INSTITUCIÓN EDUCATIVA
CÓDIGO: DE-CA-01
ALEJANDRO VÉLEZ BARRIENTOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1. CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO:
Garantizar el logro de la Visión institucional y
cumplimiento de la Misión, a través del desarrollo de
plan de mejoramiento estratégico y la estructuración
del SGC; mediante la implementación de acciones
de mejora facilitando la calidad del servicio
educativo.
INDICADORES:
Eficacia del Sistema de Gestión de Calidad
Ponderación de los indicadores del SGC
Eficacia en acciones de mejora:
Acciones cerradas eficazmente / Total de acciones x
100
Nivel de satisfacción en la prestación del servicio:
% Satisfacción Estudiantes + % Satisfacción padres
de familia/ 2
VERSIÓN:02
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RESPONSABLE:
Rector y Docentes Asignados.
ALCANCE:
Aplica para la planeación estratégica, el desarrollo del
sistema de gestión de calidad y el plan de mejoramiento
institucional.
Abarca desde la definición/actualización del horizonte
institucional, hasta la evaluación de su eficacia. Incluye la
evaluación de la gestión educativa y el mejoramiento del
SGC, a partir del análisis de los resultados de la
evaluación de satisfacción de beneficiarios, la atención de
SRF (sugerencias, reclamos y felicitaciones), control del
servicio no conforme, las auditorías internas, la
generación de acciones de mejora (correctivas, riesgos y
de mejora). Por medio de la identificación de fuentes de
mejoramiento, y la verificación de eficacia de las acciones
de mejoramiento generadas.
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PARTES INTERESADAS FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

INTERNAS - Idoneidad de la alta dirección para la planeación
estratégica.
Consejo Directivo, Líderes de procesos, - Compromiso y sentido de pertenencia.
Coordinador(a) Convivencia, Coordinador(a) - Comunicación clara y oportuna
Académica, Secretaria Académica, Docentes, - Clima Institucional adecuado
Estudiantes, P. Familia/Acudientes, Egresados. - Disposición de recursos.
(Matriz partes interesadas) - Participación de los distintos estamentos de la
comunidad educativa
- Trabajo en equipo
EXTERNAS: - Amplio conocimiento del contexto institucional
MEN Contraloría, Instituciones de - Organización administrativa.
Educación superior, Ministerio de la TICS, CIER, - Competencia del equipo auditor
Inspección y vigilancia, - Confidencialidad en la información
Comunidad educativa y Beneficiarios de servicios - Oportunidad en la identificación e intervención de
complementarios) y Secretaría Educación, el Sector NC u oportunidad de mejora OM. Así como de las
productivo, Dirección financiera de la Secretaria de PQRS.
Educación.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Todos los Resultados de la - Directrices Todos los procesos
procesos del gestión Institucionales del SGC
SGC - Directrices SGC
Políticas y Comunidad
Partes lineamientos - Plan de Educativa
interesadas educativos Mejoramiento
Estratégico Partes interesadas
Plan de - P.E.I
Desarrollo M/pal contextualizado y
articulado al
Requerimientos SGC.
de partes - Nivel de
interesadas. satisfacción.
Propuestas de
necesidades de - Acciones de
mejora. mejoras
Reclamos, eficaces.
sugerencias y
felicitaciones. - Informe de
Resultados de auditoría.
auditorías.
Evaluación de - Reclamos y
satisfacción. sugerencias
Evaluación del atendidas
sistema. eficazmente.
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- Servicio no
conforme

