PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y

DE MEJORA

Código:GI-PR-006 Fecha: 22/06/2017 Versión: 1 Controlado: Si

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

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1 “PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES 22/06/2017 GERENCIA
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA” con el código GI-PR-006

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Gestión Integral administrativo

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 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
DE MEJORA

Código:GI-PR-006 Fecha: 22/06/2017 Versión: 1 Controlado: Si

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la aplicación de Acciones Correctivas y Preventivas en el

desarrollo de todos los procesos de Transporte Especial La Perla del Sur S.A.S. con el
fin de eliminar las causas actuales y potenciales que puedan afectar el desempeño del
Sistema de Gestión Integral HSEQ de la organización.

2. ALCANCE

Aplica a todas las NO conformidades actuales y potenciales detectado en el Sistema

Integrado de Gestión de Transporte Especial La Perla del Sur S.A.S. originados por las
quejas de clientes, las auditorías internas y externas al sistema y los servicios, procesos y
procedimientos.

3. RESPONSABILIDADES

Líder de Gestión Integral HSEQ: Asegurar el uso adecuado del presente documento,
Identificar no conformidades actuales y potenciales y proponer opciones de mejora.
Realizar seguimiento a planes de acción garantizando el cierre eficaz de dichas acciones.
Informar a la gerencia sobre el estado de las acciones correctivas y preventivas.

Líderes de Proceso y demás empleados: Identificar no conformidades actuales y

potenciales y proponer opciones de mejora.

4. GLOSARIO

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.
Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad.
Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse mientras que la acción preventiva se toma
para prevenir que algo suceda.
1
Nota 3: Existe diferencia entre acción correctiva y corrección.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situación potencialmente indeseable.2
Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para
prevenir que vuelva a producirse

Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los
requisitos especificados 3
Nota 1: Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene características no conformes,
dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de productos acordados.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

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Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Nota 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva
Nota 2: Una corrección puede ser por ejemplo un reproceso o una reclasificación.

Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso

inicialmente previsto.
Ejemplos: Reciclaje, Destrucción.
Nota 1: En el caso de un servicio no conforme, el uso se impide no continuando al servicio.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

Permiso de desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente

especificados de un producto, antes de su realización.
Nota 1: Un permiso de desviación se da generalmente para una cantidad limitada de producto o para un período de tiempo
limitado, y para un uso específico.

Reclasificación: Variación de la clase, de un producto no conforme, de tal forma que sea

conforme con requisitos que difieren de los iniciales.

Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable

para su utilización prevista.
Nota 1: La reparación incluye las acciones reparadoras adoptadas sobre un producto previamente conforme para devolverle
su aptitud al uso, por ejemplo, como parte del mantenimiento.
Nota 2: Al contrario que el reproceso la reparación puede afectar o cambiar partes de un producto no conforme.

Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
Nota 1: Al contrario que el reproceso, la reparación puede afectar o cambiar partes del producto no conforme.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. DETECCIÓN DE NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL

La detección de las no conformidades reales o potenciales se realiza con base en los

casos especificados en las tablas que se describen a continuación, por favor téngalos en
cuenta para poder realizar el levantamiento de acciones correctivas y preventivas
eficientemente.

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 Tabla No 1 Posible no Conformidades Reales

ÍTEM DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE CALIDAD
Reclamos de cliente: Demoras en la atención, entregas en las cotizaciones, en
1
los servicios, productos no conformes entregados, garantías etc.

Servicio no conforme (procedimiento de producto servicio no conforme)

2

3 Ausencia de evaluación y re-evaluación a proveedores.

ÍTEM DESCRIPCIÓN

GESTIÓN AMBIENTAL

1 Reclamaciones y quejas ambientales por parte de terceros

La disposición de residuos se realiza de manera irregular sin tener en cuenta los

2
sitios establecidos

No se tratan los residuos peligrosos según la norma y no se disponen con las

3
entidades correctas

No existe seguimiento y control a los programas de ahorro y uso eficiente de los

4
recursos naturales

5 Ausencia de simulacros

ÍTEM DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (NTC OHSAS 18001:2007)

No se realizan el reporte e investigaciones de los accidentes de trabajo en el

1
tiempo correspondiente.

