ETAPAS DEL PROYECTO: PLANIFICACIÓN

Gestión de Proyectos I GDP3475

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ETAPAS DEL PROYECTO
 ETAPAS DEL PROYECTO

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 ETAPAS DEL PROYECTO

Todo proyecto tiene 5 etapas principales. Porque, aunque pueden

dividirse en sub-fases, cambiar en función de la iniciativa, la
empresa o el sector, estas 5 etapas son invariables:
1. Inicio
2. Planeación/planificación
3. Ejecución
4. Seguimiento & Control
5. Cierre
 INICIO

Dado que la fase de inicio puede englobar distintos procesos para cada organización,
una forma sencilla de diferenciarla del resto del ciclo del proyecto es decir que es todo lo
que tiene lugar antes de la aprobación del proyecto y de que este comience a
planificarse de manera detallada.

Generalmente, la fase de inicio es aquella en la que un inversionista, en colaboración con

un gestor de proyectos, determina tres aspectos fundamentales de un proyecto
concreto: los objetivos, el alcance y las limitaciones.

Hecho esto, preparan a continuación el acta de constitución del proyecto o Reporte A3

Thinking. Por último, antes de entrar de lleno en la fase de planificación, las principales
partes interesadas aprueban el acta o A3 y se elaboran calendarios y presupuestos de
forma más detallada.
 PLANIFICACIÓN

La planificación del proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para

lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe
llevarse a cabo. En este artículo podrás conocer todos los pasos para
ejecutarla de manera eficaz.

La razón del fracaso de los proyectos, muchas veces, es simple:

la improvisación. Se comienza el proyecto presionados por la urgencia, sin la
suficiente reflexión previa, en base a suposiciones y a una cierta soberbia
basada en que nuestra “experiencia” nos dará la fuerza y la capacidad
necesaria para irnos enfrentando a los problemas según vayan ocurriendo.
Pero todos sabemos, que no es así.
 PLANIFICACIÓN

Básicamente, la planificación del proyecto es la ordenación

sistemática de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone
lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. “La
planificación está compuesta por aquellos procesos que
establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los
objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar
dichos objetivos”
 PLANIFICACIÓN

Pero la planificación del proyecto no solo define la manera en que el

proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se
cierra. 
El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del
proyecto, y debería  ser lo suficientemente robusto como para
responder al entorno siempre cambiante del mismo.
La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según
avanzamos en su desarrollo podemos tener información más precisa.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

1. Análisis de viabilidad y definición de los objetivos

Comenzamos por analizar el proyecto, entendiendo cuál es su razón de ser,

qué necesidades de negocio tiene que cubrir, cuál es la necesidad que viene a
satisfacer, cuál es su vinculación con la estrategia de la empresa y cuál es
su grado de viabilidad. 
Para ello, se necesita hacer una planificación de alto nivel a través de una
estimación de los recursos necesarios en orden de magnitud y su
disponibilidad. 
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

1. Análisis de viabilidad y definición de los objetivos

También, de los costes involucrados, la capacidad operativa y tecnológica, los riesgos

críticos y la implicación de las partes clave interesadas.
Todo con la finalidad de determinar si el producto del proyecto puede ser entregado
para la fecha de finalización y dentro del presupuesto que la organización estableció en
su momento. 

En otras palabras, es necesario evaluar si el proyecto tiene posibilidades de ser

exitoso antes de que la organización comprometa dinero y recursos. Este esfuerzo de
planificación de alto nivel forma parte del acta de constitución del proyecto o el A3, que
documenta los objetivos medibles (Smart), los criterios de éxito, el cronograma y un
presupuesto inicial.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

2. Definición del alcance

En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en que se

divide el proyecto (WBS o EDT) y las prioridades para su realización, así como
la distribución de responsabilidades entre todos los participantes (matriz de
responsabilidades).

