UCSM Universidad Católica de Santa María

Escuela Profesional de Medicina Humana

Curso: Gerencia de Proyectos

Tema 12: Fases de la gestión del proyecto-Ejecución

Docente: Mg. Orlando Aroquipa Apaza

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¿QUÉ ES LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO?

• La ejecución del proyecto es la etapa del proyecto en la que se pone

en marcha todo lo que tu equipo ha planificado.
• En pocas palabras, vas a ejecutar esas estrategias para llevar el
proyecto a la línea de meta.
• La ejecución es el tercer paso del típico ciclo de vida del proyecto,
que tiene cuatro etapas totales: inicio, planificación, ejecución y
cierre.
• Se podría pensar que la fase de ejecución es la más fácil de todas,
sobre todo si ya has hecho lo más difícil y has sentado las bases
para el éxito del proyecto.
• Pero es en la fase de ejecución precisamente donde muchos equipos
tienen problemas.
• Piensa en ello en el contexto de tu vida personal: establecer un
presupuesto es sencillo, lo difícil es seguirlo 6
Hablemos de las lagunas en la ejecución

• Una laguna en la ejecución suena aterrador, ¿no es así? Bueno, en cierto

modo lo es.
• Tanto si piensas en el fracaso de tu presupuesto personal como en un
proyecto de equipo que no está saliendo según lo previsto, una laguna en la
ejecución (con frecuencia llamada “laguna estratégica”) representa una
desconexión entre los principios establecidos y la realidad.
• ¿Sabes cómo trazaste todas esas estrategias y planes bien diseñados para
tu proyecto? Cuando no eres capaz de seguirlos y cumplir tus objetivos,
entonces hablamos de una laguna en la ejecución.
• Por desgracia, estas desconexiones son habituales. Según la encuesta Pulse
of the Profession 2017 del Project Management Institute, los líderes
ejecutivos afirmaron que solo el 60 % de sus iniciativas estratégicas
cumplieron sus objetivos.

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¿Cuáles son las causas de las lagunas en la ejecución?

• Existen numerosas causas posibles de las lagunas en la ejecución,

como objetivos y plazos demasiado ambiciosos, poca o ninguna claridad
sobre los principios o los objetivos del proyecto, e incluso falta de
aceptación por parte de los actores clave.
• Una de las principales causas está relacionada con los recursos de tu
proyecto.
• Los recursos son los materiales que necesitas para terminar el proyecto.
Pueden incluir departamentos o miembros del equipo concretos, tiempo
y materiales reales (piensa en cosas como programas de software, salas
de reuniones y más).
• Cuando planificamos un proyecto, caemos en la trampa de pensar en él
unilateralmente, como si fuera el único del que todo el mundo tendría
que ocuparse. 8
¿Cuáles son las causas de las lagunas en la ejecución?
• En la práctica, las cosas no funcionan así. Ese proyecto se
interpone entre otras responsabilidades y problemas diarios.
Los recursos son mucho más escasos de lo que
pensábamos cuando planificamos el proyecto construyendo
castillos en el aire.
• Al final, tienes que competir por los recursos que necesitas o
priorizarlos, y a veces terminas simplemente esperando a
que lleguen. Estos cuellos de botella socavan el plan y el
cronograma que trazaste al principio. O, lo que es peor,
destruyen tu proyecto por completo. La encuesta de 2018
del Project Management Institute reveló que el 21 % de los
proyectos fracasan debido a recursos escasos o limitados. 9
Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta

1.- Garantiza la alineación desde el principio

• En primer lugar, es difícil ejecutar algo si no entiendes por qué está sucediendo.
Sin embargo, solo el 55 % de las personas que participan en proyectos
consideran que tienen claros los objetivos empresariales de sus proyectos.
• Hay que conseguir que todo el mundo esté de acuerdo antes de que el proyecto
se ponga en marcha. Empieza con una reunión inicial eficaz en la que puedas
hablar de los objetivos del proyecto y del plan que has trazado para alcanzarlos.
• Crea un cartel del proyecto, que es un documento colaborativo que describe el
problema que resuelve tu proyecto, además del alcance y las posibles lagunas
de conocimiento. El cartel del proyecto es un documento vivo, por lo que puede
evolucionar a medida que lo hace tu proyecto.
• Al fin y al cabo, el éxito de la ejecución del proyecto no significa que tu plan no
pueda cambiar a medida que aprendes y progresas. Siempre surgen cosas
nuevas y hay que ser flexibles.
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Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta

2.- Planifica el traspaso de proyectos

• Cuando se planifican proyectos interdisciplinares, es fácil funcionar con la
suposición de que el traspaso del proyecto entre los equipos se hará sin
mayores dificultades.
• Lamentablemente, la realidad es mucho más complicada que tu
imaginación. Cuando llega el momento de traspasar el proyecto a otro
equipo, a veces hay muchos titubeos, arranques y paradas.
• Esto se debe a que otros equipos no pueden intervenir en los proyectos
con cualquier pretexto. Teniendo esto en cuenta, cuando se planifique el
cronograma, es conveniente prever un margen de tiempo específico para
los traspasos. Eso da al equipo entrante un poco de flexibilidad para
ponerse al día.
• Mantén a todos los demás equipos al tanto de las actualizaciones del
estado del proyecto, los cambios, etc., para que no se queden atrás
cuando les toque tomar el relevo. 11
Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta
3.- No olvides el efecto dominó
• Debes tener en cuenta que tu proyecto va a depender de recursos limitados y competir por
ellos.
• Detectar las dependencias de tareas o recursos durante las fases de planificación para poder
tenerlas en cuenta de inmediato en el proceso y el cronograma.
• Por ejemplo, ¿hay algún paso de tu proyecto que no pueda completarse hasta que se hayan
marcado otras tareas anteriores? Esa sería una dependencia de tarea.
• La planificación proactiva de estos aspectos puede ayudarte a ejecutar un proyecto mucho
más fluido, sobre todo si tienes en cuenta que algunas de las causas habituales del fracaso
de los proyectos son:
•Previsión inadecuada de recursos (23 %)
•Recursos limitados (20 %)
•Dependencia de tareas (11 %)
• También puedes utilizar el método del camino crítico (CPM, por sus siglas en inglés) para
asegurarte de que estás siendo realista en lo que respecta a tu cronograma. Parece un
trabajo tedioso, pero en la práctica es sencillo.
• Básicamente, tienes que identificar la línea de tareas dependientes más larga de tu
proyecto. Piensa en ella como en una fila de fichas de dominó. Si se produce un retraso 12
Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta
4.- Comprueba el progreso con frecuencia

• Has trazado un plan de proyecto, lo has compartido con el equipo y, ahora, puedes dar
por hecho que todo encajará. Porque eso es lo único que hace falta para que los
proyectos salgan bien.
• Para que los proyectos salgan bien, hay que supervisar con frecuencia los progresos y
corregir el rumbo cuando sea necesario. No basta con una reunión de inicio y otra de
finalización del proyecto en el calendario; también hay que programar revisiones
periódicas.
• Durante estas reuniones, puedes abordar los problemas, aclarar cualquier confusión y
seguir impulsando tu proyecto en la dirección correcta. También puedes pedir
feedback al equipo sobre cómo marcha el proyecto para asegurarte de que todos se
sientan escuchados y valiosos colaboradores.
• Si has establecido señales y medidas al inicio de tu proyecto (lo que recomendamos
encarecidamente), estas reuniones son también una oportunidad para evaluar a fondo
tus progresos.
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