Proceso Gestión de la Calidad Página 1 de 10

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE Código: GC-P-001

DOCUMENTOS Versión: 06

1. OBJETIVO

Establecer los criterios y actividades para la creación, modificación, aprobación y

control de los documentos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad -
“COGUI” Internos y Externos.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad, tales
como: Manual de Calidad, Procedimientos, Guías, Instructivos, Formatos. El
procedimiento inicia con identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento del SGI y finaliza con la publicación del documento en el portal COGUI.
3. RESPONSABLE

El responsable del seguimiento y control de la adecuada ejecución de este

procedimiento es el líder del proceso de Gestión de la Calidad.

Los responsables (Cargo o Rol) de la ejecución de las actividades están

identificados en el ítem 5 “Descripción” de este procedimiento.

4. GENERALIDADES

Todos los documentos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad – “COGUI”

de la Universidad del Magdalena, se elaboran teniendo en cuenta los lineamientos
definidos en la GC-G01 Guía para la Elaboración de Documentos, y además se
establece:

 La Política de Calidad se adopta mediante Resolución Rectoral y es revisada

anualmente por la Alta Dirección.

 El Manual de Calidad se adopta mediante Resolución Rectoral.

 Los documentos del Sistema de Gestión Integral de la Calidad son elaborados

por el Responsable del Proceso ó a quien se designe en la justificación de la
solicitud del documento, revisados por un Asesor de Calidad del Grupo de
Gestión de la Calidad y aprobados por el responsable del cargo delegado por
el Rector (Tabla 1).
Tabla 1. Responsables de la aprobación de los documentos del Sistema COGUI
Cargo Responsable de Aprobación de
Procesos Sistema COGUI documentos del Sistema COGUI
Dirección y Planeación Rector
Estratégicos
Acreditación Rector

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 Vicerrector Académico (Representante
Gestión de la Calidad
de la Dirección)
Comunicaciones Rector
Relaciones Interinstitucionales Rector
Gestión Académica Vicerrector Académico
Gestión de Investigación Vicerrector de Investigación
Misionales
Vicerrector de Extensión y Proyección
Gestión de Extensión y Proyección Social
social
Apoyo Tecnológico TIC Vicerrector Administrativo
Gestión Jurídica Rector
Gestión de Contratación Rector
Gestión Financiera Vicerrector Administrativo
Gestión de Recursos educativos Vicerrector Administrativo
Apoyo Gestión de Bienestar Universitario Rector
Gestión Documental Rector
Gestión Administrativa Vicerrector Administrativo
Gestión del Talento Humano Rector
Gestión Biblioteca Vicerrector Administrativo
Gestión de Admisiones y Registro Vicerrector Académico
Evaluación de la Gestión y Rendición de
Control y Rector
Cuentas
Evaluación
Evaluación Independiente Rector

 Los cambios o modificaciones de los documentos se controlan mediante el

REGISTRO DE MODIFICACIONES que tiene cada documento, en el cual se
especifica: versión, fecha, ítem modificado y descripción.

 Cada Responsable de Proceso debe garantizar que todos los funcionarios que
intervienen en la ejecución del proceso tengan conocimiento de la
documentación aplicable.

 El original de los documentos se conserva en la Oficina del Grupo de Gestión

de la Calidad, debidamente firmados y se disponen para su consulta en
http://cogui.unimagdalena.edu.co.

 El Grupo de Gestión de la Calidad, responde porque los documentos del

Sistema permanezcan legibles, fácilmente identificables y actualizados en
http://cogui.unimagdalena.edu.co.

 El Grupo de Gestión de la Calidad, identifica los documentos de origen externo

aplicables en las dependencias que están dentro del alcance de los Procesos
del Sistema de Gestión Integral y controla su distribución utilizando el formato
GC-F02 Listado Maestro de Documentos Externos.

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 Se consideran documentos controlados, sólo los que están publicados en la
página web del Sistema de Gestión Integral de la Calidad
http://cogui.unimagdalena.edu.co. Cualquier documento que se encuentre
impreso o grabado en un computador, se considera como Documento No
Controlado.

 Serán documentos obsoletos aquellos que se eliminen del Sistema de Gestión

Integral de la Calidad o versiones anteriores de documentos que se actualicen.
El Administrador documental del Sistema del Grupo de Gestión de la Calidad
mantiene las versiones actualizadas de los documentos y retira los
documentos obsoletos; en caso que se requiera conservar copia de dichos
documentos se ubicarán en sitio físico diferente a donde se almacenan las
copias controladas.

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

Copia Controlada: Es la copia de un documento sometida a los controles que se

describen en este procedimiento, como manera de asegurar al poseedor del
documento que cuenta con la última versión de éste.

Copia No Controlada: Es la copia de documentos internos con fines formativos o

de entrenamiento y lleva el sello “COPIA NO CONTROLADA” o el pie de página
“Copia no controlada al imprimir”.

Documento Obsoleto: Corresponde a los documentos que ya no están vigentes

para la ejecución de actividades en la Institución.

