GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVO:

Garantizar la disponibilidad de la documentación del SGC de manera oportuna y actualizada tal

que haya claridad en los formatos, registros, documentos asociados a los distintos procesos del
Sistema de Gestión de Calidad

RESPONSABLES:

Líder del Comité de Calidad y Coordinación Académica

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Para el 2018:

 Análisis de la pertinencia de la gestión documental como proceso o una acción

transversal a todo el SGC.

 Definición de acuerdo grupal frente a la estrategia de almacenamiento de la información,

(física, digital o en la nube sus soportes y modificaciones a las versiones, de manera que
se obvie el protocolo para los cambios, pero, se comunique las actualizaciones de la
documentación de cada proceso desde el número de la versión

 Asignación al líder del Comité de Calidad y al Coordinador Académico como el equipo

responsable de la recepción de la documentación actualizada, revisión de la misma y subir
los documentos del SGC al Dropbox

 Modificación del mapa de procesos en términos de la reubicación de la gestión documental

como un componente transversal a todo el SGC y no como un proceso independiente.

PARA EL 2019:

 Cada tres meses incluir en las reuniones del Comité de Calidad el asunto de la revisión de
la información documentada como una estrategia de revisión, actualización y validación de
los documentos, soportes del SGC institucional.

 La información alojada en el Dropbox se publica en la página web institucional para

socializar la información documentada del SGC a los directivos y docentes, de tal manera
que haya acceso oportuno a caracterizaciones, procedimientos, formatos de manejo
institucional y evitar que el correo electrónico personal se convierta en una copia de la
documentación del SGC, ello implica el fortalecimiento del manejo disciplinado de este
criterio por parte de los líderes de proceso.

 La información documentada del SGC que sea de carácter más generalizado como:
política de calidad, modelo pedagógico, atención a SQRF, planes de estudio, planes de
 área, resultados de pruebas externas se publica en la página web de la IE, carteleras
institucionales

 Establecer los perfiles de seguridad para el acceso a la información, en términos del tipo
de información que cada líder de proceso debe alimentar y manejar.