P. Calidad y Mejora
GC-PR-06
Versión:02 PROCEDIMIENTO CALIDAD Y MEJORA
01-03-2018

SISTEMA INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-OHSAS 18001:2007
SISTEMA INTEGRAL
REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO
Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin
previa autorización de la empresa

Reviso: Aprobó:
MAYRA ALEJANDRA HURTATIS EIDER REINALDO GARAVITO JIMENEZ
coordinador HSEQ Gerente.

Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
31-01-2018 ACTUALIZACION DEL DOCUMENTO 02
     
     
  
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Versión:02 PROCEDIMIENTO CALIDAD Y MEJORA
01-03-2018

INTRODUCCION:
En este proceso se registran las desviaciones del sistema de gestión Integral con sus respectivas fuentes, las cuales pueden provenir de origen interno (ejecución del contrato,
seguimiento y medición) o de origen externo (quejas y reclamos del cliente y resultados de auditorias, entre otras). El fin común de las acciones correctivas y preventivas es la
eliminación de las causas de oportunidades de mejora reales o potenciales para que estas no ocurran o en el peor de los casos no vuelvan a ocurrir

OBJETIVO:
Definir los parámetros para la medición análisis y mejora del SGI, que incluye: identificación de oportunidades de mejora, la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora,
realizar auditorias internas del SGI.

ALCANCE: REFERENCIA NORMATIVA:

Esta Metodología cubre todas las áreas de la empresa donde se detectan oportunidades de NTC-ISO 9001:2008 Sistema de gestión de Calidad - Requisitos
mejora Reales o Potenciales y se aplica a los problemas quejas y reclamos de los clientes, NTC-ISO 14001:2004 Sistema de gestión ambiental-Requisitos
auditorias internas, desviaciones del sistema integral, registros y revisiones por la gerencia. NTC-OHSAS 18001:2007 sistemas de gestión en salud ocupacional y seguridad
industrial

TERMINOS Y DEFINICIONES
• Auditorias internas: auditoria que se realiza por o en nombre de la propia empresa, para fines internos de verificación de la conformidad del SGI, con las normas ISO 9001:2008,
ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007
• Ciclo de Auditoria: Es la auditoria o conjunto de auditorias necesarias para evaluar la eficacia de todos los problemas del sistema; ya sea mediante una auditoria general o la
sumatoria de auditorias parciales que garanticen la evaluación de todos los proceso
• Criterios de auditorias: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
• Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos
• Conformidad: cumplimiento de un requisito especificado
• Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.
• Evidencia de la auditoria: registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que sean verificables
• Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa del proceso
• Acción de mejora: Resultado de una no conformidad o incumplimiento de un requisito especificado
• Observación: hallazgo de la auditoria que no constituye una no conformidad actual. Pero que podría llegar a serlo, sino se le da un tratamiento oportuno, además según el criterio
de los auditores el hallazgo se puede mirar como una oportunidad de mejoramiento
• Permiso de Desviación: autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización Reclasificación: Variación de la clase de
un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales
• Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.
• Reclasificación: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales.
• V:xx. Numero de la versión del documento expresado en dígitos
• C:yy: Numero de copias generadas del documento expresado en dos dígitos.
  
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TERMINOS Y DEFINICIONES (Continuación)

• Partes Interesadas: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental
• No conformidad: Cualquier desviación respecto a las normas, practicas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión
• Auditoria Interna: Proceso sistemático e independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del sistema de gestión.
• Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de la organización.
• Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria
• Prevención de la Contaminación: Utilización de procesos, practicas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en
combinación) la generación, emisión de cualquier tipo de contaminante con el fin de reducir impactos ambientales adversos.
  
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1. CONTROL DE NO CONFORMIDADES, PRODUCTO NO CONFORME Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA

1 INICIO

La persona que identifica la No conformidad Potencial o Real en

el formato de Acciones de Mejora GC-F-11, anotando el hallazgo
y evidencia de la No conformidad encontrada, diligencia su
nombre y firma, con el fin de dejar evidencia de quien reportó el
Hallazgo y remite en el menor tiempo posible al Director de
área, Coordinador HSEQ o Equipo que analizará las causas de
la oportunidad de mejora:
Fuentes de No Conformidades Reales (que ocurrieron):
•Auditorias Internas y Externas
• Quejas y reclamos del cliente: Comunicados escritos o
Encuestas de satisfacción .

Acciones de Mejora
Identificación de las •Impacto Ambiental
No Conformidades •Incumplimiento de requisito legal en HSE
•No Conformidad del Sistema de Gestión Integral:

GC-F-11
Cualquier Incumplimiento a un requisito del sistema.
2 P
funcionario de la •Falla de Plan de emergencia
empresa • Revisión por la Gerencia
  •Falla de dispositivo de medición
• Productos No Conforme:
 Por inspección en recepción,
 Incumplimiento de especificaciones durante el desarrollo
del proyecto
1
 Incumplimiento de especificaciones finalizado el proyecto.
  
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1. CONTROL DE NO CONFORMIDADES, PRODUCTO NO CONFORME Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

(Continuación)
DOC. DE
ID PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA
• Fuentes de No Conformidades Potenciales (que no han
ocurrido):
•Sugerencias Internas:
 Resultados de las Inspecciones en Proceso
Cualquier  Comportamiento de proyecto
funcionário de la  Solicitud de creación, modificaciones o anulación de
empresa documentos.

