamente posibles errores, rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. Actúa sobre
todos los componentes de una entidad: bienes, personas, acciones, dinero, etc.
El control es el medio del cual se vale el jefe de una dependencia pública o privada, para conocer el resultado
de su gestión. Este es permanente y utiliza diversos métodos, medios, procedimientos o instrumentos para
lograr sus objetivos. Desde el punto de vista del Sistema Nacional de Control (SNC), el Control Interno es
interpretado como: "el conjunto de acciones, actividades; planes, políticas, normas, registros, organización,
procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instruidos en
cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales que procura...".
La norma señala como Control Interno, al "concepto fundamental de la administración y control, aplicable a
las entidades del Estado, para describir las acciones que corresponde adoptar a sus titulares y funcionarios
para preservar, evaluar y monitorear las operaciones y la calidad de los servicios".
1.6.1. Tipos de Control
Control Previo. Entendido como el examen minucioso de las operaciones propuestas, antes de su ejecución
o, antes que surtan su efecto, para establecer su prioridad, legalidad, veracidad y concordancia con el
presupuesto institucional. Lo realizan las mismas áreas de la entidad, vinculadas a la gestión. Se entiende
como tal, la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y del
resultado obtenido por los mismos.
24
Control Concurrente. Entendido como el examen minucioso que se realiza paralelamente a las operaciones
cuya ejecución es está verificando. Se realiza conforme se desarrolla la gestión, pudiendo participar el
Órgano de Control Institucional (OCI) como Veedor.
Control Posterior. Entendido como el examen minucioso de las operaciones, luego que éstas han sido
ejecutadas, con el fin de evaluar su veracidad, integridad, legalidad, eficiencia y eficacia, determinado la
responsabilidad, si la hubiere. Lo realiza el OCI, la Contraloría General de la República o las Sociedades de
Auditoría.
1.6.2. Clases de Control
a) Control Interno
El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una de una empresa, es decir,
que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el
control interno. Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o
de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a
clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.
Consiste en el examen y evaluación efectuada por la propia entidad, a través del Órgano de Control
Institucional, al conjunto de operaciones técnicas, administrativas y legales realizadas por sus dependencias
orgánicas, para verificar la aplicación, observancia y debido cumplimiento de los dispositivos legales y de las
políticas institucionales. Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento
y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de
cuentas, proponiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.
Función. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su
efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las
alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. El control interno debe establecer previo
estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa. El control interno según las Normas y
Procedimientos de Auditoría en su glosario técnico lo define como: "Está representado por el conjunto de
políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los
objetivos específicos de la entidad".
Objetivo. Evitar o reducir fraudes; salvaguarda contra el desperdicio; salvaguarda contra la insuficiencia;
cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras; comprobar la corrección y veracidad de
los informes contables; salvaguardar los activos de la empresa; promover la eficiencia en operación y
fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración.
Estudio y evaluación. El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la
razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional,
promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
Clases:
El control interno administrativo no está limitado al plan de la organización y procedimientos que se

relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. Este se relaciona con la
eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. Ejemplo: Programación y cotización de compras, etc.
Se debe observar y aplicar en todas las fases o etapas del proceso administrativo.
El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la
salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Ejemplo: Registro adecuado y
oportuno de los ingresos monetarios. Está orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades
financieras y contables de una entidad.
25
b) Control Externo
Consiste en el examen y evaluación que realiza la Contraloría General de la República, como órgano
superior de control o, en su caso, las Sociedades de Auditoria, por encargo de la CGR, para verificar la
adecuación de la gestión pública a los marcos normativos de referencia, así como la correcta y eficiente
aplicación de los Sistemas Administrativos de: Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento, Bienes
Estatales, Capacitación, Gestión Pública, Racionalización, Contrataciones del Estado, etc.
1.6.3. Enfoques sobre control
Control administrativo. Relacionado con las acciones realizadas para evaluar el conjunto de actividades de
un sistema de organización, así como las políticas, normas y procedimientos utilizados para lograr la mayor
eficiencia (describe la relación entre magnitudes o variables, permitiendo demostrar la optimización de los
recursos financieros y materiales y del potencial humano, utilizados para el cumplimiento de las metas
presupuestarias), en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, al igual que la responsabilidad
de cada uno de los integrantes de la administración.
Control de calidad. Relacionado con las acciones realizadas para evaluar y controlar la calidad de la
producción arreglo a las especificaciones técnicas aprobadas para la ejecución de operaciones y, verificar si
se ha logrado el nivel de excelencia y de calidad previstos. Este tipo de control se podría definir como las
técnicas utilizadas para estandarizar algo. La función del control de calidad existe primordialmente como una
organización de servicio para conocer las especificaciones establecidas por la ingeniería del producto y
proporcionar asistencia al departamento de fabricación para que la producción alcance estas especificaciones.
Como tal, la función consiste en la colección y análisis de grandes cantidades de datos después se presentan a
diferentes departamentos para iniciar una acción correctiva adecuada.
Todo producto que no cumpla con las características mínimas debe ser eliminado, sin poderse corregir los
posibles defectos de fabricación que podrían evitar esos costos añadidos y desperdicios de material. Para
controlar la calidad de un producto se realiza inspecciones o pruebas de muestreo para verificar que las
características del mismo sean óptimas. El único inconveniente de estas pruebas es el gasto que conlleva el
control de cada producto fabricado, ya que se elimina los defectuosos, sin posibilidad de su re utilización.
Control de Inventarios (existencias). Relacionado con las acciones realizadas para establecer el registro
permanente del Inventario de Existencias Físicas de Almacén, proporcionar información veraz sobre la
entrada y salida de artículos y estar en condiciones de informar en cualquier momento sobre el stock
existente, en cantidades totales y unitarias, procurando siempre que no sobre ni falte stock. El control de
inventarios está relacionado con el presupuesto de inventario y de compras con el fin de mantener una
relación ventajosa entre el inventario y las ventas. Mantener de stock los bienes mínimos necesarios, de tal
forma que no sobren ni falten en un determinado momento.
Los inventarios no como la relación valorizada del stock, sino como los bienes tangibles que se tiene para la
venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes para su posterior
comercialización o la prestación óptima de servicios. Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de ahí la importancia del
manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el
control oportuno, así como conocer al final del período contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
Control de legalidad y Control estadístico de calidad. Relacionado con la comprobación y revisión por
parte de la entidad pública auditada, de la aplicación de las normas legales, reglamentarias y estatutarias y de
la evaluación, desde el punto de vista jurídico, de los actos realizados. Relacionado con la ejecución de
26
determinadas acciones específicas, para constatar la calidad de la mercadería recibida, manufacturada,

despachada, etc., basada en la aplicación de la ley matemática de probabilidades para establecer límites a las
desviaciones de la norma, antes que se aplique medidas correctivas.
Control Financiero y Control Visible de Almacén. Relacionado con las acciones realizadas para evaluar el
conjunto de actividades de un sistema y sus procedimientos, tendente a salvaguardar el patrimonio y los
recursos públicos, así como a cautelar el proceso presupuestario, para promover la eficiencia y eficacia de las
operaciones financieras del Estado.
El control visible está relacionado con la utilización de las Tarjetas de Control Visible de Almacén o Bind
Card, para facilitar la ubicación y localización de los artículos en stock, así como para controlar, únicamente
en unidades físicas, la entrada y salida y saldo de las existencias. Para efecto de las acciones de control que
competen a la Oficina de Control Patrimonial, ésta podrá utilizar los formatos descritos a continuación:
1.6.4. Estado Mensual de Cuentas de Activo Fijo
Formato en el cual la Oficina de control Patrimonial de cada UE de la entidad, registrará en forma adecuada
y oportuna, según los rubros de Ingresos y Egresos establecidos, la entrada o salida de los bienes
patrimoniales que mensualmente haya en cada una de las cuentas y subcuentas contables. La información
necesaria para llenar el referido formato, la extraerá de los documentos – fuente procesada a través del
respectivo Resumen del Movimiento de Almacén.
La información consignada en este formato, permitirá a las Oficinas de Control Patrimonial, Contabilidad u
otras, de la entidad, conocer en cualquier momento y por cada uno de los rubros de Ingresos: Adquisiciones,
Alta de Bienes, Donación / Transferencia de Bienes Recibidas, Otros Ingresos Diversos y Regularizaciones
Contables o, de Egresos: Donación / Transferencia de Bienes Remitidas, Baja de Bienes, Otros Gastos
Diversos y Regularizaciones Contables, de la respectiva cuenta y sub cuenta utilizada, tanto el movimiento
mensual habido en cada una de ellas, como su saldo inicial, actual y el saldo general.
a) Documentos utilizados para llenar el Estado Mensual de Cuentas de Activo Fijo

 Pedido – Comprobante de Salida (PECOSA).
b) Procedimiento para llenar el Estado Mensual de Cuentas de Activo Fijo
El llenado de este formato debe hacerlo mensualmente la Oficina de Control Patrimonial de la entidad, en
base a la información consignada en los respectivos documentos - fuente, firmados y sellados, en señal de
conformidad, por el responsable del Almacén Institucional y remitidos oportunamente a dicha Oficina, como
sustento de la entrada o salida de bienes habida durante el mes. Este se llena como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Nombre a la cual pertenece la UE, cuya Oficina de Control Patrimonial está llenado el formato.
Estado Mensual de Cuentas de Activo Fijo. Indicar el código presupuestal que corresponda a la UE que
está llenando el formato, así como su respectiva denominación.
Correspondiente al __/20___. Mes al que corresponde la información que se consigna en el formato.
Cuerpo:
Cuentas Contables. Código y denominación de las cuentas y subcuentas contables del activo fijo, hayan
tenido movimiento o no, durante el mes. De no haber tenido movimiento, bastará que aparezca sólo el saldo
inicial y el actual, colocando a lo largo de las columnas de ingresos y egresos, la palabra: "sin movimiento".
Saldo al __. Por cada una de las cuentas y subcuentas contables del activo fijo, su respectivo saldo de cierre
27
al mes anterior, el mismo que una vez conciliado con el saldo de los libros contables, será consignado en el
formato que se está llenando.
Ingresos:
Adquisiciones. Por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario de los activos fijos ingresados
durante el mes al patrimonio de la UE a la que corresponda el formato, por cualquiera de las formas
señaladas en este libro, sustentado por los respectivos documento - fuente.
Alta de Bienes. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario de los activos fijos
ingresados durante el mes al patrimonio de la UE a la que corresponda el formato, por conceptos distintos al
de compra, sustentados por los respectivos documentos - fuente.
En el supuesto que el ingreso sea por concepto de donación (en especie) efectuada por personas naturales o
jurídicas, nacionales o extranjeras, a favor de una entidad del Estado, ésta, cualquiera sea la naturaleza y
valor monetario de los bienes donados, será aprobada por Resolución del Titular de la entidad a la que
pertenece la UE beneficiaria, a excepción de la donación de bienes inmuebles, que sí se tramitará por ante la
SBN, que gestionará la expedición de la respectiva Resolución aprobatoria.
Donación / Transferencia de Bienes Recibida. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe
monetario de los activos fijos ingresados durante el mes al patrimonio de la UE a la que corresponda el
formato, por concepto de Donación/Transferencia de Bienes Recibidas de otras UE's de la misma entidad, de
otras entidades públicas, incluyendo los Organismos Públicos Ejecutores u Organismos Públicos
Especializados, previa expedición del respectivo dispositivo legal autorizativo y firma de los
correspondientes documentos - fuente y otros, sustentatorios, de acuerdo a lo señalado en este libro.
Otros Ingresos Diversos. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario de los activos
fijos ingresados durante el mes al patrimonio de la UE a la que corresponda el formato, por concepto de
Donación/Transferencia de Bienes Recibidos, por ejemplo: de empresas públicas o personas naturales o
jurídicas del sector privado, en mérito a dispositivos legales expresos, previa firma de los correspondientes
documentos - fuente y otros, sustentatorios.
Regularizaciones Contables. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario de los
bienes que, entre otros, por error material, han sido retirados indebidamente del patrimonio de la UE a la que
corresponda el formato o que han sido considerados como bienes no depreciables; operaciones realizadas a
través de Estados Mensuales de Cuentas anteriores. La regularización se hará mediante "extornos", pero
utilizando documentos - fuente propios de la Oficina de Abastecimiento.
Total de Ingresos. Indicar por cada cuenta y subcuentas contables y en forma consolidada, el importe
monetario total de los activos fijos que por diversos conceptos han ingresado durante el mes al patrimonio de
la UE a la que corresponda el formato, cuyos saldos deben conciliar mensualmente con el de los demás
registros patrimoniales y todos ellos, con el de los libros contables.
Egresos:
Donación/Transferencia de Bienes Remitida. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe
monetario de los activos fijos enviados durante el mes, en donación/ transferencia, a otras UE's de la misma
entidad o a otras entidades públicas u Organismos Públicos Ejecutores u Organismos Públicos
Especializados, previa expedición del respectivo dispositivo legal autorizativo y la firma de los
correspondientes documentos - fuente y otros, sustentatorios.
Como ya se ha indicado anteriormente, en los documentos - fuente que se elabore para el efecto, se incluirá,
sólo en forma referencial, el importe monetario de la depreciación acumulada del activo fijo transferido
calculado por lo general al cierre del ejercicio presupuestal inmediato anterior al de la donación/transferencia
realizada, así como la respectiva Tarjeta de Control Unitario y Depreciación.
28
La transferencia de bienes entre UE's de un mismo Pliego se aprobará por Resolución del Titular de la
entidad a la que pertenezcan éstos. En cambio la donación/transferencia de bienes entre entidades públicas o
de éstas a los Organismos Públicos Ejecutores u Organismos Públicos Especializados o viceversa, sí requiere
ser tramitada por ante la SBN, la que luego de revisar la documentación sustentatoria enviada por la entidad
interesada y, de encontrarla conforme, expedirá la respectiva Resolución autorizativa.
Baja de Bienes. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario de los activos fijos
dados de baja oportunamente por Resolución del Titular de la UE a la que corresponda el formato, los
mismos que, previa expedición de la respectiva Resolución autorizativa, por la SBN, han sido vendidos
directamente por el Comité Institucional de Altas, Bajas y Ventas en subasta pública, incinerados o
destruidos, según su real estado de conservación, con intervención de Martillera Público o Juez de Paz y la
participación de la Contraloría General de la República.
Otros Gastos Diversos. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario de los activos
fijos de la UE a la que corresponda el formato, que en mérito a dispositivos legales expresos, previamente
expedidos, van a ser donados/transferidos, como aporte de capital o como donación, a empresas públicas o
personas naturales o jurídicas del sector privado, previa firma de los correspondientes documentos - fuente y
otros, sustentatorios.
Regularización Contable. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario de los bienes
que, entre otros, por error material, han sido ingresados indebidamente al patrimonio de la UE a la que
corresponda el formato o que han sido considerados como activos fijos; operaciones realizadas a través de
Estados Mensuales de Cuentas anteriores. La regularización se mediante "extornos", pero utilizando
documentos - fuente propios de la Oficina de Abastecimiento.
Total de Egresos. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable y en forma consolidada, el importe
monetario total de los activos fijos que por diversos conceptos han salido durante el mes del patrimonio de la
UE a la que corresponda el formato.
Saldo Actual. Indicar por cada cuenta y subcuenta contable, el importe monetario actualizado de cada una
de ellas, luego de sumar al Saldo Inicial, el importe de los egresos y, de restar del mismo, el importe de los
egresos. El saldo actual de cada cuenta y subcuenta contable debe conciliar obligatoriamente con el saldo de
los demás registros patrimoniales y todos ellos con el de los libros contables. De no ser así, las Oficinas de
Control Patrimonial y de Contabilidad, adoptarán de inmediato y en forma conjunta, las medidas correctivas
a que hubiere lugar. Esto, en estricta aplicación del principio de Control interno Previo.
Base del formato:
Total. Indicar por rubros de ingresos y egresos de cada cuenta y subcuenta contable, el movimiento mensual
habido en cada una de ellas, el que "sumando al Saldo Inicial", el importe monetario de los Ingresos y
restando los Egresos, resulte el Saldo Actual, el cual debe ser igual al importe total de la columna Saldo
Actual. El importe de las sumas horizontales, debe ser igual al importe de las sumas verticales.
Firma. Colocar el nombre y apellidos completos y cargo específico, así como el sello post firma de los
trabajadores responsables de la elaboración, conciliación, presentación, etc., mensual de la información a la
que se refiere este formato.
1.6.5. Tarjetas de Consolidación Mensual de Cuentas
Pueden ser utilizadas por la Oficina de Control Patrimonial de cada UE, de una entidad pública, para
registrar mensualmente, en forma consolidada por cada uno de los conceptos componentes de los ingresos y
egresos, el movimiento de entrada y salida de bienes habido en cada cuenta y subcuenta contable, reflejado
tanto en los Estados Mensuales de Cuentas de Activo Fijo, como en los Estados Mensuales de Bienes No
Depreciables, sustentados por los correspondientes documentos - fuente. Estas Tarjetas, al igual que el resto
de los registros patrimoniales, se llevarán, en cada UE de la entidad, por cuentas y subcuentas contables,
29
separadas, Obligatoriamente, por activos fijos y por bienes no depreciables.
a) Documentos utilizados para llenar las Tarjetas de Consolidación Mensual de Cuentas
 Estado Mensual de Bienes de Activo Fijo.

