MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA

I.

ASPECTOS GENERALES
El Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Activos Fijos y/o Almacenes dependiente de la Direccin Administrativa Financiera del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE) es un instrumento administrativo de carcter normativo que describe los procesos y procedimientos que sirven de gua para especificar la secuencia de pasos que deben seguir los encargados de las mencionadas unidades sobre el manejo de ingreso y disposicin de los materiales y diferentes activos con la respectiva verificacin inentariacin, verificacin legal, seguimiento, para su disposicin final a los diferentes funcionarios de las diferentes reparticiones a requerimiento.

II.

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procesos y Procedimientos de Almacenes y/o Activos Fijos del SENAPE tiene los siguientes objetivos: Efectuar el respectivo control de los diferentes materiales y activos que ingresan a esta Unidad hasta su disposicin final previa inventariacin, verificacin y registro en kardex de los diferentes activos fungibles, fijos etc. Establecer mecanismos de control para el respectivo visto bueno por parte de la Unidad de Auditoria Interna. Definir responsables para la salvaguarda de los respectivos materiales activos fijos etc..

III.

ALCANCE
Comprende la clasificacin y disposicin de los bienes en cuanto se refiere a los materiales y activos fijos que ingresan a esta reparticin.

IV.

MARCO LEGAL
La Ley de Administracin y Control Gubernamental N 1178 artculo 27, del 20 de julio de 1990; la Ley de Organizacin del Poder Ejecutivo (LOPE) N 1788 del 16 de septiembre de 1997; la Ley de Organizacin del Poder Ejecutivo N 2446 del 19 de marzo del 2003; el Decreto Supremo N 28565 del 22 de Diciembre 2005 que establece los principios de organizacin y funcionamiento del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE; el Decreto Supremo N 25964 del 21 de octubre del 2000, que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de
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Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS); el Decreto Supremo N 26553 del 19 de marzo de 2002.

V.

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS : ALMACENES, MUEBLES E INMUEBLES

Las actividades de la Unidad de Almacenes y Activos Fijos deben permitir el cumplimiento de los siguientes procedimientos: Realizar la recepcin de Bienes de Consumo: Es la recepcin de los materiales fungibles y no fungibles para ser dispuestos y entregados a los funcionarios dependientes de la institucin.. Registrar el Registro de Existencias: Para el conocimiento y reporte de la Unidad de Auditoria Interna y hacer conocer a la Direccin Administrativa Financiera. Codificar, clasificar y Catalogar: Para un buen control sobre las existencia de los materiales y activos se establece la codificacin de los mismos por otra parte se realiza la clasificacin de los mismos y se cataloga para la futura disposicin a requerimiento e instruccin de las autoridades de este ente. Registrar la Salida de Almacenes: Previa instruccin de las Autoridades correspondientes donde se tiene que establecer para que funcin y/o objetivo esta siendo destinado ese material.. Mantener Actualizado el Control de Almacenes (mediante el sistema SICA): Consiste en mantener actualizado el control sobre la salida e ingreso de los diferentes materiales mediante el SISTEMA SICA. De manera mas adecuada. Realizar la Gestin de Existencia: Mediante reportes mensuales por lo cual tiene conocimiento la Direccin Administrativa. Implementar medidas de Salvaguarda: Mediante ambientes o depsitos en buen estado para la salvaguarda de los materiales existentes. Mantener Actualizado el Sistema de Control de Almacenes: Para un buen seguimiento e informacin oportuna eficiente cuando a si lo requieran las autoridades superiores.

VI.

DISPOSICION DE BIENES
1.- RESPONSABILIDAD POR LA DIPOSICIN DE BIENES: El responsable principal, ante la MAE, por la Disposicin de Bienes es el Director Administrativo. LAS FUNCIONES: Identificar los bienes, verifica la informacin en los registros del SENAPE. Toma en cuenta la situacin legal y condicin de los bienes.
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 Determina la modalidad a utilizarse de los bienes en su totalidad. Determina el precio base a disponer, artculo 156 del Decreto Supremo No. 27328. Elabora el Informe y Recomendacin. 2.- BAJA DE BIENES La Baja de Bienes que no se constituye en una modalidad de disposicin., consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de entidad, cuyas procedimientos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Articulo 209 del texto Ordenado de las Normas Bsicas de los Subsistemas de Manejo y Disposicin de Bienes, son los siguientes: 1.- CONCEPTO La baja de Bienes no es una modalidad de disposicin; consiste en la exclusin de un Bien en forma y de los registros contables del SENAPE. 2.- CAUSALES a) b) c) d) e) f) g) excepto el Disposicin definitiva de bienes. Hurto, robo o perdida fortuita Mermas Vencimiento, descomposicin, alteraciones o deterioro. Inutilizacin. Obsolescencia. Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, terreno que no ser dado de baja. h) Siniestros.

ARTCULO TRANSITORIO La Direccin Administrativa, elaborara los reglamentos internos de: Reglamento de uso y provisin de combustible. Reglamento de fondos de Caja Chica. Reglamento de uso de telfonos fijos, telfonos mviles.

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Otros que sean necesarios para la plena implementacin de la Norma Bsica del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en el Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE.

PROCESO GENERAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO

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N 1.

RESP.
DIR. EJECUTIVA

DESCRIPCION La Direccin General Ejecutiva del SENAPE mediante provedo en la nota interna respectivamente firmada en el caso de los activos fijos instruye la entrega a la Direccin Administrativo Financiero la entrega de activos fijos hacia el responsable de activos fijos y/o almacenes para posteriormente ser entregados al funcionario solicitante. Por otra parte la MAE mediante el V B del formulario del SICA tambin instruye al Director Administrativo financiero la entrega de material fungible al responsable de almacenes.

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE DE ALMACENES

3.

FINANCIERADMINISTRDIRECTOR O ATIVO

2.

SENAPE

El Director Administrativo Financiero en la mayor parte de los casos y ante la ausencia de la MAE generalmente instruye al responsable de almacenes y/o activos fijos la entrega de el bien o activo al profesional solicitante.

Una vez que el responsable de Almacenes tiene en su poder la nota de solicitud procede a su respectiva entrega al solicitante profesional o persona solicitante. Previo registro de kardex y formulario de entrega. NO

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PROFESIONAL SOLICITANTE

4.

Recepciona el bien o activo fijo verificando que el bien o activo este de acuerdo al requerimiento efectuado y en buenas condiciones.

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