Índice de políticas y procesos de control

I. Políticas administrativas
Inventario (pedir, recibir, contabilizar, mermas, devoluciones y gestionar)
1. Control de almacenes
2. Efectivo
3. Cuentas por cobrar
4. Pedido de compras PET LINE

II. Políticas comerciales

a. Crédito
b. Fijación de precios por tipo de cliente, sucursal y producto.
c. Viáticos solicitud, entrega y comprobación.
d. Planeación de rutas.
e. Gastos comerciales

Políticas ventas
5. Producto nuevo
6. Cotizaciones a clientes
7. Modelo de análisis de márgenes
8. Clientes nuevos
9. Plan de ventas mensual
10. Comisiones

A todo el personal

Se les comunican los siguientes lineamientos de aplicación estricta e inmediata.

Inventarios:

Entregas de mercancía:

a. Para que una mercancía pueda ser entregada a un cliente el encargado de almacén y/o de
inventarios solo puede hacerlo si se le presenta una factura con el sello de pagado o un
ticket de venta.
b. Cuando el cliente pague con transferencia el depósito debe ser verificado antes de sellar la
factura con la leyenda “PAGADO”.
c. No se permiten entregas de mercancía sin pago verificado.
d. La venta de Nutrimex es a contado y en casos excepcionales se otorga crédito.
e. Si el cliente cuenta con crédito autorizado se debe presentar la factura a almacén para que
se entregue la mercancía y la factura deberá estar sellada con la leyenda “CREDITO”.
f. Si el cliente está autorizado con entrega de mercancía a contado comercial se debe
generar factura y el vendedor debe recabar la leyenda por parte del cliente de “RECIBIDO”
 g. Persona del Grupo Palaco, (sin importar la jerarquía o puesto), que solicite mercancía debe
presentar una factura de ventas o ticket de venta, firmado del pagaré (Chofer,
vendedores).
h. Factura ticket, pagaré. Por un límite no mayor a la entrega del día.
i. Guardia soporte Factura o ticket.
j. Contado comercial según.

Responsabilidades: Es responsabilidad directa del almacenista el no entregar mercancía sin el

debido respaldo documental y será responsable directo sobre los faltantes de mercancía.

El almacenista cada día antes de cerrar el turno debe entregar al administrador de la sucursal
relación de mercancías entregadas durante el dia relacionadas con el número de factura y el folio
del ticket de venta.

El almacenista cada día al cierre debe realizar conteo físico de las existencias, acomodar la
mercancía, limpiar y dejar ordenado el almacén y verificar mercancía próxima a caducar o dañada.

El administrador de la sucursal debe recibir el conteo físico y verificarlos contra sistema firmando
ambos que están de acuerdo en las existencias al cierre del día.

El administrador de la sucursal es responsable de aclarar diferencias con el almacenista y reportar

diferencias levantando reporte de hechos firmado por el almacenista cuando la diferencia sea
causa imputable a su desempeño.

Es responsabilidad del administrador de sucursal realizar conteos cíclicos a almacén cada tres
semanas para verificar existencias contra sistemas, caducidades, mermas, así como el estado
físico, de acomodo y resguardo de la mercancía asegurándose que se encuentre en un estado
óptimo para la venta.

Auditoria interna podrá realizar las revisiones periódicas en cualquier momento para verificar que
las existencias físicas coincidan con las existencias en sistema.

Salida de mercancía por venta a CLIENTES:

 Solo se podrá realizar entrega de inventarios a CLIENTES con factura o ticket de venta.
 Solo se podrá entregar mercancía a vendedores con factura o ticket de venta.
 Cuando se trate de clientes foráneos que cargan en planta Mexicali, al salir la unidad de
transporte de las instalaciones debe ser revisada por Guardia de seguridad y el documento
soporte para salida de mercancía será la factura, remisión y boleta de bascula.

Salida de mercancía para sucursal:

  Al salir la unidad de transporte de las instalaciones de planta Mexicali, debe ser revisada
por Guardia de seguridad y el documento soporte para salida de mercancía a SUCURSALES
será la boleta y la REMISION a sucursal.

Contado: Que es contado para Nutrimex

Control del efectivo y la caja chica:

Viáticos

 Solicitud: Se solicita a Paola viáticos con justificación por evento con una semana de
anticipación considerando que la banca opera los días martes y jueves.
 Depósito de viáticos: Tesorería realiza transferencia a la cuenta de nómina del solicitante.
 Comprobación de viáticos: El solicitante debe comprobar 24 horas después de haber
realizado su encomienda. Envía comprobación a Paola. Los gastos deben estar amparados
con facturas.

Manejo de dólares:

 Cambio de dólares: Los dólares se deben cambiar al mejor tipo de cambio y depositar en
Binkbox al día siguiente de que se recibieron. Anexar al reporte diario de ventas el ticket
de la casa de cambio.

Efectivo de la venta diaria:

El cien por cierto de la venta diaria en efectivo debe ser depositada.

Necesidades extraordinarias de gastos:

 Cualquier necesidad extraordinaria de gastos que no deben ser realizados por caja chica
debe solicitarse al corporativo para que se transfiera al proveedor.

Pagos permitidos por caja chicas: Fondo destinado a cubrir los gastos de menor cuantía, no
previsibles y/o urgentes no superiores a dos mil pesos.

Pagos no permitidos por caja chicas: Viáticos, préstamos personales, pago de servicios

Integración de expediente cliente nuevo

 Constancia de situación fiscal
 Opinión de cumplimiento
 Calificación del cliente
o AAA
o AA
o A
 o B
o C

Calificación de clientes
 AAA cliente con potencial de compra >200,000 por mes promedio con frecuencia mensual
 AA cliente con potencial de compra >100,000 por mes promedio con frecuencia mensual
 A cliente con potencial de compra > 40,000 por mes promedio con frecuencia mensual
 B cliente con potencial de compra < 40,000 por mes promedio con frecuencia mensual

Lineamientos para las cotizaciones a clientes

 Integración de expediente nuevo
 Condiciones de pago


AAA ó AA con potencial: Convenio de compra mensual a seis meses con un plan de pedido de 30
días de anticipación ya sea en mascota y pecuario o en ambos

i = d * 365 / t

Calificación de clientes
Veterinarias 5,000 a 8,000 pesos semana l Cliente con ´potencial de compra de hasta una tonelada
por mes
Inicia y se resuelve el crédito a partir de la quinta semana después de cuatro compras de contado.
Aplica para todo el portafolio de productos.

Tipo de crédito

Cliente pecuario que compra materia prima

Cliente pecuario que compra alimento

Cliente que compra mascota

Garantías de crédito
1.5 a 1: Por cada peso que otorgamos crédito se requiere firma de $1.5 pesos en pagaré.