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Despacho de Almacenes

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Almacenes
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DESPACHO DE ALMACENES Los despachos de almacenes de alimentos y bebidas se tienen que realizar un día anterior al uso de las mismas

para no congestionar la operación y poder ser más eficientes para evitar cualquier contratiempo, los despachos de mercancías tienen que ser realizado bajo el siguiente esquema: a) Todos los días Alimentos y Bebidas y Artículos de Mantenimiento. b) Lunes y viernes suministros de huéspedes y suministros de limpieza incluyendo lavandería. c) Martes y jueves papelería e impresos y equipos operacionales. El horario de almacenes tiene que ser de 8:00 am hasta las 5:00 pm de lunes a viernes, los sábados de 8:00 am hasta las 12:00 y el domingo tiene que ser rotado el personal de tal manera que siempre haya personal en el almacen desde las 8:00 am hasta las 12:00 pm, este horario es para que siempre este abierto y facilite la operación. El almacén únicamente despacha mercancías mediante requisiciones o vale de extracción las cuales deben ser realizadas por el Jefe de la sección, utilizando el modulo Rack del sistema Ennsist, para posteriormente ser revisadas por el contralor y autorizadas por el jefe de departamento, esta prohibido realizar requisiciones manuales. Para el caso de equipo Operacionales y activos fijos, las requisiciones tienen que estar autorizadas por el Gerente General y el Contralor General. Para el despacho de bebidas, el jefe de bares tiene la responsabilidad de elaborar un listado de bebidas que son despachadas mediante el sistema de bar stock y ser aprobado por el director de alimentos y bebidas, este sistema consiste en despachar botellas llenas contra botellas vacías. El encargado de almacén al hacer despachos de bebidas que están bajo este sistema, debe sellar las botellas con sello que diga “despacho a bares” y al recibir las botellas vacías, antes de intercambiarlas por llenas debe verificar si la misma tiene el sello, al verificarlo, procederá al despacho de las mercancías. El contralor de costo tiene la responsabilidad de supervisar que este listado de bebidas este completo en bares y si encuentra alguna anomalía tiene que comunicarlo al gerente Administrativo/Contralor General para tomar las medidas de lugar amonestando administrativamente al jefe de bares cobrando las bebidas faltantes puedas ser justificadas. El encargado del almacén al entregar las mercancías llenará y firmará la hoja de adquisición y la persona responsable de recibir la mercancía tiene que firmar como recibido conforme la requisición. El encargado del almacén tiene que entregar al día siguiente al contralor de costos las adquisiciones originales despachadas por el almacén, procederá revisar que se haya cumplido todos los procedimientos de lugar que la cantidad despachada este acorde a lo registrado en el sistema, este trabajo tiene que hacerse con mucho cuidado, pues dependiendo con la exactitud que se realice, ayudará a que la conciliación del inventario sea más fácil.

c) Al final entrega las llaves en el sobre lacrado al recepcionista y este firmará de recibido. supervisado por una persona designada por el Gerente Administrativo/Contralor General que puede ser el Auditor de Ingresos. según sea el caso. PROCEDIMIENTOS PARA ABRIR Y CERRAR LOS ALMACENES El encargado de almacén al cerrar el almacén. para realizar la toma física de los inventarios de las siguientes divisiones:         Alimentos y Bebidas Combustibles Envases Tiendas Mantenimiento Papelería e Impresos Equipo Operacional Suministros Además se hará un inventario físico cíclico de las siguientes divisiones:     Mantenimiento Papelería e Impreso Equipo Operacional Suministros Huéspedes. este reporte tiene que ser sorteado y organizado en subdivisiones el cual debe generarse filtrado por el efecto contable que genera y archivadas en carpetas en orden cronológica con dicho reporte adjunto. INVENTARIO FISICO Todos los meses un equipo compuesto por el personal del Almacén y el departamento de Costos.El contralor de costos tiene que generar un reporte de salidas de almacén del modulo de almacenes en el sistema Innsist. en caso de emergencias. nombre y firma. Los almacenes sólo puede ser abierto fuera del horario. el Contador General o el sub Contralor. El recepcionista tiene que firmar como recibida o entregada. b) Van al almacén y retira los artículos necesitados llenando una “requisición de Almacén Manual” la cual introducirá al sobre junto con las llaves para que el encargado de almacén al otro día realice la operación de lugar con dicha requisición. hora. Suministro Habitaciones . tiene que dejar las llaves en recepción en un sobre lacrado y firmado entre la ventana y el cuerpo del mismo tiene que escribir en “El libro Control de Llaves de Recepción la fecha. por el Gerente Administrativo/Contralor General ó el Gerente de turno ejecutando el siguiente procedimiento: a) El ejecutivo debe ir a recepción con el jefe de seguridad y retirará las llaves. Limpieza.