2 Los elementos de protección personal no protegen al trabajador.

3 Ausencia en hojas de seguridad de sustancias químicas.

4 Ausencia de hojas de vida de equipos críticos.

ÍTEM DESCRIPCIÓN
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 TRANSVERSALES A LOS TRES SISTEMAS

1 Resultados de Auditorias: No conformidades por incumplimiento de los requisitos

de las normas (NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC OHSAS
18001:2007) , PESV y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

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 Tabla No 2. Posible No Conformidades Potenciales

ÍTEM DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE CALIDAD (NTC ISO 9001:2008)

1 Análisis de indicadores de gestión de los procesos

2 Seguimiento a la percepción del cliente.

La revisión de las necesidades y expectativas del cliente, (evaluaciones por

3
parte del cliente, sugerencias)

Los procesos que proporcionan advertencias anticipadas de la aproximación a

4
condiciones de operación fuera de control

Los riesgos relacionados con las actividades de innovación planificadas

5 incluyendo el tomar en consideración el impacto potencial de los cambios en la
organización

ÍTEM DESCRIPCIÓN

GESTIÓN AMBIENTAL (NTC ISO 14001:2004)

Derivadas de inspecciones que pueden ocasionar impactos ambientales

1
significativos

Derivadas de los resultados del seguimiento de los programas de gestión

2
ambiental

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 ÍTEM DESCRIPCIÓN

GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (NTC OHSAS 18001:2007)

Los riesgos relacionados con las actividades de innovación planificadas

1 incluyendo el tomar en consideración el impacto potencial de los cambios en la
organización

Resultados de nuevos peligros identificados y con potencial de riesgo en el

2
funcionamiento del producto, uso de las personas o daño a la propiedad.

3 Derivadas de reportes de actos y condiciones inseguras

ÍTEM DESCRIPCIÓN

TRANSVERSALES A LOS TRES SISTEMAS

Los resultados de la revisión por la dirección (cambios que podrían afectar al

1
SIG )

2 Las lecciones aprendidas de experiencias pasadas

3 Los resultados de auditoría interna y externa

Nota: Las tablas anteriores son guías para la identificación de posibles no

conformidades, lo cual no excluye otro tipo de origen detectado.

5.2. DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA

Una vez detectada la no conformidad real o potencial el Líder del Proceso asegura que se
inicie el levantamiento de las acciones correctivas, preventivas o de mejora (GI-F-008).

En el formato que corresponda se realiza la descripción detallada de lo sucedido, la cual

debe ser clara, concisa y corta, incluyendo lo que ha pasado, la fecha y lo que la norma
establece como requisito. Es algo tan simple como indicar exactamente cuál es el
requisito a cumplir según la Norma, cual es el dato real y la fecha en que se ha producido.

5.3. DEFINICIÓN DE RESPONSABLES

Es importante que se definan los responsables de la no conformidad real o potencial y del

desarrollo y cierre de la acción correctiva y/o preventiva correspondiente, esta información
debe quedar contemplada en el espacio del formato que corresponda (GI-F-008)

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 5.4. ANÁLISIS DE CAUSAS

Para llevar a cabo el análisis de causas derivado de acciones correctivas se desarrolla la

metodología de la lluvia de ideas, los cinco porqués y el diagrama de Ishikawa (causa-
efecto, espina de pescado).

Nota: Revisar el Instructivo para la formulación de acciones correctivas,

preventivas y de mejora / Metodología (I-SGI-001).

5.5. CORRECCIÓN / PLAN DE ACCIÓN/MEDIDAS PREVENTIVAS

Una vez realizado el análisis de causas e identificada la causa raíz, se debe describir la
CORRECCIÓN O ACCIÓN INMEDIATA con su respectivo responsable.
Se establecen los planes de acción a seguir para evitar reincidir, en caso de las acciones
correctivas, y las medidas preventivas que deben tomarse para que el suceso no ocurra,
en caso de las acciones preventivas. En ambos casos se establecen fechas y
responsables.

5.6. SEGUIMIENTO Y CONTROL

El Líder de Proceso debe asegurar que los planes de acción o medidas preventivas sean
ejecutados eficazmente y verificar su cierre, luego debe enviar los resultados obtenidos al
Líder de Gestión Integral HSEQ quién valida que el cierre haya solucionado la no
conformidad real o potencial.

El Líder de Gestión Integral HSEQ asegura la consolidación de los resultados de todas las
acciones correctivas y preventivas.

DOCUMENTOS APLICABLES

GI-F-008 Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora

GI-I-001 Instructivo para la formulación de acciones correctivas, preventivas o de mejora.
Metodología análisis de causa.

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