GESTION Y TRAMITE DOCUMENTAL

Implementar una política que permita ir hacia un modelo de requisitos para gestión
de documentos electrónicos y un esquema de metadatos que describa los documentos
OBJETIVO
nativos en ese soporte definiendo su contenido y contexto, de forma que se gobierne
durante todo el ciclo de vida.

El propósito de este documento es formular y documentar las políticas y el plan de

desarrollo para cada proceso de la Gestión Documental y las etapas del ciclo de vida
de los documentos generados de las compañías de ARL-PROTEGEMOS ubicadas en
ALCANCE Colombia, sirviendo como guía a empleados, proveedores y usuarios externos en el
manejo y uso de los documentos. Asegurando la implementación de la normatividad
vigente, las mejores prácticas y tecnología de vanguardia, acordes al modelo de
gestión, direccionamiento estratégico y evolución de la Compañía.
La metodología de construcción del PGD consistió en el levantamiento de un
diagnóstico del estado de implementación y aplicación de los procesos documentales,
METODOLOGIA de acuerdo con decreto 2609 de 2012. La técnica empleada fue un árbol de decisión
para la detección de problemas teniendo en cuenta los aspectos más importantes para
cada ítem.
Se debe publicar en la WEB, el registro de activos de información, los índices de
PUBLICIDAD documentación que se cataloga como reservada y cuál va a ser la dinámica o
procedimiento de publicación de esa información.
Adicional a la gestión del control interno en una organización, la auditoria en
PROGRAMA DE archivos debe estar orientada a generar las evidencias de los resultados de la
AUDITORIA evaluación del desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental y
de la efectividad del SGD

DINAMICA