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DIRECTIVA DE NORMAS PARA EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES Y CONTROL


DE INVENTARIOS

CONTENIDO
1. PRESENTACION

2. OBJETIVO

3. ALCANCE

4. VIGENCIA

5. POLITICAS GENERALES

6. POLITICAS ESPECFICAS

6.1. RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A


LOS ALMACENES

6.2. ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES

6.3.ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR


SU SALIDA DE LOS ALMACENES

6.4. DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES

6.5. EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES

6.6.TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE


DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES

1. PRESENTACION
Por lo relevante de las funciones encomendadas a las reas de
almacenes e inventarios, en oficinas centrales y unidades forneas, es
importante que los responsables del manejo de almacenes y control de
inventarios, dispongan de un documento prctico que los gue y oriente en
su quehacer diario.
El propsito de la DIRECTIVA DE NORMAS PARA EL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES Y CONTROL DE INVENTARIOS, es el de constituir un documento
de apoyo y consulta al personal que se desempea en esta materia, razn
por la cual, contiene lo relativo a las normas a seguir en cada movimiento y
las diferentes reas que participan en cada procedimiento.
Cabe

destacar,

que

las

normas

podrn

ser

modificadas

actualizadas, a fin de mantener su vigencia y aplicabilidad, previa revisin


peridica y sistemtica que efecten la administracin, el departamento de
almacenes e inventarios y las unidades forneas.
Finalmente, es de resaltar que, como documento de consulta y apoyo,
deber ser dado a conocer y permitir su libre acceso y consulta al personal
que se encuentra involucrado en su aplicacin, razn por la cual,
invariablemente, permanecer en las instalaciones del departamento de
almacenes e inventarios y unidades forneas.
2. OBJETIVO
Normar e integrar en un documento, los procedimientos relativos al
manejo de almacenes y control de inventarios de insumos en los almacenes
a travs de la distribucin adecuada de tareas y responsabilidades entre las
reas que participan en este proceso adems de mantener el registro y
documentacin oportuna y suficiente de los movimientos que se realizan
durante el proceso, basados en los preceptos aplicables de las distintas
materias jurdicas y apoyados con informacin sistematizada que coadyuve
al cumplimiento de las funciones encomendadas.
3. ALCANCE
El control de los inventarios contempla una serie de disposiciones
que incluyen desde la recepcin de insumos por el almacn
central

pasando

por

el

registro,

acomodo,

salvaguarda,

conservacin y despacho a las unidades en una primera etapa


como la recepcin registro, acomodo, salvaguarda, conservacin y
despacho a las reas usuarias de produccin en la empresa.
Por consiguiente lo descrito en la presente directiva es de
aplicacin obligatoria para todo el personal que labora en las reas
operativas de la Empresa El Aroma de la Vid ARVID S.A.C, as
mismo es de estricto cumplimiento bajo responsabilidad del
personal encargado del control de almacenes e inventarios.
4. VIGENCIA
La presente Directiva entrara en vigencia al da siguiente de la fecha
de la aprobacin.
5. POLITICAS GENERALES
Para la ejecucin del proceso Control de Inventario es necesario
el compromiso y participacin de las Oficinas de almacn,
Oficinas Comerciales, los Directores de rea de contabilidad y
administrativas.
Departamento de almacenes e inventarios es la nica facultada
para

realizar

modificaciones

y/o

actualizaciones

de

los

lineamientos para el macro proceso.


Corresponder al titular de la empresa asegurarse que el
personal a su cargo implemente y den cumplimiento a las
disposiciones dictadas.
6. POLITICAS ESPECFICAS
6.1.
RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A
LOS ALMACENES
A. Responsables de su instrumentacin:
Departamento de almacenes e inventarios.
B. Normas de operacin
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la
responsabilidad de registrar, oportuna y permanentemente,
todas las entradas de bienes a los almacenes.
La recepcin de bienes deber efectuarse previa verificacin de
que los mismos cumplan con las caractersticas sealadas en
los pedidos fincados a los proveedores, tales como clase, tipo y
calidad

requeridas;

cantidades

solicitadas,

en

su

caso,

caducidad de los insumos, etctera.


