CONTROL INTERNO

TETRA ENERO - ABRIL 2023

CONTADOR PÚBLICO

PROYECTO INTEGRADOR PRIMER PARCIAL

Asesor: Luciano Rubio Rubio

Diana Cristina García Coronado

Aracely Elizondo Carrillo

Laura Sofía Lázaro Hernández

Francisco Alejandro Hernández

Marco Antonio Posadas Villedas

Emerson Romario Franco Arroyo

Turno: Nocturno

Introducción
El Control Interno, reúne los requerimientos fundamentales de todas las especialidades contables,
financieras y administrativas de una entidad, los controles internos promueven la eficiencia, reducen
los riesgos de pérdidas y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las normas y regulaciones vigentes. En la actualidad, los dirigentes y ejecutivos
hacen fuertes exigencias y promueven las tareas a llevar a cabo para mejorar el control de las
empresas, el cual se implanta para mantener la empresa en la dirección de sus objetivos de
rentabilidad, en el éxito de su misión, y minimizar los obstáculos que aparezcan.

¿Qué se puede lograr con el control interno?

• Consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento.
• Pueda prevenir pérdidas de recursos.
• Obtenga información contable confiable.
• Refuerce la confianza en que la entidad cumpla las leyes y normas aplicables.

Manual de procedimientos para el control de las Cuentas por Cobrar, enmarcado en la

descripción de tareas, requerimientos y los responsables de su ejecución.
El Manual de Procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para
obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos
de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Objetivos de los manuales:
*Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
*Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.
*Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica por función específica.
*Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su
incorporación al organismo.
*Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
*Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
*Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
*Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
*Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
Beneficios de los manuales:
-Presenta flujo de información administrativa.
- Establece una guía de trabajo a ejecutar.
- Precisa la coordinación de actividades.
- Proporciona uniformidad en la interpretación y aplicación de normas.
- Facilita la revisión constante y mejoramiento de las normas, procedimientos y controles.
-Simplifica el trabajo como análisis de tiempo
Cuenta por Cobrar Vencida: Se considera una Cuenta por Cobrar Vencida, cuando la misma
sobrepasa el límite permisible y establecido por la legislación vigente en el país, o la fecha de
compromiso de pago que aparece en el Acta de Conciliación, Una vez transcurrido el término de
tiempo pactado en contrato entra ambas partes y el cliente no haber cumplido su compromiso de
pago, se procederá a realizar conciliación y a establecer el proceso de reclamación. De no
solucionarse en el tiempo establecido legalmente se tramitará ante el Tribunal de Justicia.
Procedimientos:
1. Contratación Económica
2. Facturación y Ventas de productos y/o servicios
3. Conformación de Expedientes de Cobro por Clientes
4. Conciliaciones Periódicas de las Cuentas por Cobrar
5. Cobro a clientes
6. Reclamación por incumplimiento de relaciones
contractuales
7. Cancelación de las Cuentas por Cobrar
Procedimiento 1: Contratación Económica Objetivo: Establecer el proceso de contratación con los
clientes.
Alcance: Para ser aplicado por la Empresa Integral Agropecuaria Cienfuegos en el proceso de
contratación con los clientes.
Contrato: Pacto o acuerdo entre ambas partes para realizar conjuntamente la comercialización, u
otros actos, de forma tal que queden protegidas las relaciones económicas y comerciales en el
marco de la legislación vigente en nuestro país.
Desarrollo: Se creará por resolución jurídica la Comisión de Contratación Económica, cuyos
miembros son nombrados por el Director General quien la presidirá, quedando además
nominalizados los cargos de Director Contable Financiero, Especialista en Asuntos Jurídicos y como
invitados a sus sesiones de trabajo los Jefes de Áreas, vinculados con la ejecución del contrato
objeto de análisis.
Responsables:
- Director General
- Especialista en Asuntos Jurídicos
- Especialista en Gestión Contable
Procedimiento 2: Facturación y ventas de productos y/o servicios Objetivo: Formalizar las ventas de
productos y prestaciones de servicio mediante la facturación a entidades, así como reglamentar la
venta.
Alcance: Para ser aplicado por la Empresa
Factura: Se confecciona por el centro para formalizar las ventas de productos y prestaciones de
servicios que se efectúen, así como las entregas de productos en consignación o en depósito
Procedimiento 3: Conformación de Expedientes de Cobro por Clientes Objetivo: Confeccionar los
Expedientes de Cobro por cliente.
Alcance: Para ser aplicado por la Empresa
Expediente: Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre
que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver.
Desarrollo: El área de contabilidad y finanzas
Procedimiento 5: Cobro a Clientes Objetivo: Reglamentar la ejecución de todos los cobros que se
deriven de una relación de venta de productos y/o de prestación de servicios.
Cheques: Orden escrita girada por un depositario contra su banco para el pago de una suma de
dinero al que se designe.
Desarrollo: Considerando las formas de venta que se generan a partir del objeto empresarial, los
cobros asumen las modalidades de cobros en efectivo o mediante un instrumento de pago.
Flujograma
MANUAL DE COMPRAS DE UNA UNIVERSIDAD

