PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS

Código: GI-PR-007 Fecha: 22/06/2017 Versión: 1 Controlado: Si

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“PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍAS”
1 con el código GI-PR-007 22/06/2017 GERENCIA

Elaborado por: Líder de Revisado por: Líder

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Gestión Integral Administrativo

1. OBJETIVO

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Establecer las actividades para la planeación y el desarrollo de las auditorías internas al

Sistema de Gestión Integral HSEQ de manera que permitan verificar si las actividades y
los resultados relacionados con la gestión integral son conformes con las disposiciones
preestablecidas y determinar la eficacia del sistema.

2. ALCANCE

Aplica a todas las auditorías internas al Sistema de Gestión Integral HSEQ desde su
planeación hasta la verificación de las acciones correctivas y el informe a la gerencia.

3. RESPONSABLE(S):

El representante de la gerencia es responsable por la elaboración, implementación y

seguimiento del presente procedimiento, el equipo de auditores se encargará de la
aplicación de este documento en todas las actividades de desarrollo de auditorías
internas.

4. DEFINICIONES

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditoría interna: Auditoria de primera clase, se realiza en nombre de la propia

organización para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaración de
conformidad de una organización.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Auditado: Organización que es auditada.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.

Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo

de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoria: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

auditoria.

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencia.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

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Hallazgo de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria

recopilada frente a los criterios de auditoría.

Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria

5. GENERALIDADES

El Líder de Gestión Integral HSEQ, elabora el Programa Anual de auditorías internas (GI-
F-034) del Sistema de Gestión Integral HSEQ

Las auditorias son llevadas a cabo por personal calificado seleccionado de forma tal que
sean independientes al área auditada, objetivas e imparciales.

Son considerados auditores quienes hayan participado y aprobado el curso de auditoría

interna correspondiente a la norma a auditar.

Las auditorías internas tendrán una frecuencia anual o cuando el caso lo requiera,
motivado a esto se elabora el programa de auditorías internas (GI-F-034).

El programa anual de auditorías internas (GI-F-034) debe especificar quien ejecutara el rol
de auditor líder, auditor y observador.

Entre los objetivos de cada auditoria se puede mencionar:

 Alinear lo procesos al plan estratégico y contexto organizacional a través de la

medición de indicadores que reflejen el desempeño de las áreas de interés en
torno a la satisfacción del cliente y el cumplimiento presupuestario.

 Cumplir con los requisitos para la certificación de conformidad con la Norma ISO
9001 / ISO 14001 / OSHAS 18001.

 Verificar la conformidad con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

 Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor

 Contribuir a la mejora del Sistema de Gestión Integrado.

 Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Integrado.

El Programa Anual de Auditorías Internas (GI-F-034.) podrá ser: General o Individual. Se

consideran Auditoria generales cuando se toman en cuenta y se programan todos los
requisitos del SGI o auditorías a toda la organización, e individuales cuando se auditan o
se programa; departamento o procesos en particular, o proyectos de forma específica.

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Los auditores preparan la auditoria, revisando las normas y procedimientos aplicables,

analizando los registros y preparando la lista de verificación Los criterios de auditoría se
definen de acuerdo a los siguientes aspectos:

 Criticidad del proceso.

 Relevancia ambiental del proceso.
 Riesgos prioritarios presentes en las actividades del proceso.
 Aplicación de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
 Procedimientos aplicables al proceso
 Cumplimiento de requisitos legales en SGI y otros
 Plan Estratégico de Seguridad Vial

Terminada la auditoria el grupo auditor realiza el informe de la auditoria en el formato (GI-

F-030) y lo entrega al área auditada; describiendo la evidencia y la no conformidad o
producto no conforme y los comentarios del auditado; posteriormente, el área auditada
realiza la investigación o análisis de las causas de la no conformidad en el formato GI-F-
008 , donde consignan las acciones tomada y las actividades que se deben implementar
para conseguir la acción tomada definiendo el responsable de la implementación, fecha
límite, recursos, indicador y responsable del seguimiento.

El Líder de Gestión Integral HSEQ presentará a la Gerencia el informe de auditorías.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

 El Líder de Gestión Integral HSEQ programa las auditorías internas a través del
formato (GI-F-034) y entrega al gerente general para su aprobación.

 El líder de Gestión Integral HSEQ distribuye el programa anual de auditorías internas

(GI-F-034) a todo el personal de la empresa.

 Preparación de la auditoria:

El Auditor Líder:
 Establece el contacto inicial con el auditado con la finalidad de:
 Fijar los canales de comunicación.
 Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria.
 Determina la viabilidad de la auditoria.
 Solicitar acceso a los documentos pertinente, incluyendo los registros.
 Revisa la documentación relacionada a los procedimientos a auditar.
 Convoca a los auditores que participaran en la auditoria para la
preparación del Plan de Auditoria Internas (G-F-028).

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Equipo auditor (Auditor Líder / Auditores Internos)

 Prepara el Plan de Auditoria Internas (G-F-028 que incluye:
 Los objetivos de la auditoria.
 Los criterios de auditoria.
 Métodos de auditoria.
 El alcance de la auditoria.
 Las fechas y lugares donde se va realizar la auditoria.
 La hora y duración estimada de las actividades de auditoría, incluyendo las
reuniones con la dirección del auditado y con el equipo auditor.
 Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de
los acompañantes; para la ejecución de la auditoria en las áreas
específicas establecidas.
 La asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la
auditoria.
 Riesgos asociados en la ejecución de la Auditoria y su plan para mitigarlos.
 Proceden a divulgar el plan de auditoría a la Gerencia / área auditada o a
toda la organización (cuando aplique).

 Ejecución de la auditoria:

 El auditado y el auditor se reúnen para dar comienzo a la auditoria, el auditor

informa el alcance de la auditoria y los puntos a desarrollar durante la misma
según lo establecido en el Plan de auditoría.

 De acuerdo a la planificación de la auditoría hecha por el auditor en el formato

Lista de verificación para auditorias, solicita la evidencia que pueda demostrar la
conformidad del proceso auditado frente a los criterios definidos para auditar.

 Los hallazgos de la auditoria se registran en el formato Informe de auditoría.

 Una vez agotados los criterios planificados para ser auditados y los demás que el
auditor considerare pertinentes durante la auditoria, se procederá a efectuar la
reunión de cierre de la misma dejando registro en el formato
 El auditor preparará el informe de auditoría y el reporte de no conformidades
encontradas durante la auditoria y entregará copia al auditado para que este inicie
tramite al cierre de las No Conformidades encontradas (cuando aplique).

 Se realizará una vez al año al Sistema de Gestión Integral (calidad, medio

ambiente, seguridad y salud en el trabajo, plan estratégico de seguridad vial).

 Se debe garantizar la competencia del auditor externo (certificado como auditor),

se solicita documentación y se archiva como proveedor de servicio.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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GI-F-008 LISTA DE CHEQUEO PARA AUDITORIA

xxx INFORME DE AUDITORIA
xxx ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

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