- Informe de
gestión del
proceso

RECURSOS REQUISITOS CONTROLES DOCUMENTOS REGISTROS

Talento Humano Norma: ISO - A la adecuada - PEI -Horizonte
9001:2015. Cap: identificación del - Caracterización Institucional
Personal de la 5, 4-4.2; contexto interno y Direccionamiento (PEI)
institución, los 7-1.5; 7.2.1, 8.2.3, externo. Estratégico. -Acuerdo del
usuarios 8.4, 8.5; 9; 10. - A la coherencia - Mapa de Consejo Directivo
auditores entre el Procesos -Acta del Comité de
calificados. Ley General de direccionamiento - Organigrama Calidad
Educación Ley estratégico y el - Misión, visión. DE-FR-01
Tecnológicos: 115 de 1994 , horizonte - Política y -Directrices del SGC
Computadores, institucional objetivos de (PEI)
Internet, Ley 715 de 2001. - A la inclusión de la calidad
*Infraestructura: información - Matriz de -Estructura
Instalaciones de Decretos requerida para la Requisitos organizacional por
la Institución, reglamentarios: evaluación de la - Matriz de procesos (Mapa de
muebles y 1860/94, 1290/09 gestión. Interacción de Procesos)
enseres (hoy compilados - Al cumplimiento de Procesos -Matriz de
en el Decreto factores claves de - Matriz de comunicación
Recursos 1075 de 2015) éxito Responsabilidad DE-MT-01
Financieros - *Al logro de es y Autoridades -Matriz de
Presupuesto Institucionales: objetivos de los - Matriz de correlación
participativo P.E.I., Manual de procesos. Correlación DE-MT-02
Fondo de Convivencia, y - Al cumplimiento y Directrices - Matriz de
servicios eficacia del Plan Institucionales interacción de
educativos Estratégico - Matriz de procesos
- A la intervención de comunicación DE-MT-03
Partes decisiones y - - Matriz de
interesadas acciones definidas Requisitos
en la evaluación de DE-MT-04
Riesgos y la gestión Matriz de
oportunidades - Difusión y Responsabilidad y
socialización de Autoridad
directrices DE-MT-05
institucionales. -Autoevaluación
- Al cumplimiento de Institucional
las acciones de -Plan Estratégico de
mejora. Mejoramiento.
-POA DE-FR-02
- A la adecuada -Matriz de
descripción, análisis Comunicaciones
de causas y plan de DE-MT-01
acciones -Evidencias de
correctivas, y de Divulgación
mejora. -Evidencias de
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Ejecución
- A las NC y OM -PEI DE-PO-03
intervenidas -Contratos o
Convenios
-Actas o Acuerdos
-Reporte de
Indicadores
DE-FR-04
-Consolidado
Evaluación de la
Gestión
-Matriz de
Indicadores de
Gestión
DE-MT-06
- Seguimiento a la
mejora.
- Matriz de salida
no conforme
- Matriz de riesgos
y oportunidades
- Revisión por la
dirección
- Análisis de
indicadores
Programa de
Auditoría
EM-FR-05

Plan de Auditoría
EM-FR-06

Listado de
Verificación
EM-FR-07

Informe de Auditoría
EM-FR-O8
Evaluación de
Desempeño de
Auditores
EM-FR-09

Base de Datos de
Mejoras
EM-FR-10
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2. DEFINICIONES

Planeación Estratégica: Definición de directrices que orienten el cumplimiento de objetivos y metas de la

organización en el corto, mediano y largo plazo.

Directrices Estratégicas: Pauta que la organización debe seguir para mejorar el servicio educativo y
fortalecer aspectos prioritarios, como condición para cumplir la misión y alcanzar la visión.

Metas Estratégicas: Representa lo que se quiere lograr del Área Estratégica. Se mide su cumplimiento a
través de indicadores de gestión.

Estrategias Claves: Conjunto de acciones que deben realizarse para el logro de las metas de cada Área
Estratégica.

Diagnóstico estratégico: Conocimiento de la realidad de la organización, tanto interna como externa para
identificar Fortalezas, limitaciones, oportunidades y retos con el fin de intervenirlas oportunamente.

Plan de Desarrollo: Conjunto de acciones operativas que se deben realizar para lograr la estrategia. Se
formula para un periodo de un año.

AUDITORÍAS:

 Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría.

 Auditado: organización que es auditada.
 Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
 Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
 Cliente de auditoría: organización o persona que solicita una auditoría.
 Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
 Conclusiones de una auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
 Conformidad: cumplimiento de un requisito.
 Criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
 Diagnóstico institucional: mecanismo de recolección y análisis de la información sobre el medio que rodea
a la institución, las necesidades y expectativas de la comunidad educativa, el concepto interno y externo de
sus clientes, a fin de identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades existentes para iniciar
el proceso de mejoramiento.
 Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de
expertos técnicos.
 Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
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 Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
 Hallazgos de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los
criterios de auditoría.
 No conformidad: incumplimiento de un requisito.
 Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
 Programa de la auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
 Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
 Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de
la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
 Riesgo: Eefecto de la incertidumbre en un resultado esperado; un efecto es una desviación de lo esperado,
puede ser positiva o negativa, así mismo, el riesgo se trata de lo que podría suceder y cuál podría ser el
efecto de este suceso o también considera qué tan probable es.
 Partes interesadas: Individuo o grupo de personas con intereses en operación o éxitos de una organización