toda diferencia que no sea justificada le será cargada a cuentas por cobrar al responsable del inventario. Luego de capturado el inventario físico el contralor de costos procede a imprimir el Reportes de Diferencias.De los inventarios anteriormente mencionados se tiene que tomar físicamente cada dos meses de la siguiente manera: a) Un mes mantenimiento. papelería e impresos y equipo operacional b) Otro mes suministros huéspedes. Al finalizar el conteo físico de los artículos y mercancías las personas que participaron tienen que firmar el Reporte de toma física de inventarios para posteriormente ser entregados al contralor de costos para que realizar la captura en el sistema de los mismos. porque entendemos que el origen de éstos se debe a que alguien no cumplió con su deber ó responsabilidad. Luego de ajustadas las diferencias el Contralor de Costos tiene que imprimir los inventarios definitivos que tiene que cuadrar con la cuenta contable de los inventarios en la balanza de comprobación. el cual tiene que estar aprobado por el Gerente General y el Gerente Administrativo/Contralor General. En las fechas señaladas anteriormente y el equipo mencionado se distribuyen los inventarios para contarlos físicamente participando una persona del departamento de costos y una persona del almacén verificando ambos las cantidades encontradas en los almacenes y anotando de conformidad en el Reporte de toma física de inventario. y por recibir mercancías inadecuadas y de mala calidad En los hoteles de AMResorts está prohibidos los desechos. no puede haber diferencias sin justificar. OBSOLETOS Y MERMAS Los productos llegan a ser obsoletos y se generan mermas de ellos por descuido del Departamento de Almacén o el departamento que lo utiliza o por no almacenar en forma correcta. el Contralor de Costos tiene que entregar copias de estos inventarios definitivos al sub Contralor para la carpeta de cierre y además tiene que archivar estos inventarios definitivos adjunto al borrador de la toma física manual. . En caso por fuerza mayor debido a desperfectos técnicos esto ocurra se tiene que llenar un formulario denominado “Bajas de Activos FormAMR14”. las diferencias surgidas tiene que ser investigadas por el Contralor de Costos quien realiza un informe para ser entregado al Gerente Administrativo/Contralor General quien tiene que archivar en orden cronología mes ames. Estos inventarios se toman un día antes de finalizar el mes de manera tal que último día sean para la toma física de los inventarios mencionados. Para la toma física de los inventarios el Contralor de Costos tiene que imprimir el reporte de Toma Física de Inventarios del modulo de almacenes en el sistema Innsist el cual le facilitara el conteo. limpieza y suministros habitaciones.

