CÓDIGO

PR-0042-SE
COMPRAS Y SERVICIOS
EDICIÓN 8
Día Mes Año
FECHA DE VIGENCIA PÁGINA 1 DE 8
24 08 2015

1. OBJETIVO

Atender y despachar oportunamente los requerimientos de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz,
en materia de compras, suministros y contratación de servicios de mantenimiento y reparación de
maquinaria y equipos, muebles y enseres, edificios y demás inmuebles y mano de obra calificada,
etc.

2. DIRIGIDO A

A todas las dependencias y funcionarios de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz.

3. RESPONSABLES

Jefe del Departamento Servicios Generales.

4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN

Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Jefe del Departamento, previa
autorización de la Secretaría General y/o Gerencia General.

5. DEFINICIONES

5.1 Compras / Servicios: Proceso mediante el cual se adquieren equipos y elementos

devolutivos y de consumo o se contratan servicios indispensables para suplir las necesidades de
Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, mediante Órdenes de Compra / Servicios, o Contratos de
suministro , mantenimiento, vigilancia o arrendamiento, celebrados con Proveedores debidamente
inscritos en el Registro de Proveedores y Contratistas de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz,
previa selección de propuestas evaluadas dentro de los principios de calidad, rendimiento,
economía y transparencia.

5.2 Orden de Compra / Servicio: Es la solicitud escrita que Fedearroz - Fondo Nacional del
Arroz dirige a un proveedor de bienes y/o servicios para que entregue en venta bienes o servicios,
en determinado tiempo y de acuerdo con especificaciones, calidades, garantías y precios
previamente convenidos.

5.3 Mantenimiento: Puede ser preventivo o correctivo y es una actividad encaminada a evitar
o corregir daños o deterioro de los inmuebles, muebles, maquinaria y equipo, garantizando su
operatividad y funcionamiento y que cumplan óptimamente con la finalidad para la cual fueron
adquiridos.

ELABORO REVISÓ APROBÓ

Firma

Nombre LUIS EDUARDO VELÁSQUEZ P. ROSA LUCIA ROJAS RAFAEL HERNÁNDEZ LOZANO
Jefe Dpto.
Cargo Servicios Generales
Secretaria General Gerente General

Fecha Mayo de 2015 Julio de 2015 Agosto de 2015

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5.4 Contrato: Es un compromiso, pacto, convenio o acuerdo de voluntades, que genera unos
deberes u obligaciones pero también unos derechos entre las partes que intervienen. En el caso
de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, los hay de diversa naturaleza, como: arrendamiento,
vigilancia, servicios especializados, obras civiles, asesoría, suministros, etc.

5.5 Contrato de arrendamiento, vigilancia o servicios: Proceso mediante el cual se reciben

o entregan bienes muebles e inmuebles en arriendo, se contrata la vigilancia o celaduría para
oficinas y granjas, o se autorizan servicios y mano de obra calificada para garantizar el buen
funcionamiento, mantenimiento y seguridad de los bienes de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz
y para facilitar la labor de sus funcionarios.

5.5 Proveedor: Persona natural o jurídica que vende bienes o servicios a Fedearroz - Fondo
Nacional del Arroz.

6. DEFINICIONES ACLARATORIAS
6.1. PRECAUCIONES
- Se deben hacer compras, ejecutar trabajos y contratar servicios de mantenimiento preventivo
y correctivo de todos los bienes de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, que se requieren
para el desarrollo de sus actividades, para lo cual el Jefe del Departamento de Servicios
Generales debe proyectar las respectivas Órdenes de Compra / Servicio, o solicitar a la oficina
jurídica la elaboración de contratos de mantenimiento, vigilancia o arrendamiento, con
proveedores especializados, con la finalidad de dotar de los elementos necesarios a las
distintas dependencias y preservar y asegurar la vida útil de los inmuebles, muebles,
maquinaria y equipo y demás bienes de propiedad de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz.
- Se deben solicitar ante la oficina jurídica y tramitar por el Jefe del Departamento de Servicios
Generales los Contratos de arrendamiento, vigilancia y mantenimiento de equipos de acuerdo
por lo definido en el procedimiento PR-0049-OJ Contratos.