Oportunidades de Mejora
  Prevención de Contaminación
Revisión por la Gerencia:
 Tendencias de quejas y reclamos del Cliente

GC-F-11
 Tendencias de fallas y reparación de equipos.
2 P
 Resultados de Auditoria Internas.
 Resultado de evaluación de proveedores
 Comportamiento de los Indicadores de Gestión.
 Seguimiento de acciones correctivas y Preventivas.
•Benchmarking:
 Estudio de las mejores practicas Técnico administrativo de
empresas lideres en nuestro sector económico.
 Análisis de errores cometidos por otras empresas para
conocer sus causas y evitar su ocurrencia en nuestra
empresa.
OTRAS FUENTES INTERNAS Y EXTERNAS
  
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1. CONTROL DE NO CONFORMIDADES, PRODUCTO NO CONFORME Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (Cont.)

DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA
El Director del área donde se identifico la No Conformidad
asigna los responsables de investigar las causas y proponer la
acción a implementar o en su defecto lo realiza el Coordinador
HSEQ. Se puede emplear cualquier método de causas la
1 persona que realice análisis definirá cual método de análisis de

Acciones de Mejora
causas es el mas apropiado. Aunque el método que se propone
Oportunidades de a los empleados de la empresa para el análisis de causas son:

GC-F-11
Mejora
El método de los Porque: que consiste en preguntar ¿Por
3 P Director del área GC-F-11 con qué? Tantas veces como sea posible para cada A.M. hasta
Análisis de la NC correspondiente reporte de la no hallar la causa raíz del problema .
conformidad
El método de las 5´ms: Consiste en ir descartando las causas
de una A.M analizando las 5´ms que son: Mano de Obra,
Maquinaria, Materiales, Método, Medio Ambiente.
Si el análisis de causas lo esta realizando un grupo de trabajo,
quien ubica su firma y nombre en la casilla de “Nombre de
quien analizo” es el líder del grupo.

Acciones de Mejora
Se define el tipo de acción a tomar dependiendo si es una No
Acción propuesta conformidad Real, puede originar una acción correctiva o una
corrección (Corrección: solucionar el problemas en el momento pero no
GC-F-11

solución a su causa y la Acción Correctiva es la acción tomada para

4 H Director de área Acciones de eliminar la causa de la NC); y las NC. Potenciales (No conformidades
correspondiente Mejora potenciales) originan Acciones Preventivas. Además deben diligenciar
GC-F-11 el Formato de acciones de mejora, Correctiva o Preventiva, se ubica
nombre y firma de quien implemento la acción.

2 3
  
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1. CONTROL DE NO CONFORMIDADES, PRODUCTO NO CONFORME Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (Cont.)

DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA
Para el caso del tratamiento del producto No conforme algunos
2 de sus posibles tratamientos pueden ser: concesión, reparación,
reproceso, reclasificación o desecho. Sólo para este último
caso será almacenado e identificados de forma separada
NO dentro del almacén y/o lugar destinado para el

Acción de Mejora
almacenamiento o se le colocará una etiqueta que lo
¿Es un identifique como producto no conforme. Dicha decisión es

GC-F-11
producto No Acción de Mejora tomada por el encargado del respectivo proyecto donde es
5 V Conforme? Director del área generado el producto no conforme. Para mayor entendimiento
correspondiente GC-F-11
de estos conceptos ver el apartado definiciones del presente
documento (Página 3). Para el caso de las reparaciones del
SI
PNC debe someterse a una nueva verificación por parte del
encargado del proyecto o su delegado para demostrar su
Tratamiento de PNC conformidad con los requisitos anteriormente establecidos. En
cada Plan de Gestión Integral HSEQ se establece los
parámetros para la identificación manejo de PNC en las obras.

A quien se le designe la responsabilidad del seguimiento debe

verificar la eficacia de la acción tomada de las respectivas
oportunidades de mejora, en caso de que la acción tomada no
sea eficaz, o no se halla llevado a cabo, se debe reportar al
Director del área donde se origino. Una vez verificada la eficacia
de la acción implementada, el responsable del seguimiento le
3 entrega este formato al Coordinador HSEQ para el cierre de la

Acción de Mejora
acción, este se da con la firma del Coordinador HSEQ como
Acción de Mejora aprobación de la misma y las personas que intervinieron en la
GC-F-11
Director de área
implementación y el seguimiento. En caso contrario, el
6 VA correspondiente GC-F-11 Coordinador HSEQ o el equipo que analizo las causas realiza
¿La acción nueva mente el procedimiento, y se deja evidencia en la casilla
tomada fue de observaciones el por que no fue eficaz. La persona que
eficaz? realice el seguimiento deberá ubicar su nombre y firma con el fin
de dejar evidencia de quien fue el responsable de hacer
seguimiento y definir la eficacia de la acción.
Nota: Cuando la acción correctiva o preventiva implementada
implique el cambio de un documento o formato del sistema, esta
no podrá ser cerrada hasta que no se comprueba la eficacia del
FIN mismo (Es decir se halla implementado).
  
