Formatos de Procesos Logísticos

Yorleny Arboleda Montaño

Brahian Steven Betancur

Vannesa Andrea Correa Cruz

Claudia Faribe Vallejo

Cesar Augusto Triana Posso

Centro de Biotecnología Industrial, Gestión De La Producción Industrial

Ficha: 2231443

13 de Agosto del 2021

 Empaque y Embalaje

Funciones del empaque y embalaje (las 3 P)

● Proteger dentro de la cadena logística.

● Presentación y promoción. (Vendedor oculto).
● Preservación del medio ambiente.

Funcion de Proteccion:
Durante la cadena logística protege el producto del deterioro por el medio ambiente,
manipulación, etc.

Función de Presentacion y Promocion (vendedor silencioso):

•Facilitar la exhibición, estimular la sensibilidad directa y subliminal en el consumidor.
•Convencer al cliente de inmediato.
•Tomar el puesto de impulsador.
•Mostrar indirectamente la capacidad tecnológica y calidad.

Empaque
Material que sirve como agrupador primario, identificador y sirve también como protección y
anuncio.

Embalaje
Caja o cubierta con que se resguardan los productos del daño, deterioro, del medio
ambiente, etc. durante el proceso logístico.

Empaque:
Orientado al mercadeo, manera de presentar el producto para la venta.

Embalaje
Orientado a la logística, protección durante la cadena logística.

Normas internacionales

ISO 28219 : Embalaje y etiquetado

ISO 3394 : Dimensiones del embalaje terciario

ISO 780 y 7000 : Símbolos de manejo y manipulación (Pictogramas).

Reglamento de la Organización Internacional del Trabajo (OIT): Estipula que

ninguna carga que requiera manipularse por fuerza humana en algún momento de
su distribución física internacional, podrá pesar en bruto más de 25 Kg.

NORMA NIMF No. 15 Y RESOLUCION ICA 1079/04: Describe las medidas

fitosanitarias para reducir el riesgo de introducción y/o diseminación de plagas
cuarentenarias asociadas con el embalaje de madera, fabricado de madera en bruto
de coníferas y no coníferas, utilizado en el comercio internacional.

Normas colombianas

NTC 125: 1991, establece los requisitos que deben cumplir las películas de polietileno de
baja densidad para el empaque de alimentos.

NTC 512-1 Establecer los requerimientos mínimos de los rótulos o etiquetas de los envases
o empaques en que se expenden productos alimenticios”.

NTC - ISO 14021: Contiene las declaraciones ambientales para el etiquetado

ambiental.

NTC 5858:2011, especifica los requisitos para las estibas, la manipulación, transporte y
almacenamiento de mercancías.
GTC 234:2012, esta guía presenta las recomendaciones generales que se deben tener en
cuenta para determinar el tipo más adecuado de e,e,e, 0 3 que se debe utilizar para
proteger un producto a lo largo de toda su cadena de uso, con el fin de proteger las
mercancías.

Resolución 1407 de 2018 Minambiente que reglamentó utilización de empaques de papel,

cartón, plástico, vidrio y metal, y que tiene impacto directo en el sector industrial. La nueva
normatividad va dirigida a optimizar el uso de material en los envases y empaques.

Documentación:

● Cartilla empaques y embalajes para exportación

● Guía Etiqueta, Envase y Embalaje para Exportación Cámara de Comercio de Bogotá

● Lista de empaque:
Documento elaborado por el exportador y cuyo principal objetivo es facilitar el
reconocimiento selectivo de la mercancía dentro de un lote por parte de los
inspectores de aduanas.

Qué incluye la lista de empaque?

La lista de empaque contendrá de forma clara:

● Lugar y fecha del embarque.

● Datos del expedidor (empresa exportadora).
● Datos del receptor (empresa importadora).
● Referencia al número de factura comercial a la que corresponde el pedido.
● Cantidad y numeración de cada tipo de embalaje.
 ● Descripción precisa de cada mercancía.
● Cantidades específicas y descripción del contenido de cada embalaje.
Especificar el # total de artículos de acuerdo con los embalajes (tarimas, bultos) y
empaques (cajas, rollos, bolsas) de que esté compuesto el embarque. Ejemplo:
3000 tuercas en 300 cajas en 30 tarimas.
● Peso bruto y neto de cada producto (en kg o lb).
● Peso bruto y neto del embarque (en kg o lb).
● Dimensiones exteriores de embalaje (en pulgadas o cm).

