MEMORANDUM XXXXX

A: TODO EL PERSONAL DE LA UNIDAD DE COMPRAS, DEPARTAMENTO DE ALMACN, CONTROL DE PROPIEDAD Y DIETETICA.

DE:

LICENCIADA LUZ AMALIA OVERDICK DE FAJARDO

ASUNTO: COORDINACIN DE LA RECEPCIN, INGRESO EN EL ALMACN Y REGISTRO EN EL INVENTARIO DE MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES ADQUIRIDOS

FECHA:

14 de JULIO DEL 2,010

Por este medio me permito saludarlos y a la vez informarles que para mejorar el proceso de ingreso al almacn de materiales e insumos, as como el registro de mobiliario y equipo para registrarlo y emitir la Constancia de Ingreso a Almacn e Inventario respectiva (forma H1), y darle continuidad al proceso de pago respectivo, se establece lo siguiente: a) El Encargado/Asistente/Analista de Compras debe enviar al Encargado/Auxiliar de Almacn copia de la solicitud de pedido y orden de compra, indicando tambin el da y la hora en que se debe hacer la recepcin de los materiales, suministros o bienes adquiridos. En el caso que los bienes pertenezcan al grupo 3 Propiedad, Planta Equipo e Intangibles debe notificarle al Encargado de Inventarios (Control de Propiedad), y enviarle copia de la Orden de Compra. b) El Encargado/Auxiliar de Almacn, procede a verificar que los datos consignados en la factura respectiva correspondan a los del Hospital Nacional de Salud Mental, as como que los materiales, suministros o bienes adquiridos estn conforme a la Orden de Compra en cantidades fsicas y Monetarias. c) Si el Encargado/Auxiliar de Almacn estableciera la existencia de errores, omisiones o tachones en los datos consignados en la factura debe proceder a informar y trasladar la factura al Encargado/Asistente/Analista de

d)

e) f)

g)

h)

compras para que por la va formal la devuelva al Proveedor para su correccin, Quin debe solicitar que no exceda del tiempo de 48 horas, para su restitucin y proceder a la recepcin del pedido. SE DEJA ESTE INCISO EN EL QUE SE ESTABLECE QUE LA UNIDAD DE COMPRAS DEBE GESTIONAR LA REPOSICIN DE LA FACTURA DERIVADO QUE ES QUIN TIENE MAYOR CONTACTO CON LOS PROVEEDORES. Con las correcciones respectivas el encargado/Auxiliar de almacn procede a la recepcin de los materiales, suministros o bienes adquiridos y generar la constancia de ingreso respectiva, si los bienes adquiridos pertenece al grupo 3 Propiedad, Planta Equipo e Intangibles traslada la factura original al Encargado de inventarios para que le de ingreso al inventario y genere la constancia de Ingreso de bienes en el SICOIN WEB. Se establece un tiempo no mayor de 48 horas para que se genere el proceso de ingreso al almacn e inventarios respectivo. El Encargado/Auxiliar de Almacn y/o Encargado de inventarios segn corresponda procede a devolver al Encargado/Asistente/Analista de compras el formulario H1 Constancia de Ingreso al Almacn e Inventario con la factura original correspondiente, para que proceda a la integracin del expediente. En el caso de las compras de frutas y verduras, la planilla respectiva debe enviarla el Encargado/Asistente/Analista de compras al encargado/Auxiliar de Almacn, por los menos una hora antes de que este establecido el horario de entrega del pedido, para que en coordinacin con el Departamento de Diettica realicen la recepcin, y se registre el ingreso al almacn respectivo. Si existiera alguna eventualidad no prevista, es importante que los Jefes respectivos de las unidades o departamentos involucrados procedan a reunirse y establecer la solucin adecuada. Agradeciendo su atencin y cumplimiento de lo anterior, atentamente,