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2. AUDITORIAS INTERNAS
DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA

1 INICIO La empresa realizara el programa de auditorias, se

deberá programar como mínimo una auditoria al año, en
esta auditoria se debe auditar todos los proyectos o
servicios y procesos que halla documentado la empresa

Programa de Auditorias
bajo el SGI. Además se podrán programar auditorias
tomando en consideración el estado y la importancia de
los procesos y las áreas ha auditar, de acuerdo a la

GC-F-04 .
valoración de riesgos y a los aspectos ambientales
Coordinador significativos identificados, resultados de auditorias
2 P Programa de
auditorias HSEQ anteriores y lo adaptará periódicamente de acuerdo a los
diferentes proyectos que le vayan siendo adjudicados,
dependiendo del monto (más de 2500 Salarios Mínimos
Legales Vigentes) y duración de los proyectos ( a partir
de un año), se podrá realizar auditoria por proyecto.

• Educación: Mínimo Técnico o Tecnólogo

Selección del Auditor
• Formación: Auditor de SGI HSEQ
• Habilidades: Capacidad de comunicación, Análisis,
Coordinador Perfil de trabajo en equipo y capacidad de observación
3 P
HSEQ Cargos • Experiencia: haber participado como mínimo en dos
auditorias internas. En Sistemas de Gestión de Calidad
y otros Sistemas de Gestión (OHSAS 18001, ISO
14001, RUC) EN Sistemas de Gestión Integral.

Se le debe avisar al auditor seleccionado con

Informe de la anticipación y capacitar en el manejo del Plan de
programación al
Coordinador Programa de Auditoria GC-F-05, además de la comunicación de los
4 P auditor auditorias
HSEQ riesgos y aspectos ambientales a los cuales se expondrá
GC-F-04
y dejar el registro de la capacitación en el Control de
1
Capacitación.
  
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DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA
El plan de auditorias debe ser entregado por el auditor líder
como mínimo con una semana de antelación. El cual debe

Plan de Auditorias
1 contener aspectos como:

Programa de
•Objetivo y alcance de la auditoria

Auditorias
GC-F-04

GC-F-05
•Áreas auditar
5 P Elaboración del plan •Documentos de referencia, como las normas técnicas
Auditor Líder aplicables al sistema de gestión de calidad
de auditorias
• Actividades a realizar durante la auditoria identificando como
requisito el numeral de la norma que afecta.
Si el Plan es Enviado vía e-mail, se deberá adjuntar el e-mail al
plan para dejar evidencia de que este fue enviado y/o recibido.

NO
Coordinador Programa de
6 HSEQ y el auditorias
¿El plan
es Responsable GC-F-04 y Plan de
P del área a auditorias
apropiad
auditar GC-F-05
SI o?

Plan de Auditorias El auditor líder solicita la documentación requerida para

7 P Solicitud de la Auditor Líder la auditoria,
GC-F-05
documentación reporte de Oportunidades de M

Ejecución de la
auditoria

Plan de Auditorias
A medida que se va desarrollando la auditoria el equipo
8 H
11

GC-F-05 auditor va tomando apuntes

Equipo Auditor
  
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DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA

2
Informe de El informe de la auditoria debe ser presentado por
Reporte de el equipo auditor o por el auditor líder a la semana
9 Oportunidades de Auditorias
Informe de la auditoria siguiente de haberse realizado esta y debe ser
H Auditor Interno Mejora GC-F-06 entregada a al Coordiador HSEQ.
GC-F-11

NO
Informe de
¿El informe ha Coordinador Auditorias
10 sido
HSEQ
H aprobado? GC-F-06
SI

Coordinador
HSEQ y el Informe de Reporte de
Levantamiento de acciones Oportunidades
11 V correctivas y preventivas Responsable auditorias
de Mejora
de área GC-F-06 GC-F-11
auditada

Coordinador Reporte de El Coordinador HSEQ

Acciones de
Verificación y seguimiento Oportunidades
12 V de las acciones
HSEQ Mejora
de Mejora realiza el seguimiento a estas acciones y
GC-F-11 termina de diligenciar el formato GC-F-11
GC-F-001

Coordinador
13 A FIN HSEQ
  
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3.ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

RESPONSABL DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD REGISTRO OBSERVACIONES
E REFERENCIA

INICIO
1

La evaluación de satisfacción del cliente, se realizará al

final del contrato para proyectos inferiores a 6 meses o
Determinación de la
Coordinador semestralmente para proyectos superiores a 6 meses.
2 periodicidad de la
P realización HSEQ

Envió de las encuestas Las encuestas serán enviadas a la persona responsable

Administrador de diligenciarlas 
3 P

Diligenciamiento de la Formato de la
encuesta encuesta Encuestas
Cliente .
4 H diligenciadas
GC-F-06

Recolección y análisis de Informe de

la información Coordinador gestión e
Cliente
5 H HSEQ indicadores
asociados

SI
La
evaluación NO Coordinador Informe de gestión e
6 V es conforme HSEQ indicadores asociados

Reporte
Coordinador Oportunidad
7 A Oportunidades de de mejora Ver numeral 1 del presente documento
mejora
HSEQ
GC-F-11
  
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DOC. DE
Id PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA

Encuesta Satisfacción Informe de

Coordinador Cliente gestión e
8 Tabular para revisiones HSEQ indicadores
por la gerencia GC-F-06 asociados
A

FIN
  
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4. GESTION DOCUMENTAL

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

NIVEL 1
Concepto El manual HSEQ establece el método, los
Manual fundamental procesos y las políticas generales de la Empresa.
HSEQ y política EL porque del sistema

NIVEL 2
Principios y
P rocedimientos establece el qué, cuándo, donde y
estrategias
Procedimientos quién del sistema y proporciona los vínculos de
los procesos.