 Estado Mensual de Bienes No Depreciables.
b) Procedimiento para llenar las Tarjetas de Consolidación Mensual de Cuentas
La información a registrarse, mes a mes, en cada una de estas Fichas, es obtenida por la Oficina de Control
Patrimonial de la UE, tanto de los Estados Mensuales de Cuentas de Activos Fijo, como de los Estados
Mensuales de Bienes No Depreciables, una vez que han sido elaborados, documentados, firmados, sellados y
aprobados por los funcionarios autorizados de la entidad. El formato se llena como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. A la que pertenezca la UE, cuya Oficina de Control Patrimonial está llenando la Tarjeta.
Cuenta Contable. Indicar el código y denominación de la cuenta contable a la que corresponda la Tarjeta.
Subcuenta contable. Código y denominación de la subcuenta contable a la que corresponda la Tarjeta.
Unidad Ejecutora (UE). Indicar el código y denominación de la UE, a la que corresponda la Tarjeta.
Cuerpo:
Fecha (1). En forma cronológica, el día, mes y año en el que se está registrando la información en la
respectiva Tarjeta.
Comprobante (2):
Clase (a). Nombre del documento - fuente que sustenta la entrada/salida del bien al patrimonio de la UE.
Nº (b). Indicar el número, que en orden correlativo anual, corresponda al documento - fuente que sustenta la
entrada o salida de cada bien al patrimonio de la UE.
Concepto que origina el movimiento (3). Indicar la denominación del concepto componente de los ingresos
o egresos, a través del cual se produce la entrada o la salida de bienes al patrimonio de la UE al que
pertenece la Tarjeta. Por ejemplo: Ingresos = Adquisiciones + Alta de Bienes + Donación/transferencia de
Bienes Recibida + Otros Ingresos Diversos + Regularizaciones Contables; y, Egresos = Donación /
Transferencia de Bienes Remitida + Baja de Bienes + Otros Gastos Diversos+ Regularizaciones Contables.
Movimiento (4):
Debe (a). Importe monetario que por cada concepto componente de los ingresos, está ingresando al
patrimonio de la UE a la que pertenezca la Tarjeta.
Haber (b). Importe monetario que por cada concepto componente de los egresos, está saliendo del
patrimonio de la UE a la que pertenezca la Tarjeta.
Saldo (c). Importe monetario que resulte de restar del total ingresado por los diversos conceptos de ingresos,
el importe de lo que ha salido por los diversos conceptos de egresos, es decir: (c = a - b). El saldo mensual de
cada cuenta y subcuenta contable afectada, debe conciliar con el de cada uno de los registros patrimoniales y
todos ellos, con el saldo de los libros contables.
30
2. INVENTARIO FÍSICO
Relacionado con las acciones específicas de carácter técnico y administrativo e inclusive legal, que debe
realizar el personal técnico de la Oficina de Control Patrimonial de cada entidad pública, en coordinación
con el de la Oficina de Contabilidad, para efectuar una adecuada y oportuna Toma del Inventario Físico de
los Bienes Patrimoniales Estatales de la UE, mediante: la verificación física, el conteo, la medición, el
pesaje, etc., de cada uno de ellos, asignados en uso, para el logro de sus objetivos institucionales y alcance de
sus metas presupuestarias.
2.1. ASPECTOS GENERALES SOBRE EL INVENTARIO FÍSICO
La verificación del estado y utilización de bienes y servicios y la Desconcentración de Atribuciones de los

Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalización, establecen que: Las entidades públicas tomarán,
por disposición expresa del Director General de Administración, que aprobará el resultado del mismo, por lo
menos una (1) vez al año o cuando las circunstancias así lo requieran, a partir de Octubre y hasta Diciembre
de cada año; es decir, al 30 de Setiembre de cada año, su respectivo Inventario Físico General de Activos
Fijos y de Bienes No Depreciables, cuyos saldos, se sobreentiende, por cuentas y subcuentas contables, debe
conciliar con el de los registros contables.
También disponen que el Inventario de Existencias Físicas de Almacén, será tomado por disposición expresa
del Jefe de la Oficina de Abastecimiento, que aprobará el resultado del mismo, por lo menos cada tres (3)
meses o cuando las circunstancias así lo requieran cuyos saldos, también se sobreentiende, por cuentas y
subcuentas contables, debe conciliar con el de los registros contables.
El Inventario de Existencias Físicas de Almacén, debe ser trimestral, en razón a que las existencias del
Almacén Institucional, en estricta aplicación del Proceso Técnico de programación del Abastecimiento, que
comprende: el Cuadro de Necesidades, el Presupuesto Valorado, el PIA y, el PAC, se renuevan cada tres (3)
meses, ya que la periodicidad mínima de las adquisiciones, es por dicho lapso.
Las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, precisan que: El Inventario
Físico General de las entidades públicas, al ser parte sustentaria de los Estados Financieros institucionales,
debe ser presentado a la Oficina de Contabilidad, en la fecha que ésta señale; de lo contrario, la información
sobre los bienes patrimoniales no podrá ser incluida en ellos y consecuentemente, tampoco figurará en la
Cuenta General de la República.
El hecho de tomar trimestralmente el Inventario de Existencias Físicas de Almacén, también va a permitir

que cada noventa (90) días calendario, la Oficina de Control Patrimonial, conjuntamente con la Oficina de
Contabilidad y el Órgano de Control Institucional, verifiquen in situ, qué bienes adquiridos permanecen aún
dentro del Almacén Institucional; es decir, que aún no han sido retirados por los solicitantes, los mismos que,
si todavía o son retirados, suponemos que, pese a habérselo comunicado oportunamente el Almacén
Institucional, entonces por qué solicitaron su adquisición. Esta situación es irregular y debería ser motivo de
la investigación correspondiente por el OCI, para establecer la responsabilidad a que hubiere lugar, toda vez
que se trata del manejo y uso de recursos públicos, que deben ser utilizados óptimamente.
2.1.1. Información que sobre bienes patrimoniales contienen los Estados Financieros
1) El Balance General. Información sobre los activos fijos de la entidad, registrados a través de las
Cuentas Contables: 1501 - Edificios y Estructuras, 1502 - Activos no producidos, 1503 - Vehículos,
Maquinarias y Equipos, 1506 - Objetos de Valor y, 1507 - Otros Activos, cada una de ellas, con sus
respectivas subcuentas contables.
2) El Estado de Gestión:
 Información sobre las Estimaciones del ejercicio de los activos fijos de la entidad.
31
 Información Sobre los ingresos diversos (Alta de Bienes, etc.).

 Información sobre los gastos diversos (Baja de Bienes, etc.).
3) El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto:
 Información sobre las Donaciones / Transferencias de Bienes Recibidas o Remitidas.
4) El Estado de Flujos de Efectivo:
 Información sobre la compra de Edificios y Estructuras, Activos no producidos Vehículos,

Maquinarias y Equipos, Objetos de Valor y Otros Activos.
 Información sobre la construcción de Edificios y Estructuras, Vehículos, Maquinarias y Equipos,
Otros Activos, etc.
 Información sobre las Existencias de Almacén.
 Información sobre la depreciación, amortización y agotamiento (CR).
5) Las Notas a los Estados Financieros:
 Información sobre las Existencias de Almacén, Edificios y Estructuras, Activos no producidos,

Vehículos, Maquinarias y Equipos, Objetos de Valor y, Otros Activos, todos ellos por cuentas y
subcuentas contables; así como sobre los ingresos y egresos diversos.
 Información sobre la depreciación, amortización y agotamiento (CR); las adiciones y mejoras
efectuadas; el porcentaje de depreciación; las bajas aprobadas; las donaciones/transferencias de bienes;
etc., de los activos fijos de la entidad.
2.2. PRESENTACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO PARA FINES CONTABLES
Las Normas Básicas de Contabilidad Gubernamental Integrada, al hacer la delimitación de funciones, entre
otras, de las ex Áreas de Bienes y de Integración Contable, establecieron oportunamente que, el Inventario
Físico, se sobreentiende el correspondiente a la totalidad de Activos Fijos, Bienes No Depreciables y de
Existencias Físicas de Almacén, de las UE's de las entidades públicas, elaborados y aprobados por el Área de
Bienes (Abastecimiento), debería ser presentado, debidamente conciliado, al Área de Integración Contable
(Contabilidad), para los fines de su competencia, relacionados con la sustentación documentada de los
Estados Financieros, tendente además, a su remisión oportuna a la actual Dirección Nacional de Contabilidad
pública y Contraloría General de la República, para que hagan lo propio ante la Comisión Revisora de la
Cuenta General de la República, del Congreso Nacional y posterior inclusión y aprobación de la Cuenta
General de la República, para los fines que le son propios.
La Oficina General de Administración, debe tomar las providencias del caso para que el referido Inventario
Físico, sea tomado, entre Octubre y Diciembre de cada año; es decir, al 30 de Setiembre de cada año, para
agilizar la elaboración del mismo, máxime cuando, técnicamente un Inventario Físico comprende las
siguientes acciones: verificación física, codificación, valorización, adecuación de cuentas y subcuentas
contables de acuerdo al nuevo Plan Contable Gubernamental, clasificación por cuentas y subcuentas
contables, etiquetado, elaboración y actualización de Cargos Personales por Asignación de Bienes en Uso,
elaboración y actualización de Inventarios Ambientales, etc.
Para que las entidades públicas cuenten con su Inventario Físico General Valorizado al 31 de Diciembre de
cada año calendario, al Listado o Reporte del Inventario Físico tomado, por ejemplo al 30 de Setiembre de
cada año, sólo se agregará los bienes patrimoniales ingresados durante los meses de Octubre, Noviembre y
Diciembre y se le descontará aquellos bienes que durante dichos meses hubieren, previa la autorización
correspondiente, sido donados/transferidos, dados de baja, etc.
2.3. PRESENTACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO PARA SU REMISIÓN A LA SBN
La SBN ha dispuesto, que las entidades públicas le remitan mediante el Software Inventario Mobiliario
32
Institucional (SIMI) entre los entre los meses de Enero y Marzo de cada año, su inventario físico de Bienes
Muebles, correspondiente al 31 de Diciembre del año inmediato anterior.
Como quiera que el SIMI, aun no comprende la totalidad de bienes existentes en las entidades públicas,
como: terrenos, edificaciones, infraestructura pública, bienes culturales, semovientes, etc., es necesario que
del Inventario Físico elaborado por las entidades para presentarlo oportunamente a su Oficina de
Contabilidad, extraigan mediante "filtros" la información pertinente que le permita obtener, sin mayor
contratiempo la información requerida por la SBN; es decir, aquellos cuyo código aparece en el Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado y en sus Fascículos aprobados y publicados a la fecha en las normas
legales del Diario Oficial El Peruano o en la página electrónica de la SBN.
Los bienes existentes en las entidades públicas, aún no incluidos en el Catálogo Nacional ni en sus
Fascículos aprobados a la fecha, para que sean incorporados en los registros patrimoniales, inventario físico
y libros Contables, tienen necesariamente que ser codificados.
En los registros patrimoniales, inventario físico y libros contables, deberá Incluirse, tanto los bienes
codificados según el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (SBN), como los bienes codificados
según el Manual de Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público (ex INAP), cuyo saldo por
cuentas y subcuentas Contables, debe conciliar obligatoriamente con los saldos reflejados en el Balance
General, de no ser así, de inmediato deberán proceder a analizar la diferencia existente y efectuar las
regularizaciones documentadas a que hubiere lugar.
2.4. BIENES PATRIMONIALES QUE COMPRENDE EL INVENTARIO FÍSICO
Teniendo en cuenta que el Inventario Físico de Bienes Patrimoniales que se elabore por cuentas y subcuentas
contables del respectivo Plan Contable Gubernamental, sirve, entre otras cosas, para sustentar los Estados
Financieros, que también son elaborados por cuentas y subcuentas contables, se sobreentiende que los bienes
que se incluyan en el referido Inventario Físico, serán aquellos que, por su naturaleza, características propias
y valor, correspondan a las siguientes cuentas contables: 1501 - Edificios y Estructuras, 1502 - Activos no
producidos, 1503 - Vehículos, Maquinarias y Equipos, 1506 - Objetos de Valor y, 1507 - Otros Activos =
Activos Fijo; y, 9105 - Bienes en Préstamo, Custodia y No Depreciables = Bienes No Depreciables; y, 1301 -
Bienes y Suministros de Funcionamiento = Existencias de Almacén, cada una de ellas con sus respectivas
subcuentas contables. Las características y condiciones que deben reunir los activos fijos, bienes no
depreciables y existencias físicas de almacén, se indica a continuación:
Activos Fijos:
Su valor monetario unitario o de conjunto, sea igualo mayor al importe equivalente a 1/8 de la UIT, vigente
al momento de su adquisición u obtención por circunstancias distintas al de compra, de conformidad con el
rubro - Contenido de la Cuenta Contable: 1503 - Vehículos, Maquinarias y Otros, del nuevo Plan Contable
Gubernamental.
Tengan una duración mayor de un (1) año, en condiciones normales de uso, de conformidad con el rubro -
Contenido de la Cuenta Contable: 1503 - Vehículos, Maquinarias y Otros, del nuevo Plan Contable
Gubernamental. Se entenderá como condiciones normales de uso, a aquellas que comúnmente se da a los
bienes materiales de acuerdo a su naturaleza y características propias.
Sean objeto de depreciación, de acuerdo con lo dispuesto en el rubro - Contenido de la Cuenta Contable:
1503 - Vehículos, Maquinarias y Otros, del nuevo Plan Contable Gubernamental.
No sean objeto de operaciones de venta, salvo que previamente hayan sido dados de baja, de conformidad
con las normas generales e institucionales vigentes. Que sean propiedad de la entidad, de conformidad con el
Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado; de los que, por constituir propiedad
del Estado, nadie puede apropiarse ni decidir sobre ellos.
33
Bienes No Depreciables:
Tratamiento contable similar a los Activos Fijos. De conformidad con el rubro - Contenido de la Cuenta
Contable: 9105 - Bienes en Préstamo, Custodia y No Depreciables, del nuevo Plan Contable Gubernamental,
los bienes materiales que no alcancen el valor mínimo para ser considerados dentro de las cuentas del Activo
Fijo, serán registrados y controlados a través de la subcuenta 9195.03 – Bienes No Depreciables.
Existencias Físicas de Almacén:
Se encuentren físicamente y sólo por un tiempo prudencial en los diversos ambientes del Almacén
Institucional o en sus Almacene Periféricos, más NO en forma permanente, porque las entidades adquieren
bienes con dineros públicos para utilizarlos en un tiempo prudencial más NO para que estén guardados o
almacenados, ya que corren el riesgo de descontinuarse técnicamente, deteriorarse, perderse, etc.
Que no sean objeto de operaciones de venta, salvo que previamente hayan sido dados de baja, de
conformidad con las normas generales e institucionales vigentes. Sean propiedad de la entidad, de los que
siendo propiedad del Estado, nadie puede apropiarse ni decidir sobre ellos.
2.5. TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES ESTATALES
a) Procedimiento cuando va a ser tomado por la propia entidad:
Proponer por escrito, el Director General de Administración o funcionario que haga sus veces, al Titular de
la entidad, a los integrantes de la Comisión de Inventario (CI), en el sentido que ésta podrá estar conformada
como:
Miembros permanentes:
 Un (1) representante de la Oficina General de Administración.

 Un (1) representante de la Oficina de Contabilidad.
 El responsable de la Oficina de Control Patrimonial.
 Un (1) representante del Órgano de Control Institucional, que actuará como Veedor u Observador,
supervisando que las acciones se realicen con sujeción a las normas establecidas, lo cual le evitará
invalidar cualquier acción de control posterior que sobre el tema pudiera realizar el mencionado
Órgano, y
Miembro eventual:
Un (1) representante de cada una de las Oficinas o dependencias de la entidad, cuyos bienes van a ser
verificados físicamente, para que proporcione la información que sobre los usuarios, ubicación, origen,
destino, etc., de los bienes patrimoniales asignados pudiera requerir la Comisión de Inventario.
Designación de Sub Comisiones de Inventario:
Cuando la amplitud de la entidad lo amerite, la lejanía de las dependencias integrantes de la entidad o las
circunstancias así lo requieran, la Comisión de Inventario podrá estar conformada por Sub Comisiones de
Inventario, Equipos de Inventario, etc., que actuarán siguiendo las instrucciones impartidas por la respectiva
Comisión Central de Inventario, que también supervisará y controlará el trabajo que éstas realicen.
Expedir, el Titular de entidad, la respectiva Resolución designando nominalmente a los integrantes de la

comisión de Inventario, excepto al representante de cada una de las dependencias cuyos bies van a ser
verificados físicamente. En los artículos pertinentes de dicha Resolución, podrá establecerse, que:
 El Director General de Administración, queda autorizado para aprobar, mediante Resolución, el

respectivo Cronograma de Trabajo de la Comisión de Inventario, el cual incluirá el correspondiente
34
Presupuesto de Gastos, por las Partidas de Gastos pertinentes, requerido para el trabajo a realizar.
 El Director General de Administración, queda autorizado para aprobar, mediante Resolución, la
correspondiente Directiva para la Verificación Física Interna de Bienes Patrimoniales.
 El Director General de Administración, informará de inmediato al Titular de la entidad, sobre
cualquier incumplimiento que con relación al tema pudiera presentarse por parte de los trabajadores de
la entidad, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, proponiendo las medidas correctivas
necesarias, de acuerdo a las normas vigentes.
Elaborar y tramitar la Comisión de Inventario, la aprobación, por Resolución del Director General de
Administración, del respectivo Cronograma de Trabajo, que incluya la programación diaria de las acciones
específicas a realizar, así como el presupuesto de gastos requerido para el debido y oportuno cumplimiento la
misión encomendada.
Elaborar y tramitar, la Comisión de Inventario, la aprobación, por Resolución del Director General de
Administración, de una Directiva para la Verificación Física Interna de Bienes Estatales, que será transcrita a
todas las dependencias de la entidad, en la que se establezca claramente entre otros aspectos, que:
 Los trabajadores de todas las dependencias de la entidad, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición
laboral, están en la obligación, bajo responsabilidad, de proporcionar en forma inmediata, a la Comisión
de Inventario, la información que ésta les solicite, así como de, mostrarle todos los bienes asignados en
uso, inclusive aquellos que por medida de seguridad pudieran encontrarse, bajo llave, en alguna
credenza, armario, estante, archivadores, etc.
 En caso de incumplimiento a lo señalado en el párrafo anterior, la Comisión de Inventario deberá
informar de inmediato al Director General de Administración, para la acción necesaria correspondiente,
ya que cualquier retraso en lo programado, afectará la normal ejecución del Cronograma de Trabajo
aprobado.
 En el caso de las Sub Comisiones, Equipos de Inventario, etc., éstos informarán de inmediato a la
Comisión Central de Inventario, para que haga lo propio ante el Director General de Administración.
 El responsable de cada una de las dependencias de la entidad, cuyos bienes van a ser verificados, está en
la obligación, inmediatamente de recibida la Resolución de designación de la Comisión de Inventario,
de comunicar por escrito al Director General de Administración o en todo caso a la Comisión de
Inventario, el nombre y cargo del trabajador de la dependencia u oficina a su cargo, que integrará la
referida Comisión.
 En el caso de ser necesario designar Sub Comisiones de Inventario, Equipos de Inventario, etc., la
designación nominal de sus integrantes será aprobada por Resolución del Director General de
Administración.
 En el caso excepcional que alguna dependencia de la entidad no contara con las Oficinas de
Abastecimiento, Control Patrimonial, Contabilidad u Órgano de Control Institucional o, que existiendo
éstas, no tuvieran el personal necesario, el responsable de la misma comunicará de inmediato y por
escrito, al Titular de la entidad, para que proceda a designar a los reemplazantes, contando para el efecto
con el personal de las Oficinas que tuviera estructuradas.
 Los bienes prestados a otros trabajadores o a otras dependencias de la entidad, una antigüedad mayor de
seis (6) meses, serán inventariados donde éstos se encuentren físicamente, reasignándolos al trabajador
que los estuviera utilizando. Si en ese lapso no ha sido solicitada su devolución, es porque no son
necesarios para la dependencia de origen, por lo que deben ser transferidos.
Asignar código, la Comisión de Inventario, coordinando con la Oficina de Planificación y Presupuesto, a

