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Gestión de stocks: Cómo controlar el inventario de un producto

para evitar roturas de stock y minimizar los gastos
Publicado por: Jorge Jimeno Bernal Categoría: Descargables, Logística Fecha: Oct - 15 - 2013 Compartir:
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En este artículo vamos a hablar de cómo gestionar el stock de artículos de un almacén para evitar
quedarnos sin artículos cuando haya picos de demanda y para minimizar los costes de gestión, lo cual
es un aspecto clave en la gestión de la cadena de suministro (logística).
Con «stock», nos referimos a cualquier item que se almacene en unidades, desde piezas, articulos
electrónicos, comida, etc. A la hora de gestionar este stock, en las empresas siempre surge el eterno dilema
de «¿cuántas unidades de cada artículo debemos guardar?», «cuándo debemos pedir al proveedor más
unidades?». Si se guardan demasiadas unidades, estamos ocupando espacio innecesario (costes de almacén),
y si guardamos muy pocas podemos tener un exceso de demanda que nos dejen sin unidades, haciendo que
vendamos menos y perdamos clientes (costes de rotura de stock).
Todos estos costes derivados de gestionar el stock se llaman «costes de stock», y nuestro objetivo va a ser
minimizarlos para que sean los menores posibles… por lo que a continuación te explicaremos cuáles son
los parámetros clave para gestionar tu stock y cómo poder calcular sus costes asociados. Finalmente,
sabrás cuándo debes pedir nuevos items al proveedor, cuánta cantidad le debes de pedir, y cuántos items de
reserva deberias guardar para evitar imprevistos.
A. Introducción a la gestión de stocks

Esta web utiliza cookies propias y de terceros para recopilar datos y adaptar su contenido. Al seguir navegando,
A forma de introducción teórica, estos son los parámetros que se deben conocer para gestionar el stock de un
producto determinado: aceptas su uso Aceptar Leer más
https://www.pdcahome.com/5613/gestion-de-stocks-como-calcular-el-nivel-de-stock-de-un-producto-para-minimizar-los-gastos/ 1/12
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– Tiempo de entrega (t): Tiempo que tarda el proveedor en traernos el producto desde que lo encargamos
(puede ser una variable fija o aleatoria).
– Lote de pedido (Q): Es el número de unidades de producto que pedimos en cada encargo. (Este dato lo
calcularemos luego).
– Punto de Pedido (PP): Son las unidades de producto que quedan en el almacén en el momento de que
hacemos un nuevo pedido. Por ejemplo, podemos fijar que haremos un nuevo pedido cada vez que queden 5
unidades de producto. De esta forma, tendremos aun producto en el almacén cuando el nuevo pedido llegue,
evitando roturas de stock. (Este dato lo calcularemos luego).
– Stock de Seguridad (SS): Son las unidades de producto que guardaremos de reserva para evitar picos de
demanda o retrasos en el envio del proveedor. (Este dato puede ser cero, o un numero fijo que calcularemos
luego).
– Stock Total: Son las unidades totales de producto que hay en el almacén en un momento dado
(representado en la imagen de abajo). El stock total estará entre un valor mínimo (SS) y un valor máximo
(SS+Q).
– Stock Medio: Como el Stock Total cambia con el tiempo, podemos calcular su valor medio, que será este:
SS+(Q/2).
En esta gráfica puedes ver la evolución del inventario (stock total) de un determinado producto según su
Punto de Pedido (PP), Tiempo de entrega del proveedor (t), lote de pedido (Q) y Stock de Seguridad (SS):
Si además de esto, la demanda o el tiempo de entrega no son constantes (son aleatorios), tendremos que
definir una nueva variable:
– Nivel de servicio (NS): Es el porcentaje de veces que queremos que no haya rotura de stock. NS oscila
entre 0% y 100%, indicando el cero que ninguna demanda es satisfecha a tiempo y el cien que siempre hay
disponibilidad de ese artículo. De esta forma, fijando un nivel de servicio y conociendo los demás datos,
podremos calcular el Stock de Seguridad que se debe tener para cumplir con este NS.