NIVEL 3
Instructivos o Métodos Instrucciones de trabajo, señala cómo debe realizarse
Guías la operación n y describe las actividades principales.

Prueba NIVEL 4
Registros Registros: proporciona la evidencia de
cumplimiento con el sistema
  
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4.2. PRESENTACIÓN DEL SGI

íTEM DESCRIPCIÓN

Para la presentación de los documentos se utilizará el tamaño carta (8,5 x 11 pulgadas) en

posición horizontal, los instructivos, guías, fichas técnicas y los formularios para registros no
Formatos (papelería)
tendrán formato estandarizado y se harán en diferentes tamaños de acuerdo a los
requerimientos de la empresa y deberán contener como mínimo el nombre, código y versión

Edición de los documentos del SGI
Encabezado de la página
Pie de página
Para la edición de los documentos se utilizará el software Power Point de Microsoft versión
97 o superior. La letra a utilizar no será estandarizada, sin embargo debe ser una fuente no
cursiva, no artística, legible (Ej. Arial, Century Gothic, Geometric415Lt BT, ó similares) y
podrá variar de tamaño. Las márgenes superior, izquierda, derecha e inferior serán mínimo
de 1 cm. cada una.
Dicho encabezado debe contener: El nombre del documento, el código, la versión, la fecha
de actualización, la paginación, el logotipo y nombre de la empresa.
La documentación del SGI no llevará ninguna inscripción en el pie de página.

Primera página: portada normalizada, variando sólo el nombre del documento en la

segunda línea.
Segunda página: tabla de contenido, control de modificaciones y control de distribución.
Tercera página: objetivos, alcance, referencia normativa, términos y definiciones. A partir de
la cuarta página se tiene el texto normativo aprobado sobre el tema que trata el documento.
Contenido de un documento del SGI
El contenido del procedimiento puede ser textual o representado por diagramas de flujo.
La última página contiene el listado de los registros asociados al documento.
El Manual de Gestión Integral HSEQ tendrá una distribución diferente, dada su naturaleza,
la cual se presentará en la tabla de contenido del mismo. La primera y segunda página
serán iguales en contenido a lo descrito en este numeral.
  
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4.2. PRESENTACIÓN DEL SGI (Continuación)

íTEM DESCRIPCIÓN
El diagrama de Flujo esta conformado por un cuadro donde se define cada columna así:
Id: Numero consecutivo por actividad
Actividad: actividad a desarrollar, donde,

Inicio o Terminación

Actividad

Decisión (No: se desprende horizontalmente una acción,

Sí: continúa la línea vertical)

Representación de Diagrama de Flujo Documento

Conector, a otro proceso o a la página siguiente.

Proceso Predefinido

Los colores son sugeridos, no obligatorios.

Responsable: Nombre o cargo de las personas responsable de ejecutar la actividad.
Documento de referencia: Nombre del
documento que sirve como base para realizar la actividad.
Observaciones: Aclaraciones o comentario sobre la actividad.
  
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5.3. IDENTIFICACIÓN Y LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos de la organización se identifican con su respectiva codificación, la cual se describe a continuación:

XX - YY - ZZZ Número consecutivo del documento

Letras del tipo de documento
Letras que identifican el proceso

TIPO DE DOCUMENTO PROCESO

GG: Gestión Gerencial
P: Procedimiento LC: Licitaciones
I : Instructivo CO: Construcción
MI: Manual integral GR: Gestión de recursos
F: Formato
HSE: Gestión en HSE
SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y
GC: Calidad y mejora
Salud en el Trabajo
MT: Mantenimiento
RIT: Reglamento Interno de Trabajo
RHSI: reglamento de Higiene y Seguridad
El Industrial
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ tendrá una codificación diferente, su codificación esta compuesta por dos campos, el primero MI-
01, que significa Manual de Gestión Integral HSEQ, y el segundo el numero consecutivo del documento.

Para la legibilidad de los documentos, estos se encuentran en medio magnético (EXCEL formatos y procedimientos en Power point), para
garantizar su correcto diligenciamiento. En caso tal que los documentos deban llenarse total o parcialmente a mano, estos se diligencia con letra
legible y sin tachones ni enmendaduras.
  
