UNIDAD 1.

PROGRAMACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO

Quizás te hayas preguntado alguna vez ¿qué es la logística? ¿Para qué le sirve a mi
empresa? La realización de actividades de movimiento y almacenamiento de productos y
mercaderías se remonta a los orígenes de la historia. A pesar de todo, estas tareas se
realizaban por separado hasta que, hace no muchos años, se comprendió que estaban
estrechamente relacionadas. Actualmente la logística empresarial las incorpora en una
disciplina y las trata de forma coordinada.

Por tanto, se puede decir que el objetivo de la logística es conseguir que los productos
y los servicios adecuados estén en los lugares pertinentes, en el momento preciso y
en las condiciones exigidas. Esto supone una nueva clave competitiva entre las empresas
a causa de la rápida evolución de las expectativas de los mercados (clientes y consumidores).

La definición actual más completa de la logística ajustada a la realidad de empresarial es la

siguiente: "Dado un predeterminado nivel de servicio al cliente, la logística se encargará
del diseño y gestión del flujo de información y de materiales entre clientes y
proveedores (distribución, aprovisionamiento, almacenaje, y transporte) con el
objetivo de disponer del material adecuado, en el lugar adecuado, en la cantidad
adecuada, y en el momento oportuno, al mínimo coste posible y según la calidad y
servicio predeterminados para ofrecer a nuestro clientes".

Lo destacable la logística se centra en el tratamiento coordinado de todas las operaciones

necesarias para conseguir que los materiales (materias primas, componentes y productos)
estén disponibles en el momento, lugar y cantidad precisa al mínimo coste posible, gracias al
control de los dos flujos principales: el de mercancías y el de información.

Dentro de la logística podemos distinguir entre logística interna y logística externa en

función de las operaciones que se realizan:

1. Logística interna: debe analizar y organizar los flujos dentro de la estructura física de
la empresa como son mercancías, fabricación, manutención y transporte de
elementos durante el proceso productivo, análisis de métodos y tiempos en
producción, diseño de infraestructuras en planta, transmisión de información,
acomodación del personal, relaciones laborales internas, etc.
2. Logística externa: analiza y organiza los flujos entre la estructura física de la empresa
y el exterior (empresas proveedoras, distribuidoras, vendedoras, financieras... e
instituciones): elección de proveedores, preparación de pedidos, aprovisionamiento,
expediciones, distribución de los productos, transporte, almacenamiento, servicio al
cliente, etc.

1. APROVISIONAMIENTO. CONCEPTOS BÁSICOS. OBJETIVOS.

Se considera aprovisionamiento a todas aquellas operaciones que permiten abastecer o

adquirir las materias y productos necesarios para llevar a cabo un determinado proceso; y
normalmente esta operación suele ir acompañada del almacenamiento de esos productos y
materias al objeto de poder suministrar de forma rápida y sin esperas al proceso productivo.
No obstante, esta ventaja que ofrece el almacén va acompañada de una serie de
inconvenientes, siendo el más significativo el riesgo de que los productos almacenados se
puedan deteriorar durante su estancia en el almacén y se hagan inservibles para su uso, con
el consiguiente coste económico y de eliminación de residuos.

Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

- Planificación (cálculo de necesidades) y gestión de compras

- Compra o adquisición
- Almacenaje de géneros
- Conocer y aplicar los sistemas adecuados para conservar las existencias en correctas
condiciones y al menor coste posible.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

- Proporcionar un flujo interrumpido de suministros y servicios necesarios para el

funcionamiento del establecimiento.
- Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstas a un nivel
mínimo
- Mantener las normas de calidad adecuadas
- Buscar y mantener proveedores competentes.
- Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible
- Mantener la posición competitiva de la empresa
- Conseguir los objetivos de aprovisionamiento procurando que los costes
administrativos sean los más bajos posibles.

A su vez, la empresa debe conseguir unos objetivos concretos para poder optimizar la gestión
del aprovisionamiento:

- Cálculo de necesidades para evitar los desabastecimientos.

- Minimizar la inversión en inventarios
- Determinar un sistema de información eficiente
- colaborar con el departamento de compras.

Como hemos visto para que el aprovisionamiento sea eficaz ha de llevarse a cabo de tal
forma que:
• sea lo menos costoso posible.
• cubra las necesidades reales de recursos, pues si el aprovisionamiento es excesivo
podríamos tener problemas de almacenamiento, mientras que si es insuficiente se
podría originar una ruptura de stock y, como consecuencia, una parada de producción,
con las consiguientes pérdidas económicas y una mala imagen ante nuestros clientes.
La gestión del aprovisionamiento debe ser tal que permita atender de forma eficiente las
solicitudes en cuanto a rapidez y ausencia de errores, pues ello repercutirá en la calidad del
proceso.
Es por ello que el aprovisionamiento debe apoyarse en los siguientes principios:
✔ Principio de operatividad. Se trata de optimizar los recursos materiales y humanos
disponibles. Para ello se hace necesario:
 - minimizar recorridos y lograr rapidez a través de un diseño óptimo de las zonas de
almacén.
- disminuir el número de manipulaciones a través de una correcta coordinación de
estanterías, medios de transporte interno, métodos organizativos de trabajo y el uso
de las TICs.
✔ Principio de información. Una correcta actividad de aprovisionamiento requiere
disponer de datos e información a tiempo real de todos los productos almacenados.
✔ Principio de calidad. Búsqueda de “Cero Errores”.

2. PREVISIÓN CUANTITATIVA DE MATERIALES. TÉCNICAS DE PREVISIÓN.

CUANTIFICACIÓN DE PREVISIONES. SISTEMAS DE CONTROL.