Aunque no es obligatoria, puede incluirse información complementaria dentro del packing

list como:

● Código HS o del Sistema Armonizado de la Organización Mundial de Aduanas,

que sirve para clasificar y denominar los productos comerciados alrededor del
mundo.
● Modos y empresas de transporte.
● Volumen total y parcial (en pies cúbicos o metros cúbicos).
● Firma y sello del encargado de elaborar el documento.

Lista de Chequeo:

checklist u hojas de verificación, siendo formatos generados para realizar actividades repetitivas,
controlar el cumplimiento de un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de
manera sistemática. Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o
productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.
 Inventarios

Los inventarios son una lista ordenada de bienes de valor que pertenecen a la empresa o
institución, es decir; que son los elementos que conforman el patrimonio de la empresa.

¿Cuál es la función de los inventarios?

principalmente se tiene inventarios por que nos permite realizar las funciones de compras,
producción y ventas a distintos niveles, es decir que esta función nos permite conocer la
descripción del producto así como la cantidad existente y donde se encuentra.

control de inventario de alimentos

inventario de un bar

-Kardex
El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control
de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios,con
este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y
conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.
FORMATOS DE COMPRA:

El área de compras será la encargada de planificar, organizar y ejecutar

los procesos de compras y contrataciones, también vela por el
cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente
Modelo y es la unidad autorizada para realizar las negociaciones de
compra de bienes y activos comprendidos en el rango mencionado, a
través del instrumento Orden de Compra que se hablará más adelante.

DESCRIPCIÓN DE FORMATOS:

Estos formatos esencialmente se encargan de llevar un procedimiento

adecuado a la hora de comercializar y distribuir ciertos productos que
brinde la empresa, para así tener un buen desempeño dentro y fuera de la
empresa.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE COMPRAS

La misión general del aprovisionamiento consistiría en obtener del exterior

a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su
funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de
calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.

OBJETIVOS DEL ÁREA DE COMPRAS

• Alcanzar la excelencia a través de adquisiciones y contrataciones

eficientes en tiempo oportuno y en las mejores condiciones de costo y
calidad.
• Obtener apoyo total de los distintos departamentos para que las compras
de bienes y contratación de servicios cumplan con las disposiciones
establecidas en el Modelo.
• Lograr que las compras de los distintos departamentos se enmarquen
dentro de la disponibilidad presupuestaria, con el objetivo de eliminar en
todo lo posible las compras no programadas.
• Alcanzar en grado óptimo que las compras sigan los estándares de
calidad ya establecidos en la empresa, con el fin de manejar un mejor
stock.
 • Desarrollar niveles satisfactorios de control que garanticen el
cumplimiento en los distintos departamentos, del uso adecuado de normas
y procedimientos establecidos en este Modelo.

Iniciación del procedimiento de compra

a) Iniciación del procedimiento de compra.
b) Determinación de lo que hay que comprar y de cuánto hay que
comprar.
c) Estudio de las condiciones del mercado.
d) Determinación de las fuentes de abastecimiento(son todas aquellas
actividades que hacen posible la correcta identificación y compra de los
bienes o servicios).
e) Obtención de un precio favorable.
f) Adjudicar y preparar el contrato de compra.
g) Conseguir la entrega de los materiales.
h) Comprobar la terminación del contrato.

Dicho esto se empieza oficialmente la ejecución de la documentación por

escrita donde solicitan de forma oficial al proveedor el suministro de un
bien:
Solicitud de compra
indica la cantidad y calidad del material
necesario, cuándo hará falta y dónde debe
ser entregado. Generalmente, las empresas
más avanzadas en métodos de
aprovisionamiento ya han informado a sus
proveedores del volumen de consumo y el
saldo que queda en el almacén, pues esto
permite que aquellos puedan evaluar el
pedido, de acuerdo con las variables del
mercado, precio, problemas de venta y
plazos de entrega. Si es necesario,
aumentar dicho plazo, podrán pedir un
cambio en el pedido mínimo, para poder
disponer de un mayor tiempo para atender
los futuras compras y conseguir una
entrega en términos favorables para ambos.