RECLAMOS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES:

 Reclamos: Manifestación de inconformidad por el incumplimiento de un requisito o violación de un derecho

del beneficiario. Va acompañado de una solicitud formal manifestando la inconformidad, donde se incluye la
solución al problema.
 Sugerencia: idea que se sugiere, proposición, hacer entrar en el ánimo de uno una idea o especie.
 Felicitación: Manifestación oral o escrita
 Satisfacción (del cliente): percepción del cliente sobre el grado en se han cumplido sus requisitos de la
satisfacción que se experimenta con motivo de alguna situación o suceso favorable para la institución

ACCIONES CORECCTIVAS Y DE MEJORA:

 Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación.
 Plan de acción: tareas o acciones operativas que debe realizar cada departamento, área o persona para
concretar estrategias clave en un plan operativo que permita su monitoreo, seguimiento y evaluación.
 Seguimiento al proceso: descripción no detallada de las actividades que se realizan en un procedimiento.
 Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que
se cumplirán los requisitos de la calidad.
 Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
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 Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
 Mejora de la calidad: parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los
requisitos de la calidad.
 Objetivo de la calidad: algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.
 Eficacia: extensión en la que se realiza las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
 Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

3. CONDICIONES GENERALES

4. PROCEDIMIENTO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO
El horizonte institucional (Misión, Visión) se
actualiza en el momento que se requiera, a
razón de: Terminación de la vigencia de la
visión actual, el establecimiento de nuevos
lineamientos institucionales, la definición de
nuevas políticas externas, se presentan nuevas
necesidades de la comunidad y para ello debe
apoyarse en el contexto institucional, el Horizonte
diagnostico interno y políticas del MEN, del Institucional
DEFINIR Municipio y el entorno en general. (PEI)
/ACTUALIZAR
1P Rector/a Este trabajo será realizado con participación
HORIZONTE
INSTITUCIONAL del Comité de Calidad y miembros de la Acuerdo del
Comunidad que se consideren; luego se Consejo
socializará y se presentará la propuesta de Directivo
Horizonte Institucional con los respectivos
ajustes al Consejo Directivo para su aprobación
y adopción.
Finalmente se comunica a toda la comunidad
educativa según lo establece la matriz de
comunicaciones.
Se definen las fuentes a través de las cuales se
podrán identificar necesidades de
mejoramiento (acciones correctivas, de mejora
IDENTIFICAR Líder del
Y PQRS) desde cada uno de los procesos. Seguimiento a la
FUENTES DE proceso de
2P Dichas fuentes se deben actualizar mejora
MEJORAMIENTO Evaluación y
permanentemente, según las necesidades de
Mejoras
los procesos y el SGC y se relacionan en
condiciones generales.
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RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO
En los momentos que se requiera, se definen/ Acta del Comité
actualizan las directrices del SGC, teniendo en de Calidad
cuenta el horizonte institucional, el DE-FR-01
direccionamiento estratégico y disposiciones de
entidades externas, como el MEN y Secretaria Directrices del
de Educación. SGC
(Dcto PEI)
Las directrices del SGC son:
- Política y objetivos de calidad
Comité de -Estructura organizacional por DE-PO-04
Calidad Procesos. (Mapa) Estructura
- Alcance del SGC organizacional
- Matriz de comunicación institucional por procesos
- Matriz de correlación (Mapa de
- Matriz de interacción de procesos Procesos)
- Matriz de requisitos
DEFINIR -Matriz de responsabilidad y autoridad
/ACTUALIZAR Matriz de
DIRECTRICES La propuesta de Directrices del SGC se comunicación
DEL SGC. socializa en el Comité de Calidad para su DE-MT-01
3P aprobación y adopción.

Las directrices del SGC se socializan a todos Matriz de

los estamentos de la comunidad educativa, correlación
según la Matriz de Comunicaciones. DE-MT-02

Matriz de
interacción de
procesos
DE-MT-03

Matriz de
Requisitos
DE-MT-04

Matriz de
Responsabilidad
y Autoridad
DE-MT-05

4P EFECTUAR Comité de Se efectúa el diagnóstico institucional para Autoevaluación

DIAGNÓSTICO calidad conocer el contexto interno y externo y generar Institucional
INSTITUCIONAL los factores claves de éxito, que posibilitarán el
logro de la visión institucional.

