Versión: 01 | Emisión: 29/08/2023

PRC-SST-08
PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS, ADQUISION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

1. OBJETIVO.

Describir el proceso de selección y evaluación de proveedores y contratistas que lleva a

cabo HYDROHER INGENIERIA S.A.S para la adquisición de servicios o productos,
garantizando el cumplimiento de los requisitos de seguridad, y salud en el trabajo.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para todas las compras de productos, bienes y servicios, así
como para la selección y evaluación de proveedores y contratistas destinados a las
actividades de HYDROHER INGENIERIA S.A.S.

3. DEFINICIONES

Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o servicio.

Adquisición: Acto por el cual se adquiere el dominio o propiedad de un bien o servicio.

Bien: Artículos inventariarles o activos de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos

fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.

Cliente: El receptor de un servicio suministrado por el proveedor.

Cotización: oferta de bienes y/o servicios que un proveedor propone, en la cual indica sus
condiciones comerciales (precios, tiempo de entrega, descuentos, forma de pago,
garantías, etc.)

Evaluación de proveedores / contratistas: Proceso de verificación y valoración de la

información inicial suministrada por los aspirantes a proveedores de la empresa.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.

Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u

operación.

Proveedor: Persona natural o jurídica que abastece productos o servicios; también se

consideran como tal a los contratistas.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

KATHERINE VALDERRAMA ERBIN FABIAN LOSADA HERNANDO MUÑOZ
Coordinadora en SST. - director de proyecto - Gerente Código: PRC-SST-08

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PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS, ADQUISION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Selección de proveedor / contratista: Proceso mediante el cual se escogen los

proveedores de bienes y/o servicios para la empresa.

Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las

necesidades de un cliente.

4. RESPONSABLES

Administrador:
 Hacer cumplir y aplicar este procedimiento
 Realizar estricta revisión de los elementos comprados y recibidos bajo los
lineamientos de este procedimiento.
 Elaborar y mantener actualizado el listado de proveedores
 Realizar evaluación para la selección del proveedor calificándolo antes de ser
contratado o adquirido su servicio o producto.

Representante legal:
 Realizar la emisión de las requisiciones con los detalles técnicos necesarios para la
compra.

5. ASPECTOS GENERALES

 Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y Salud en

el Trabajo requeridos para la compra y adquisición de productos, bienes y servicios.
 Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y salud en
el trabajo.
 Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en
el Trabajo establecidos en la organización.
 Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios recibidos
garantizando que durante su desempeño se cumpla con los requisitos en SST.
 Realizar las medidas de prevención y control recomendadas por el responsable de
Seguridad y Salud en el trabajo para las nuevas adquisiciones.
 Este procedimiento debe ser aplicado al momento que se requieran bienes y/o
servicios; con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes,
productos y/o servicios comprados.

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KATHERINE VALDERRAMA ERBIN FABIAN LOSADA HERNANDO MUÑOZ
Coordinadora en SST. - director de proyecto - Gerente Código: PRC-SST-08

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Antes de realizar la compra o adquisición de algún producto, bien o servicio, se debe

realizar el registro, selección y evaluación de proveedores y contratistas.

La selección de proveedores y contratistas, es la etapa previa al inicio del proceso de

compra o contratación, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos
proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades
de HYDROHER INGENIERIA S.A.S, y sus clientes finales.

Por lo tanto, el proveedor o contratista que desee trabajar con HYDROHER INGENIERIA
S.A.S, debe diligenciar el registro de proveedores y contratistas y proporcionar la
información indicada en el PROCEDIMIENTO.FT-SST-31, FT-SST-97 Y MAN-SST-03

El administrador debe solicitar y revisar a cada nuevo proveedor los documentos

necesarios para realizar la inscripción y es este quien define la aceptación del contratista
y/o proveedor.

La evaluación de proveedores y contratistas será desarrollada por el administrador y el

responsable de SST, quienes solicitaran planes de mejora al proveedor cuando su
calificación este por debajo de 51%. Esta evaluación se repite anualmente (re- evaluación).

6.2. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS

Se realiza la revisión del producto o servicio, si el insumo o servicio es autorizado se

procede a realizar la cotización respectiva con los proveedores.

 Si es un nuevo producto y el proveedor no se encuentra registrado en el formato de

evaluación de proveedores y contratistas, se realiza el registro y evaluación.
 Si el proveedor se encuentra registrado en el formato de evaluación de proveedores
y contratistas se solicita la cotización.
 Cuando se requiere la contratación de mano de obra calificada se deben establecer
las competencias y requisitos a cumplir por el contratista.

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6.3. COTIZACIONES

El administrador o responsable del área responsable solicita la cotización respectiva a los

proveedores o contratistas seleccionados, mediante llamada telefónica, correo electrónico,
o de forma presencial.

6.4. ORDEN DE COMPRA

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor o contratista finalmente seleccionado

mediante la orden de compra, remisión o la compra directa.

La orden de compra o remisión puede ser enviada vía correo electrónico o de forma
presencial.

6.5. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO

El responsable de solicitar el producto o servicio realiza la recepción del mismo.

Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de acuerdo a la orden de

compra y la factura, revisando que las características, cantidades, especificaciones y los
precios de los ítems de la orden de compra sean iguales a los de la factura y el total de las
dos coincidan con el mismo valor.

Se debe devolver el producto o servicio al proveedor o contratista, si no se cumplen los

parámetros para recibirlo y registrar en la hoja de vida del proveedor.

Volver a realizar orden de compra cuando remitan nuevamente el producto o servicio.

 Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar registro de la

verificación del estado de entrega del producto o servicio en: la orden de remisión
del proveedor, orden de remisión de la empresa, en la factura u otro documento
según sea el caso.
 Se debe archivar la orden de compra/servicio o remisión, factura, y orden de cobro
en los casos que aplique.

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6.6. RE-EVALUACIÓN DE PROEVEEDORES Y CONTRATISTAS

Anualmente se realiza la reevaluación de proveedores, de acuerdo a la calificación

obtenida durante todo el año y se decide sobre la necesidad de nuevos proveedores en el
caso de que la organización se encuentre insatisfecha con algún proveedor actual.

6.7. RETROALIMENTACIÓN A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Y PLANES DE

MEJORA.

De acuerdo con el resultado de la evaluación de desempeño se informará al proveedor o

contratista sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones preventivas,
correctivas, de mejora o planes de acción para la mejora continua del sistema.

6.8. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD Y SEGURIDAD EN

EL TRABAJO.

Como parte del proceso de selección de los proveedores y contratistas se deberá incluir y
verificar que los mismos cumplan como mínimo con la siguiente documentación (según
corresponda):

 Razón social
 NIT
 Cámara y comercio
 Hoja de vida si es persona natural
 RUT
 Licencias correspondientes a la actividad que realiza la empresa
 Licencia en SST o tarjeta profesional
 Afiliación y pagos a Seguridad Social
 Copia de cédula
 Certificado bancario
 Certificados para trabajo en alturas
 Certificación de la ARL en el que conste que la empresa cuenta con un sistema de
gestión en seguridad y salud en el trabajo documentado e implementado.

Estos requisitos deben ser comunicados a los proveedores y contratistas al momento de

realizar el contacto y solicitud de cotizaciones.
7. FLUJOGRAMA

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8. REGISTROS GENERADOS

9. CAMBIOS Y MODIFICACIONES

código NOMBRE DE REGISTRO VERSIÓN

FT-SST-97 Registro y evaluación de proveedores 01
y contratistas

DESCRIPCIÒN
versión FECHA DE APROBACIÓN
DEL CAMBIO
01 Agosto 2023 Creación del documento

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