cada una de las Oficinas o dependencias estructuradas de la entidad, cuyos bienes van a ser verificados y
obtener posteriormente los respectivos Inventarios Ambientales actualizados.
Asignar código, sólo en el caso de no tenerlo, la Comisión de Inventario, coordinando con la Oficina de
Personal, a cada uno de los trabajadores de las Oficinas de la entidad, cualquiera sea su nivel jerárquico o
condición laboral, cuyos bienes van a ser verificados, para que dicha información sea incluida en el software
correspondiente y obtener posteriormente los respectivos Cargos Personales por Asignación de Bienes en
Uso.
35
Presentarse, la Comisión de Inventario, ante el responsable de la dependencia cuyos bienes van a ser
verificados, para informarle sobre el trabajo a realizar dando cumplimiento al respectivo Cronograma de
Trabajo y para que se incorpore su representante.
Solicitar la Comisión de Inventario, copia del Inventario Físico Valorizado, inmediato anterior, para que
sirva como base del trabajo a realizar, de no haberlo, se dejará Constancia escrita de ello.
Verificar la Comisión de Inventario, todos y cada uno de los bienes existentes, asignados en uso a cada uno
de los trabajadores, aplicando el método denominado "al barrer" o "de extremo a extremo", llenado el
formato "Hoja para la Verificación Física de Bienes Patrimoniales" o denominación que se le asigne.
Solicitar la Comisión de Inventario, que la información contenida en dicho formato, una vez lleno, sea
verificada por el trabajador usuario de los bienes en él descritos y luego, firmado y sellado por éste, en señal
de conformidad, entregándole una copia del mismo, como "cargo" de los bienes que actualmente está
utilizando.
Firmar la Comisión de Inventario, con el representante de cada dependencia cuyos bienes han sido
verificados el "Acta Parcial de Verificación Física de Bienes Patrimoniales".
Codificar la Comisión de Inventario, cada uno de los bienes existentes, de acuerdo al Catálogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado y, supletoriamente, según el Manual de Codificación del Patrimonio Mobiliario
del Sector Público, para el caso de aquellos bienes existentes físicamente en la entidad, no incluidos aún en
el referido Catalogo Nacional ni en sus Fascículos.
Valorizar la Comisión de Inventario, cada uno de los bienes existentes, en base a los siguientes elementos, en
el orden de prioridad que se indica a continuación, pudiendo utilizar para el efecto, el formato "Relación de
Bienes para Valorizar" que permita dicha labor:
a. El Inventario Físico del año inmediato anterior, de haberlo, siempre y cuando sus saldos estén
conciliados con el de los libros contables, de lo contrario, no serviría.
b. El original de los documentos - fuente sustentatorios del Balance General elaborado por la Oficina de
Contabilidad o,
c. Mediante tasación comercial, efectuada por personal especializado de la propia entidad, de otras
entidades públicas, inclusive de la SBN u otro ente especializado, en el caso que no se cuente con
documentos - fuente probatorios del valor o que, habiéndolos, resulta imposible conseguirlos. En este
caso, ésta se sustentará en los criterios técnicos:
 El precio que el mercado local, nacional o internacional, pudieran tener bienes similares nuevos.
 El precio que a criterio del tasador, pudiera tener el bien objeto de tasación, de acuerdo con su real
estado de conservación.
Para el efecto, se aplicará el procedimiento simple de tasación comercial y fórmulas que se indica a
continuación, determinadas en concordancia con lo previsto al respecto en el Reglamento Nacional de
Tasaciones del Perú:
Si se conoce la antigüedad del bien (SBN):
VT = (Vsn - D) Go y D = (Vsn - R) E/T

Dónde:
VT = Valor de tasación
Vsn = Valor de un bien similar nuevo
D = Monto calculado de la depreciación
Go = Grado de Operatividad
R = Valor Residual del equipo al final de su vida útil, al dársele de baja
E = Edad del bien al momento de su evaluación (más de 06 meses = 01 año)
36
T = Vida útil del bien o vida probable total
Si no se conoce la antigüedad del bien:

VT = Vsn x FD
Dónde:
Vsn = Valor de un bien similar nuevo
FD = Factor de depreciación (Nuevo: 1.00; Bueno: 0.70; Regular: 0.40; y, Malo: 0.10).
Para la tasación de ganado, aves, peces y otros animales:
PM = PN x PK x VRC
Dónde:
PM = Precio de mercado
PN = Peso neto
PK = Peso en Kg., (vivo) del animal
VRC = Valor rendimiento en carne (1.15 o 1.20).
Al valor resultante, el Perito Tasador puede incrementarlo, de acuerdo a la edad del animal, en relación a su
aptitud de servicio: por ejemplo: 2 - 3 años - F = 2.50; 7 - 8 años - F = 0.42; y, más de 8 años - F = 0.00).
Para la tasación de bienes en condición de chatarra (SBN):
VT = PM x PK
Dónde:
PM = Precio promedio de mercado
PK = Peso de la chatarra
Clasificar la Comisión de Inventario, cada uno de los bienes existentes, en función a su naturaleza,
características propias y valor, en activos fijos, bienes no depreciables o equipo auxiliar, así como por las
respectivas cuentas y subcuentas contables del Plan Contable aplicado en la entidad.
Etiquetar la Comisión de Inventario, cada uno de los bienes existentes, excepto las existencias físicas de
almacén, utilizando el medio de identificación que más convenga a la entidad, de acuerdo a su respectiva
disponibilidad presupuestaria, excepto aquellos que por sus características no sea posible hacerlo, como:
terrenos, edificaciones e infraestructura pública.
Respecto a las Existencias Física de Almacén, desde el punto de vista del Estado NO resulta económico
colocar etiquetas individuales a cada de los bienes que las conforman, debiendo más bien hacerlo, sólo por
grupos genéricos, en la parte correspondiente de la respectiva Tarjeta de Control Visible de Almacén o Bind
Card. Igual procedimiento se seguirá para el caso de terrenos, edificaciones e infraestructura pública, que por
su naturaleza NO es recomendable colocarles etiqueta en ninguna parte, la que en consecuencia, irá adherida
a la Bind Card.
Procesar la Comisión de Inventario, en la forma más apropiada, los Listados del respectivo Inventario Físico,
que incluirá en las Existencias Físicas de Almacén.
Elaborar la Comisión de Inventario, previo el Informe correspondiente, los documentos - fuente (NEA y
PECOSA) para ingresar a los registros patrimoniales y consecuentemente a los libros contables, el valor de
los bienes encontrados como "sobrantes".
Informar por escrito la Comisión de Inventario, a la OGA, sobre los bienes calificados definitivamente como
37
"faltantes", para que disponga las acciones necesarias, de acuerdo a las normas legales aplicables al caso.
Teniendo en cuenta que el respectivo Inventario Físico que tome la entidad, debe contener solo los bienes
que existen físicamente, consideramos que, concordante con las normas de la SBN, el Plan Contable, etc., la
Oficina de Control Patrimonial debe coordinar con la Oficina de Contabilidad, la posibilidad inmediata que,
los bienes que definitivamente constituyen "faltantes" en las diversas dependencias de la entidad, detallados
en un listado valorizado, sean rebajados física y contablemente de su respectivo Inventario Físico y libros
contables y trasladados en esa condición, por ejemplo, a la subcuenta contable: 9105.02 - Bienes en
Custodia, hasta que se decida su situación final, en mérito a lo que al respecto se actúe, caso por caso.
También podría trasladarse a las subcuentas contables: 1202.0802 - Responsabilidades Fiscales o 1202.0902
- Sanciones, según el caso, en el supuesto que ya se haya determinado qué trabajador o ex trabajador, es
responsable de su pérdida, etc., previa consulta escrita al Contador Institucional.
Regularizar documentadamente la Oficina de Control Patrimonial, previo el análisis correspondiente,

cualquier diferencia mayor (por exceso) o menor (por defecto) que pudiera existir entre el saldo de cada una
de las cuentas y subcuentas, de los registros patrimoniales y los libros contables. Para evitar dicha
posibilidad, se recomienda realizar conciliaciones mes a mes.
Determinar sólo en forma referencial, la Oficina de Control Patrimonial y, presentar a la Oficina de

Contabilidad, el correspondiente Cuadro Demostrativo de la Depreciación Anual y de la Depreciación
Acumulada de cada uno de los activos fijos que figure en el Inventario Físico últimamente tomado, excepto
por los terrenos, bienes culturales, etc.
Revaluar la Oficina de Control Patrimonial, mediante tasación comercial, efectuada conforme a las normas
legales vigentes, para su reingreso al patrimonio institucional, los bienes patrimoniales que hubieren
sobrepasado su período de utilidad, pero que, por encontrarse en estado operativo, continúan siendo
utilizados por las dependencias de la entidad, específicamente en el caso de vehículos y equipos de cómputo,
cuyo período de utilidad ha sido determinado en cuatro (4) años, coordinar obligatoriamente con el Contador
Institucional.
Respecto al equipo de cómputo, se depreciará en un 25%, este bien, sólo está conformado por: el monitor, la
unidad central de proceso (CPU), el teclado y el ratón (mouse). Los estabilizadores, acumuladores de energía
(UPS), supresores de pico, scanner, impresoras, parlantes, etc., si bien es cierto complementan al equipo de
cómputo, no forman parte de él, por lo que estos últimos, de ser activos fijos, se depreciará en el porcentaje
10% establecido inicialmente para la maquinaria y equipo, de ser el caso.
Elaborar la Oficina de Control Patrimonial, en base al Informe de la comisión de Inventario, los documentos
- fuente (NEA y PECOSA), que permitan reingresar al patrimonio institucional los bienes que hubieren
sobrepasado su período de utilidad, pero que aún se encuentren en uso; documentos que una vez numerados
y registrados en las Tarjetas de Control Visible de Almacén o Bind Card, serán enviados a la dependencia
encargada del Kárdex, para su inclusión en el Resumen del Movimiento de Almacén, tendente a su
procesamiento contable.
Sobre este particular se recomienda coordinar obligatoriamente con el Contador Institucional, en el sentido
que estos bienes no deben ser rebajados física ni contablemente del patrimonio institucional, en razón a que
"aún se encuentran operativos" y las entidades públicas en general no pueden darse el lujo de "dejarlos de
lado", "darles de baja", "transferirlos", "donarlos", "abandonarlos en un depósito", etc., únicamente porque
ya venció su período de utilidad (vida útil).
2.6. CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE LA COMISIÓN DE INVENTARIO
El Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado dispone que una vez concluida la
verificación física de la totalidad de bienes asignados en uso a la entidad, la Comisión de Inventario
designada nominalmente para el efecto, preparará y elevará al Director General de Administración, un
Informe Final sobre las acciones realizadas.
38
La Oficina General de Administración, remitirá a la SBN, el Informe Final del Inventario Físico, adjuntando,
impreso y en disquete, los documentos. La información del Inventario Físico de las entidades, será remitida a
la SBN, en el Software Inventario Mobiliario Institucional (SIM).
Actividades realizadas:
 Propuesta de los integrantes de la Comisión de Inventario, Sub Comisiones, etc., de acuerdo con la
envergadura o complejidad organizativa de la entidad.
 Designación nominal de los integrantes de la Comisión de Inventario, por Resolución del Titular del
Pliego.
 Elaboración y aprobación por Resolución del Director General de Administración, del Cronograma de
Actividades y Presupuesto de Gastos, pertinente.
 Elaboración y aprobación por Resolución del Director General de Administración, de la Directiva
Institucional para la Verificación Física de Bienes Patrimoniales de la entidad.
 Verificación física propiamente dicha.
 Comparación de la información levantada en el terreno, con la información documentada tomada
como base, de haberla.
 Determinación sustentada de los bienes sobrantes, faltantes, en poder de terceros, etc.
 Regularización documentada (NEA y PECOSA) de los bienes sobrantes.
 Codificación patrimonial de los bienes encontrados físicamente.
 Clasificación patrimonial y contable de los bienes encontrados físicamente.
 Valorización de acuerdo a los respectivos documentos - fuente o mediante tasación comercial, de los
bienes encontrados físicamente.
 Etiquetado de acuerdo al medio de identificación decidido por la entidad según disponibilidad
presupuestaria, de los bienes encontrados físicamente.
 Determinación según las normas vigentes, de la depreciación anual y acumulada de activos fijos
encontrados físicamente.
 Procesamiento manual o computarizado del Inventario Físico de Bienes Patrimoniales.
 Actuado sobre los bienes faltantes o en poder de terceros u otros y situación de los mismos.
Documentación sustentatoria:
 Relación Valorizada de los bienes en uso por la entidad (Inventario impreso y en disquete u otro
medio, previa consulta a la SBN).
 Relación Valorizada de los bienes encontrados como sobrantes (Impresa y disquete u otro medio,
previa consulta a la SBN).
 Relación Valorizada de los bienes encontrados como faltantes (Impresa y disquete u otro medio,
 Relación Valorizada de los bienes que estén en poder de terceras personas (Impresa y disquete u otro
 Relación Valorizada de los bienes prestados a otras entidades (impresa y disquete u otro medio, previa
consulta a la SBN).
 Relación de los bienes prestados por otras entidades o particulares (impresa y disquete u otro medio,
 Relación Valorizada de los bienes calificados como "en trámite de baja" (impresa y disquete u otro
 Relación Valorizada de los bienes dados de baja no vendidos, incinerados o destruidos (impresa y
disquete u otro medio, previa consulta a la SBN).
 Relación Valorizada de los bienes en proceso de transferencia por mandato expreso (impresa y
disquete u otro medio, previa consulta a la SBN).
 Relación Valorizada y detallada de los bienes existentes en la entidad, no incluidos en el Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado, para su inclusión y codificación (impresa y disquete u otro
 Otros, no contemplados, relacionados con el Inventario Físico de Bienes Estatales de la entidad y su
saneamiento integral (impresa y disquete u otro medio, previa consulta de la SBN).
39
2.7. PROCEDIMIENTO CUANDO VA A SER TOMADO PARA TERCERAS PERSONAS

(OUTSOURCING)
Elaborar la Oficina de Control Patrimonial y tramitar la aprobación por Resolución del Titular de la entidad o
por delegación de éste, por Resolución del Director General de Administración, los Términos de Referencia
(TR) para la contratación del Servicio Externo de Toma del Inventario Físico General de Bienes Estatales,
precisando, entre otros:
 Las exigencias técnicas de la entidad, requeridas para el servicio a contratar, conforme a la ley de
Contrataciones del Estado.
 Los factores a evaluar, el puntaje de los mismos, el puntaje mínimo para pasar a la segunda etapa de
evaluación
 Los rubros que comprende el servicio.
 La cantidad probable de ellos, indicando tentativamente qué cantidad corresponde a Activos Fijos, a
Bienes No Depreciables, a Existencias Físicas de Almacén y, a Equipo Auxiliar, etc.
 Si son inmuebles: terrenos, edificios o infraestructura pública, si se encuentran o no saneados legal,
técnica y contablemente.
 La ubicación física de los mismos.
 La existencia o no de un Inventario Físico inmediato anterior, conciliado con los libros contables.
 La existencia o no del archivo ordenado de documentos - fuente que sustenten la entrada y salida de
bienes.
 La cantidad aproximada de bienes existentes, susceptibles de tasación.
 La existencia o no de una base de datos actualizada de los bienes.
 La información si el servicio comprende o no la elaboración de etiquetas y quién asume el coste de las
mismas.
 Indicar el modelo y material de las mismas; etc.
Hacer el respectivo Comité Especial la convocatoria correspondiente, de acuerdo al tipo de proceso de

selección a realizar, determinado en función al valor referencial del servicio a contratar, según el precio de
mercado.
Realizar, el respectivo Comité Especial, el proceso de selección convocado por la entidad, evaluando y
calificando las propuestas con imparcialidad, moralidad, transparencia, etc., conforme con la Ley de
Contrataciones del Estado.
Otorgar el respectivo Comité Especial, la Buena Pro, al postor mejor calificado, coordinando con las
Oficinas de Abastecimiento y Asesoría Jurídica de la entidad, el contenido y elaboración del respectivo
Contrato de Locación de Servicios, el cual debe ajustarse a los Términos de Referencia, a la Propuesta
Técnica y Propuesta Económica presentadas, a las normas emitidas por el OSCE, a las normas emitidas por
la Contraloría General de la República, así como a las demás normas legales, civiles y penales aplicables al
caso.
Exigir al contratista la Oficina de Control Patrimonial, la elaboración y presentación oportuna del respectivo
Cronograma de Trabajo. Designar nominalmente la Oficina General de Administración, a un Coordinar
General para que coordine y supervise permanentemente la labor que sobre el particular realice el
Contratista.
Elaborar y tramitar la Oficina de Control Patrimonial, la aprobación, por Resolución del Director General de
Administración, de una Directiva Institucional para la Toma Externa del Inventario Físico de Bienes
Patrimoniales, en la cual, entre otros aspectos, se prevea que:
 Los trabajadores de todas las dependencias de la entidad, cualquiera sea su nivel jerárquico o
condición laboral, están en la obligación, bajo responsabilidad, de proporcionar en forma inmediata, al
Equipo de Inventario, la información que les pudiera ser requerida, mostrarle todos los bienes
asignados en uso, inclusive aquellos que por medida de seguridad pudieran encontrarse, "bajo llave",
40
en alguna credenza, armario, estante, archivadores, etc.

 En caso de incumplimiento a lo indicado en el párrafo anterior, el Equipo de Inventario informará al
Contratista, quien hará lo propio al Coordinador General y éste a su vez, al Director General de
Administración, para la acción necesaria correspondiente, a fin de no retrasar la normal ejecución del
Cronograma aprobado.
 Los bienes prestados a otros trabajadores o a otras dependencias de la entidad, con una antigüedad
mayor de seis (6) meses, serán inventariados donde se encuentren físicamente, reasignándolos al
trabajador que los estuviera utilizando. Si en ese lapso, la dependencia o entidad de origen no ha
solicitado su devolución, es porque no los necesita, razón por la cual éstos deben ser transferidos, en
aplicación de las normas sobre saneamiento del patrimonio fiscal.
 El responsable de cada dependencia de la entidad cuyos bienes van a ser verificados, debe designar a
un (1) representante de la misma, para que, en el momento que corresponda, se integre al Equipo de
Inventario, a fin de proporcionar información sobre la procedencia o destino de los bienes, ubicación
de los ambientes de la misma, trabajadores usuarios, etc.
 El Coordinador General efectuará permanentes controles de calidad del trabajo realizado por el
Contratista, debiendo éste, absolverse de inmediato las observaciones que le pudiera hacer la entidad.
2.8. PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO PARA LA TOMA INTERNA O EXTERNA DEL

INVENTARIO FÍSICO DE BIENES ESTATALES
1) Sobre la Comisión de Inventario (CI):
 OGA propone Titular entidad, conformación Comisión Inventario.