- Si el valor de la compra o servicio supera los 30 SMLMV se requiere hasta tres (3) cotizaciones.
En los casos en que los requerimientos y especificaciones técnicas lo ameriten, los
profesionales del Área Técnica o de Investigaciones Económicas podrán presentar con sus
respectivas requisiciones las cotizaciones que estimen convenientes.

- Los proveedores deben estar incluidos en el fichero electrónico, en caso contrario deben
diligenciar el FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos” y adjuntar los
documentos relacionados en el mismo.
- El Ordenador del Gasto es el Gerente General de Fedearroz entidad administradora del Fondo
Nacional del Arroz. La Secretaria General para gastos iguales o inferiores a 200 SMMLV y los
Directores de las Seccionales para gastos iguales o inferiores a 20 SMMLV para compras,
servicios o delegaciones otorgadas por el Gerente General.
- Se deben presentar por parte de los profesionales adscritos al área técnica o de
Investigaciones Económicas de las diferentes seccionales o centros experimentales, ante la
Subgerencia Técnica o División de Investigaciones Económicas para su evaluación y
aprobación sendos planes trimestrales de gastos, los cuales deben ser respaldados con los
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respectivos certificados de disponibilidad presupuestal expedidos por la Coordinación Nacional
del Fondo Nacional del Arroz, requisito sin el cual no se podrán adquirir compromisos de
ninguna índole en dichas dependencias.
- En seccionales, las evaluaciones a los proveedores de productos considerados de impacto en
el producto final y cuyas compras son inferiores a 20 SMLMV, serán registrados y evaluados
por el profesional responsable de la compra de FEDEARROZ FNA en cada seccional. Los
productos considerados son: Alimentos suministrados en eventos de transferencia, agro
insumos requeridos para la realización de los ensayos, servicios como laboratorio de suelos,
insumos y reactivos para laboratorio.
- Cuando un proveedor o contratista esté radicado en la seccional que formula el respectivo
requerimiento es necesario que los profesionales de las Áreas Técnica o de Investigaciones
Económicas remitan a la oficina principal, a la Subgerencia Técnica o División de
Investigaciones Económicas, los documentos del proveedor o contratista (RUT, certificado de
cámara de comercio, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal si es
persona jurídica y si se trata de persona natural, RUT Hoja de vida, carnet de afiliación a EPS,
pensión y ARL y demás requisitos de seguridad y salud en el trabajo, fotocopia de la cédula
de ciudadanía, etc) para que éstas soliciten el trámite y legalización a través del Departamento
de Servicios Generales de los contratos de arrendamiento, compraventa o suministro,
vigilancia y mantenimiento de equipos y Órdenes de Compra / Servicio que se requieran,
previo visto bueno de la Subgerencia Técnica o Dirección de Investigaciones Económicas.

- En las seccionales no se podrán ejecutar gastos que superen los 20 SMMLV, y no podrán
adquirir activos fijos contables.

- Los profesionales de las áreas Técnica y de Investigaciones Económicas ejecutaran a través

del respectivo Director Ejecutivo las compras de bienes de consumo, tales como materiales y
útiles de oficina, insumos, fertilizantes, abonos y demás elementos similares necesarios para
las actividades de investigación de acuerdo a la respectiva programación trimestral de gastos
y conforme al certificado de disponibilidad presupuestal y procedimiento expedido por la
Coordinación del FNA

- Los Directores de las Seccionales podrán autorizar gastos por montos iguales o inferiores a 20
SMMLV.

- Todas las compras de activos fijos y de aquellos otros compromisos cuya cuantía superen los
20 SMLMV se deben solicitar por parte de los profesionales de las áreas Técnica o de
Investigaciones Económicas, a la Subgerencia Técnica o a la División de Investigaciones
Económicas, según corresponda; quienes a su vez tramitarán la respectiva solicitud al
Departamento de Servicios Generales.