UNIVERSIDAD LUX
 Procedimiento de Adquisiciones Nacionales
Clave Revisión Fecha
PR-SAD-ADQ/OOO 02 Marzo de 2021
Documento Emisión
Procedimiento de Adquisiciones Nacionales
Clave Revisión Fecha
PR-SAD-ADQ/OOO 02 Marzo de 2021
Documento Emisión
Procedimiento de Adquisiciones Nacionales

Área Responsable Adquisiciones

Emitido por LIC. ARACELY ELIZONDO CARRILLO Clave PR-SAD-ADQ/OOO

No. Copia Fecha Emisión No. Revisión No.

Controlada Páginas
Enero 2023 02 8
Causa de Revisiones del Documento
No.
Fecha de
Revisió Causa
Revisión
n
Junio de
Emisión del Documento
2016
Noviembre
01 Cambio en la Dirección y en su organigrama
de 2019
Marzo de
02 Actualización de procedimiento
2021

Autorización
Elaborado por Revisado por Revisado por Autorizado por

Lic. Diana Cristina Lic. Emerson Dra. Laura Sofía Dr. Marco Antonio
García Coronado Romario Franco Lázaro Hernández Posadas Villedas
Jefe de Adquisiciones Arroyo Subdirectora Director
Subdirector de Administrativa
Planeación y
Operaciones

Índice
Portada y Autorización índice

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsabilidades

4. Definiciones

5. Descripción del Proceso

6. Referencias Apéndices

7. Formatos a Utilizar

8. Diagrama de Flujo
1.0 Objetivo:

Establecer la metodología para llevar a cabo el proceso de adquisición de productos y servicios

necesarios para la operación de la Facultad.

2.0 Alcance:

El alcance de este procedimiento aplica a todos los departamentos de la Dependencia desde que se
genera la requisición de compra, la aprobación y la orden de compra hasta que el producto o servicio
es entregado y aceptado por el solicitante.

3.0 Responsabilidades:

3.1. El Departamento de Adquisiciones (DA) se encarga de aplicar y hacer cumplir los lineamientos
que marca este procedimiento.

3.2. Es obligación de los responsables de Área informar en tiempo y forma al Departamento de

Adquisiciones las necesidades de productos o servicios que se presentan en las áreas a su cargo
con base en este procedimiento.

4.0 Definiciones:

4.1. Compra Ordinaria. - Es toda aquella acción de compra que por su naturaleza no se considere
para cubrir una necesidad urgente.

4.2. Requisición de compra. - Informe detallado sobre el producto o servicio a solicitar.

4.3. SCP. - Sistema Contpaqi Comercial Pro.

4.4. DA. - Departamento de Adquisiciones.

5.0 Descripción del Proceso:

 Diagrama de Tortuga
¿Con que se realiza el Etapas del proceso ¿Con quién se realiza el
proceso? proceso?
• Sistema Administrativo 1 . Dar de alta la
Contpaqi Comercial Pro requisición electrónica
• Dirección
compra. de
2. Verificación y
• Subdirección
existencia asignación del Administrativa
producto.
3. Realización de • Clientes internos
cotizaciones.
4. Aprobación de • Proveedores
cotización. Departamento de
5. Generación de Adquisiciones
orden de compra. del
Entradas: 6. Adquisición Salidas:
• Requisición electrónica producto o servicio. o
de compra 7. Entrega y • Productos o servicios
verificación del
producto servicio de • FO-SAD-ADQ/003
al solicitante. al Recibo de Almacén de
8. El proveedor de Adquisiciones
entrega factura y Orden de Compra
orden compra
Departamento
Adquisiciones.
• FO-SAD-CTN/004
Solicitud de pago
Mediciones ¿Cómo se realiza el
Tiempo promedio de proceso?
respuesta • PR-SAD-ADQ/OOO
5.1. Dar de alta la Requisición de Compra

5.1.1. Si el monto de lo requerido supera los $50,000.00, se debe hacer previo a la requisición un
oficio a la Dirección para la autorización correspondiente.

5.1.2. El solicitante elabora la requisición de compra utilizando el formato correspondiente en el

sistema administrativo Contpaqi Comercial Pro llenando todos los campos solicitados.

Nota 1: Cuando así aplique y por la naturaleza de la requisición se podrá incluir una muestra del
producto, su especificación o sus planos.

Nota 2: Toda compra que no sea realizada mediante este procedimiento no será reconocida por los
Departamentos de Adquisiciones y Contraloría por lo que pasará a ser responsabilidad del
solicitante.