éste a su vez tiene que solicitar al lado de cada renglón la cantidad de producto que considera adecuado. tienen que ser canalizadas a través de Departamento de Compras. el gerente de compras tiene que realizar las cotizaciones con diferentes proveedores. . Las requisiciones de compras Form. los cuales están configurados en el modulo Rack de compras del Sistema Innsist por lo que esta prohibido realizar requisiciones de compras manuales. no importa la calidad. DISTRIBUCIÓN DE REQUISICIÓN DE COMPRAS 1) Original-Compras 2) Copia-Departamento Solicitante El formulario Stewards List es usado para solicitar compras de productos perecederos Dos veces a la semana el Encargado de Almacén pasará un Steward List al chef ejecutivo. cantidad. El chef ejecutivo tiene que enviar al Gerente de Compras el Steward List y éste a su vez lo remitirá al Gerente de A y B y gerente Administrativo/Contralor General para su aprobación antes de realizar la compra.AMR17 y el Stewards Lists Form-AMR18 son los documentos que le dan origen a una acción de compras.COMPRAS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Para un manejo eficiente y control adecuado de las compras. Las requisiciones de Compras tienen que ser originadas y emitidas por cualquier jefe de departamento y el encargado del almacen general. tipo o valor. Luego que los jefes de departamentos y el encargado de Almacén emiten y generan la requisición de compras. más adelante se describen los procedimientos y políticas establecidas en estas áreas. observando el máximo y mínimo establecido y el % de ocupación de los próximos días. Los Stewards List y listas de carnes se elaborarán en original y cuatro copias: 1) 2) 3) 4) 5) Original-Almacén Copia-Almacén Copia-Recibidor Copia-Costos Copia-Cocina Todas las compras del hotel. las requisiciones de compras tiene que tener una original y un duplicado. de los únicos productos que no se tienen que hacer tres cotizaciones son los comprados directamente al fabricante o al distribuidor exclusivo.

Luego que el gerente de Compras realiza el proceso de cotización tiene que aprobar la requisición por el Modulo de Innsist además tiene que imprimirla y anexarle las cotizaciones correspondientes. además tiene siempre que comunicarse con los Gerente de Compras de los hoteles de AMResorts de la Región para verificar si han conseguido mejores opciones de precios además de consultar el Bench Market Form-AMR20. inicia el proceso de cotización. condiciones de crédito. en caso afirmativo no es necesario solicitar cotización por escrito. marca. calidad y condiciones de créditos con nuevos proveedores de los productos cotizados. Duplicado 1-recibidor de mercancías (Esta es la que se envía por fax al proveedor). Aprobadas las requisiciones de compras el Gerente de Compras tiene que generar las Ordenes de Compras Form-AMR19 a los proveedores que cumplan con las características de mejores precios. la creación de artículos en el sistema esta solo autorizados al Contralor de Costos. . Después de ser aprobadas las órdenes de compras por el Gerente General y Gerente Administrativo/Contralor General.El gerente de compras al recibir las requisiciones de compras y Steward Lists. El Gerente de Compras tiene que archivar las órdenes de compras adjunto a las requisiciones de compras y sus respectivas cotizaciones. cuando se tenga que cotizar en producto nuevo.. el Gerente de Compras tiene que solicitar por Email al Contralor de Costos la creación de dicho producto copiando al Sub Contralor. detallar los impuestos que le apliquen al artículo en cuestión etc. el Gerente de Compras tiene que enviar la original y el duplicado 1 al Recibidor de mercancías. Duplicado 2-Gerente de Compras. calidad de los productos y tiempo de entrega. Luego de la aprobación de la adquisición de compras por el Gerente de Compras las mismas son aprobadas por el Gerente Administrativo/Contralor General y finalmente por el Gerente General. El Gerente de Compras tiene que verificar con los proveedores si se mantienen los mismos precios de la ultima compra. los únicos documentos que dan origen a una acción de compras. este archivo tiene que estar organizado por tipo de inventarios y por proveedores en orden cronológico. las órdenes de compras tienen la siguiente distribución:    Original-Encargado Cuentas por Pagar (Enviado primero al recibidor de Mercancías). Las ordenes de compras tienen que tener todas las especificaciones de los artículos como medida. Generadas las órdenes de compras tienen que ser aprobadas por el Gerente Administrativo/Contralor General y finalmente por el Gerente General. si tienen ofertas y descuentos. presentación.

