Clase 02

Elabora plan de despliegue y
seguimiento del proyecto
Escuela de tecnologías de la información

Instructor:
1
Gabriel Zegovia Chonate
Objetivo General
Brindar a los aprendices los conocimientos
y experiencias necesarias que le permitan
desarrollar su capacidad de análisis y
desarrollo de proyectos para resolver
procesos básicos en la empresa, logrando
así integrar equipos de trabajo.
2
Objetivos Específicos
 Crear organigrama del proyecto
 Identificar roles y responsabilidad
 Administrar contratos del proyecto
 Reportar resultados del trabajo
 Controlar el cronograma del proyecto
 Controlar presupuesto del proyecto
3
4
¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?
5
• El término “ciclo de vida” parece sacado de una clase de biología del
instituto, pero el concepto es bastante sencillo.
• El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de etapas por las que pasa
un proyecto desde el principio hasta el final.
• Se avanza secuencialmente a través de las fases para llevar un
proyecto desde una idea hasta un producto terminado.
6
En lugar de abordar un proyecto de forma aleatoria y acabar primero lo
más fácil, entender el ciclo de vida de la gestión de proyectos permite a
los equipos lo siguiente:
• Llevar los proyectos de principio a fin de forma organizada y
estratégica
• Supervisar el progreso y el estado del proyecto
• Completar los proyectos más rápido, ya que se planifican con mayor
precisión y con menos obstáculos imprevistos.
7
Según el Project Management Institute (PMI), por cada 1000 millones
de dólares invertidos, se desperdician 122 millones debido a un mal
rendimiento del proyecto.
Utilizar el ciclo de vida del proyecto en tu beneficio significa que

no tirarás el dinero en proyectos que no cumplen sus objetivos
iniciales.
8
Las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Fase 1: Inicio del proyecto

¿Crees que el primer paso es trazar un plan y un calendario?
¡No tan rápido!
La planificación no es el primer paso del ciclo de vida del proyecto, sino el

inicio.
Durante esta etapa, el proyecto no está realmente aprobado y en marcha.
Define el proyecto desde una perspectiva amplia para determinar antes de
nada si el proyecto merece la pena.
9
• Plan de negocio: La empresa de XX tiene problemas con la rotación de personal.

La mayoría de los empleados se va en los primeros 12 meses de trabajo.
• Ventaja: El proceso de incorporación revisado aumentará la claridad, la
comunicación y el compromiso durante los primeros meses de un empleado en
la empresa, y es de esperar que lo mantenga a largo plazo.
• Resultados: El equipo de RR. HH. necesita un procedimiento documentado al
que remitirse y que gestionar, así como un panel en línea para que los
empleados puedan trabajar durante sus primeras semanas de empleo.
• Indicadores de éxito: Un aumento del 15 % en la retención de empleados a
finales del cuarto trimestre, y valoraciones positivas de, al menos, el 85 % de los
nuevos empleados.
10
• Fase 2: Planificación del proyecto

• Para definir el proyecto a grandes rasgos, es el momento de entrar en
los detalles. En esta fase, el equipo elaborarán un plan para llevar a
cabo el proyecto.
• Aunque se este deseando ponerte manos a la obra, es importante no
escatimar en la fase de planificación.
• Una planificación eficaz puede evitar muchas de las
principales causas del fracaso de los proyectos, como una visión y
unos objetivos inadecuados, una mala comunicación y unas
estimaciones de tiempo inexactas.
11
Las preguntas a las que se refiere el equipo darán respuesta en esta fase son,
entre otras, las siguientes:
• ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
• ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
• ¿Cuál es el alcance?
• ¿Cuál es el presupuesto?
• ¿Cuáles son los riesgos?
• ¿Qué miembros del equipo participan?
• ¿Qué tareas conlleva?
• ¿Qué hitos hay que cumplir?
12
Fase 4: Supervisión del proyecto