Nota 3: Cada requisición debe ser elaborada por separado de acuerdo con las siguientes categorías:
a) Papelería y similares
b) Servicios de mantenimiento
c) Equipo de cómputo y sus derivados
d) Equipo de laboratorio
e) Material de laboratorio y reactivos
f) Infraestructura
g) Licencias de software
h) Productos para venta
i) Servicios de terceros

Nota 4: Dentro del sistema, utilizando el folio correspondiente, el usuario podrá ver el estado de la
solicitud como: aprobación de Dirección y Subdirección Administrativa, en proceso de cotización, en
proceso de compra y solicitud cerrada.

5.2 Verificación de existencia y asignación del producto

El Departamento de Adquisiciones verifica la existencia del producto o servicio y lo asigna al

solicitante mediante el formato FO-SAD-ADQ/003, si no hay en existencia, se continúa con el
proceso de compra.

5.3. Realización de cotizaciones

El Departamento de Adquisiciones solicita la cotización a tres proveedores que estén dentro del
Padrón de Proveedores vigentes autorizados por la universidad.

Nota 5: Si existiera la necesidad de encontrar un proveedor externo, se dará de alta en el Padrón.

Nota 6: En caso de algún producto o servicio específico la compra se podrá hacer por asignación.

5.4 Aprobación de cotización

La Dirección y la Subdirección Administrativa darán la aprobación a alguna de las propuestas

presentadas por el Departamento de Adquisiciones.

5.5 Generación de la orden de compra

El DA genera la orden de compra en el SCP de acuerdo a la cotización autorizada.

5.6 Adquisición del producto o servicio

5.6.1. El Departamento de Adquisiciones contacta al proveedor y se le informa telefónicamente o vía

electrónica del requerimiento, se le envía la orden de compra y se le solicita la confirmación de la
recepción de esta y el tiempo de entrega del producto o servicio.

5.6.2 Una vez entregado el producto o servicio el proveedor entrega la factura firmada de recibido
por el cliente interno solicitante y la orden de compra correspondiente en el Departamento de
Adquisiciones para el Visto Bueno del Jefe del área.

5.7 Entrega y verificación del producto o servicio al solicitante.

5.7.1. Cuando lo requerido no cumple con los especificado en la orden de compra, no se recibirá el
producto.

5.8 El DA firma y entrega factura y orden de compra a Contraloría

5.8.1 . El DA envía factura y orden de compra autorizadas al Departamento de Contraloría para la

programación del pago de acuerdo a las condiciones establecidas en la factura.

NOTA 7: Es obligatorio que el proveedor entregue por correo electrónico los archivos PDF y XML al
Departamento de Contraloría para que se procese su pago.

5.8.2 Si el pago es de contado, el Departamento de Adquisiciones lo tramita ante el Departamento

de Contraloría mediante el Formato FO-SAD-CTN/004 Solicitud de Pago, anexando la factura, orden
de compra y datos bancarios, este último si se trata de un proveedor nuevo.
las respectivas Hojas de Datos de Seguridad (HDS) para ser entregadas en el Almacén General de
Reactivos para su archivo.

NOTA 9: En caso de ser un servicio externo realizado dentro de las instalaciones de la Facultad, el
DA tiene la obligación de notificar al Departamento de Medio Ambiente y Seguridad este asunto,
para que realice la revisión del equipo de seguridad.

Nota 10: Una vez recibido lo solicitado el responsable en el DA revisa que las características
correspondan con las descritas en la orden de compra y factura; si son reactivos y material de
laboratorio que no sea activo lo revisa Almacén General de Reactivos, si es un activo lo revisa el
Área de Control Patrimonial y fuera de esas categorías, lo revisa el personal del Departamento de
Adquisiciones.

6.0 Referencias
 Apéndice l. Formatos utilizados
"Formato de Recibo de Almacén de Compras" Clave: FO-SAD-ADQ/003

FECHA:
DEPARTAMENTO:
ARTICULO(SI:

Recibí:

"Formato de Solicitud de Pago' Clave: FO-SAD-CTN/004

FOLIO:

Facultad de Contabilidad Pública

SOLICITUD DE PAGO
Porla cantidadde:

S o lic ita n te
Co n tra lo r S u b d ire c to ra Ad min is tra tiva Dire c to ra

ObservEionæ:
Apéndice ll. Diagrama de Flujo
 Proceso de Adquisiciones Nacionales

Referencias:
Holmes, Altur W., 2000. Auditoria Principios y Procedimientos, México: Editorial Hispano Americana.
 “PROYECTO INTEGRADOR SEGUNDO PARCIAL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR”

Información Documentada:
ELABORACIÓN DE CHEQUES Y REGISTRO DE EGRESO
EQUIPO 2 DE CONTROL INTERNO Proceso de Apoyo: Unidad Responsable: Dirección
Administración y Control de Administración y
Finanzas
Revisión Fecha de vigencia Código
06 05-01-2022 PDAF-07
1. PROPÓSITO.
Elaboración de cheques de manera oportuna para el debido cumplimiento de cuentas por
pagar.

