UNIDAD III

PROCESO Administrativo

Universidad Autónoma de Baja California

Elaborado por: Josué Saul Muñoz Espino
Unidad III.

Organización (se organiza para lo planeado)

Proceso de organización:

Consiste en dividir el trabajo y atribuir responsabilidad y autoridad a las personas.

Principios de la organización

1. Objetivo 4. Responsabilidad
2. Especificación 5. Unidad de mando
3. Jerarquía 6. Difusión

7. Extensión de control 10. Flexibilidad

8. Coordinación 11. Eficiencia
9. Continuidad 12. Comunicación

Objetivo: es una meta deseada por una persona o un sistema imagina, planea y
se compromete a lograr de una organización.

Especificación: supone la existencia de profesionales con conocimientos y

capacidades especificas para una tarea por su experiencia.

Responsabilidad: es el deber de responder por daños a perjuicios causados por

una infracción en el cumplimiento de una norma.

Unidad de mando: principio de postula que solo debe de existir una autoridad
formal en cada unidad administrativa de suerte que únicamente de una persona se
reciban instrucciones y ante ellas se de cuenta de los deberes cumplidos.

Difusión: es un proceso archivístico que busca promover la utilización de los

documentos producidos o recibidos por una institución.

Extensión de control: se refiere a la extensión a la cadena de mando que permite

a la gerencia de mantener el control de la eficacia y la eficiencia en el trabajo.
Coordinación: es el instrumento que permite integrar las funciones
independientes de todos los departamentos de una empresa.

Continuidad: es el nivel de preparación que tiene una empresa para mantener las
funciones esenciales tras una emergencia o una interrupción.

Flexibilidad: las capacidades de una organización para responder eficientemente

a un entorno competitivo, por lo tanto, al tiempo que mantiene o mejora su
posición competitiva.

Eficiencia: lograr las metas con la menos cantidad de recursos.

Comunicación: es la recepción de información que se desarrolla en cada una de

las diferentes fases de la actividad administrativa y qué tiene como finalidad de
establecer conductas de transmisión.

3.2. Tipos de departamentalización.

1) Por funciones 4) Por procesos

2) Por clientes 5) Por área geográfica

3) Por productos

Por funciones: consiste en dividir las tareas de la empresa en base a las

principales funciones existenciales en la mayoría de estas, comercial, producción,
RH y inversión.

Por clientes: es la forma en que se organiza una empresa que ordena sus tareas
de acuerdo con el tipo de clientes.

Por productos: estructura en la que se organizan todas las actividades y tareas

de los departamentos de una empresa en función de los productos.

Por procesos: se agrupan en función de las distintas tareas que lo llevan a cabo
durante el proceso

Por área geográfica: se agrupan de acuerdo con la ubicación donde el trabajose

desempeña.
 3.1.1. Modelo por redes

Es un modelo que consiste en la alianza a largo plazo de clientes y proveedores

para la ejecución de tareas que, desde la estructura integrada, a estar abajo en
control de una misma organización.

¿Para qué nos sirve?

Permite crear estrategias que estén al 100% enfocados en el desarrollo

organizacional y en el desarrollo de cada colaborador, potenciando las
organizaciones en un entorno combínate y competitivo.

Ejemplo:

Director general

Dr. Comercial Dr. Producción Dr. financiero

B C D
Especialidad
de tarea (A)

Empelados
 3.4. Organigramas

Esquema organizacional que presenta gráficamente la estructura interna de una

empresa.

Función:
permite a las empresas analizar de manera ordenada todas y cada una de las
estructuras de la organización representativa.

Beneficios:

1)Objetivos claros 4)Mejor la estructura empresarial

2)Transparencia para acceder 5)Mejora la comunicación

3)Facilita la distribución de tareas

-Informativos

-Analíticos

-Tipos de información -Formales

-Informales

Tipos de -Jerárquicos
organigramas
-Tipos de organización -Material

-Plano

-General

-Integral

-Funcional
-Necesidades de la empresa
Tipos de información

-Informativos: se denomina de este modo a los organigramas que se diseñan con

el objetivo de ser puestos a disposición de todo público.

-Analíticos: este tipo de organigrama tiene como finalidad el análisis de

determinar aspectos en el comportamiento organizacional.

-Formal: se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organización.

-Informal: se considera como tal cuando representa su modelo planificado.

Necesidades de la empresa.

General: contienen información representativa de una organización, hasta

determinado nivel jurídico.