 OGA propone que CI esté conformada con representantes de la Oficina General de Administración,
Contabilidad, Control Patrimonial y Órgano Control Institucional.
 OGA propone forme parte CI, un representante cada dependencia cuyos bienes se verificará.
 Titular entidad designa nominalmente CI, autorizando OGA aprueba Cronograma Trabajo y Directiva
pertinente.
2) Sobre el Cronograma de Trabajo y la Directiva normativa:
 CI elabora y tramita aprobación Cronograma Trabajo, según tiempo fijado para realizar labor
encomendada.
 CI elabora y tramita aprobación OGA de Directiva Verificación Física Interna Bienes Patrimoniales.
 OGA aprueba Cronograma Trabajo y Directiva pertinente.
3) Sobre la codificación de cada oficina o dependencia:
 Codificación numérica cada oficina o dependencia de entidad, desde Subdirección o nivel equivalente,
para efecto de obtener los Inventarios Ambientales. Por ejemplo:
Entidad: 001
 Órganos de la Alta Dirección: 01
Jefatura 01.01
 Órgano de Control Institucional: 01.02
 Órganos de Asesoramiento: 02
Oficina de Planificación y Presupuesto 0201
Oficina de Asesoría Jurídica 02.02
 Órganos de Apoyo: 03
Oficina General de Administración 03.01
Oficina de Abastecimiento 03.01.01
Oficina de Contabilidad 03.01.02
Oficina de Tesorería 03.01.03
Oficina de Control Patrimonial 03.01.04
Oficina de Administración Documentaria 03.01.05
Oficina de Imagen Institucional 03.02
41
4) Sobre la codificación de cada trabajador:
 Codificación según normas del Sistema Nacional de Personal, de cada trabajador de la entidad,
nombrado o contratado en sus diversas modalidades de la entidad.
 Crear de no haberlo, una codificación apropiada, por ejemplo: año, mes y día de ingreso a la
administración pública; primera letra de los apellidos y nombre(s), hasta 4 letras; y, código del órgano
y Oficina donde labora físicamente, etc. (ejemplo: 990526CLVAOO1030101, que se lee como sigue:
Castro Lozano Valentín Arturo, ingresó el 26 de Mayo de 1999, labora en la Oficina de Control
Patrimonial de la Oficina General de Administración Ministerio 001.
5) Sobre la verificación física:
 Iniciar la Toma del Inventario Físico verificando físicamente, in situ, bajo la modalidad de: "en
extremo a extremo o, "al barrer", TODOS los bienes que en ese momento tenga asignados cada
trabajador o, en todo caso, reasignándoselos. Los bienes de uso común, serán asignados al funcionario
responsable de supervisar la labor asignada a los trabajadores que ocasionalmente utilizan dichos
bienes (caso de Vigilantes por turnos, Servicio Médico, Auxiliares, etc.). Internamente se llevará un
registro y control sobre quién los utiliza, para efecto de alguna determinación de responsabilidad.
 Utilizar el formato "Hoja para la Verificación Física de Bienes", llenando todos los datos que figuran
en él, excepto aquellos que no sean necesarios.
 Solicitar que el trabajador verifique la información contenida en el formato y luego lo firme en señal
de conformidad, dejándole copia de mismo, constituyendo este un "CARGO" de su tenencia y uso
actual.
 Comparar los bienes existentes en cada Oficina o dependencia de la entidad con los descritos en el
Inventario Físico del año inmediato anterior, de haberlo, para determinar los "sobrantes" y/o
"faltantes", de existir éstos, con la información documentada proporcionada por el representante de
cada Oficina, incorporado a la CI.
 Firmar el "Acta Parcial de Verificación Física", cuya copia se entregará al representante de cada
Oficina y al Jefe de la misma, para su conocimiento y fines.
 Efectuar un CRUCE GENERAL de los bienes que en cada Acta Parcial pudiera aparecer como
"sobrantes" y/o "faltantes", para determinar, en definitiva y a nivel de la entidad, la relación de bienes
realmente "sobrantes" y/o "faltantes".
 Elaborar por los bienes "sobrantes", en base al Informe Final de la Comisión de Inventario, la
respectiva NEA, afectada a la cuenta y subcuenta contable: 4505.02 - Alta de Bienes y
simultáneamente la PECOSA, afectada a la cuenta y subcuenta contable a la que éstos pertenezcan;
según su naturaleza y características propias.
 Presentar a la OGA la relación valorizada de los bienes realmente "faltantes", para que, al amparo de
lo señalado en la normatividad vigente, disponga lo pertinente, por tratarse de bienes de propiedad
fiscal.
 Evitar rebajar física o contablemente los bienes "faltantes", en tanto no se cuente con la respectiva
Resolución aprobatoría de la baja por pérdida, responsabilidad, sustitución, etc., emitida por la entidad
en base a los actuados al respecto toda vez que se trata de bienes de propiedad fiscal. Teniendo en
cuenta que el respectivo inventario físico que tome la entidad, debe contener SOLO los bienes que
existen físicamente, consideramos que, concordante con las normas de la SBN, el Plan Contable, etc.,
la Oficina de Control Patrimonial debe coordinar con la Oficina de Contabilidad, la posibilidad
inmediata que "los bienes que definitivamente constituyan "faltantes" en las diversas Oficinas o
dependencias de la entidad, detallados en un listado valorizado, sean rebajados física y contablemente
de su respectivo Inventario Físico y libros contables y trasladados en esa condición, por ejemplo a la
cuenta y subcuenta contable: 9105.02 - Bienes en Custodia, hasta que se decida su situación final, en
mérito a lo que se actúe caso por caso. También podrían ser trasladados a las cuentas y subcuentas:
1202.0802 - Responsabilidad Fiscal o 1202.0902 - Sanciones, según el caso; en el supuesto que va se
haya determinado qué trabajador o qué ex trabajador es responsable de su pérdida, etc., previa
consulta, por escrito al Contador Institucional.
 Evitar determinar la depreciación anual y la depreciación acumulada de los activos fijos que no existan
físicamente.
42
6) Sobre la calificación de los bienes:
 Calificar simultáneamente a la verificación física, el estado de conservación y el uso que se está dando
a cada uno de los bienes existentes.
 Es costumbre calificar el estado de conservación de un bien como: B (Bueno), R (Regular), M (Malo)
o, D (Deplorable); pero, la Comisión de Inventario no sólo debe limitarse a indicarlo en forma
genérica, sino profundizar más sobre el particular, por ejemplo: en el caso de B: B1 (bien en uso), B2
(bien sin uso), B3 (bien excedente), B4 (bien sin movimiento o rotación); en el caso de R: R1 (bien en
uso), R2 (bien sin uso), R3 (bien excedente) R4 (bien reparable); en el caso de M: M1 (bien para
trámite de baja); M2 (bien de bajas anteriores o no subastado en remates anteriores, no adjudicado o
no recogido por sus adjudicatarios) y, M3 (bien, por su naturaleza, características propias y real estado
de conservación, debe ser inmediatamente incinerada o destruida), etc.
7) Sobre la codificación
 Codificar unitariamente los bienes descritos en las Hojas para la Verificación Física, de acuerdo al
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (CNBME) (SBN) o supletoriamente de acuerdo al
Manual de Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público (MCPMSP) (ex INAP). Las
Existencias Físicas de Almacén se codificarán de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes y Servicios
(CNB/S) (ex INAP).
 Codificar unitariamente todos los bienes (Activos Fijos, Bienes No Depreciables y Equipo Auxiliar)
utilizados por cada trabajador, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral, pero incluir en el
Inventario Físico separado por Cuentas y Subcuentas contables, SÓLO los Activos Fijos y los Bienes
No Depreciables. El Equipo Auxiliar sólo se codifica para efecto que aparezca en el reporte del Cargo
Personal por Asignación de Bienes en Uso; consecuentemente tampoco será etiquetado.
8) Sobre el etiquetado
 Identificar unitaria y correlativamente, por TIPO de bienes, de acuerdo al Catálogo Nacional vigente,
todos y cada uno de los Activos Fijos y Bienes No Depreciables existentes, más NO las Existencias
Físicas de Almacén ni mucho menos el Equipo Auxiliar, porque el hacerlo, significaría un elevadísimo
gasto innecesario para el Estado, que afectaría seriamente su presupuesto.
 Decidir y utilizar el medio de identificación más apropiado, de acuerdo a la disponibilidad
presupuestaria de la entidad.
9) Sobre la digitación y primer reporte del Inventario Físico
 Disponer la digitación de toda la información de cada una de las Hojas para la Verificación Física.
 Elaborar y presentar a la Comisión de Inventario, el primer reporte del Inventario Físico.
10) Sobre la valorización monetaria. Valorizar los bienes patrimoniales existentes, siguiendo el orden de
prioridad que se indica:
 Según el Inventario Físico inmediato anterior, si lo hubiere, en razón a que los bienes en él descritos y
el importe monetario de los mismos, DEBE encontrarse incluido en el Balance General de la entidad.
 Según los documentos - fuente de entrada o de salida (O/C - GI o NEA y PECOSA), cuyos originales
DEBEN estar en el Archivo Técnico de la Oficina de Contabilidad, sustentando los Estados
Financieros, coordinando lo pertinente con el Almacén Institucional, Oficina de Abastecimiento, o
 Mediante tasación comercial, efectuada por personal especializado en la materia, de la propia entidad,
de otras entidades inclusive la SBN o, ente especializado, aplicando los criterios técnicos básicos o la
normatividad del RENATA.
11) Sobre la clasificación por cuentas contables
 Clasificar los Activos Fijos por las siguientes cuentas contables: 1501 - Edificios y Estructuras; 1502 -
43
Activos no producidos; 1503 - Vehículos, Maquinaria y Equipos; 1506 - Objetos de Valor; y, 1507 –
Otros Activos, cada una de ellas con sus respectivas subcuentas contables, de acuerdo a su naturaleza
y Características propias de los bienes.
 Clasificar los Bienes No Depreciables por la siguiente cuenta contable: 9105 – Bienes en Prestamos,
Custodia y No depreciables, subcuenta: 9105.03 - Bienes No Depreciables, con sus respectivas
subcuentas, de acuerdo a la naturaleza y características propias de los bienes.
 Clasificar las Existencias Físicas de Almacén por la siguiente cuenta contable: 1301 - Bienes y
Suministros de Funcionamiento, con sus respectivas subcuentas, de acuerdo a la naturaleza y
características propias de los bienes.
12) Sobre la determinación del importe monetario de la depreciación anual y de la depreciación

acumulada
 Determinar en base al valor de cada activo fijo, el importe de la depreciación anual del mismo,
dividiendo el monto de dicho importe, entre el porcentaje de depreciación anual que corresponda al
activo fijo de acuerdo a las Directivas pertinentes en función a su naturaleza, características propias,
valor, etc.
 El importe obtenido NO será rebajado del importe del valor actualizado de ese activo fijo, ya que
ambos se registra en cuentas contables diferentes. Por ejemplo, el importe monetario de los activos
fijos: 1501 - Edificios y Estructuras; 1502 - Activos No Producidos; 1503 - Vehículos, Maquinaria y
Equipos; 1506 - Objetos de Valor; y, 1507 - Otros Activos y, la depreciación anual: 5801 -
Estimaciones del Ejercicio.
 Determinar la depreciación acumulada, adicionando al importe de la depreciación acumulada del año
inmediato anterior, el monto de la depreciación anual del activo fijo, obteniendo así; la depreciación
acumulada. Para los siguientes años, se seguirá el mismo procedimiento.
 Ambos Informes serán presentados en los formatos establecidos, por la Oficina de Control
Patrimonial, a la Oficina de Contabilidad, para los fines de su competencia.
 Ambos Informes serán registrados sólo en forma referencial, por la Oficina de Control Patrimonial, en
el reverso de las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación.
13) Sobre el procesamiento del Inventario Físico (producto final)
 Procesar previa numeración correlativa, por TIPO de bien, de acuerdo a los Catálogos Nacionales
vigentes y por cuentas y subcuentas contables, totalizadas por subcuentas, tanto el Inventario Físico de
Activos Fijos, el Inventario Físico de Bienes No Depreciables y el Inventario de Existencias Físicas de
Almacén, utilizando para el efecto, los formatos diseñados por cada entidad, de acuerdo a sus propias
necesidades, pero que contengan la información requerida por la SBN, en el Software "Inventario
Mobiliario Institucional (SIMI). En tanto la entidad competente no diseñe un formato apropiado, se
podrá utilizar, los que tienen la siguiente estructura, de la cual se puede "filtrar" la información
requerida por la SBN:
a. Para los Activos Fijos y existencias físicas del almacén: b. Para Bienes No Depreciables:
 Inventario Físico de Activos Fijos al 31-DIC-20_  Inventario Físico de Activos Fijos al 31-DIC-20_
 Unidad Ejecutora  Unidad Ejecutora
 Página  Página
 Cuenta Contable  Cuenta Contable
 Subcuenta contable  Subcuenta contable
 Nº de Orden  Nº de Orden
 Código y Nº de Inventario  Código y Nº de Inventario
 Fecha de Adquisición  Fecha de Adquisición
 Estado de conservación  Estado de conservación
 Código del trabajador usuario  Código del trabajador usuario
 Código de la Oficina de ubicación física del bien  Código de la Oficina de ubicación física del bien
 Valor de adquisición/mejorado  Valor de adquisición
 Precio de mercado (si es necesrio9  Precio de mercado (si es necesario)
 Otros  Otros
44
14) Sobre el Inventario Físico impreso o USB enviar a la SBN
Extraer o "filtrar" de la información contenida en los campos y registros del formato utilizado por la entidad
para obtener su Inventario Físico, aquella información requerida por la SBN, de acuerdo al "SIMI"; es decir,
la que corresponda a los bienes cuyo código aparece en el CNBME y en sus respectivos Fascículos.
15) Sobre la determinación de la depreciación, anual y depreciación acumulada
Determinar el importe de la depreciación anual de los activos fijos depreciables, aplicando el valor de
inventario actual (adquisición + adiciones o mejoras), el porcentaje de depreciación establecido para cada
cuenta contable del activo fijo.
Determinar el importe de la depreciación acumulada actualizada, sumando al monto de la depreciación

acumulada anterior, el valor de la depreciación anual de cada activo fijo. La Oficina de Control Patrimonial,
registrará dichos importes, sólo en forma "referencial" en el reverso de la respectiva Tarjeta de Control
Unitario y Depreciación. En cambio, la Oficina de Contabilidad, sí lo hará, por ser de su competencia, en las
respectivas Cuentas y Subcuentas Contables.
Remitir a la Oficina de Control Patrimonial, a la Oficina de Contabilidad, anexo al Inventario Físico, un

reporte, listado o cuadro consolidado de la depreciación anual de cada activo fijo incluido en el Inventario
Físico, así como de su respectiva depreciación acumulada, para los fines de su competencia.
16) Sobre el Informe Final a la OGA y seguimiento de acciones posteriores al Inventario Físico
Elaborar, la Comisión de Inventario y presentar a la OGA, en original y tantas copia como sean necesarias, el
respectivo Informe Final de la Toma del Inventario Físico, utilizando básicamente el formato establecido, el
cual se sustentará con los Anexos correspondientes.
Realizar la Oficina de Control Patrimonial, un seguimiento permanente del cumplimiento de las acciones
generales y específicas que disponga la OGA sobre el contenido del Informe Final del Inventario Físico,
monitoreándolas, de ser necesario.
2.9. FINALIDAD DE LA VERIFICACIÓN FÍSICA
 Conocer qué trabajador está utilizando cada bien de la entidad.

 Conocer dónde está ubicado cada bien.
 Conocer qué y cuántos Grupos Genéricos de bienes existen en la entidad, comparándolos con el
Esquema de Grupos y Clases de la SBN.
 Conocer qué y cuántas Clases de bienes existen en la entidad.
 Conocer qué y cuántos tipos de bienes existen en la entidad.
 Conocer qué cantidad de bienes por cada Tipo existe en la entidad.
 Conocer qué cantidad de los bienes existentes están incluidos en el Catálogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado y en sus respectivos Fascículos.
 Conocer qué cantidad de bienes existentes en la entidad, aún no están incluidos en el Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado ni en sus respectivos Fascículos, para informar a la SBN entre
el segundo y tercer trimestre de cada año.
 Conocer cuál es el real estado de conservación de cada bien, clasificándolos cuantitativamente en B,
R, M o D, para actuar de inmediato de acuerdo a las circunstancias.
 Conocer qué uso está dando cada usuario a cada bien asignado en uso.
 Conocer cuál es la situación actual de cada bien, clasificándolos cuantitativamente "en uso" o
"excedente", desde cuándo y por qué razón.
 Conocer qué y cuántos bienes existen como "sobrantes", desde cuándo y cuál es el motivo, a fin de
regularizar documentadamente la situación de cada uno de ellos. Para el efecto, se deberá:
 Preguntar al usuario de los bienes, la procedencia de los mismos.
 Solicitar que el representante de la respectiva dependencia, ante la Comisión de Inventario o, en
45
todo caso al responsable de la misma, sustente documentadamente su procedencia.

