PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Código: PR-ADM-IMP-0 Versión: V-0 UNIDADES MINERAS

Fecha de Elaboración: 05/06/2020 Página: 1 de 12

PROCEDIMIENTO DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS

IMPORTING SHITSUKE S.A.C.

Elaborado Por: Revisado por: Aprobado Por:

Lic. Araceli Celestino Lic. Nora Macedo Lic. Diana Depaz

Administradora de operaciones Jefe de Administración y RR.HH Gerente General
Fecha: 05-06-20 Fecha: 08-06-20 Fecha: 09-06-20
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1. OBJETIVO

Definir y normar el procedimiento a seguir para la Adquisición de Bienes y

Servicios requeridos por las diferentes áreas de IMPORTING SHITSUKE
S.A.C; y garantizar la compra oportuna de los bienes y servicios que cumplan
con las especificaciones requeridas.

2. ALCANCE

Aplica para todo el personal de IMPORTING SHITSUKE S.A.C; que participan

directa o indirectamente en el proceso de compras de bienes y servicios,
desde la solicitud hasta la recepción de la mercancía o el servicio.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

El presente procedimiento está alineado a las siguientes políticas de la

Empresa:
 Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 Código de ética.

4. DEFINICIONES

 Bienes: Todos aquellos elementos físicamente apreciables, es decir que se

pueden tocar y ocupan un espacio.

 Servicios: Actividades identificables, intangibles y perecederas que producen

un hecho, un desempeño o un esfuerzo que implican generalmente la
participación del cliente y que no es posible poseer físicamente.

 Solicitud de Requerimiento: Formato en el que se deben detallar todas las

especificaciones técnicas necesarias de los artículos a comprar o servicio
solicitado, además se deben detallar las fechas en las que se requiere el bien
o se prestara el mismo, el uso que se le dará a los mismos y el centro de
costos. Con esta información se generara la orden de compra o servicio.

 Órdenes de Compra: Documento mediante el cual se solicita al proveedor el

suministro de los artículos requeridos y este se compromete con la entidad,
en la entrega de los mismos en el tiempo establecido y a presentar una
factura por su venta.

 Órdenes de Servicios: Documento mediante el cual se contrata a un

proveedor para la prestación de un servicio requerido y este se compromete
con la entidad, en la entrega y/o prestación de los servicios que en ella se
detalla en el tiempo establecido y a presentar una factura y/o cuenta bancaria
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por su venta.

 Prestación de Servicios: Es la actividad por medio de la cual una persona

natural y/o jurídica se obliga a prestar un servicio. Estas actividades pueden
ser permanentes, temporales o por una sola vez.

 Factura: Es el documento mediante el cual un proveedor o consultor hace el

cobro de un bien o servicio entregado o prestado a la Empresa, previa
celebración del respectivo contrato, convenio, orden de servicio o de compra.

 Cotización y/o Propuesta: Es el documento mediante el cual el proveedor

ofrece sus bienes o servicios; éste debe contener una descripción del bien a
proveer o servicio a prestar, valor, forma de pago, fecha de entrega o
ejecución.

5. LINEAMIENTOS

 El procedimiento para la adquisición de bienes y servicios muestra el marco

de referencia destinado a la compra buscando garantizar la efectividad y
oportunidad de los mismos.

6. PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTROS

Se deberá hacer la solicitud del
bien o servicio por medio del
detallando las especificaciones
técnicas de los artículos y/o
servicios a comprar, cantidades,
1. Solicitar bien fechas en que se necesita el Formato Orden
Área solicitante
o servicio. producto; indicando el centro de de Requerimiento
costo por donde se deberán cargar
los gastos que ocasionen la
compra o el servicio, para efectos
de verificar la existencia de los
recursos necesarios.
Todo requerimiento de bienes o
servicios debe contar con el V°B°
Área solicitante
2. Aprobación de la Gerencia de Operaciones y
Formato Orden
del la aprobación de la Gerencia
Gerente de de Requerimiento
requerimiento General; antes de ser entregados
Operaciones firmada y
del bien o estos requerimientos al área de
autorizada
servicio. Administración y RR.HH para que
Gerente General
pueda iniciar con los trámites de
adquisición.
3. Solicitar Contando con la aprobación de la Jefe de
cotizaciones y/o Gerencia General, se Se procede Administración y Cotizaciones
propuestas a invitar a cotizar uno o Recursos Humanos
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varios proveedores, dependiendo