Para el diagnóstico se tendrán en cuenta:

resultados de la autoevaluación (según Guía
34), el índice de inclusión (software), la
encuesta de satisfacción, los resultados de
desempeño académico interno y externo,
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RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO
desempeño del personal, condiciones del
entorno, entre otros.
El diagnostico debe proporcionar una relación
DOFA para la formulación del Plan Estratégico
de Mejoramiento.
A partir de los resultados del diagnóstico
institucional, todos aquellos componentes de la
autoevaluación institucional e índice de
inclusión que se encuentren por debajo de la
escala de pertinencia, serán susceptibles de
mejoramiento y a partir de allí se elabora el
Plan Estratégico de Mejoramiento.
FORMULAR Teniendo en cuenta lo anterior, se elabora el
PLAN Plan Operativo Anual, en el cual se establecen
Comité de Plan Estratégico
5P ESTRATÉGICO las actividades que permitirán intervenir los
calidad de Mejoramiento
DE factores claves de éxito, desde la definición de
MEJORAMIENTO fortalezas y oportunidades de mejoramiento.
La formulación del Plan Estratégico de
Mejoramiento se presenta ante el Consejo
Directivo, para su aprobación y adopción.
El Plan Estratégico de Mejoramiento se
socializa a la Comunidad Educativa según los
canales de comunicación establecidos (ver
Matriz de Comunicaciones).
Para asegurar la adecuada implementación y
sostenibilidad de los procesos y efectuar el
DEFINIR seguimiento correspondiente, los líderes de
Comité de
PLANEACIÓN DE proceso identifican aquellas actividades
Calidad
LOS PROCESOS relevantes (no rutinarias) para programarlas.
6P
DEL SISTEMA Se presentan ante el Comité de Calidad y se
Líderes de
DE GESTIÓN DE unifican en el Plan Operativo Anual POA
Procesos
CALIDAD Institucional, dándose a conocer a la DE-FR-02
Comunidad Educativa aquellas actividades que
requieran de su participación.
Finalizando el año lectivo o iniciando el
siguiente, se reúne el Comité Calidad, para
establecer la forma como se llevará a cabo la
comunicación institucional, a partir de la
ESTABLECER experiencia de los canales vigentes, teniendo Matriz de
CANALES DE en cuenta: el qué, cómo, a quién, quién Comunicaciones
Comité de
7P COMUNICACIÓN comunica y cuando; atendiendo a un proceso DE-MT-01
Calidad
INTERNOS Y de revisión, selección y pertinencia de la
EXTERNOS información que se va a difundir.
Finalmente, los canales de comunicación
definidos se socializan ante las instancias
correspondientes, según las necesidades de
comunicación para cada una de ellas.
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RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO

Se recepcionan las PQRS en el buzón

Líder del correspondiente y en las fuentes destinadas Matriz de
INTERVENIR proceso de para ello, las PQRS encontradas el buzón de seguimiento a la
8H PQRS la sede principal, se entregan a cada uno de mejora (por cada
Evaluación y
Mejoras los líderes de los procesos según corresponda, proceso)
quien documenta todo el seguimiento en la
matriz de seguimiento a la mejora.

Haciendo uso de los canales de comunicación

establecidos en la Matriz de Comunicaciones,
se da a conocer a la Comunidad Educativa, en
DIVULGAR
las instancias correspondientes, la información
LINEAMIENTOS Líder de
institucional, relativa a lineamientos y
Y RESULTADOS Proceso Evidencias de
9H resultados institucionales
INSTITUCIONAL correspondient Divulgación
Los resultados institucionales deben darse a
ES e
conocer a la Comunidad Educativa, en las
instancias correspondientes, para estimular y
revalidar el compromiso adquirido o para
retroalimentar resultados negativos.
Se ejecutan las actividades definidas en el
POA, procurando la oportunidad en el
desarrollo de las mismas y generando las
evidencias correspondientes. Evidencias de la
La ejecución del POA responde a la ejecución Ejecución
de las actividades propuestas en el Plan
EJECUTAR PLAN Estratégico de Mejoramiento y las actividades
OPERATIVO operativas de los procesos institucionales y la Cronograma
Responsable
ANUAL prestación del servicio. anual
definido en
10H (ESTRATÉGICO, Los integrantes de la comunidad educativa DE-FR-07
Plan Operativo
INSTITUCIONAL contribuyen con el desarrollo de las actividades
Y DEL SGC). institucionales, programadas en el POA, en el Cronograma
cual aparecen los aspectos estratégicos y del mensual
SGC. DE-FR-08

