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Buenas prcticas administrativas y archivo electrnico

Archivo Universitario de Granada

Buenas prcticas administrativas y archivo electrnico

Objetivos


Promover el uso de buenas prcticas administrativas que faciliten la gestin de la documentacin.

Proporcionar pautas para la gestin de los documentos electrnicos mas comunes en las oficinas.
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Administracin electrnica = simplificacin ?

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Ciclo de vida de los documentos ofimticos

CREACIN

GESTIN

DOCUMENTOS OFIMTICOS
CONSERVACIN ARCHIVADO

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Gestin de documentos ofimticos


Establecer modelos y plantillas de documentos. Fijar un nmero limitado de formatos en uso (software libre y/o estandarizado). Establecer criterios para la conservacin y eliminacin. Conservar la documentacin en directorios de uso compartido en red. Aplicar reglas de conservacin.
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Modelos y plantillas de documentos


Predeterminados para cartas, actas, memorias, informes


Otorga mayor consistencia de los documentos producidos por la organizacin. Facilita la identificacin de los distintos tipos de documentos. Refuerza la imagen corporativa.
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Criterios de conservacin o eliminacin


 

Conservar: Los documentos modelo, formularios y plantillas. La ltima versin de los documentos de actualizacin peridica. Versiones definitivas o relevantes de los documentos complejos o compuestos. Eliminar: Borradores y notas. Documentos cuyo original se tramite en papel. Duplicados
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Almacenamiento en el sistema informtico


Crear CARPETAS y SUBCARPETAS de ficheros, de acuerdo con la estructura del cuadro de clasificacin:
A 102 GOBIERNO Juntas internas Juntas de Facultad

A 107 B 148

COMUNICACIONES Y REGISTRO B 157 Registro de entrada y salida de correspondencia

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Reglas de conservacin
Las REGLAS DE CONSERVACIN son elaboradas por el AUG, tras el correspondiente estudio de la serie documental.

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Reglas de conservacin. Aplicacin


Las Normas Reglas establecen el PLAZO DE CONSERVACIN de los documentos ofimticos.


Si el plazo es corto (inferior a 5 aos desde su produccin) puede guardarse en el formato propietario en que se cre.

Si el plazo de conservacin es medio/largo, deberemos: Utilizar formatos abiertos; Optar por la migracin/conversin peridica a formatos Buenas prcticas administrativas y abiertos. 10 archivo electrnico

Correo electrnico
El uso del correo electrnico ha mejorado las comunicaciones en la administracin y entre esta y sus administrados. Eliminan el papeleo y automatizan las rutinas de trabajo. Ser necesario definir con claridad CRITERIOS y PROCEDIMIENTOS para seleccionar, clasificar, archivar y conservar los documentos que evidencien las actividades de la organizacin.
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Correo electrnico. Criterios de uso




Poltica de utilizacin: conservar obligatoriamente utilizacin: mensajes que documenten transacciones y actividades. Proporcionar criterios para seleccionar los mensajes que constituyen documentos de archivo
polticas y directrices
circulares correspondencia o memorandos planes de trabajo agendas actas borradores de documentos (para comentar o aprobar) documentos que inicia, autoriza o completa una transaccin informes finales o recomendaciones.
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Correo electrnico. Criterios de uso


Debe adoptarse en la organizacin un sistema para almacenar los mensajes fuera del sistema de gestin del correo, y poder vincularlos a los expedientes de que forman parte. Cuando estos expedientes pertenezcan a series valoradas para su conservacin permanente, habrn de establecerse permanente, otras formas de archivado (formato estndar). Las universidades deben incorporar un sistema corporativo de gestin de documentos electrnicos de archivo, que archivo, permita la incorporacin de los mensajes, sus anexos y los correspondientes metadatos.
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Bases de datos
Son muy utilizadas en la Administracin para gestionar multitud de conjuntos de datos. Debe establecerse una poltica de gestin adecuada sobre las mismas.
Inventario exhaustivo, registrando: ttulo, unidad exhaustivo, productora, actualizacin, requisitos tcnicos, datos estadsticos, etc. Procedimiento de captura, para aquellas que sean captura, declaradas documentos de archivo: Bases cerradas: transferir una copia ntegra documentada al Archivo. Bases dinmicas: envos peridicos.
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Bases de datos. Valoracin archivstica


A la hora de valorar si una bb.dd. es un documento de archivo, hemos de considerar la estructura de sus datos: Modelo centrado en datos (datacntrico): cuando la base de datos tiene correspondencia exacta con una funcin de la organizacin. documento de archivo Modelo centrado en los documentos (docucntrico): cuando la base de datos no tiene correspondencia una funcin de la organizacin.
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Sitios web
Constituyen un medio fundamental de informacin y comunicacin interna y externa, que testimonian la imagen, las actividades y la vida e historia de las organizaciones. La complejidad de los medios tecnolgicos disponibles y la progresiva implantacin de las transacciones va web en sustitucin de la tramitacin de los asuntos en formato papel, han generado sitios web dinmicos, cuya preservacin total o parcial requiere soluciones complejas y diversas.
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Sitios web. Recomendaciones


La universidad debe desarrollar una estrategia de conservacin y preservacin de documentos web, en el contexto de su poltica de gestin de documentos de archivo. Uso de formatos abiertos en la publicacin de contenidos web. Identificacin de los elementos publicados en la web que deben ser conservados en el archivo. archivo.

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Sitios web estticos


Los sitios web estticos constituyen una nica unidad documental archivstica. Para su preservacin deben realizarse copias peridicas de la totalidad del sitio (snapshots), y el archivado de logs de cambios (documentos modificados, eliminados o sustituidos). Ser necesario fijar la forma y frecuencia de las copias, y documentarlas con los siguientes metadatos:
fecha y hora de captura; enlaces a URI (Universal Resource Indicator); detalles tcnicos del diseo del sitio; software utilizado para la creacin de los recursos web; detalles de las aplicaciones y motores de bsqueda y detalle sobre el software necesario para visualizar los recursos.
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Sitios web dinmicos


El archivado y preservacin de sitios web dinmicos, complejos e interactivos requiere la combinacin con otras estrategias. Los contenidos dinmicos y las pginas asociadas a aplicaciones deben ser analizados por separado, de acuerdo con la funcin con la que estn relacionados. En cada caso se adoptar la estrategia ms adecuada, segn el centro de inters se enfoque a las transacciones de la organizacin o a los contenidos web. Tambin ser necesario fijar los metadatos apropiados, que en este caso ha de incluir adems la informacin relativa a los perfiles de usuarios, hojas de estilo, scripts, etc.
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