Posterior a la recepcin fsica de los bienes, el departamento de
almacenes e inventarios, proceder a elaborar el aviso de
3

entrada de mercanca al almacn, utilizando para tal efecto,


como documentos fuente la copia del pedido, copia de la
factura o, en su caso, de la remisin.
Elaborado el aviso de entrada, deber verificar y validar la
correcta captura de la misma, as como que los registros
individuales

de

los

bienes,

hayan

sido

afectados

adecuadamente.
A ms tardar al siguiente da hbil de la recepcin de bienes, el
departamento de almacenes e inventarios, deber turnar el
original del aviso de entrada de mercanca al almacn al
departamento de contabilidad y dos copias al departamento de
adquisiciones.
Ser responsabilidad

del

departamento

de

almacenes e

inventarios, el inmediato y debido acomodo de los bienes


recepcionados, as como de su adecuado control, guarda,
custodia y resguardo, hasta en tanto, dichos bienes, no sean
entregados a los usuarios finales.
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la
obligacin de mantener permanentemente actualizado el
catlogo de bienes e igualmente, el distribuir, oportunamente,
a las reas de la empresa que corresponda, los informes o
reportes que genere mensual o peridicamente.
6.2.
ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES
A. Responsables de su instrumentacin:
Departamento de almacenes e inventarios.
B. Normas de operacin
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la
obligacin de mantener permanentemente actualizado el
catlogo de bienes.
El jefe del departamento de almacenes e inventarios, ser la
nica persona que pueda asignar claves a los nuevos bienes
que lleguen a los almacenes.
La asignacin de claves, para la debida identificacin de los
bienes, deber llevarse a cabo conforme a lo enmarcado en el
catlogo establecido para tal fin.
El acomodo de los bienes recepcionados de los proveedores, se
realizar de manera inmediata posterior a su verificacin fsica
y ser efectuado, exclusivamente, por el personal asignado a
los almacenes.
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Ser responsabilidad del personal de los almacenes, cumplir,


entre otras, con las siguientes obligaciones:
Acomodar los bienes, nicamente,
asignados

no

ubicarlos

en

en

reas

los

lugares

temporales,

provisionales o en los pasillos de los almacenes.


Respetar las indicaciones del fabricante de los bienes,
para llevar a cabo su acomodo (por ejemplo: el nmero
de cajas por estiba, evitar lugares demasiado hmedos o

secos, etc.).
Tener, debida y permanentemente, identificados los
estantes o reas donde se acomodarn los bienes, as

como mantenerlos en condiciones ptimas de uso.


Impedir la entrada, a las reas restringidas de los

almacenes, a personas ajenas a las mismas.


El departamento de almacenes e inventarios, para el adecuado
desarrollo

de

sus

actividades,

deber

instrumentar

los

mecanismos que doten a los almacenes de instalaciones en


buen estado de conservacin y mantenimiento, as como que
cuenten con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia
6.3.

idneas
ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR

SU SALIDA DE LOS ALMACENES


A. Responsables de su instrumentacin:
Departamento de almacenes e inventarios
B. Normas de operacin
Los formatos denominados solicitud-vale de abastecimiento y
orden de trabajo-abastecimiento, nicamente se utilizaran
cuando por causas de fuerza mayor el sistema deje de
funcionar.

Los

formatos

debern

estar

adecuadamente

requisitados.
Las distintas reas de la empresa, nicamente, podrn solicitar
al departamento de almacenes e inventarios, el surtimiento de
bienes, dentro de los horarios establecidos.
La entrega de bienes deber efectuarse previa verificacin de
que

los

mismos

cumplen

son

coincidentes

con

las

caractersticas y cantidades sealadas en la solicitud-vale de


abastecimiento y/u orden de trabajo-abastecimiento, as como

de que en dichos documentos, est plasmada la firma de


recibido por parte del rea usuaria.
6.4.
DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES
A. Responsables de su instrumentacin:
Departamento de almacenes e inventarios
B. Normas de operacin
Las reas de la

empresa,

solamente

podrn

efectuar

devolucin de bienes a los almacenes, dentro de los cinco das


hbiles posteriores a su retiro, situacin que deber ser
comprobada con la solicitud-vale de abastecimiento y/o la
orden de trabajo-abastecimiento. Cabe sealar que, en casos
excepcionales, se podrn efectuar devoluciones fuera de dicho
plazo, previa solicitud de las reas y autorizacin por parte de
la subdireccin de recursos materiales.
Para la devolucin de bienes a los almacenes, las reas de la
empresa, debern justificar por escrito las causales de dicho
evento, entre las que se pueden sealar:
Mal funcionamiento del bien.
Defectos en su fabricacin.
Desaparicin de su necesidad.
Proximidad en su fecha de caducidad, etc.
El departamento de almacenes e inventarios, deber verificar
que los bienes devueltos por las reas de