Cronograma
Semanal
DE-FR-09
Entendiendo que el SGC es la herramienta
administrativa a través de la cual se da la
prestación del servicio, a la luz de la propuesta
educativa definida en el PEI, es necesario
ARTICULAR PEI- lograr la articulación entre el proyecto educativo
Comité de PEI
11H SGC y los procesos institucionales.
calidad DE-PO-03
Finalizando cada año lectivo o cuando se
requiera, se reúne el Comité de calidad para
establecer dicha articulación y efectuar los
ajustes requeridos. De tal forma que dicho PEI
se dinamice a través del SGC.
12H DESARROLLAR Permanentemente se identifican oportunidades
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RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO
para la realización de convenios o alianzas
ALIANZAS PARA interinstitucionales, que contribuyan al
LA GESTIÓN Rector desarrollo de actividades pedagógicas y el Contratos o
ESCOLAR fortalecimiento en la prestación del servicio. Así convenios
mismo, se apoyará de los convenios que se
formalicen desde la Secretaría de Educación u
otros entes municipales.
Para el establecimiento y conformación del
gobierno escolar, se tiene en cuenta lo
establecido en el Decreto Reglamentario
1860/94, capítulo IV.(hoy compilado en el
Actas o
Decreto 1075 de 2015).
Acuerdos de
Conformación de
Al inicio del año lectivo, se hace la instalación
los Estamentos
DINAMIZAR LAS de las diferentes instancias del gobierno
del Gobierno
INSTANCIAS DEL escolar, según el instructivo para la
Proyecto Escolar
13H GOBIERNO conformación del Gobierno Escolar DE-IN-02 y
Eduderechos
ESCOLAR se deja consignada su conformación en las
actas o acuerdos correspondientes.
Instructivo
Asegurando la dinamización de las instancias
Gobierno Escolar
de participación de la Comunidad Educativa.
DE-IN-02
A través del POA se hace seguimiento a la
participación de las diferentes instancias, desde
las reuniones y actividades programadas en
cada una de ella.

Finalizando el primer semestre del año escolar

se aplica la encuesta de satisfacción a la
población-muestra, de estudiantes y padres de
familia de ambas sedes, quienes diligencian el
formato de manera virtual contando con el
acompañamiento presencial de un integrante
del equipo de mejora y/o su delegado. Consolidados de
Teniendo en cuenta el siguiente proceso: los resultados de
Definir criterios para la evaluación de la evaluación de
REALIZAR Líder del
satisfacción. satisfacción por
proceso de
14H EVALUACIÓN DE Aplicar encuesta de satisfacción al personal población
SATISFACCIÓN Evaluación y
seleccionado. especifica
Mejoras
Tabular resultados de la encuesta (padres y
Analizar resultados obtenidos de la evaluación estudiantes) y
de satisfacción por sedes.
Notificar aspectos por mejorar
Intervenir resultados que afectan o puedan
afectar la satisfacción.
Efectuar seguimiento a resultados de
satisfacción
Presentar informe de satisfacción.

IDENTIFICAR Y Líder del Durante la ejecución, seguimiento y evaluación Informe de