SAMCO: Sistema de Apoyo al Mejoramiento Continuo

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5. DESCRIPCIÓN

Responsable/
N° Descripción de la Actividad
Dependencia
Identificar necesidad de crear, modificar o retirar un
documento del Sistema:

Funcionario/ Se detecta la necesidad de crear, modificar o retirar un

1
Dependencia documento del Sistema, para el desarrollo de las
actividades de su proceso, justifica esta necesidad ante el
Responsable del proceso al cual pertenece.

Evaluar viabilidad:

Responsable de Evalúa si, la modificación, creación o retiro del

2
proceso documento obedece a una necesidad dentro del proceso.
En caso de no ser viable, finaliza el procedimiento.

Seleccionar gestores:

Responsable de Designar la persona o equipo de personas de las

3 dependencias que intervienen en el proceso para
proceso
elaborar propuesta de modificación o creación del
documento.

Elaborar propuesta:

Recopilar la información necesaria como: Normatividad

vigente, procedimientos anteriores, aporte de los
Persona o Equipo ejecutores de la actividad, relación con otros procesos o
4
Gestor dependencias, entre otros, y se procede a elaborar
propuesta de modificación o creación del documento,
siguiendo los lineamientos establecidos en GC-G01 Guía
para la Elaboración de Documentos.

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 Responsable/
N° Descripción de la Actividad
Dependencia
Verificar documento y hacer solicitud:

Revisa la propuesta elaborada, contrastándolo con los

requisitos que debe cumplir y con lo establecido en
GC-G01 Guía para la Elaboración de Documentos. En
caso de requerir ajuste, regresa al paso 4.

Cuando considere que el documento se encuentra

Responsable de ajustado a la necesidad, diligencia el GC-F03 Formato
5
Proceso para solicitud de documentos a través de SAMCO, en la
página http://cogui.unimagdalena.edu.co.

En caso de que sea una solicitud de retiro, deberá

justificar porque el documento ya no es necesario para el
proceso en el GC-F03 Formato para solicitud de
documentos a través de SAMCO, en la página
http://cogui.unimagdalena.edu.co

Revisar Solicitud:

Descarga el archivo adjunto y verifica que el documento

elaborado cumpla con los requisitos establecido en la
Administrador GC-G01 Guía para la Elaboración de Documentos. En
documental caso de no cumplir la registra como “no satisfactoria” y
6 /Grupo de regresa al paso 5.
Gestión de la
Calidad Si la solicitud es de retiro del documento, verifica que la
justificación sea pertinente y describa correctamente
porqué el documento ya no es necesario para el proceso.
Continúa al paso 10. En caso de no cumplir se registra
como “no satisfactoria” y regresa al paso 5.

Revisar y Firmar documento:

Revisa los aspectos de forma y coherencia del

Asesor de documento con las políticas y directrices institucionales.
Calidad/ Grupo Una vez estandarizado el documento, se imprime y firma
7 en el aparte “Revisó” y se envía al Responsable del
de Gestión de
Calidad Proceso que hizo la solicitud para su firma en el aparte
“Elaboró”.

En caso de requerir ajuste, regresa al paso 5.

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 Responsable/
N° Descripción de la Actividad
Dependencia
Revisar y Firmar documento:
Responsable de
8 Firma el documento en el aparte “Elaboró” y lo envía al
Proceso
responsable de la aprobación según la tabla 1.
Aprobar documento:
Rector ó Revisa el documento. En caso de considerar que no se
responsable del requieren ajustes lo aprueba y lo firma en el aparte
9 cargo delegado “Aprobó” y envía el documento al Grupo de Gestión de la
por el Rector Calidad.
(Tabla 1) Nota: En caso de requerir que se ajuste el documento, se
regresa al paso 5.

Controlar documentos:
Una vez recibidos los documentos firmados se procede
así:
 En caso de que la solicitud sea modificación ó creación
de un documento, coloca el sello “COPIA
CONTROLADA” a los documentos y los almacena. El
Administrador sistema SAMCO actualiza automáticamente el GC-F01
documental /Grupo Listado Maestro de Documentos.
10 del Sistema de
Gestión de la
 En el caso de que el requerimiento sea RETIRAR
Calidad COPIA CONTROLADA, se retira la copia controlada
del documento y el sistema SAMCO actualiza
automáticamente el GC-F01 Listado Maestro de
Documentos.
 Si el documento corresponde a una modificación debe
retirar el documento obsoleto; el cual para su
identificación y controlar el no uso le coloca el sello
“OBSOLETO”.
Publicar documentos:
Publica los documentos en formato PDF para manuales,
Administrador procedimientos, guías e instructivos. Los formatos se
documental /Grupo
publican en el archivo de programa que fueron
11 del Sistema de
Gestión de la elaborados.
Calidad Nota: La divulgación del documento es realizada
automáticamente por el sistema, el cual envía una
notificación por correo electrónico.