la empresa se

encuentran en las mismas condiciones en que les fueron


entregados.
A ms tardar al siguiente da hbil de la recepcin de bienes, el
departamento de almacenes e inventarios, deber turnar el
original del aviso de entrada de mercanca al almacn por
devolucin al departamento de contabilidad y, en los casos
procedentes, a travs de una copia, notificar al departamento
de adquisiciones, sobre aquellos bienes que corresponda
gestionar su devolucin y reposicin ante los respectivos
proveedores.
Sobre aquellos bienes que

sean

devueltos

y estn

en

condiciones ptimas para su uso, ser responsabilidad del


departamento de almacenes e inventarios, su inmediato y
debido acomodo en los lugares o reas que les correspondan,
as como de su adecuado control, guarda, custodia y resguardo,

hasta en tanto, dichos bienes, vuelvan a ser entregados a los


usuarios finales.
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la
obligacin de mantener permanentemente actualizado el
catlogo de bienes e igualmente, el distribuir, oportunamente,
a las reas de la empresa que corresponda, los informes o
reportes que genere mensual o peridicamente.
6.5.
EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES
A. Responsables de su instrumentacin
Departamento de almacenes e inventarios.
B. Normas de operacin
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la
responsabilidad que, en los plazos establecidos y de manera
correcta, sean emitidos los reportes que son generados en los
almacenes,

los

cuales

se

harn

llegar

las

reas

correspondientes, a travs de la subdireccin de recursos


materiales, previa aprobacin de la secretara administrativa.
Ser obligacin del departamento de almacenes e inventarios
el respaldar, en medios magnticos, toda la informacin que se
genere en los almacenes e, igualmente, conservar copia de los
reportes que emita.
El departamento de almacenes e inventarios, previo a la
emisin de reportes, deber verificar. Comprobar y validar la
correcta

captura

de

la

informacin

contenida

en

los

documentos fuente, as como de que los registros individuales


de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente.
El departamento de almacenes e inventarios, deber conciliar
mensualmente, las cifras contenidas en sus registros contra las
que obren en el departamento de contabilidad y, en su caso,
aclarar las posibles diferencias que surjan, resultado de dicha
conciliacin.
La subdireccin de recursos materiales en coordinacin con el
rgano de control interno en la empresa, peridicamente,
dictaminarn los bienes susceptibles a ser dados de baja por
6.6.

deterioro, rotura, mal estado, caducidad, etctera


TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE

DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES


A. Responsables de su instrumentacin:

Departamento de almacenes e inventarios.


B. Normas de operacin
El departamento de almacenes e inventarios, tendr la
obligacin de efectuar, por lo menos una vez al mes, pruebas
selectivas de las existencias fsicas de bienes en los almacenes,
a fin de que, con oportunidad, detecte y corrija las posibles
desviaciones que resulten de dichas pruebas el departamento
de almacenes e inventarios, ser el responsable de coordinar la
toma de los inventarios fsicos de bienes ubicados en los
almacenes propiedad de la entidad.
La toma fsica de inventarios, invariablemente se deber
efectuar en el mes noviembre de cada ejercicio fiscal.
El sistema de almacenes e inventarios, deber comunicar con
anticipacin, la fecha programada para la toma fsica de los
inventarios, a las reas de contralora interna, contabilidad y,
en su caso, a auditora externa, para su intervencin y
participacin; as como a las distintas reas de la empresa,
para que con antelacin a dicho evento y acorde a los perodos
que tengan establecidos, soliciten los bienes que les sean
necesarios, ya que durante la prctica del inventario no sern
atendidas las solicitudes de abastecimiento de bienes.
El departamento de almacenes e inventarios, deber tener
correctamente

acomodados

inventariar; elaborar un

clasificados

croquis

de

los

bienes

los almacenes,

que

contenga la zona, seccin, pasillo, anaquel o estante, as como


la clave y descripcin de cada bien, y verificar un da antes de
la toma fsica del inventario, que cada zona, seccin, pasillo,
anaquel o estante, tenga adherido su respectivo sealamiento,
para facilitar su localizacin.
Para la toma fsica de los inventarios, se establecer una mesa
de