2. ALCANCE.
En esta actividad participan el Jefe de Contabilidad y Recursos Financieros, Auxiliares
Contables, Jefe de Programación y Presupuesto, Jefe de Caja General, Director de
Administración y Finanzas y Director General.
Inicia con la recepción de la factura para la elaboración del cheque y termina con la
elaboración del mismo.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Para efectuar la revisión de la documentación de cuentas por pagar deberá entregarse:
factura, cotización, orden de compra, requisición de materiales y/o de servicios y datos
fiscales según corresponda.
Todas las autorizaciones presupuestales deberán estar firmadas por el Jefe del Departamento
de Contabilidad y Recursos Financieros y el Director de Administración y Finanzas, Director
de Planeación.
Los oficios de comisión deben contar con la autorización del Jefe del Departamento de
Servicios Generales, antes de solicitar el recurso ante el Departamento de Contabilidad y
Recursos Financieros.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Código Fiscal de la Federación
Ley de General de Contabilidad Gubernamental. Ley de Impuestos Sobre la Renta
Ley de Disciplina Financiera en las Entidades Federativas y los Municipios Manual de
Organización Sistema
Reglamento Interior del Sistema

5. INFORMACIÓN DOCUMENTADA PARA EVIDENCIA

Pólizas de egresos
Solicitud de transferencia electrónica
 Información Documentada:
ELABORACIÓN DE CHEQUES Y REGISTRO DE EGRESO
EQUIPO 2 DE CONTROL INTERNO Proceso de Apoyo: Unidad Responsable: Dirección
Administración y Control de Administración y
Finanzas
Revisión Fecha de vigencia Código
06 05-01-2022 PDAF-07

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
SADMUN: Sistema de administración para entes municipales y estatales.
Egresos: Erogación o salida de recursos financieros.
DAF: Director de Administración y Finanzas.
JCRF: Jefe del Departamento de Contabilidad y Recursos Financieros.

7. DIAGRAMA DE FLUJO
 Información Documentada:
Información Documentada:
ELABORACIÓN DE CHEQUES Y REGISTRO DE EGRESO
ELABORACIÓN DE CHEQUES Y REGISTRO DE EGRESO
EQUIPO 2 DE CONTROL INTERNO Proceso de Apoyo: Unidad Responsable: Dirección
EQUIPO 2 DE CONTROL INTERNO Administración
Proceso de Apoyo: Unidad Responsable:
y Control de Administración y Dirección
Administración y Control de Administración y Finanzas
Revisión Fecha de vigencia Código Finanzas
Revisión 06 Fecha de vigencia
05-01-2022 Código PDAF-07
06 05-01-2022 PDAF-07

8.DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Responsable Actividad Tareas Evidencia

1.1 Recibe facturas originales, revisa y anexa documentos de

respaldo (cotización, orden de pago,
requisición de materiales y/o servicios, oficios de comisión y
autorización presupuestal).

1.2 Entrega contra recibo de las facturas recibidas de parte del

proveedor.
Auxiliar contable 1 1. Recibe documentos de
cuentas por pagar.
1.3 Ingresa al y genera el devengo del gasto o corrección de la
información según sea el caso.

1.4 Turna la póliza de diario al jefe del departamento de contabilidad

y recursos financieros.

Jefe del 2.1 Revisa póliza de diario para verificar si se aplicó correctamente el
Departamento de 2. Revisa y turna para presupuesto y si los datos de proveedor e importes son correctos.
Contabilidad y clasificación.
Recursos 2.2 Turna a auxiliar contable para la emisión del cheque o solicitud de
Financieros transferencia.
3.1 Recibe póliza de diario devengada e ingresa al sistema
Jefe del electrónico para la captura.
Departamento de Pólizas de egresos
3. Elabora cheques y/o 3.2 Elabora solicitud de transferencia electrónica y/o cheque.
Contabilidad y solicitud de
Recursos Financieros 3.3 Elabora póliza de cheques y/o registro de egreso y envía a Jefe
transferencia. Solicitud de
del Departamento de Contabilidad y Recursos Financieros para
transferencia
revisión y aprobación.
electrónica

Jefe del
4.1 Recibe cheque elaborado y solicitud de transferencia para
Departamento de 4. Revisa cheque y/o revisión, en caso de no tener observaciones firma en señal de
Contabilidad y solicitud de aprobación y continúa, de lo contrario regresa a actividad 3.
Recursos transferencia.
Financieros
5.1 Recibe y revisa cheque elaborado ó solicitud de transferencia
5. Revisa y firma cheque ó
Director de solicitud de transferencia. para verificar si los datos son correctos y corresponden a los de la
Administración y orden de compra o servicio.
Finanzas 5.2 Firma cheque y/o solicitud de transferencia y lo turna a
director general para firma.
6.1 Recibe y revisa cheque y solicitud de transferencia y firma.
6. Firma cheque.
Director General Turna a departamento de contabilidad y
recursos financieros.
Jefe del
Departamento de 7. Envía cheque ó realiza
Contabilidad y
7.1 Envía cheques elaborados al departamento de caja general.
transferencia. 7.2 Envía transferencia electrónica.
Recursos
Financieros.