 Revisar los documentos - fuente sustentatorios de la entrada de bienes al Almacén Institucional.
 Revisar y analizar los documentos de gestión administrativa, como: Oficios, Memorandos, etc.,
Papeletas de Autorización para el Desplazamiento Interno / Externo o Entrada / Salida de Bienes
Patrimoniales, sustentatorios del ingreso de bienes al local institucional emitidos ordenada y
correlativamente por la Oficina de Control patrimonial.
 Conocer qué y cuántos bienes existen como "faltantes", desde cuándo, cual es el motivo, a qué
trabajador estaban asignados, qué acciones realizó en su momento el trabajador al que éstos
estaban asignados, qué acciones realizó la Oficina competente de la entidad por disposición de la
OGA, etc.
 Informar a OGA; debiendo:
 Preguntar al usuario de los bienes faltantes el destino de los mismos y las gestiones documentadas
realizadas sobre el particular, como responsable directo de ellos, al haber firmado oportunamente
el respectivo Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso o la respectiva PECOSA al ser
éstos retirados del Almacén Institucional y haberle sido entregados por éste.
 Solicitar que el representante de la respectiva dependencia, ante la Comisión de inventario o, en
todo caso el trabajador responsable de la misma, sustente documentadamente su destino.
 Revisar los documentos - fuente o documentos de gestión administrativa, sustentatorios de la
salida de bienes del Almacén Institucional
 Revisar y analizar cada uno de los documentos de gestión administrativa, como: Oficios,
Memorandos, Papeleta de Autorización para el Desplazamiento Interno / Externo o Entrada /
Salida de Bienes patrimoniales registrados y controlados por la dependencia encargada de la
Seguridad y Vigilancia de bienes del local institucional.
 Revisar y analizar las Resoluciones aprobatorias de la hoja de bienes patrimoniales.
 Contrastarlos con las Resoluciones autorizativas de la venta directa o en subasta pública,
incineración o destrucción de bienes u otras acciones similares, emitidas por la SBN.
 Conocer qué medidas de Seguridad interna y externa ha adoptado la entidad para asegurar la
integridad y permanencia de la propiedad fiscal asignada a su uso, especialmente contra los
riesgos más comunes y otros que se pudieran presentar.
Sólo una vez que se ha concluido de verificar el 100% de los bienes de la entidad, RECIÉN se estará en
condiciones de hacer un "cruce general" de los "sobrantes" y/o "faltantes" que figure en cada una de las
Actas Parciales de Verificación Física, firmadas por la Comisión de Inventario en cada dependencia de la
entidad, cuyos bienes ha verificado.
Dicho "cruce general", tiene por finalidad, permitir determinar, con más del 75% de certeza, los bienes que
realmente se encuentran como "sobrantes" y aquellos que realmente se encuentran como "faltantes". Esto,
debido a que, en la práctica, bienes que aparecen como "sobrantes" en unas dependencias, figuran como
"faltantes" en otras y viceversa. En consecuencia, no es recomendable que de primera intención se establezca
la relación de bienes sobrantes o faltantes y mucho menos que de inmediato se elabore los documentos -
fuente de regularizaron. Lo recomendable desde el punto de vista técnico y legal, es agotar previamente
todos los medios y formas posibles para averiguar la procedencia o el destino de los bienes, según sea el
caso.
2.10. FORMA O MODALIDADES DE REALIZAR LA VERIFICACIÓN FÍSICA
"Al barrer" o, "de extremo a extremo". Consiste en realizar in situ la verificación física de los bienes
patrimoniales existentes en las dependencias de la entidad, "empezando siempre en un extremo del ambiente
cuyos bienes van a ser verificados y terminarla en el otro extremo", sin omitir ningún bien, siempre y cuando
se encuentre físicamente, claro está.
"Por selección". Consiste en verificar "in situ" sólo la existencia del grupo o grupos de bienes en los cuales
se tiene interés, sin importar el resto ni dónde estén éstos ubicados físicamente. Como quiera que las
entidades públicas administran y utilizan bienes de propiedad estatal, esta forma o modalidad NO es
aplicable bajo ningún punto de vista máxime si se tiene en cuenta que las normas legales y administrativas
46
vigentes, precisan que un Inventario Físico es y debe ser producto de la verificación física real de los bienes
a que se refiere.
2.10.1. Comparación del resultado obtenido con el Inventario Físico inmediato anterior
Una vez que la Comisión de Inventario ha concluido la verificación física de los bienes que físicamente se
encuentran en cada ambiente de las Oficinas de una determinada UE, recién se estará en condiciones de
contrastarlos con los que figuran en el Inventario Físico inmediato anterior tomado como base para realizar
técnicamente el trabajo, por la propia entidad o por terceros.
De no existir un Inventario Físico INMEDIATO anterior sino sólo anteriores, éstos serán tomados
únicamente como referencia para cualquier consulta eventual, constituyendo en este caso, el Inventario
Físico producto de la verificación física realizada, el ÚNICO documento válido, para efecto de conciliar sus
saldos con el de los demás registros patrimoniales y el de todos ellos, con el de los libros contables, siempre
que éste se haya realizado en forma técnica y que sea meritorio de credibilidad por su contenido.
Si la entidad no contara con su Registro Institucional de Bienes Patrimoniales, el referido Inventario Físico
servirá para que de inmediato y en base al mismo, ésta abra dicho Registro, debiendo llevarlo
OBLIGATORIAMENTE clasificado por Cuentas y dentro de éstas por sus respectivas Subcuentas contables,
además de separado por Activos Fijos, por Bienes No Depreciables y por Existencias Físicas de Almacén.
Como quiera que a la fecha no se ha indicado aún qué información y columnas debe tener el referido
Registro Institucional de Bienes Patrimoniales de cada entidad, cada entidad podrá aplicarlo o no, previa
autorización por Resolución del Director General de Administración, mejorándolo, enriqueciéndolo, etc., de
acuerdo a su propia realidad. "Es preferible hacer a no hacer nada, toda vez que se trata de bienes públicos".
Al comparar el listado producto de la verificación física, con el contenido del Inventario Físico tomado como
base, se puede presentar los siguientes casos:
 Bienes encontrados como "sobrantes", los cuales serán anotados como tales en hojas separadas, hasta
que se concluya de verificar el 100% de los mismos y se realice el "cruce" correspondiente del
contenido de todas las Actas Parciales de Verificación Física.
 Bienes encontrados como "faltantes", los cuales serán anotados como tales en hojas separadas, hasta que
se concluya de verificar el 100% de los mismos y se realice el "cruce" correspondiente del contenido de
todas las Actas Parciales de Verificación Física, como se ha indicado anteriormente.
 por los bienes que como MÍNIMO en un 75% de probabilidad correspondan a "sobrantes", se elaborará
en base al Informe correspondiente, la respectiva NEA, afectada a la cuenta y subcuenta contable:
4505.02 - Alta de Bienes, así como la PECOSA, afectada a la cuenta y subcuenta contable a la que, de
acuerdo a su naturaleza, características propias y valor monetario, corresponda cada uno de los bienes
encontrados como sobrantes. Es conveniente que en cada uno de los documentos - fuente, se agregue
una NOTA ACLARATORIA consignando todos los pormenores del caso.
 Por los bienes que como MÍNIMO en un 75% de probabilidad correspondan a "faltantes" por causas
fortuitas debidamente comprobadas, se tramitará la respectiva Solicitud de Baja por ante el Comité
Institucional de Altas, Bajas y Ventas, acompañando la documentación sustentatoria.
 Por los bienes que resulten "faltantes" por descuido o negligencia de los usuarios, cualquiera sea su
nivel jerárquico o condición laboral, el Comité Institucional de Altas, Bajas y Ventas, actuara conforme
a lo previsto sobre el particular, en el respectivo Reglamento Institucional de Altas, Bajas y Ventas,
elaborado y aprobado oportunamente.
 Los bienes que adquieren las entidades públicas con dineros provenientes del Estado son de propiedad
fiscal y no de los funcionarios y/o servidores que laboran en ellas.
2.10.2. Informe Final sustentado de la verificación física de bienes estatales
La relación impresa, detallada, clasificada por cuentas y subcuentas contables de los bienes existentes que
tienen en uso las dependencias de la entidad, separados por: Activas Fijos, Bienes No Depreciables,
Existencias Físicas de Almacén y Equipo Auxiliar.
47
La existencia de los Activos Fijos, Bienes No Depreciables y Equipo Auxiliar, será sustentado por los
respectivos Cargos Personales por Asignación de Bienes en Uso, que como resultado de la verificación física
realizada, se llenará o actualizará y se hará firmar, por cada usuario, su jefe inmediato y la Oficina de Control
Patrimonial. La relación impresa, detallada, codificada, clasificada por cuentas y subcuentas contables y
valorizadas, de los bienes que se encuentren "sin uso" o como "excedentes", los mismos que:
 Deberán ser ofrecidos en transferencia a las otras UE's de la entidad, fijándoles un plazo máximo de
hasta quince (15) días calendario para que respondan por escrito si los necesitan a no.
 Si en dicho plazo las UE's no dan respuesta o la dan en sentido negativo, esos bienes inmediatamente
deberán ser ofrecidos en transferencia a las otras entidades públicas de su ámbito jurisdiccional,
fijándoles también un plazo máximo de hasta quince (15) días calendario para que respondan por
escrito si los necesitan o no.
 Si vencido dicho plazo las entidades no dan respuesta o la dan en sentido negativo esos bienes
inmediatamente deberán ser puestos a disposición de la SBN para que, de acuerdo a ley, tome la
decisión que más convenga al interés fiscal.
En cada caso mencionado será necesario firmar de inmediato: el Acta de Entrega - Recepción, la PECOSA,
el Acta de Certificación y Conciliación de Cuentas, etc., indicadas en este libro. La relación impresa,
detallada, codificada, clasificada por cuentas y subcuentas contables y valorizadas, de las Existencias Físicas
de Almacén, sin movimiento o rotación por un plazo mayor a los seis (6) meses, siendo necesario realizar las
siguientes acciones:
 Averiguar por qué razón dichos bienes no fueron retirados oportunamente por la(s) dependencia(s) que
solicitó (aron) su adquisición.
 Desde qué fecha se encuentran sin movimiento o rotación.
 Qué Oficina(s) o qué funcionario(s) solicitó (aron) oportunamente su adquisición.
 Qué motivos justificados expuso (ieron) oportunamente al hacer el requerimiento.
 Qué metas se deseaba alcanzar al contar con dichos bienes.
 Qué pasó con la ejecución de esas metas previstas. Se anularon. No se ejecutaron. Fue autorizada su no
ejecución. Si no se ejecutaron por razones de fuerza mayor conocidas por la entidad, por qué esos bienes
no fueron transferidos a otras UE's, Proyectos, Obras, etc.
 Cuánto se gastó en esos bienes.
 Por qué el responsable del Almacén Institucional que siempre tiene que estar verificando el estado de
conservación y movimiento o rotación de los bienes almacenados y el propio Jefe de Abastecimiento,
no informaron oportunamente a la OGA o a la Oficina de Control Patrimonial sobre la no rotación de
dichos bienes, a fin de evitar su deterioro. Si lo hicieron en su momento, por qué la OGA o la Oficina de
Control Patrimonial no adoptaron las medidas pertinentes.
 Por qué la Oficina de Control Patrimonial no informó oportunamente a la OGA o en todo caso, por qué
no reiteró las veces necesarias, máxime cuando las existencias del almacén institucional deben ser
verificadas físicamente por lo menos cada tres (3) meses.
 Por qué la Oficina de Abastecimiento no hizo, en su momento, una verdadera revisión técnica de la
información contenida en los Cuadros de Necesidades presentados por las dependencias de la UE, a fin
de determinar fehacientemente si lo que estaban solicitando se ajustaba a las metas por alcanzar,
relacionadas con los objetivos institucionales. Las normas generales del Sistema de Abastecimiento, la
Ley de Contrataciones del Estado, Presupuesto, SIAF - SP, etc., establecen claramente que la
adquisición de bienes y la prestación de servicios en general, se hace en base a los objetivos por lograr y
las metas por alcanzar; si así está dispuesto, por qué no se cumplió con estas normas.
 Por qué la Oficina de Abastecimiento antes de ejecutar las compras trimestrales, no rebajó previamente
los artículos que había en stock, que es lo correcto, a fin de evitar compras innecesarias o el mal uso de
los exiguos recursos públicos. La averiguación exhaustiva de lo señalado en los puntos expuestos y
otros colaterales, por parte, en principio, de la Oficina General de Administración y luego, por el
Órgano de Control Institucional, permitirá aclarar o en todo caso, tener una idea del porqué de los
bienes sin rotación en el Almacén Institucional de las entidades públicas, como una medida para evitar
el dispendio de los recursos públicos, asimismo, permitirá deslindar responsabilidades.
48
Los bienes sin rotación por un plazo mayor a los seis (6) meses, aparte de significar un manifiesto dispendio
o recursos públicos, puede contribuir involuntariamente a: la obsolescencia técnica de los mismos como
consecuencia de los permanentes adelantos tecnológicos; su deterioro por la humedad o el polvo, etc., con el
consiguiente perjuicio para la entidad y para el Estado en general; etc.
La relación impresa, detallada, codificada, clasificada por cuentas y subcuentas contables y valorizadas de
los bienes patrimoniales existentes, calificados por la Comisión de Inventario como "para reparar", sobre los
que actuará la Oficina de Abastecimiento, a través de su dependencia de Servicios Auxiliares, a fin de
ponerlos en estado operativo, susceptibles de uso, logrado economías en el presupuesto institucional.
La relación impresa, detallada, codificada, clasificada por cuentas y subcuentas Contables y valorizada de los
bienes existentes, calificados por la Comisión de Inventario como "para tramitar su baja", sobre los que
actuará el Comité Institucional de Altas, Bajas y Ventas de Bienes Patrimoniales, en base a las Solicitudes de
Baja que debidamente sustentadas por el respectivo Informe Técnico, presenten las UE's autorizadas de la
entidad.
La relación impresa, detallada, codificada, clasificada por cuentas y subcuentas contables y valorizada de los
bienes que como consecuencia de la verificación física realizada han sido encontrados físicamente dentro de
la entidad, no existiendo documento alguno que acredite su origen o procedencia; los que, al no estar
tampoco acreditada su pertenencia a otras entidades o personas naturales o jurídicas, pueden ser incorporados
física y contablemente al patrimonio institucional, elaborando para el efecto una NEA afectada a la cuenta y
subcuenta contable: 4505.02 - Alta de Bienes y una PECOSA afectada a la cuenta y subcuenta contable a la
que, de acuerdo a su naturaleza, características propias y valor, corresponda el bien que se está retirando del
Almacén Institucional.
los bienes que como consecuencia de la verificación física realizada no han sido encontrados físicamente
dentro del ámbito jurisdiccional de la entidad, pese a figurar en el Inventario Físico inmediato anterior; los
que, al NO existir físicamente, tampoco serán objeto de depreciación. Estos bienes, debido a que no se
encuentran físicamente y por lo tanto imposibilitados de sustentar el respectivo Inventario Físico, previa
consulta escrita al Contador Institucional, podrían ser trasladados a la cuenta y subcuenta contable: 9105.02 –
Bienes en Custodia, en tanto el órgano competente realiza las investigaciones del caso, antes de decidir su
destino final, conforme a las normas vigentes. También podrían ser trasladados a las cuentas y subcuentas
contables: 1202.0802 - Responsabilidad Fiscal o 1202.0 - Sanciones, según el caso; en el supuesto que ya se
haya determinado qué trabajador o ex trabajador, es responsable de su pérdida, etc.
los bienes perdidos o sustraídos por descuido o negligencia comprobada de los usuarios, indicando los datos
completos y cargo de los trabajadores responsables, sin excepción alguna, así como las acciones técnicas,
administrativas y legales realizadas por el usuario y por la entidad en cada caso, tendente a su recuperación
en el más breve plazo. Sobre los bienes en esta situación irregular, se actuará de inmediato conforme a lo
señalado en el respectivo Reglamento Institucional de Altas, Bajas y Ventas de Bienes Patrimoniales.
los bienes que por un determinado tiempo podrían haber sido prestados en uso a otras UE's o a otras
entidades, los que, de haberse vencido dicho plazo, debe ser inmediatamente solicitada su devolución por la
entidad propietaria de los bienes. De no optar por esta medida, la entidad de origen o, en todo caso, la de
destino, debe proponer o solicitar la transferencia de dichos bienes, la que se efectuará en el más breve plazo,
conforme a las normas establecidas, a fin de regularizar o sanear la situación de dichos bienes.
los bienes que la entidad podría haber recibido en calidad de préstamo, cesión en uso, etc., de otras entidades
públicas o particulares, los que, por pertenecer a otras entidades públicas o privadas, no deben ser
incorporados, por ningún motivo, a sus registros patrimoniales ni libros contables.
49
La Oficina de Control Patrimonial, sí está obligada a llevar un listado extracontable de los mismos, así como
un minucioso control sobre su buen uso, mantenimiento, etc. Si alguno de estos bienes se pierde, será
responsabilidad, previa las investigaciones del caso; debidamente prevista en el respectivo Reglamento
Institucional de Altas, Bajas y Ventas, del trabajador usuario cualquiera sea su nivel jerárquico o condición
laboral, a quién, luego del correspondiente proceso, se le determinará la responsabilidad a que hubiera
máxime si el bien perdido pertenece a otra entidad pública. En este caso, lo correcto sería que la entidad que
los tenía en uso antes de perderse, los solicite en transferencia a la entidad de origen, la que por la razón
expuesta, debe aceptar y efectuar de inmediato la respectiva transferencia, hecho que le permitirá regularizar
o sanear sus registros patrimoniales, inventario físico y libros contables.
bienes de la entidad que excepcionalmente pudieran encontrarse con procesos judiciales, como: embargo;
apropiación ilicita por terceras personas, por trabajadores o ex trabajadores de la entidad, cualquiera sea su
nivelo condición laboral; no devueltos o repuestos por los trabajadores a los que oportunamente fueron
entregados en uso; no devueltos por los contratistas encargados de su reparación, etc.
De presentarse este caso excepcional, la OGA, en mérito al Informe presentado por la Comisión de
Inventario, debe disponer lo conveniente para que la Oficina General de Asesoría Jurídica, actúe de
inmediato conforme a ley, al amparo de la legislación vigente aplicable al caso, por tratarse de bienes del
Estado. En tanto se determina la situación legal de estos bienes, que por no estar físicamente, no podrían
seguir figurando en el respectivo Inventario Físico de Bienes, los que, previa consulta escrita al Contador
Institucional, podrían ser trasladados a cualquiera de las siguientes cuentas y subcuentas contables: 9105.02 -
Bienes en Custodia: 1202.0802 – Responsabilidad Fiscal o 1202.0902 – Sanciones.
bienes que por decisión institucional debidamente autorizada mediante dispositivo legal expreso van a ser
transferidos a otras UE's de la entidad, a otras entidades u Organismos Públicos Ejecutores u Organismos
Públicos Especializados, etc., contando con la autorización correspondiente, la Oficina de Control
Patrimonial elaborará la respectiva Acta de Entrega - Recepción que la entidad de destino firmará con la
parte: "entidad que recibe", debiendo además, firmar la correspondiente PECOSA, afectada a la cuenta y
subcuenta contable: 4403.0203 - De Otras Unidades de Gobierno, subcuenta correspondiente dependiendo si
procede del Gobierno Nacional, de los Gobiernos Regionales, de los Gobiernos Locales o de Otras entidades
públicas, que anexa a la NEA del caso, enviará al Almacén Institucional para los fines de su competencia,
que luego enviará a la dependencia encargada del Kárdex, para su inclusión en el Resumen del movimiento
de Almacén y posterior procesamiento por la Oficina de Contabilidad.
La relación impresa, detallada, codificada, clasificado por cuentas y subcuentas contables y valorizadas de
los bienes que como consecuencia del mal estado de conservación, detectada por la Comisión de Inventario
al momento de su verificación física han sido calificados como "para tramitar su baja". Sobre estos bienes, la
Comisión de Inventario recomendará a la OGA disponga la elaboración de los respectivos Informes
Técnicos, por cada uno de ellos, evacuados por personal técnico en la materia de la propia entidad, de otras
entidades, Incluso de la SBN u otro ente especializado, de acuerdo a la especialidad, sofisticación, etc., de los
mismos, los que luego serán presentados al Comité Institucional de Altas, Bajas y Ventas, para los fines de
su competencia. La relación impresa, detallada, codificada, clasificada por cuentas y subcuentas contables y
valorizadas de los bienes que al ser sometidos a venta directa, subasta pública anterior, no fueron
adjudicados por falta de interés de los postores participantes o que fueron adjudicados pero no retirados por
los adjudicatarios; o, que aún no han sido incinerados o destruidos; etc.
Sobre estos bienes, los muebles e inmuebles deben ser sometidos a una nueva subasta pública, castigándolos
con un 20% o 10%, respectivamente, con relación al precio - base de la primera convocatoria, antes de
procederse a su venta directa. Los no incinerados o destruidos deben serio inmediatamente por el Comité
Institucional de Altas, Bajas y Ventas, levantando en todos los casos, la correspondiente Acta de Remate,
Acta de Incineración o, Acta de Destrucción, conforme a las normas establecidas, la cual sustentará luego la
respectiva NEA y PECOSA.
50
La relación impresa, detallada, codificada supletoriamente, clasificada por cuentas y subcuentas contables y
valorizadas de los bienes existentes en la entidad aún no incluidos en el Catálogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado ni en sus respectivos Fascículos, la que de inmediato debe ser remitida por la OGA, a la
SBN, para los fines que le son propios, relacionados con la asignación del respectivo código patrimonial,
solicitándole una atención preferencial, dada la urgencia de contar con el código de los mismos.
A la SBN se acompañará por cada bien objeto de codificación, la Ficha de Inscripción, así como la
respectiva foto o, en todo caso sugerimos, copia xerográfica de los mismos, dado el alto costo de las
fotografías, máxime si son a color. Se recomienda coordinar previamente con la SBN, en lo que respecta al
cumplimiento de esta exigencia. En la parte de Conclusiones se indicará en forma breve y concisa cada una
de las situaciones significativas encontradas en el ámbito jurisdiccional de la entidad con motivo de la
verificación física de bienes realizada, así como la forma cómo actuó la comisión de Inventario en cada caso
para solucionarlas.
En la parte de Recomendaciones, se indicará en forma breve y concisa, como máximo cuatro o cinco (4 o 5)
Recomendaciones de la Comisión de Inventario, al Director General de Administración, sobre la posible
solución de las situaciones serias encontradas y existentes en el ámbito jurisdiccional de la entidad,
relacionadas con la administración integral de los bienes de propiedad fiscal asignados en uso a la entidad.
2.11. LA RELACIÓN DE LOS TRABAJADORES RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN

FÍSICA Y DEL INFORME FINAL
Formatos a utilizar. Los formatos aprobados oportunamente por la entidad competente y aquellos cuyo uso
se recomienda, previa aprobación por Resolución del Director General de Administración, se describe a
continuación:
1) Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso
Formato propuesto en el cual la Oficina de Control Patrimonial detallará debidamente codificados,

numerados correlativamente por tipo y valorizados, todos los bienes de Activo Fijo y Bienes No
Depreciables, asignados en uso a cada uno de los trabajadores de la entidad, cualquiera sea su nivel
jerárquico o condición laboral para el normal desempeño de sus funciones. Este formato, al igual que la
PECOSA, son los únicos documentos probatorios de la recepción "conforme" de dichos bienes, por parte de
cada trabajador, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral.
En cuanto a los bienes que por necesidad del servicio estuvieran siendo utilizados por personas naturales o
jurídicas amparados en algún Contrato de Locación de Servicios, éstos será asignados al trabajador de la
entidad a cuyo cargo o dentro de cuyo ámbito jurisdiccional se encuentran las actividades que se está
realizando mediante esta modalidad de servicios. De igual forma se procederá en el caso de los bienes de uso
común: es decir, aquellos que son utilizados por varias personas a la vez o unos primero y otros después,
como en el caso del Servicio de Seguridad y Vigilancia, Servicio Médico, Servicio de Enfermería, etc., que
generalmente laboran por turnos. Los bienes ubicados en los pasadizos, cafetería, comedor, etc., se sugiere
sean asignados al responsable de la Oficina de Servicios Auxiliares y, los bienes ubicados en las Salas de
Espera, Recepción, etc., al responsable de la Oficina de Información e Imagen Institucional, etc.
Dada la finalidad e importancia de los mencionados Cargos Personales, éstos deben mantenerse
permanentemente actualizados, para lo cual, tanto el trabajador usuario como la Oficina de Control
Patrimonial, harán en la copia y en el original, respectivamente, que obra en su respectivo archivo, los cargos
y descargos correspondientes, cada vez que haya una nueva asignación de bienes, transferencia/donación,
devolución, baja, etc. Con el fin de deslindar cualquier responsabilidad posterior sobre el particular, el
usuario está en la obligación de comunicar en forma inmediata y por escrito a la Oficina de Control
Patrimonial cualquier situación que se pudiera presentar en relación a los bienes patrimoniales asignados en
uso.
Al respecto, cabe precisar que: "cada trabajador es responsable directo de la integridad física, permanencia,
51
mantenimiento, conservación y preservación en buen estado de todos y cada uno de los bienes cualquiera sea
su naturaleza, precio y duración, que ha recibido para su uso, en tanto presta servicios en la entidad; por lo
que, la pérdida sustracción, deterioro, etc., de alguno de ellos, por descuido o negligencia, DA LUGAR A
SU REPARACIÓN O SU REPOSICIÓN con recursos de su propio peculio (bolsillo)", lo cual debe estar
señalado en los artículos pertinentes del Reglamento Institucional de Altas Bajas y Ventas.
Los trabajadores de la entidad, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral que por razón de
vacaciones, desplazamiento interno o externo, cese, renuncia, licencia por gravidez, licencia por capacitación
interna o externa, con o sin goce de Remuneraciones, etc., tuvieran que ausentarse temporal o
definitivamente de su centro laboral, están en la obligación de entregar, mediante Acta de Entrega -
Recepción de Cargo, a su Jefe inmediato o persona que esté designe o, en todo caso, a la Oficina de Control
Patrimonial, la cual no podrá negarse a recibirlos, todos los bienes patrimoniales asignados en uso. El no
hacerlo, dará lugar a que la entidad, a través del Órgano de Control Institucional, establezca la
responsabilidad correspondiente, tendente a la recuperación, en el menor tiempo posible, del bien
patrimonial no devuelto, pudiendo intervenir inclusive la Procuraduría General de la República.
Complementando lo expuesto, los funcionarios de cada entidad que autoricen la ausencia temporal o
definitiva de un trabajador, antes de autorizársela, deben solicitar la información correspondiente de la
Oficina de Control Patrimonial, relacionada con la devolución de todos los bienes patrimoniales que éste
tuvo asignados en uso; no debiendo tramitar en todo caso, ningún documento que regularice la situación del
ex trabajador, en tanto no cumpla con devolver la propiedad fiscal que adeuda. Esta medida extrema, por
tratarse de bienes del Estado.
Los funcionarios y servidores de las Oficinas de: Personal, Contabilidad, Tesorería, etc.; están prohibidos,
bajo responsabilidad, de tramitar Resolución alguna o efectuar pago alguno al ex trabajador que no ha
cumplido con presentar su respectiva Acta de Entrega - Recepción de Cargo, en la que figure, sin borrones ni
enmendaduras, porque la invalidará, que no adeuda ningún bien patrimonial estatal.
a) Documentos utilizados para llenar el Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso. Pedido -
Comprobante de Salida (PECOSA) y la Transferencia Interna.
b) Procedimiento para llenar el Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso. Este formato lo llenará
la. Oficina de Control Patrimonial de la entidad, en base a la información consignada en la PECOSA
que acredite que un determinado bien patrimonial ha sido asignado a un determinado trabajador.
Luego de la respectiva verificación física de los bienes patrimoniales. Su llenado se hace como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. UE cuya Oficina de Control Patrimonial está llenado el formato.

Dependencia. Dependencia en la cual labora el trabajador.
Unidad Ejecutora. Código presupuestante de la UE donde labora el trabajador.
Nombre del trabajador. Nombres y apellidos completos del trabajador.
Actividad. Código y nombre del Proyecto o Actividad de la UE.
Código Personal. Indicar el código personal que de acuerdo al Sistema Nacional de Personal.
Local. El código asignado al local en el cual labora el trabajador a quien corresponde el Cargo Personal.
Piso. Indicar el número o letra del piso, en el caso de edificios, en el cual está ubicada la Oficina en la que
labora el trabajador a quien corresponde el Cargo Personal.
Oficina. Indicar el código que corresponde a la Oficina en la cual labora el trabajador a quien corresponde el
Cargo Personal.
Otros. Para indicar cualquier otra información adicional relacionado pero no incluida en el formato.
Cuerpo:
Código y Nº de Inventario. Indicado dentro de cada tipo de bien, así como el código de la cuenta y
subcuenta contable a la que corresponda el bien patrimonial que se está describiendo en el formato.
52
Detalle de los bienes. Describir, previa verificación física, cada uno de los bienes asignados en uso al
trabajador, precisando su naturaleza, características propias, etc.
Cantidad. La unidad de medida de los bienes descritos en el formato, es siempre "unidad", debido al código
y número correlativo de inventario de los mismos, en esta columna se consignará dicho término.
Estado de conservación. Consignar de acuerdo a la apreciación objetiva, utilizando la denominación de: B.
R. M o D y dentro de cada clasificación, las opciones que aparecen en el mismo formato (B1, B2, B3 o B4;
R1, R2, R3 o R4; o, M1 o, M2).
Valor actualizado. Consignar el valor monetario que de acuerdo al último Inventario Físico de la entidad.
Éste comprenderá el valor de adquisición u obtención, más los gastos adicionales. Es necesario recordar que:
Del valor actualizado de cada activo fijo, NO SE REBAJA el importe de la depreciación anual.
Base:
Fecha. Consignar el lugar, día, mes y año en el que se está llenando el formato.
Jefe de la Dependencia. Nombres y apellidos completos, cargo y sello post firma.
Jefe de Control Patrimonial. Consignar nombres y apellidos completos.
Trabajador responsable de los bienes. Trabajador al cual pertenecen los bienes descritos en el formato.
Estos formatos, una vez llenados por la Oficina de Control Patrimonial y firmados, en señal de conformidad,
por cada trabajador y por su Jefe inmediato, serán enviados a la citada Oficina para su revisión y
comparación con los Cargos Personales inmediato anteriores, para determinar sobrantes, antes, casos que el
interesado justificará con los respectivos documentos sustentatorios. De existir faltantes, la Oficina de
Control Patrimonial notificará de inmediato y por escrito, al trabajador que tuvo asignados los bienes no
habidos, con copia a su Jefe inmediato, fijándole un plazo máximo de quince (15) días calendario para que
presente los informes documentados pertinentes. De hacer caso omiso, se entenderá que el trabajador da por
aceptada la pérdida, siendo de aplicación inmediata lo previsto en el Reglamento Institucional de Altas,
Bajas y Ventas, en el sentido que dichos bienes serán repuestos por los trabajadores que los tuvieron en uso,
por bienes de tipo, modelo y características similares a los perdidos, previa la determinación de
responsabilidad a que hubiere lugar.
De existir sobrantes, luego de las investigaciones del caso e informes pertinentes presentados por los
Interesados, debidamente comprobados por la Oficina de Control Patrimonial, ésta procederá a elaborar la
respectiva NEA y PECOSA para su incorporación física y contable al patrimonio institucional, con sujeción
a las normas establecidas. De encontrar la Oficina de Control Patrimonial, conforme dichos Cargos
Personales, éstos serán firmados y sellados por el responsable de ésta, procediendo a distribuirlos como
sigue:
 El original del mismo, para el archivo de la Oficina de Control Patrimonial.

 La primera copia para el interesado; y,
 La segunda copia para el Jefe inmediato del trabajador al que corresponde el formato.
2) Inventario Ambiental
Formato propuesto en el cual la Oficina de Control Patrimonial describirá en forma detallada, codificada,
clasificada por cuentas y subcuentas contables y valorizada, cada uno de los bienes patrimoniales
considerados como Activos Fijos y Bienes No Depreciables, asignados en uso a los trabajadores que laboran
en una misma Oficina, dependencia o ambiente físico de la entidad.
Para que el Inventario Ambiental esté permanentemente actualizado, cada Jefe de Oficina, dependencia o
ambiente de la entidad, dispondrá que en cada una de sus dependencias integrantes, desde el nivel de
Subdirección o denominación equivalente, se designe a un (1) trabajador de la misma, preferentemente
nombrado y con conocimiento del patrimonio institucional, para que se encargue, de controlar
permanentemente todos los bienes asignados en uso a la misma, quien como función principal anotará en la
copia del respectivo Inventario Ambiental colocada en la parte posterior de la puerta de entrada u otro lugar
visible del ambiente, los ingresos o egresos de bienes que se produzca, informando de inmediato a la Oficina
53
de Control Patrimonial para que actualice el original de dicho documento que obra en su archivo, así como el
original de los Cargos Personales de los trabajadores a los cuales se le ha entregado los bienes.
a. Documentos utilizados para llenar el Inventario Ambiental:
 Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).

 Transferencia Interna.
b. Procedimiento para llenar el Inventario Ambiental. Este inventario será actualizado por lo menos,
semestralmente, previa verificación física de los bienes detallados en cada uno de los Cargos Personales
de los trabajadores que laboran en un mismo ambiente físico, exceptuando de aquel el Equipo Auxiliar,
como ya se ha Indicado anteriormente. Su llenado se hace como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar la denominación al cual pertenece la UE.

Unidad Ejecutora. Indicar el código y nombre presupuestal que corresponde a la UE que pertenece.
Practicado al_/_/20_. Fecha en el que se hace la verificación física de los bienes.
Oficina. Indicar el código y nombre de la Unidad Orgánica superior, a la cual pertenece la dependencia.
Dependencia. Indicar el código de la Oficina a la cual corresponde el Inventario Ambiental.
Local. Indicar el código del local en el cual se encuentran físicamente los bienes descritos en el formato.
Piso. Indicar el piso, en el caso de edificios, en el cual está ubicada la Oficina.
Oficina. Indicar el nombre que corresponda a la Oficina a la cual pertenece el Inventario Ambiental.
Otros. Para indicar cualquier otra información adicional no incluida en el formato.
Cuerpo:
Código y Nº de Inventario. En orden correlativo y por cada tipo de bien, cuenta y subcuenta contable.
Características de los bienes. Describir detalladamente la naturaleza y características de los bienes.
Año de adquisición. Indicar día, mes y año en el cual fue adquirido los bienes del Inventario Ambiental.
Estado de Conservación. Indicar los bienes existentes utilizando la clasificación de: B = Bueno, R =
Regular, M = Malo o D = Deplorable y, dentro del formato (B1, B2, B3 o B4; R1, R2, R3 o R4; o, M1 o,
M2), debiendo hacer las recomendaciones pertinentes en el caso de reparación, trámite de baja o deficiente.
Valor actualizado. La base es el valor del Inventario Físico del año inmediato anterior, corresponda a cada
uno de los bienes descritos en el Inventario Ambiental.
Base:
Lugar y Fecha. El día, mes y año en el que la Oficina de Control Patrimonial está llenando el formato.
Trabajador que controla los bienes. Nombre(s) y apellidos, del trabajador designado por cada Oficina.
Jefe de la Oficina inventariada. Nombre(s) y apellidos, cargo y sello del Jefe de la Oficina.
Jefe de la Oficina de Control Patrimonial. Nombre(s) y apellidos del Jefe de la Oficina de Control
Patrimonial de la UE a la que corresponde la Oficina a que se refiere el Inventario Ambiental.
Una vez verificada la información contenida en estos formatos por el Jefe de la Oficina inventariada y por el
trabajador encargado de controlar los bienes de la misma, éstos serán distribuidos como sigue:
 El original, para el archivo de la Oficina de Control Patrimonial.

 La primera copia, para el Jefe de la Oficina inventariada, quien dispondrá que sea colocada detrás de la
puerta de entrada o en un lugar visible del local; y,
 La segunda copia, para el archivo del trabajador responsable de los bienes de cada Oficina.
En relación a los bienes asignados a la entidad, se debe disponer que: "cualquier traslado de bienes
patrimoniales", de un ambiente a otro; de una Oficina a otra; de una UE a otra; de una entidad a otra; se hará
54
necesariamente con la autorización previa del Jefe de la Oficina a la cual pertenecen éstos, así como con el
conocimiento obligatorio de la Oficina de Control Patrimonial de la UE.
El desplazamiento de bienes efectuado contraviniendo esta disposición, además de ser observado por el
Director General de Administración, debe ser declarado NULO para todos sus efectos, como medida efectiva
de ordenamiento, control y fiscalización del uso de los bienes patrimoniales, hecho que deberá tener presente
el jefe de cada Oficina de la UE.
3) Inventario de Existencias Físicas de Almacén
Formato en el cual la Oficina de Control Patrimonial de la entidad describirá por grupos genéricos del
respectivo Catálogo Nacional vigente, en forma detallada y valorizada, previa su verificación, conteo,
medición, pesaje, etc., todos y cada uno de los bienes que a una determinada fecha (generalmente cada tres
(3) meses calendario), existan en el Almacén Institucional, para comprobar in situ si la información
presentada por la Oficina de Abastecimiento, concilia con las existencias físicas y éstas a su vez con el
importe que figura en los registros contables.
a. Documentos utilizados para llenar el Inventario de Existencias Físicas de Almacén
 Tarjetas de Control Visible de Almacén o Bind Card.

 Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén o Kárdex.
 Resumen del Movimiento de Almacén (RMA).
b. Procedimiento para llenar el Inventario de Existencias Físicas de Almacén
El formato será llenado por lo menos cada tres (3) meses calendario o cuando las circunstancias así lo
requieran, por la Oficina de Control Patrimonial, previa su verificación física in situ, conteo, medición,
pesaje, etc., y, anualmente por la respectiva Comisión de Inventario o terceras personas (outsourcing),
conforme a las normas establecidas y decisión, que al respecto se tome en la entidad, concordándola son su
respectiva disponibilidad presupuestaria contenida en el PIA y con la Información incluida en el PAC, su
llenado se realiza como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar la denominación de la UE de la entidad.