6.2. FRECUENCIA
6.2.1 Cada vez que se presente un requerimiento.

6.3. ANEXOS
6.3.1 Orden de Compra / Servicio.
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6.3.2 FR-0061-SE-PR-0042: “Relación y estado de órdenes de compra”.
6.3.3 FR-0065-SE-PR-0042: “Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal”.
6.3.4 FR-0104-SE-PR-0042: “Requerimiento de suministros o servicios”.
6.3.5 FR-0210-SE-PR-0042 “Registro Proveedores Seccionales”.
6.3.6 FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos”.

7. PROCEDIMIENTO
7.1. PROCEDIMIENTO OFICINA PRINCIPAL.
DOCUMENTOS O
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOS
Solicitar y justificar la compra y/o
INICIO
servicio, para lo cual diligenciará el
formato FR-0104-SE-PR-0042
Justificando la necesidad, precisando
con claridad cantidades,
especificaciones técnicas, marcas y FR-0104-SE-PR-
CONTAR CON LA demás referencias que faciliten la Jefe de área 0042 “Requerimiento
DOCUMENTACIÓN
identificación del equipo, elemento o respectivo /
REQUERIDA
servicio e indicando el área y de Suministros o
Subgerente Servicios” /
funcionario destinatario. Cuando se Técnico / Director
trate de equipos o servicios cuya de la División de PR-0070-DS
complejidad exija conocimientos Investigaciones “Prestación de
técnicos especializados propios de
cada área, estas pueden anexar Económicas servicios de
cotizaciones y/o sugerir el proveedor tecnología”
o contratista, remitir la solicitud a la
Secretaría General para su
autorización. Para el caso de equipos
de cómputo contemplar lo establecido
ENTREGA DE en el PR-0070-DS.
DOCUMENTACIÓN
El Asistente del Departamento de
Servicios Generales verificará si para
el producto o servicio solicitado
Fedearroz cuenta con proveedor o
contratista incluido en el Fichero
electrónico.
Si no lo está se le solicitará el
diligenciamiento del FR-0213-SE-PR-
0042 “Documentos proveedores
nuevos” junto con los documentos Asistente del Fichero Electrónico /
relacionados en el formato, Departamento de FR-0213-SE-PR-
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
igualmente el proveedor se incluye en Servicios 0042 “Documentos
el fichero electrónico. Cuando las Generales proveedores nuevos”
compras superan los 30 SMLMV se
deben solicitar hasta 3 cotizaciones,
que serán evaluadas por el Jefe de
Servicios Generales, junto con las que
presente el área solicitante
Si el proveedor es único o exclusivo y
la cuantía es igual o inferior a los 30
1 SMLMV solo será necesaria una
oferta.
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DOCUMENTOS O
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOS
1
Solicitar Certificado de Disponibilidad
Presupuestal al Coordinador Nacional del
Fondo Nacional del Arroz diligenciando el
SOLICITUD CERTIFICADO formato FR-0065-SE-PR-0042: “Solicitud FR-0065-SE-PR-0042:
DE DISPONIBILIDAD Certificado de Disponibilidad Presupuestal” “Solicitud Certificado de
Jefe del Dep. de
PRESUPUESTAL Disponibilidad
Servicios Generales
Solicitar la elaboración de los contratos de Presupuestal / PR-
Arrendamiento, Vigilancia y Mantenimiento, 0049-OJ: Contratos
cuando el proceso lo requiera, según PR-
0049-OJ Contratos.

ELABORACION
Elaborar Orden de Compra / Servicio y pedir
CONTRATOS / ORDENES
constitución de pólizas de garantía a favor Asistente del Orden de Compra /
DE COMPRA O
de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz si Departamento de
se requieren, y someterlas a revisión y Servicios Generales Servicio
SERVICIOS

aprobación de la Oficina Jurídica.