FIN DE ACTIVIDADES
9. DOCUMENTACIÓN DE ACTIVIDADES CRÍTICAS
Valor para Atributo de Estándar Indicador de Periodicidad
Actividad Ejecutor Proveedor Cliente el cliente calidad de calidad desempeño de medición
Jefe de
Elabora Auxiliar Contabilidad Proveedores Pagos Oportunidad
Recursos
cheques. Contable oportunos Transparencia
Financieros

10. PRODUCTOS

11. CONTROL DE CAMBIOS

 Información Documentada:
ELABORACIÓN DE CHEQUES Y REGISTRO DE EGRESO
EQUIPO 2 DE CONTROL INTERNO Proceso de Apoyo: Unidad Responsable: Dirección
Administración y Control de Administración y
Finanzas
Revisión Fecha de vigencia Código
06 05-01-2022 PDAF-07
12. CUESTIONARIO
No. Preguntas Si No N/A Observaciones
1 ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre
vencimientos y cobranza?
2 ¿Se concilian periódicamente los auxiliares y la cuenta de
mayor correspondiente?
3 ¿Se cuenta con programa de computo adecuado para el
control colectivo de cuentas?
4 ¿Se preparan mensualmente informes de cuentas por
cobrar por antigüedad de saldos?
5 ¿Dichos informes son revisados por algún funcionario con
autorización tomando decisiones mensualmente las
cuentas atrasadas?
6 ¿Cuenta con conceptos clave que faciliten la lectura
comprensiva del manual?
7 ¿Considera usted que los documentos presentados son
suficientes para especificar las actividades a realizar en el
procedimiento?
8 ¿Considera que la descripción de actividades es detallada y
concisa?
9 ¿Se mencionas los aspectos legales de las cuentas por
cobrar?
10 ¿Se menciona que tipo de método se utilizar para las
cuentas incobrables?
11 ¿Se confrontan mensualmente los saldos del libro mayor
con los auxiliares de las cuentas por cobrar?
12 ¿La empresa cuenta con sistemas agiles para el registro de
cuentas por cobrar?
13 ¿Se cuenta con algún fondo para la estimación de cuentas
incobrables?
14 ¿Se tienen registros internos de los auxiliares de las
cuentas por cobrar?
15 ¿Se tienen listas o catálogos de clientes con direcciones,
teléfonos, RFC, u otros datos?
 Información Documentada:
Departamento de Contabilidad y Finanzas
EQUIPO 2 Proceso de Apoyo: Unidad Responsable: Dirección
CONTROL INTERNO Administración y Control de Administración y
Finanzas
Revisión Fecha de vigencia Código

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CUENTA DE BANCOS

1.- INTRODUCCIÓN
Este procedimiento es relativo al proceso de registro y manejo de las cuentas de Caja y Bancos de
la empresa.
El propósito es de especificar los procedimientos que deben ser observados por todas las personas
y áreas que mantengan Fondos de Caja Chica y Bancos, los cuales deben ser consistentes con los
principios de control interno para así realizar una función eficaz de los recursos financieros de la
empresa.
2.- OBJETIVO
El presente Manual tiene como objetivo especificar las políticas, responsabilidades y los
movimientos para las cuentas: Caja y Bancos de acuerdo a las disposiciones establecidas por la
empresa para su uso exclusivo.
3.- ALCANCE
Aplica a todas las áreas inmersas en el proceso.
4.- RESPONSABLES
Directorio: es el comprometido de aprobar las políticas y procedimientos implantados en el presente
manual, personalizan legalmente a la empresa.
Gerente General: Es la primera persona encomendada en hacer cumplir la regla del Manual a través
de su don de mando y autoridad, planifica y vigila las operaciones de la empresa.
Tesorera: es la responsable de este proceso, en la recepción de las cajas y verificación de los
valores obtenidos ingresados, desembolsados y reembolsados, recepción de las emisiones para
proceder al pago, por lo tanto, está dentro de su competencia cumplir y hacer cumplir las políticas y
procedimientos establecidos en el presente manual.
Asistente Contable: será el responsable de realizar las emisiones para el pago, así como la
información soportada a la emisión de cada orden de cheque, siempre pegados a las normas y
requerimientos contables. Elabora conciliaciones bancarias mensualmente.
Cajero: mantendrá su Caja cuadrada diariamente, contará, recibirá o entregará el dinero conforme a
la cantidad del proceso que esté realizando sea este un desembolso o ingreso de efectivo.
5.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
CAJA: Cuenta financiera utilizada para registrar la entrada de dinero en las diferentes cajas de cobro
del club.
BANCO: Cuenta financiera utilizada para registrar los depósitos de dinero efectuados en cuenta
corriente o cuenta de ahorros en el banco, por la recaudación que se efectúa diariamente.
CAJA CHICA: El fondo de Caja chica, está destinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y
urgentes, de la organización que no requieren uso de un cheque.
CUSTODIO: El custodio de la Caja Chica, será la persona designada por la persona que tiene a
cargo el proyecto, oficina o área.
REEMBOLSO: es la solicitud del reintegro del efectivo, con el propósito de conservar el monto inicial
y continuar así con las actividades propias de los procesos

