CÓDIGO: PD – 04

PROCEDIMIENTO DE VIGENCIA: 25/05/07

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1. ÍNDICE

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1. ÍNDICE...................................................................................................................1
2. OBJETIVO.............................................................................................................2
3. ALCANCE.............................................................................................................2
4. DEFINICIONES......................................................................................................2
5. RESPONSABLES................................................................................................. 3
6. DESARROLLO......................................................................................................3
6.1. CONTRATACIÓN PÚBLICA.................................................................................3
7. FLUJOGRAMA......................................................................................................6
8. REGISTROS..........................................................................................................7
9. CONTROL DE CAMBIOS..................................................................................... 7
10. ANEXOS................................................................................................................7
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2. OBJETIVO

Presentar los parámetros para la comercialización de los servicios y medición de la

satisfacción de los Clientes.

3. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la detección de las necesidades de los clientes y termina
con la medición de la satisfacción de los mismos.

4. DEFINICIONES

Cliente: Persona Natural o jurídica que requiere de los servicios de COELCI Ltda.

Aspectos Jurídicos: Elementos constitutivos de la legalidad de la empresa.

Aspectos Financieros: factor económico que determina la capacidad de la empresa

para funcionar y respaldar la ejecución de proyectos; se estudian principalmente los
estados financieros básicos y los análisis financieros tanto vertical como horizontal.

Aspectos operativos: Se refiere a la capacidad de recursos con que cuenta la

empresa tanto Humanos (Profesionales, Técnicos y auxiliares), como de Maquinaria y
equipo.

Comité de Licitaciones: Está integrado por el jefe técnico, Coordinador de Licitaciones

y el Auxiliar de Licitaciones
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5. RESPONSABLES

El Comité de Licitaciones es responsable de:

 Buscar en Internet licitaciones

 Evaluar los requisitos del cliente
 Elaborar las propuestas
 Realizar los seguimientos a las propuestas enviadas.
 Diseñar metodologías para evaluar la satisfacción del cliente.
 Evaluar los resultados de los niveles de satisfacción del cliente.

El Gerente es responsable de:

 Diseñar, implementar y controlar estrategias que permitan la comercialización

de los servicios de la Organización.
 Evaluar la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos
establecidos por el cliente
 Coordinar el seguimiento a las propuesta enviadas

6. DESARROLLO

6.1. CONTRATACIÓN PÚBLICA

6.1.1. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES Y REQUISITOS DEL CLIENTE

El primer contacto que se tiene con un cliente potencial se hará por cualquier medio de
publicación de la entidad, teniendo en cuenta lo reglamentado en la ley 80 de 1993.

6.1.2. EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS

DEL CLIENTE

Una vez analizados los pliegos de condiciones se evalúa la capacidad de la

organización para cumplir con los requisitos establecidos por el cliente, dejando registro
de dicha evaluación en el formato Evaluación de los requisitos del cliente FR01 - PD04,
con su firma y fecha.

Cuando la organización no cumple con los requisitos del cliente podrá recurrir al
consorcio o unión temporal de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la ley
80 de 1.993.
6.1.3 VISITA DE OBRA
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Se realizara una visita de obra para conocer los aspectos relacionados con el lugar del
proyecto de acuerdo al Instructivo para la visita de obra IN01-PD04

Nota: La visita de Obra se realizara cuando la entidad Contratante lo exija como

obligatorio en los pliegos de condiciones.

6.1.4. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

Una vez concluido que la organización si cumple con los requisitos del cliente, El
Comité de Licitaciones Elabora la propuesta asignando a cada miembro del comité
responsabilidades las cuales son consignadas en el formato Asignación de Documentos
FR02 – PD04, una vez verificada que la propuesta cumple con cada uno de los
requisitos es presentada previo pago de los derechos de participación.

6.1.5. SEGUIMIENTO A PROPUESTAS

Una vez publicados los resultados de las evaluaciones, la organización allegará lo

solicitado por la entidad contratante o refutará lo que a su juicio considere haya sido
erróneamente evaluado, argumentando y sustentando adecuadamente dicha
intervención.

6.1.6. ELABORACIÓN Y FIRMA DEL CONTRATO

Una vez adjudicado el contrato a la organización se procederá a su firma y legalización

llenando todos los requisitos que para el efecto se contempla en el artículo 41 de la ley
80 de 1.993.

Se le informa a las áreas involucradas con el propósito de ejecutar las actividades de

acuerdo con los requisitos exigidos por el cliente.

Cuando un contrato no es adjudicado se evalúan las causas para tomar acciones de

mejora.

6.1.7. MODIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS

Si existe una modificación respecto a los requisitos del cliente, se debe evidenciar a
través de un “otro sí” al contrato o un acta firmada por ambas partes, Los requisitos
modificados deben ser informados a las diferentes áreas para que realicen los ajustes
correspondientes a sus actividades.
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6.1.8. SEGUIMIENTO A LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Se realizará como mínimo una encuesta de satisfacción del cliente por cada contrato
ejecutado, utilizando el sistema de entrevista, los resultados de las mediciones
obtenidas, serán analizados, determinando los aspectos sobre los que se deben tomar
acciones correctivas y preventivas e identificando oportunidades de mejora.
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7. FLUJOGRAMA.

8.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1 INICIO

Detección de Comité de Evaluacion de los requsitos del cliente

2
necesidades Licitaciones FR01 - PD04

NO Hay
3 Evaluacion de los requsitos del cliente
capacidad? Gerente
FR01 - PD04
SI

Visita de Obra Funcionario quien Analisis del sitio ejecucion del proyecto
realiza visitadeobra FR03 - PD04
Propuesta
5 Elaboración de la Comité de
Asignacion de Documentos
propuesta Licitaciones FR02 - PD04

Comité de
6 Seguimiento
Licitaciones

NO
7 es aprobada?

SI
Elaboracion y firma del
8 Gerente Contrato
contrato

9 Implementación del
Jefe Operativo
servicio

NO hay
10 modificaciones?

SI

11 Elaboracion de otro si Gerente

12 Medición de la Comité de
Encuestas, entrevistas, etc.
satisfacción Licitaciones

13 FIN
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8. REGISTROS

NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LUGAR DE TIEMPO DE

CÓDIGO DISPOSICIÓN
REGISTRO DILIGENCIARLO ARCHIVO RETENCIÓN
Evaluación de Central de
FR01 – Comité de Archivo
los requisitos del Documentación 1 año
PD04 Licitaciones Inactivo
cliente
FR02 – Asignación de Auxiliar de Central de Archivo
1 año
PD04 Documentos licitaciones Documentación inactivo
Análisis del sitio Funcionario que Central de
FR03 – Archivo
de ejecución del realiza la visita de Documentación 1 año
PD04 inactivo
Proyecto Obra

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA

10. ANEXOS