Solicitar para las Órdenes de Compra /

Servicio, las garantías respectivas de
acuerdo con las cuantías y plazos Asistente del AX-0015-OJ-PR-0049
Departamento de Relación de Pólizas a exigir
establecidos por la Oficina Jurídica según
SOLICITUD Servicios Generales por tipo de contrato
GARANTIAS Relación de Pólizas a exigir por tipo de
contrato en el AX-0015-OJ-PR-0049.
Recibir mediante constancia los elementos
suministrados por el proveedor si se trata de
compras, la cual podrá hacerse sobre la
respectiva Factura o Remisión que éste
entregue y/o mediante actas de recibo
RECIBI DE LA parcial o definitivo, según el caso, a través
COMPRA O EL del Interventor o del Jefe del área respectiva Asistente del
SERVICIO
los trabajos o servicios. El recibo de Departamento de
elementos, trabajos o servicios siempre se Servicios Generales /
hará acorde con las especificaciones Auxiliar Técnico /
técnicas, de calidad y demás características Profesional de
correspondientes, para lo cual el Servicios Generales Factura o Remisión
Departamento de Servicios Generales o el
Interventor, si se requiere, se apoyarán en Interventor o
2 el personal técnico especializado, que en Supervisor
cada caso particular designaran la designado
Subgerencia Técnica o las Divisiones de
Investigaciones Económicas o de Sistemas.
Sin embargo, si se trata de insumos o
elementos de consumo basta la constancia
de recibo suscrita por el Jefe de Área o
Usuario Respectivo
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DOCUMENTOS O
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOS
2
Verificar con el área respectiva o
Interventor de la Orden de Compra/
Servicio, los elementos o servicios, y si no
reúnen los requisitos exigidos en cada Interventor
caso, devolverlos o formular las designado / Jefe del
observaciones pertinentes. área respectiva / Orden de Compra/
Son responsables de esta verificación el Asistente del Servicio
Asistente del Departamento de Servicios Departamento de
Generales, el interventor, el Jefe del área Servicios Generales
respectiva, o el técnico que este designe.
El Jefe del Departamento de Servicios
VERIFICACIÓN Y Generales ejercerá el respectivo control.
CONTROL DEL Controlar el cumplimiento de plazos o
PRODUCTO O términos de entrega de elementos,
SERVICIO ADQUIRIDO trabajos o servicios y verificar la vigencia Interventor
de las garantías constituidas, por parte del designado / Jefe del
área respectiva / Orden de Compra/
Asistente del Departamento de Servicios Asistente del Servicio
Generales, del interventor y del Jefe del Departamento de
Área Solicitante, quienes deben reportar Servicios Generales
las inconsistencias que surjan al Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Tramitar las respectivas facturas para
revisión y aprobación del Jefe del
TRAMITE DE Departamento; y una vez aprobadas Asistente del
FACTURAS remitirlas a la Oficina de Contabilidad de Departamento de Factura o Remisión
Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz para Servicios Generales
su correspondiente causación y
consiguiente pago
Entregar por parte del Asistente, al
Auxiliar Técnico de Activos Fijos o al
profesional del FNA, adscritos al
ASIGNACIÓN O departamento de servicios Generales,
copia de las facturas y de las Órdenes de
Compra / Servicio, para su ingreso, Asistente del
ENTREGA AL
USUARIO Departamento de Factura o Remisión
asignación de responsable y placa de Servicios Generales
RESPONSABLE identificación, si se trata de activos fijos o
de mejoras de éstos; y, para la entrega de
los elementos o equipos adquiridos al
respectivo destinatario o usuario acorde
con el correspondiente requerimiento

FIN
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7.2. PROCEDIMIENTO EN SECCIONALES
DOCUMENTOS O
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOS
INICIO
Identificar necesidad de gasto, de acuerdo Profesional Áreas Plataforma de gestión
con el presupuesto de gastos, Misionales que
requiere insumo o técnica http://
IDENTIFICAR
NECESIDAD DE previamente aprobado por el Director o
servicio 190.60.221.154/
GASTO Sub Gerente Técnico según sea el caso.