A la hora de planificar el aprovisionamiento es muy importante tomar decisiones en cuanto a:

• qué cantidad pedir (CEP = cantidad económica de pedido)
• cuándo realizar el pedido (Punto de Pedido)
Esto debe ser así para evitar problemas relacionados con un excesivo almacenamiento, que
podría conllevar la alteración de los productos por una mala estiba; así como problemas
relacionados con un déficit de provisiones, que podrían dar lugar a paradas en los procesos
productivos. En cualquiera de los dos casos, las pérdidas económicas serían cuantiosas.

Por todo lo anterior, se justifica la importancia de determinar qué cuándo hacer el pedido.
Para ello es necesario conocer previamente una serie de parámetros:
➔ Plazo de aprovisionamiento (PA): es el tiempo transcurrido desde que se
detecta una necesidad y se hace el pedido hasta que éste es satisfecho.
➔ Plazo de seguridad (PS): es un sobreplazo añadido al plazo de
aprovisionamiento para hacer frente a eventuales incidencias en el plazo
de aprovisionamiento esperado.
➔ Nivel de servicio (NS): es un parámetro que expresa en % la capacidad de
pedidos atendidos respecto al total de pedidos efectuados.
➔ Porcentaje de cobertura (PC): se refiere a la variabilidad de la demanda, y
es un parámetro que está relacionado con el Nivel de servicio a través de
la siguiente fórmula:
NS = PC + [(100 – PC)/2]
➔ Stock: se refiere a la cantidad de mercancía inventariada. Según los niveles
de stock, podemos hablar de:
- Stock mínimo o Stock de seguridad (S.S.): es el mínimo stock que debemos
tener en todo momento para evitar ruptura de stocks. Para su cálculo se tiene
en cuenta la desviación de la demanda(σ) y un factor K que está tabulado y
que depende del PC.
S.S =K. σ
- Stock máximo: hace referencia a la capacidad máxima de almacenamiento en
condiciones óptimas.
- Stock medio = [( S.S + Smax)] / 2
➔ Ruptura de stock: es la situación que se da cuando no hay las suficientes
existencias como para cubrir la demanda productiva en un momento dado, con lo que
 la empresa tiene pérdidas económicas por parada productiva y pérdida de imagen. El
riesgo asumido de ruptura de stock, expresado en %, viene dado por:
Riesgo Ruptura Stocks = 100 - NS
➔ Tras ver estos conceptos, podemos determinar el punto de pedido (P.P) de la
siguiente forma:
P.P = S.S. + (Demanda diaria x Plazo aprovisionamiento)
➔ Gráficamente, para una demanda constante y lineal, lo podemos visualizar de la
siguiente manera:

2.1. CALCULO DEL LOTE ÓPTIMO DE PEDIDO

Como se ha comentado anteriormente, otro de los aspectos importantes a tener en
cuenta a la hora de planificar el aprovisionamiento es establecer la cantidad óptima a pedir.
Esto se conoce como el cálculo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP).
La cantidad a pedir no es una cuestión que debamos dejar al azar, sino que ha de
basarse en la demanda prevista y, además, teniendo en cuenta que:
• si la cantidad a pedir es excesiva podríamos tener problemas de espacio en el
almacenamiento.
• si la cantidad es insuficiente podríamos tener una ruptura de stock y además habría
que reaprovisionar con más frecuencia, con los costes que ello genera.
Para ello existe una fórmula que nos permite averiguar la CEP y que está basada en
el modelo de Wilson (suponiendo demanda lineal y constante).

Donde: Cp = costes asociados al pedido D = demanda anual Ca = costes unitarios de

almacenamiento Cf = costes unitarios financieros anuales
En el caso de empresas donde exista un consumo y producción simultáneas, la fórmula pasa
a ser:

Donde, en este caso, “p” es la producción diaria y “d” el consumo diario.

En cualquier caso, una vez calculado el CEP, podemos determinar:
• El número de pedidos anuales: N = D /CEP.
• El tiempo entre pedidos: T = 365 /N (suponiendo que opera 365 días al año).

En cuanto a los costes totales del aprovisionamiento se calculan del siguiente modo:

3. TIPOS DE EXISTENCIAS.
3.1. TIPOS DE EXISTENCIAS

La clasificación de las mercancías permite agruparlas en función de sus aspectos logísticos,

así tendremos productos que son materias primas, semielaborados o bien producto
terminado; otra posibilidad es en función de su finalidad, y así será mercancía, envase,
embalaje o producto auxiliar (por ejemplo, productos de limpieza o desinfectantes); por su
caducidad, en productos perecederos y conservas, entre otras muchas posibilidades de
clasificación.

En cualquier caso, en la industria alimentaria es de vital importancia y de obligado

cumplimiento por la normativa, no mezclar productos que pertenezcan a diferentes grupos al
objeto de evitar la contaminación cruzada, entendida esta como al proceso por el cual los
alimentos entran en contacto con sustancias ajenas, generalmente nocivas para la salud.

3.1.1. ESTADO FÍSICO

Esta clasificación tiene gran importancia a la hora de definir cómo se va a manipular una
mercancía y en dónde se va a almacenar. El estado físico influye en la relación peso/volumen,
o lo que es lo mismo en la densidad del producto, de forma que podemos tener productos
que ocupen un gran espacio en el almacén y por el contrario representan una cantidad poco
significativa, como puede ser el caso de material de envasado. De acuerdo con el estado
físico podemos clasificar los productos en:

● Materiales sólidos compactos.