aceptas su uso Aceptar Leer más
B. Calcular el Lote de pedido óptimo, Punto de Pedido y Stock de

Seguridad para asegurar un determinado nivel de servicio
Estas son las fórmulas usadas para obtener Q, PP y SS:
– Lote óptimo de pedido (Q): Indica el número de ítems que se deben pedir cada vez para minimizar el
coste. Se calcula de la siguiente manera: Q=raiz cuadrada de ((2*e*D)/(a+P*i)). Siendo: e= Coste de
emisión por pedido (€), D= Demanda anual (uds/año), a= Coste unitario por unidad almacenada (Coste de
almacén) (€/uds), P= Precio por unidad del artículo almacenado (€/uds), i= Tasa de interés (% por uno), P*i
= Coste de oportunidad causado por tener el producto en el almacén.
– Punto de Pedido (PP): Una vez conocido el lote óptimo, hace falta saber cuándo es el momento de
realizar un nuevo pedido, para ello se usa el Punto de Pedido (PP) el cual da el valor del número de ítems que
hay en el almacén en el momento en el que es necesario hacer un nuevo pedido. Se calcula así: PP=SS+d*t.
Siendo: d= Demanda media diaria = D/365 (uds/día), t= Tiempo de entrega del proveedor (días).
Por ejemplo, si PP=2 significa que cuando nos queden 2 items en el almacñen debemos llamar al proveedor
para que nos envie un paquete de Q items.
– Stock de Seguridad (SS): En el caso de que la demanda y el tiempo de entrega sean conocidos (o si
tenemos un sistema just in time) no es necesario fijar un Stock de Seguridad (SS=0). En el caso contrario, se
debe guardar un numero de unidades de reserva en el almacén para prever picos de demanda y retrasos en la
entrega. Para calcular SS se definen la demanda y el tiempo de entrega como variables aleatorias y se
calculan usando funciones estadísticas:
-> Si la demanda diaria es aleatoria y sigue una función normal de media «dmedia» y desviación «ddesv» (o
sea: N(dmedia,ddesv) ), el stock de seguridad se calcula despejando SS de la siguiente fórmula: NS =
probabilidad de que ( (SS/t) + dmedia ) sea menor o igual que z, siendo t el tiempo de entrega y z el valor
de la función normal para que se cumpla el nivel de seguridad NS indicado. Dicho de otro modo: SS=(z-
dmedia)*t
-> Si el tiempo de entrega (en días) es aleatorio y sigue una función normal de media «tmedio» y desviación
«tdesv», el stock de seguridad se calcula despejando SS de la siguiente fórmula: NS = probabilidad de que
( (SS/d) + tmedio ) sea menor o igual que z, siendo d la demanda diaria y z el valor de la función normal
para que se cumpla el nivel de seguridad NS indicado.
C. Calcular los costes asociados a la gestión de stocks de cada

producto
Cuando ya tengamos los parámetros anteriores definidos, podremos calcular los costes asociados de la
siguiente forma: C = Ca + Cr. Siendo «Ca» los costes de mantener stock en el almacén y «Cr» los costes
asociados por las posibles roturas de stock .
Ca y Cr se calculan asi:
– Costes de mantenimiento del stock en el almacén (Ca): Ca=(a+P*i)*Stock Medio (medido en

€/año). Donde: a= Coste unitario por unidad almacenada (€/uds), P= Precio por ítem (€/uds), i= Tasa de
interés (% por
Esta web uno),
utiliza P*i =propias
cookies Coste de oportunidad
y de terceros parapor tener eldatos
recopilar producto en elsualmacén,
y adaptar StockMedio=SS+(Q/2).
contenido. Al seguir navegando,
– Costes de rotura del stock (Cr): Cr= Cs*(D/Q)*(1-NS)
aceptas (medido
su uso Aceptar Leer másen €/año). Donde: Cs= Coste de
rotura unitario asociado al SS elegido (€), D= Demanda anual (uds/año), Q= Lote optimo (uds), NS= Nivel
de servicio expresado entre cero y uno (% por 1), (1 – NS)= Rotura media (% por 1),
Sumando ambos términos, C=Ca+Cr, tenemos los costes totales de gestión de stocks.
Una vez calculado el coste total para diferentes niveles de SS, se puede obtener el coste mínimo buscando
el valor mínimo de la curva. Localizando este valor, sabremos cuál es el el stock de seguridad óptimo:
D. Minimizar el coste de la gestión de stocks de cada producto