Integral: son representativos gráficos de todas las unidades administrativas de

una organización.

Funcional: incluyen las principales funciones que tienen asignados además de las
unidades y sus interacciones.
Tarea

¿Que son los diagrama?

Es una gráfica en el que se simplifica y esquematiza la información sobre un

proceso o un sistema. Se trata de un resumen completo, que sirve para conocer e
interpretar información de manera simple y visual.

Diferencia entre diagrama y organigrama.

El organigrama implica la distribución de cargos dentro de una empresa y un

diagrama de flujo se refiere a los procesos.

En que consiste el diagrama de organización.

Es una representación grafica de la estructura organizativa de la empresa y se

muestran las relaciones de dependencia entre los distintos roles dentro del grupo.

En que consiste el diagrama de procedimientos.

Diagrama que describe un flujo dirigido de actividades específicas utilizando un

subconjunto de anotación para la creación de modelos de procesos de negocios.
Manual.

Es un libro o folleto en el cual se recopilan aspectos básicos y esenciales de una

actividad de la organización. Nos permiten comprender el funcionamiento de algo
o acceder de manera ordenada y concisa, al conocimiento de algún tema o
materia.

Manual de bienvenida:

Es un documento creado por el equipo de RH, que nos sirve a los nuevos
empleados sino también al personal ya contratados sin importar la jerarquía.

Importancia:

-Facilita su integración al equipo y fomenta el sentido de pertenencia.

-Da un panorama de la cultura empresarial, la forma en que opera la compañía y

lo que se espira de él.

Funciones:

1)Orientar tus empleados:

Este documento contiene información sobre el funcionamiento y propósito de la

empresa acoger a los empleados para resolver alguna duda de manera inmediata.

2) incorpóralos como parte de la empresa:

Es una herramienta que permite a la empresa acoger a los empleados de manera

sencilla y con un tono amable y cercano.

3) proporcionar la productividad:

Contiene detalles importantes sobre cada departamento de la empresa pueden ser

de utilidad para los colaboradores alcancen un rendimiento laboral.
Estructura de análisis de puestos.

Esta conformado por un conjunto de aspectos que conforman el perfil del puesto.

-requisitos intelectuales:

a) Experiencia básica anterior

b) Adaptación al cargo
c) Iniciativa
d) Actividades necesarias

Requesitos:
se refiere a la cantidad, continuidad de energía, esfuerzo físico y mental requerido
para desempeñar el puesto.

a) Capacidad visual
b) Destreza o habilidad

Plantean responsabilidades del ocupante del puesto que deben de ser cumplidos
además del trabajo normal.

a) Supervisión de personal
b) Material, herramientas o equipo utilizado.
c) Dinero, títulos o documentos
d) Contactos internos o externos
e) Información confidencial

-Condiciones de trabajo

Evalúan el grado de adaptación del elemento humano al ambiente y el equipo

facilitando su desempeño.

a) Ambiente de trabajo
b) Riesgos
-Etapas del análisis de puestos

Etapas de planeación: esta primera etapa, se realiza la planeación del trabajo de

análisis de puestos

a) Determinación de los cargos a describir

b) Elaboración del cronograma de trabajo}

Etapa de preparación: se prepara la persona que recolectaran la información, los

esquemas, la disposición del ambiente

Etapa de ejecución: aquí se lleva a cabo la recolección de datos referente a cada

puesto, que se va analizar y se redacta el análisis

-Descripción de puesto: es un documento conciso de información objetiva que

identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad de implica el puesto.

Estructura de la descripción de puestos.

La descripción de puestos conformada por aspectos intrínsecas, los cuales son:

-Nombre del puesto

-Posición del cargo en el organigrama:

a) Nivel de cargo
b) Subordinación; análisis y descripción de puesto, dedfinicion de un
organigrama y propuesta de un sistema de evaluación de desempeño.
c) Supervisión
d) Comunicaciones colaterales

-Contenido del cargo. Esta compuesta por tareas o atributos los cuales
pueden ser:

a) Diarias
b) Semanales
c) Mensuales
 d) Anuales
e) Esporádicas

Objetivo de la descripción y análisis de puestos.

Los objetivos que se persiguen a partir del desarrollo de una descripción y análisis
de puestos tienen que ver con el ayudar a la gestión de RH, ya que todas las
actividades se basan en la información que proporciona dicho trabajo.