Son aquellos productos sólidos que presentan una forma definida que no se
puede alterar. En este grupo encontramos dentro de los alimentos la mantequilla o
margarina que se sirve como bloques compactos. La forma de los mismos ha de
permitir una óptima geometría de forma que su almacenamiento o apilamiento permita
ocupar el menor espacio posible para igual cantidad de producto. Y dentro de los
productos auxiliares destacan los envases preformados, que si bien de forma general
se pueden apilar unos dentro de otros, no siempre cabe esta posibilidad, lo que lleva
asociado un volumen de almacenamiento muy elevado para cantidades no muy
elevadas.

● Materiales sólidos granel.

Son aquellos productos sólidos, generalmente en estado pulverulento, que se
adaptan a la forma del recipiente. En este grupo cuanto menor sea el tamaño del
sólido, mejor se adaptará al envase y mayor será la relación peso/volumen; es por
 ejemplo el caso de la harina, que se adapta perfectamente al saco, consiguiendo una
máxima optimización del espacio. Por el contrario, otro producto sólido a granel es la
patata; en este caso el espacio entre tubérculo y tubérculo es grande, disminuyendo
la relación peso/volumen y con ello el aprovechamiento del espacio. El mismo ejemplo
se puede aplicar a la almendra entera (menor relación peso/volumen), y a la almendra
molida.

● Líquidos.
En este caso la relación peso/volumen es máxima, y ahora el factor clave
vendrá dado por la geometría del envase. Así botellas cilíndricas tienen una capacidad
de apilarse menor que las cuadradas, las cuales reducen espacio de aire a la hora de
almacenarse, ser transportadas y se aumenta el número de unidades por palé o
estantería.

● Gases.
En la industria alimentaría el uso de mercancías de naturaleza gaseosa ha
experimentado un gran auge en los últimos años, como consecuencia de las nuevas
técnicas de envasado en atmósferas modificadas. Así es frecuente contar con
productos envasados en atmósferas ricas en nitrógeno o dióxido de carbono, al objeto
de aumentar su vida útil, bien porque se evite el enranciamiento de grasas derivado
de la presencia de oxígeno, bien porque se evite la proliferación de determinados
microorganismos (por ejemplo los mohos, que constituyen un problema de orden
principal en la industria de la panadería, no pueden crecer en ausencia de oxígeno).
El almacenamiento de productos gases conlleva la manipulación de recipientes
especiales presurizados.

3.1.2. TOPOLOGÍA Y CONDICIONES ESPECIALES

La topología o forma de las mercancías es clave a la hora de efectuar su almacenamiento,

ya que esta va a influir en las necesidades dimensionales del almacén, en los medios de
transporte y en los de manipulación. Las formas más frecuentes las podemos resumir en las
siguientes:

● Pequeño producto: no superior a un litro de volumen y no necesariamente en

paquetes regulares.
● Bulto tipo prismas: son aquellos que presentan forma regular y un tamaño superior
a 10 litros.
● Bultos tipo placa: son aquellos que presentan una dimensión muy inferior a las otras
dos; deben tener una superficie superior a 0,5 metros cuadrados.
● Bultos tipo barra o tubo: son aquellos que presentan una dimensión muy superior a
las otras dos; deben tener una longitud superior a 1 metro.
● Bultos grandes: de forma general presentan un volumen comprendido entre 50 litros
y 2 metros cúbicos.

Otro factor a tener en cuenta a la hora de almacenar productos alimentarios son las
necesidades de condiciones especiales, referidas normalmente a temperatura, humedad, luz
y olores intensos. De todas ellas la más significativa es la referida a las condiciones térmicas,
y dentro de ella podemos distinguir dos categorías:
Almacenamiento frigorífico de alimentos: es aquel que permite la permanencia de
alimentos en cámaras frigoríficas en las condiciones (temperatura, humedad relativa,
circulación de aire y, eventualmente, composición de la mezcla de gases ambiente) más
adecuadas al mantenimiento durante el mayor tiempo posible de las características de
aquellos en el momento de ser introducidos en las mismas.

Almacenamiento congelado de alimentos: es aquel que permite que la temperatura del

producto se mantenga a -18°C o a una temperatura inferior en el curso de su almacenamiento,
transporte y distribución, con el mínimo de variación o fluctuación que se indique en su
reglamentación específica.

De acuerdo con los grupos anteriores se entiende por almacén frigorífico, el establecimiento
industrial integrado por locales, instalaciones equipos dedicados de forma permanente o
circunstancial al almacenamiento frigorífico de alimentos, pudiendo constituir por sí mismo
una industria frigorífica autónoma, ser anejo de otro establecimiento principal o disponer los
anejos de su actividad. Cuando en el almacén frigorífico existen equipos para la congelación
o para la manipulación de alimentos, dichos equipos serán considerados como anejos de la
industria frigorífica principal.

3.1.3. PELIGROSIDAD

Hay materiales que requieren cuidados especiales para su manipulación, transporte o

almacenaje. Estos materiales han sido clasificados por la ONU en diferentes clases de
peligrosidad. Cada clase se divide en tipos de objetos, correspondiendo con cada uno un
código de cuatro caracteres.

De igual modo, a cada clase le corresponden diversos métodos de embalaje (todos ellos
codificados con hasta cuatro dígitos alfanuméricos) y distintas condiciones de envasado y
embalaje (codificadas con dos dígitos). Existen además, tablas cruzadas que indican qué
método y/o condiciones especiales hay que utilizar para cada tipo de objeto.

De igual modo, los recursos operativos (tanto personas como vehículos, útiles e
infraestructuras), que vayan a operar con estos materiales están sometidos a reglamentos
que incluyen instrucción especial, equipamientos adecuados e inspecciones periódicas para
comprobar su estado.