FR-0210-SE-PR-0042
Consultar listado de proveedores para Profesional Áreas
Misionales que Registro de
determinar si se tiene alguno que pueda requiere insumo o
Proveedores
suministrar el insumo o servicio solicitado. servicio Seccionales
SI
¿HAY PROVEEDOR
SELECCIONADO?
Tiene proveedor seleccionado?
No tiene proveedor: Profesional Áreas FR-0210-SE-PR-0042
NO
Identificar posibles proveedores del Misionales que Registro de
insumo o servicio, cotizar, incluirlos en el requiere insumo o Proveedores
IDENTIFICAR
registro de proveedores, evaluar la servicio Seccionales
PROVEEDOR
propuesta.
Si tiene proveedor:
Solicitar la información completa sobre el Profesional Áreas FR-0210-SE-PR-0042
SOLICITAR
suministro del insumo o servicio (costo, Misionales que Registro de
INFORMACION requiere insumo o Proveedores
PARA LA COMPRA condiciones de entrega, forma de pago, servicio Seccionales
otros).
Solicitar al proveedor el insumo o servicio
según lo requerido. Para el caso de
servicios de laboratorio u otros que tengan
que ver directamente con la ejecución de Profesional Áreas
SOLICITA INSUMO O
SERVICIO un protocolo de investigación, las Misionales que Correo electrónico
cotizaciones y recepción de los resultados requiere insumo o cuando aplique.
del servicio se deben realizar a través de servicio
correo electrónico, haciendo la
correspondiente observación en el
respectivo Protocolo.
Recibir insumo o servicio y verificar
RECIBIR Y VERIFICAR consistencia con lo solicitado. Recibir y
INSUMO O firmar factura o cuenta de cobro sin Profesional Áreas
SERVICIO Y EVLUAR Misionales que Factura o Cuenta de
EN FACTURA enmendaduras, evaluar la entrega con los requiere insumo o Cobro
parámetros del sello “Calificación servicio
proveedor” y pasar factura a Director
Ejecutivo para verificación.

Verificar la factura o cuenta de cobro

Director Ejecutivo Factura o Cuenta de
FIRMA DE LA teniendo en cuenta que esta no supere los
FACTURA de la seccional Cobro
20 SMMLV; firmar el documento.
Enviar la factura o cuenta de cobro sin Profesional Áreas
enmendaduras, por correo electrónico Y Misionales que Factura o Cuenta de
ENVÍO DE FACTURA
posteriormente en físico al Técnico requiere insumo o Cobro
auxiliar. servicio

FIN
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7.3. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La selección de los proveedores se realizará de acuerdo con el análisis de la propuesta u oferta

presentada.
La evaluación de proveedores se realizará a través del concepto con respecto a la compra según
parámetros de: precio, especificaciones, tiempo de entrega pactado, comunicación oportuna,
plasmando en cada factura el “Sello calificación proveedor”. En oficina principal se realizará
seguimiento a órdenes de compra a con el FR-0061-SE-PR-0042 “Seguimiento a órdenes de
compra”.

SELLO CALIFICACIÓN PROVEEDOR

EL PROVEEDOR CUMPLIÓ:
SI NO
Precio

Especificaciones

Tiempo pactado

Comunicación oportuna

OBSERVACIONES

8. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSION CAMBIOS
Se incluye ultima precaución, Formatos para registro y
evaluación de proveedores en seccionales, se amplia numeral
01 - 08 - 2012 6
7.3. para proveedores en seccionales.
Se incluye numeral 8. Historial de cambios.
11 – 06 - 2013 7 Se integra flujograma con el procedimiento AX-0081-SE-PR-
0042, se ajusta procedimiento en oficina principal y seccionales.
14 - 08 - 2015 8 Se ajusta procedimiento de compras en seccionales incluyendo
la necesidad de tener registro de los servicios que incidan
directamente en los protocolos, igualmente se elimina el FR-
0211-SE-PR-0042 “Evaluación de proveedores en
seccionales” y se implementa sello “Calificación proveedor”. Se
modifica el nombre del FR-0061-SE-PR-0042 a “Seguimiento
a órdenes de compra”. Se incluye registro de proveedores en
fichero electrónico y se inicia el uso del FR-0213-SE-PR-0042
“Documentos proveedores nuevos” para proveedores nuevos y
se modifica el procedimiento para no ser excluyente con base
en monto de compra.