REQUISICIÓN DE COMPRA

Una requisición de compra es un formulario escrito que generalmente la

envía el departamento de compras y surge de la necesidad de materiales o
suministros. Las requisiciones de compras están generalmente impresas y
pre numeradas con especificaciones de la Compañía, para así llevar una
correcta documentación a la hora de distribuir una cierta cantidad de
productos.la mayor parte de los formatos incluye:
-Número de requisición
-Nombre del departamento o persona que solicita
-Cantidad de artículos solicitados
-Identificación del número de catálogo
-Descripción del artículo
-Precio unitario
-Precio total
-Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
-Costo total de requisición
-Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
-Firma autorizada.

Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega.La orden de compra es una
autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura.
La Orden de Compra es el medio mediante el cual las partes se
comprometen a respetar la compra del bien, así como los términos y
condiciones previamente pactados o establecidos en el proveedor
favorecido.

-Orden de producción

La orden de producción es el control individualizado que se lleva a cada pedido

o trabajo que se está elaborado, es un sistema que pueden utilizar las empresas
productoras de bienes o las que se dedican a la prestación de servicios. Es un
método de acumulación de los costos que concentra los costos de producción
en costos por trabajo. Vamos a controlar masivamente por procesos o de
manera individualizada.
-Factura
es un documento administrativo que refleja toda la información de una operación de
compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar
la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo,
además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

Criterios para Seleccionar Proveedores

• Se requiere que el proveedor esté inscrito en el Registro de Proveedores
de la empresa.
• Que el precio ofertado sea el más adecuado del mercado y que la
calidad ofrecida satisfaga las necesidades y requerimientos del área
solicitante.
• Que el proveedor otorgue condiciones de pago favorables, en plazo
mínimo de un mes en el crédito.
• Que los bienes ofrecidos por el proveedor sean compatibles o similares
con los que ya cuenta la empresa y que los equipos a adquirir sean de
tecnología de punta.
• Las marcas de los equipos ofrecidos deben estar disponibles en el país y
contar con repuestos suficientes y talleres de servicio especializados y con
experiencia para garantizar su mantenimiento.
NORMAS PARA LOS FORMATOS DE COMPRA:

NTC ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos

Los requisitos aplicables al proceso de compras en ISO 9001: 2015 se
encuentran definidos en el apartado 8.4 Control de los procesos, productos
y servicios suministrados externamente de la norma de referencia. Los
requisitos básicos a tener en cuenta en el proceso de compras son la
selección de proveedores externos, la determinación de los requisitos a
solicitar a los proveedores, la inspección en recepción y la evaluación del
comportamiento de los proveedores a lo largo del tiempo.
Proceso de compras y proveedores externos

Un proceso de compras en ISO 9001:2015 debería contemplar las

siguientes etapas y aspectos:

1. Selección de proveedor externo. Las empresas deben disponer de un

listado de proveedores externos seleccionados que puedan satisfacer las
necesidades de compra de la organización. Todas las compras realizadas
por la empresa deben realizarse a proveedores incluidos en este listado.
La organización debe establecer los criterios que deben cumplir los
proveedores para poder ser incluidos en este listado. Estos criterios
pueden ser, entre otros: disponer de certificaciones o acreditaciones, ser
único proveedor o proveedor oficial, superar un cuestionario, ser un
proveedor histórico, etc.

2. Solicitud de pedido. La organización debe establecer la metodología y

responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores. Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los
productos solicitados, el número de unidades, los precios, los plazos y
todas las características que la organización considere oportuno. La
empresa debe debe comunicar al proveedor la siguiente información:

● los procesos, productos y servicios solicitados de manera

inequívoca;
● los métodos de aprobación de sus productos y servicios;
● la competencia del personal necesario en caso de ser necesario;
● las interacciones del proveedor externo con la organización
● el control y seguimiento de su desempeño al que se somete el
proveedor externo por parte de la organización;
● los controles adicionales en sus instalaciones que podrían realizarse.