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5.4. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y EXTERNO

Los documentos que maneja la organización se clasifican e identifican de acuerdo al siguiente esquema:

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

Documento
Documentos de
constitución y reforma de la
empresa (legales)
Correspondencia recibida
Normas Técnicas
Tipo de Documento
Documento Administrativo
constitución y reforma de la
Doc. Administrativo o Doc.
Técnico
Doc Técnico
Clasificación Documento
Documentos de Correspondencia emitida
empresa
Registro Legal y Otros; Documentos de administración
Documentos Contratos de personal (hojas de vida,
Adjudicados seguridad social, permisos,
prestamos, contrato laboral y
otros)
Normas y Documentos Subcontratos a todo costo y
Técnicos mano de obra
Tipo de Documento Clasificación
Doc. Administrativo o Registro Legal y Otros;
Doc. Técnico Documentos Contratos
Adjudicados
Doc. Administrativo Registro Legal y Otros
Doc Técnico Doc. De Contratos
Adjudicados

Publicaciones N.A. N.A Documentos de control de obra Doc Técnico Doc. De Contratos
Adjudicados
Pliegos de condiciones y Doc Técnico Doc. De Contratos Documentos contables Doc. Administrativo Registros y
licitaciones Adjudicados Documentos
Contables
Documentación técnica Doc Técnico Doc. De Contratos Propuestas y cotizaciones Doc Técnico Doc. De Contratos
(planos, levantamiento de Adjudicados Adjudicados
suelos etc.)
Contratos de obra pública o Doc Técnico Doc. De Contratos Documentos y requisitos del SGC Sistemas de gestión Doc. Y Registros del
privada Adjudicados Integral SGI
  
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5.4.1. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y EXTERNO

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABLE DE LUGAR DE
DOCUMENTO RESPONSABLE TIEMPO DE CONSERVACIÓN
COPIAS ARCHIVO ARCHIVO

Elaboración: El Director Administrativo

1. Documentos de envía una copia a la cámara Durante el Tiempo de Existencia de la
Asesor legal Definido por Gerente
constitución y reforma de comercio o a las diferentes empresa Gerente General
de la empresa (legales) Aprobación Representante legal entidades para su registro

Recepción:
El Administrador o EL Director de
2. Correspondencia Obra. A toda la correspondencia Correspondencia normal 1 año,
Coordinador Administrativo Administrador Oficina central
recibida diferente de facturas y otros correspondencia legal 5 años
documentos bancarios que se
archivan en otro lugar,

El Coordinador HSEQ y/o encargado de

proyecto anualmente o cada vez que se
reporte una actualización controla la
Vigencia de las normas técnicas
aplicables al SGI, y registra estas
actualizaciones en el formato de Control
Para contrato de proyecto: se de Documentación Técnica GC-F-08 Oficina central:
3. Normas y Actualización: distribuye las normas técnicas Cuando expira la vigencia del documento
documentos técnicas. Medio Magnético en
el Administrador y/o Coordinador y requisitos legales aplicables se le coloca el sello de obsoleto si es Coordinador HSEQ
Requisito Legal y Otro la Carpeta de Otros
HSEQ al proyecto, controlando su documento físico, pero Cuando se trata de
en HSE. Documentos del SGI.
versión y su vigencia normas técnicas en medio magnético
aplicables, se envían a la carpeta de
documentos obsoletos del SGI de
SECONTSA S.A.S.. El control de los
requisitos legales y otros en HSE, se
evidencia en la Matriz de Requisitos
Legales y Otros en HSE-F-03.

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CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
DOCUMENTO RESPONSABLE
Recepción: Administrador
4. Publicaciones
Revisión: el Gerente
Elaboración y presentación:
Administrativo, Gerente y
5.Pliegos de condiciones y
Director de Obras
licitaciones
6. Documentación técnica
Aprobación: Director de Obras o
(planos, levantamiento de
Gerente
suelos etc.)
7.  Contratos de obra pública
Recepción: Aprobación Gerente
o privada
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO
Elaboración: El Administrador o
el Arquitecto, el Director de
1. Correspondencia emitida Obras, registra en el formato de
control de la correspondencia
emitida . Para cada proyecto
habrá un control de
correspondencia,
DISTRIBUCIÓN DE COPIAS
No aplica
No se distribuyen Copias, el
Director administrativo se
Encarga de Archivar los
Documentos de los Procesos
Licitatorios
El director de obra o el
Gerente, registra la
información en el formato
control de la
documentación técnica
GC-F-08
Administrador
devuelve el original firmado
al cliente
Administrador envía la
correspondencia local con
copia para ser firmada como
soporte de la recepción. para
otras ciudades se envía
como correo certificado
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
No aplica
Hasta la adjudicación del
contrato (en caso que
salga favorecido la
duración del contrato mas
5 años)
Se conserva la versión tal
como se construyó 5 años
después de la terminación
del contrato
La duración del contrato
mas 5 años
Correspondencia general
Administrador, Arquitecto
1 año, correspondencia
legal (Contratos) 5 años
RESPONSABLE DE
LUGAR DE ARCHIVO
ARCHIVO
Administrador Original Oficina central
Administrador Oficina Central
Durante la realización de la
Director de Obra y
obra en la Oficina de Obra
Arquitecto
después en la Oficina Central
Original Oficina Central:
Administrador
Copia en Oficina de Obra.
Oficina Central las
Administrativas
Oficina de Obra las
y Director de Obra Contractuales, al terminar
contrato entregan a la oficina
central

