CARACTERIZACIÓN DEL PR

OBJETIVO:
Mantener talento humano competente garantizando el cumplimiento de las funciones propias de cada e
permanete el bienestar de la persona humana.

ALCANCE:

Desde la vinculación con la entidad, durante la permanencia a través de las situaciones administrativas o
Superintendencia de Sociedades.

CICLO
PROVEEDOR ENTRADAS
PHVA

Proceso Direccionamiento Estratégico Directrices estratégicas (políticas) P

Todos los procesos Solicitudes de necesidades de personal P

Requerimientos de personal por parte de las

Todos los procesos P
dependencias

Proyecto de presupuesto para cubrir las

obligaciones laborales, plan de bienestar,
Proceso Gestión Financiera y Contable P
capacitación e incentivos, Clima Laboral y Plan
Complementario de Salud

Todos los Procesos, Proceso Gestión

Estratégica, Documeto de Planeación Estratégica, Manual de
P
Servidores públicos de la Superintendencia Funciones de las areas y Objetivos Institucionales
de Sociedades
 Proyecto de presupuesto Anual Créditos de
Proceso Gestión Financiera y Contable P
Vivienda

Normatividad vigente en el sistema de salud y

Entidades del Estado P
seguridad en el trabajo

Servidores públicos de la Superintendencia Situaciones administrativas H

de Sociedades

Entidades del Estado - H

Novedades de Personal
Entidades privadas V

Servidores públicos de la Superintendencia

de Sociedades, Exfuncionarios,
Derechos de petición y solicitudes de información H
Entidades del Estado, Entidades privadas,
Ciudadanía en general, Todos los procesos.

Proceso Gestión del Talento Humano Oficio ingreso nuevo funcionario servidor publico H

Correo electrónico del Grupo de Administración de

Proceso Gestión del Talento Humano Personal identificando los datos del nuevo servidor H
público

Memorando de solictud necesidades del

Todos los procesos H
Capacitacion institucional por areas de trabajo

Solicitud de créditos de vivienda por parte de los

Proceso Gestión Financiera y Contable funcioanrios H
 Solicitud de inclusión en el Plan Complementario
Proceso Gestión del Talento Humano, H
Entidades privadas de Salud, conforme a lo establecido en el Acuerdo V
040 de 1991

Todos los procesos Documentación de novedades de personal H

Todos los procesos, Instituciones Memorando de Solicitud de ingreso de pasantías y

H
Universitarias judicantes.

Proceso Gestión del Talento Humano Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y H
Salud en el Trabajo

Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y

Proceso Gestión del Talento Humano H
Salud en el Trabajo

Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y

Proceso Gestión del Talento Humano Salud en el Trabajo H

Todos los procesos, Servidores públicos de

Sistema de evaluación del desempeño V
la Superintendencia de Sociedades

Ex funcionarios Nómina de pensionados y novedades H

Resolución Adjudicación Créditos de vivienda

Archivo en formato Excel de la validación de
Proceso Gestión del Talento Humano A
asignación presupuesto y puntajes de créditos
anuales de vivienda
Entidades del Estado - Proceso Gestión del Documento de directrices de mejoramiento de
Talento Humano clima Laboral A

Todos los procesos, Entidades del estado y Informes de Auditorías, resultados de indicadores,
A
órganos de control, oportunidades de mejora

PARTES INTERESADAS:

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades, entidades del estado y órganos de control, ciudadanía en
general, instituciones universitarias.

PROCESOS INVOLUCRADOS:

Gestión Estratégica, Gestión Integral, Gestión Judicial, Gestión de Comunicaciones, Gestión de Información Empresaria
Análisis económico y de riesgos, Análisis Financiero y Contable, Actuaciones y autorizaciones administrativas,
Investigaciones Administrativas, Régimen Cambiario, Recuperación empresarial, Liquidación judicial, Intervención, Proces
Especiales, Procesos Societarios, Conciliación y Arbitraje, Gestión Financiera y Contable, Atención al Ciudadano, Gestión d
Talento Humano, Gestión Contractual, Gestión de Infraestructura Física, Gestión Documental, Gestión de infraestructura
Tecnologías de la Información, Evaluación y Control, Control Disciplinario.