Volvamos al ejemplo de hornear un pastel. ¿Acaso consultas la receta solo una vez y
luego ves con asombro cómo se hace el mejor pastel del mundo? Probablemente
no.
Los proyectos funcionan exactamente igual y en eso consiste la fase de supervisión.
Sucede al mismo tiempo que la fase de “ejecución” y, en ella, Sofía evaluará el
proyecto con frecuencia para asegurarse de que el equipo:
• Cumple los plazos de las tareas
• Evita la corrupción del alcance
• Cumple con el presupuesto
• Mantiene el compromiso con el objetivo
13
Fase 5: Cierre del proyecto
El equipo lo ha conseguido. Han puesto en marcha un nuevo y mejorado proceso de
incorporación de empleados.
Están dispuestos a celebrarlo con una comida victoriosa y a olvidarse de ese proyecto
de una vez por todas.
Pero antes de considerar este proyecto como una victoria, tienen que pasar por esta
fase de cierre para atar todos los cabos sueltos.
• Realizar un análisis retrospectivo o una retrospectiva para debatir lo que ha ido bien y lo
que les hubiera gustado que fuera mejor
• Preparar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas, si fuera
necesario
• Almacenar toda la documentación del proyecto en un lugar seguro para poder acceder a
ella fácilmente y consultarla más adelante
14
Identificar roles y responsabilidad
15
1. Determina qué debe hacerse
Para identificar roles y responsabilidades tanto a nivel de la organización como del
proyecto.
El primer paso para definir los roles del equipo es determinar las diferentes tareas que
deben realizarse.
Algunas preguntas que puedes hacer para identificar estas tareas incluyen:
• ¿Los proyectos anteriores se finalizaron con éxito?
• Si no es así, ¿qué se podría haber hecho mejor?
• ¿Qué tareas aún tiene pendientes el equipo?
• ¿Qué tareas realiza cada miembro del equipo a diario?
• ¿Estas tareas forman parte de la descripción del puesto de cada persona?
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2. Identifica brechas en las responsabilidades
Después de crear una lista de tareas pendientes, compara estas
actividades con lo que hacen los miembros del equipo. Así, podrás
identificar cualquier brecha. Estas pueden ocurrir involuntariamente si
la descripción original del puesto no es clara o si otras personas exigen
que realicen tareas diferentes.
Cuando identificas brechas en las responsabilidades, estas se
convierten en el punto de partida para realinear al equipo. Luego, ellos
pueden volver a sus roles previstos y tú debes decidir quién debería
hacerse cargo de las tareas adicionales que estaban realizando.
17
3. Especifica los roles con una matriz RACI
Una matriz RACI es una excelente herramienta para definir los roles de
los miembros del equipo. El acrónimo significa “responsable”,
“aprobador”, “consultado” e “informado”. Puedes crear una
matriz RACI, o una tabla con las tareas en el eje Y y los miembros del
equipo en el eje X.
18
19
Administrar contratos del proyecto
20
Administrar contratos del proyecto
• Los proyectos con terceros deben ejecutarse mediante un contrato,
por ello es importante conocer las claves para gestionar el contrato
del proyecto.
• Cuando se ejecutan proyectos con terceros el Project Manager puede
estar del lado del prestador del servicio o del lado del receptor del
servicio.
• Gestionar los contratos es una de las múltiples habilidades que debe
tener un Director de Proyectos.
21
Reportar resultados del trabajo
22
Reportar resultados del trabajo
• Cuando se busca conocer el estado de una empresa, el informe de
trabajo es un documento que no puede faltar. Recabar información de
los diferentes aspectos de un negocio es importante, ya que servirá
para tomar las decisiones acertadas. Es posible obtener datos de casi
cualquier actividad que desarrolle la organización.
• Los datos no pueden mostrarse de cualquier forma. Es preciso
tratarlos, darles un contexto y facilitar su comprensión para los
profesionales a quienes estén dirigidos, como puede ser la dirección o
el jefe de un grupo de trabajo. Para lograr los mejores reportes de
trabajo hay que apostar por la automatización de los
informes de Recursos Humanos.
23
Informe de trabajo: tipos
• TAREA GRUPAL: Descripción del proceso.
24
Controlar el cronograma del proyecto
Controlar el cronograma consiste en dar seguimiento al grado de
ejecución del cronograma del proyecto y en controlar los cambios en la
línea base del cronograma. El control del cronograma implica:
• Determinar el estado actual del cronograma del proyecto
• Influir sobre los factores que crean cambios en el cronograma con el
objetivo de estabilizarlos y controlarlos
• Determinar qué elementos del cronograma del proyecto han
cambiado y cuantificar su impacto
• Gestionar e implementar los cambios, a medida que suceden
25
Controlar presupuesto del proyecto
"La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea
base aprobada de desempeño de costos y de los cambios de línea
base", señala La guía PMBOK
26
Acciones del control de costos
Asimismo, la mencionada guía precisa que el control de costos del proyecto incluye:
• Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
• Asegurarse que todas las solicitudes de cambio se realicen oportunamente.
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
• Asegurarse que los gastos no superen el financiamiento autorizado para el proyecto,
tanto por período como en el total.
• Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con
respecto a la línea base aprobada de costo.
• Evitar cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos.
• Informar a los interesados acerca de los cambios aprobados y costos asociados.
• Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.
27
Las 4 formas más efectivas de controlar el presupuesto
Apoyarse en previsiones: pronosticar continuamente el presupuesto

aporta las directrices necesarias para una toma de decisiones precisa y
puntual.
Monitorizar el consumo de recursos regularmente: al igual que el
presupuesto debe ser revisado constantemente para mantenerse
dentro de los límites oportunos, lo mismo ha de hacerse en lo que
respecta al uso de recursos, ya que de las personas que trabajan en un
proyecto se deriva una parte importante del coste del mismo.
28
Las 4 formas más efectivas de controlar el presupuesto
Aumentar la transparencia en el intercambio de información con el

equipo: es necesario que cada participante en el proyecto conozca cuál
es la previsión de presupuesto, ya que es obligación de todos
racionalizar los consumos.
Gestionar con lupa el alcance de proyecto: el presupuesto se calculó
en base a una determinada planificación por lo que, si no se lleva un
control de la misma, si no se gestiona meticulosamente, el presupuesto
puede comenzar a inflarse.
29
30

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Fase 1: Inicio del proyecto

La planificación no es el primer paso del ciclo de vida del proyecto, sino el

• Plan de negocio: La empresa de XX tiene problemas con la rotación de personal.

• Fase 2: Planificación del proyecto

Fase 4: Supervisión del proyecto

Apoyarse en previsiones: pronosticar continuamente el presupuesto

Aumentar la transparencia en el intercambio de información con el

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