control,

la

cual

estar

integrada

por

personal

del

departamento de almacenes e inventarios, un responsable de


cada
Ser responsabilidad

del

departamento

de

almacenes e

inventarios, tener en orden los almacenes, as como preparar la


informacin y documentacin que se utilizar para la toma
fsica de los inventarios, con por lo menos tres das hbiles de
anticipacin.
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El departamento de almacenes e inventarios, previo a la toma


del inventario, deber verificar que no existan documentos
pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a
entradas y salidas, y que estn debidamente actualizados los
registros de los bienes ubicados en los almacenes.
El departamento de almacenes e inventarios, previo a la
prctica del inventario, deber elaborar relaciones de los
bienes que se encuentren en alguno de los siguientes
supuestos y las cuales contendrn el nombre de los mismos, su
clave, cantidad de bienes, costo unitario y costo total:
por nulo desplazamiento.- se sealar el perodo a partir
del cual no hayan tenido movimiento los bienes que se

indiquen.
por obsolescencia.
por caducidad o mal estado.
en poder de terceros.- sealar el nombre y direccin del
tercero. Estos bienes se considerarn para efectos del

inventario.
En poder de la empresa, propiedad de terceros.- sealar
el nombre y direccin del propietario. Estos bienes no se
considerarn
ubicados

para

en

efectos

reas

del

inventario,

separadas,

estarn

identificadas

debidamente acordonadas.
Facturados y no entregados por el proveedor.- no se
considerarn para efectos del inventario, pero deber
verificarse que contablemente est creado el pasivo y se
otorgar el seguimiento de estos casos hasta que se

lleve a cabo la entrada y recepcin fsica de los bienes.


Facturados, entregados y no registrados en kardex.estarn ubicados en reas separadas, identificadas y
debidamente acordonadas. Estos bienes se inventariarn
por separado y se les dar seguimiento hasta su

inclusin en los registros de los almacenes.


Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados
durante

la

prctica

del

inventario.-

se

proceder

conforme a lo sealado en el inciso anterior.


El departamento de almacenes e inventarios, con la debida
anticipacin a la toma de los inventarios fsicos, deber:

Marbetear todos y cada uno de los bienes sujetos a

inventario, conforme se indique en las presentes normas.


Elaborar una cdula de control de marbetes que
contenga, como mnimo:
o El total dispuesto

en

cada

seccin,

pasillo,

etctera, indicando el nmero de folio inicial y


o

final.
El total de los que se encuentran en blanco y
susceptibles de utilizarse en aquellos bienes que
por error u omisin no fueron marbeteados

oportunamente, sealando sus nmeros de folio.


Espacio para anotar el total de marbetes
realmente utilizados en el inventario y descritos

los nmeros de folio inicial y final.


Obtener del sistema, un listado de los bienes existentes
en los almacenes que contenga el nombre de los
mismos, su clave y tres columnas que se intitularn 1er.

Conteo, 2 conteo y aclaracin.


Elaborar el catlogo del personal que intervendr en el
inventario, ordenado por parejas y conteniendo el
nombre de cada servidor pblico participante, sus

iniciales, su antefirma y su firma.


Al da de inicio del inventario, se deber contar con un tanto
del kardex de bienes actualizado y, previo a la toma fsica,
efectuar el corte documental de formas, conforme a lo
siguiente:
Obtener y relacionar el nmero de folio y fecha del
ltimo aviso de entrada elaborado; del ltimo vale de
abastecimiento

surtido;

de

la

ltima

requisicin

elaborada y, en su caso, de la ltima nota de salida

elaborada.
Obtener, relacionar y cancelar de los documentos
anotados anteriormente, el siguiente nmero de folio

til.
La mesa de control, durante la toma del inventario fsico de
bienes, tendr las siguientes obligaciones: o coordinar y
asignar a cada pareja de servidores pblicos, los bienes que les
correspondan inventariar.

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Determinar las parejas que llevarn a cabo el segundo


conteo, mismas que sern distintas a las que realizaron

el conteo inicial.
Controlar, que al concluir el conteo de cada seccin o
pasillo, la pareja asignada entregue sus marbetes

debidamente requisitados.
Comprobar el nmero progresivo de los marbetes, tanto del
primero como del segundo conteo, verificando que los mismos,
previo requisitado, estn encintados y, en su caso, investigar
y aclarar los faltantes de marbetes.
Al trmino de cada conteo, anotar la informacin contenida en
los marbetes, en el listado obtenido del sistema en la columna
que corresponda, as como, previa verificacin del correcto
vaciado, la encintar.

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