Todas las mercancías peligrosas están clasificadas atendiendo a sus características químicas
y a su grado de peligrosidad. Existen nueve clases diferentes:

● Clase 1: Materiales y objetos explosivos.

● Clase 2: Gases comprimidos, licuados o disueltos a presión.
● Clase 3: Materiales líquidos inflamables.
● Clase 4.1: Materiales sólidos inflamables.
● Clase 4.2: Materias sujetas a inflamación espontánea.
● Clase 4.3: Materias que al contacto con el agua desprenden gases inflamables
● Clase 5.1: Materias comburentes.
● Clase 5.2: Peróxidos orgánicos.
● Clase 6.1: Materias tóxicas.
● Clase 6.2: Materias infecciosas.
 ● Clase 7: Materias radioactivas.
● Clase 8: Materias corrosivas.
● Clase 9: Materias y objetos peligrosos diversos.

Además, existen las denominadas sustancias peligrosas que son elementos químicos y
compuestos que presentan algún riesgo para la salud, para la seguridad o el medio ambiente.
Su clasificación se realiza en función de sus características físico-químicas y de toxicidad, y
de acuerdo con ella se distinguen los siguientes tipos:

Explosivo. Comburente. Extremadamente inflamable. Fácilmente inflamable. Inflamable. Muy

Tóxico. Tóxico. Nocivo. Corrosivo. Irritante. Sensibilizante. Carcinogénico. Mutagénico.
Tóxico para la reproducción. Peligroso para el medio ambiente.

3.1.4. UTILIZACIÓN OPERATIVA

De acuerdo con la posición que ocupen en la cadena de producción, podemos clasificar las
mercancías como:

● Materias primas: son aquellos materiales de los que partimos en cualquier proceso
de transformación; por tanto, serán aquellos que para nuestro proceso no hayan
sufrido ningún proceso de elaboración, aunque sí han podido ser manipulados,
transportados o manipulados en procesos anteriores al nuestro. Por ejemplo, la
mantequilla es una materia prima de pastelería, que previamente a la llegada al
obrador ha experimentado profundas transformaciones para poder este producto
sólido a partir de la leche líquida.
● Material de acondicionamiento: en este grupo se encuentran los envases,
embalajes, etiquetas, etc. El material de acondicionamiento se puede dividir en
primario y secundario, según esté o no en contacto con el producto. En general los
envases serán primarios y son materiales que acompañan al producto de manera tal
que son imprescindibles para contener o soportar, tanto para conducir el producto
hasta el consumidor como durante su utilización propiamente dicha. Los embalajes
son material de acondicionamiento secundario y suelen acompañar al producto sólo
durante su operativa física, fundamentalmente en el transporte.
● Producto terminado y producto acondicionado: el primero incluye aquellos
obtenidos como consecuencia del proceso productivo. El segundo es el que se obtiene
al sumar al producto terminado el material de acondicionamiento o envasado. Por
tanto el producto acondicionado es aquel que es apto para su venta, transporte y
consumo.
● Subproductos: son aquellos materiales no deseados que obtenemos inevitablemente
en cualquier proceso de fabricación y que tiene puede tener un valor como
consecuencia de su aprovechamiento en otros procesos (por ejemplo, corteza de pan
de molde para consumo ganadero) o bien un costo, normalmente asociado a su
vertido.
● Coproductos: a veces la fabricación de un determinado producto trae consigo
inevitablemente la producción de otro, pero a diferencia de los subproductos, los
coproductos son tan importantes como el producto genérico, pudiéndose iniciar el
proceso productivo para obtener uno u otro. Por ejemplo, la producción de yemas (en
 donde la materia prima es azúcar y yema de huevo), suele conllevar la obtención de
merengues (elaborados a partir de azúcar y clara de huevo).
● Semielaborados o productos intermedios: si analizamos las etapas de fabricación
de un producto dado, se observa que el material terminado que se obtiene al final de
cada una de estas etapas es la materia prima para la siguiente. A estos productos
intermedios, que en realidad son productos terminados y materias primas, según de
la perspectiva desde la que se los enfoque, son los denominados semielaborados. El
único producto que ciertamente no se puede denominar semielaborado es el
destinado al consumidor final.
● Opciones y accesorios: son alternativas que se pueden añadir a un producto
terminado al objeto de conseguir una mayor personalización o para atender demandas
muy concretas del cliente.

Los grupos anteriores se pueden a su vez agrupar en dos grandes bloques en función de si
se emplean para poder obtener el producto final o bien forman parte de ese producto
terminado:

● Materiales consumibles: son aquellos que se consumen en la actividad, pero no

aparecen como tales en el producto final. Por tanto deberemos adquirirlos a los
proveedores correspondientes, pero no serán objeto de venta a nuestros clientes, ya
que se habrán consumido en nuestro proceso.
● Materiales no consumibles: son aquellos que se transforman en el proceso
productivo, para obtener otros materiales objeto de nuestra actividad. En este caso
los materiales consumibles sí llegan al cliente, pero transformados por el proceso
productivo.

4. CONTROL Y GESTIÓN DE EXISTENCIAS. DOCUMENTACIÓN

La gestión de existencias, o la gestión de stocks, conlleva la organización adecuada del

almacén, la custodia eficaz de los materiales que entran en él, el cálculo de costes de
almacenamiento mínimos, un servicio rápido de entrega al cliente, garantía de entrega de la
mercancía en buen estado, etc.

Muchas empresas hoy en día, tienen departamentos especializados en la adecuada gestión

de existencias.

Uno de los principales problemas que plantea la gestión de existencias es encontrar el

equilibrio entre las ventajas que supone realizar pedidos grandes, y almacenarlos hasta el
momento de su utilización, y los inconvenientes de esta práctica.