MONITOREO DE RIESGOS ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Riesgos de Proceso Matriz IAEI

Riesgos de corrupción

RECURSOS:
Recurso Humano - Recursos Financieros - Infraestructura
 Documentos Externos

Evaluación Desempeño Carrera y LNyR (Comisió

Formato de consolidación - ajustes a compromi

ACIÓN DEL PROCESO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

ones propias de cada empleo, en un ambiente laboral que considere de manera RESPONSABLE:
Lider Estratégico: Secretaria Genera

Responsables de la Actualización:
1. Coordinador Grupo de Desarrollo
2. Coordinador Grupo de Administra
ones administrativas o novedades, hasta el retiro de los servidores públicos de la

CICLO
ACTIVIDADES SALIDA
PHVA

Elaborar el proyecto de presupuesto para cubrir las Necesidades del Grupo para el Plan Anual de
P obligaciones laborales Adquisiciones

P Administrar la planta de personal Archivo planta de personal actualizado

Planear estándares de selección, ingreso, promoción, y Manuales de funciones. Actos administrativos de

P
permanencia de los funcionarios nombramiento o encargo.

Elaborar Proyecto de presupuesto de Bienestar,

P Resolución asignacion de presupuesto
Capacitacion e incentivos y clima Laboral

P Elaborar la Concertación de Objetivos Formato de Concertación de Objetivos diligenciado

 Definir el monto presupuestal anual para programa de
P Resolución asignación de presupuesto aprobada
vivienda

Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y
P
Salud en el Trabajo Salud en el Trabajo

Tramitar los actos administrativos requeridos para

establecer las situaciones administrativas de los
H funcionarios en servicio activo, en cuanto a licencias, Actos administrativos en relación con la situación
administrativa
permisos, comisiones, encargos, vacaciones, y
descanso compensado.

H Pago de nómina, de acuerdo a la normatividad vigente · Salario

V y las novedades del período correspondiente · Comprobantes de nómina.

H Respuestas a las necesidades de información Comunicaciones y/o certificaciones

H Realizar Examen Médico de Ingreso. Informe del examen practicado

H Realizar Inducción Institucional Reporte inducción Institucional nuevo funcionario

Diagnosticar, onsolidar y ejecutar las necesidades en

H Plan Institucional de Capacitación (PIC)
capacitación de las areas de trabajo

Otorgar los créditos de vivienda de acuerdo al Resolución Adjudicación Creditos de vivienda

H presupuesto asignado Creditos de Vivienda y el desembolso.
H Ejecutar y hacer seguimiento al Plan Complementario
V de Salud Facturas pagadas al Plan Complemetario de Salud

Mantener actualizadas las historiuas laborales de los

H funcionarios, ex funcionarios y pensionados de la Hoja de vida actualizada
Entidad

Vincular a estudiantes pasantes y en judicatura a los

· Oficio de Pasantías
H grupos de la entidad de acuerdo con las necesidades
propias de cada area · Resolución de Judicatura

Ejecutar los Programas de Medicina Laboral, Seguridad

H Industrial e Higiene Industrial enmarcados dentro del Informes y matrices de peligros
Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo

Hacer seguimiento a reuniones, investigar accidentes e

H incidentes de trabajo y realizar inspecciones en los Informes de inspección - Soporte de la investigación
puestos de trabajo.

Mediar en la resolución de conflictos derivados de las

H relaciones laborales Acta de comité de convivencia

Realizar el seguimiento al estado de la evaluacion del

V
desempeño institucional Evaluación del desempeño

Tramitar el pago de la nómina de pensionados de la Comunicación de pago al FOPEP nómina de