Unidad Ejecutora. Indicar el código y denominación de la UE.
Cuenta Contable. Código de la cuenta y subcuentas contables del Plan Contable Gubernamental.
Almacén Central. Indicar con una letra "X", si los bienes descritos corresponden al Almacén de la UE.
Almacén Periférico. Indicar la letra o el número a través del cual se identifica dentro de la entidad.
Lugar y Fecha. Indicar el lugar, día, mes y año en el que se realiza el Inventario Físico.
Cuerpo:
Nº de Orden (1). Indicar el orden correlativo que corresponda a cada uno de los bienes descritos en el
formato, según la cuenta y subcuenta contable, así como al Almacén Institucional o Almacén Periférico de la
UE donde estén ubicados físicamente.
Artículos (2):
Código (a). Indicar por tipo de bien, de acuerdo al respectivo Catálogo Nacional.
Descripción (b). Indicar en forma detallada, la naturaleza y características propias de cada bien.
Fecha de Adquisición (c). Indicar el día, mes y año en el que ingresaron al Almacén.
Estado de conservación (d). El real estado actual de conservación de cada uno de los artículos existentes,
utilizando la clasificación: B = Buenos, R = Regular, M = Malo o D = Deplorable, señalando en cada caso la
opción que aparece en el pie de página del formato (81, 82, 83 o 84; R1, R2, R3 o R4; o, M1 o M2);
debiendo además, hacer las recomendaciones según se trate de reparación, trámite de baja o deficiente.
Ubicación física (e). Indicar el número o letra previamente determinada, que permita identificar rápidamente
55
el Ambiente, Bodega, Depósito, etc., en el cual se encuentra ubicado físicamente el bien objeto de inventario.
La ubicación física de cada bien será determinada por el Almacén Institucional en función a la naturaleza
misma y características propias del bien, debiendo estar separados por tipo, de acuerdo a los Catálogos
Nacionales vigentes.
Unidad de medida (f). Indicar unidad, pieza, rollo, frasco, millar, ciento, etc., de acuerdo a catálogo.
Existencias Físicas (3)
Cantidad (a). Inventario de la cantidad en el almacén central y/o periférico.
Valor monetario (b).
Unitario (1). El valor monetario unitario que tenga cada uno de los bienes descritos. Esta información, por
Grupos Genéricos, será presentada a la Oficina de Control Patrimonial, a la Oficina de Contabilidad.
Total actualizado (2). Indicar los bienes existentes en el Almacén Institucional o Almacén Periférico.
Base:
Leyenda del estado de conservación.

Director General de Administración. Consignar el(os) nombre(s) y apellidos.
Jefe de Almacén. Consignar el(os) nombre(s) y apellidos, cargo y sello.
Jefe de Control Patrimonial. Consignar el(os) nombre(s) y apellidos, encargado en representación del
Director General de Administración, del registro y control de la propiedad fiscal asignada a la UE.
Jefe de la Unidad de Inventario. Consignar el (os) nombre(s) y apellidos como encargado de la elaboración
del Inventario Físico.
4) Inventario Físico de Activos Fijos
Formato en el cual la Oficina de Control Patrimonial de la entidad, describe en forma unitaria, codificada de
acuerdo a los Catálogos Nacionales, detallada, clasificada por cuentas y subcuentas contables y valorizada,
previa su constatación física, conteo, medición, pesaje, etc.
Este Inventario Físico tiene por finalidad comprobar in situ si la información presentada por las Oficinas de
Abastecimiento a través del Almacén Institucional y de Control Patrimonial a través del Kárdex, concilia con
la reflejada en los demás registros patrimoniales y en los libros contables, en razón a que toda ella procede de
la misma fuente; es decir, de los documentos - fuente sustentatorios de la entrada y salida de bienes.
a. Documentos utilizados para llenar el Inventario Físico de Activos Fijos
 Inventarios Ambientales.
 Estados Mensuales de Bienes de Activo Fijo.
 Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso.
b. Procedimiento para llenar el Inventario Físico de Activos Fijos
El formato llenado por la Oficina de Control Patrimonial de la respectiva UE, obligatoriamente una (1) vez al
año o cuando las circunstancias así lo requieran, generalmente entre los meses de Octubre y Diciembre,
previa constatación física, conteo, medición, pesaje, determinación de su uso, calificación del estado de
conservación, etc., producto de la verificación física efectuada por la Comisión de Inventario de la propia
entidad o por terceras personas (outsourcing), según corresponda. Su llenado se realiza como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar el nombre o denominación de la entidad a la que pertenece la UE.

Unidad Ejecutora. Indicar el código y denominación presupuestal que corresponde a la UE.
Cuenta contable. Indicar en el recuadro correspondiente, el código y denominación de la cuenta y subcuenta
contable a la que corresponda de acuerdo a su naturaleza y características propias.
Lugar y Fecha. Indicar el lugar, día, mes y año en el que se está tomando el respectivo Inventario Físico.
56
Cuerpo:
Número de Orden (1). Indicar el número que correlativamente corresponda a cada bien descrito en el
formato, de acuerdo a la cuenta y subcuenta contable a la que pudiera pertenecer según su naturaleza y
características propias.
Artículo (2):
Código Patrimonial (a). Código y número correlativo de inventario por tipo de bien. En el caso que un
determinado bien tenga más de un (1) código o número de inventario, sólo se anotará el que aparece en el
Inventario Físico inmediato anterior, cuya permanencia, mantenimiento y conservación del respectivo medio
de identificación es responsabilidad del trabajado. Codificado y numerado el bien, el resto de códigos,
números, etiquetas, etc., debe ser retira del respectivo bien, para que no de mal aspecto.
Descripción del bien (b). Describir la naturaleza y características propias.
Fecha de Adquisición (c). Es el día, mes y año de adquisición o de ingreso al Almacén Institucional.
Estado de Conservación (d). A apreciación objetiva de los integrantes de la Comisión de Inventario o
Equipo de Inventario, utilizado la clasificación de: B = Bueno, R =Regular, M = Malo o D = Deplorable (D)
y, dentro de cada clasificación, por las respectivas opciones que aparecen en el pie de página del formato
(B1, B2, B3 o B4; R1, R2, R3 o R4; o, M1 o, M2); debiendo hacer las recomendaciones pertinentes en el
caso de reparación, trámite de baja o deficiente.
Ubicación física (e). Indicar el código de la Oficina o ambiente de la UE.
Unidad de medida (f). Indicar únicamente "unidad", es decir, 1 bien = 1 número correlativo, según su tipo.
Existencias Físicas (3):
Cantidad (a).
Valor monetario (b):
Unitario (1). Es una sub columna referencial, para los casos de: Cantidad y de Unidad de Medida.
Total (2). Indicar con exactitud el valor de adquisición, debe ser ingresada física y contablemente al
patrimonio, elaborando para el efecto la correspondiente NEA y PECOSA. Respecto al registro del valor
total de los bienes, excepto para el caso de Existencias Físicas de Almacén, se recomienda consultar
oportunamente y por escrito a la Oficina de Contabilidad.
Base:
Director General de Administración. Indicar el(os) nombre(s) y apellidos del responsable de la

administración integral de los bienes estatales asignados en uso a la entidad.
Jefe de la Oficina de Contro1 Patrimonial. Encargado en representación del Director General de
Administración, del registro y control de los bienes asignados a la entidad.
Jefe de la Unidad de Inventario. Dependiente de la Oficina de Control Patrimonial de la UE, como
encargado de la elaboración del respectivo Inventario Físico.
Este Inventario Físico, una vez clasificado por cuentas y subcuentas contables, propias del activo fijo, será
conciliado su saldo con el de los demás registros patrimoniales y libros contables y remitidos, en original y
tantas copias como sea necesario, a la Oficina General de Administración de la entidad, para los fines de su
competencia.
5) Inventario Físico de Bienes No Depreciables
Se describe en forma unitaria, codificada según los Catálogos Nacionales vigentes, detallada, clasificada por
cuentas contables y valorizada previa su constatación física, conteo, medición, pesaje, etc., cada uno de los
bienes no depreciables asignados en uso a una UE, para el logro de sus objetivos y alcance de sus metas
institucionales, concordantes con su disponibilidad presupuestaria.
Este Inventario Físico tiene por finalidad comprobar in situ si la información presentada por las Oficinas de
Abastecimiento, a través del Almacén Institucional y de Control Patrimonial, a través del Kárdex, concilia
con la reflejada en los demás registros patrimoniales y en los libros contables, en razón a que toda ella
procede de la misma fuente.
57
a. Documentos utilizados para llenar el Inventario Físico de Bienes No Depreciables
 Inventarios Ambientales.
 Estados Mensuales de Bienes No Depreciables.
 Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso.
b. Procedimiento para llenar el Inventario Físico de Bienes No Depreciables
Será llenado por la Oficina de Control Patrimonial de la respectiva UE, obligatoriamente una (1) vez al año,
generalmente entre los meses de Octubre y Diciembre del año, previa su constatación física, conteo,
medición, pesaje, calificación de su uso, estado de conservación, etc., producto de la verificación física
efectuada por la Comisión de Inventario, el Equipo de Inventario o por terceras personas (outsourcing),
según corresponda. Su llenado se realiza como sigue:
Encabezamiento:
Entidad. Indicar la denominaran de la entidad a la cual pertenece la UE.

Unidad Ejecutora. Indicar el código y denominación presupuestal que corresponde la UE.
Cuenta contable. Indicar en el recuadro correspondiente el código y denominación de la cuenta y subcuenta
contable. Para el caso, se tendrá en cuenta las características que deben reunir los bienes no depreciables.
Lugar y Fecha. Del respectivo Inventario Físico, sea por la propia entidad o por terceras personas.
Cuerpo:
Número de Orden (1). Indicar el número que correlativamente corresponda a cada bien.
Artículos (2):
Código patrimonial (a). Indicar el código y número correlativo de inventario. Será necesario que ésta
adicione el código de la cuenta y subcuenta contable a la que, de acuerdo a su naturaleza, características
propias y valor, pertenezca el bien que se está describiendo, en caso que un determinado bien tenga más de
un (1) código o número, sólo se anotará el que aparece en el Inventario Físico inmediato anterior, cuya
permanencia, mantenimiento y conservación del respectivo medio de identificación es responsabilidad del
trabajador.
Descripción del bien (b). Describir la naturaleza y características propias.
Fecha de Adquisición (c).Indicar el día, mes y año de adquisición e ingreso al Almacén Institucional.
Estado de Conservación (d). Apreciación objetiva de la Comisión de Inventario o Equipo de Inventario.
Ubicación física (e). Indicar el código de la dependencia de la UE, donde se encuentra físicamente el bien.
Unidad de medida (f).Indicar únicamente "unidad".
Existencias Físicas (3):
Cantidad (a). En Unidad de medida.
Valor monetario (b):
Unitario (1). Cantidad y de Unidad de medida.
Total (2). Indicar con exactitud, el valor de adquisición de cada uno de los bienes.
Base:
Director General de Administración. Indicar el(os) nombre(s) y apellidos completos.

Jefe de la Oficina de Control Patrimonial. Indicar el (os) nombre(s) y apellidos.
Jefe de la Unidad de Inventario. Indicar el(os) nombres y apellidos.
2.12. VALORIZACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES
Es una acción técnica, administrativa y contable, que consiste en determinar en función a criterios técnicos
valederos, el valor monetario que corresponde a aquellos bienes patrimoniales que por razones
excepcionales, ya que no es lo normal, no cuentan con los documentos· fuente probatorios o que, de existir
58
éstos, resulta imposible obtenerlos por razones ajenas a los responsables de dicha acción o de la propia
entidad.
La valorización consiste en las acciones específicas que debe realizar la Oficina de Control Patrimonial de la
entidad, para fijar técnicamente el valor monetario de aquellos bienes asignados en uso, que, por no contar
con los documentos - fuente sustentatorios de su valor económico, no ha sido posible incorporarlos física ni
contablemente al patrimonio institucional y en consecuencia, pese a encontrarse en uso, permanecen fuera
del Inventario Físico y por ende, de los Estados Financieros y de la Cuenta General de la República. Al
respecto, es necesario indicar lo siguiente:
Valor monetario de los bienes comprados en el país o en el extranjero. El valor de estos bienes, hayan
sido comprados en el país o en el extranjero, a través de cualquiera de los procesos de selección establecidos
en la Ley de Contrataciones del Estado y en su Reglamento, en otros dispositivos legales expresos, será el
que figura en la respectiva O/C - GI, MAS el importe total de los gastos adicionales efectuados por la
entidad, por concepto de: fletes, seguros, despachos aduaneros, instalación, montaje, honorarios por servicios
técnicos, comisiones y otros similares, excepto los intereses de financiación.
Valor monetario de los bienes donados o legados. El valor de estos bienes, hayan sido donados o legados,
por personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, inclusive las Municipalidades, al amparo de su
propia legislación, será el que éstas señalen o en caso contrario, fijado mediante tasación comercial efectuada
por personal técnico en la materia de la propia entidad, de otras entidades públicas, inclusive de la SBN u
otro ente especializado, evacuando el respectivo Informe Técnico.
En este caso, tanto el donante como la entidad pública beneficiaria, firmarán, con intervención de la Oficina
de Control Patrimonial los siguientes documentos: el Acta de Entrega - Recepción; el Pedido - Comprobante
de Salida; el Acta de Certificación y Conciliación de Cuentas y, otros que fueren necesarios. En el caso de
Municipalidades se requiere contar previamente con copia autenticada del respectivo Acuerdo de Concejo,
decisión sin la cual la donación efectuada por la Municipalidad carecerá de valor legal.
En el supuesto que el precio indicado por el donante fuera MENOR al de mercado, la entidad beneficiaria
procederá a su recepción e incorporación física y contable al patrimonio institucional, elaborando y
tramitando la expedición de los documentos aprobatorios, firmando además, aquellos que fueren necesarios
para su contabilización. Acto seguido, deberá solicitar que personal técnico en la materia, de la propia
entidad, de otras entidades, inclusive de la SBN u otro ente especializado, efectúe la tasación comercial del
bien donado, evacuando el respectivo Informe Técnico, documento que servirá para sustentar la elaboración
de una nueva NEA y PECOSA.
Valor monetario de los bienes afectados en uso definitivo. El valor de estos bienes, siempre que hayan
sido afectados en uso en forma definitiva por la SBN, OFECOD, SUNAT/ADUANAS, Ministerio de
Justicia, INDECOPI, Ministerio del Interior o Municipalidades, con sujeción a sus propias normas legales
vigentes, será el que éstas obligatoriamente indiquen, dada su condición de entidades públicas, en la
respectiva Resolución autorizativa o, en el caso excepcional de no hacerlo, éste será determinado mediante
tasación comercial efectuada por personal técnico en la materia de la propia entidad, de otras entidades
públicas, inclusive de la SBN u otro ente especializado.
Conocido el valor de estos bienes la Oficina de Control Patrimonial elaborara la NEA que afectará a la
cuenta subcuenta: 4505.02 - Alta de Bienes y la Correspondiente PECOSA que afectará a la cuenta y
subcuenta a la que de acuerdo con su naturaleza, características propias y valor, pertenezca el bien afectado
en uso definitivo.
Valor monetario de los bienes fabricados internamente. El valor de los bienes que por necesidad urgente
del servicio o por razones excepcionales de carácter presupuestal tuvieran que ser fabricados internamente;
es decir, en los propios Talleres de las entidades, será el que resulte de aplicar el respectivo coste de
producción; es decir, de: sumar los gastos efectuados en la compra de las materias primas necesarias + el
coste de la mano de obra utilizada, calculada proporcionalmente por personal especializado + los gastos
59
adicionales originados hasta que el bien es puesto en uso por la entidad.
El responsable del Taller en el cual se fabricó el bien, evacuará el respectivo Informe Técnico en el cual
figurará los conceptos antes citados, que presentará a la Oficina de Control Patrimonial, en base al cual ésta
elaborará la respectiva NEA que afectará a la cuenta y subcuenta: 4505.02 - Alta de Bienes y la
correspondiente PECOSA que afectará a la cuenta y subcuenta a la que de acuerdo a su naturaleza,
características propias y valor, pertenezca el bien fabricado internamente. Dichos documentos - fuente,
debidamente sustentados, serán registrados, procesados y contabilizados.
Valor monetario de los bienes producidos institucionalmente. El valor de estos bienes, especialmente
semovientes mayores y menores (ganado en general, cuyes, aves, colmenas, etc.) y cultivos permanentes
(plantaciones que duran más de un (1) año), será el que resulte de aplicar el respectivo coste de producción,
determinado por personal especializado en cada área, en base a los criterios que considere aplicables.
Valor monetario de los bienes sobrantes del Inventario Físico inmediato anterior o de Obras civiles o
de infraestructura pública
 Del Inventario Físico inmediato anterior. Los bienes que al momento de su verificación física in situ
por la Comisión de Inventario o Equipo de Inventario, según sea realizada por la propia entidad o por
terceras personas (outsourcing), fueran encontrados definitivamente como "sobrantes", luego de hacer
el cruce general de los mismos, como se ha indicado anteriormente y, como consecuencia de haber
sido omitidos en el Inventario Físico correspondiente al año inmediato anterior y por lo tanto, "no
incorporados física ni contablemente en el patrimonio institucional", pese a encontrarse en uso; serán
valorizados mediante tasación comercial, efectuada por personal especializado en la materia de la
propia entidad, de otras entidades públicas, inclusive de la SBN u otro ente especializado, evacuando
en cada caso, el respectivo Informe Técnico.
Para el efecto, será necesario que la Oficina de Control Patrimonial, basándose en el Informe Técnico
presentado, elabore la respectiva NEA afectada a la cuenta y subcuenta: 4505.02 - Alta de Bienes y la
correspondiente PECOSA afectada a la cuenta y subcuenta a la que, de acuerdo a su naturaleza,
características propias y valor, pertenezca los bienes que se está reingresando al patrimonio
institucional, los mismos que serán registrados, procesados y contabilizados como se ha indicado
anteriormente.
 De obras civiles o de infraestructura pública liquidadas. Los bienes nuevos o usados, procedentes
de obras civiles, edificaciones e infraestructura pública, ejecutadas por la propia entidad (obras por
administración directa) o contratadas por ésta (obras por contrata), que al momento de aprobarse su
Liquidación Final, por Resolución del Titular de la entidad o de la máxima autoridad administrativa,
según el caso, que por delegación de atribuciones es el Director General de Administración, quedaran
como "sobrantes" de acuerdo al respectivo Anexo que formará parte integrante del Acta de Entrega -
Recepción de la Obra, firmada por el Comité de Recepción de Obra (CRO) y por el Contratista, serán
reincorporados física y contablemente al patrimonio institucional.
Será necesario que la Oficina de Control Patrimonial, sustentada en la Resolución aprobatoria de la

Liquidación Final y en el Acta de Entrega - Recepción, elabore la respectiva NEA afectada a la cuenta
y subcuenta: 4505.02 - Alta de Bienes y la correspondiente PECOSA afectada a la cuenta y subcuenta
a la que, de acuerdo a su naturaleza y características propias y valor, pertenezcan los bienes que se está
reingresando al patrimonio institucional, los mismos que serán registrados, procesados y
contabilizados como se ha indicado anteriormente.
Valor monetario de los bienes transferidos. El valor de los bienes patrimoniales transferidos entre UE's de
un mismo pliego, entre Pliegos o a los Organismos Públicos ejecutivos u Organismos Públicos
Especializados o viceversa, inclusive las Municipalidades, será obligatoriamente el que ingrese en el
inventario Físico inmediato anterior de la entidad de origen; es decir, el de adquisición + el importe de los
gastos adicionales analizados por la entidad hasta que el bien es puesto en uso, que se indicará en los
60
documentos - fuente, en el Acta de Entrega - Recepción y en el Acta de Certificación y Conciliación de