Una vez explicado todo esto, vamos al grano:
– Descargar herramienta excel para calcular Lote óptimo, Punto de pedido, Stock de
Seguridad y costes asociados de stock
Con esta herramienta podremos calcular automáticamente el lote óptimo (Q), el Punto de Pedido (PP) y
el stock de seguridad (SS). Con respecto al SS, este deberá ser mayor cuanta más incertidumbre tenga la
demanda del producto y el tiempo de entrega (suponiendo estos parámetros como variables aleatorias, con un
valor medio y una desviación típica que calcula la herramienta usando la función gaussiana).
A continuación explicamos brevemente cómo funciona el excel:
– Pestaña 1: Calcula el Lote optimo, el PP y el SS:
Al introducir los datos, la demanda y el tiempo de entrega pueden ser variables aleatorias estadísticas (con
media y desviación, calculadas a partir de los datos históricos) o bien datos constantes (más sencillo de
calcular, con desviación=0).
Además, para calcular el SS, hay que establecer un Nivel de Seguridad (NS), el cual representa el tanto por
ciento de pedidos que llegarán a tiempo antes de que la compañía se quede sin un ítem. Por ejemplo, un
NS=99% significa que cada 100 pedidos que hagamos, 99 llegarán a tiempo y sólo 1 llegará cuando ya no
dispongamos de ese item.
También habrá que introducir estos otros datos:
Precio del item: Unidades monetarias (€) que cuesta una unidad del artículo almacenado.
Coste de pedido: Unidades monetarias (€) asociadas a la realización de un pedido al proveedor.
Coste de almacén: Coste (€) que supone almacenar una unidad de artículo durante un año.
Tasa de interés: Rentabilidad que daría el dinero en el banco, medida en tanto por uno. Esta casilla sirve
para tener en cuenta el coste de oportunidad que supone tener stock en el almacén en vez de tener ese dinero
invertido en otras cosas más rentables. Si se desea despreciar este valor simplemente introducir “0” (cero) en
la casilla.
Coste de rotura de stock: Coste (€) que supone a la empresa quedarse sin ítems.
Una vez introducidos todos los datos, los calculos mostrados en los campos de resultados indican lo
siguiente:
– Lote óptimo: Unidades de producto que se deben pedir cada vez que se haga un pedido al proveedor
para minimizar el coste relativo a la realización de estos.
– Punto de pedido: Indica el momento en el que es apropiado realizar un nuevo pedido. Por ejemplo, si
el punto de pedido es 5 significa que cuando en el almacén queden 5 o menos unidades se deberá realizar un
nuevo pedido del mismo.
– Stock de Seguridad total: Indica las unidades extra de producto que deben guardarse en el almacén
para evitar roturas de stock con el Nivel de Seguridad introducido anteriormente. Este Stock de Seguridad
está calculado sumando el Stock necesario para evitar las potenciales roturas de stock causadas por la
fluctuación de la demanda (SS demanda) y las posibles roturas causadas por retrasos en el tiempo de entrega
del proveedor (SS tiempo de entrega).
– Pestaña 2: Tiempo de entrega y demanda:
En el caso de que la demanda o el tiempo de entrega no sean constantes, podremos calcular fácilmente su
media y desviación típica usando esta hoja. Para ello deberemos introducir los datos de 2 o 3 valores
históricos de dicho parámetro, y la hoja excel calculará su media y desviación, que posteriormente podremos
introducir en la pestaña 1.
– Pestaña 3: Costes asociados en función del Stock de Seguridad
La pestaña 3 sirve para ver los costes asociados a la gestión de stocks de los items una vez se hayan
introducido todos los datos en la pestaña 1.
Para ello se usan las formulas explicadas antes: Coste total=Ca+Cr con Ca=(a+P*i)*StockMedio y con Cr=
Cs*(D/Q)*(1-NS)
Nota: Si te sale un error al calcular los costes, revisa los datos. Probablemente sea por poner Desviación=0
en la demanda o en el tiempo de entrega (Cambia el cero por 0,01 y funcionará).
Por otra parte, a la derecha de esta hoja se muestran los costes que saldrían si variáramos el Stock de
Seguridad del artículo, que se ha obtenido previamente en la Hoja 1 (por lo que el Nivel de Seguridad
también variará).
Una vez conocido el coste total ya se tiene una idea de lo que va a costar a la compañía el mantenimiento de
stock de cada artículo para garantizar un determinado Nivel de Seguridad.
– Pestaña 4: Gráficos de costes totales para distintos niveles de SS
Una vez vistos en la pestaña 3 los costes totales para diferentes valores de Stock de Seguridad, aquí se
representa gráficamente la curva de costes totales en función del stock de seguridad, medida en €/año, con el
objetivo de poder hallar rápidamente el punto mínimo de la curva, que es el que dará el stock de seguridad
ideal para minimizar los costes asociados a la gestión de stocks.
Como se ve, para cada uno de los ítems de ejemplo de la imagen, el valor mínimo del coste total lo
obtenemos con un Stock de Seguridad distinto, en función de las características de cada ítem… no obstante
se comprueba que elegir un SS demasiado bajo (ej: cero unidades), o demasiado alto (ej: mucho más de 100
unidades) hará que aumenten los costes totales.
E. Otras metodologías de organización, producción eficiente y