H Entidad pensionados

Formato de acciones preventivas, correctivas y de

A Tomar acciones preventivas, correctivas y de mejora.
mejora
 A Ejecutar las acciones de Mejora de CLIMA Laboral
A Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.
de control, ciudadanía en
de Información Empresarial,
iones administrativas,
dicial, Intervención, Procesos
ión al Ciudadano, Gestión del
Gestión de infraestructura y
ario.
MPACTOS AMBIENTALES
Matriz IAEI
Documento de las acciones de Clima Laboral
Planes de mejoramiento
MEDICIÓN Y MEJORA CONTINUA
Indicadores de Gestión 2017 Ind
Parámetros de Control:
Disposiciones normativas actualizadas y coherentes frente a las Pago de obligaciones
necesidades institucionales. propios del sistema e
Cumplimiento de plazos normativos. Cumplimiento del pla
Verificación periódica sobre cumplimiento de normas en salud Selección y vinculació
ocupacional y seguridad industrial.
Realización de convoc
Seguimiento a las diferentes etapas de la evaluación de vivienda y cumplimie
desempeño.
TABLA DE REQUISITOS SGI
GP 1000 4.2.3,4.2.4,6.2,6.4,8.1,8.2.3,8.2.4,8.4,8.5
ISO 9001/2015
ISO 14001/2004
NTC 5906/2012 3.2.4.8; 3.2.5.1; 3.2.5.2; 3.2.5.3
ISO 27001/2013 4.1; 4.3; 6.1.2; 6.1.3; 7.1; 7.2; 7.3; 7.5; 7.5.2; 7.5.3; 8.1; 8.2; 8.3; 9.2; 10.
Normograma
LEGAL Matriz de Requisitos Legales Ambientales
DOCUMENTOS:
GTH-M-001 Manual de Funciones GTH-F-002 Chequeo Indu
GTH-F-004 Evaluación de
GTH-M-002 Manual para Conceder Permisos a los Funcionarios
GTH-F-005 Listado Asiste
GTH-M-003 Manual de Teletrabajo GTH-F-009 Control comis
GTH-M-004 Trámite de Incapacidades Laborales GTH-F-010 Planilla Contro
GTH-F-012 Formato Cont
GTH-F-013 Plan de Bienes
GTH-PR-002 Procedimiento pasantías y judicaturas GTH-F-025 Evaluación Acu
GTH-PR-003 Procedimiento Sustituciones Pensionales GTH-F-026 Formato Acue
os Externos GTH-PR-004 Indemnizaciones Sustitutivas GTH-F-030 Formato Crédi
GTH-PR-005 Reconocimiento Pensional GTH-F-032 Formato para
ño Carrera y LNyR (Comisión Nacional del Servicio Civil)
GTH-PR-007 Pago Cuotas Partes Pensionales GTH-F-033 Formato evalu

GTH-PR-008 Pago de Nomina GTH-F-034 Declaración de

ación - ajustes a compromisos (Comisión Nacional del Servicio Civil)
GTH-PR-009 Comisiones de servicios al interior del país
GTH-F-035 Compromiso d
GTH-PR-010 Pago de liquidaciones definitivas
GTH-PR-011 Pago de cesantías GTH-F-036 Entrega de Pu
GTH-PR-012 Plan Complementario Especial de Salud GTH-F-038 Seguimiento c
GTH-PR-013 Procedimiento Certificaciones Laborales GTH-F-039 Evaluación Im
GTH-F-040 Lista de Asiste
GTH-PR-014 Procedimiento Tramite Comisiones de Servicios y de Estudios al Exterior
GTH-F-041 Compromiso R
GTH-F-042 Solicitud de Te
GTH-PR-015 Evaluación de desempeño funcionarios de carrera administrativa y LNR
GTH-F-043 Formato Acta
GTH-F-044 Formato Acue
GTH-PR-016 Evaluación de desempeño funcionarios Provisionales
GTH-F-052 Evaluación de
GTH-PR-017 Licencia por luto GTH-F-053 Inscripcion Ho
GTH-F-054 Evaluación ind
GTH-PR-018 Procedimiento inducción y reinduccion y a puesto de trabajo
GTH-F-055 Asignación Re

GTH-PR-019 Procedimiento Asignación Crédito de Vivienda GTH-F-056 Informe Mens

GTH-PR-020 Procedimiento Provision de Vacantes GTH-F-057 Control repart

GTH-PR-021 Reconocimiento y pago vacaciones GTH-F-058 Formato Nove
GTH-PR-022 Procedimiento Historias Laborales GTH-F-059 Seguridad y Sa
GTH-G-001 Guía planes de Mejoramiento GTH-F-060 Hoja de contro
GTH-G-002 Guía de Capacitación GTH-F-061 Formato_Pres
GTH-G-003 Guia para Acuerdos de Gestión
GTH-G-004 Guía uso adecuado de herramientas
GTH-G-005 Guia investigación de accidentes de trabajo
GTH-G-006 Guía de inspecciones