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Versión:02
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DOCUMENTO
2. Documentos de
administración de personal
(hojas de vida, seguridad
social, permisos, préstamos,
contrato laboral y otros)
3. Subcontratos a todo costo
y mano de obra
4. Documentos de control
de proyecto
5. Documentos Contables
6. Propuestas y Cotizaciones
Elaboración: Responsable de cada área
7. Documentos y Registros
del SGI
PROCEDIMIENTO CALIDAD Y MEJORA
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO
RESPONSABLE
Elaboración:
Administrador y Asistente Gestión
humana
Aprobación:
Gerente General
Elaboración: el Administrador
y Asistente Administrativo
Arquitecto y Director de Obra
Elaboración: Coordinador Contable
Revisión y Control: Revisor Fiscal
Elaboración: Administrador
Aprobación: Gerente General
Aprobación: Gerente
DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO DE RESPONSABLE DE
LUGAR DE ARCHIVO
COPIAS CONSERVACIÓN ARCHIVO
Se entrega Copia al Duración del contrato
Administrador Oficina Central
Empleado mas 3 años
Copia firmada al Administrador
Duración del contrato
subcontratista y una copia y Asistente Oficina Central
mas 5 años
al proyecto Administrativo
Oficina Central
Arquitecto y/o Director de
Duración del contrato Arquitecto, Director de Durante la Ejecución del
Obra envía las copias
mas 5 años Obra y Administrador Proyecto en oficina del
correspondientes al cliente
Proyecto
El contador envía las
facturas, cuentas de cobro
y demás reportes de 10 Años Contador Oficina Central
gastos y costos al revisor
fiscal
Si el contrato es
adjudicado se En medio magnético
convierte en
documento contractual En la carpeta de procesos,
Se envía original al cliente, en la subcarpeta de
y se conserva por
la empresa almacena una Administrador Presentadas las que no son
cinco años. Si no es
copia de la propuesta Adjudicas. Las que son
adjudicado se
almacena seis meses Adjudicadas en la carpeta con
y posteriormente es el mismo nombre
eliminado
Se envían las copias al
cliente que se requieran, Durante su Vigencia. Oficinal Central. Los de los
las demás se almacenan Los registros de los Coordinador HSEQ Proyectos en la Oficina del
en el área administrativa de contratos por 5 años Proyecto
la empresa
  
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5.4.2. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Los documentos obsoletos del SGI, son almacenados en medio magnético, en la carpeta de documentos obsoletos del SGI, para tener una copia de los mismos.
Las copias físicas de los mismos son destruidas para evitar su uso no intencionado, o se marcan con el sello (X) que los identifica. Estas se utilizan como papel
reciclable, para la impresión de documentos internos. Los documentos que se deban enviar a clientes, proveedores, personal, deberán ir en papel limpio, no se
deberá utilizar reciclable.

5.4.3. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DE DOCUMENTOS DEL SGI (CONTROLADOS Y NO CONTROLADOS)

Las copias controladas de los documentos del Sistema de Gestión Integral HSEQ de SECONTSA S.A.S., se les marcará en la portada con la leyenda
DOCUMENTO CONTROLADO y la distribución del mismo en el formato de Control de Documentación Técnica GC-F-08, los registros que se almacenan en
cada una de las áreas de la empresa, tendrán un Listado de Registro GC-F-02 en su respectivo AZ, con el fin de garantizar su control se marcará el GC-F-08 con
la leyenda “Documentos Controlados”. Las copias de los registros que se envían a otro funcionario de la empresa sea del área administrativa o del sitio de los
proyectos, deberán controlarse su distribución en el formato de Control de Documentación Técnica GC-F-08. Los documentos controlados, son enviados a
personal de la empresa que labora en proyectos o en el área administrativa.
Los documentos No Controlados, se les marcara con una leyenda de “DOCUMENTO NO CONTROLADO”, estos se entregarán a agentes externos, o partes
interesadas externas que quieren conocer el Sistema de Gestión Integral HSEQ de SECONTSA S.A.S

5.5 CONTROL DE REGISTROS

5.5.1 Identificación de los registros: Los formatos diligenciados se convierten en registros del SGI de SECONTSA S.A.S. estos se identifican en el Listado
Maestro de Registros GC-F-02, los registros se identifican con su respectivo código, el Listado Maestro de Registros estará ubicado en cada AZ donde se
almacenen los registros del SGI HSEQ.

5.5.2 Almacenar, proteger y garantizar su recuperación: Los registros diligenciados y se almacenan en los fólder correspondientes a su área o sitio de uso. Si es
registro del SGI del área administrativa, ira en el fólder de documentos administrativos del SGI; si es del área operativa (Proyecto), ira el AZ de documentos del
Proyecto Respectivo. Para la protección de los mimos, se almacenan en áreas libres de humedad y en estantes debidamente identificados, armados y en buen
estado.

5.5.3 Retención y disposición final: Los registros del SGI de la empresa SECONTSA S.A.S. se almacenan por un tiempo estipulado de un (1) año, posterior a
esto los registros se envían ha archivo inactivo, donde se almacenan por 20 años mas Según requerimientos legales Decreto 1443 de 2014.
  