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 Responsable Actividad Tareas Evidencia

1.1 El registro de las cuentas de Caja y Banco se da principalmente

por medio de los informes de caja, generados.

1.2 La verificación del registro de la cuenta de Caja y Banco se

efectuará a
Auxiliar contable 1 1. Registro Verificación por
medio de Informe de Caja través del monitoreo de los informes de caja, conciliaciones
bancarias,
Jefe del 2.1 Una vez codificadas las órdenes de pago, deberán ser revisadas
Departamento de 2. Registro mediante por el Contador, luego firmadas por el Gerente General, y entregadas
Contabilidad y Órdenes de pagos a Tesorería, para la coordinación del pago respectivo.
Recursos
Financieros
Lugar en el cual será
3.4 Para apertura de una caja chica, es necesario realizar una carta de manejado el fondo
requerimiento del fondo rotativo por parte del Contador, si el Monto solicitado
3. Apertura del Monto de Caja requerimiento es urgente se acepta la carta por email, fax, etc. Nombre completo del
chica custodio
3.5 Este requerimiento será enviado a la Gerencia General para la Justificación del
aprobación, la misma que se recibirá por la misma vía que fue requerimiento desglose y
recibida sea documento, email, fax, etc.
soportes
Firma solicitante
Jefe del
Mediante Directorio se aprueba quienes firmarán
Departamento de 4. Apertura de cuentas mancomunadamente en la cuenta de cheques o banca electrónica.
Contabilidad y bancarias Crear un expediente y conservar el contrato de apertura.
Recursos
Financieros
1. Solicitar mensualmente al banco los estados de cuenta o realizar
5. Control de cuentas
Director de bancarias solicitud para su envió en medio magnético.
Administración y 2. Realizar interrumpidamente mensualmente la conciliación
Finanzas bancaria.
3. Dar seguimiento a las partidas en conciliación, hasta que estas se
encuentren depuradas.
4. Mantener actualizados los registros de entradas y salidas
efectuando una pre-conciliación.
5. Las firmas autorizadas de las cuentas bancarias deberán
corresponder a la establecida en el directorio.
6. Antes de emitir un cheque o generar una transferencia se deberá
verificar el saldo de la cuenta, para no ocasionar sobregiros
innecesarios.
7. Todos los cheques de pagos a proveedores deberán ser
cruzados.
8. Deberán generarse transferencias o emitirse cheques para todas
aquellas cantidades superiores a los $300.00 pesos.
9. La generación de transferencias y emisión de cheques, deberán
acompañarse de sus correspondientes codificaciones y firmas de
revisión
10. Por ningún motivo deberán expedirse cheques posfechados sin
autorización del directorio.
11. al día siguiente en la cuenta de cheques.
La cuenta de Banco se podrá ver afectada por medio de la emisión de
6. Registro mediante Notas
Director General Notas de Débito o Notas de Crédito bancarias dentro del periodo y se
de Débito o Notas de Crédito
deberán efectuar mediante un registro de diario.
del Banco
Jefe del Obtenida la aprobación, proceden al requerimiento de pago y
Departamento de 7. Solicitud de cheque realizará lo siguiente:
Contabilidad y aprobado Una vez codificado la emisión del cheque debidamente aprobado
Recursos por la Gerencia, se realizaran los pagos de acuerdo al
Financieros. presupuesto y flujo aprobado.
1. Realizar los pagos a clientes internos y externos dando
8. Es responsabilidad del cumplimiento a las políticas internas y de las exigencias del
Custodio Servicio de Rentas Internas.
2. Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos
que se presenten dentro de la operación.
3. Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 70% o
cuando el custodio determine que es necesario realizar una
reposición, considerando que para ello debe poseer todos los
soportes que incurrieron en esos desembolsos con firmas de
 responsabilidad, los gastos deben ser contabilizados en el mes
contable.
4. Efectuar el pago de facturas recibo etc., debe afirmar que
estén autorizados por la Gerencia. Además, que las facturas,
cumplan con los requisitos de ley y estén a nombre de quien
solicita el reembolso, no a nombre de la empresa ya que esto
implica cálculos de Impuesto a la Renta.
5. El custodio debe numerar todas las facturas, notas de venta,
recibos, etc. en orden consecutivo y su registro debe ser
diariamente
1. Asegurar que el gasto este bajo las políticas establecidas y que
9. Es responsabilidad de este no sobrepase los valores autorizados.
quién aprueba los gastos 2. Constatar que la cuenta contable este de acuerdo al criterio
contable.
3. Aprobación de la solicitud de cheque, asegurando de
antemano la revisión de todo el reembolso presentado y con las
firmas de responsabilidad.
Periódicamente, previa liquidación, el fondo de Caja autorizado
10. Reembolso del Fondo de podrá ser reembolsado mediante la emisión de un cheque a
Caja Chica nombre del Custodio del fondo por el monto sustentado en
facturas, notas de venta, vales de Caja, etc.
Autorizados previamente. Al momento de solicitar la restitución
del fondo, todos los comprobantes de pago deben tener el sello
de “PAGADO” y la fecha para prevenir malos usos o duplicidad
en su pago. El monto del cheque que restituye el nivel autorizado
del fondo con ocasión de cada liquidación, debe ser cargado a las
diferentes cuentas de gasto establecidas en relación con los
comprobantes liquidados, para asegurar este proceso se debe
tomar en cuenta lo siguiente:
1. El custodio del fondo debe asegurarse que los recibos,
facturas, vales están debidamente aprobados, con las
explicaciones claras y codificados.
2. Todos los respaldos como recibos, notas de venta, facturas,
deben estar pegados en hojas (puede ser papel reciclado), no
deben pegarse los recibos uno detrás de otro. Se solicita este
procedimiento para evitar la pérdida de documentos en todos los
procesos de envío, aprobaciones, revisiones, archivo, etc.
3. Las facturas, notas de venta y vales de Caja deben ser
numerados. Ejemplo: 1/10, 2/10……10/10
4. Preparar el cuadro resumen de acuerdo a la codificación de
cada recibo y la numeración que fue asignada, siguiendo el
orden: Fecha que se realiza el gasto por comprobante
Número asignado al recibo por orden consecutivo
Descripción completa del motivo del gasto
Cuenta, de acuerdo a la naturaleza del gasto
Lugar al que corresponde el gasto
1. Es necesario que los arqueos del fondo de Caja Chica se
11. Arqueo de Caja Chica realicen por lo menos una vez al mes por control.
2. El arqueo de Caja chica debe ser tomado sin previo aviso una
vez al mes, debiendo detallarse en el Acta de Arqueo de Caja
Chica lo siguiente:
Fecha y lugar del Arqueo.
Detalle del efectivo encontrado con su respectiva denominación.
Soportes de los comprobantes de pagos realizados.
Fecha y número de comprobante.
3. Detalle de Recibos provisionales con el mismo desglose
señalado anteriormente.
4. Observaciones sobre irregularidades encontradas.
5. Firma del Cajero y de la persona que interviene en el Arqueo
de Caja
6. Las Actas de arqueo del Fondo de Caja Chica deberán ser
enviadas en forma mensual con la reposición del fondo y una
copia de la misma mantener en el archivo del Custodio del fondo.