gestión de stocks
Aparte de este tipo de gestión de stocks que hemos explicado, existen otras metodologías más sencillas para
optimizar y mejorar la eficiencia en la gestión de stocks y en la producción:
– Análisis ABC: Esta metodología es usada sobre todo en el sector logístico, tiendas y almacenes de stock
de todo tipo. Su propósito es optimizar la organización de los productos de forma que los más solicitados se
encuentren al alcance más rápidamente y de esta forma reducir tiempos y aumentar la eficiencia.
– Lean: Esta metodología permite incrementar la competitividad de las plantas industriales centrándose en
mejorar la eficiencia de las actividades que crean valor añadido y eliminando gastos superfluos.
– Kaizen y Just in time: Búsqueda y eliminación de los diversos tipos de sobrecostes (stock que no se usa,
material que caduca por no poder venderlo…), con el objetivo de producir en la medida y momento justos.
– Shojinka: Cada uno de los trabajadores de los que disponemos pueden encargarse de realizar varias tareas,
organizándolos en función del flujo productivo.
– Heijunka: Evitar que los picos afecten a la producción, ya sea en una fábrica la demanda sea alta o en un
servicio de atención al cliente en momento de un gran volumen de llamadas.
¡Si tienes dudas no dudes en ponerlo en los comentarios!
Jorge Jimeno Bernal
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Comentarios
1. Angel Garcia dice:

20 mayo, 2015 a las 18:00
el archivo esta dañado puesto q al ingresar los datos la formula no la reconoce
Accede para responder
Jorge Jimeno Bernal dice:

21 mayo, 2015 a las 5:08
Yo lo acabo de mirar y a mi sí que me funciona.

Comprueba las siguientes cosas:
– Que estés usando Microsoft Office 2010 o superior (en versiones anteriores puede que alguna
de las formulas no funcione; y en OpenOffice o LibreOffice no he probado si funciona).
– Que esté habilitada la edición del archivo.
– Que todos los datos estén bien puestos.
Un saludo.
Angel Garcia dice:

21 mayo, 2015 a las 14:52
O venga que mi Office es 2007, que supongo a de ser por eso.
Bueno veré que puedo hacer aun así muchas gracias es un excelente aporte.
Saludos

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5. pter dice:
28 junio, 2016 a las 12:50
Buenas, parece buena herramienta.