4.1. VERIFICACIÓN DE LA MERCANCÍA

Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se realizan las siguientes actividades:

● Organizar la descarga de las mercancías.

● Se comprueba que la mercancía recibida es la que figura en el pedido que realizamos.
● Verificar que la mercancia recibida es la que indica el albarán que nos entregan.
 ● Comprobar que las mercancías han llegado en perfectas condiciones.
● Comprobar que la fecha de recepción de la mercancía es la prevista.

Una vez recibida la mercancía, hay que proceder a inspeccionar los artículos, comprobando
que no estén dañados, y que coincidan con el pedido realizado. Si todas las comprobaciones
son correctas se acepta la mercancía y se firma el visto bueno en el albarán. Si por el contrario
existieran problemas como mal estado de la mercancía, discrepancias en calidad o cantidad
o incumplimiento en el plazo de entrega, el comprador podrá rechazar la mercancía o hacerlo
constar en el albarán, y notificarlo al departamento de compras.

Si la mercancía tiene vicios o defectos ocultos, existe un plazo para poder reclamar, que con
carácter general es de los 30 días siguientes a la entrega.

Si existiera algún problema en la recepción de un pedido, habría que redactar una carta de
reclamación al vendedor, reflejando la incidencia.

Con la finalidad de llevar un control de pedidos, se suele utilizar un libro registro de pedidos.

Periódicamente, hay que hacer inventarios de los artículos que hay en el almacén. "Hacer
inventario" del almacén es el recuento físico de todos los artículos almacenados. (Lo veremos
más adelante).

4.1.1. HOJA DE RECLAMACIONES

¿Has hecho alguna vez una reclamación?, ¿Has tenido para ello que rellenar una hoja de
reclamación?

Como hemos dicho, si las mercancías presentarán defectos de calidad o cantidad debemos
elaborar y enviar una carta de reclamación. La dirige el comprador al vendedor, por
incumplimiento de lo pactado en el contrato o en el pedido. El cliente formula la reclamación,
aporta las pruebas necesarias y solicita que se cumpla lo convenido y, si fuese necesario,
solicitará una compensación por los daños y perjuicios sufridos. Por ejemplo, si la mercancía
solicitada no llegara en la fecha indicada, y la empresa que hizo el pedido no pudiera atender
al cliente, esto produciría daños tanto en la imagen de la empresa como en las ventas.

Lo habitual es que el cliente insatisfecho escriba una carta de reclamación con el membrete
de su empresa y el formato que considere más adecuado, ya que no hay uno estándar.
Además los establecimientos de venta o servicio al público tienen obligación de poner a
disposición de los clientes un libro de reclamaciones si éstos lo piden, en el que podrán hacer
constar el motivo de su malestar.

4.2. DISTRIBUCIÓN INTERNA DE LA MERCANCÍA

Cuando las mercancías llegan al almacén, llega con ellas el albarán, como documento de
recepción de mercancías.

¿Has caído en la cuenta de que dentro de la empresa también hay tránsito de mercancías?

La hoja de solicitud es un documento interno de la empresa, que se emplea cuando, desde

el almacén, se solicitan mercancías a otras áreas de la empresa, o al revés. Por ejemplo,
cuando desde un almacén de zona de una empresa se realiza un pedido de mercancía al
almacén central o a la fábrica de la misma, para cubrir una demanda puntual, o bien cuando
desde el departamento de ventas de una empresa se solicitan mercancías al almacén.

La gestión del almacén, cada vez más, se lleva a cabo mediante ordenador; y por tanto la
hoja de solicitud se registra en la aplicación informática de gestión de almacén, para que esté
a disposición del destinatario.

La hoja de recepción es otro documento interno de la empresa. Se elabora por ésta cada
vez que recibe los materiales solicitados en un pedido, con la finalidad de llevar un control de
las mercancías recepcionadas, el estado de las mismas, el cumplimiento de las condiciones
acordadas en el pedido, etc.

La hoja de recepción está unida, por tanto, a un pedido realizado, y a un albarán que nos
adjunta a la mercancía nuestro proveedor.
4.3. FICHA DE ALMACÉN

La ficha de almacén es un documento en el que la empresa realiza el control de las

existencias de forma individualizada.

Para determinar los costes de las mercancías que salen del almacén; para su venta, si son
mercaderías o existencias comerciales, o para su utilización en el proceso de fabricación, si
son materias primas u otros materiales.La ficha de almacén se utiliza en el departamento de
contabilidad:

● Para determinar los costes de los productos que permanecen en el almacén.

Esto ocurre porque artículos de la misma clase pueden adquirirse a precios distintos, al
comprarse a distintos proveedores o en distintos momentos del tiempo. Una vez almacenados
juntos, habrá que elegir un sistema para valorar esos artículos.

En las fichas debe aparecer la siguiente información:

● Datos de la empresa: nombre o razón social y NIF.

● Identificación del producto y su referencia.
● Criterio de valoración utilizado.
● Identificación del proveedor /cliente.
● Registro de entradas y salidas.
● Registro de existencias en el almacén.

4.4. STOCK MÍNIMO Y STOCK ÓPTIMO

El stock es un depósito de mercancía, materias primas o cualquier otro tipo de existencias.