También es importante fijar los vínculos de interdependencia entre esas

tareas o actividades para asegurar que el flujo de trabajo garantiza los
productos y servicios comprometidos por el proyecto.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

3. Identificación de los costes y recursos

Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para

realizar las actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los riesgos
que podrían afectar al proyecto y cómo se gestionarían.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

4. Equipo

Cada tarea dentro de un proyecto requiere de habilidades específicas que deben ser
entendidas como piezas fundamentales para lograr el éxito de mismo.
Claramente, esto no implica cambiar de colaboradores dependiendo cuál sea el
proyecto de turno, pero teniendo en cuenta la magnitud de la empresa sí puede
significar que:

1.En empresas de mayor porte, se deba montar equipos interdisciplinarios

específicos para cada proyecto, con especialistas de diferentes áreas.
2.En empresas de menor porte, se pueda aprovechar las capacidades individuales de
cada uno y asignarle las tareas que más se identifiquen con su perfil.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

5. Calendarización

Esta fase de la planificación de un proyecto responde al cuándo se hace cada

tarea. Lo más habitual, y recomendable, es elaborar un diagrama de Gantt. Se
trata de un gráfico de barras que muestra los plazos, las personas encargadas
de cada tarea, el esfuerzo que supone completarlas y cómo de avanzadas
están. 
El diagrama de Gantt es muy útil, por ejemplo, para saber qué tareas
dependen de otras y así evitar que el retraso en una de ellas afecte a todas
las demás.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

6. Fechas límite

La fijación de fechas límite, o "deadlines", permite saber en qué momento

tiene que ser concluida una tarea a fin de que otra pueda comenzar sin
demoras.
El principal problema con los "deadlines" aparece cuando no son realistas, es
decir, cuando no se tiene en cuenta la real dimensión de qué debe ser
realizado.
Subestimar el tiempo de ejecución de una tarea puede disparar una catarata
de demoras que acabe por derrumbar toda la planificación de un proyecto.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

7. Elaboración del plan de trabajo integral

Debe detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello, se

elaborarán el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el
procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de
comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión
de riesgos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

8. Revisión del plan en marcha

Durante la ejecución del proyecto, es más que previsible que a la luz de los
cambios y situaciones que se vayan dando, o a la mejora de la información
disponible, sea necesario replanificar algunos de los elementos del plan de
trabajo integral del proyecto.
 PROCESOS PARA PLANIFICAR UN PROYECTO

9. Seguimiento

Ampliamente conocido por su anglicismo "follow up", el seguimiento es una

pieza de importancia inestimable a la hora de planificar y ejecutar un
proyecto. En condiciones ideales podría parecer una pérdida de tiempo, pero
en un ambiente de trabajo normal y realista es un aliado fundamental del
éxito.
A lo largo de un proyecto es clave definir puntos de verificación o "check
points" que permitan evaluar la evolución del mismo y, más importante aún,
tomar acciones correctivas en caso de que fuera necesario.
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10. Evaluación

Fuera de la propia planificación, pero con el interés de mejorar la planificación

de los proyectos venideros, será necesario valorar el grado de consecución de
los objetivos iniciales y, mediante un ejercicio de lecciones aprendidas,
convertir la experiencia en un activo de la organización que nos permita
enfrentarnos con más éxito a futuros retos.
 EJECUCIÓN

Esta es la etapa primordial de la gestión de proyectos. Se crean las entregas para

garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos. Aquí es donde se asignan al
proyecto la mayor parte del tiempo, el dinero y el equipo de trabajo.
 SEGUIMIENTO & CONTROL
Esta fase tiene lugar paralelamente a la fase de ejecución. A medida que avanza el proyecto,
el gestor de proyectos debe asegurarse de que todas las partes móviles se dirijan en la
dirección correcta en todo momento y de manera coordinada. Si es necesario realizar ajustes
en el ciclo de vida del proyecto debido a circunstancias imprevistas o un cambio de dirección,
este sería el momento.

Durante la fase de seguimiento, los gerentes de proyectos pueden tener que hacer lo
siguiente:
• Gestionar recursos
• Supervisar el rendimiento del proyecto
• Gestionar los riesgos
• Actualizar el cronograma del proyecto
• Modificar la planificación del proyecto

Al final de esta fase, el cliente debe completar y aceptar todas las entregas acordadas del
proyecto.
 CIERRE

La fase de cierre es un paso crítico en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Señala el

final oficial del proyecto y proporciona un período para la reflexión, las conclusiones y la
organización de los materiales.

Los Project Manager pueden:

• Hacer un inventario de todas las entregas

• Atar los cabos sueltos
• Entregar el proyecto al cliente o al equipo de trabajo que gestionará las operaciones diarias
del proyecto
• Realizar una autopsia para discutir y documentar cualquier aprendizaje del proyecto
• Organizar todos los documentos del proyecto en una ubicación centralizada
• Comunicar el éxito del proyecto a las partes interesadas y los directivos
• Celebrar la conclusión del proyecto y reconocer a los miembros del equipo
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