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5.6. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

5.6.1. CONDICIONES GENERALES
íTEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

Las solicitudes de creación modificación o anulación de

documentos o Formatos son reportados por cualquier empleado en
la casilla de sugerencia interna del formato de oportunidades de
Solicitud de Formato de mejora. Los cambios en el Manual de Gestión Integral se
Creación, modificación o Cualquier empleado de Documento a crear, Oportunidades de documentan en actas de Reunión, debido a que los cambios en el
anulación de la empresa modificar o anular mejora mismo pueden afectar la integridad del sistema. Los cambios o
1 creación de documentos, que se generen por una evaluación de
documentos o Formatos (GC-F-11) riesgos o de impactos ambientales no necesitarán la solicitud de
cambio (Oportunidad de Mejora), debido a que la identificación del
riesgo o del peligro es la evidencia de la modificación o creación del
mismo.

Identificación y Listado Maestro de

Codificación Coordinador HSEQ documentos
2 GC-F-01
Los documentos serán revisados por los responsables o los
participantes del proceso, quienes revisan el documento y dan su
visto bueno a través de su firma, finalmente estos aprobados por el
Gerente. Primero se verifica la solicitud de Creación, modificación o
anulación de documentos y se decide si se aprueba o no dicha
solicitud. El control de cambios de los formatos se evidenciará en el
Documento firmado formato de Oportunidades de Mejora y sus firmas de aprobación
Aprobación Administrador Listado Maestro de respectivas. Los documentos en el Ítem de Control de
3 documentos Modificaciones (Ver tabla de contenido de cada documento), en el
GC-F-01 cual se evidencia las modificaciones que se hicieron al documento.
En algunos casos, se podrá realizar la solicitud y aprobación de
cambios de documentos en actas de reunión; la aprobación de los
documentos para su manejo en medio magnético en aras del
ahorro de papel, se convalidará de igual forma a través de una acta
en donde se especifique los documentos, fecha y nombre de quien
elaboró, revisó y aprobó la documentación.

Difusión de nuevas
versiones, recuperación Listado Maestro de Luego de aprobados los documentos se difunde al personal
de versiones obsoletas y Coordinador HSEQ documentos involucrado en la aplicación de estos, y se recogen las versiones
4 disponibilidad del GC-F01. Todos los obsoletas, asegurándose que se encuentren disponibles para
documento en el sitio de documentos del SGC consulta en los respectivos lugares de uso.
uso
  
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íTEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOC. REFERENCIA REGISTRO OBSERVACIONES

Implementación y Luego de aprobado y difundido el documento, este se

5 revisión del Documento o Personal de la Documento o Formato Listado Maestro de
documentos implementa por el empresa, si el personal encuentra que el
Formato Empresa Creado GC-F-01 documento no es adecuado, se deberá volver a solicitar
modificación de documento.

Los documentos originales se archivaran en medio

magnético en la carpeta SGI en la subcarpeta documentos
actualizados, las versiones obsoletas se guardara una
copia en la subcarpeta de documentos obsoletos, para
estos archivos se hará copias de seguridad en la USB y
CD, con una regularidad mensual los cuales serán
archivados en un sitio seguro para salvaguardar su
Almacenamiento, contenido, el responsable de estas será el Gerente, quien
5 es el encargado de definir el sitio en el cual se almacenarán
Archivo, protección y
disposición las copias de seguridad. Los documentos en físicos se
Coordinador HSEQ conservarán en repisas o archivadores identificados ,
relacionados en la matriz de archivo documental.
Para garantizar la protección y conservación de los
documentos y registros en medio físico se utilizarán Fólder
o Az con separadores debidamente rotulados archivados
según el listado maestro de registros (GC-F-02),
aclarando que las copias obsoletas en medio físico se
sellan como obsoletos, se destruyen o se usan como papel
reciclable

Modificaciones y control Listado Maestro de

6 de vigencia de los Coordinador HSEQ La versión a Modificar
documento
Documentos
(Actualizados) GC-F-01
  
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4.7. CONTROL DE PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

EL plan de gestión integral HSEQ, es un formato y documento a la vez, es un formato del SGI del proceso de CONSTRUCCIÓN
(CO-F-01), el cual nos ayuda a planear la ejecución de los proyectos que este ejecutando la empresa, esta planeación es diferente
para cada proyecto, por lo tanto el contenido del plan de gestión integral difiere. El control de los cambios se describe a continuación:

4.7.1 Cambios en el formato

Los cambios en formato del Plan de Gestión Integral HSEQ, se controlan en el listado maestro de documentos y en el encabezado de
dicho documento, en estos se especifica la versión y la fecha en la cual se realizó el cambio.

4.7.2 Cambios en el contenido

Los cambios en el contenido del Plan de Gestión Integral HSEQ, se controlan en el Control de Documentación Técnica GC-F-08 del
proyecto, en el cual se coloca en la casilla de versión la letra “R” junto con el numero consecutivo de la revisión. Los cambios en el
contenido, se enuncian en la página 3 del Plan de Gestión Integral HSEQ CO-F-01
Los cambios en ambos casos deberán ser reportados primero en el formato de oportunidades de mejora (GC-F-11).
  