3. Inspección en recepción. Los productos entregados por los proveedores

deben ser verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los
procesos de la organización. La empresa debe establecer la metodología
de inspección y dejar registros o evidencias de la misma.

4. Evaluación de proveedores. La empresa debe evaluar periódicamente

(al menos una vez al año) el comportamiento de sus proveedores. Una
forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad
de cada proveedor, este índice puede ser el resultado de dividir el número
de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre
el número de pedidos servidos. Los datos de evaluación deben ser
incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información
en el momento de elegir a un proveedor para una determinada compra.

REFERENCIAS
https://studylib.es/doc/683049/documentacion-utilizada-en-
logistica-formatos-de-logistica

https://red.uao.edu.co/bitstream/handle/10614/7434/T05437.pdf?
sequence=1&isAllowed=y

https://economipedia.com/definiciones/orden-de-compra.html
https://es.slideshare.net/leidy95c/formatos-de-logistica11

https://tareasuniversitarias.com/formatos-utilizados-en-el-
proceso-de-compra.html
http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Compras/Pdf/Unidad_05.pdf

http://www.fedecacao.com.co/portal/index.php/es/2015-04-23-20-
00-33/305-fgestion-compras

https://www.partidoliberal.org.co/newtransparencia/documentos/
8.Contrataci%C3%B3n/Punto%208.3%20-%20GI-P-
004%20Procedimiento%20de%20Compras%20PLC.pdf

https://hederaconsultores.blogspot.com/2010/05/compras-segun-
iso-90012008.html#proceso-calidad

Almacenamiento: consiste en tareas de almacenamiento de los

aprovisionamientos recibidos, mantenerlos en correcto estado y que el
depósito de todos estos redunde de manera positiva en la actividad de la
empresa. Es decir, no solo tratan de almacenar, también tratan de que el
almacenaje sea eficiente.

Objetivos de la logística de almacenamiento

El objetivo primordial de la logística de almacenamiento es ubicar la
mercancía de la mejor forma posible reduciendo costes. Para esto es
necesario establecer un flujo de mercancías y una serie de objetivos
secundarios:

1. Rotación del stock controlada

2. Tener accesibilidad a todas las mercancías realizando el menor número
de traslados
3. Máximo aprovechamiento de la capacidad de almacenamiento tanto en
altura como en superficie.
4. Conseguir llevar los recuentos y los inventarios con facilidad, además
de conocer el estado en el que se encuentran los productos.
5. Garantizar el acceso a las mercancías cuando sean solicitadas.
6. Mantener las medidas de seguridad necesarias para conservar la
integridad de las mercancías.

Métodos para la logística de almacenamiento de mercancías

En cuanto a la logística de mercancías, existen 4 métodos para la

colocación de las mismas:

1. Almacenaje en bloque
Consiste en apilar las mercancías sin dejar espacios, unas junto a otras.
Se formarán tantos bloques en función de los productos asegurando de
esta forma que los productos de una misma referencia estén siempre
juntos.
2. Almacenaje a granel
Las mercancías almacenadas a granel son colocadas de tal manera que
forman montones adosados a las paredes o en el centro del almacén, no
se agrupan en cajas, bultos o unidades de carga.
3. Almacenaje ordenado
La principal ventaja de este tipo de almacenaje es que la manipulación,
el control y el recuento del stock es más fácil, sin embargo, no es un
almacenaje flexible y no optimiza el espacio disponible del almacén ya
que no se puede llenar al máximo.

4. Almacenaje desordenado o caótico

En este tipo de almacenaje la recepción de las mercancías se van

colocando en huecos vacíos, de tal forma que se puede llenar al máximo
 el almacén. El inconveniente, es el control del stock, ya que la
mercancía está almacenada en distintos lugares.