Las actividades beneficiadas son:

-reclutamiento y selección de personal

-capacitación de personal

-administración de salario

-evaluación de desempeño

-servir de guía del servidor para sus subordinados y ayuda al empleado para el
desempeño de sus funciones

-suministra datos relacionados con la higiene y seguridad industrial

Beneficios del análisis y descripción de puestos.

Beneficios para la empresa: en general el análisis y descripciones de puestos

produce beneficios con respecto a la coordinación y organización de las
actividades de la empresa. Permite establecer y repartir mejor los puestos/cargos
de trabajo, fijando responsabilidades en la ejecución de las tareas y marcando
lugares vacíos que existan en la organización del trabajo y en el encadenamiento
de puestos y funciones. Además, sirve de las bases para posibles promociones y
ascensos en la organización.

Beneficios para los supervisores: el análisis y descripción de puestos los

proporciona a los supervisores un conocimiento amplio y objetivo en las
operaciones encomendadas a su vigilancia, permitiéndose planear y distribuir
mejor el trabajo, exigiendo a cada trabajador con mayor conocimiento lo que debe
hacer y como realizado.
Beneficios para el trabajador: los beneficios que obtiene el trabajador a partir del
análisis y descripción de puestos son varios, entre ellos podemos decir, que les
ayuda a conocer las actividades que debe realizar con precisión, señalando cuales
son sus responsabilidades con respecto a su tarea.

Beneficios para el departamento de RH: para el departamento de RH, el análisis

y descripción de puestos es la base fundamental para la realización de las
diversas actividades que posibilitan la gestión del capital humano en la
organización.

3.9. Poder titular-viene por el lugar en la jerarquía en las organizaciones

-Poder coercitivo: viene ligadas del título que tienen las personas, se basa en la
tensión de castigar, generar temor, tensión y miedo.

-Poder por recompensa: se define por la capacidad que tiene la persona para
dar recompensas.

-Poder de referente: viene dado por el carisma que tiene la persona, la gente lo
sigue, le gusta la forma de hacer.

-Poder por conexiones: viene dado por la capacidad de conocer a la persona

-Poder de la información: viene dado por la capacidad de conocimiento de la

industria en la que trabaja.

-Poder de expertos: se basa en la capacidad de éxito que ha tenido una persona

a través del tiempo en ventas funcionales, tiene buenas reputaciones.
Exposiciones.

Departamentalización por área geográfica.

Se agrupan con la ubicación donde se desempeña el trabajo.

Ejemplo:

Ventas regionales

Bajo Sureste Norte

Modelos organizacionales

-Modelo funcional

Este modelo se apoya en la máxima utilización de las especialistas, funcionales en

los niveles jerárquicos principales

Objetivo.

Es el incrementar la productividad de la empresa gracias a la especialización, por

lo que a los puestos jerárquicos se les despoja de cierta autoridad y
responsabilidad en favor a dichos especialistas.

Inconvenientes.

El mayor inconveniente se produce, precisamente, por la ruptura de la utilidad de

mando, lo que suele ser fuente de conflictos de intereses y objetivos y genera
dificultades de coordinación

-Modelo geográfico
El modelo geográfico divide las zonas geográficas donde cada empresa es
responsable de gestionar.

Objetivo.

Este modelo lo utilizan las empresas multinacionales que operan áreas grandes en
diferentes lugares y en cada sitio es necesario asignar recursos, para facilitar este
modelo se brindan autonomías en cada país o región para liderar sus territorios
asignados.

-Modelo por clientes.

Es la forma en que se organiza una empresa que ordena sus tareas de acuerdo
con el tipo de clientes que atiende. Es el proceso que permite a la empresa, dividir
a sus consumidores en categorías específicas, basadas en características que se
extraen de su comportamiento como clientes y la información que puede obtener d
sus interacciones en la empresa.

Objetivo.

Optimizar la clasificación del cliente y disminuir las malas experiencias.

-Modelo por división

Este modelo este compuesto por estructuras funcionales mas pequeñas. Cada
división dentro de una estructura divisional puede tener su propio equipo de MKT,
ventas, etc.

Las divisiones suelen ser mas independientes o autónomas, pues cada cuenta con
su propio ejecutivo principal y gestiona sus áreas.

-Modelos por proyectos.

Es una colección de reglas y direcciones que se utilizan para ejecutar un proyecto.

Beneficios:

Permite a la competencia mantenerse a la vanguardia en relación con su

competitiva. Permite mantener en el mercado. Optimiza resultados y permite
alcanzar el mejor estado del proceso de manera constante