Sin embargo tengo un pequeño problema.
En la primera pestaña, el apartado «coste de pedido», hay que poner obligatoriamente una cantidad, si
no se pone, el resultado de «lote óptimo» no aparece. El problema es que no siempre un pedido lleva
costes de compra.
¿Como lo puedo solucionar?
Un saludo y gracias
6. Gonzalo Sarmiento dice:

14 julio, 2016 a las 19:32
Buenas tardes. El artículo está excelente. La única duda que tengo es que aparece un término dentro
del stock de seguridad, similar al siguente:
INV:NORM(NS;….) – INV:NORM(0,5….)
alguien sabe por qué se le resta ese 0,5. Será por alguna propiedad de la distribución normal??
THANIA GUERRERO dice:

8 marzo, 2018 a las 19:17
Hola buen día,
Tengo algunas dudas sobre el documento en excel.
Puedes por favor apoyarme con esto y /o pasarme algún dato de contacto para compartirme mis
dudas. saludos.
7. THANIA GUERRERO dice:

28 febrero, 2018 a las 22:22
Estabuen día, cookies propias y de terceros para recopilar datos y adaptar su contenido. Al seguir navegando,
web utiliza
Estoy revisando el archivo para ponerlo en practica en donde trabajo.
puedes por favor apoyarme conaceptas su uso dudas:
las siguientes Aceptar Leer más
1. PP (punto de pedido).
como es que puedes calcular el valor cuando la demanda es variable. No entiendo que como calcular Z
o cual es su valor. Así como el nivel de seguridad.
Gracias de antemano por su respuesta
8. Milton osorio dice:

8 marzo, 2018 a las 21:20
Buenos datos, pero quisiera saber como se debe manejar el stock en caso de ser una empresa
exportadora, gracias.
9. angela dice:
8 abril, 2018 a las 8:14
gestión de stock y control de inventario
10. David Cerrato dice:

25 septiembre, 2018 a las 16:42
hola me parece excelente herramienta, que pasa si utilizo datos de un año es decir 12 meses ¿como me
afecta las demas variables?
11. juan_garrido dice:

17 enero, 2020 a las 13:35
Hola, me gustaría consultar acerca de la bibliografía que usaste para hacer este artículo.
De antemano, gracias
Debes identificarte para comentar.
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Gestión de stocks: Cómo controlar el inventario de un producto

A. Introducción a la gestión de stocks

B. Calcular el Lote de pedido óptimo, Punto de Pedido y Stock de

C. Calcular los costes asociados a la gestión de stocks de cada

– Costes de mantenimiento del stock en el almacén (Ca): Ca=(a+P*i)*Stock Medio (medido en

D. Minimizar el coste de la gestión de stocks de cada producto

A continuación explicamos brevemente cómo funciona el excel:

– Pestaña 1: Calcula el Lote optimo, el PP y el SS:

– Pestaña 2: Tiempo de entrega y demanda:

– Pestaña 3: Costes asociados en función del Stock de Seguridad

– Pestaña 4: Gráficos de costes totales para distintos niveles de SS

E. Otras metodologías de organización, producción eficiente y

¡Si tienes dudas no dudes en ponerlo en los comentarios!

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Ahorrar en la empresa Gestión Integrada de la Cómo elaborar Análisis de fuerzas de

1. Angel Garcia dice:

el archivo esta dañado puesto q al ingresar los datos la formula no la reconoce

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Jorge Jimeno Bernal dice:

Yo lo acabo de mirar y a mi sí que me funciona.

– Que esté habilitada la edición del archivo.

– Que todos los datos estén bien puestos.

Accede para responder

Angel Garcia dice:

O venga que mi Office es 2007, que supongo a de ser por eso.

Accede para responder

Accede para responder

[…] – Gestión de stocks. […]

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Accede para responder

Buenas, parece buena herramienta.

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6. Gonzalo Sarmiento dice:

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THANIA GUERRERO dice:

Hola buen día,

Tengo algunas dudas sobre el documento en excel.

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7. THANIA GUERRERO dice:

Gracias de antemano por su respuesta

Accede para responder

8. Milton osorio dice:

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gestión de stock y control de inventario

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10. David Cerrato dice:

Accede para responder

11. juan_garrido dice:

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