Almacenamiento de mercancías en función del espacio disponible

La logística de almacenaje tiene como objetivo conseguir una utilización

óptima del espacio disponible para el almacenamiento, motivo por el cual
analiza la superficie y el volumen.

Se utilizan dos sistemas para la optimización de la superficie:

1. Almacenaje sin pasillos: se forman bloques de productos apilados

con o sin paleta o plataforma de apoyo, de forma que entre ellos no
exista espacio perdido.
2. Almacenaje con pasillos: los productos se apilan sobre paletas,
dejando entre dos cargas unitarias un pasillo de acceso cuya anchura
está en función del medio que se utilice para el apilado.

Almacenamiento de mercancías en bloques apilados

Este tipo de almacenaje consiste en formar bloques de productos de una

misma referencia, formando pasillos de acceso mediante el apilamiento de las
mercancías.

Este sistema de almacenaje se puede utilizar para unidades de carga

paletizada o de gran volumen, almacenando grandes cantidades de cada
referencia.

Tipos de logística de almacenamiento

Los avances tecnológicos han generado una necesaria clasificación de los

tipos de almacenamiento a los que puede recurrir una empresa en función de
los materiales y sus características. Veamos algunos:

1. Almacenamiento de materias primas:

Corresponde a los materiales en estado puro o que no han sido

empleados antes en ningún otro proceso. Las empresas procuran que
 se ubiquen las materias primas lo más cerca posible a la planta de
producción.

2. Almacenamiento de productos intermedios:

También denominados productos semielaborados, son aquellos que han

sufrido modificaciones o usos anteriores, aún se encuentran en una
etapa media de la producción y sirven como enlace entre los niveles
iniciales de la misma y los posteriores. Deben estar disponibles de forma
inmediata y las empresas los almacenan en la misma fábrica.

3. Almacenamiento de accesorios:

Se trata de productos que complementan la producción o sirven de

material auxiliar. Basta con destinar un lugar adaptado para su estancia.

4. Almacenamiento de productos terminados:

Las características de cada producto nos ayudan a definir bajo qué

condiciones y ciclos deben almacenarse, qué cantidad de luz, la
temperatura, etc. Además, la empresa debe tener en cuenta la demanda
de los consumidores o clientes. El almacén debe garantizar
disponibilidad constante y alta rotación del inventario.

5. Almacenamiento de refacciones:

Las refacciones son los artículos destinados a corregir o reparar las

unidades que ya han estado en manos de los consumidores. Si bien las
incidencias de este tipo son mínimas, las empresas siempre deben
disponer de material en almacén para las peticiones y necesidades de
último momento.

La logística de almacenamiento es una función que va mucho más allá

de la labor de acopio en un almacén. Detrás de ella hay un minucioso
estudio de las características de cada producto y de las condiciones de
su almacenamiento.
Seguridad en el almacén
En la gestión diaria de un almacén, tanto el personal logístico como las
mercancías en stock se ven expuestos a una serie de riesgos, por lo que la
seguridad es algo que no puede de ningún modo ignorarse dentro del campo
de la logística de almacenamiento. Debe abordarse en tres direcciones:

● Prevención de riesgos laborales de los operarios: el almacén

entraña movimientos repetitivos, manipulación manual de cargas,
largos periodos de pie… Un operario fatigado es un trabajador que
tiende a cometer más errores y a ser menos productivo. Por ello, es
conveniente analizar el puesto de trabajo bajo la óptica de la
Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y dotar al trabajador de
herramientas y sistemas automáticos que le ayuden a desempeñar sus
tareas con mayor confort y ergonomía.
● Sistemas de seguridad para las mercancías: tanto la naturaleza del
stock como el uso inadecuado de sistemas automáticos y de equipos
de manutención manuales pueden causar daños a la instalación,
mercancías y operarios. Por ello, es recomendable señalizar el
almacén, establecer unas normas de tráfico y elaborar unas buenas
prácticas de manejo de los equipos.
● Mantenimiento: es también indispensable el correcto mantenimiento
de las instalaciones y los equipos por razones de seguridad. Tanto es
así, que periódicamente debe realizarse de forma obligatoria una
inspección técnica de estanterías.