de los
económicas. montos de la compra y se reciben
las cotizaciones físicas o vía
correo electrónico.
Se revisará que las cotizaciones
presentadas cumplan con las
4. Analizar Jefe de
especificaciones solicitadas. Una Cotizaciones
cotizaciones y/o Administración y
vez analizadas si no cumplen con remitidas
propuestas. Recursos Humanos
los criterios mencionados, se
invitará a otro proveedor a cotizar.
Se elaborará un cuadro Cotizaciones
5. Elaboración y
comparativo, donde se detalla el Jefe de remitidas.
Revisión de
precio, la forma de pago, el tiempo Administración y Cuadro
Cuadro
de Recursos Humanos comparativo de
Comparativo
entrega y otras observaciones. precios.
Se remitirá el cuadro comparativo
6. Aprobación de precios, el cual debe ser Jefe de Cotizaciones
del presupuesto revisado y aprobado por la Administración y remitidas.
para la Gerencia General; como Recursos Humanos Cuadro
adquisición del constancia de que se cuenta con comparativo de
bien o servicio los recursos económicos para el Gerente General precios.
pago al proveedor.
Una vez seleccionado el
proveedor, el jefe de
Administración y Recursos
7. Elaboración y
Humanos elaborará la orden de Orden de Servicio
notificación del Jefe de
servicio o de compra o del o de Compra
contrato, orden Administración y
contrato.
de servicio o de Recursos Humanos
A su vez notificará al proveedor Contrato.
compra.
para dentro del plazo pactado este
pueda hacer entrega del bien o
servicio contratado.
8.-La recepción La recepción de los productos Productos
de los comprados con sus respectivos Administradora de entregados
productos comprobantes de pago, estará a operaciones
cargo de la Administradora de
Operaciones, con el fin de Jefes de
inspeccionar el producto departamento.
comprado.

* Cuando el producto comprado

cumple con los requisitos
especificados en la Orden de
compra o servicio, se deja registro
así: El administrador de
operaciones firma y recibe los
comprobantes del proveedor y el
jefe de área que solicitante de la
compra firma la orden de compra

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en el espacio “recibido a
satisfacción”.

* En caso de que el producto no

cumpla con las especificaciones,
se procede a hace la devolución al
proveedor reportando a la Jefatura
de Administración y RR.HH.
Si el producto recibido es
9.-Conformidad
conforme a los requisitos Administradora de
de la recepción Acta de
especificados, aprueba la operaciones
de los conformidad
recepción, y se inicia el proceso de Jefes de
productos
pago en el área contable. departamento.
Se da inicio al proceso de pago Jefe de
10. Pago a los
conforme a lo establecido en el Administración y  
proveedores
instructivo de pagos. Recursos Humanos
Se procede a archivar el contrato,
Asistente
11. Archivar. convenio, orden de servicio o de  
Administrativo
compra, con su debido sustento

7. RESPONSABILIDES

a. Gerencia General: Estará a cargo de la aprobación del requerimiento y del

presupuesto para la adquisición del bien o servicio
b. Gerencia de operaciones: Es el responsable de la Aprobación del
requerimiento del bien o servicio de las todas la áreas de la empresa.
c. Jefes de departamento: Son los responsables de Solicitar bien o servicio,
gestionan la aprobación del requerimiento del bien o servicio, y otorgan la
Conformidad de la recepción de los productos.
d. Jefe de Administración y RR.HH: Es el responsable de solicitar y aanalizar las
cotizaciones y/o propuestas económicas, así como de la elaboración y Revisión
del Cuadro Comparativo y la redacción y notificación del contrato, orden de
servicio o de compra, ejecuta el pago a los proveedores.
e. Administradora de operaciones: Recepcionará y dará conformidad de los
productos y servicios adquiridos verificados en cumplimiento de las
especificaciones técnicas solicitadas.

8. RESTRICCIONES
 Las solicitudes de cotización se realizaran inicialmente con los proveedores que
se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente
se realizará la búsqueda de nuevos proveedores.
 Se requerirá solo de una (1) cotización cuando :
- La adquisición del producto o servicio no supere la cuantía de S/ 500.00.
Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo.
- Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones urgentes
derivadas de proyectos en ejecución.

9. ANEXOS
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 Formato Orden de Requerimiento

 Cuadro comparativo de precios
 Orden de Servicio o de Compra
 Acta de conformidad

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10. FLUJOGRAMA

RESPONSABLES INICIO

Áreas
solicitantes 1. SOLICITAR BIEN O SERVICIO

Gerente de
Operaciones 2. APROBACION DE
NO
REQUERIMIENTO
Gerente
General
SI

3. COTIZAR Y/O PROPUESTA

Jefe de
Administración 4. ANALIZAR COTIZACIONES Y/O PROPUESTA
y RR.HH
5. ELABORACIÓN DE CUADRO COMPARATIVO

6. APROBACION DE
NO
Gerente PRESUPUESTO
General

SI

Jefe de
Administración 7. ELABORACIÓN Y NOTIFACIÓN DE O/C - O/S
y RR.HH

8. RECEPCIÓN DE PRODUCTOS
Administrador
de operaciones
Jefes de 9. CONFORMIDAD DE NO
departamento. RECEPCIÓN

SI

Jefe de
Administración 10. PAGO AL PROVEEEDOR
y RR.HH
Asistente 11. ARCHIVAR
administrativo

FIN

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ANEXO 01: Formato Orden de Requerimiento
Nº DE REQUERIMIENTO:

FORMATO DE REQUERIMIENTO DE BIENES O SERVICIOS

FECHA DE SOLICITUD:

UNIDAD:

NOMBRE SOLICITANTE: ÁREA:

NOMBRE DEL PROYECTO: CECO:

OBSERVACIÓN:

SOLICITANTE JEFATURA GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA GENERAL ADMINISTRACIÓN

DATOS LLENADOS P OR ADM INIS TRAC IÓN R EGIS TR ADO P OR : F EC HA DE R EGIS TRO:

PRESUPUESTADO (P) /NO

N° CÓDIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD UM
PRESUPUESTADO (NP)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

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ANEXO 02: Cuadro comparativo de cotizaciones

N° DE CUADRO
COMPARATIVO:
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES FECHA DE
ELABORACIÓN:
UNIDAD:

OBJETO DE CONTRATACIÓN:
ESPECIALISTA:

I.- ANTECEDENTES

II.- INFORMACIÓN DEL PEDIDO Y RESPUESTAS DE MERCADO

BASES DE COMPARACIÓN: Información de las
PROVEEDOR 01: PROVEEDOR 02: PROVEEDOR 03:
especificaciones técnicas
UNIDAD DE
N° DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO TOTAL TOTAL TOTAL
MEDIDA
1
PLAZO DE EJECUCIÓN:
CUMPLIMIENTO DE ESP. TEC. / TDR
III.- RESULTADOS
MONTO PRESUPUESTADO S/ 0.00 00/100 SOLES S/ 0.00 00/100 SOLES S/ 0.00 00/100 SOLES
MONTO A CONTRATAR S/ 0.00 00/100 SOLES S/ 0.00 00/100 SOLES S/ 0.00 00/100 SOLES
CRITERIO (S) CONSIDERADO (S) U OTROS COMENTARIOS

INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR GANADOR

RUC N°:
CORREO:
NOMBRE DE
CONTACTO:
TELÉFONO: ELABORADO POR: GERENCIA GENERAL APROBADO POR: GERENCIA GENERAL

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ANEXO 03: Orden de servicio / orden de compra
N° :
FECHA DE
ORDEN DE SERVICIO / ORDEN DE COMPRA ELABORACIÓN:
UNIDAD:

I.- DATOS DEL PROVEEDOR: II.- CONDICIONES GENERALES

Señor (es): N° DE REQUERIMIENTO:
Dirección: MONEDA: S/ S/
RUC N°: TEL. / CELULAR:
CONCEPTO:

CÓDIGO UNID. MEDIDA DESCRIPCIÓN VALOR

SERVICIO DE …..

CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO:

El servicio se realizará de acuerdo al formato de requerimiento N° ………………

PLAZO DE EJECUCIÓN:
El plazo de ejecución sera de …………………… hasta ………………………….

CONFORMIDAD DEL SERVICIO: S/ -

La conformidad del servicio estará a cargo del jefe de departamento
solicitante y la administradora de operaciones.
FORMA DE PAGO:
La empresa realizará el pago del 100% al culminar el servicio.

PENALIDAD:
En caso de retraso injustificado de las prestaciones objeto del contrato, la
empresa aplicará una penalidad por día hasta por un monto máximo del 10%
del monto contratado.

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL Exonerado:

MONTO V. venta: S/ -
CENTRO DE COSTO ACTIVIDAD
S/ IGV: S/ -
S/ - TOTAL:

FACTURAR A NOMBRE DE:

DIRECCIÓN: RUC N°

ELABORADO POR: JEFE DE

APROBADO POR: GERENCIA GENERAL RECIBIDO POR: PROVEEDOR
ADMINISTRACIÓN Y RR.HH
ANEXO 04: Acta de conformidad

N° DE CONFORMIDAD:
CONFORMIDAD BIENES / FECHA DE CONFORMIDAD
SERVICIO EN GENERAL
UNIDAD:

FECHA DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO

1

2 DEPENDENCIA USUARIA

DATOS DEL CONTRATISTA

3

Número del contrato // O/S // O/C N°

SERVICIO EN
GENERAL
Objeto de la contratación BIENES
CONSULTORÍA EN
DATOS DEL CONTRATO/ GENERAL
4 ORDEN DE COMPRA /
Descripción del objeto del contrato
ORDEN DE SERVICIO
Plazo de ejecución de la
contratación
Fecha de inicio de la contratacion
Monto Contratado

VERIFICACIONES REALIZADAS
SE HA VERIFICADO EL Efectuadas desde:
CUMPLIMIENTO DE LAS - Período del bien o servicio
5.1
PRESTACIONES
CORREPONDIENTES A: SI CUMPLE X NO CUMPLE

SI CUMPLE
5 CUMPLIMIENTO DEL
5.2 NO CUMPLE
PLAZO
DIAS DE ATRASO

DETALLE DE LAS PRUEBAS REALIZADAS PARA OTORGAR LA CONFORMIDAD

*
5.3
*
*

OBSERVACIONES
6

CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN
7

ADMINISTRACIÓN DE
JEFATURA GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA GENERAL
OPERACIONS