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CODIGO: PD-04
VERSIÓN: 03
LICITACIONES Y VIGENCIA: Enero 20/13
PRESUPUESTOS REVISION: 02
PAGINA 3 - 4

CONTENIDO:

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DFINICIONES

4. GENERALIDADES

4.1 LICITACIONES
4.2 OFERTA MERCANTIL
4.3 INSCRIPCION COMO PROVEEDOR
4.4 PRESUPUESTOS
4.5 INDICADOR DE GESTION

1. OBJETIVO

Establecer, verificar y organizar todos los recursos necesarios para la

comercialización de los servicios que ofrece la organización, ante una entidad
pública ó privada que los requiera.

2. ALCANCE

Presentación de ofertas, presupuestos, participación en concursos licitatorios ó

inscripción como proveedores de servicios, en el área de aplicación de la
organización.

Elaborado: Revisado: Aprobado:

JOSE MONTOYA RICARDO RUMIE ROBERTO RUMIE
Coordinador HSEQ Representante de la Gerencia Gerente

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3. DEFINICIONES

LICITACION: Proceso mediante el cual, previa invitación, la entidad contratante

selecciona entre varias personas en igualdad de oportunidades, la que ofrezca
mejores condiciones para contratar la prestación de un servicio ò ejecución de un
proyecto.

PLIEGO DE CONDICIONES: Documento que establecer los requisitos y condiciones

para desarrollar un proceso de licitación antes una entidad pública o privada.

POLIZAS: Documento que apara y garantiza el contrato y refleja las normas que
regulan las relaciones contractuales entre el asegurador y el asegurado.

ESPECIFICACIONES TECNICAS: Documento que establece requisitos técnicos

requeridos

PROPUESTA ECONOMICA: Documento elaborado por la empresa a través del cual

se describen el cumplimiento de los requisitos económicos y técnicos establecidos por
el cliente, durante un proceso de licitación.

4. GENERALIDADES

Todas la licitaciones, presupuestos, ofertas mercantiles o inscripciones como

proveedor deberán ser revisadas y aprobadas por la gerencia antes de su envió ó
presentación ante un cliente.

Todos los documentos generados para la presentación de la licitación, oferta ó

cotización ó inscripción como proveedor, se archivaran en un AZ, FOLDER ó
CATALOGO, que permita su identificación, acceso y conservación, por el tiempo que
el responsable de licitaciones estime conveniente.

La revisión del cumplimiento de los requisitos establecidos por el cliente, se

evidenciara en el mismo documento que describa las condiciones ò requisitos
requeridos para el proyecto ò servicio.

4.1 LICITACIONES
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Se identifican las oportunidades de participar en procesos licitatorios, aplicables a la

organización; esto se realizará revisando los medios de comunicación tales como:
páginas web todas las entidades públicas (gobernaciones, invias, fonade, etc.). o
cualquier otro mecanismo de comunicación.

La información se registra el formato FM-106 CONTROL DE OFERTAS Y

LICITACIONES, a través del cual es responsable, verifica y realiza seguimiento al
estado del proceso; una vez registrada la información se realiza la revisión
condiciones establecidas por el cliente, para verificar si la empresa está en capacidad
de cumplir tales exigencias. (Requisitos del cliente, legales, reglamentarios y otros
aplicables al proyecto), la revisión se realizara en el mismo pliego de condiciones y
será realizada por el coordinador de licitaciones

Una vez revisado las condiciones el gerente, autoriza la elaboración de la propuesta,

la cual podrá ser presentada en medio digital o físico según lo requiera el cliente;
antes de entregar la propuesta se debe realizar una revisión de la condiciones, con el
fin de establecer su cumplimiento, esta revisión quedara evidenciada con la firma de
aprobación del gerente o a través de una autorización escrita o mail.

Una vez entregada la propuesta, se realiza un seguimiento progresivo de su estado.

Se debe mantener una comunicación constante con la entidad, solicitando
información de su estado y avances. Si el proyecto fue adjudicado a la organización,
se solicita la información que contiene las especificaciones del proyecto o aquellas
adicionales que se requieran. (Planos, especificaciones técnicas, etc.).

La legalización del proyecto se realizará mediante el cumplimiento de los requisitos

legales exigidos por el cliente (firma del contrato o recepción física o digital de la
orden de trabajo u orden de servicios). La legalización del proyecto se realizará
mediante el cumplimiento de los requisitos legales exigidos por el cliente (firma del
contrato o recepción física o digital de la orden de trabajo u orden de servicios).

Los documentos que conforman la propuesta (invitación, especificaciones, etc.), serán

archivados físicamente o en el computador en archivos que identifiquen la propuesta,
según lo determine el coordinador de licitaciones.

Todas la licitaciones deberán ser revisadas y aprobadas por la gerencia antes de su

envió o presentación ante un cliente.

4.2 OFERTA MERCANTIL

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Se identifican y atienden las necesidades de clientes, los cuales requieren como
mecanismo de contratación o adjudicación de proyectos la presentación de ofertas
mercantiles.

Se realiza una revisión de los requisitos establecidos por el cliente, para determinar la
capacidad de cumplimiento de la organización, la revisión quedara registrada en los
documentos del cliente que establecen los requisitos a cumplir para el proceso de
presentación de la oferta mercantil.

Una vez identificada y analizada la información se documenta la oferta mercantil y se

presenta a la gerencia para su revisión, la cual queda registrada en el documento o a
través de un mail.

La información se registra el formato FM-106 CONTROL DE OFERTAS Y

LICITACIONES, a través del cual es responsable, verifica y realiza seguimiento al
estado del proceso.

4.3 INSCRIPCION COMO PROVEEDOR

Se identifican las oportunidades, de inscripción como proveedor de servicios de

mantenimiento de infraestructuras ante empresas potenciales.

Se realiza una revisión de los requisitos establecidos por el cliente, para determinar la
capacidad de cumplimiento de la organización, la revisión quedara registrada en los
documentos del cliente que establecen los requisitos a cumplir para el proceso de
inscripción como proveedor.

Se diligencian los documentos requeridos por el cliente y se presentan a la gerencia

para su aprobación, la cual quedara registrada a través de la carta de presentación de
los documentos o en el documento de solicitud establecido por el cliente.

Los documentos generados para el proceso de inscripción, serán archivados

físicamente o en el computador en archivos que identifiquen el proceso, según lo
determine el coordinador de licitaciones.

4.4 PRESUPUESTOS.

Se identifican y atienden las necesidades de clientes, los cuales requieren como

mecanismo de contratación o adjudicación de proyectos la elaboración y presentación
de presupuestos; se determina si el presupuesto parte del suministro de información
del cliente o corresponde a la organización identificar las necesidades, para lo cual se
planifican visitas a terreno y/o reuniones con el cliente, para identificar las
necesidades.

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Una vez identificada y analizada la información se documenta el presupuesto y se
presenta a la gerencia para su revisión, la cual queda registrada en el documento o a
través de un mail.

El presupuesto es enviado al cliente ya sea a través de mail ó físicamente; la

documentación generada durante la elaboración del presupuesto es archivada en
medio físico o digital, según lo determine el responsable.

4.6 INDICADOR DE GESTION

Trimestralmente se implementa el indicador de gestión del procedimiento en el

formato FM-105 INDICADOR COMERCIAL, tomando como base el número de
licitaciones u ofertas presentadas en el periodo a evaluar, se registra la información
requerida por el indicador; se realiza el respectivo análisis de datos a los resultados
obtenidos y de ser necesario se implementan las acciones requeridas.

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