PROCEDIMIENTO GENERAL ALMACEN DE ALIMENTOS

La jornada laboral es de 6:00 am a 4:40 pm de lunes a viernes, el horario adicional se

realizara solo por requerimiento de la coordinación de alimentos.

RECEPCION DE PEDIDOS A PROVEEDORES

 Los pedidos se recibirán según el horario establecido de 6:00 am a 10:00 am de lunes a

viernes.
 Los pedidos se reciben validando cantidades y valores según la orden de compra.
 Se debe revisar fechas de vencimiento, temperaturas, especificaciones técnicas del
producto, condiciones higiénicas y de cadenas de frio.

REQUISICIONES

 La requisición debe ser entregada por parte del proveedor de servicio 48 horas antes
del servicio (eventos, desayunos, refrigerios y almuerzos), al almacenista
 En la tarde del día anterior al servicio se debe realizar un pre alistamiento de lo
solicitado en la requisición
 A partir de las 6:00 am se realiza la entrega de insumos para la producción, y deben ser
verificadas con la requisición.
 El primer día hábil se realiza entrega de productos específicos en las tiendas para toda
la semana tales como:
Gaseosas
Aguas
Yogur
Paquetes (papas, galletas, maní, etc.)

 De lunes a viernes antes de las 8: am se hará entrega en las tiendas de los productos
que requieran almacenamiento como:
Productos línea amarilla
Panadería
Frutas

 Toda requisición debe ser firmada por la administradora de la cafetería asignada por el
proveedor de servicios.
 Las devoluciones se entregaran a las 2:30 pm del mismo día del servicio y serán
almacenadas en el sitio correspondiente.
 Sin excepción las solicitudes de refrigerio para el personal se reciben hasta las 2:00 pm.
 Las materias primas que se usan para la elaboración de productos de panadería se deben
utilizar en su totalidad (no se aceptaran parciales), así mismo al finalizar la producción deben
indicar al almacenista la cantidad procedente, quien contara y guardara en el lugar apropiado
para su conservación.
 El almacenista debe revisar y causar todos los productos procesados antes de ser entregados a
las dependencias (tiendas, refrigerios, etc.)
 Para la entrega de materias primas es necesario presentar la requisición.

REGISTRO DE INFORMACION

 Las entradas (facturas de compra) se deben ingresar con valores en el programa. al día
siguiente de la recepción de los productos por parte del almacenista antes de las 11:00 am.
 Las salidas de productos se deben registrar por parte del almacenista en el transcurso del día
del servicio y antes de las 12:00 pm del día siguiente y luego de que la persona asignada por el
proveedor haya revisado y autorizado las requisiciones.


 Las bajas se registran al sistema SIIGO según la planilla la cual debe estar firmada
por la persona asignada por el proveedor del servicio y la coordinación de alimentos
del colegio.
 Las salidas de ventas de las tiendas las hace la persona designada por la oficina de
servicios del colegio de acuerdo a la tirilla de la máquina registradora de cada tienda.
 Los ajustes de ventas de cada tienda se deben realizar por parte de la persona
asignada por la oficina de servicios antes de sacar la tira “Z” de cada máquina
registradora previa explicación del por qué se hace el ajuste.

Aseo

 Se debe mantener completamente limpio y ordenados los cuartos fríos , bodegas y

áreas de recibo de productos por parte del almacenista y sus auxiliares
 Se debe hacer un aseo general cada mes por parte del almacenista y sus auxiliares
de las áreas de almacenamiento haciendo desinfección, lavado de paredes, pisos,
techos.
 El personal de almacén debe utilizar la dotación limpia y los elementos de
protección establecidos para este trabajo y entregada por el colegio

Manejo de bodegas

 El almacenista y sus auxiliares estarán pendientes de las temperaturas de los cuartos

fríos llenando la respectiva planilla de control y de presentarse alguna novedad
informar inmediatamente a la coordinación de alimentos del colegio y a la persona
asignada por el proveedor de servicios
 Las únicas personas autorizadas a entrar en las bodegas y los cuartos fríos a sacar
productos son el almacenista y los auxiliares asignados por el colegio
Manejo de documentos

 El almacenista debe firmar todas las facturas como comprobante de recibido de los
productos facturados con las observaciones que hubiera a lugar, colocando la firma, fecha,
sello y hora de recibo de los productos.
 A las 4 de la tarde el almacenista todos los días entrega a la persona encargada de la
oficina de servicios las facturas y las notas crédito recibidas en el día relacionándolas en el
formato establecido para su respectiva aprobación.
 Antes de las 10 de la mañana la persona asignada por la oficina de servicios radicara en
la recepción del colegio las facturas recibidas el día inmediatamente anterior.
 El almacenista entrega al final del día las requisiciones ya con las respectivas
devoluciones al proveedor de servicios para la firma y autorización final de la requisición.
 El almacenista guardara copia de las facturas y las originales de las requisiciones para
soportar los registros del sistema SIIGO.