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4.8. REGISTROS CON BASES ACTUALIZABLES

Los registros con bases actualizables, son aquellos en los cuales se actualizan en periodos de tiempo determinado, o cuando ocurre
un cambio dentro del proceso al que pertenece u otro suceso que afecta la base del registro, los registros con bases actualizables
son los siguientes:

• Control de Dispositivos de Seguimiento y Medición: Año tras año se actualiza la planeación de verificación y calibración de equipos.
• Hoja de vida de equipo : Se actualiza cada vez que se realiza una calibración o verificación de los equipos de medición. Se
modifica cada vez que se realiza mantenimiento correctivo o preventivo de los equipos.
• Listado maestro de Documentos: se modifica cada vez que un formato o documento cambia de versión.
• Plan de Capacitación : Todos los años se realiza el Plan de Capacitación, durante el transcurso del año, este puede cambiar de
acuerdo a las necesidades de la empresa y de sus empleados.
• Perfil de Cargos: Se modifica de acuerdo a las necesidades de la empresa, debido a que si aumenta su capacidad técnica o
económica, se deberá modificar el perfil de cargos o de acuerdo a requisitos de clientes.
• Base de proveedores: Se modifica cada vez que se agrega un nuevo proveedor a la Base.
• Matriz de Factores de Riesgo e Impacto: Este registro se actualiza cada seis meses, en este periodo se vuelva hacer un análisis
completo, con el fin de identificar peligros, Aspectos y valorar riesgos e impactos ambientales, este además puede ser modificado
con la identificación de nuevas actividades rutinarias, peligros y/o riesgos.
• Programas de Gestión: Cada programa tiene una fecha de revisión, pero estos están sujetos a cambios de acuerdo a la
identificación de nuevos peligros en HSE, nuevos aspectos ambientales significativos, entre otros.
• Programa de auditorias: Se actualiza cada vez que se programa una auditoria del SGI.
• Acciones Correctivas y preventivas: Se actualiza cada vez que se detecta y/o se cierra una oportunidad de mejora.
• Entre otros registros que requieran actualización periódica.

Todos estos registros, tienen un validez determinada, la versión y vigencia de los mismos, se controla con la fecha de actualización,
es decir el registro con fecha mas reciente es el actualizable, registros con fechas anteriores serán obsoletos o inválidos.
  
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4.9. DOCUMENTOS ESPECIALES Y PUBLICACIONES

Documento especial: Se consideran documentos especiales, aquellos que dan a conocer a los empleados por medio de
publicaciones, y los cuales hacen parte de procedimientos del SGI de SECONTSA S.A.S., entre estos documentos están: Política de
Calidad, Política de HSE, entre otros documentos que deben publicarse pero hacen parte de otros documentos del SGI. En estos
casos, para el control de estos documentos, se colocará, la fecha de publicación y el código del documento de donde fueron
extraídos. La distribución de los mismos se controlará por medio del formato de Control de Documentación Técnica GC-F-08.

Publicaciones: Las publicaciones son documentos externos, que entregan: Proveedores, ARL, EPS, Clientes y otras instituciones
que tienen relación con SECONTSA S.A.S. Se controlarán solo aquellas publicaciones que tengan relación con el SGI, es decir
aquellas que vengan de las EPS, ARL, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR a las cuales está afiliada la empresa, o aquellas del
cliente y otros pero que se relacionen con temas de Salud y Seguridad Industrial y Medio Ambiente. Estas se controlarán por medio
del formato de Control de Documentación Técnica.

4.10. IDENTIFICACIÓN DE NORMAS TECNICAS

4.10.2 Normas Técnicas y otros relacionados con la prestación del servicio (ISO 9001:2008)

• El Coordinador HSEQ de forma semestral o cada vez que se detecte un cambio en las normas técnicas y otros relacionados con la
prestación del servicio, registra los cambios en el formato de Control de Documentación Técnica.

• Como mínimo dos veces en el año el Gerente HSEQ entra a la página Web del ICONTEC, verifica la actualización de las normas
ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, con el fin de verificar las modificaciones y hacer los respectivos cambios en
la documentación SGI HSEQ. Las demás normas técnicas, RETIE, ASME, ETC, se revisa por el buscador GOOGLE y se verifica si
estas han tenido actualizaciones o modificaciones. Posteriormente se controlan las normas técnicas y otras, se hacen las
modificaciones respectivas a instructivos operativos o documentos del SGI que lo requieran.
  
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5 CONTROL DE LOS REGISTROS

CODIGO REGISTRO RESPONSABLES

GC-F-01 Listado Maestro de Documentos Coordinador HSEQ y Lideres del Proceso

Admón. Obra/ Administrador/ Coordinador
GC-F-02 Listado Maestro de Registros
HSEQ
GC-F-03 Control de Documentos Externos R. Obra/ Coordinador HSEQ
GC-F-04 Programa Auditoria Coordinador HSEQ
GC-F-05 Plan de Auditoria Interna Coordinador HSEQ
GC-F-06 Informe de Auditoria Interna Coordinador HSEQ
GC-F-07 Evaluación del Auditor Coordinador HSEQ
GC-F-08 Control de distribución de documentos externos R. Obra/
GC-F-09 Evaluacion de satisfacción del cliente Director de Obra
GC-F-10 Registro de BACK-UP Admón. Obra/
GC-F-11 Acción de mejora HSEQ Coordinador HSEQ
GC-F-12 Seguimiento acciones de mejora Coordinador HSEQ
GC-F-13 Control de correspondencia Administrador