El stock mínimo de un artículo es la cantidad mínima de existencias de ese artículo que hay
en el almacén en el momento en el que, obligatoriamente, hay que hacer un nuevo pedido, si
la empresa no quiere quedar desabastecida de ese producto. Esta cantidad la determina el
departamento de gestión de almacén, y lo hace teniendo en cuenta:

● Las existencias que se necesitan para fabricar, durante el tiempo que transcurre desde
que se hace el pedido, hasta que el proveedor hace entrega de la mercancía; para
evitar que se produzca una ruptura en el proceso de fabricación por falta de materiales
(en el caso de empresas industriales).
● Las existencias de mercaderías que se necesitan para cubrir los pedidos de los
clientes, durante el tiempo que transcurre desde que se hace el pedido a proveedores
hasta que estos sirven la mercancía, y así evitar una ruptura en el proceso de
comercialización (en el caso de las empresas comerciales).

Existe una serie de motivos que obliga a las empresas a mantener unos niveles mínimos de
stocks:

● Aprovechamiento de las economías de escala.

● Para protegerse contra la incertidumbre de la demanda.
● El periodo de reaprovisionamiento.
Si faltasen mercancías en el almacén se incurrirían en unos costes de ruptura, que pueden
llegar a ser cuantiosos; por ejemplo, al no poder atender la demanda del producto, se puede
perder la confianza de los clientes, además del coste económico que supone perder ventas.

De ahí la importancia de mantener un stock óptimo. Éste es el nivel de existencias más

adecuado para la empresa, teniendo en cuenta sus características de tamaño de almacén,
nivel de demanda, etc.; de forma que no mantenga un volumen de existencias demasiado
grande, que supondría incurrir en unos costes elevados de almacén; ni un volumen
demasiado pequeño que ocasione no tener ningún margen de mercancías, porque podríamos
incurrir en ruptura de stocks.

El stock de seguridad sirve para hacer frente a excesos de demanda de los clientes, es
decir, la empresa mantiene una cantidad de mercancía extra en el elmacén para evita la
ruptura de stocks que se pudiera producir por una demanda inesperada del producto.

El stock óptimo será igual al stock mínimo más el stock de seguridad.

El volumen óptimo de pedido es aquella cantidad que la empresa debe pedir a sus
proveedores, de forma que el coste de aprovisionamiento sea mínimo.

5. VALORACIÓN DE EXISTENCIAS. MÉTODOS. PRECIO MEDIO, PRECIO MEDIO

PONDERADO, LIFO, FIFO Y OTROS

La mejor forma que tienen las empresas para controlar el stock en almacén en todo momento
es la de realizar un inventario de forma continua. Para llevar a cabo el inventario permanente,
se tiene que elaborar una ficha de almacén. En la ficha se incluirán las características del
producto, el lote, las cantidades que entran al almacén y las que salen de ese producto, su
ubicación en el almacén, los precios que se han pagado por esa mercancía en cada compra,
etc. Cada vez que la empresa realiza una compra de ese producto, deberá registrar en la
ficha de almacén esa entrada de mercancía, así como registrar las salidas de producto cada
vez que se produzcan.

Para llevar a cabo un control adecuado de los productos almacenados es necesario medir
esas mercancías en unidades monetarias, es decir, dando valor a las mercancías que entran,
a las que salen y a las que permanecen en el almacén como existencias.

En los puntos siguientes analizaremos los dos sistemas de valoración de existencias que
admite el Plan General de Contabilidad.

Si no es posible llevar a cabo un inventario permanente, al menos se deberían hacer

inventarios periódicos.

5.1. NORMAS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS. PRECIO MEDIO PONDERADO. FIFO

En el Plan General de Contabilidad (PGC), en su norma 10ª, especifica cómo se han de

valorar las existencias. El PGC establece que los bienes que entran en el almacén deben
valorarse al precio de adquisición (si se han comprado), o al coste de producción (si los ha
fabricado la empresa).
El precio de adquisición incluye el precio marcado en la factura de compra, más todos los
gastos que tenga la empresa hasta que los bienes se guarden en el almacén: transporte,
seguros, gastos de aduana si son importaciones, etc. También se incluye en el precio los
impuestos que soporte esa compra, cuando no se puedan recuperar directamente de
Hacienda (por ejemplo el IVA soportado en la compra, cuando la empresa que compra no
pueda deducirse el impuesto).

Por otro lado, el coste de producción incluirá el precio de adquisición de las materias primas
y otros materiales que se hayan utilizado directamente en la fabricación del bien; los costes
que directamente sean incluidos en la fabricación, como envases, seguros, salarios de la
mano de obra empleada en la elaboración de los artículos, etc.; así como la parte de costes
indirectos que, razonablemente, también se incorporen al proceso, como gastos de luz, pago
de salarios a empleados en la administración, etc.

El PGC también recoge en su norma 10ª, que, cuando se trate de asignar valor a bienes
concretos que formen parte de un inventario, se seguirá, con carácter general, el criterio del
Precio Medio Ponderado. Aunque si la empresa lo considera conveniente se puede adoptar
el método F.I.F.O.

En el momento en que salgan mercancías del almacén, bien porque se venden, o bien porque
se emplean en el proceso productivo, lo normal es que se hayan almacenado unidades de un
mismo producto que se hayan comprado en distintos momentos de tiempo y a distintos
precios. La empresa, en ese momento, se enfrenta al problema de saber como valorar tanto
las unidades que salen como las que quedan en el almacén. Como se ha indicado, el criterio
más utilizado para valorar el precio de las mercancías que salen y el de las que quedan es el
del precio medio ponderado, aunque también se puede adoptar el método F.I.F.O.

5.2. PRECIO MEDIO PONDERADO.

En el criterio del precio medio ponderado se realiza una media ponderada de las cantidades
compradas y el precio al que se compraron, y ese sería el precio de salida de las mercancías
del almacén. Llamaremos P a cada precio del mismo producto,y Q a la cantidad que se
compra en cada ocasión; y los números 1,2,3,4, y sucesivos, indican cada una de las veces
que ha entrado un pedido de ese producto en el almacén hasta ese momento.