lácteos. Es responsabilidad del Gerente Administrativo/Contralor General solicitar la compra de una báscula digital que pueda imprimir un reporte de la mercancía pesada y un detalle de la descripción de las mercancías recibidas. características. Al recibir las mercancías. el recibidor debe ser muy meticuloso comparando y revisando las especificaciones de cantidades. Es responsabilidad de los Contralores de Costos de cada hotel verificar que los precios reportados en el Bench Market sean correctos. Para una mejor gestión y aprovechamiento de la sinergia de los hoteles ubicado en una misma región los Gerentes de Compras de la Región tienen la obligación de preparar en conjunto el reporte Bench Market. analizar y gestionar acuerdos corporativos que puedan servir para mejorar los precios y condiciones. y por una persona asignada por el gente de mantenimiento para recibir artículos de mantenimiento. valor. frescos.Si la compra es de productos perecederos no es necesario hacer órdenes de Compras. tamaño.. RECEPCIÓN MERCANCÍAS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Es responsabilidad del Gerente de Compras informar a los proveedores los horarios establecidos para la recepción de mercancías. unidad y precios descritas en la facturay en la orden de Compras ó Steward List. frutas y vegetales. Todas las mercancías que llegan al hotel no importa tipo. . con la finalidad de verificar que los productos están en óptimas condiciones para el consumo. el cual es un reporte que sirve de referencia de la gestión de compras de los productos de mayor consumo de los cuales el Gerente Regional de Operaciones tiene que darle seguimiento a su fiel preparación mes a mes. El recibidor tiene la obligación de solicitar a Gerente Administrativo/Contralor General a que firmen las facturas como acuse de aprobación de la recepción de las mercancías. cantidad. El Gerente de Compras tiene que enviar la orden de Compras original y el duplicado 1 al recibidor de Mercancías. calidad. etc. calidad. el cual es de 9:00 am hasta las 3:00. mariscos. El recibidor debe auxiliarse de un supervisor de cocina asignado por el chef ejecutivo para recibir compras de carnes. pues el Steward List puede sustituir esta y se utilizará un Steward List para cada tipo de inventarios perecederos. deben ser recibidas por el Recibidor de mercancías. El Recibidor no recibirá ninguna mercancía sin orden de compras o Steward List sin la autorización del Gerente Administrativo/Contralor General por escrito.

procederá a recibirla. El recibidor únicamente pondrá la nota de lugar y enviará fotocopia de la orden y la factura del departamento de compras para su información. Cuando hay diferencias en los precios de la factura y la orden de compras. Estos casos tienen aprobados por el Gerente Administrativo/Contralor General antes de proceder a recibir las mercancías. El recibidor de mercancías no puede aceptar ninguna cantidad de mercancías que este por encima de la especificada en la orden de compras: si la cantidad es menor o falta algunos renglones de los descritos en la orden. el Recibidor tiene que poner una nota que diga “Diferencias en Cantidad y Precios” y enviar una copia de la orden de compras y la factura al departamento de compras para su información. no es necesario la aprobación del Gerente Administrativo/Contralor General para recibir las mercancías. Si la orden de Compras no coincide con la Factura por diferencia en preciso. para su información. antes de proceder a recibir las mercancías de lo contrario no se puede recibir y además el Gerente de Compras tiene que preparar un formulario de una “Enmienda de Compras” Form-AMR20 donde explique la diferencia en precio y solicitar la aprobación de este formulario al Gerente Administrativo/Contralor General. siendo los de las facturas inferiores. el jefe de seguridad tiene la obligación de asignar un supervisor de seguridad para que esté presente cuando se estén recibiendo estas mercancías. Gerente Administrativo/Contralor General quien debe firmar con los demás las facturas como acuse que las mercancías facturadas fueron recibida en el hotel. Estos casos tienen que ser aprobados por el Gerente Administrativo/Contralor General. Si la orden de Compras no coincide con la factura por diferencia en cantidad y precios. con copia de la factura anexa. . el Recibidor de mercancías tiene que poner una nota que diga “Diferencia en Precios” y tiene que enviar una copia de la orden de compras y la factura al Gerente de Compras para su información. pero debe poner una nota a la copia de la orden que diga “pedido Recibido Incompleto” y enviar una fotocopia de la misma al departamento de Compras.Además del Gerente Administrativo/Contralor General.

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