GTH-G-007 Guía de Elementos de Protección Personal (EPP)

GTH-G-008 Guia para identificación de peligros

GTH-I-001 Instructivo para Ingresos, Reubicaciónes y Retiros

GTH-PRO-003 Programa de Orden y Aseo

NO

:
co: Secretaria General

de la Actualización:
Grupo de Desarrollo del Talento Humano
Grupo de Administración de Personal

CLIENTE

Todos los procesos

Todos los procesos

Todos los procesos

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Todos los procesos,

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades
Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Todos los procesos de la Entidad

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades,

Exfuncionarios,
Entidades del Estado, Ciudadanía en general, Todos los
procesos.

Nuevo funcionario

Proceso Gestión del Talento Humano

Nuevo funcionario

Todos los procesos,

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Todos los procesos

Todos Los Procesos, Estudiantes

Todos los procesos

Todos los procesos - Servidores públicos de la

Superintendencia de Sociedades

Servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades

Todos los procesos, Servidores públicos de la

Superintendencia de Sociedades

Proceso Gestión del Talento Humano, Servidores públicos

de la Superintendencia de Sociedades

Proceso Gestión del Talento Humano, Funcionarios de la

entidad
 Todos los procesos, Servidores públicos de la
Superintendencia de Sociedades

Todos los procesos, Entidades del estado y órganos de

control

ORA CONTINUA

Indicadores de Gestión 2018

e Control:
Pago de obligaciones laborales de acuerdo con la ley y beneficios
propios del sistema específico.
Cumplimiento del plan de bienestar, capacitación e incentivos.
Selección y vinculación de personal competente.
Realización de convocatorias para adjudicación de créditos de
vivienda y cumplimiento de todas las etapas hasta el desembolso.

UISITOS SGI

3; 8.1; 8.2; 8.3; 9.2; 10.1; 10.2

FORMATOS:

TH-F-002 Chequeo Inducción Institucional

TH-F-004 Evaluación de las capacitaciones
TH-F-005 Listado Asistencia a Capacitación.
TH-F-009 Control comisiones del servicio
TH-F-010 Planilla Control Estudios
TH-F-012 Formato Control Viáticos o Comisiones de Servicios
TH-F-013 Plan de Bienestar Social Laboral y Capacitación
TH-F-025 Evaluación Acuerdos de Gestión
TH-F-026 Formato Acuerdo Confidencialidad
TH-F-030 Formato Crédito de Vivienda
TH-F-032 Formato para solicitud de pasantes

TH-F-033 Formato evaluación de pasantías

TH-F-034 Declaración de Asegurabilidad (Créditos de vivienda)

TH-F-035 Compromiso de pago por inasistencia o no aprobación de capacitación

TH-F-036 Entrega de Puesto de Trabajo

TH-F-038 Seguimiento comisiones de servicio
TH-F-039 Evaluación Impactos de Capacitación
TH-F-040 Lista de Asistencia Pasantes y Judicantes
TH-F-041 Compromiso Recomendaciones Medico Laborales
TH-F-042 Solicitud de Teletrabajo
TH-F-043 Formato Acta de visita puesto de Teletrabajo
TH-F-044 Formato Acuerdo de Teletrabajo
TH-F-052 Evaluación del desempeño funcionarios provisionales
TH-F-053 Inscripcion Horario Flexible
TH-F-054 Evaluación inducción al puesto trabajo
TH-F-055 Asignación Reparto Notarial

TH-F-056 Informe Mensual de Reparto Notarial

TH-F-057 Control reparto notarías minutas

TH-F-058 Formato Novedades de Personal
TH-F-059 Seguridad y Salud en Trabajo
TH-F-060 Hoja de control Historias_Laborales
TH-F-061 Formato_Prestamo_Historias_Laborales
Código GTH-C-001
V 007