Recuerda que la media ponderada se emplea para calcular un valor medio de entre un
conjunto de valores, cuando no todos tienen el mismo peso. Por ejemplo, si un examen final
cuenta el doble que los dos examenes parciales del trimestre, la nota del examen final habrá
que multiplicarla por dos, porque tiene el doble de peso en la ecuación que los otros dos
examenes.

La fórmula para calcular el Precio Medio Ponderado es la siguiente:

PMP= (P1*Q1+P2*Q2+P3*Q3)/Q1+Q2+Q3

Esta fórmula se aplicará en el cálculo de salida y en el precio de las existencias que quedan
en almacén, mientras que el precio de las entradas será el precio de adquisición o el coste
de producción.
5.3. CRITERIO FIFO

Cuando la empresa lo crea conveniente se puede aceptar el método F.I.F.O., (First In, First
Out), que traducido significa que lo primero que entra es lo primero que sale. Eso significa
que cada vez que salgan mercancías del almacén, éstas se valorarán al precio de las
primeras que se compraron y que sigan todavía en el almacén. Cuando no haya mercancías
suficientes al primer precio, se tomará el precio de las unidades que se compraron en segundo
lugar, y así sucesivamente. Este método es interesante cuando han bajado los precios a los
que se venden esas mercancías en el mercado.

6. ANÁLISIS ABC DE PRODUCTOS.

El método ABC, consiste en estructurar los stocks en tres tipos de productos, designados
por las tres primeras letras del alfabeto.

El grupo A está formado por aquellos artículos que suponiendo un importante porcentaje de
la inversión total en productos (alrededor de un 75 %), sólo representa una proporción muy
pequeña del número de unidades almacenadas (alrededor de un 10 %).

Los artículos de grupo B tienen una importancia relativa, ya que suponen un porcentaje de
alrededor del 20 % del valor total de la inversión en el inventario; en cuanto a la proporción
sobre el total de unidades almacenadas, suele ser de alrededor del 25 %.

El grupo C son aquellos que menos interesa controlar, es decir no nos interesa destinar
muchos recursos a su control, pues su valor sobre el total de la inversión en el inventario es
muy pequeño, (alrededor de un 5%), y sin embargo representan la mayor proporción de
unidades almacenadas (alrededor de un 65 %).

El objetivo de esta agrupación es la de analizar la distribución adecuada de mercancías en

almacén:

● Las mercancías que se incluyen en el grupo C son las que más se consumen, por lo
que hay que situarlas en una zona de mejor acceso dentro del almacén. Se llaman
mercancías de alta rotación.
● Las mercancías del grupo B son de media rotación, ya que, aunque se consumen
con frecuencia, no lo hacen tanto como las del grupo C.
● Y, finalmente, las mercancías del grupo A son las de baja rotación, por lo que no es
preciso situarlas en una zona de gran accesibilidad.

Su representación gráfica se conoce como Curva de Pareto, que puedes ver a continuación.
 7. GESTIÓN DE INVENTARIOS. TIPOS DE INVENTARIOS. NIVELES DE STOCK.
ROTACIONES. ÍNDICE DE ROTACIÓN.
7.1. INVENTARIO: CONCEPTO Y OBJETIVOS

El objetivo fundamental del inventario es controlar que las mercancías físicas coinciden en
condiciones y cantidades con la información que figura en los registros de stock, y que en
caso de existir discrepancias, se reconcilien ambas informaciones; en el caso que las
diferencias sean significativas se deben analizar, investigar sus causas y tratar de corregirlas.

Un inventario es pues la comprobación de que las existencias a nivel teórico y real son las
mismas, corrigiendo durante el mismo las diferencias que se hayan podido producir.

Los bienes que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa
o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos
inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento
que se consuman en el ciclo de operaciones.

El inventario se debe realizar por lo menos una vez al año, comprobando todos los bienes;
las mercancías en proceso de recuento, quedarán bloqueadas hasta que finalice el mismo
(no podrá haber entradas ni salidas de esos productos. Normalmente la operación de
inventariar conlleva el cierre del almacén durante el periodo de conteo de las existencias, con
el consiguiente coste de parada del proceso (productivo o de venta), y de mano de obra
asociada al proceso.

El error máximo absoluto de un inventario no deberá exceder de un 5%, y si se superase este

valor se deberá repetir el inventario y lo harán otras personas diferentes a las que hicieron el
primero. Hay que tener en cuenta que los mayores errores se producen en aquellos productos
que tienen una mayor frecuencia de entrada y salida.

7.2. TIPOS DE INVENTARIOS

Atendiendo al número de mercancías inventariadas, existen tres tipos de inventarios:

 ● Inventario completo: se comprueban todas las existencias del almacén de forma
exhaustiva, y dado que se abarca el conjunto de productos depositados en el almacén,
durante su realización no se podrá llevar a cabo ninguna otra operación en el almacén.
Suele realizarse una vez al año, coincidiendo normalmente con el cierre del ejercicio.
● Inventario rotativo: consiste en determinar para cada día, unos artículos que se van
a controlar; esto hace que los artículo se recuenten cada cierto tiempo, siendo la
frecuencia del recuento directamente proporcional a la importancia del producto (y
esta viene definida normalmente por su rotación).
● Inventario permanente: consiste en que cada vez que se realiza una operación sobre
una ubicación (colocación, extracción, etc.), se cuentan las existencias. Con ello se
consigue minimizar (no evitar) el riesgo de discrepancias, pero a cambio supone un
sobre coste, por lo que sólo en muy contadas ocasiones está justificado este tipo de
inventarios.