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 6. MARCO LEGAL

Descripción de artículos, capítulos o

Tipo de Entidad Nº Fecha de
partes de la Norma que aplican al
Norma que Emite Identificación Expedición
documento

No aplica para este documento

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 NTC ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y

Vocabulario
 NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos (7.5)
 NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (4.2.3)

8. REGISTROS

IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
Responsable de RECU- DISPO-
Código Lugar y Tiempo de Archivarlo PERA-CION SICION
Nombre
Formato Medio Retención
Listado Maestro de Oficina SGI / Administrador
GC-F01 permanente Código No aplica
Documentos Digital documental del SGI

Listado Maestro de
Oficina SGI / Administrador
GC-F02 Documentos permanente Proceso/titulo No aplica
Digital documental del SGI
Externos documento

Nombre del
Solicitud de Oficina SGI / Administrador
GC-F03 permanente Proceso/ No aplica
documentos Digital documental del SGI
cronológico

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES

Ítem
Versión Fecha Descripción
modificado
En cada uno de los ítems se realizó el ajuste para dar
cumplimiento a los requerimientos de los modelos MECI
01 14/07/2006 Todos los Ítems
1000:2005, NTCGP 1000:2004, NTC ISO 9001:2000 y su
articulación con el Sistema de Gestión Integral – “COGUI”.
Se modificaron los responsables en la construcción del
02 24/02/2009 Píe de pagina
documento.
Se elimina la actividad 12. No es necesario diligenciar el
formato MC-F05 Divulgación de Documentos debido a que
03 20/08/2010 5.Descripcion el sistema divulga automáticamente por medio del correo
institucional los nuevos documentos disponibles en el
portal COGUI.

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 Ítem
Versión Fecha Descripción
modificado
Se elimina de la tabla el MC-F05 Divulgación de
Documentos pues no se hace necesario guardar un
registro físico debido a que la divulgación es realizada en
automático por el sistema de apoyo al mejoramiento
8. Registro continuo (SAMCO).
Se cambia el medio de almacenamiento del MC-F04
formato de solicitud de documentos de físico a digital, ya
que los reportes son generados por el sistema.
Píe de pagina Se actualiza el nombre del proceso por Gestión de Calidad
3. Responsable según lo establecido en el Acuerdo Superior 017 del 2011.
Se precisó en el tercer párrafo que quien elabora el
documento además del responsable puede ser “a quien se
4. Generalidades
designe en la justificación de la solicitud del documento”.
Se agregó al glosario SAMCO.
Se elimina el paso 3 referente a identificar requerimiento
del documento.
Se agregó en el paso 6, el diligenciamiento del formato
MC-F04 Formato para solicitud de documentos a través del
Sistema de Apoyo al proceso de Mejoramiento Continuo –
SAMCO, en la página http://cogui.unimagdalena.edu.co.
Se agregó una actividad que cumple el administrador
documental de revisar las solicitudes.
04 07/02/2011 En el paso 4 de elabora propuesta se eliminó el uso del
5. Descripción
MC-F23 formato para la construcción de procedimientos
Se precisó el paso 11 de publicar los documentos.
Se precisó la actividad 10 de controlar documentos y
aclara que SAMCO actualiza automáticamente el MC-F01
Listado Maestro de Documentos.
Se elimina la entrega de documentos a los procesos por
medio del MC-F02 entrega de documentos
Se elimina el formato MC-F23 formato para la construcción
de procedimientos.
8. Registro Se cambia el tiempo de retención y el responsable de
archivarlo ya que esos registros se manejan y descargan
de SAMCO.
Se agrega la Tabla 1 donde se especifican los cargos
4. Generalidades responsables de aprobación de los documentos del
Sistema COGUI delegados por el Rector.
05 25/01/2013
Se ajusta el paso 09 de aprobación del documento de
5. Descripción acuerdo a lo establecido en la Tabla 1 de este
procedimiento.

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Elaboró Revisó Aprobó

Eira Rosario Madera Reyes Eira Rosario Madera Reyes Ruthber Escorcia Caballero
Responsable de Proceso Gestión Asesora de Calidad Rector
de la Calidad Grupo de Gestión de la calidad Universidad del Magdalena
30/09/2013 30/09/2013 30/09/2013

10. ANEXOS
Anexo 1: Flujograma

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 Inicio

Funcionario / Dependencia
Identificar necesidad de crear, modificar o retirar un
documento del Sistema

Responsable de proceso/ Dependencia

Evaluar viabilidad

NO
¿Es viable?

SI

Responsable de proceso/ Dependencia

Seleccionar Gestores

Persona o Equipo Gestor

Elaborar Propuesta

Responsable de proceso/ Dependencia

GC-F03 Formato para
Verificar documento y hacer solicitud Solicitud de documentos

Administrador documental /Grupo de Gestión de la

Calidad
Revisar solicitud

NO
¿es satisfactoria?

Asesor de Calidad/ Grupo de Gestión de Calidad

Responsable de proceso/ Dependencia
Revisar y Firmar documento

Responsable de proceso/ Dependencia

Revisar y Firmar documento

Rector ó responsable del cargo delegado por el Rector

(Tabla 1)

Aprobar documento

Administrador documental /Grupo del Sistema de Gestión

de la Calidad
GC-F01 Listado Maestro de
Controlar documentos Documentos

Administrador documental /Grupo del Sistema de Gestión

de la Calidad
Publicar documentos

Fin

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