FIN DE ACTIVIDADES

7. DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE CAJA

PROCEDIMIENTO:
Obtención y Registro de los ingresos por concepto de Transferencias, Asignaciones, Subsidios y
OBJETIVO
Controlar y registrar adecuadamente las operaciones de los ingresos Estatales y Federales
asignados a este Organismo Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Chihuahua, de manera
analítica y calendarizada para su integración a los estados financieros.
Derivado de los recursos autorizados para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Nuevo
León en el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Nuevo León; la Secretaria de
Hacienda del Estado de Nuevo León al inicio del ejercicio da a conocer a cada entidad paraestatal el
presupuesto autorizado y calendarizado para el ejercicio; para la obtención y registro del
mencionado recurso se realiza el siguiente procedimiento:
Responsabl Actividad Tareas
e
El área de presupuestos recibe vía correo electrónico las estructuras presupuestales por parte
del departamento de Entidades Paraestatales de la Secretaria de Hacienda del Estado de
Nuevo León, para realizar el trámite quincenal correspondiente.
El área de presupuestos solicita al responsable de caja la elaboración de recibos fiscales por
los importes calendarizados del presupuesto aprobado quincenalmente.
El responsable de caja elabora el recibo fiscal, en este momento automáticamente se realiza
el registro contable del ingreso contra deudores; una vez realizado el cierre de caja se genera
un corte de caja, el cual se imprime, y se procede a transferir los movimientos contables para
generar la póliza de diario con los movimientos del día, así mismo, se genera una póliza de
ingresos a la cual se le anexan las fichas de depósito, recibos y facturas elaboradas durante el
día y se procede a archivar. Por motivo del sistema que se está manejando en este momento
se generan dos pólizas una de ingresos y otra de diario, las cuales se transfieren al momento
de cerrar la caja, al módulo de tesorería y al módulo contable.
Una vez que el responsable de caja entrega los recibos solicitados por el área de
presupuestos realiza la validación de dichos recibos ante el Sistema de Administración
Tributaria (SAT).
El área de presupuestos sube al sistema Hacendario las estructuras presupuestales, recibo
fiscal y validación; del cual se generan varios reportes.
El área de presupuestos imprime los reportes generados del sistema Hacendario, los cuales
son revisados (firma) por el Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas y autorizados
(firma) por la Dirección Administrativa, posteriormente son enviados al Departamento de
Programación y Control de Pagos de la Secretaria de Hacienda de Gobierno para su
aplicación. Una vez radicado el recurso por parte de la Secretaria de Hacienda a DIF
Una vez radicado el recurso por parte de la Secretaria de Hacienda a DIF Estatal, el
Departamento de Contabilidad y Finanzas realiza el registro contable: Bancos contra
Deudores se imprime la póliza se integra la documentación soporte y se escanea y archiva.
CUESTIONARIO
A continuación, se realizará un cuestionario para posterior preceder a la elaboración del manual de
procedimiento de la cuenta Bancos.
 No. Preguntas Si No N/A Observaciones
1 ¿Con qué frecuencia se debe consultar los estados de cuenta bancaria? Permanentemente por efecto de
efectivización de depósitos o cobro de
clientes que realizan transferencias a
nuestra cuenta
2 ¿Cuántas conciliaciones bancarias serían las idóneas a realizarse Una por cada cuenta bancaria.
mensualmente?
3 ¿Es necesario verificar el saldo de la cuenta bancaria antes de emitir un Necesariamente para poder verificar
cheque? disponibilidad de recursos.

4 ¿Qué medidas se deben tomar para no ocasionar sobregiros Que el departamento de contabilidad
innecesarios? informe constantemente sobre la
liquidez de la empresa y el riesgo que
ocasionaría emitir cheques sin tener
disponibilidad.
5 ¿Cree usted que para el pago a proveedores se deben girar cheques No necesariamente, se podría emitir
cruzados? cheques para cobros directos.
6 ¿Desde qué cantidad se deben emitir cheques? Montos superiores a 50$, también se
podría realizar transferencias
bancarias, incluye la entrega de dinero
por anticipo, préstamos a empleados, y
anticipo a proveedores
7 ¿Para emitir cheques posfechados es indispensable contar con la Gerencia es el encargado de autorizar
autorización del ejecutivo? emisión y salida de cheques
8 ¿Considera que es necesario tener varias cuentas bancarias en una Por el momento la empresa trabaja
empresa? con una sola cuenta bancaria ya que no
se ha visto en la necesidad de crear
otras, en el momento que
comencemos a trabajar con el sector
público considero necesaria la apertura
de otra cuenta bancaria.
9 ¿Desde qué monto considera usted que se debería hacer uso de la Montos superiores a 50$, también se
chequera? podría realizar transferencias
bancarias, incluye la entrega de dinero
por anticipo, préstamos a empleadas, y
anticipo a proveedores.
10 ¿Qué recomienda usted que se debe realizar para el control de bancos, ya Toda erogación de dinero debe tener la
sean pagos, cobros o transferencia bancarias? autorización por escrito por parte de
gerencia.
11 ¿Es necesario responsabilizar a una solo persona para el manejo de No, ya que el ciclo adecuado sería.
cheques?

REFERENCIAS:
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crédito y cobranzas.
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Pungitore José Luís “Sistema Administrativo y Control Interno” Club de Estudios año 2010
DÍAZ, Mosto Jorge; Diccionario y Manual de Contabilidad y administración
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HERNÁNDEZ, Roberto; FERNÁNDEZ, Carlos; BAPIISTA, Pilar.
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Perdomo Moreno Abraham, 2008, Fundamentos de Control Interno, 9na Edición, Thomson
Guajardo Cantú Gerardo, 2010, Contabilidad Financiera 4ta. Edición, McGraw-Hill.
Warren .Reeve, Fess, 2009, Contabilidad Financiera, 9na Edición, Thomson.
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GÓMEZ, Manuel. Elaboración de un Manual de Procedimientos de las actividades contables
realizadas por el personal que labora en el Departamento de Contabilidad de la C.A. Central
Azucarero Monagas.