Cuentas, que se elabore para el efecto. En dichos documentos también se indicará el importe de la
depreciación anual y acumulada.
Valor monetario de los bienes permutados. El valor monetario de los bienes patrimoniales permutados
entre entidades públicas, excepto cuando se realice con empresas públicas, debe ser el que figure en el
Inventario Físico último de éstas. En el caso de efectuarse con una empresa pública, dada su naturaleza
jurídica de pertenecer a la actividad empresarial del Estado, el valor monetario de los bienes a permutar será
determinado mediante tasación comercial efectuada por personal técnico en la materia de ambas entidades,
de otras entidades, de la SBN u ente especializado.
Para finiquitar las acciones realizadas al respecto, la entidad pública permutante, elevará los actuados a la
SBN para los fines de su competencia, luego de la cual y, en base al dispositivo legal que se expida, la
entidad pública permutante dará de baja el bien permutado, por su respectivo valor de Inventario, elaborando
una NEA afectada a la cuenta y subcuenta, de acuerdo a su naturaleza, características propias y valor,
corresponda al bien entregado y, una PECOSA afectada a la cuenta y subcuenta: 5506.01- Baja de Bienes.
Simultáneamente a ello, la Oficina de Control Patrimonial de la entidad de destino, en base a copia

autenticada de los actuados sobre el particular, elaborará por el valor de tasación, una NEA afectada a la
cuenta y subcuenta: 4505.02 - Alta de Bienes y una PECOSA afectada a la cuenta y subcuenta a la que, de
acuerdo a su naturaleza, características propias y valor, pertenezca el bien recibido en permuta. Dichos
documentos - fuente, debidamente sustentados, serán registrados, procesados y contabilizados.
Valor monetario de los bienes obtenidos por prescripción adquisitiva ocupados por mandato
administrativo. El valor de les bienes obtenidos por entidades públicas, a través de esta figura jurídica, será
el que se indique en la Resolución autorizativa, expedida por la autoridad competente; pero, en el case que
no se indicará, éste también será determinado mediante tasación comercial, efectuada por personal técnico en
la materia.
2.13. ACTUALIZACIÓN DEL VALOR MONETARIO DE LOS BIENES ESTATALES
2.13.1. Bienes Estatales en Uso
En lo referente a los terrenos, éste se efectúa según Arancel al momento de elaborar la respectiva
Declaración Jurada de Autoavalúo, que cada año obligatoriamente se debe presentar a la Municipalidad
Provincial e Distrital en cuyo ámbito se encuentra ubicado el inmueble, aunque las entidades públicas estén
exoneradas del page correspondiente.
Si bien es cierto que las entidades públicas están exoneradas del page del correspondiente Impuesto Predial,
conforme a le dispuesto en el Art. 17° del Decreto Legislativo N° 776, del 31/12/1993, modificatorias y
complementarias, NO le están de la obligación de presentar cada año calendario la Declaración Jurada de
Autoavalúo de los Inmuebles que tienen asignados en uso.
La valorización de los cambios de clase o cambios morfológicos que anualmente se opera en los
semovientes, así como en los cultivos permanentes, será determinada mediante tasación comercial, efectuada
por personal técnico en la materia como se ha indicado anteriormente, que evacuará el respectivo Informe
Técnico, en base al cual la Oficina de Control Patrimonial elaborará el correspondiente NEA y PECOSA
sustentatorios del ingreso físico y contable del valor adicional al patrimonio.
2.13.2. Bienes Estatales que han sobrepasado su período de utilidad
Los activos fijos que, por encontrarse en buen estado de conservación y funcionamiento, AÚN están siendo
utilizados por las entidades públicas, para continuar con el servicio, máxime hoy en día que éstas no cuentan
con la suficiente disponibilidad presupuestaria como para reemplazarles e sustituirlos, éstos deberán ser
revaluados mediante tasación comercial, acción que estará a cargo de personal técnico de la propia entidad,
61
de otras entidades públicas, incluso de la SBN u otro ente especializado.
Sobre el particular, hay que ser realista y responder con toda honestidad qué o cuáles son las entidades
públicas del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales o Gobiernos Locales e inclusive Empresas, que se
dan el lujo de tramitar y aprobar la baja de vehículos de transporte o PC's con sólo 4 años de uso.
El Informe Técnico que sobre el particular presente el Tasador, servirá para sustentar la NEA y PECOSA
que elabore la Oficina de Control Patrimonial de la entidad, para efecto de incorporar física y contablemente
al patrimonio institucional, el nuevo valor monetario del activo fijo; pero, deduciendo el que antes tenía y
que figura en el respectivo Inventario Físico; es decir, que se incorporará únicamente la diferencia existente
entre el nuevo valor y el anterior.
2.14. DEPRECIACIÓN
Está relacionada con el registro y control anual, en forma referencial, por parte de la Oficina de Control
Patrimonial de la entidad, del importe de la disminución anual del valor monetario de los bienes estatales
clasificados como activos fijos asignados en uso a las entidades públicas, como consecuencia de su normal
uso en la ejecución de acciones administrativas o procesos productivos.
Esta operación, desde el punto de vista netamente técnico, tiene por objeto mantener una provisión apropiada
del valor monetario de cada bien para sustituir o reemplazar en el momento que este haya alcanzado y
sobrepasado su periodo de utilidad; situación que NO se da en la administración pública, ya que todos los
bienes requeridos por las entidades de ésta para su normal funcionamiento, logro de sus objetivos y alcance
de sus metas institucionales, descritos en su respectivo PAC, necesariamente tienen que ser adquiridos con
los dineros previstos en su PIA, en el que, ninguno de sus rubros de ingresos, está financiado con fondos
provenientes de la depreciación acumulada.
La depreciación tiene por objeto demostrar, en un momento dado, el valor real de los activos fijos. En tal
sentido para conocer contablemente el valor monetario real que a una determina fecha tienen. Desde este
punto de vista, estimamos que, no hay necesidad, razón técnica ni lógica para restar anualmente, por
ejemplo, del saldo de las referidas cuenta y subcuentas contables, el importe anual de la depreciación ya que
éste se registra y controla a través de la cuenta contable: 5801- Estimaciones del Ejercicio, con sus
respectivas subcuentas.
2.14.1. Métodos de depreciación
Es cuestión de tiempo que los activos tangibles comiencen a perder su valor y su potencial de servicio
disminuya. En el caso de aquellos recursos naturales como el petróleo y sus derivados, el carbón y la madera,
se utiliza el término de "agotamiento" y constituye una perdida continua. Por el contrario, los activos
tangibles como los créditos mercantiles o las patentes, son denominados como "amortización" a medida que
van terminándose. De esta forma se organizan los costos, no asignándoles una depreciación como pérdida de
valor, sino como un cargo a los costes de ingreso producidos. Los métodos de depreciación más utilizados:
Método de la línea recta. En este método, la depreciación es considerada como función del tiempo y no de
la utilización de los activos. Resulta un método simple que viene siendo muy utilizado y que se basa en
considerar la obsolescencia progresiva como la causa primera de una vida de servicio limitada, y considerar
por tanto la disminución de tal utilidad de forma constante en el tiempo. El cargo por depreciación será igual
al costo menos el valor de desecho. Este método distribuye el gasto de una manera equitativa de modo que el
importe de la depreciación resulta el mismo para cada periodo fiscal.
Costo - valor de desecho = monto de la depreciación para cada año de vida del activo o gasto de
depreciación anual
Método de depreciación de actividad o de unidades producidas. Este método, al contrario que el de la

línea recta, considera la depreciación en función de la utilización o de la actividad, y no del tiempo. Por lo
62
tanto, la vida útil del activo se basará en la función del rendimiento y del número de unidades que produce,
de horas que trabaja, o del rendimiento considerando estas dos opciones juntas. Los métodos de depreciación
de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciación de manera equitativa, siendo el mismo para
cada unidad producida durante todo el periodo fiscal.
Costo - valor de desecho = Costo de depreciación de una unidad o kilogramo x Número de unidades
horas o kilogramos cosechados durante el período
Método de depreciación de la suma de dígitos anuales. Para este método de depreciación llamado "suma
de dígitos" cada año se rebaja el costo de desecho por lo que el resultado no será equitativo a lo largo del
tiempo o de las unidades producidas, sino que irá disminuyendo progresivamente. La suma de dígitos
anuales no es otra cosa que sumar el número de años de la siguiente forma:
Para una estimación de 5 años: 1 años + 2 años + 3 años + 4 años + 5 años = 15
Mediante este método de depreciación de la suma de los dígitos de los años, se obtiene como resultado un
mayor importe los primeros años con respecto a los últimos y considera por lo tanto que los activos sufren
mayor depreciación en los primeros años de su vida útil.
Método de la doble cuota sobre el valor decreciente. Se le denomina de doble cuota porque el valor
decreciente coincide con el doble del valor obtenido mediante el método de la línea recta. En este caso, se
ignora el valor de desecho y se busca un porcentaje para aplicarlo cada año. Para el caso de una cosechadora
de 5 años de actividad, el % se calcula multiplicando por dos.
100% / Vida útil de 5 años = 20% x 2 = 40% anual
Definición de activos fijos. Los activos fijos son bienes que pertenecen a una empresa, que se utilizan para
el servicio de dicha empresa, no se compra para venderlos, sino para sacarles un rendimiento, y que tienen un
precio inicial (precio de compra), un precio final (precio de recuperación) y una vida útil en la que son
explotados y por la que va perdiendo su valor, correspondiendo el valor máximo con el momento de compra,
y el valor mínimo con el momento de venta o de jubilación del activo.
Clasificación de los activos fijos. Dentro de la contabilidad de una empresa, es posible clasificar los activos
como depreciables y como no depreciables, y esta clasificación suele coincidir con el tipo de activos fijos,
muebles e inmuebles.
Los activos fijos inmuebles, como pueden ser los terrenos, las oficinas, etc., raramente se deprecian por lo
que se consideran activos fijos no depreciables. Por el contrario, los activos fijos si depreciables se refieren a
aquellos activos fijos muebles, como pueden ser las herramientas, las máquinas, los vehículos y el mobiliario
interno de la empresa. Para llevar una correcta contabilidad, tanto los terrenos como los edificios.
Vida útil de los activos fijos. Hablando siempre en términos de contabilidad, y desde el punto de vista de la
depreciación, se establece la vida legal de un activo desde el momento en que se compra y se empieza a
explotar, hasta la fecha en la que alcanza la depreciación total o que el empresario estima necesario
suplantarlo o deshacerse de él. (Ejemplos: Edificios: 20 años, Mobiliario: 10 años, Maquinaria y
herramientas: 10 a Vehículos de empresa: 5 años).
Depreciación acumulada. Es un concepto que se maneja dentro del mundo de la contabilidad financiera, en
el que la parte que corresponde al término "acumulada" se refiere al período de tiempo que tarda un activo en
depreciarse. La cuenta depreciación acumulada es una cuenta compensatoria que reduce o disminuye la
cuenta de activos fijos. Esta cuenta no se cierra al terminar el período contable, por el contrario, continúa
aumentando hasta que el activo se haya depreciado por completo, vendido o dado de baja.
Depreciación contable. Tiene lugar en el estudio del valor de los activos. Todos los bienes tienen una vida
útil estimada como resultado de la utilización o el desgaste por su uso. Esta pérdida de valor a lo largo del
63
tiempo es lo que se denomina depreciación, y debido a que plasmaremos nuestros esquemas y nuestros datos
en un libro de contabilidad, podemos decir que estamos hablando de la depreciación contable que indica la
cantidad que el activo disminuye cada año fiscal. Se divide el coste total del bien entre número de años.
Depreciación lineal. Es un término que corresponde a la descripción de uno de los métodos

correspondientes a la depreciación contable, y que lleva por nombre el "método de depreciación lineal o
directo".
La depreciación lineal se caracteriza porque expresa el valor en función del tiempo y no del uso, lo que viene
a decir que cada año fiscal, el activo pierde la misma exacta cantidad de valor. Este método no se basa en la
productividad o en el número de horas de utilización, por lo que estima los errores de considerar que se
desgasta igual una máquina que se utiliza 1000 horas al año o 2000 horas al año, independientemente del
grado de utilización. La depreciación lineal conlleva el estudio de estos 4 puntos importantes:
 La cantidad de inversión inicial.

 Los gastos de transporte.
 La vida útil (en años).
 El valor de rescate (Lo que vale el activo al cambiarlo).
Cálculo de la depreciación. Tiene en cuenta los siguientes elementos:
 El valor a depreciar. Está basado en el coste de adquisición, teniendo en cuenta siempre el coste de
recuperación. Ya que el empresario puede una vez terminada la vida útil del activo, venderlo como
chatarra o como material de reciclaje.
 El valor de recuperación. La empresa puede estimar que una vez terminada la vida útil del bien, éste
puede tener algún tipo de valor, ya sea por venta a los países del tercer mundo, o por como chatarra o
venta para piezas de repuestos.
 La vida útil. Es la duración estimada en la el activo o bien será considerado productivo. Puede
medirse en años, o en horas de productividad.
64
ANEXO
EXAMEN
1. Explique el procedimiento para la incorporación física y contable de bienes patrimoniales del Estado.
2. Señale el sistema para el llenado de la Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén.
3. Describa las Pólizas de entrada y salida de bienes estatales.
4. Indique el proceso de registro de los bienes del Estado.
5. Exponga la valorización monetaria determinada mediante tasación comercial.
6. Detalle el procedimiento para llenar las Tarjetas de Control Unitario de Depreciación.
7. Defina los tipos y clases de control de los bienes estatales.
8. Cite los enfoques sobre el control del patrimonio del Estado.
9. Comente los aspectos generales sobre el inventario físico de los bienes del Estado.
10. Analice los sistemas de tasación de los bienes de estado según su condición.
11. Mencione las características del contenido del informe final de la Comisión de Inventario.
12. Indique la estructura de la codificación numérica para efectos de los inventarios ambientales.
13. Señale las finalidades de la verificación física de los bienes estatales.
14. Detalle las modalidades para realizar la comprobación física de los bienes patrimoniales del Estado.
15. Exponga el sistema de cargo personal por asignación de bienes en uso.
16. ¿Cómo se desarrolla el inventario físico de los bienes no depreciables?
17. Explique los mecanismos de valorización de los bienes patrimoniales del Estado.
18. Comente los métodos de depreciación existentes.
******
65

Dir y Ger de Bienes Patrimoniales M

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Dir y Ger de Bienes Patrimoniales M

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1. INCORPORACIÓN FÍSICA Y CONTABLE DE BIENES AL PATRIMONIO INSTITUCONAL. 07

1.1. Incorporación física y contable de bienes patrimoniales……………………………………..... 07

2.1. Aspectos generales sobre el inventario físico….…………………………………..……........... 31

FUENTES: MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

INFORMACIÓN RECOPILADA POR EL ING. HERNÁN MORENO VALVERDE

o Mencionar la valorización monetaria determinada mediante la tasación comercial.

o Citar el procedimiento para llenar las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación de

o Señalar los tipos y clases de control de las existencias del Estado.

o Exponer el procedimiento en la toma de inventario físico de bienes estatales.

o Referir el procedimiento simplificado para la toma interna o externa de inventario físico de

o Mencionar la finalidad de la verificación física de los bienes del Estado.

o Comentar la valorización de bienes patrimoniales y los métodos de depreciación.

1. INCORPORACIÓN FÍSICA Y CONTABLE DE BIENES AL

1.1.1. Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén (TEVA)

 Orden de Compra - Guía de Internamiento (O/C - GI).

b) Métodos de Valuación de las Existencias Físicas de Almacén

 Sumar la cantidad total de artículos recibidos, a la cantidad total de artículos en existencia.

Costo Promedio = Saldo monetario / Saldo de existencias físicas

Primeras Entradas - Primeras Salidas (PEPS) (First into - first out)

Ejemplo diferencial de la aplicación de ambos métodos de valuación

c) Procedimiento para llenar las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén (TEVA)

Marca y Serie. Consignar la especificación técnica de fábrica.

1.2. RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN (RMA)

a. Documentos utilizados para llenar el RMA

 Orden de Compra - Guía de Internamiento (O/C - GI).

b. Procedimiento para llenar el RMA

Base: Documentos sustentatorios

1.3. PÓLIZA DE ENTRADA Y PÓLIZA DE SALIDA DE BIENES

1.3.1. Opinión sobre la Póliza de Entrada y la Póliza de Salida

Alcance sobre la problemática de aceptar entregas parciales:

Si el original de la O/C - GI o NEA, no ha sido atendido íntegramente, ni registrada la información contenida

En consecuencia, si el objetivo que se perseguía, era agilizar y simplificar acciones y procedimientos

determinación de necesidades; consolidación de necesidades; valorización de necesidades; determinación de

1.4. REGISTRO DE LOS BIENES ESTATALES

1.4.1. Registro de Control Patrimonial

Conjunto de hojas especialmente diseñadas e impresas para el efecto o, mecanizadas o computarizadas, en

a. Documentos utilizados para llenar el Registro de Control Patrimonial:

 Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA).

b. Procedimiento para llenar el Registro de Control Patrimonial

c. Cierre mensual de hojas del Registro de Control Patrimonial

d. Decisión sobre cierre anual de hojas del Registro de Control Patrimonial

1.5. TARJETA DE CONTROL UNITARIO Y DEPRECIACIÓN

a) Documentos utilizados para llenar las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación

 Orden de Compra - Guía de Internamiento (O/C - GI).

autorice el Director General de Administración, previa confirmación de la disponibilidad presupuestaria para

c) Valorización monetaria determinada mediante tasación comercial

1) Valuación de predios urbanos.

El concepto de depreciación se refiere a la forma gradual en que el sistema, instalación industrial,

La depreciación será calculada de acuerdo a la siguiente fórmula:

D = Monto calculado de la depreciación

Vsn = Valor de bien similar nuevo

GRADO DE OPERATIVIDAD DEL EQUIPO O SISTEMA (Go)

FACTORES B (BUENO) R (REGULAR) D (DEFICIENTE)

Cuando se determina el valor de tasación de un sistema, instalación industrial, maquinaria o equipo y, a

La fórmula a aplicar es la siguiente:

El Perito podrá modificar los factores de depreciación, fundamentándolos de acuerdo a su experiencia y

Vsn = S/. 80,000.00

Vsn = S/. 400.00

VT = S/. 1.75 x 500 Kg.

VT = S/. 13.5 x 1,000 Kg.

d) Procedimiento para llenar las Tarjetas de Control Unitario y Depreciación

Ubicación. Dependencia de la UE en la cual se encuentra ubicado físicamente el bien al que corresponde la