En función de la periodicidad con que se lleven a cabo, los inventarios se pueden clasificar a
su vez en:

● Inventario final: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el
31 de diciembre.
● Inventario periódico o inventario puntual: es aquel que se realiza cada determinado
tiempo dentro de una empresa.
● Inventario inicial: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Sólo
se documenta los bienes existentes el día de elaboración. Por lo general se elabora
al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

7.3. ROTACIÓN DE STOCK. ÍNDICE DE ROTACIÓN

La rotación de stock o de inventarios es un indicador que señala el total de veces que el

inventario del almacén requiere ser abastecido con nuevas existencias. Es decir, la cantidad
de ocasiones que se ha de proveer al almacén con el inventario necesario para lograr una
eficiente gestión logística.

El índice de rotación -IR- es, en definitiva, el número de veces que el inventario necesita ser
reabastecido. Cuanto más alto sea el ratio, más positivo es para la empresa, ya que este
indica el flujo constante de entradas y salidas de las mercancías del almacén. Esta situación,
lógicamente, se traduce en un mayor nivel de ventas.

Este ratio también influye a la hora de ajustar los costes de almacenamiento de la empresa.
Estos costes deben ajustarse en función del IR, ya que estos vienen influidos por la frecuencia
con la que se venden los productos. Cuanto más elevado sea el valor del índice de rotación,
mayor será la velocidad a la que se vacía el almacén y, por lo tanto, la estrategia logística a
adoptar es completamente diferente a la que se adoptaría con un nivel de ventas inferior.

Es decir, cuanto mayor sea el IR menor será el capital a invertir en costes de almacenaje. Los
productos tienen una constante entrada y salida de los almacenes, con lo que se evitan
multitud de pérdidas, como la de productos caducados. Aunque la afirmación de que, a mayor
IR menor será el dinero a invertir en costes de almacén, no es del todo cierta.

¿Cómo se calcula el índice de rotación de stock?

Existe una fórmula matemática para calcular el índice de la rotación del inventario. El cálculo
se realiza a partir del importe total de los productos vendidos a precio de coste -es decir, al
precio que se compran los productos al proveedor- entre el valor promedio de las existencias
del almacén.

Este dato se calcula, normalmente, con periodicidad anual, aunque también se puede deducir
para los meses del año e, incluso, diariamente. La fórmula es la siguiente:

IR = SALIDAS ANUALES/EXISTENCIAS MEDIAS ANUALES

Índice de rotación: alto o bajo

Vamos a analizar cómo influye en una empresa un índice de rotación de stock alto o bajo:

● Alto: como se indica al comienzo del post, una rotación de inventarios alta supone un
elevado flujo de entradas y salidas de los productos del almacén. Un ratio alto es un
buen indicador del rendimiento de la compañía, ya que expresa un cuantioso nivel de
ventas.

● Bajo: es prácticamente imposible mantener un índice de rotación alto para todos los
productos del inventario. Es común que todas las empresas almacenen un abanico de
productos que tienen una frecuencia de venta muy baja, pero que son muy rentables
para el negocio.
Para determinadas empresas, sobre todo a las PYMES, estos artículos son
indispensables para el porvenir del negocio ya que les reportan muchos beneficios a
final de año. El objetivo de una rotación de stock baja es realizar una planificación en
el que costes de almacenaje y rentabilidad converjan en el mismo punto.

8. COSTE DE ALMACENAMIENTO. VARIABLES.

Los costes de almacenamiento son todos aquellos en los que debe incurrir las empresas para
mantener sus existencias en un depósito.

Es decir, el coste de almacenamiento es que el que se relaciona directamente con la tarea de

resguardar el stock de mercadería en un determinado espacio.

Los costes de almacenamiento son variados y pueden ser fijos o variables. Estos últimos
aumentan o disminuyen en función a la cantidad de mercancía depositada.

Los tipos de costes de almacenamiento son:

● Costes de infraestructura: Son fijos. Nos referimos a aquellos derivados del espacio
físico donde se almacenan las existencias. Nos referimos al alquiler (o depreciación
en caso sea propiedad de la empresa) del edificio y/o de sus instalaciones (como
herramientas, sistemas de almacenaje y software) , gastos de mantenimiento,
seguros, impuestos y gastos financieros (si se ha recurrido a financiamiento para
solventar estos costes).
 ● Costes de gestión: Son fijos y variables. Así, engloba aquellos costes destinados a la
administración del almacén, sin incluir aquellas tareas de manipulación de las
existencias. Incluye al personal indirecto (incluyendo todos los costes laborales como
la Seguridad Social), material de oficina y servicios públicos (agua y electricidad).
● Costes de operación: Son variables y corresponden a la manipulación de la
mercadería. Aquí entra el personal que trabaja directamente el transporte y depósito
de los productos (incluyendo todos los costes laborales como la Seguridad Social),
materiales diversos, gastos de mantenimiento de los equipos, seguros, gastos por
obsolescencia (en caso de que se acabe la vida útil de parte de las existencias).

Asimismo, cabe señalar que pueden surgir otros costes, como aquellos derivados de roturas,
daños o registros erróneos de las existencias.

Entre los factores que influyen en los costes de almacenamiento destacan:

● Variedad de productos y cantidad por cada uno.

● Dimensión y vida útil de las existencias. Así, la gestión deberá ser más diligente
en caso de bienes perecederos.
● Estacionalidad. En algunos sectores, la demanda se incrementa de manera muy
significativa en ciertos periodos del año.
● Localización. Esto, debido a que si el depósito se ubica en una zona alejada de
la ciudad probablemente el alquiler sea menor que en un lugar céntrico de la
ciudad el cual es más demandado.