15H del SGC, se identifican, documentan y
CONTROLAR proceso de Gestión por
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RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO
controlan los servicios no conformes por
procesos, los cuales se reportan en el informe
de gestión y/o revisión por la dirección.
LOS SERVICIO Teniendo en cuenta en siguiente proceso: procesos
NO CONFORME Evaluación y
Identificar fuentes de servicio no conforme Informe Revisión
Mejoras
Socializar servicios no conforme por la Dirección
Registrar e intervenir servicios no conformes
Efectuar seguimiento a la eficacia de los SNC
Analizar resultados de los SNC
Al inicio del año escolar, se realiza la
planeación de las auditorías internas (al menos
un ciclo) teniendo en cuenta las necesidades
del SGC y las condiciones de tiempos,
disponibilidad de auditores internos y dinámicas
institucionales en las distintas sedes. Teniendo
en cuenta el siguiente proceso:
REALIZAR Líder del Plan de Auditoria
AUDITORÍAS Programar auditorias
proceso de Interna
16V INTERNAS DEL Definir plan de auditorias
Evaluación y
SGC Notificar auditorias
Mejoras
Preparar auditorias
Realizar auditorias
Consolidar hallazgos de la auditoria
Presentar informe de la auditoria
Implementar acciones de mejora
Efectuar seguimiento a la intervención de
hallazgos
Evaluar competencia de auditores
Para asegurar el cumplimiento del POA y la
obtención de los resultados planificados, en las
reuniones de Comité de Calidad, se hace
seguimiento a la ejecución de actividades
EFECTUAR descritas en el POA, tanto aquellas definidas Acta Comité de
SEGUIMIENTO A en el Plan Estratégico de Mejoramiento, como Calidad
LA GESTIÓN Rector las actividades de procesos. DE-FR-01
ESCOLAR POA Finalizado el año lectivo, el líder de cada
17V (ESTRATÉGICA,
Comité de proceso presenta ante el Comité, un informe de
INSTITUCIONAL calidad desempeño del proceso, en el que describe las Reporte de
Y DEL SGC). actividades ejecutadas, las dificultades Indicadores
presentadas, las acciones de mejora DE-FR-04
implementadas y los indicadores de gestión del
proceso (cuando la frecuencia de medición lo
requiera). El informe de se presenta en el
formato Reporte de Indicadores.
18V EVALUAR LA Representante Cada cierre de año, se hace la evaluación de la Instructivo
GESTIÓN de Rectoría gestión institucional, para determinar la Evaluación de la
INSTITUCIONAL conveniencia, adecuación y eficacia del SGC y Gestión
(REVISIÓN POR establecer las decisiones que mejoren el SGC Institucional
LA DIRECCIÓN) y la prestación del servicio. DE-IN-01
La preparación, desarrollo y cierre de la
evaluación de la gestión institucional, se realiza
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RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO
con base en lo establecido en el instructivo
Evaluación de la Gestión Institucional y
teniendo como referencia las siguientes
entradas:
Consolidado
El estado de las acciones de revisiones
Evaluación de la
anteriores, los cambios en el contexto que
Gestión.
impacten la gestión institucional, la información
sobre el desempeño y eficacia de la gestión
de calidad de la IE relativas a la satisfacción
del cliente, retroalimentación de partes
Acta de
interesadas, cumplimiento de los objetivos
Evaluación de la
estratégicos institucionales, desempeño de los
Gestión
procesos, conformidad del servicio, acciones
Institucional
correctivas, resultados de seguimiento y
DE-FR-05
medición, resultados de auditorías, desempeño
de proveedores, adecuación de recursos,
eficacia de acciones para abordar riesgos y
oportunidades, y oportunidades e mejora.
La eficacia del direccionamiento estratégico
(Plan de Mejoramiento Estratégico) y el SGC
(procesos), está dada a partir de los resultados
alcanzados en cada una de las gestiones y los
objetivos de calidad.
Se realiza la medición del indicador establecido
para determinar la eficacia de la gestión
estratégica y el SGC, reportándose en el Matriz de
Líder del momento que se requiera. Indicadores de
19V
proceso El Representante de Rectoría alimenta el Gestión
ESTABLECER LA DE-MT-06
EFICACIA DE LA Cuadro de Indicadores de Gestión con los
GESTIÓN datos suministrados por los Líderes de
ESCOLAR Procesos y efectúa seguimiento al desempeño
de los mismos.
Los resultados de la gestión se socializan a las
instancias requeridas, según lo definido en la
Matriz de Comunicaciones.
Cuando se identifique ineficacia del proceso y/o
necesidades de mejoramiento en el mismo (no
conformidades reales, potenciales y
GENERAR oportunidades), se generan las acciones de Acción de Mejora
Líder del
20A MEJORAMIENTO mejoras pertinentes (acciones correctivas,
DEL PROCESO Proceso EM-FR-02
preventivas y de mejora).

IDENTIFICACIÓN Finalizado cada semestre, con el equipo apoyo

, se identifican los riesgos y oportunidades en el
DOCUMENTACIÓ servicio educativo, para ser documentadas en
Líder del la Matriz de riesgos y oportunidades. luego se Matriz de riesgos
21A N,
proceso hace el seguimiento correspondiente para ser y oportunidades
SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE validado en los informes de gestión semestral.
RIESGOS Y
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RESPONSABL DOCUMENTOS.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
E Y/O REGISTRO
OPORTUNIDADE
S

5. CONTROL DE REGISTROS
La información documentada del proceso se encuentra en Dropbox. Esta es una estrategia en clave Tic, que se
implementó para dar cumplimiento a la visión institucional, en pro de optimizar el tiempo, el uso de los recursos
digitales, centralizar la información y tenerla actualizada.